Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Transkriptio

1 1 (6) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 2/2013 Aika: klo Paikka: HO/Paasikivi Läsnä: Valtteri Aaltonen, kuraattori Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Lotta Broms Claudia Mariottini Jukka Heliö Samu Vuorinen Jyrki Eriksson Niina Iisakkila (saapui kohdassa 3.) Poissa: Juhani Takkunen 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin sellaisenaan. 5. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja kertoi kaudenavajaisten olleen viime perjantaina. Naapureilta oli tullut jälleen meluvalitus. Kuraattori oli vastannut valitukseen ja kertonut naapureille sähköpostitse, että meluongelman hoitamiseksi on budjetoitu rahaa ja asiaa ollaan hoitamassa kuntoon.

2 2 (6) 6. Tehdyt edustusvierailut Hallitus ei ollut edustanut vielä missään. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja ilmoitti Koneinsinöörikillan ja Hämäläis Osakunnan yhteissitsien olevan ensi perjantaina. Virkailijavaihtokaronkka pidetään Turvatiimiin ei ole saatu yhteyttä useista yrityksistä huolimatta. Tähän asti on yritetty ottaa yhteyttä yhteen Osakunnalle nimettyyn yhteyshenkilöön, joka ei ole vastannut yhteydenottoihin. Toiminnanohjaaja ajatteli kysyä, olisiko heillä joku muu yhteyshenkilö saatavilla, koska palohälytysjärjestelmä pitäisi saada kuntoon. Todettiin, että jollei tilanne Turvatiimin kanssa parane, kannattaa vaihtaa firmaa. Osakuntabaarista oli valitettu, ettei siivooja siivoa kuten pitäisi. Toiminnanohjaaja oli havainnut siisteydessä puutteita myös muissa kerroksissa ja aikoi lähettää Huomenta Toimitilapalveluille asiasta palautetta. Toiminnanohjaaja oli ajatellut ehdottaa parin tunnin lisäystä siivoojan työaikaan, koska kurakelit vaativat muutenkin perusteellisempaa siivousta. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja kertoi, että Osakunnan taide on vakuutettu noin eurosta. Tällä hetkellä vakuutusmaksu on noin 300 euroa vuodessa, joten korvaussumman nostamiseen olisi varaa. Kuraattori tiedusteli, onko kenelläkään käsitystä Osakunnalla olevan taiteen arvosta. Hallitus keskusteli asiasta ja totesi, että taiteen arvo on huomattavasti arvokkaampaa kuin vakuutuksen korvaussumma. Todettiin, että taloudenhoitajan kannattaa olla yhteydessä galleristi Kai Kaksoseen taiteen arviointiin ja vakuuttamiseen liittyvissä asioissa. Taloudenhoitaja kertoi, ettei tilillä ole tällä hetkellä riittävästi rahaa ja että sitä pitäisi jostakin saada. Hän oli saanut yhteyden Osakunnan pankkiyhteyshenkilöön, jonka kanssa hän oli keskustellut henkivakuutuksen ja Elisan osakkeiden myynnistä. Hallitus keskusteli siitä, miten henkivakuutuksen ja osakkeiden myynnin kanssa tulisi menetellä. Hallitus myönsi taloudenhoitaja Paula Taloselle (xxxxxx xxxx) valtuudet tulouttaa Hämäläis Osakunnan henkivakuutuksesta euroa ja kaikki Hämäläis Osakunnan omistamat Elisan osakkeet tämän vuoden aikana. 9. Saapunut posti Suomen kulttuurirahastolta oli saapunut vuosikertomus ja yhteenveto jaetuista apurahoista vuosina Saapuneet kutsut Jyrki Eriksson oli perunut ilmoittautumisensa Teologian ylioppilaiden tiedekuntayhdistyksen vuosijuhliin. Sihteeri tiedusteli, haluaako joku hallituksesta lähteä Erikssonin sijaiseksi ja kertoi samalla olevansa itse halukas lähtemään juhliin. Päätettiin, että sihteeri lähtee sijaistamaan Erikssonia, mikäli edustajan vaihto sopii TYT:lle. Sihteeri tiedotti, että Lääketieteenkandidaattiseuran vuosijuhlissa on vielä paikka vapaana. Kukaan ei

