5. Ilmoitusasiat Sihteeri Maija Häkkinen ilmoitti Olga Penkkilän puolesta, että Hämäläis-Osakunta on saanut Suursitseille 56 paikkaa.

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 08/2015 Aika: klo Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Tapio Hatakka kuraattori Maija Häkkinen sihteeri Ville Timonen taloudenhoitaja (poistui hetkeksi kohdassa 17.) Jenni Rönkkö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Saara Leino (saapui kohdassa 11.) Taru Toivanen Teemu Laakso Poissa: Olga Penkkilä Taneli Laine varapuheenjohtaja toiminnanohjaaja 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksitta (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen 7/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 5. Ilmoitusasiat Sihteeri Maija Häkkinen ilmoitti Olga Penkkilän puolesta, että Hämäläis-Osakunta on saanut Suursitseille 56 paikkaa.

2 Kuraattori Hatakka ilmoitti, että säätiö kokousti viime viikon tiistaina Siellä hyväksyttiin kesän remontin urakoitsija. Parveke sisältyy remonttihankkeeseen ja remontin tavoitteena on olla valmiina 25. elokuuta. Remonttitoikunta ilmoitti, että Olga Penkkilä on kirjoittamassa virkailijoille toimintaohjeita tavaroidensa läpikäyntiin ja pakkaamiseen liittyen. Teemu Laakso kertoi, että osakunnan remonttitalkoot pidetään 7. ja 8.5. Kuraattori Hatakka lisäsi, että säätiö hyväksyi hallituksen esityksen kesäisänniksi. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että kirjastolla olevaa Järnefeltin taulun kehyksiä on kolhittu. Osakunnan galleristi Kukkonen hoitaa asiaa yhdessä kirjaston kanssa. Jenni Rönkkö ilmoitti galleristin puolesta, että järjestetyssä taide-esineiden muuttopäivässä saatiin erittäin hyvin siirrettyä taidetta varastoon. Joitakin taide-esineitä on vielä siirrettävä. Laura Kylliäinen ilmoitti, että toiminnantarkastus on suoritettu onnistuneesti. 6. Tehdyt edustusvierailut Nylands Nationin Gäddbegravning, Olga Penkkilä, Jukka Heliö Eteläsuomalaisen osakunnan Eskon häät, Janne Siipola, Anna Valjakka, Hanna Tappura. 7. Toiminnanohjaajan asiat Kuraattori Hatakka kertoi toiminnaohjaaja Taneli Laineen puolesta, että Keskisuomalainen Osakunta on ottanut yhteyttä Separaatiositsien suhteen. He tiedustelivat, onko Hämäläis- Osakunta halukas sponsoroimaan sitseille osallistuvia jäseniään kuudella eurolla, jotta osallistumismaksu olisi kaikille sama osakunnasta riippumatta. Hallitus kokee, että koska sitsejä on suunniteltu jo useamman vuoden ajan, olisi ihan mielekästä sponsoroida osallistuvia. Sitsithän järjestetään päivää ennen Juristikerhon vuosijuhlia, joten se saattaa vaikuttaa osallistuvien lukumäärään. Vaikkakin osallistujia olisi 30, tulisi spronsoroitava summa olemaan alle 200 euroa, joka on sopiva summa. Sihteeri Häkkinen kertoi toiminnanohjaajan ottaneen yhteyttä Jyrki Erikssoniin kartoittaakseen Kaikuja Hämeestä -lisäkirjojen tilanteen. Tilanne ei ollut edennyt, sillä Erikssonille ei oltu toimitettu hallituksen päätöstä asiasta, mutta asia tulee nyt etenemään.

