Porin seudun kuntien ICT ympäristöjen kartoitusprojekti. Toteutussuunnitelma

Transkriptio

1 Porin seudun kuntien ICT ympäristöjen kartoitusprojekti Toteutussuunnitelma Versio

2 Porin seudun kunnat 2 (15) Sisällysluettelo 1. Projektin tiivistelmä Projektin sisältö Projektin kuvaus ja kohde Lopputulokset Projektin omistaja Sidosryhmät Toteutus Aikataulu ja vaiheistus Toteutuksessa käytettävät menetelmät ja työvälineet Projektin organisointi Projektiorganisaatio ja ohjaus Roolit, vastuut ja velvollisuudet Työmääräarvio ja kustannukset Viestintäsuunnitelma Projektin riskit ja niiden hallinta Liitteet Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V TO Toteutussuunnitelman ensimmäinen versio V TO Suunnitelman tarkentaminen kommenttien perusteella V NS Suunnitelman täydentäminen tiedoilla V NS Suunnitelman täydentäminen tuotosten ja riskienhallinnan osalta V NS Suunnitelman täydentäminen palautteen perusteella, mm. vaihdettu KA-kehys JHS-179 -muotoon V NS Projektin avauskokoukselle esiteltävä versio V NS Projektin avauskokouksessa sovituilla päivämäärillä päivitetty versio

3 Porin seudun kunnat 3 (15) 1. Projektin tiivistelmä Suunnitelman lähtökohdat Tämä dokumentti on suunnitelma Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytilan kartoituksen, kuvaamisen sekä analysoinnin käynnistämiseksi. Projektin lähtökohtana on Porin seudun kuntien Harjavalta, Kokemäki, Lavia, Luvia, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku, Pori, Siikainen ja Ulvila yhdistymisselvityksen toteutukseen liittyvä nykyisten ICT-ympäristöjen kartoitus ja analysointi kuntien palvelutoiminnan kehittämisen ja tulevan päätöksenteon pohjaksi. Selvityksen kohteena olevien kuntien sijoittuminen on esitetty seuraavassa havainnepiirroksessa. Projektin sisältö ja tavoitteet Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen kartoitusprojektissa kuvataan ja analysoidaan toteutukseen osallistuvien kuntien ICT-ympäristöjen nykytila. Projektin tavoitteena on tuottaa Porin seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisestä ICT-ympäristöstä ja analysoida ympäristöön liittyvät kehittämiskohteet. Kartoitus kattaa kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet tarkennetaan kunnittain työn käynnistämisen yhteydessä. Seuraavassa piirroksessa on esimerkinomaisesti kuvattu Porin kaupunkikonsernin osalta tässä selvitystyössä ydintoimintaan kuuluviksi katsottavat yksiköt, liikelaitokset ja yritykset. Selvitystyön ulkopuolelle jätettävät yrityksen on piirroksessa yliviivattu.

4 Porin seudun kunnat 4 (15) Projektin tuotoksena tuotetaan: Kuvaus Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytilasta Analyysi nykytilan kehittämiskohteista Suunnitelma kuntien palvelutoimintaa tukevan ICT-ympäristön tavoitetilasta (tuotoksen toteutuksesta päätetään erikseen nykytilan kartoituksen ja analysoinnin jälkeen). Suunnitelman tavoitetilasta tuottamista ei ole huomioitu seuraavassa esitetyssä aikataulussa taikka työmääräarvioissa. Aikataulu ja päävaiheet Projekti on tarkoitus viedä läpi välisenä aikana. Projekti jaetaan seuraaviin päävaiheisiin:

