PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 12/2015 Aika: klo Paikka: Hämäläis-Osakunnan kirjasto, ryhmätyötila.

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 12/2015 Aika: klo Paikka: Hämäläis-Osakunnan kirjasto, ryhmätyötila Paikalla: Tapio Hatakka Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja Ville Timonen taloudenhoitaja (sivummalla kokouksesta kohdat 14. ja 15.) Jukka Heliö Laura Kylliäinen (sivummalla kokouksesta kohdat 14. ja 15.) Teemu Laakso Poissa: Jenni Rönkkö Taru Toivanen 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslistan kohta 19. Välitilinpäätös siirrettiin kohdaksi 13. ja numerointi korjattiin. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksin (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen 11/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 5. Sähköpostikokouksen ( ) päätökset pidetyssä sähköpostikokouksessa hyväksyttiin Lindströmin päivittämä palvelusopimus uusista saippua-annostelijoista ja vessapaperi- ja käsipyyherullatelineistä (liite 2).

2 Sähköpostikokoukseen ottivat osaa kaikki hallituslaiset. 6. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine ilmoitti, että Tavastialle suunniteltu teeilta on peruuntunut kommunikaatio-ongelmien takia. Osakuntabaari aukeaa torstaina 3.9. Laine ilmoitti myös, että VVK ja JVK ovat aloittaneet jo syksyn tapahtumien suunnittelun. Osakunnan kolmas kerros on luovutettu osakunnan käyttöön. Olga Penkkilä ilmoitti, että jäsenpäivystys on alkanut tänään. Ensimmäiset fuksit ovat liittyneet osakuntaan. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että Koivuniemessä käytiin tänä kesänä 522 kertaa. Jukka Heliö ilmoitti, että lukuvuonna osakunnalle kirjautui 422 uutta jäsentä ja 725 vanhaa jäsentä. Yhteensä siis 1147 jäsentä. Taloudenhoitaja Ville Timonen ilmoitti, että kokoustarjoiluna oleva mutakakku on erittäin mutaisaa. Heliö ilmoitti iloiten, että kolmannen kerroksen miesten vessoihin on asennettu käsisuihkut, joten juhlien jälkeinen siivoaminen tulee olemaan helpompaa. 7. Tehdyt edustusvierailut Savolaisen osakunnan Tervahöyryristeily. Tervikselle osallistui kuraattori Tapio Hatakka, Olga Penkkilä, Pekka Hassinen, Anneli Hämäläinen sekä Johannes Vainio. Tapahtumassa oli 11/16 osakuntaa edustettuna. 8. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine kertoi, että kesän aikana ajatukset pyörineet remontin ympärillä. Osakunnan avainjärjestelmä on saatu päivän aikana toimintaan, mutta vasta remontin loputtua avaintasot palautetaan osakuntalaisille. Osakunnan toinen ja kolmas kerros on luovutettu osittain käyttöömme. 9. Taloudenhoitajan asiat

3 Taloudenhoitaja Ville Timonen kertoi, että suursitsitoimikunta on maksanut kuraattorin ja taloudenhoitajan hyväksymän lainan takaisin. Hallitus keskusteli HOL:n lainasta, kesäisäntien ja viime vuoden isännän ennakoista. 10. Saapunut posti Airutpyyntö yliopiston avajaisiin, jossa Hämäläis-Osakunnalta yksi airutpari paikalla. 11. Saapuneet kutsut Kuraattorille oli tullut kutsu yliopiston avajaisiin, mutta ei valitettavasti päässyt osallistumaan niihin oli Sakalan kesäpäivä, missä ei tiettävästi ollut ketään osakuntalaista osallistumassa. Kutsu välitettiin hallitukselle sähköpostitse. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 3) Kuraattori Hatakka pyytää hallituslaisia aktivoimaan kerhoja aloittamaan toimintansa mahdollisimman pian ja osallistumaan fuksibooleihin. Syksyn sääntömääräiset kokoukset olisi hyvä saada pidettyä lokakuun aikana, jotta marraskuun yleiskokoukseen mennessä kerhojen virkailijat olisi valittu. Laine pyysi hallitukselta lupaa jakaa Sillanpään tulevat säilytystilat sihteeri Maija Häkkisen kanssa parhaalla mahdollisella tavalla kerhoille ja valiokunnille. Hallitus antoi Laineelle ja Häkkiselle luvan. 13. Välitilinpäätös Taloudenhoitaja Timonen esitteli välitilinpäätöksen Välitilinpäätöksen saate (liite 4.1) Tase (liite 4.2) Tase-erittely vastaavaa (liite 4.3) Tase-erittely vastattavaa (liite 4.4) Tuloslaskelma (liite 4.5) Rahankäyttö (liite 4.6) Erittely tileille kirjatuista (liite 4.7) Pääkirja (liite 4.8)

