toiminnanohjaaja (saapui kohdan 11. aikana, VVK:n käsittelyn aikana)

Transkriptio

1 (1/9) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 17/2015 Aika: klo Paikka: HO Kirjasto Paikalla: Tapio Hatakka Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Juhana Järviö Jukka Heliö Saara Leino Taru Toivanen Teemu Laakso kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja (saapui kohdan 11. aikana, VVK:n käsittelyn aikana) taloudenhoitaja Poissa: Laura Kylliäinen 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi muutoksitta (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen 16/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 5. Ilmoitusasiat Taloudenhoitaja Ville Timonen ilmoitti, että toiminnantarkastajana toiminut Gebhard ei aio jatkaa ensi vuonna. Joulukuun yleiskokoukseen mennessä olisi tarve löytää uusi toiminnantarkastaja.

2 (2/9) Kuraattori Hatakka ilmoitti, että edellisenä päivänä oli säätiön valtuuskunnan kokous, jossa hyväksyttiin säätiön ehdotus ensi vuoden budjetista sellaisenaan. Valtuuskunnassa tulee olemaan kymmenen paikkaa, joista viisi on osakunnan jäseniä, kolme kaupungeilla ja kaksi tavastia ry:llä. Henkilöille valitaan myös varajäsenet. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että harrastus, ansio ja kunniamerkit on saapuneet. Niiden laatu ei kuulemma ollut mitenkään edellisten vuosien tasoa, minkä takia toiminnanohjaaja Taneli Laine on juuri juttelemassa merkkien tekijän kanssa toimistossa. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että inspehtori Pellikan syntymäpäivät ovat parin viikon päästä. 6. Saapunut posti Ei saapunutta postia. 7. Saapuneet kutsut a. Wiipurilaisen Osakunnan Pamaus Teemu Laakso, Olga Penkkilä sekä Maija Häkkinen ilmaisi kiinnostuksensa juhliin. Laura Kylliäiseltä on kysyttävä erikseen kiinnostusta. Penkkilä kertoi, että osakuntien aktiivipäivällisien kutsu on toivottavasti pian tulossa. 8. Ulkojäsenhakemukset Ei jätettyjä ulkojäsenhakemuksia. 9. Määräraha anomukset Ei jätettyjä määräraha anomuksia. 10. Tilahakemukset Kuraattori Hatakka esitteli Hely Tuorilan tilahakemuksen (liite 2). Tuorila haluaisi järjestää eläköitymiskaronkan Osakuntabaarissa Hallitus hyväksyi Tuorilan tilahakemuksen.

3 (3/9) 11. Talousarvio 2016 Valiokunnat, Hallitus päätti pitää valiokuntien kokouskulut entisellä tasolla eli 100 eurossa. Koulutusvaliokunta, Fuksitoimintaan halutaan antaa lisää rahaa, mutta hallitus vaatii parempaa rahankäytönsuunnitelmaa. Kohdan tarkempi käsittely siirrettiin myöhemmäksi, jotta toiminnanohjaaja Laine pääsee kertomaan omat kommenttinsa. Kulttuurivaliokunta, Tällä hetkellä näyttää hyvältä, mutta jos kokonaisbudjetti menee tiukoille KuVK:lta voi vähentää. Yleisvaliokunta, Säätiö vaatii putkimiehen käymisen keväällä avaamassa vedet ja syksyllä sulkemassa vedet. Putkimiehen käynnit ja mahdolliset muut kesäpaikan välttämättömät huoltokulut tulisi laittaa suoraan säätiön maksettavaksi. Kesäpaikkavastaavaa ja kesäisäntiä on ohjeistettava paremmin. YVK:n Koivuniemen jätekulujen momenttia ei lasketa. Koivuniemen toimintaan budjetoitiin euroa. Ulkoasiainvaliokunta, Heidän hakemuksensa on hyvä ja erittelevä. Tällä hetkellä vieraisiin on mennyt euroa. Laakso kokee, ettei UAV:n tarvitse maksaa kaikille matkoja ja osallistumisia. Olisi hyvä pohtia, kuinka matkojen edustus rajataan. Hallitus kokee, ettei momentin suuruutta ole tarpeellista nostaa, sillä edellisinäkään vuosina ei momenttia ole kokonaan käytetty. Vieraiden kestittämisessä olisi hyvä pohtia mahdollista osallistumismaksun keräämistä, kun vieraita saapuu paljon kutsuttua enemmän. Momentti päätettiin pitää eurossa. Muihin kuluihin budjetoitiin 400 euroa, joka on erillistä isompaa edustusmatkaa varten. Juhla ja ohjelmavaliokunta, Ei muutoksia. Viestintävaliokunta, Painatuskuluihin budjetoitiin euroa, sillä hallitus laski, että neljän lehden painatus ja postitus kustantaa niin paljon. Hälläpyörän momenttia ei koroteta edellisvuodesta. Kokouskuluiksi ajateltiin 100 euroa ja