3 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timonen varmisti Jukka Heliöltä, että Hälläpyörän päätoimittaja Valjakka on saamassa Heliöltä tukea lisärahan pyytämistä varten. Erityisesti lehden postituskulut ovat nousseet. Painotalot on kilpailutettu. 9. Saapunut posti Osakunnan loppuhallitus sai kortin Lauralta, Olgalta, Teemulta, Villeltä sekä Samu Vuoriselta ja Laura Laajalta InsideOut Escape Gamesista. He ovat osallistuneet kahteen eri peliin ja suoriutuneet niistä esimerkillisesti. Osakunta on saanut Yritystä Stadiin -lehden, joka on Helsingin yrittäjien jäsenlehti. Lehti toimitetaan Ratinaan, osakunnan kolmanteen kerrokseen. Osakunnalle on toimitettu Helsingin kaupungin vuoden 2015 kaavoituskatsaus. 10. Saapuneet kutsut Ei saapuneita kutsuja. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Jukka Heliö täydentää, että VVK:n kanssa katsotaan valiokunnan ohjesääntö läpi toukokuussa. VVK kokoontuu suunnittelemaan ensi lukuvuoden Fuksihämäystä ke 6.5. Hälläpyörän päätoimittaja Valjakka selvittää seuraavan Hälläpyörän ja Fuksihämäyksen aikatauluja, jotta kesän taittotiloja voidaan selvittää. Luontokerhon puheenjohtaja tutustuu omaan ohjesääntöönsä. Leffaklubin säännöt ovat kerhon puheenjohtajan mielestä ajantasalla. Laura Kylliäinen sekä kuraattori Hatakka ovat tavanneet HOS:n virkailijoita. Kapellimestari on toimittanut hallitukselle kannanoton vähennettyyn toimintamäärärahaan liittyen (liite 3). Kannanotto on kirjoitettu ennen yhteistä keskusteluhetkeä. Keskustelussa tuotiin esille tarve saada HOS:lle enemmän näkyvyyttä osakunnassa sekä osakuntalaisten priorisointi uusia jäseniä valittaessa. Kenraaliharjoitusten pitäminen avoimena osakuntalaisille pidettiin hyvänä ideana. Teemu Laakso toi esille, että HOS:ia on jo useamman vuoden kannustettu yhteistyöhön ja toiminnan näkyvyyden parantamiseen väläyttelemällä määrärahojen leikkaamista. Hienoa, että

4 yhteistyö on parantunut määrärahoihin puuttumisen myötä. Laura Kylliäinen toi vielä esille, että HOS:lla on tarve saada harjoittelutilat 11. ja 18.5., jolloin osakunta on jo remontissa. Tiloiksi ehdotettiin Osakuntabaaria ja bändikämppää. Remonttitoimikunta tulee miettimään tiloja yhdessä toiminnanohjaaja Laineen ja Pop-klubbenin puheenjohtaja Bäckin kanssa. Jenni Rönkkö kertoi, että viiniseura järjestää kevätkokouksensa ja wapputastingin Ulkojäsenhakemukset Ei jätettyjä ulkojäsenhakemuksia. 13. Määräraha-anomukset Ei jätettyjä määräraha-anomuksia. 14. Tilahakemukset Ei jätettyjä tilahakemuksia. 15. Huoneistomestarin eroanomus Eeva Häkkinen on jättänyt hallitukselle eroanomuksensa (liite 4). Hallitus myönsi Häkkiselle eron. Teemu Laakso juttelee YVK:n puheenjohta Saukkosen kanssa ja sopii yhdessä hänen ja päävirkailijoiden kanssa, miten huoneistomestarin tehtävät hoidetaan, kunnes uusi huoneistomestari valitaan. Häkkiselle maksetaan palkka eroamiseen asti. Palkka pidätetään siltä ajalta, kun virassa ei ole ketään. 16. Tilinpäätös 2014 Laura Kylliäinen esitteli tilinpäätökseen tehdyt tekniset korjaukset. Päivitetty tasekirja (liite 5). Päivitetty kertomus tilikaudesta (liite 6).