4 Laura Kylliäinen huomasi, ettei vastaavaa ja vastattavaa ole samansuuruiset. Ville Timonen ja Laura Kylliäinen poistuivat sivummalle selvittämään tilannetta. Kokouksessa siirryttiin eteenpäin. Timonen ja Kylliäinen selvittivät, että kirjanpito on täysin kunnossa. Ainoastaan tase-erittelyjen vastaavaa ja vastattavissa on taulukkolaskentavirhe. Kunhan virhe korjataan, ovat vastaavaa ja vastattavaa samansuuruiset. Liitteenä olevat versiot ovat korjattuja. Tilikauden alijäämä on tällä hetkellä 8286,42 euroa. Tulos tulee helpottumaan sillä osakunta ei ole vielä laskuttanut esimerkiksi historiankirjoittajan palkkaa säätiöltä. Hallitus kannatti välitilinpäätöksen esittämistä excel-korjauksilla yleiskokoukselle hyväksyttäväksi. 14. Ulkojäsenhakemukset a. Paavilaisen ulkojäsenhakemus Paavilaisen ulkojäsenhakemus hylättiin, sillä opiskelupaikka ei ole pääkaupunkiseudulla. Paavilainen on entisenä jäsenenä tervetullut osakunnalle. b. Juutin ulkojäsenhakemus Juutin ulkojäsenhakemus hyväksyttiin. c. Chingin ulkojäsenhakemus Chingin ulkojäsenhakemus hylättiin. Hänen ei ole tarve hakea ulkojäseneksi, sillä hän opiskelee Helsingin yliopistossa. Läsnäolotodistuksen epäselvyyksien takia tilanne selvitetään yhdessä sihteerin, jäsensihteerin sekä hakijan kesken. 15. Määräraha-anomukset Ei jätettyjä määräraha-anomuksia. Timonen ja Kylliäinen saivat välitilinpäätöstä koskevat epäselvyydet selvitettyä ja siirryttiin takaisin kohtaan 13. Välitilinpäätös.

5 16. Tilahakemukset Toiminnanohjaaja Laineelle ei ole välitetty yhtään varteenotettavaa tilahakemusta. Kuraattori Hatakka kertoi ottaneensa uudemmin yhteyttä Puhallus-festivaalien järjestäjiin. He ovat saaneet majoitusasiat jo hoidettua. 17. Hyytiäisen eroanomus lipunkantajan virasta Johanna Hyytiäinen oli jättänyt eroanomuksensa lipunkantajan virasta (liite 5). Hallitus myönsi Hyytiäiselle eron. 18. Remontin kuulumiset Remonttitoimikunnan puheenjohtaja Laakso kertoi, että tänään oli ollut luovutustarkastus, missä urakoitsija ilmoitti, että remontti tarvitsee vielä pari lisäpäivää. Koska remontin aikana on annettu lisäpyyntöjä ja muutettu urakan sisältöä, annettiin urakoitsijalle muutama lisäpäivä saada remontti loppuun, ennen kuin heille koituu myöhästymisestä kuluja. Osakunnan talkoot on siirretty tiistaista perjantaille. Osakuntabaari avaa ovensa torstaina. Tällä hetkellä on tärkeää listata kaikki remontista jääneet huomautukset ja epäkohdat. Osakunnalle on hankittu väliaikainen netti, jotta kulkuavaimet ja osakuntabaarin pääte saadaan toimimaan. Kuraattori Hatakka pyytää, että mahdolliset lisähankintatoiveet olisi esitettävä säätiölle pian. Säätiöllä aloitetaan pian suunnittelemaan ensi vuoden toimintamäärärahan suuruutta. Toiminnanohjaaja Laine kertoi, että Sillanpään edelliset pöydät on hävitetty poismuuton yhteydessä eikä mitään korvaavia ole tilattu. Osakuntabaarin kalusteet on vastaanotettu viittä tuolia lukuunottamatta, jotka toimitetaan myöhemmin. Laine on kysellyt muiden toimituksien perään, mutta toistaiseksi ei ole saanut vastauksia toimittajilta. 19. Vastaanotetut siivouksen ja vartioinnin tarjoukset a. Vartiointi Teemu Laakso esitteli vastaanotetut vartiointitarjoukset.

