3. Työjärjestys (liite 1) Työjärjestys hyväksyttiin esityslistaksi. Sihteeri oli lisännyt kaksi ulkojäsenhakemusta listaan kokouspäivänä.

Transkriptio

1 1(6) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 13/2014 Aika: klo 17:00 Paikka: HO / Paasikivi Läsnä: Olga Penkkilä, varapuheenjohtaja Jenni Rönkkö, sihteeri Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Juhani Takkunen Iina Jokilaakso Mari Teinilä Paula Talonen Kari Tuominen Poissa: Pekka Hassinen, kuraattori Anna Zitting 1. Avaus Varapuheenjohtaja Olga Penkkilä avasi kokouksen kello 17: Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys (liite 1) Työjärjestys hyväksyttiin esityslistaksi. Sihteeri oli lisännyt kaksi ulkojäsenhakemusta listaan kokouspäivänä. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 2) Pöytäkirjaan oltiin tutustuttu aikaisemmin. Taloudenhoitaja Laura Kylliäinen tarkisti talousasioiden olevan oikein. Hyväksyttiin pöytäkirja. Seuraavassa kohdassa huomattiin virhe, joka korjattiin. Hyväksyttiin pöytäkirja korjauksen jälkeen. 5. Ilmoitusasiat Mari Teinilä ilmoitti olleensa Ida Aalbergintie 1:n kiinteistöosakeyhtiön hallituksen kokouksessa. Olga Penkkilä ilmoitti, että syyskuun yleiskokouksessa käsiteltiin hallituksen ehdotukset

2 2(6) lisäbudjetista ja taseen siivouksesta ongelmitta. Lisäksi saatiin uusia virkailijoita. Toiminnanohjaaja kertoi lupaavan määrän fukseja käyneen fuksi infoissa. 6. Tehdyt edustusvierailut Ainoastaan kuraattori oli käynyt edustamassa, ja hän oli poissa. 7. Toiminnanohjaajan asiat Lattiaremonttifirman henkilö oli käynyt tekemässä tarkastuksen; öljyä on jäänyt lattialle liikaa. Osakuntabaarin lattialle tullaan tekemään vielä lopullinen toimenpide jossain vaiheessa. Secmenin (toimittanut Kulunvalvontajärjestelmäfirman) kanssa on keskusteltu. He tekevät tulevaisuudessa myös säätiön sähkökaappien palovaroittimet. Turvatiimi kävi säätiöllä juttelemassa. Reklamoidaan kevään 2014 pitkästä yhteyskatkosta Turvatiimin kanssa. Toiminnanohjaaja ja Turvatiimin edustaja tekevät vielä tarkistuskierroksen Osakunnalla lukkojen ja hälytyslaitteiden toiminnasta. Videotykki on hankittu. Maanantaina säätiön asiamies Tiensuu, keittiösuunnittelija ja arkkitehti tulivat Osakunnalle tekemään kierroksen, jonka perusteella arvioidaan ensi vuoden remontin laajuus. Osakunnan keittiö tullaan remontoimaan, jotta Osakuntabaarin keittiötä käytettäisiin vähemmän sitseillä. Myös Koivuniemen keittiö ja laituriremontista oltiin kyselty. Keskiviikon virkailijatapaamiseen toiminnanohjaaja on suunnitellut virkailijaläystäkkeen päivitystä ja läpikäyntiä uusien virkailijoiden kanssa. Lisäksi käydään läpi IT juttuja, uusi Hämiswiki ja avoimia kysymyksiä. Pitsaa ja mukavuuksia on luvassa. Toimari kuuli, että säätiö varasi Osakuntabaarin luultavasti säätiön valtuuskunnan kokoukseen Säätiöläiset pyysivät kokoustarjoiluja noin 20 henkilölle. Mutta, kuten toiminnanohjaaja kertoi, emännistö on ollut kovalla rasituksella. Toiminnanohjaaja kysyi, voisivatko hallituslaiset järjestää tarjoilut. Muutamat hallituslaiset lupautuivat avuksi. 8. Taloudenhoitajan asiat