5 Porin seudun kunnat 5 (15) Projektin työmääräarvio ja kustannukset Projektin toteutuksen työmääräarvio: Vaiheet Kunnat ohjaus Kunnat Projektipäällikkö Toteutuksen suunnittelu Projektin käynnistäminen 2 2,5 2 1 Toteutussuunnitelman tarkentaminen 1 2,5 2 1 Kuvausmenetelmän määrittäminen Tietojen kokoaminen ja analysointi Puuttuvan tiedon kokoaminen 10 2 Nykytilan dokumentointi 10 5 Nykytilan analysointi Kehittämiskohteiden kuvaaminen Projektin päättäminen Yhteensä VM Projektiin osallistuvat kunnat vastaavat projektin toteutukseen tarvittavan kuntien asiantuntijaresurssien järjestämisestä ja projektityöskentelyyn liittyvistä tila- ja kokouskustannuksista. Valtiovarainministeriö vastaa asiantuntijapalveluresurssin (konsultti) hankinnasta työn toteutukseen.

6 Porin seudun kunnat 6 (15) 2. Projektin sisältö 2.1. Projektin kuvaus ja kohde Projektin tavoitteena on tuottaa Porin seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisistä ICT-ympäristöistä ja analysoida ympäristöihin liittyvät kehittämiskohteet. Kartoitus kattaa kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet tarkennetaan työn käynnistämisen yhteydessä. Projekti toteutetaan yhteistyössä työhön osallistuvien Porin seudun kuntien sekä valtiovarainministeriön kanssa. Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat: Kartoittaa ja kuvata Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytila ja ohjausrakenteet Analysoida ICT-ympäristöjen nykytila tulevien kehittämiskohteiden tunnistamiseksi Yksilöidä ja kuvata analyysin pohjalta tulevaisuuden kehittämiskohteet Suunnitella kuntien palvelutoimintaa tukeva ICT-ympäristön tavoitetila (tämän tavoitteen toteuttamisesta päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin jälkeen). Projektissa tehtävällä työllä hahmotellaan alustavasti myös uusien toimintamallien tukea 2.2. Lopputulokset Projektin tuloksia ovat: Porin seudun kuntien ICT-ympäristön nykytilan kuvaus: o sovellukset o päätietovirrat o laitteet o tietoliikenne - ja verkkoratkaisut o sopimukset o järjestämismallit (mm. johtamismallit, palvelumallit, rakenteet, alueen kuntien nykyinen yhteistyö) o kustannukset o henkilöstömäärä o merkittävimmät kumppanit Väliraportti nykytilasta ( , tämän ei tarvitse olla vielä valmis nykytilan kuvaus) Analyysi nykytilan kehittämiskohteista

7 Porin seudun kunnat 7 (15) Suunnitelma tavoitetilasta. Tavoitetilan kuvaavan suunnitelman toteutuksesta, aikataulusta ja resursoinnista päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin valmistuttua Projektin omistaja 2.4. Sidosryhmät Projektin toteutuksen läpiviennistä vastaa Porin seudun yhdistymisselvityksen Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit -ryhmä. Ryhmän puheenjohtajana toimii seutujohtaja Henna Lempiäinen. Projekti toteutukseen liittyvät seuraavat sidosryhmät: Sidosryhmä Sidosryhmän rooli Miten huomioidaan projektissa? Muut kuntajakoselvityksen työryhmät Kuntayhtymät Kuntien palvelujen tarjoajat Valtiovarainministeriö, kunta- ja palvelurakennemuutosten muutostuki Asettavat tavoitteita työlle ja tuottavat pohjaaineistoksi selvityksen palvelutoiminnan nykytilasta Vastaavat / tuottavat osan kuntien ICT ympäristöön liittyvistä palveluista Vastaavat / tuottavat osan kuntien ICT ympäristöön liittyvistä palveluista Selvityksen tukeminen ja rahoitus Toimittavat nykytilan kuvaamisessa tarvittavan tiedon Toimittavat nykytilan kuvaamisessa tarvittavan tiedon Tuottaa kuvauksessa käytettävät työ- ja kuvausmenetelmät