4 (4/9) palkitsemiseen 500 euroa. Hallitus ei koe, että momenttia olisi nostettava, sillä palkitsemiseen saa varmasti menemään vaikka kuinka paljon rahaa. Hallitus keskusteli yleisesti, että onko virkailijoita erikseen palkittava tehdystä työstä, jonka oletetaan kuuluvan viran suorittamiseen. Muut julkaisut, Penkkilä toivoo, että ensi vuonna yliopistoon valituille lähetettäisiin kotiin postia osakunnalta. On selvitettävä onko osoitteet saatavissa. Leino huomauttaa, että eikö erillisen kirjeen rahat voisi varata ytm:ään, josta niitä voi käyttää sitten kun asiaa hoitamaan on löytynyt kiinnostunut henkilö. Hallitus päätti pitää momentin eurossa. Laakso huomauttaa, että ensi vuoden VVK:n hallitusvastaavan on tiedettävä, kotiin lähetettävästä kirjeestä. Muut kulut koostuu pääasiassa 150 euron taittokoulutuksesta. Muihin kuluihin budjetoitiin 200 euroa. Olisi hyvä pohtia, onko taittokoulutus jokavuotinen. Koulutus voisi innostaa viran ottamista. Toiminnanohjaaja Taneli Laineen saavuttua kokoukseen käsiteltiin koulutusvaliokunta. Koulutusvaliokunta, Hallitus päätti budjetoida fuksitoimintaan nyt euroa, mutta valiokunnalta vaaditaan parempi erittely rahan käytöstä seuraavaan hallituksen kokoukseen mennessä. Mikäli erittelyä ei vastaaoteta ennen seuraavaa kokousta, tullaan budjettia laskemaan. Muut kulut pudotetaan nollaan, sillä mikäli ei ole suunniteltu mitään erikoista, niin siihen ei tarvitse rahaa varata. Liikuntavaliokunta, Liikuntatapahtumiin budjetoitiin euroa. Maanantaitarjoiluihin budjetoitiin 400 euroa, sillä hallitus kokee, että kestitään suhteellisen pientä porukkaa osakuntalaisia. Jukolan budjetti pidetään samalla kuin ennenkin eli 600 eurossa. Palkkoihin 550 euroa. Muut kulut keskustellaan myöhemmin. On pohdittava uusien jumppamattojen maksamista ytm:stä, kun on selkeä erittely ja hakemus. Kerhot, HOL, Hallitus keskusteli aktiivisesti käyvien laulajien määrästä ja heidän osakuntalaisuudesta. Kerholle on saatava vähintään 50% osakuntalaisuusjäsenyys. Momentoitavasta rahasta puolet merkitään keväälle ja puolet syksylle. Osakuntaprosentti tarkistettava keväällä ja syksyllä ja mikäli osakuntaprosentti ei ole riittävä he eivät saa toimintarahaa käyttöönsä. Mikäli kerho on aktiivisesti yrittänyt parantaa osakuntalaisien jäsenien määrää kuitenkaan pääsemättä

