Potilastiedon arkiston käyttöönotto. Anna Kärkkäinen (Termit ja vaiheistus päivitetty )

Transkriptio

1 Potilastiedon arkiston käyttöönotto Anna Kärkkäinen (Termit ja vaiheistus päivitetty )

2 Kansallisten tietojärjestelmäpalveluiden hyödyntäminen VRK:n varmennepalvelut Lääketietokanta Terveyskeskus A Apteekki Reseptikeskus THL koodistopalvelu Valviran attribuuttipalvelu Sairaalat Potilastiedon arkisto Terveyskeskus B Tiedonhallintapalvelu Keskeiset terveystiedot Omakanta Suostumus ja tahdonilmaukset 2

3 Arkistoitavat potilasasiakirjat > 2016 Erikoisala- ja palvelukohtaiset, ammatilliset näkymät sekä hoitotyön yhteenveto Perusterveydenhuollon näkymät Riskitiedot, lääkitys, pitkäaikaisdiagnoosit Labrat ja radiologian pyynnöt ja lausunnot Mielenterveyslain mukaiset asiakirjat: MI-MIII +yhteydenpidon rajoittamispäätös Suun terveydenhuollon asiakirjat Tahdonilmaukset Terveys- ja hoitosuunnitelma Todistukset ja lausunnot Ostopalvelun rekisteröinti-ilmoitus Ilmoitukset kansallisiin rekistereihin Paikallinen lomake Hoitotyön päivittäismerkinnät Elinluovutuspöytäkirja Ym. asiakirjat * lääkitys- ja rokotustiedot näytetään tiedonhallintapalvelun kautta 2016, arkistointi

4 Arkistoon vietävistä asiakirjoista Em. diassa kuvatut näkymät Näkymille kirjataan potilaskertomusta käyttäen hoitoprosessin vaiheita ja sovittuja otsikoita Myös ydintietojen kirjaaminen rakenteisella tavalla esim. diagnoosit Tahdonilmaukset: informointi-, suostumus- ja kieltoasiakirjojen lisäksi hoitotahto ja elinluovutustahto Ylläpidettävä terveys- ja hoitosuunnitelma: asiakirjaa ylläpidetään tiedonhallintapalvelussa -> jokainen potilaan hoitoon osallistuva organisaatio päivittää ja täydentää asiakirjasta uuden version OPER-yksikkö 4

5 Tunnistettuja, keskeisimpiä hyötyjä Hoitotietojen saatavuus toimintayksiköiden välillä Päällekkäisten tutkimusten välttäminen, julkisen ja yksityisen yhteistoiminta, potilasturvallisuus, valinnanvapauden tukeminen Omien tietojen katselu Potilaiden kiinnostuksen lisääntyminen, tietojen luovutuksen tarpeen väheneminen toimintayksiköissä Suostumusten ja muiden tahdonilmausten yhtenäistyminen Yhtenäinen pitkäaikaisarkistointi Kilpailun avautuminen standardien kautta potilastietojärjestelmien vaihto helpottuu Palvelurakenne uudistus, organisaatiouudistukset helpottuvat Mahdollisuus kansallisten tilastojen tuottamiseen OPER-yksikkö 5

6 Toiminnallisen muutoksen tukeminen terveydenhuollon organisaatioissa Potilastiedon arkiston käyttöönotto on henkilöstölle toiminnallinen muutos Suurin muutos rakenteinen kirjaaminen Valmiudet rakenteiseen kirjaamiseen vaihtelevat Merkittävä muutos myös kansalaisen katseluyhteys, tietojen hyödyntäminen yli organisaatiorajojen Kansallisesti tuotetaan yleisen tason toimintamallit, joita täydennettävä Potilastietojärjestelmäkohtaisesti Organisaatiokohtaisesti Toimintamallit käytäntöön miten tuetaan muutosta? Kansallinen koulutusrakenne, jota täydennetään järjestelmäkohtaisella ja organisaation omalla koulutuksella Muutoksen johtaminen terveydenhuollon organisaatioissa OPER-yksikkö 6