8 Porin seudun kunnat 8 (15) 3. Toteutus 3.1. Aikataulu ja vaiheistus Projektin toteutuksen päävaiheet ovat: 1. Toteutuksen suunnittelu 2. Projektin käynnistäminen 3. Projektin toteutussuunnitelman tarkentaminen 4. Kuvausmenetelmän määrittäminen 5. Olemassa olevien tietojen kokoaminen ja analysointi 6. Puuttuvan tiedon kokoaminen 7. Nykytilan dokumentointi 8. Nykytilan analysointi 9. Kehittämiskohteiden kuvaaminen 10. Tavoitetilan suunnittelu (tämän vaiheen käynnistämisestä ja resursoinnista päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analyysin valmistumisen jälkeen) 11. Projektin päättäminen Päävaiheiden ajoittumista on kuvattu seuraavassa kaaviossa:

9 Porin seudun kunnat 9 (15) Projektin päävaiheet ja näiden sisältämät Tehtävät on kuvattu tarkalla tasolla tämän toteutussuunnitelman liitteessä 1. Projektin tavoiteaikataulu on Projekti käynnistetään pidettävässä Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit -ryhmän kokouksessa. Projektin toteutuksen tavoitteita, vaiheita, tuotoksia sekä työmenetelmiä tarkennetaan projektin käynnistymisen yhteydessä. Suunnitelmaa ylläpidetään toteutuksen eri vaiheiden käynnistyessä ja vaiheiden päättyessä Toteutuksessa käytettävät menetelmät ja työvälineet Projektissa tietojen keruu- ja kuvausmenetelminä sovelletaan valtiovarainministeriön kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuessa toteutettuja työvälineitä. Menetelmät ja työvälineet perustuvat olemassa oleviin JHS-suosituksiin ( Seuraavassa kuvassa on nykytilan kuvauksen yhteydessä kerättävät tiedot esitetty JHS-179 -kehyksen mukaisina osakuvauksina. Projektissa toteutettavat osakuvaukset on merkitty kuvaan punaisella kehyksellä. Kehyksen laajennuksena kerätään ja kuvataan (merkitty edelliseen kuvaan tummansiniselle pohjalle): ICT-toiminnan organisointia koskevat tiedot ICT-ympäristöjä koskevien sopimusten tiedot ICT-ympäristöjen ja -toiminnan kustannustiedot Toiminta-näkökulman (Toiminta-arkkitehtuuri) osalta selvitystyö fokusoidaan tietohallinnon toimintaan ja organisointiin.

10 Porin seudun kunnat 10 (15) Nykytilan tietojen keruuseen käytettävä taulukkopohja esitellään työryhmän jäsenille pidettävässä projektin avauskokouksessa. Taulukkopohja on tämän toteutussuunnitelman liite 2. Työvälineenä projektissa käytetään Microsoft Office -dokumentteja. Yhteensopivuuden varmistamiseksi käytettävästä tallennusmuodosta sovitaan projektin avauskokouksessa. Projektin tuotoksina nykytilan kuvaus tullaan raportoimaan Microsoft Power- Point-muotoisena esityksenä. Kuvaukseen käytettävä pohja on tämän toteutussuunnitelman liite 3. Tämän lisäksi tuotetaan varsinainen loppuraportti (formaatti Microsoft Word), jossa nykytilan lisäksi esitetään sitä koskevan analyysi kehityskohteineen. Projektissa kerättävä ja syntyvä aineisto on luonteeltaan julkista. Aineistoa voidaan näin ollen tarvittaessa siirtää projektin osapuolien välillä myös normaalia sähköpostiyhteyttä käyttäen. Projektin aineistojen, välituotosten sekä lopputulosten keräämiseen ja jakeluun käytetään lähtökohtaisesti Patarumpu-intranetjärjestelmää. Patarumpuun on perustettu projektia varten työtila (ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus). Projektin työryhmän jäsenille luodaan työtilan käyttöä varten tarvittavat tunnukset projektin avauskokouksen jälkeen. Pääsy Patarumpuun tapahtuu Saranasovelluksen kautta: Valtionvarainministeriön JulkICT -toiminto on luonut tätä Porin-seutu - projektia varten erillisen työtilan ylläpitämäänsä Wikiin: ame_from=https%3a//wiki.julkict.fi/julkict/kuntauudistus/porin-seutu. Tämän työtilan käyttöä varten tarvitaan erillinen tunnus ja salasana sekä käyttäjän käyttöoikeusryhmään liittäminen. Materiaalin tähän Wikiin siirtämisen ja ylläpitämisen hoitavat ensisijaisesti projektipäällikkö ja työryhmän puheenjohtaja. JulkICT -toiminnon tavoitteena on kerätä tähän Wikiin materiaalia asiantuntijakäyttöön kuntarakenneuudistukseen liittyen käynnissä olevista selvitysprojekteista. Valtionvarainministeriö kerää ja ylläpitää myös kuntarakenneuudistus - tietopankkia. Tämä kaikille käyttäjille avoin tietopankki on osoitteessa:

11 Porin seudun kunnat 11 (15) 4. Projektin organisointi 4.1. Projektiorganisaatio ja ohjaus Projektin organisointi: Työryhmä Projektiorganisaatio Työryhmä: Puheenjohtaja et (osallistuvat kunnat) Valtiovarainministeriö Projektipäällikkö (konsultti) Harjavalta Kokemäki Lavia Luvia Merikarvia Nakkila Pomarkku Pori Siikainen Ulvila Kuntakohtaiset vastuutahot / työryhmät Projektin työryhmä: Nimi Organisaatio Rooli Henna Lempiäinen henna.lempiainen@pori.fi Outi Johansson outi.johansson@pori.fi Bella Ahto bella.ahto@luvia.fi Anu Ikonen-Kullberg Anna-Maija Kenttä anu.ikonenkullberg@harjavalta.fi annamaija.kentta@merikarvia.fi Aki Ketonen aki.ketonen@kokemaki.fi Tiina Koota tiina.koota@siikainen.fi Pirjo Koppinen pirjo.koppinen@pomarkku.fi Mikko Metsälä mikko.metsala@ulvila.fi Matti Sjögren matti.sjogren@nakkila.fi Porin seutu Karhukunnat Porin kaupunki Luvian kunta Harjavallan kaupunki Merikarvian kunta Kokemäen kaupunki Siikaisten kunta Pomarkkun kunta Ulvilan kaupunki Nakkilan kunta Puheenjohtaja Sihteeri

12 Porin seudun kunnat 12 (15) Matti Valli Satu Joensuu Tommi Oikarinen Heikki Talkkari Ossi Korhonen Niko Sipilä Tahvo Hyötyläinen Porin kaupunki Henkilöstön edustaja Valtiovarainministeriö Valtionvarainministeriö Valtionvarainministeriö Gofore Oy Gofore Oy ICT -muutostuki ICT -muutostuki ICT -muutostuki Projektipäällikkö (pp) pp:n varahenkilö 4.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet Projektin työryhmä: Ohjaa projektin toimintaa Seuraa projektin tilaa ja läpivientiä ja käsittelee projektin seurantaraportit Tekee päätökset vaiheiden hyväksymisestä ja uusien vaiheiden aloittamisesta Hyväksyy projektin tavoitteet ja rajaukset, tehtävät suoritetuiksi, valvoo työn kulkua ja päättää mahdollisista muutostöistä työn kuluessa et vastaavat oman organisaationsa resurssien käytettävyydestä projektin toteutukseen ja annettujen tehtävien toteutuksesta et osallistuvat työkokouksiin ja työpajoihin sekä noudattavat projektin toteutuksessa määriteltyjä käytäntöjä ja työtapoja Projektipäällikkö Projektipäällikkö ohjaa operatiivisella tasolla projektia ja vastaa projektin tuotosten ja tavoitteiden toteutumisesta sekä projektin aikataulussa ja kustannusarviossa pysymisestä. Projektipäällikkö raportoi projektin tilasta työryhmälle Projektipäällikkö vastaa projektin käytännön suunnittelusta ja läpiviennistä