5 (5/9) vaadittuun tasoon, voi hallitus halutessaan palkita hyvästä yrityksestä ja joustaa. HOT, Talousarvio on edellisenä vuonna tehty, mutta sitä ei ole hallituksessa katsottu läpi. Talousarviossa on laskettu kulut ja menot siten, että he saisivat joka vuosi normaalin euron avustuksen osakunnalta. Kerhon kanssa on keskusteltava ja heiltä on kysyttävä pärjäävätkö he ilman osakunnan avustusta. Kolmentuhannen euron tappiollinen vuositoiminta ei voi jatkua loputtomiin vaan heidän on tehtävä suunnitelma kuinka palautua normaaliin toimintaan, kun heidän ylimääräiset rahansa on käytetty. Budjettiin merkitään nyt toistaiseksi 500 euroa, mutta asiaan palataan, kun kerhon kanssa on juteltu. HOS, Tilanne hyvin sama kuin HOL:lla. Kerholle on saatava vähintään 50% osakuntalaisuusjäsenyys. Momentoitavasta rahasta puolet merkitään keväälle ja puolet syksylle. Osakuntaprosentti tarkistettava keväällä ja syksyllä ja mikäli osakuntaprosentti ei ole riittävä he eivät saa toimintarahaa käyttöönsä. Mikäli kerho on aktiivisesti yrittänyt parantaa osakuntalaisien jäsenien määrää kuitenkaan pääsemättä vaadittuun tasoon, voi hallitus halutessaan palkita hyvästä yrityksestä ja joustaa. Hallitus keskusteli hiljaisille ja toimimattomille kerhoille myönnettävästä rahasta. Aikaisemmin ollut 300 euroa, mutta summaa voisi laskea. Ajatuksena, ettei kerhojen momenteissa roikkuisi käyttämättömänä hyvää toimintarahaa. Mikäli kerholle tulee aktiivinen vetäjä, voidaan ytm:stä myöntää lisää toimintarahaa hyvää ja erittelevää hakemusta vastaan. Hallitus päätti, että 200 euroa on hyvä summa. Juristikerho, Kerho on toiminut hyvin aktiivisesti ja sen toimintaa olisi hyvä kannustaa. Päätettiin budjetoida euroa, mutta rahasta voidaan nipistää mikäli kokonaisbudjetti menee tiukille. Luontokerho, Budjetoitiin 200 euroa. Viiniseura, Heille on kuluvalle vuodelle myönnetty erillinen raha vuosijuhlia varten, mutta he eivät ole saaneet niitä pidettyä. Rahaa ei myönnetä enää seuraavalle vuodelle uudestaan. Heitä kannustetaan pitämään juhlansa heti vuoden alussa, jolloin menot voidaan merkitä siirtosaamisina tälle vuodelle. Kerholle budjetoitiin 500 euroa.

6 (6/9) Näytelmäkerho, Kerholle budjetoitiin 200 euroa. Mikäli kerho innostuu järjestämään näytelmän on heidän tehtävä erillinen ja eritelty hakemus näytelmän kulujen kattamiseksi. Mahdollinen kesän aikana esitettävä näytelmä on esitettävä myös Koivuniemessä. Mimmikerho, Budjetoitiin 400 euroa. Pelikerho, Kerho on jättänyt hyvän hakemuksen. Toiminta on ollut esimerkillisen hyvää. Budjetoitiin pyydetty 500 euroa. Kokkikerho, Budjetoitiin 200 euroa. Bittikerho, Budjetoitiin 400 euroa. Toimintaa on ollut vähänlaisesti viime vuosina. Tapahtumat, Ilveshiihto, euroa kuluu kyllä tapahtuman järjestämiseen. Joka vuosi maakunnilla menee huonommin eivätkä voi osallistua niin paljoa kustannuksiin ja majoitusten järjestämisiin. Hämäläiset sitsit, Hallitus keskusteli hyvästä sitsisummasta mikä olisi sopiva kaikkien normaalien sitsien järjestämiseen. Budjetoitiin 150 euroa. Lynces, Edellisen vuoden hallitus on päättänyt, että Lyncesistä on tultava kerho, mutta asia on jäänyt kuluvan vuoden aikana huomiotta. Hallitus päätti budjetoida Lyncesille 800 euroa sillä ehdolla että heistä tulee kerho ensi vuoden aikana. Riemut, Momentti pitää sisällään tilan hankinnan sekä hallituksen osallistumisen juhliin. Hallitus pohti tapahtuman järjestämistä joka vuosi, jolloin kulut olisivat pienemmät. Tulevan vuoden kohdalla asia ei nyt kuitenkaan ole niin, vaan ensi vuonna on pohdittava riemujen jokavuotisuutta uudestaan. Budjetoitiin euroa. Kesäjuhlat, Juhlan järjestämisessä on hyvin vaikea keksiä maksutonta ohjelmaa koko päiväksi. Eniten maksaa bussikuljetukset ja ruuat. Budjetoitiin euroa.