7 Kansallisesti kuvattavat toimintamallit Kuvataan Operin toimesta Mm. määrittelydokumentaatiota, sähköisen lääkemääräyksen ja Kuopion pilotin aineistoja hyödyntäen Laajempi kommentointi sovituilta terveydenhuollon organisaatioilta (sähköpostikommentointi 11/2012-1/2013) Kompakti joukko mutta monipuolinen edustus mukana, huomioiden erilaiset alueet ja organisaatiot Tarvittaessa järjestetään laajempia työpajoja Toimintamallien jalkauttaminen ja toiminnallisen muutoksen tuki Viestinnän keinot Koulutuksen keinot Lähijohtamisen keinot Mitä voidaan oppia esim. sähköisen lääkemääräyksen toimintamallien jalkauttamisessa, miten organisaatio voi hyödyntää aiempia kokemuksia? OPER-yksikkö 7

8 Toimintamallit: Yleisesittely johdatus Potilastiedon arkistoon Mikä on sähköinen Potilastiedon arkisto? Arkiston hyödyt eri osapuolille Tiedonhallintapalvelu osana arkistoa Käyttöönoton/ arkistoitavan tietosisällön vaiheistaminen OPER-yksikkö 8

9 Toimintamallit: Informointi, suostumukset ja kiellot Informoinnin toteuttaminen Potilaalle annettava materiaali Suostumuksen antaminen ja suostumuslomakkeen käsittely Kieltojen tekeminen ja kieltolomakkeen käsittely Palvelunantaja-, rekisteri- ja palvelutapahtumakohtainen kielto Hätätilahaku/ kielto hätätilanteessa Suostumuksen ja kieltojen tekeminen toisen puolesta Alaikäisen informointi ja suostumuksen antaminen OPER-yksikkö 9

10 Toimintamallit: Potilasasiakirjojen tallentaminen arkistoon Asiakirjojen muodostuminen merkinnöistä ja arkistointi Allekirjoitettavat asiakirjat Keskeneräiset tai luonnoksena olevien asiakirjojen käsittely Kiinnittäminen palvelutapahtumaan Asiakirjojen laatimisajat (sanelujen purut, hyväksyminen?) Tilapäisen henkilötunnuksen käyttö Asiakirjat, joita ei voi näyttää kansalaiselle Toisen henkilön tietoja sisältävät Potilaan terveyttä vaarantavat Viivästäminen Omakanta-palvelua varten OPER-yksikkö 10

11 Toimintamallit: Rakenteinen kirjaaminen Yleisen tason kuvaus rakenteisesta kirjaamisesta potilastiedon arkiston edellyttämällä tasolla Rakenteisen kirjaamisen merkitys ja hyödyntäminen potilastiedon arkistossa ja tiedonhallintapalvelussa Kirjaamiseen liittyvät käsitteet, ml. palvelutapahtuma, hoitoprosessin vaihe ja ydintiedot Käytettävät näkymät ja kansalliset otsikot Keskeisten tietojen kirjaaminen rakenteisesti Hoitotyön yhteenvedon kirjaaminen OPER-yksikkö 11

12 Toimintamallit: Potilastietojen luovutus arkistosta Asiakirjojen haku organisaation omaan käyttöön tai toisen toimintayksikön rekisteristä Hakuehtojen rajaus Tietojen hakemisen edellytykset Hoitosuhteen todentaminen edellytyksenä tietojen luovutukselle Tietojen hakeminen hätätilanteessa Koostetietojen luovutus tiedonhallintapalvelun kautta Erityissuojattavien asiakirjojen katselu OPER-yksikkö 12

13 Toimintamallit: Arkistoitujen potilasasiakirjojen käsittely Asiakirjojen korjaaminen ja mitätöinti Asiakirjojen luovuttaminen potilaalle (tarkastusoikeus) Asiakirjojen luovuttaminen muille viranomaisille ym. joilla tietoihin on oikeus Lokiseuranta Asiakirjojen luovutus kansallisesta Potilastiedon arkistosta Paikallinen/ organisaatiokohtainen käyttölokiseuranta OPER-yksikkö 13

14 Toimintamallit: Omakanta-palvelun rooli Omakanta palvelun käyttäjäryhmät Palvelun kautta näytettävät asiakirjat Asiakirjojen näyttäminen viivästettynä Toimintamallit: Arkistonhallinnan käytännöt Kansallinen tehtäväluokitus Ohjeistetaan arkistonhoitajille erikseen tarkemmin OPER-yksikkö 14