Valmistautuminen potilastiedon arkiston käyttöönottoon. Käyttöönoton käsikirja ja toiminnallisen muutoksen tukeminen Anna Kärkkäinen

Transkriptio

1 Valmistautuminen potilastiedon arkiston käyttöönottoon Käyttöönoton käsikirja ja toiminnallisen muutoksen tukeminen Anna Kärkkäinen

2 Kansallinen käyttöönoton tuki liittyjille Käyttöönoton käsikirja 2 Kansalliset toimintamallit Koulutusympäristöt ja alueellinen koulutus Alueellisen ja paikallisen viestinnän tuki ja viestinnän materiaalit Liittymisvalmisteluiden edistymisen seuranta Liittymistukikokoukset 6, 3 ja 1 kk ennen liittymistä Yhteistyössä alueellinen kick-off tilaisuus (esim. 8kk ennen liittymistä) OPER-yksikkö 2

3 Käyttöönoton käsikirja 2 (Kässäri 2) sivuilla oleva materiaalipankki käyttöönoton tueksi Koko kanta.fi sivusto uudistuu joulukuussa Päivitetään vastaamaan myös arkistoon liittymisen tarpeita OPER-yksikkö 3

4 Käyttöönoton käsikirjan sisällöt Käsikirjan kokonaisuudet KanTa-palveluihin liittymisen yhteiset sisällöt Sähköisen lääkemääräyksen osiot Potilastiedon arkiston osiot Käsikirjan asiakirjojen käyttö Pakolliset (käytettävä kaikissa projekteissa) Hyödynnettävät (voi hyödyntää, ei pakollinen) Tavoitteena julkaista arkistoon liittymisen kannalta keskeiset sisällöt viimeistään 1/2013 mennessä OPER-yksikkö 4

5 Käyttöönoton käsikirja 2: keskeiset KanTapalveluiden yhteiset sisällöt Kansallisia rekistereitä koskevat ohjeet Sote-organisaatiorekisteri rekisterinpitäjärekisteri Varmennepalvelut Henkilövarmenteet Palvelinvarmenteet Tietojärjestelmä- ja IT-infrakartoituslomake (päivitetty) Tietoliikenne ja tekniset liittymismallit Käyttöönottojen hyvät käytännöt OPER-yksikkö 5

6 Käyttöönoton käsikirja 2: Keskeiset sisällöt potilastiedon arkistoon liittymisen kannalta Käyttöönoton tehtävälista Käyttöönottoprojektien suunnitelmapohjat Toimintamallit Varmennepalvelut uutena järjestelmäallekirjoitusvarmenne Liittymisohjeet (Kela) Auditointivaatimuksiin liittyvä materiaali Julkaistaan alkutalvesta Reseptin auditoinnissa tehty paljon kaikkia KanTa-palveluita hyödyttävää Vrt. Kuopion pilotti: auditointi ereseptin vaatimuksia soveltaen OPER-yksikkö 6

7 Toiminnallisen muutoksen tukeminen terveydenhuollon organisaatioissa Potilastiedon arkiston käyttöönotto on henkilöstölle toiminnallinen muutos Suurin muutos rakenteinen kirjaaminen Valmiudet rakenteiseen kirjaamiseen vaihtelevat Merkittävä muutos myös kansalaisen katseluyhteys, tietojen hyödyntäminen yli organisaatiorajojen Kansallisesti tuotetaan yleisen tason toimintamallit, joita täydennettävä Potilastietojärjestelmäkohtaisesti Organisaatiokohtaisesti Toimintamallit käytäntöön miten tuetaan muutosta? Kansallinen koulutusrakenne, jota täydennetään järjestelmäkohtaisella ja organisaation omalla koulutuksella Muutoksen johtaminen terveydenhuollon organisaatioissa OPER-yksikkö 7