13 Porin seudun kunnat 13 (15) 5. Työmääräarvio ja kustannukset Projektin vaihekohtainen työmääräarvio: Vaiheet Kunnat ohjaus Kunnat Projektipäällikkö Toteutuksen suunnittelu Projektin käynnistäminen 2 2,5 2 1 Toteutussuunnitelman tarkentaminen 1 2,5 2 1 Kuvausmenetelmän määrittäminen Tietojen kokoaminen ja analysointi Puuttuvan tiedon kokoaminen 10 2 Nykytilan dokumentointi 10 5 Nykytilan analysointi Kehittämiskohteiden kuvaaminen Projektin päättäminen Yhteensä VM Projektin työmääräarvio perustuu suunnitelmassa esitettyihin vaiheiden ja tuotosten toteutukseen liittyviin tehtäviin. Työmääräarviota tarkennetaan projektin käynnistyessä. Resurssien hankinta Projektiin osallistuvat kunnat vastaavat projektin toteutukseen tarvittavan kuntien asiantuntijaresurssien järjestämisestä ja resurssien käytettävyydestä projektin aikana. Valtiovarainministeriö vastaa asiantuntijapalveluresurssin (konsultti) hankinnasta ja asiantuntijapalvelun toimeksiannon ohjauksesta tässä suunnitelmassa esitettyjen tehtävien mukaisesti. Valtiovarainministeriö vastaa omien henkilöresurssien käytettävyydestä projektin aikana.

14 Porin seudun kunnat 14 (15) Projektin vaihekohtainen kustannusarvio: Vaiheet Aineet, tarvikkeet, tavarat Palveluiden ostot Henkilöstö Tilat Muut kustannukset Toteutuksen suunnittelu 975 Projektin käynnistäminen Toteutussuunnitelman tarkentaminen Kuvausmenetelmän määrittäminen Tietojen kokoaminen ja analysointi Puuttuvan tiedon kokoaminen Nykytilan dokumentointi Nykytilan analysointi Kehittämiskohteiden kuvaaminen Projektin päättäminen Yhteensä Kustannusarvio perustuu tässä suunnitelmassa kuvattuihin tehtäviin ja työmääriin sekä toteutuksen läpiviemisessä alustavasti suunniteltuun työskentelytapaan. Kustannusarviota tarkennetaan projektin käynnistyessä. Kustannustenjakomalli Projektin toteutuksen kustannusten jakaminen: Projektiin osallistuvat kunnat: o aineet, tarvikkeet, tavarat o henkilöstökustannukset o tilakustannukset o muut kustannukset (mm. kokouskustannukset) Valtiovarainministeriö: o palveluiden ostot (konsulttipalvelu ja palvelun matkakustannukset) 6. Viestintäsuunnitelma Työn viestinnässä noudatetaan Porin seudun yhdistymisselvityksen viestintäkäytäntöjä ja organisaatiota.

15 Porin seudun kunnat 15 (15) 7. Projektin riskit ja niiden hallinta Projektin riskit ja niihin varautuminen käsitellään tarpeen mukaan Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit -ryhmän kokouksissa. Projektin riskit ja niiden hallinta on esitetty seuraavassa taulukossa. Riskin kuvaus Yksittäisen kunnan ICT -nykytilan tietoja ei saada kerättyä vastuuhenkilön sairastumisen tai muun esteen takia. Vaikutuk set Todennä köisyys Vakavuus Varautumistoimenpiteet ja vastuuhenkilöt Jokaisella vastuuhenkilöllä tulee olla nimetty varahenkilö. Vastuuhenkilöt ilmoittavat varahenkilönsä projektipäällikölle mennessä. 8. Liitteet Liite 1: Projektin tehtäväluettelo Liite 2: Nykytilatietojen keruulomakepohja Liite 3: ICT-ympäristön yleiskuvaus -esityspohja