3 3 (6) kuitenkaan ollut halukas lähtemään, sillä samalle viikonlopulle oli Hämäläisten pitojen siirryttyä suunniteltu hallituksenvaihtokaronkkaa. Sihteeri tiedusteli vielä, ketkä hän ilmoittaa Kymenlaakson Osakunnan vuosijuhliin. Päätettiin, että juhliin ilmoitetaan ainakin kuraattori ja Jukka Heliö. Toiminnanohjaaja ilmoittaa mahdollisesta osallistumisestaan myöhemmin. Tampereen taidemuseolta oli saapunut kutsu Dashi Namdakovin Myyttien maailma näyttelyn avajaisiin perjantaina klo 18 (liite 2). Sihteeri oli tiedottanut kutsusta hallituksen ja virkailijoiden tiedotuslistoilla. Kyseisenä päivänä järjestettiin kaudenavajaiset, joten avajaisiin ei ollut lähtenyt kukaan. Tampereen taidemuseolta oli saapunut kutsu myös Muumilaakson Seikkaillen kotiin avajaisiin perjantaina klo 17. Sihteeri oli tiedottanut kutsusta hallituksen ja virkailijoiden tiedotuslistoilla. Kukaan ei ollut lähtenyt avajaisiin. Toiminnanohjaaja piti kuitenkin kutsukortissa olevasta Muumi kuvasta, ja pyysi saada sen itselleen. Pohjois Pohjalaiselta Osakunnalta oli saapunut kutsu sen 106. vuosijuhlaan Ostrobotnialle (liite 3). Sihteeri oli tiedottanut kutsusta hallituksen ja virkailijoiden tiedotuslistoilla. Kukaan ei ollut ilmoittautunut edustajaksi, joten sihteeri oli lähettänyt Pohjois Pohjalaiselle Osakunnalle onnittelukirjeen postitse. Korporatsioon Sakala oli Jukka Heliön välityksellä lähettänyt kutsun Sakalan hiihtoon (liite 4). Jukka Heliö oli ilmoittanut kiinnostuksensa hiihtoa kohtaan jo sähköpostitse. Hallituksesta tai päävirkailijoista kukaan muu ei ollut kiinnostunut lähtemään. Päätettiin lähettää Heliö hiihtämään. Päätettiin myös, että hänen matkansa maksetaan tavallisen käytännön mukaisesti ulkoasiainvaliokunnan budjetista. Suomen Kulttuurirahastolta oli saapunut kutsu sen vuosijuhliin Finlandia talon konserttisaliin (liite 5). Hallituksesta ja päävirkailijoista moni olisi halunnut lähteä edustamaan. Päätettiin, että kokouksen jälkeen arvotaan kaksi edustajaa juhliin. Savolaiselta Osakunnalta oli saapunut kutsu sen 108. vuosijuhlaan ravintola Vanhaan Kalasatamaan klo 18 (liite 6). Claudia Mariottini ja Lotta Broms sanoivat miettivänsä edustamaan lähtemistä ja ilmoittavansa edustamisestaan myöhemmin. Karjalaiselta Osakunnalta oli saapunut kutsu sen 108. vuosijuhlaan ja Pohjois Karjalan Valtuuskunnan 50. vuosijuhlaan Ravintola Sipulin talvipuutarhaan (liite 7). Samana päivänä järjestetään virkailijavaihtokaronkka, joten hallituksesta ei löytynyt edustajia juhliin. Sihteeri kyselee edustajia virkailijoiden tiedotuslistalla. Östra Finlands Nationilta oli saapunut kutsu sen 89. vuosijuhlaan ravintola Börsiin (liite 8). Tähänkään juhlaan ei löytynyt edustajia, joten sihteeri laittaa kutsun virkailijoiden tiedotuslistalle. Wiipurilaiselta Osakunnalta oli saapunut kutsu sen 360. vuosijuhlaan Hotel Arthuriin (liite 9). Toiminnanohjaaja, kuraattori, Claudia Mariottini, Jyrki Eriksson ja Lotta Broms olivat halukkaita lähtemään juhliin. Sovittiin, että sihteeri tiedustelee, voiko juhliin lähettää enemmän kuin kaksi edustajaa. WiO:lta oli kutsun liitteenä saapunut vuosijuhlaviikon ohjelma (liite 10), jossa mainittiin 8.3. järjestettävät ystävyyssitsit. Sovittiin, että sihteeri kysyy, voiko myös sitseille ilmoittautua ja kuinka monta edustajaa sinne voi lähettää. Hallitus päätti lähettää Jyrki Erikssonin edustamaan Korporacija Neo Lithuanian järjestämiin Liettuan itsenäisyyspäivän juhliin, jos kutsu sinne saapuu hyvin lyhyellä varoitusajalla.

