toiminnanohjaaja (Saapui kohdassa 6. poistui kohdassa 17.b.)

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 07/2015 Aika: klo 18 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Tapio Hatakka Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Jenni Rönkkö Jukka Heliö Saara Leino Taru Toivanen Teemu Laakso kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja (Saapui kohdassa 6. poistui kohdassa 17.b.) taloudenhoitaja (poistui kohdan 16. ajaksi) (poistui kohdan 16. ajaksi) Poissa: Laura Kylliäinen 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksitta (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen pöytäkirjan 6/15 kohtaa 17. Tilinpäätös muokattiin ja kohdan liiteluettelo päivitettiin. Kokouksen 6/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Sihteeri Maija Häkkinen ilmoitti, että osakuntien aktiivipäivä on tänä vuonna Bottalla. Samana iltana järjestetään samassa paikassa rengastusbileet.

2 Teemu Laakso ilmoitti, että stipendilautakunta on päättänyt tutkimus- ja gradustipendien saajat. Heidi Zitting on yksi tutkimusstipendien saajista ja häntä on pyydetty esittelemään tutkimustaan stipendienjakotilaisuuteen. Saara Leino ilmoitti, että Osakunnan uusi kuraattori on aloittanut tehtävänsä. 6. Tehdyt edustusvierailut Koneinsinöörikilta 100 vuotta, Jukka Heliö, Saara Leino, Teemu Laakso, Taneli Laine Satakuntalainen Osakunta 361 vuotta, Olga Penkkilä, Taru Toivanen. Hämäläis-Osakuntalaiselle Sampo Luukkaiselle myönnettiin Satakuntalaisen Osakunnan ystävyysmerkki. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine kertoi, että vappuliput ja -julisteet ovat saapuneet. Virallinen lipunmyynti alkaa perjantaina. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timonen jakoi maaliskuun lopun momenttien tilanteen (liite 2). Hämäläiset sitsit ovat pahasti yli, sillä osallistujilta ei ole vielä pyydetty maksua tilaisuudesta. Juristikerhon momentti näyttää täysin käytetyltä, sillä koko summa on maksettu heidän omalle tililleen. Joidenkin kerhojen suhteen ihmeteltiin vähäistä rahankäyttöä, vaikka toimintaa tiedetään olleen. Virkailijoita täytyy muistutella ja painostaa kuittien palauttamiseen mahdollisimman pian tapahtumien jälkeen. 9. Saapunut posti Kadettitoverikunta on lähettänyt heidän jäsenlehtensä Kalpan. Östra Finlands Nation on lähettänyt jäsenlehtensä Paprikan. Postikortti Portugalista, lähettäjinä Teemu Laakso sekä Maria Saraste. 10. Saapuneet kutsut a. Juristikerho 80 vuotta Jukka Heliö, Teemu Laakso, Taneli Laine, Olga Penkkilä, Tapio Hatakka, Saara Leino, Ville Timonen ja Taru Toivanen olivat kiinnostuneita osallistumaan juhliin. Laura

3 Kylliäiseltä on kysyttävä erikseen kiinnostus. Osallistujien tulee itse ilmoittautua juhliin. Kuraattori Hatakka ehdotti poikkeuksellisesti 20 euron sponsorointia jokaiselle lähtijälle, kun kyseessä on kerhon tasajuhlat. Poikkeuksellisesti kuitenkin sillikselle osallistuminen jäisi kokonaan osallistujan maksettavaksi. Esitys sai kannatusta ja se hyväksyttiin. b. Sakalan vappu UAV:n puheenjohtaja Essi Holopainen on lähettänyt virkailijalistalle kutsun tapahtumaan ja hän organisoi lähtöä. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 3) Liitteen lisäksi Jenni Rönkkö ilmoitti, että SnookerHO järjestää kevätkokouksensa HOResin kokouksen kutsu ei ollut mennyt sähköpostilistalle läpi. Heillä tulee olemaan samana päivänä kokous. Taru Toivanen ei ole saanut yhteyttä näytelmäkerhon puheenjohtajaan ja varmisteli hallituslaisilta kerhon pitämiä kokouksia. Teemu Laakso nosti esille, että Lynces järjestää osakuntalaisille avointa toimintaa kisakatsomoiden merkeissä. 12. Ulkojäsenhakemukset Ei jätettyjä ulkojäsenhakemuksia. 13. Määräraha-anomukset Teemu Laakso oli jättänyt määräraha-anomuksen 240 eurosta emännistön kuuden apuemännän hygieniapassikoulutukseen (liite 4). Olga Penkkilä kertoi, että koulutus yritetään järjestää vielä kevään aikana, mutta viimeistään alkusyksystä. Koulutus tulee olemaan kaikille avoin, mutta määräraha-anomuksella kustannettaisiin apuemäntien osallistuminen. Hallitus hyväksyi määräraha-anomuksen maksettavaksi YTM:stä.

