Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksin. Kohta 7. Ilvesviesti käsitellään heti, kun hiihdonjohtaja Karoliina Holmström ehtii paikalle.

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 2/2015 Aika: klo 18:00 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Pekka Hassinen Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Jenni Rönkkö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Saara Leino Taru Toivanen Teemu Laakso Poissa: Ville Timonen kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja (saapui kohdassa 11.c.) taloudenhoitaja 1. Avaus Kuraattori Hassinen avasi kokouksen kello Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys (liite 1) Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksin. Kohta 7. Ilvesviesti käsitellään heti, kun hiihdonjohtaja Karoliina Holmström ehtii paikalle. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen 01/15 pöytäkirjan hyväksyminen siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 5. Ilmoitusasiat Jukka Heliö ilmoitti lähtevänsä lauantaina vierailemaan Uplands nationiin ja osallistumaan Jerikokapitel juhlaan. Päätettiin sponsoroida tuliaiset, noin 20 euroa. Olga Penkkilä ilmoitti Hämäläisten Pitojen olevan 14.3.

2 6. Tehdyt edustusvierailut Ei tehtyjä edustusvierailuja. 7. Ilvesviesti Hiihdonjohtaja Karoliina Holmtröm esitteli kirjoittamansa viestin ja kertoi taustoja viestin aiheelle. Viesti luettiin ääneen ja tarkistettiin kesto, joka oli noin 2 minuuttia. Ilvestiesti hyväksyttiin hallituksen ehdotukseksi muutoksin. Karoliina Holmström poistui kokouksesta. 8. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine ilmoitti, että Osakuntabaarin ulko oven kanssa on ollut ongelmia, kun oven sähkölukitus ei ole toiminut kunnolla. Lukuisten huoltomieskäyntien jälkeen tilanne on nyt korjattu. Huoneistomestarin toiminnassa on puutteita. Päätettiin, että Teemu Laakso, joka on yleisvaliokunnan hallitusvastaava, on yhtyedessä huoneistomestariin ja selvittää syitä toimimattomuudelle. Galleristilta tullut toive saada tauluvarasto erillisen avaimen taakse. Hänellä on tunne, että liian monella on pääsy varastoon ja taiteeseen käsiksi. 9. Taloudenhoitajan asiat Sihteeri ilmoitti taloudenhoitaja Ville Timosen kertomat kuulumiset. HOL on käynyt hakemassa sille myönnetyn lainan. Tammikuun yleiskokouksessa valitaan yksi toiminnantarkastajien varajäsen. Varajäseneksi selviteltiin Arto Rajalaa, mutta hän ei ole käytettävissä toimeen. Kuraattori Hassinen kehoittaa hallituslaisia miettimään ja kyselemään mahdollisia ehdokkaita. 10. Saapunut posti Ei saapunutta postia. 11.Saapuneet kutsut a. Östra finlands nation 91 år Jukka Heliö päätti osallistua.

3 b. Pohjois Pohjalainen Osakunta 108 vuotta 7.2. Olga Penkkilä ja Laura Kylliäinen päättivät osallistua hetken harkinnan jälkeen. c. Karjalainen ja Savolainen osakunta 110 vuotta Pekka Hassinen ja Olga Penkkilä päättivät osallistua. Jenni Rönkkö miettii juhliin osallistumista. d. Kymenlaakso Osakunta 82 vuotta Päätettiin lähettää kutsu virkailijalistalle. e. Vasa Nation 107 år Jukka Heliö harkitsee juhliin osallistumista. Hänelle annetaan maanantaihin asti aikaa miettiä, jonka jälkeen kutsu lähetetään virkailijalistalle. f. Koneinsinöörikilta 100 vuotta Jukka Heliö, Jenni Rönkkö, Saara Leino, Teemu Laakso ja Taneli Laine haluavat kaikki osallistua juhliin. Selvitetään onko juhliin mahdollista tulla useampi edustaja. g. Suomen Kulttuurirahaston vuosijuhla Taru Toivonen, Jenni Rönkkö, Laura Kylliäinen sekä Saara Leino haluavat osallistua juhliin. Saara Leino vetäytyy. Arvalla valittiin Jenni Rönkkö ja Laura Kylliäinen osallistuviksi. h. Valtio opin opiskelijat ry 55 vuotta Kukaan ei ollut kiinnostunut lähtemään juhliin. i. Teologian Ylioppilaiden Tiedekuntayhdistys 162 vuotta Päätettiin lähettään kutsu virkailijalistalle. Hiihdonjohtaja Karoliina Holmström saapui, siirryttiin kohtaan 7. Ilvesviesti. Siirryttiin kohtaan 8. Toiminnanohjaajan asiat.