4 4 (6) 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Claudia Mariottini kertoi perehdyttävänsä uutta koulutusvaliokuntaa puolentoistatunnin päästä. KoVK miettii jo kevään koulutusta, mutta sitä ei ole vielä päätetty. Luontokerho pitää huomenna sääntömääräisen kokouksen, jonne Mariottini ei valitettavasti pääse paikalle. Koirakerhosta ei ole kuulunut mitään Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen oli tiedottanut sähköpostin välityksellä, että osakunnalla järjestettiin siivoustalkoot ja Hikiän remontti on etenemässä paraikaa. Toimintasuunnitelma on tehty ja suunnitelmia oli paljon. YVK saattaa tehdä lisämääräraha anomuksen joitakin projekteja varten, mutta he palaavat asiaan kun suunnitelmat kirkastuvat. Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: UAV:lla ja kerhoilla ei ollut kuulumisia Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jyrki Eriksson kertoi LVK:n kokoustaneen eilen ja Akateemisen kyykän MM kisojen ilmoittautumisen alkavan kohta. Kyykkään on ilmoitettu kolme joukkuetta, joista kaksi on sekajoukkueita ja yksi naisjoukkue. Ykkösjoukkue on harjoitellut jo paljon. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi, että KVK:lla on tänään kokous ja valiokunta on suunnitellut hyvin kevään toimintaa. Broms on ollut myös yhteydessä kokkikerhon ja näytelmäkerhon puheenjohtajiin. Hänelle on lähetetty näytelmäkerhon toimintasuunnitelma, mutta kokkikerhon suunnitelmat eivät ole vielä valmiit. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila kertoi, että Sofia Seittenranta Vekkeli valittiin uudeksi tiedottajaksi tammikuun yleiskokouksessa. Iisakkila oli myös jutellut tiedotussihteeri Jussi Rannan kanssa, että nyt olisi hyvä saada VVK:n toiminta käyntiin. Hälläpyörä puolestaan on päässyt toiminnassaan hyvin alkuun. Juttusuunnitelmat on koottu. Ompelukerholla ja Mimmikerholla menee hyvin. Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi, että JVK:lla oli ollut kokous. Myös bileet sujuivat hyvin ja valiokunnan virkailijat ovat innokkaita fukseja. 12. Ulkojäsenhakemukset Hallitukselle oli saapunut viisi ulkojäsenhakemusta (liitteet 11, 12, 13, 14 ja 15). Hallitus hyväksyi hakemukset. 13. Määräraha anomukset Hallitukselle ei ollut saapunut määräraha anomuksia.