5 Vuoden aikana oikaistut vanhat velat, saamiset, ennakot sekä siirtosaamisiin laitetut ennakonpidätys- ja sosilaaliturvamaksulaskut ja -velat sekä työnantajan eläke- ja vakuutusmaksuvelat oli aikaisemmassa versiossa merkitty tappioihin. Nyt niille on luotu kaksi uutta tiliä. Oikaisut on kirjattu tileille 8700 Saamisten oikaisut (kuluihin) ja 7077 Velkojen oikaisut (tuottoihin). Tämä tarkoittaa, että tuloslaskelmamme on nyt ,13 euroa alijäämäinen, kun se edellisessä versiossa oli 3 549,82 euroa alijäämäinen. Talousarviot on laadittu väärin vuodesta 2012 lähtien, minkä takia ne näyttävät ylijäämäisiltä vaikka todellinen tilinpäätös on alijäämäinen. Virheellisten talousarvioiden takia lisäbudjettia ei suositella tehtäväksi tänä vuonna. Koska tehdyt muutokset ovat olleet vain teknisiä korjauksia, ei tilinpäätöstä tarvitse uudestaan hyväksyä. Tapio Hatakka tiedusteli Kylliäiseltä käyttötilin sekä puskurirahaston suuruuksia. Kylliäinen kertoi osakunnan käyttötilillä olevan noin ja puskurirahastossa noin euroa. Teemu Laakso kertoi, että tälle vuodelle budjetoituja kuluja tulee jäämään kesältä käyttämättä siivouksen ja pyyhepalveluiden osalta noin euroa. Lopuksi Kylliäinen luki vielä hallitukselle ääneen toiminnantarkastajien kommentit (liite 7). 17. Hälläpyörä 150 v. -kirjahanke Nykyisen historiateoksen kirjoittaja Lari Ahokas oli välittänyt luonnoksen Hälläpyörän 150v. - kirjahankkeesta (liite 8). Hallitus koki kirjahankkeen hyväksi. Kuraattori Hatakka kertoi, että säätiöllä ei ole rahaa uusille kirjahankkeille tänä vuonna. Kirjahanketta on mietittävä uudemmin syksyllä ja vietävä vasta silloin yleiskokouksen päätettäväksi. Hatakka tiedustelee säätiön valtuuskunnalta ensi vuoden mahdollisuuksista kirjahankkeen toteuttamiselle.

6 18. Isänmaa ja äidinkieli -historiateoksen tukeminen Kuraattori Hatakka esitteli hallituksen sähköpostiin välitetyn Paul Tiililän tiedustelun teoksen tukemisesta (liite 9). Hallituksessa pohdittiin, kuinka paljon Hämäläis-Osakunta on mahdollisesti esillä kirjassa. Kuraattori Hatakka toi esille, ettei kirjan hinta ole päätä huimaava. Hallitus koki, että muutaman kirjan hankkiminen on mielekkäämpää kuin pelkkä sponsorointi. Hallitus päätti tilata ennakkoon kolme kappaletta kirjoja, joista yksi tullaan antamaan osakunnan kirjastolle. Sihteeri Häkkinen velvoitettiin olemaan yhteydessä Tiililään. 19. Muut asiat a. Hallituksen kämppäappro Kokouksessa nostettiin esille monia ehdotuksia kämppäappron ajankohdaksi. Saara Leino ilmoitti, että hänen syntymäpäivänsä ovat Sihteeri Häkkinen toi esille, että kymmenen asunnon kiertämiseen ei riitä arki-ilta vaan kämppäapproon tulee varata koko päivä. Sihteeri Häkkinen tekee ehdotetuista päivistä doodlen. b. Remontista tiedottaminen Teemu Laakso kertoi, että remontin tiedotusta on suunniteltu ja tullaan toteuttamaan pikimmiten. Lisätietoina hän kertoi, että Koivuniemen remontin valmistuminen vaikuttaa kevättalkoiden pitoon, joten sen takia päivämäärää ei ole vielä päätetty. c. Jenni Rönkön lähteminen vaihtoon Jenni Rönkkö tulee syksyllä lähtemään vaihtoon. Hän tulee jättämään seuraavaan hallituksen kokoukseen eroanomuksen, joka astuu voimaan elokuun loputtua. Toukokuun yleiskokouksessa valitaan uusi hallituksen jäsen, joka astuu virkaan syyskuun alussa. 20. Kokouksesta tiedotettavat asiat Tiedotetaan huoneistomestarin paikan olevan avoinna. Kirjallisia hakemuksia pyydetään toimittamaan sihteerille toukokuun yleiskokoukseen mennessä.

7 21. Seuraava kokous Hallituksen seuraava kokous 9/15 päätettiin pitää 6.5. kello Kahviministerinä Olga Penkkilä. 22. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Kuraattori Maija Häkkinen Sihteeri