PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KESÄKOKOUKSESTA 2014

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KESÄKOKOUKSESTA 2014 Aika: klo 18:00 Paikka: Koivuniemi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Jenni Rönkkö, sihteeri Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Olga Penkkilä, varapuheenjohtaja Juhani Takkunen Paula Talonen Iina Jokilaakso Kari Tuominen Sofia Seittenranta Vekkeli Poissa: Mari Teinilä Anna Zitting 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Varapuheenjohtajan valinta siirrettiin kohtaan 5. Esityslista (liite 1) hyväksyttiin työjärjestykseksi tehdyin muutoksin. Ulkojäsenhakemus siirrettiin saapuneen postin eteen kohdaksi Edellisen ja sitä edellisen kokouksen pöytäkirja (liitteet 2 ja 3) Toiminnanohjaaja kommentoi 9. ja 10. kokousten pöytäkirjojen kohtia ja ilmoitti tiettyjen kohtien olevan epäselviä. Korjaukset tehtiin. Hallituksen 9. ja 10. kokousten pöytäkirjat hyväksyttiin tehdyin muutoksin.

2 5. Varapuheenjohtajan valinta Sofia Seittenranta Vekkelin eron jälkeen hallituksen varapuheenjohtajan paikka vapautui. Olga Penkkilä ehdotti itseään varapuheenjohtajaksi. Vastaehdokkaita ei ilmoittautunut eikä vastalauseita lausuttu. Olga Penkkilä valittiin hallituksen varapuheenjohtajaksi. 6. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja ilmoitti, että Osakunnan lukkojen vaihtoprojekti on loppusuoralla. Asia on sujunut suuremmitta ongelmitta. 7. Tehdyt edustusvierailut Kukaan ei ollut käynyt edustamassa missään. Kuraattori kertoi ilmoittautuneensa tulevalle Savolaisen Osakunnan Tervahöyryristeilylle. 8. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaajalla ei ollut erityistä asiaa. 9. Taloudenhoitajan asiat a. Momenttien säätäminen (vieraanvaraisuusmomentti) Vieraanvaraisuus jäsenille momentin kohdassa oli tullut pieni virhe, mutta momentista on silti käytetty yli puolet. Todettiin, että momentteja ei kuitenkaan aleta nyt säätämään. Shampoot vieraanvaraisuusmomenttiin. Taloudenhoitajan mielestä ei ole syytä ryhtyä rajoittamaan kahvimomenttia. Myös pienhankinnat momentista on jo käytetty yli 70%. Juhani Takkunen ehdotti, että välitilinpäätöstä läpikäytäessä katsottaisiin momenttien toimivuus ja tehtäisiin tarvittavia muutoksia. Kuraattori sanoi, että asia sopii syksyn aikatauluun mahdollisen lisäbudjetin yhteyteen. Sofia Seittenranta Vekkelille myönnettiin läsnäolo ja puheoikeus kokouksessa. 10. Ulkojäsenhakemukset a. Ulkojäsenhakemus (liite 4)