3 3(6) Taloudenhoitaja kertoi olevansa tyytyväinen, että talousasiat hyväksyttiin syyskuun yleiskokouksessa ilman ongelmia. Hän ehdotti, että järjestetään jossain vaiheessa uusi hallituksen talousiltakoulu. Se ajoittunee lokakuulle. Kuraattori Hassinen oli ilmoittanut, että kunnia ja ansiomerkkitoimikunnan tapaamisessa oli kulunut rahaa 702 euroa, joista noin 200 euroa oli tiettävästi kulunut hyvin kalliisiin pulloihin. Budjetti oli ylittynyt. Inspehtori oli tarjoutunut maksamaan erotuksen, mutta sitä ei hallitus sentään katsonut sopivaksi. Hallitus paheksuu. 9. Lista vuosijuhlaan kutsuttavista (liite 3) Juhlamestarit olivat toimittaneet hallitukselle hyväksyttäväksi listan vuosijuhlan kutsuvieraista. Lista käytiin läpi. Keskusteltiin muun muassa siitä, halutaanko ylioppilaskuntien edustajille laittaa maksettavaksi edustushinta vai opiskelijahinta. Päädyttiin siihen, että HYY:n ja AYY:n edustajat saavat maksaa täyden hinnan. Turun Satakuntalais Hämäläinen osakunta ry päätettiin kutsua opiskeijahintaan. Hämäläis Osakunnan fukseille osalllistumismaksua sponsoroidaan niin, että maksettavaksi jää 45 euroa. Keskustelun päätteeksi todettiin, että hallitus oli ehdotetun listan kanssa täysin samaa mieltä, paitsi että kohta tilintarkastajat poistetaan listasta, sillä nimitystä ei enää käytetä. Kuraattori Hassinen oli halunnut keskustella maakuntaedustajien kutsumisesta vuosijuhliin omakustannehintaan. Kyseessä olisivat kunnat, jotka olivat majoittajina viime kevään Ilveshiihdolle. Mainittiin, että Ypäjän kunnanjohtaja avustajineen kävi osakunnalla keväällä Ilveshiihdon jälkeen tuomassa Ypäjän kuntaviirin. Päätettiin lähettää kunnille yhden hengen kutsut seniorihintaan, yhteensä kuusi kutsua. Kuntien edustajat lisättiin kutsuvieraslistaan. Keskusteltiin myös silliksen kustantamisesta. Kahden henkilön kutsun saaville ihmisille päätettiin kustantaa sillis. 10. Saapunut posti Postia ei ollut tullut.

4 4(6) 11. Saapuneet kutsut i. EPO:n Parttenkoliaaset (liite 4) Sihteeri Jenni Rönkkö ja taloudenhoitaja Laura Kylliäinen ilmoittautuivat. ii. Hao ry:n 45 vuosijuhlat (liite 5) Todettiin, että kutsun oli lähettänyt Ilmo Teikari. Ainejärjestöjen kutsuja ei osakunta sponsoroi, mutta Mari Teinilä aikoo mennä. Osakunta maksaa lahjan. iii. ESO:n vuosijuhlat (liite 6) Juhlamestari Elena Kukkonen haluaisi osallistua. Ei tehty päätöstä sillon, kun keskusteltiin juhlamestarien sponsoroimisesta toisten osakuntien vuosijuhliin. Teemu Laakso, Olga Penkkilä, Jenni Rönkkö ja Laura Kylliäinen ilmoittautuivat. Päätettiin, että vuosijuhlamestari Elena Kukkonen sponsoroidaan juhlaan kokonaan ja muut jakavat yhden sponsoroinnin keskenään. Pidettiin tauko. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 7) Kaikki olivat tutustuneet kuulumisiin tauon aikana. Olga Penkkilä totesi unohtaneensa täydentää maakuntavastaavan asioita: Jyrki Eriksson oli kokoustanut abi infoista Hämeen lukioihin. 15 tapaamista on jo sovittu, joitakin myös keväälle. Näihin abi infoihin toivotaan henkilöitä. Lisäksi KVK:n asioita oli inspehtorin syyskuun yleiskokouksessa ilmaisema toive pitää professorien luentoja Osakunnalla asiasta ollaan keskusteltu ja todettu, että niitä voidaan järjestää. Hallituksen tietoon tuotiin, että HOL oli ollut HYY:n avajaiskarnevaaleissa ilmoittamatta kenellekään Osakunnan vastuuhenkilölle, joten karnevaaleissa oli ollut sekä Osakunnan että HOL:in ständi toisistaan tietämättä. Toiminannohjaaja ilmoitti, että HOL myös aiheutti pahennusta viime teeillassa ilmestymällä 30 henkilön voimin paikalle heti teeillan alussa ja syömällä suuren osan ruoista. Lisäksi edelleen vain 25% hollilaisista on osakuntalaisia. Päätettiin keskustella toimenpiteistä HOL:in suhteen toiste. Toimari kertoi, että viime kokouksessa sivuttu HOL ja akateemisen joulukonsertin karonkka

