Liite 2. Alustava projektisuunnitelma. JulkICTLab tehtävien toimeenpanosta CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n ja Valtiovarainministeriön välillä

Transkriptio

1 Liite 2. Alustava projektisuunnitelma JulkICTLab tehtävien toimeenpanosta CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n ja Valtiovarainministeriön välillä Versio: 0.4 Laatija: Kirsi Pispa 1

2 Sisältö 1. Projektin tausta Dokumentin tarkoitus Projektin tavoitteet Yleiset tavoitteet Riippuvuudet ja linkitykset muihin hankkeisiin CSC:n tarjoamaa kokonaisuutta koskevat tavoitteet Projektin tehtävät ja aikataulu Tehtävät, tuotokset ja alustavat aikataulut Tarkistuspisteet Työmääräarvio Resurssit, organisaatio, raportointi Laadunvarmistus Muutosten hallinta Tulosten hyväksyminen... 7 Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus v KPi Dokumentti luotu v KPi Tarkennuksia riippuvuuksiin muista hankkeista v KPi Työmääräarviot tarkennettu v KPi Tarkennuksia VM:n kommenttien pohjalta 2

3 1. Projektin tausta JulkICTLab on osa JulkICT -strategian palveluinnovaatioiden ekosysteemit osa-alueen toimeenpanoa. Se on julkisen hallinnon palvelukehittämisen ja innovaatiotoiminnan mahdollistava alusta, jonka tavoitteena on tarjota julkisen hallinnon ICT -ratkaisuja ja toimintamalleja kehittävä ekosysteemi ja kytkeä yhteen alan toimijat, käyttäjät ja yhteisöt (JulkICT Lab projektin asettamispäätös, VM084:00/2013). ICT2015 raportin yksi keskeisistä kansallisista kehittämiskohteista on infrastruktuuri, jonka avulla luodaan yhtenäinen pohja yrityksiä, yhteisöjä ja julkista hallintoa tukevien palveluiden tehokkaalle rakentamiselle. Liikenne- ja viestintäministeriön rahoittama palvelupaja FORGE on palvelukehityslaboratorio, joka kokoaa palvelujen luontiin tarvittavat teknisen alustan, työkalut ja toimijat yhteen, ja toteuttaa palvelujen nopeaa ja innovatiivista kehittämistä sekä pilotointia yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Se koostuu eri palveluosaamisen alueille toteutetuista ns. muotoilupajoista ja käytännöistä, joilla palvelukehittämistoimintaa mahdollistetaan. Julkisen hallinnon palvelut on yksi FORGE:n muotoilupajoista, JulkICTLab. JulkICTLab tukee osaltaan myös Avoimen tiedon ohjelma tavoitteita purkaa tiedon käytön esteitä ja luoda kannustimia palvelukehittämiseen perustuvien kehittäjäverkostoille ja ekosysteemeille. 2. Dokumentin tarkoitus (1) Tämä dokumentti Alustava projektisuunnitelma on liite 2 CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) ja valtiovarainministeriön (VM) väliseen tarjoukseen numero (2) Päätarkoitus on kuvata JulkICTLab projektin tehtävien toimeenpano CSC:n osalta. 3. Projektin tavoitteet 3.1. Yleiset tavoitteet JulkICTLab hyödyntää FORGE:ssa määriteltäviä kehittämisen ja tuotteistamisen käytäntöjä ja toimintamalleja, ja soveltaa niitä julkisen hallinnon erityispiirteet ja säädökset huomioiden. JulkICTLab tarjoaa avoimet työkalut eri toimijoiden väliseen yhteisölliseen käyttäjälähtöiseen kehittämiseen ja toimii uusien palvelujen kehittämis- ja pilotointialustana. Tavoitteena on yhdistää eri toimijat avoimeen yhteiseen kehittämisen ekosysteemiin ja mahdollistaa ideoiden jalostaminen julkisen hallinnon digitaalisiksi palveluiksi. JulkICTLab suunnitellaan, toteutetaan ja siirretään palvelutuotantoon osana FORGE:n toteutusta. Lisäksi määritellään JulkICTLab toiminnan edellyttämät toimintamallit ja säännöt huomioiden mm. hankintalaki, sekä relevantit viitearkkitehtuurit. JulkICTLabin keskeiset tavoitteet ovat: - Julkisen hallinnon palvelujen kehittämisalustan määrittely, toteuttaminen, pilotointi ja siirto tuotantokäyttöön - Uusien toimintatapojen kokeilu ja avointen tietovarantojen hyödyntäminen julkisen hallinnon palvelujen kehittämistoiminnassa - JulkICTLabin toimintatapojen suunnittelu sisältäen julkisen hallinnon tarpeisiin soveltuvien yhteisen palvelukehittämisen ja käyttöönoton menetelmien tuottaminen - Toiminta eri sidosryhmien ja intressitahojen yhteistyön ja osallistumisen mahdollistajana. - Toiminnan kytkentä muihin käynnissä oleviin hankkeisiin ja niiden kokoaminen yhteen. 3