4 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Liitteen lisäksi tiedotettiin, että huoneistomestarin kaappi on siivottu ja paljon roinaa on viety sortti asemalle. Siististä huoneistomestarin kaapista sekä toimistosta on tullut kiitoksia siivoajalta. 13. Ulkojäsenhakemukset a. Vainion ulkojäsenhakemus b. Kangasmaan ulkojäsenhakemus c. Ekmanin ulkojäsenhakemus d. Erkkilän ulkojäsenhakemus e. Seppälän ulkojäsenhakemus Hylättiin ulkojäsenhakemus. Koettiin, että hakijalla ei ole riittävän läheisiä suhteita Hämeeseen. f. Riihosen ulkojäsenhakemus Hylättiin ulkojäsenhakemus. Hakija ei opiskele pääkaupunkiseudulla. g. Hämekosken ulkojäsenhakemus 14. Määräraha anomukset Ei jätettyjä määräraha anomuksia.

5 15. Tilahakemukset Historian Opiskelijain Liitto on hakenut tiloja omille sitseilleen. Osakunnan tiloja ei vuokrata, niitä voidaan myöntää käyttöön. Tilahakemus hylättiin. 16. Hallituksen tavoitteet vuodelle 2015 Käytiin läpi ja muokattiin hallituksen tavoitteita vuodelle 2015 (liite 3). Huomioita kohdasta 1. Talous Pekka Hassinen ilmoitti, että kilpailutus on oltava tehtynä maaliskuun loppuun mennessä. Netin ja puhelimen kilpailutus siirrettiin ensi vuoteen, sillä netti on hankittu vasta viime vuonna ja puhelimeen ei oletettavasti ole tällä hetkellä tarjolla mitään erityistä tarjousta niin vähäisen käytön takia. Siivous ja paperipalvelut yhdistettiin. Ne ovat joskus aikaisemmin tulleetkin vain yhdeltä palveluntarjoajalta. Osakuntien kerhojen ja valiokuntien taloustilanteiden läpikäyntiä iltakouluissa pidettiin hyvänä, mutta ei tarpeellisena lukea tavoitteissa. Tullaan myös pitämään täysin erilliset iltakoulut osakunnan taseesta ja budjetista. Huomioita kohdasta 2. Viestintä Käytiin paljon keskustelua yleiskokousten yhdistämisestä teeillan kanssa. Esille nostettiin, että aikaisemmin yleiskokoukset olivat aina tiistaisin kuudesta alkaen, mutta inspehtorin pyynnöstä kokousta aikaistettu jolloin muuttunut selvästi erilliseksi tapahtumaksi teeillasta. Nyt kokeilussa olisi saada tarjoilut jo kokouksen ajaksi eikä kokouksen jälkeen tapahtuvaksi. Huomioita kohdasta 3. Kerhot c. kohtaa muokattiin kuvaamaan paremmin tapoja parantaa kerhojen kävijämääriä. Esille nostettiin myös mahdottomuus aktivoida kerhoja, joissa ei ole toimijoita. Huomioita kohdasta 4. Tilat Todettiin alakohtien olevan ylimpään kohtaan liittyviä. Lisättiin tiedottamisen tärkeys