3 Ulkojäsenhakemusta ei hyväksytty. 11. Saapunut posti Erityistä postia ei ollut tullut kesän aikana. 12. Saapuneet kutsut Kutsuja ei ollut tullut. 13. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset a. Kerhojen rahankäyttö Kierros käytiin suullisesti ja mukaan laitettiin myös maininnat tähänastisesta rahankäytöstä. Kari Tuominen kertoi, että Kesäretkelle on saapumassa Uppsalan första Kurator seuralaisineen ja Korp! Sakalasta noin kymmenen henkilöä. Taloudenhoitaja ilmoitti, että UAV on täydellisesti keskellä vuosibudjettiaan. Kesä ja tauko toiminnassa. Pelikerholla ja Kokkikerholla lienee paljon rahaa käyttämättömänä, koska heillä ei ole ollut toimintaa. Näytelmäkerholla sen sijaan on ollut toimintaa, mutta rahankäytöstä ei ole tarkkaa tietoa. Taloudenhoitaja ilmoitti, että HoNK on käyttänyt 60 euroa budjetistaan improharjoituksiin ja speksisponsseihin. Juhani Takkunen ehdotti Kokkikerholle mahdollista kesätoimintaa yhteisruokailun merkeissä Koivuniemessä. Keskusteltiin inaktiivisten kerhojen puheenjohtajien valtuuksista ja hallituksen mahdollisuuksista rohkaista toimintaa. Yleisvaliokunnassa ei Juhani Takkusen mukaan ole ollut odottamattomia asioita, joskin kaikki on sujunut tavanomaisen hyvin. Projektien toteutuminen on pitkälti kiinni virkailijoiden vapaa ajasta. Taloudenhoitaja sanoi YVK:n budjetin näyttävän hyvältä, joskin joitakin kuitteja saattaa vielä puuttua. Koivuniemen sisustusprojektin budjetti on pysynyt kurissa. Pop klubbenin puheenjohtajan kanssa tulisi keskustella siitä, miten kerhon jäsenien karsiminen ei hämäläis osakuntalaisuuden vuoksi on sujunut. Taloudenhoitaja sanoi Pop klubbenin rahankäyttötilanteen olevan epäselvää hänellekin. Kerhon jäsenmaksuissa on ollut ongelmia. SnookerHO:lla ei ole ollut paljon toimintaa snookerturnauksen jälkeen. Rahaa ei olla vielä käytetty uusiin välineisiin.

4 Äijäkerho järjestää elokuussa Oktoberfestin. Suunniteltu olutpöytätapahtuma toukokuun lopulle ei toteutunut ennakoidun vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Dammarit ovat menossa hyvin budjetin rajojen sisään. Sofia Seittenranta Vekkeli kertoi, että Liikuntavaliokunta on järjestänyt paljon ekskursioita, joissa on ollut melko hyvin osallistujia. LVK:n budjettitilanne on keskusteltu puheenjohtajan kanssa läpi, eikä se vaikuta ongelmalliselta. HOL ei ole saanut määrärahastaan ensimmäistä puolikasta, koska toimintakertomus on palauttamatta. HOResin budjetti on puolessavälissä. Lynces Academici ei ole ollut yhteydessä taloudenhoitajaan eikä kuraattoriin, eikä näin ollen ole vielä saanut rahaa toimintaan. Iina Jokilaakson mukaan HOT on käyttänyt rahoistaan 0%, sillä kerho ei ole palauttanut toimintakertomusta eikä tilintarkastusta eikä näin ollen saanut rahaa. Kerholla on kuitenkin ollut toimintaa. Tilintarkastusta ei ole vieläkään tehty. Nousi kyseenalaiseksi, mihin kerho on aikaisemmin käyttänyt saamansa määrärahat, jos se voi kuitenkin jatkaa toimintaa kurssimaksuillaan. Toiminnanohjaaja kommentoi, että HOTin bileet ovat olleet suuria ja että hän suunnittelee palaamista järjestelmään, jossa HOT tekee tilahakemuksen ja palauttaa tilat. Bileissä on ollut paljon Osakunnan ulkopuolisia ihmisiä eikä osallistujilta ole aina kysytty opiskelijakortteja. Tulevaisuudessa mahdollisesti rajoitetaan juhlien kokoa ja määrätään voimassaolevaksi sääntö osakuntalais avec suhteesta myös Tanssikerhon bileissä. Iina Jokilaakso lupautui valistamaan HOTin virkailijoita oikeanlaisesta Osakunnan tilojen käytöstä. Jokilaakso ehdotti, että syksyn alussa hallitusvastaavat kysyvät ongelmallisten kerhojen ongelmista toiminnanohjaajalta ja ottavat vastuun kerhojen toiminnan korjaamisesta. Kerhojen puheenjohtajat tulee kutsua erikseen virkailijakoulutukseen, jos he eivät muuten tule. JVK on käyttänyt 48% taloudestaan tähän mennessä. Hankintamomentti on mennyt yli, mutta isot hankinnat oli hyväksytetty hallituksella. Juhlamestari on innostunut vuosijuhlista, mutta hänellä ei vieläkään ole paria. Ompeluseura on käyttänyt 22% tarjoiluihin. Mimmikerho on käyttänyt budjetistaan puolet, kommentoitiin että toiminta on ollut hyvää.

