Raportointi hankkeen tulosten kuvaajana ja toteutuksen tukena

Transkriptio

1 Raportointi hankkeen tulosten kuvaajana ja toteutuksen tukena Tiivistelmät, väli- ja loppuraportit Auli Vuorela ESR-koordinaattori Uudenmaan ELY-keskus

2 Raportteja, raportteja, raportteja Loppuraportti koko toteutusajalta Väliraportti vuosittain Väliraportti vuosittain Väliraportti vuosittain Tiivistelmät maksatuskausittain Tiivistelmät maksatuskausittain Tiivistelmät maksatuskausittain Konkreettiset toimenpiteet, Konkreettiset toimenpiteet, Konkreettiset toimenpiteet, josta kustannukset ovat syntyneet josta kustannukset ovat syntyneet josta kustannukset ovat syntyneet

3 Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta - Tarkoituksena osoittaa, että maksatushakemuksessa esitetyt kustannukset ovat syntyneet suunnitelman mukaisesta toiminnasta ja että hanke on edennyt suunnitellusti (ei tehdä LUMP SUM hankkeista) - Kerro, kuvaa, miten ja mistä käytännön toimenpiteistä maksatuskauden kustannukset ovat syntyneet Sisältöön liittyvät konkreettiset toimenpiteet, joista kustannukset ovat aiheutuneet: esim. asiakastyö (palkat) tai koulutus kohderyhmälle (ostopalvelut) - Onko hanke toteutunut suunnitellun mukaisesti? Ellei, miksi? - Projektipäällikkö allekirjoittaa, palautus maksatushakemuksen liitteenä

4 Väliraportti (1/9) - Tarkoituksena on hankkeen vuosittaisen etenemisen seuranta projektin toteutusaikana (ei tehdä LUMP SUM hankkeista) - Raportointivuoden toiminnan ja tuloksien peilaaminen hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan - Raportin perusteella tulisi saada selkeä kuva toimenpiteistä ja tuloksista - mitä hankkeessa on tehty ja mitä on jäänyt tekemättä, missä on onnistuttu, onko toteutuksessa ollut ongelmia, miten ne ratkaistiin

5 Väliraportti (2/9) Kohdat 1-4 / raportin taustatiedot: 1. RAPORTOINTIKAUSI ensimmäinen väliraportti alkaa projektisuunnitelman mukaisen projektin keston aloituspäivämäärästä 2. PROJEKTIN PERUSTIEDOT - siirtyvät suoraan projektisuunnitelmasta, niitä ei voi syöttää tai muuttaa väliraportissa 3. PROJEKTIN TOTEUTTAJAN TIEDOT kuten projektin perustiedot, siirtyvät suoraan projektisuunnitelmasta 4. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TIEDOT

6 Väliraportti (3/9) 5. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, KOHDERYHMÄ JA TAVOITTEET - Väliraportin täyttöohjeessa olevien asioiden lisäksi on hyvä ensin tuoda taustaksi esiin: - Projektin tarvelähtöisyys keskeinen ongelma/kysymys, johon haetaan ratkaisua - Projektin tavoitteet, toimenpiteet ja kohderyhmät - Huomioi myös hankesuunnitelman muutokset - Tämän lisäksi vuosikohtaiset täsmennetyt tavoitteet

7 Väliraportti (4/9) 6. PROJEKTIN TOTEUTUKSEN JA YHTEISTYÖN ONNISTUNEISUUS - Näkökulmina: - Osallistujat: henkilöt, yritykset ja organisaatiot onko osallistujia saatu suunnitellusti, ovatko toimenpiteet oikeanlaisia - Hakemuksessa nimetyt osatoteuttajat työn- ja vastuunjako sekä yhteistyö - Sidosryhmät, muut kumppanit - Verkostoituminen - Kansainvälinen yhteistyö, jos se sisältyy hankkeeseen

8 Väliraportti (5/9) 7. JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN - Toteutuminen suunnitelmaan verrattuna, vrt hankkeen tiedotussuunnitelma - Miten ja missä hankkeesta on tiedotettu - Onko tiedottaminen ollut onnistunutta - onko tiedottamisella saavutettu (oikeat) kohderyhmät 7.1. PROJEKTIN MAHDOLLINEN INTERNET-OSOITE 8. ONGELMAT JA SUOSITUKSET - Onko projektin toteutuksessa on ollut ongelmia raportointikaudella, miten ne ratkaistiin - Suunnitelmat projektin etenemisen parantamiseksi tai laajemmin huomioitavat suositukset hanketoiminnassa