6 kerhoille ja valiokunnille. Tärkeää on varmistaa, että kaikki puheenjohtajat tietävät millainen projekti osakunnalle on tulossa, jotta osaavat järjestää oikeanlaista toimintaa. Huomioita kohdasta 5. Muuta Pohdittiin voisiko digitaalisen datan arkistoinnin parantaminen kuulua johonkin virkaan, esimerkiksi arkistonhoitajalle. Pohdittiin onko tällä hetkellä toimivalla arkistonhoitajalla aikaa lähteä hoitamaan tätä projektia, koska hän on mukana myös historiankirjan kirjoittamisessa. Sovittiin, että toiminnanohjaaja Taneli Laine tiedustelee arkistonhoitajan kiinnostusta ja aikaa digitointi projektiin. Huomioita kohdasta 6. Fuksit yms. Kohdasta poistettiin muutama alakohta. Ne koettiin hyviksi huomioiksi, mutta ei tarpeellisiksi lukea hallituksen tavoitteissa. 17. Muut asiat a. Juhani Takkusen eroaminen historiatoimikunnasta sekä haalaritoimikunnasta. Sihteeri esitti Takkuselta tulleen pyynnön, että hallituslaisista joku olisi halukas hakemaan hänen tilalleen historiatoimikuntaan. Hän on kokenut, että toimikunnassa olisi hyvä olla yksi hallituslainen, joka voi tiedottaa hankkeen etenemisestä koko hallitusta. Olga Penkkilä esitti olevansa hiukan kiinnostunut historiatoimikunnasta. Kuraattori painotti, että tehtävään on hyvä saada hankkeesta aidosti kiinnostunut henkilö toimikuntaan ja että hallituslaisuus on vasta toissijaista. Olga Penkkilä kertoi, että haalaritoimikunta on velvoitettu hankkimaan itse lisää jäseniä ilman yleiskokouksen valintaa. Tämä asia tuodaan tammikuun yleiskokouksessa esille samalla kun toimikuntaa esitellään. b. Liettuan itsenäisyyspäivä Taru Toivanen ilmoitti, että Korp! Neo Lithuanialta tulee Liettuan itsenäisyyspäivään kutsu usein hyvin myöhään. Jukka Heliö on kiinnostunut osallistumaan ja kysellyt jo alustavasti ulkoasiainvaliokunnalta osallistumismahdollisuuksia. Toivanen selvittää vielä uudestaan valiokunnalta heidän omaa kiinnostustaan lähteä. Asia on hoidettava pian, jotta lentoliput eivät ehtisi kallistua enempää.

7 c. Tanhutreenit Muistutettiin, että sihteerin tehtäviin kuuluu hankkia tanhuopettaja ja järjestää harjoitukset. Edellisvuosien opettajia voi kysellä uudestaan tai heiltä voi kysellä suosituksia opettajaksi. d. Säätiön kiinteistöosakeyhtiöt. Kiinteistöosakeyhtiöiden hallituksissa yhdet opiskelijaedustajat, jotka ovat aikaisemmin olleen päävirkailijoilla. Tavoitteena on, että päävirkailijat voisivat keskittyä omiin töihinsä osakunnalla ja osakunnan hallituslaiset voisivat toimia opiskelijaedustajina. e. Talousiltakoulut Tuotiin esille, että ensimmäisen talousiltakoulun päivä olisi hyvä päättää. Ville Timonen ja edellisvuoden taloudenhoitaja Laura Kylliäinen valmistelevat yhdessä tarvittavat tiedostot ja edistävät iltakoulun tapahtumista. 18. Kokouksesta tiedotettavat asiat Hallituksen tavoitteet laitetaan jäsenistölle esille virkailijalistalle sekä osakunnan nettisivuille. 19. Seuraava kokous Hallituksen kokous 03/15 torstaina 5.2. klo Kahviministerinä Laura Kylliäinen Hallituksen kokous 04/15 keskiviikkona klo Kahviministerinä Taneli Laine 20. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hassinen päätti kokouksen kello Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Maija Häkkinen Sihteeri