4 14. Tilahakemukset Toiminnanohjaaja Laine kertoi, että mitään varteenotettavaa hakemusta ei oltu jätetty. 15. Remonttitoimikunnan kuulumiset Teemu Laakso ilmoitti, että remonttitoimikunnalle kuuluu hyvää! Rakennusluvat on hyväksytty ja urakoitsijoita on kilpailutettu. Kaksi tarjousta on saatu ja kolmatta edelleen odotetaan. Urakoitsijat eivät ole kommentoineet remontin takarajaa, joten remontti on oletettavasti suoritettavissa annetussa aikarajassa. Säätiö on antamassa tyhjiä tilojaan osakunnan tavaroiden varastointiin remontin ajaksi. Toiveena olisi saada tilat E-rapusta, jotta tavaroiden siirto olisi mahdollisimman helppoa. Säätiön kanssa on myös puhuttu historiankirjoittajan työhuonetarpeista kesäksi. Toimikunta järjestää maanantaina kokouksen, jossa käsitellään erityisesti muuttoa. Remontin suunnitelmien etenemisestä on tiedotettava nettisivuilla ja sähköpostilla, kun asiat varmistuvat. 16. Suosituksen antaminen kesäisäntien valinnasta Hämäläisten ylioppilassäätiölle Säätiö on vastaanottanut viisi kesäisäntähakemusta asetetussa määräajassa. Kokous toteaa, että hakemuksia on vähän, mutta hakijat ovat hyviä ja laadukkaita. Jenni Rönkkö sekä Jukka Heliö olivat jäävejä ja poistuivat kohdan käsittelyn ajaksi. Hallitus päätti antaa säätiölle suositukseksi seuraavanlaisen listan kesäisäntien valinnaksi, - kesäkuu, Jenni Rönkkö - heinäkuu, Laura Laaja - elokuu, Fanny Laaksonen 17. Muut asiat a. Historiatoimikunnan kuulumiset Kuraattori Hatakka kertoi, että näillä näkymin historiateos tulee käsittelemään toimintaa vuoteen 2010 asti. Tarkoituksena järjestää yhdessä viestintävaliokunnan kanssa kirjan nimestä nimiehdotuskilpailu. Historiatoimikunta on jo omassa kokouksessaan miettinyt

5 mahdollisia nimivaihtoehtoja. Kirjoittamisprojektin tulisi olla elokuussa valmis, jonka jälkeen olisi vain lopputyöstämistä. i. Historiankirjoittajan työskentelytilat kesän aikana Kesän ajaksi työtiloiksi on pohdittu kirjaston tutkijanhuonepaikkaa. Myös E- rapusta voisi löytyä kirjoittajalle oma huone käyttöön. Hallitus pyytää säätiöltä tiloja historiankirjoittajalle. b. Hälläpyörä 150 v. -kirjahanke Hälläpyörälle on ehdotettu omaa kirjahanketta sen täyttäessä 150 vuotta. Kuraattori Hatakka esitti toiveen, että hallitus pohtisi ja keräisi ajatuksia Hälläpyörän kirjahankkeeseen liittyen, jotta seuraavassa hallituksen kokouksessa voitaisiin tehdä päätöksiä asiaan liittyen. Kokouksessa tuotiin esille, että historiakirjan tulisi olla tiivis, jotta sitä luettaisiin. Historiikkeja alkaa olemaan Osakunnalla jo suhteellisen paljon. Tärkeänä myös pidettiin, että uusi historiaprojekti ei saa vähentää muun toiminnan rahoitusta. Seuraavassa hallituksen kokouksessa tehdään päätös asian viemisestä yleiskokouksen käsiteltäväksi. c. Yleiskokousten vuoden muistilistan läpikäynti Hallituslaisille näytettiin vuoden yleiskokousten muistilista (liite 5). Erityishuomiona on, että tänä vuonna harrastus- sekä kunnia- ja ansiomerkkitoimikunnat perustetaan jo toukokuun kokouksessa. Lokakuun kokoukseen on siirretty aikaisemmin marraskuun kokouksessa valittavia säätiön toimia. Etuina pidetään marraskuun kokouksen keventämistä. d. Stipendilautakunta Teemu Laakso toi esille, että stipendiohjesäännössä lukee, että lautakunnan pitäisi kuulla hallitusta myönnettävien stipendien suuruuksista. Opintostipendi on jo pitkään ollut 950 euroa, minkä nostamista on pohdittu, mutta mahdollisten lisäkulujen vaikutusta ei tiedetä, mikäli summa viedään yli euroon. Hallituksen tulee tehdä ehdotus stipendien suuruuksista ensi vuotta koskien joko talvella

6 tai ensi keväänä. On selvitettävä, miten stipendin suuruus vaikuttaa lahjaveroon tai muihin lisäkuluihin. Saara Leinolla oli vahva näkemys, että tällaiset opintostipendit olisivat verovapaita, eivätkä olisi lahjaveron alaisia. 18. Kokouksesta tiedotettavat asiat Sihteeri Häkkinen ilmoittaa säätiöön hallituksen suositukset kesäisänniksi. 19. Seuraava kokous Seuraava hallituksen kokous päätetään doodlen avulla. Doodleen laitetaan ehdolle 21. ja 23. päivä ja molemmille päiville laitetaan vaihtoehdoiksi sekä päivä- että ilta-ajat. Hallituslaisten on vastattava doodleen tämän viikon kuluessa. Myös toukokuun ensimmäisestä kokouksesta laitetaan kysely samaan doodleen. Ehdokaspäiviä ovat 5. ja 6. päivä. 20. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Kuraattori Maija Häkkinen Sihteeri