9 Väliraportti (6/9) 9. PROJEKTIN TOIMINTA JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN - Tärkein kohta väliraportissa - Raportointikauden tulosten kuvaus selkeästi, tiiviisti ja loogisesti - Mitä raportointikaudella on tehty, mitä konkreettisia toimenpiteitä (koulutuksia, kursseja, verkostotapaamisia yms...) on toteutettu - Vuosikohtaisten tavoitteiden saavuttaminen sekä arvio, miten projektin tavoitteet tullaan saavuttaminen (vrt. kohdassa 5 esitetyt tavoitteet)

10 Väliraportti (7/9) 10. PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS - Mitä uusia menetelmiä, yhteistyörakenteita, tuotteita, palveluita on kehitetty 11. PROJETIN TASA-ARVOVAIKUTUKSET - Raportoidaan tulokset tasa-arvon toteutumisen näkökulmasta miten toimenpiteet ovat kohdentuneet projektisuunnitelman mukaiselle kohderyhmälle miehet /naiset - Onko toimenpiteillä edistetty tasa-arvon toteutumista

11 Väliraportti (8/9) 12.HYVÄT KÄYTÄNNÖT - Mitä hyviä käytäntöjä kehitetty - Miten niitä on levitetty tai juurrutettu ja miten niitä aiotaan tulevaisuudessa levittää 13. TOIMINNAN JATKUVUUS - Mitä pysyvää on saatu aikaan, kuka/mikä taho vastaa siitä hankkeen päättymisen jälkeen - Mitä tuloksista voidaan siirtää ja miten muiden toimijoiden (esim. osatoteuttajien/toimijoiden/yritysten/oppilaitosten) käyttöön

12 Väliraportti (9/9) - Raportti käsitellään ohjausryhmässä - (Pää)toteuttajaorganisaation virallisen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö tai hakemuksessa projektin vastuuhenkilöksi nimetty allekirjoittaa väliraportin - Toimittaminen päätöksessä esitetyn aikataulun mukaisesti

13 Loppuraportti (1/3) - Tarkoitus: loppuraportissa kuvataan koko projektin toiminta ja tulokset (myös LUMP SUM hankkeista) - Sen avulla voidaan arvioida hankkeen tavoitteiden saavuttamista, tuloksia ja niiden pysyvyyttä - Mitä saavutettiin, miten se toteutettiin, mitä ei saavutettu, miksi ei päästy tuloksiin, mikä jää pysyväksi toiminnaksi - Väliraportin tietoja voi käyttää hyväksi - Otsikointi noudattaa väliraportin otsikoita, mutta Joissain kohdissa näkökulma on erilainen kuin väliraportissa - Kohta 4. LÄHTÖKOHTA, TAVOITTEET JA KOHDERYHMÄ - Kohta 7. ONGELMAT JA SUOSITUKSET - Kohta 8. PROJEKTIN TULOKSET

14 Loppuraportti 2/3 Lisäksi loppuraportissa on omia, projektin päättämiseen liittyviä kohtia: - Kohta 13. PROJEKTIN RAHOITUS -> tiedot siirtyvät suoraan EURA2007- järjestelmästä eikä niitä voi muuttaa. Taulukossa on raportintekopäivän tiedot, eivät lopulliset luvut. - Kohta 14.YHTEENVETO PROJEKTIN TOTEUTUKSESTA JA TULOKSISTA ->max merkkiä, kirjoita olennaiset kohdat projektin tavoitteista, toteutuksesta ja tuloksista. ->Teksti julkaistaan raporttiin kirjoitetussa muodossa internetissä rakennerahastotietopalvelussa. ->Älä käytä viittauksia loppuraportin muihin kohtiin, projektihakemukseen tai muuhun erilliseen aineistoon. - Kohta 15. AINEISTON SÄILYTYS yhteishankkeissa kirjataan tiedot kaikkien toteuttajien osalta

15 Loppuraportti 3/3 - Loppuraportti käsitellään ja hyväksytään ohjausryhmässä - Liitteenä voi toimittaa esim. julkaisuja, julisteita, lehtiartikkeleita tai muita tuloksia kuvaavia olennaisia materiaaleja, vaikka EURA -järjestelmään ei voikaan liittää dokumentteja - Loppuraportin allekirjoittaa organisaation virallinen nimenkirjoittaja - Loppuraportti toimitetaan viimeistään hankkeen viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä (kts. tarkemmin projektipäätös)

16 Hyvä raportti - Antaa selkeän kuvan projektin tavoitteista, toimenpiteistä ja tuloksista myös projektia tuntemattomalle henkilölle - On selkeä, jäsennelty, tiivis, looginen - Itsenäinen kokonaisuus ei sisällä viittauksia muihin asiakirjoihin, esim. aiempiin raportteihin tai projektihakemukseen - Kuvaa myös ongelmat, miten ne ratkaistiin ja antaa suosituksia - Hyvä väline myös toteuttajalle muutoshakemuksen tekemissä - kukin raportti (tiivistelmät, väliraportit) on tarkistuspiste toteutusaikana