8 Kansallisesti kuvattavat toimintamallit Kuvataan Operin toimesta Mm. määrittelydokumentaatiota, ereseptiä ja Kuopion pilotin aineistoja hyödyntäen Laajempi kommentointi sovituilta terveydenhuollon organisaatioilta (sähköpostikommentointi 11/2012-1/2013) Kompakti joukko mutta monipuolinen edustus mukana, huomioiden erilaiset alueet ja organisaatiot Tarvittaessa järjestetään laajempia työpajoja Toimintamallien jalkauttaminen ja toiminnallisen muutoksen tuki Viestinnän keinot Koulutuksen keinot Lähijohtamisen keinot Mitä voidaan oppia esim. ereseptin toimintamallien jalkauttamisessa, miten organisaatio voi hyödyntää aiempia kokemuksia? OPER-yksikkö 8

9 Toimintamallit: Yleisesittely johdatus potilastiedon arkistoon Mikä on sähköinen potilastiedon arkisto? Arkiston hyödyt eri osapuolille Tiedonhallintapalvelu osana arkistoa Arkistoitavan tietosisällön vaiheistaminen Yhteisrekisteri ja kansallinen potilastiedon arkisto - käsitemäärittely OPER-yksikkö 9

10 Toimintamallit: Informointi, suostumukset ja kiellot Informoinnin toteuttaminen Potilaalle annettava materiaali Suostumuksen antaminen ja suostumuslomakkeen käsittely Kieltojen tekeminen ja kieltolomakkeen käsittely Palvelunantaja-, rekisteri- ja palvelutapahtumakohtainen kielto Hätätilahaku/ kielto hätätilanteessa Suostumuksen ja kieltojen tekeminen toisen puolesta Alaikäisen informointi ja suostumuksen antaminen OPER-yksikkö 10

11 Toimintamallit: Potilasasiakirjojen tallentaminen arkistoon Asiakirjojen muodostuminen merkinnöistä ja arkistointi Allekirjoitettavat asiakirjat Keskeneräiset tai luonnoksena olevien asiakirjojen käsittely Kiinnittäminen palvelutapahtumaan Asiakirjojen laatimisajat (sanelujen purut, hyväksyminen?) Tilapäisen henkilötunnuksen käyttö Asiakirjat, joita ei voi näyttää kansalaiselle Toisen henkilön tietoja sisältävät Potilaan terveyttä vaarantavat Viivästäminen Omien tietojen katselua varten OPER-yksikkö 11

12 Toimintamallit: Rakenteinen kirjaaminen Yleisen tason kuvaus rakenteisesta kirjaamisesta potilastiedon arkiston edellyttämällä tasolla Rakenteisen kirjaamisen merkitys ja hyödyntäminen potilastiedon arkistossa ja tiedonhallintapalvelussa Kirjaamiseen liittyvät käsitteet, ml. palvelutapahtuma, hoitoprosessin vaihe ja ydintiedot Käytettävät näkymät ja kansalliset otsikot Hoitotyön yhteenvedon kirjaaminen OPER-yksikkö 12

13 Toimintamallit: Potilastietojen luovutus arkistosta Asiakirjojen haku organisaation omaan käyttöön tai toisen toimintayksikön rekisteristä Hakuehtojen rajaus Tietojen hakemisen edellytykset Hoitosuhteen todentaminen edellytyksenä tietojen luovutukselle Tietojen hakeminen hätätilanteessa Koostetietojen luovutus tiedonhallintapalvelun kautta Erityissuojattavien asiakirjojen katselu OPER-yksikkö 13

14 Toimintamallit: Arkistoitujen potilasasiakirjojen käsittely Asiakirjojen korjaaminen ja mitätöinti Asiakirjojen luovuttaminen potilaalle (tarkastusoikeus) Asiakirjojen luovuttaminen muille viranomaisille ym. joilla tietoihin on oikeus Lokiseuranta Asiakirjojen luovutus kansallisesta potilastiedon arkistosta Paikallinen/ organisaatiokohtainen käyttölokiseuranta OPER-yksikkö 14

15 Toimintamallit: Omien tietojen katselun rooli Omien tietojen katselu palvelun käyttäjäryhmät Palvelun kautta näytettävät asiakirjat Asiakirjojen näyttäminen viivästettynä Toimintamallit: Arkistonhallinnan käytännöt Kansallinen tehtäväluokitus Ohjeistetaan arkistonhoitajille erikseen tarkemmin OPER-yksikkö 15