5 5 (6) 14. Tilahakemukset Koneinsinöörikilta oli hakenut tiloja phuksijäynän jatkoja varten keskiviikoksi (liite 16). Hallitus oli poikkeuksellisesti hyväksynyt Koneinsinöörikillan hakemuksen viime vuonna, mitä oli paheksuttu syvästi yleiskokouksessa. Hallitus päätti olla myöntämättä tiloja vetoamalla Osakunnan yleiseen käytäntöön olla antamatta tiloja ulkopuolisten käyttöön. Lauri Lampi oli hakenut tiloja Osakuntabaarista häiden jatkoja varten perjantaiksi (liite 17). Hallitus hyväksyi hakemuksen. 15. Eron myöntäminen UAV:n puheenjohtajalle Sanna Lassila oli hakenut eroa ulkoasiainvaliokunnan puheenjohtajan virasta (liite 18). Hallitus myönsi Lassilalle eron. Todettiin, että uusi UAV:n puheenjohtaja valitaan seuraavassa yleiskokouksessa. 16. Pitojen kutsuvieraat Juhlamestari Jarna Hyvönen oli lähettänyt ehdotuksen Hämäläisten pitojen kutsuvieraslistasta. Jyrki Eriksson mietti, miksi huoneistomestari pääsee juhliin puoleen hintaan. Hallituslaisten mukaan näin on sovittu ennenkin ja kyseessä on palkkio tehdystä työstä. Ehdotettu lista hyväksyttiin sellaisenaan (liite 19). 17. Ilvesviesti Hiihdonjohtaja Nora Berg oli lähettänyt kirjoittamansa Ilvesviestin hallitukselle hyväksyttäväksi. Hallitus muokkasi viestin lauserakenteita ja viilasi kielioppia. Hallitus hyväksyi Ilvesviestin muokattuna (liite 20). 18. Hallituksenvaihtokaronkka Sihteeri ja toiminnanohjaaja olivat ehdottaneet sähköpostitse viikonloppua , joka vaikutti sopivan monelle. Päätettiin pitää hallituksenvaihtokaronkkasitsit lauantaina Toiminnanohjaaja muistutti, että nykyinen hallitus järjestää karonkan. Jyrki Eriksson lupautui lähettämään viestiä karonkasta kaikille osanottajille ja kysymään, minkä osan järjestämisestä kukin haluaa hoitaa. 19.Muut asiat Toiminnanohjaaja kertoi, että säätiö pyysi hallitusta miettimään etukäteen, mistä he haluavat keskustella säätiön hallituksen kanssa 8.2. järjestettävässä tapaamisessa. He myös tiedustelivat, mitä hallitus haluaa syödä. Päävirkailijoiden on määrä kertoa säätiölle hallituksen toiveet ensi tiistaina tavatessaan säätiön edustajia. Taloudenhoitaja mainitsi, että Osakunnan kesäpaikan puhelinliittymä oli tarkoitus lopettaa viime vuonna, mutta sitä ei ilmeisesti ole vielä lopetettu, sillä se on säätiön nimissä. Todettiin, että päävirkailijat hoitavat asian kuntoon. Jyrki Eriksson kertoi haluavansa keskustella säätiön kanssa Osakunnan historiikin kolmannen osan kirjoittamisesta, sillä viimeisin historiikki loppuu vuoteen 1970.

6 6 (6) Kuraattori muistutti, että säätiön kanssa olisi hyvä puhua arkistosta ja siitä, palkataanko nykyinen kirjastonhoitaja laittamaan arkisto kuntoon jossakin vaiheessa tätä vuotta. Samu Vuorinen toivoi hallituslaisten rajoittavan sähköpostien lähettämistä. Turhia yhden sanan "kyllä" ja "ei" viestejä, joissa ei ole perusteluita mielipiteille, ei tulisi lähettää hallituksen sähköpostilistalle ja sihteerille tai toiminnanohjaajalle suunnatut viestit voisi lähettää suoraan heille. Hallitus totesi, että em. kaltaisten viestien lähettämistä kannattaa välttää, mutta listalle on hyvä lähettää viestejä, joiden perustelut tuovat keskusteluun lisäarvoa. Sihteeri muistutti, että tanhutreenien ajankohdat on lyöty lukkoon. Tanhua treenataan sunnuntaina klo 16 18, torstaina klo ja sunnuntaina klo Sihteeri kertoi myös, että kaikki eivät ole ilmottaneet mahdollisia erikoisruokavalioitaan ja tiedusteli niitä hallituksen jäseniltä. Jukka Heliö pohti, mitä hän vie Sakalan hiihtoon lahjaksi. Aiemmin hiihtoon on ilmeisesti viety Finlandia vodkaa. Heliö totesi, että nyt taitaa olla aika viedä Kossua. 20. Seuraava kokous Seuraava kokous oli sovittu edellisessä hallituksen kokouksessa pidettäväksi 6.2. klo 18. Sitä seuraava kokous päätettiin pitää klo 18. Jyrki Eriksson ilmoittautui kahviministeriksi helmikuun toiseen kokoukseen. 21. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen klo Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Valtteri Aaltonen kuraattori Emilia Aikio sihteeri