6 G4S (liite 6.1) ISS (liite 6.2) Securitas (liite 6.3) Etelävartiointi (liite 6.4) Vanha sopimus G4S (liite 6.5) Vanha sopimus Turvatiimi (liite 6.6) Vertailutaulukko (liite 6.7) Hallitus keskusteli vastaanotetuista tarjouksista. Keskustelussa nousi erityisesti Securitaksen ja ISS:n tarjoukset esille. ISS oli halukas ottamaan myös hälytyslaitteet hoitaakseen, kun tällä hetkellä ne ovat eri palveluntarjoajalla hoidettavana. ISS:n tarjouksessa on merkintä 17 silmukan valvontajärjestelmästä, kun osakunnassa on luultavasti melkein 100 silmukkaa. Hallitusta kiinnostaisi tietää, olisiko Securitas halukas ottamaan hälytyslaitteet hoitaakseen. Hallitus toteaa, että vartiointi halutaan vaihtaa edellisestä palveluntarjoajasta pois, joko Securitakseen tai ISS:ään. Hallitus pyytää, että Laakso välittää esille nousseet kysymykset Securitakselle ja ISS:lle ja pyytää päivitetyt tarjoukset. Hallitus tulee tekemään päätöksen mahdollisimman pian päivitettyjen tarjousten vastaanottamisen jälkeen sähköpostikokouksessa. b. Siivous Olga Penkkilä esitteli vastaanotetut siivoustarjoukset. Asennesiivous (liite 7.1) ISS (liite 7.2) Keradur (liite 7.3) Moneksi-Siivous (liite 7.4) PRN (liite 7.5) L&T (liite 7.6) Penkkilä kertoi, että oli tarjouspyyntöjä jättäessään kertonut vaadittavista työtehtävistä. Hallitus keskusteli tarjouksista, joista Moneksi-Siivous ja Asennesiivous nousivat mieleisinä esille. Kaikki tarjoukset ovat suhteellisen samanhintaisia ja kaikkiin tarjouksiin kuuluu siivoojan palkka, siivousvälineet sekä käytettävät pesuaineet.

7 Penkkilä kertoi, että Moneksi-Siivous ja Asennesiivous vaikuttivat molemmat kovin kiinnostuneilta ja innostuneilta ottamaan osakunnan siivottavakseen. Kyseisten tarjoajien siivoojille saa antaa suoraan palautetta ja toimintapyyntöjä, mutta heillä on myös yhteyshenkilöt, joihin voi ottaa yhteyttä kaikissa asioissa. Hallitus haluaisi saada päivitetyt tarjoukset näiltä kahdelta tarjoajalta, jotka sisältäisivät vessapaperit, käsisaippuat ja käsipyyhepaperit. Käsipyyherullat tulevat Lindströmiltä. Hallitus tulee tekemään päätöksen mahdollisimman pian päivitettyjen tarjousten vastaanottamisen jälkeen sähköpostikokouksessa. 20. Muut asiat Historiatoimikunnan kuulumiset Kuraattori Hatakka ilmoitti uusimman historiikin viivästyvän kuukaudella. Täten julkaisupäivä ei voi olla maaliskuun puolessa välissä Hämäläisten Pitojen kanssa. Historiankirjoittaja suorittaa tehtäväänsä urakkana, joten mitään lisäkustannuksia myöhästymisestä ei koidu. Toimikunta pyysi hallituksen mielipidettä uutta julkaisuajankohtaa varten. Hallitus toteaa, että julkaisupäivän ei sovi olla prevappuna eli HYS:n kuulumiset Kuraattori Hatakka kertoi, että hallituksen tulisi alkaa pohtimaan ensi vuoden budjettia, koska säätiö rupeaa pohtimaan toimintamäärärahan suuruutta. Ida Aalbergin tien asuntojen myymisestä on tehty esisopimus. Remontti on pysynyt hyvin budjetissa ja säätiössä on oltu tyytyväisiä osakunnalle tehdyistä maltillisista kalustehankinnoista. Säätiön sääntöjä uudistetaan. He välittävät version osakunnan kommentoitavaksi seuraavaan yleiskokoukseen. Laakso kertoi, että poliisit soittivat hänelle viime vuonna osakunnalta varastetusta kannettavasta tietokoneesta. He soittivat kysyäkseen lisätietoja ja ilmoittivat, että tutkimus on vihdoinkin aloitettu. Toiminnanohjaaja Laine kertoi, että Paasikiveen on asennettu ilmalämpöpumppu, joten

8 tulevissa hallituksen kokouksissa ei tule happi loppumaan. 21. Kokouksesta tiedotettavat asiat Sihteeri tiedottaa kaikki tällä hetkellä avoinna olevat virat. 22. Seuraava kokous Seuraava kokous pidettävä ennen seuraavaa yleiskokousta, jotta kaikki syksyn alussa mahdollisesti avautuvat virat saataisiin syyskuun yleiskokoukseen valittaviksi. Sihteeri tekee hallituslaisille doodlen viikolle Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Kuraattori Maija Häkkinen Sihteeri