5 5(6) päätettiin pitää Pikkujouluja edeltävänä perjantaina. Iina Jokilaakso oli keskustellut HOT:in taloustilanteesta ja kirjannut lukuja liitteeseen. 13. Eron myöntäminen virkailijoille a. AV ja ATK vastaava Samuli Parkkisen eroanomus (liite 8) Hyväksyttiin eroanomus. b. Kulttuurisihteeri Laura Kaivolan eroanomus (liite 9) Hyväksyttiin eroanomus. 14. Eron myöntäminen jäsenelle (liite 10) Rebekka Wiitasalo on hakenut eroa osakunnasta. Hyväksyttiin eroanomus. 15. Ulkojäsenhakemukset a. Ulkojäsenhakemus (liite 11) b. Ulkojäsenhakemus (liite 12) c. Ulkojäsenhakemus (liite 13) d. Ulkojäsenhakemus (liite 14) e. Ulkojäsenhakemus (liite 15) Kaikki paitsi yksi ulkojäsenhakemus hyväksyttiin. 16. Määräraha anomukset a. Vesi imuri yht. 260 euroa (liite 16). YVK:n puheenjohtaja Maija Häkkinen lähetti hakemuksen. Vanhan vesi imurin moottori oli haljennut kahtia. Korjautus olisi maksanut vain muutaman euron vähemmän kuin uusi imuri. Uusi imuri on kokoukseen mennessä jo hankittu, koska asia oli kiireellinen. Hakemuksen yhteydessä mainittiin, että rahan olisi voinut vähentää myös YVK:n budjetista, mutta silloin se olisi ollut pois YVK:n muista projekteista. Myönnettiin takaisinmaksuna 260 euroa vesi imurin kuluihin. b. Jakaja kahdelle näytölle ja Blu ray soitin / tallentava digiboksi, yht. 350 euroa (liite 17 puuttuu). Toiminnanohjaaja esitteli. Ratinan uudelta AV pisteeltä halutaan saada kuvaa sekä tykille että

6 6(6) tv:hen. Tarvitaan jakaja, joka jakaa yhden kaapelin kahteen kohteeseen. Toinen objekti on HD digiboksin ja BluRay soittimen yhdistelmälaite. Myönnettiin 350 euroa näihin tarvikkeisiin. 17. Tilahakemukset Toiminnanohjaaja esitteli ilmenneitä tilahakemuksia. Koivuniemi halutaan koulutusvaliokunnan käyttöön fuksiviikonloppua varten ja syystalkoille Hyväksyttiin tilahakemukset. 18. Muut asiat Olga Penkkilä sanoi hallituslaisille, että pyytäisivät kerhoja ja valiokuntia järjestämään fuksitapahtumia. 19. Kokouksesta tiedotettavat asiat Ei ilmennyt erityisiä tiedotettavia asioita. Virkojen vapautumisesta tiedotetaan. Kaikkien hakemusten hyväksymisestä tai hylkäämisestä tiedotetaan asianomaisille. 20. Seuraava kokous Sihteeri tekee tavanomaisesti doodlen. 21. Kokouksen päättäminen Varapuheenjohtaja Penkkilä päätti kokouksen kello 18:58. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Olga Penkkilä Kokouksen puheenjohtaja Jenni Rönkkö Sihteeri