7 (7/9) Vuosijuhlat, Budjetoitiin euroa. Muut juhlat, Eduskuntasitsit, Hallitus kannattaa sitsien järjestämistä. Vaadittava, että puolet osallistujista on osakuntalaisia. 400 euron olisi riitettävä, mutta tapahtuman järjestäjän on haettava erikseen hallitukselta rahaa mikäli summa ei riitä. Tavastia sitsit, Juhla on jo hyvin vakiintunut, joten siitä olisi hyvä tehdä oma momenttinsa. Budjetoitiin 150 euroa. Vappusillis, Budjetoitiin 100 euroa. Suursitsit, Sitsejä ei järjestetä ensi vuonna, joten kohta poistetaan. Osakuntien yhteinen kuraattoritapaaminen, Ensi vuonna juhlan järjestäminen on Hämäläis Osakunnan vastuulla. Tapahtumaan budjetoidaan 400 euroa. Separaatiositsit, Tapahtumasta halutaan jokavuotinen perinne järjestettäväksi vuorovuosittain Keskisuomalaisen Osakunnan kanssa. Tulevana vuonna tapahtuma Hämäläis Osakunnan järjestettävänä. Tapahtumaan budjetoidaan 150 euroa. Hallintokulut, Telekulut, Budjetoidaan euroa, sillä toimistoon on tulossa uudet puhelimet. ATK, Pidetään momentti 400 eurossa. Huoneistokulut, Vartiointi, Budjetoitiin euroa, mistä arviolta euroa menee kuukausittaisiin maksuihin ja euroa hälytysajoihin. Hallitus voisi pohtia olisiko hyvä pyytää vikahälytyksien tekijöitä maksamaan hälytyksistä. Tavastian savuefektien takia aiheutuvia palohälytyksiä olisi hyvä selvitellä Tavastian kanssa. Vieraanvaraisuus ja huomionosoitukset, Osakuntanauhat ja merkit, Budjetoitiin eutoa, mistä on merkit ja 500 euroa muotit. Muut toiminnan kulut, Muut kulut, Ajettava ruohonleikkuri, Hallitus ei budjetoi hankinnalle rahaa. Uuden normaalin

8 (8/9) ruohonleikkurin hankkimista varten hankemus ytm:stä tai säätiöltä. Koivuniemen saunan jääkaappi, Jääkaappi on uusittava, mutta sinne riittää puolikaskin kaappi, Budjetoitiin 350 euroa. Kokoustykki, Uusi tykki on hankittava ja kuluvana vuonna on vielä rahaa käytettävänä. Hallitus päätti ostaa kokoustykin vielä kuluvana vuonna, joten tulevalle vuodelle ei tarvitse budjetoida hankintaa. Toiminnanohjaajan kone, Budjetoitiin euroa. Ohjelmistojen asennus on tilattava sekä on varmistettava ohjelmien toimivuus uudella käyttöjärjestelmällä. Ratinan kone, Kone olisi hyvä saada yhdistettyä videotykkiin. Ihan peruskone riittää. Hallitus oli hyvillä mielin budjetin läpikäymisestä. Budjetti vaikuttaa erittäin hyvältä. Kerhoille on kerrottava, mikä on hyvä määrä sponsoroida eri tapahtumien osallistujia ja että ohjeistus on tehtävä jo vuoden alussa, jotta tulee huomioitua rahan riittävyys koko vuoden toimintaan. Kommunikaation olisi parannuttava, jotta virkailijat tietävät, että rahaa voi erikseen hakea hallitukselta mikäli hyviä ideoita tulee kesken vuoden. Heidän on hyvä ymmärtää, että rahaa voi saada enemmänkin kuin mitä alunperin on momenttiin budjetoitu. 12. Muut asiat Toiminnanohjaaja Laine kertoi, että merkit saatiin aikaisemmin päivällä. Materiaalit ja liimaukset ovat merkeissä erittäin huonolaatuiset. Emaloinnit ovat täysin erilaiset kuin malleissa ollut. Liikeen omistaja kertoi valmistuttaneensa merkit uudella omistajalla. Liikkeen omistaja otti kaikki merkit takaisin ja niiden liimaukset korjataan ja toimitetaan meille takaisin. Vuosijuhlassa myönnetään pikaisesti korjatut merkit. Liike tekee meille täysin uudet merkit, jotka vaihdetaan myöhemmin huonolaatuisten tilalle. Liike tekee itse uuden tilauksen sekä ensi vuoden merkit, ettei huonoa laatua tulisi uudestaan. Ensi vuonna tulee olemaan vaikea löytää uutta merkkien tekijää. 13. Kokouksesta tiedotettavat asiat Kuraattori Hatakka ilmoittaa Tuorilalle hallituksen päätöksen tilavarauksesta.

9 (9/9) 14. Seuraava kokous Seuraava kokous 18/15 pidetään klo 14 alkaen. Kahviministerinä toimii toiminnanohjaaja Laine. 15. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Maija Häkkinen Kuraattori Sihteeri