5 Juristikerhon määrärahasta keskusteltiin. Kerho sponsoroi kohtuullisesti retkiä ja risteilyitä, joissa on paljon osakuntalaisosallistujia. Kommentoitiin, että Juristikerhon toiminta on ollut vuosien varrella aktiivista ja pitkäjänteistä ja rahankäyttö on ollut järkevää. Olga Penkkilä kertoi, että kerholla on ollut kesällä jo Suomenlinnan ekskursio ja kerhon viikonloppu on tulossa Koivuniemeen. Viinikerho on käyttänyt budjetistaan noin 60%. Viinitasting järjestetään elokuun ensimmäisenä viikonloppuna Koivuniemessä. Koulutusvaliokunta ei ole tehnyt kesällä paljoakaan, tosin kesällä oli fuksiviikonloppu jossa oli fuksejakin. Koulutusraha on käytetty ensiapukurssiin, maakuntavastaavan rahaa ei yhtään. Keskusteltiin lyhyesti maakuntavastaavan toiminnasta. Fuksihämäys on melko valmis julkaisuun muutamia artikkeleita lukuunottamatta. Taloudenhoitaja kertoi Kulttuurivaliokunnan toiminnan olleen laadukasta ja että budjettia on käytetty 35%. Sponsorointeja on tehty pieniä summia useisiin tapahtumiin. Taloudenhoitaja kommentoi, että loppukevään ekskursio Tohtori Zivago musikaaliin oli vienyt suunniteltua vähemmän määrärahoja. Viestintävaliokunnan kuluja ovat olleet nettisivutoimikunnan palkitseminen ja taittokoulutus. Taidekerholla ei ole ollut toimintaa alkuvuoden jälkeen. Luontokerho ei ole käyttänyt suurta osaa budjetistaan. Leffaklubi on ollut hyvin esillä ja rahankäyttö maltillista: 40% on käytetty, mikä antaa joustoa fuksitoiminnalle. Nörttikerho ei ole käyttänyt budjettiaan lainkaan, vaikka laneja on järjestetty. Toiminanohjaaja sanoi, että laneille tullaan tekemään hankintoja. Juhani Takkunen kommentoi, että Nörttikerhon tapahtumat ovat olleet pitkälti omakustanteisia tai ilmaisia. Koirakerho on ollut ilmeisen inaktiivinen eikä myöskään ole käyttänyt rahaa. Taloudenhoitajan mielestä yleisesti valiokunnat eivätkä kerhot ole käyttäneet liikaa budjettiaan, ja fuksitoimintaan olisi hyvä laittaa rahaa. 14. Hallituksen toimintatapadokumentin hyväksyminen (liite 5) Toimintatapadokumentti on tarkoitettu hallituksen omaan käyttöön. Dokumenttia kommentoitiin

6 vielä lyhyesti. Dokumentti hyväksyttiin ja otettiin käyttöön, mutta sen parantelu ja muutokset sallitaan tarvittaessa. 15. Ehdotus takautuvasta jäsenkirjaamisesta (liite 6) Päätettiin käsitellä ehdotus myöhemmin sähköpostilla. 16. Määräraha anomukset Määräraha anomuksia ei ollut tullut. 17. Tilahakemukset Tilahakemuksia ei ollut tullut. 18. Muut asiat Taloudenhoitaja ilmoitti majoittaneensa tamperelaisia teekkareita toiminnanohjaajan luvalla yhden yön Osakunnan tiloissa. Kari Tuominen ilmoitti, että Osakunnalle on mahdollisesti tulossa syksyllä stipendiaatti Filiae Patriaelta. 19. Kokouksesta tiedotettavat asiat Erityisiä tiedotettavia asioita ei ilmennyt. Juhani Takkunen kysyi, saako hän jakaa pääkirjan otteen omille virkailijoilleen. Hallitus totesi, että no miksei. 20. Seuraava kokous Päätetään seuraava kokous erikseen elokuulle. Käsitellään tase ja alustava lisäbudjetti iltakoulussa. 21. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen kello Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa

7 Pekka Hassinen Kuraattori Jenni Rönkkö Sihteeri