4 3.2. Riippuvuudet ja linkitykset muihin hankkeisiin Alla esitetyssä kuvassa on visioitu JulkICTLab projektin asemointia muihin hankkeisiin nähden. Tarkemmat rajaukset ja synergiat eri hankkeiden ja toimijoiden välillä määritellään projektin aikana. Kuva: JulkICTLab projektin asemointi 3.3. CSC:n tarjoamaa kokonaisuutta koskevat tavoitteet Projektin asettajana on VM. CSC:n tavoitteena on johtaa JulkICTLab projektia ohjausryhmän toimeksiannon mukaisesti siten, että projektisuunnitelmassa asetettavat toimeksiannot toteutuvat suunniteltujen aikataulujen mukaisesti. Tavoitteiden toteutumiseen vaikuttaa merkittävästi FORGE hankkeen aikataulu. Tavoitteiden saavuttamiseksi CSC tarjoaa projektin käyttöön projektin yleisten tavoitteiden toimeenpanon toteuttamiseksi seuraavat resurssit, yhteensä 27 htkk:ta : Projektipäällikkö (13,5 htkk) Projektipäällikkö toimii JulkICTLab projektin omistajan edustajana suhteessa projektiin ja täsmentää projektin tavoitteet tehtäviksi sekä vastaa omistajan tavoitteiden mukaisesti määriteltyjen tehtävien toimeenpanosta. Projektipäällikkö vastaa projektin operatiivisesta johtamisesta, hallinnoinnista, suunnittelusta ja toteutuksesta projektisuunnitelman mukaan, sekä toimii ohjausryhmän sihteerinä. Projektikoordinaattori (5 htkk) Projektikoordinaattori osallistuu verkostoyhteistyöhön ja toimii yhteyshenkilönä palveluinnovaatiotoimintaan liittyvien eri toimijoiden ja hankkeiden välillä. CSC:n eri asiantuntijoiden työpanosta (8,5 htkk) käytetään projektin tavoitteiden saavuttamisen tueksi. Resurssit voidaan kiinnittää esimerkiksi teknisiin asiantuntijatehtäviin eri määrittely- ja toteutusvaiheissa sekä viestinnän tukemiseen. Tavoitteisiin liittyvät konkreettiset tehtävät on kuvattu kohdassa 4. Projektin tehtävät ja aikataulu. 4

5 4. Projektin tehtävät ja aikataulu 4.1 Tehtävät, tuotokset ja alustavat aikataulut Projektin tehtävät voidaan jakaa karkealla tasolla seuraaviin päävaiheisiin. Tehtävät ja aikataulu tarkennetaan määrittelyvaiheen aikana koko projektin keston osalta eli 12/2014 saakka. Määrittelyvaihe 1. Projektihallinnan tehtävät alustava aikataulutus: 11-12/ a. Projektikäytännöt ja menetelmät täsmennetään sekä projektin sisäiset käytännöt, että FORGE:n kanssa yhteiset käytännöt 1b. Projektin kokoonpanon vahvistaminen i ohjausryhmän kokoonpano, vastuiden tarkentaminen ja resurssien vahvistaminen ii projektiryhmän kokoonpano, vastuiden tarkentaminen ja reurssien vahvistaminen iii FORGE:n henkilöresurssit osana JulkICTLab projektin resurssia iiii muut käytettävissä olevat hands-on tason henkilöresurssit 1c. JulkICTLab:n ja FORGE:n aikatauluriippuvuuksien tarkastelu 1e. Riskikartoitus; projektin sisäinen ja FORGE -hankkeesta riippuvat riskit 1f. Raportointi- ja seurantakäytännöistä sopiminen projektin tilaajan kanssa. 1g. Arviointikäytännöt; sopiminen projektin tilaajan kanssa. Tuotos: Projektisuunnitelman ja -aikataulun tarkentaminen ja hyväksyttäminen ohjausryhmällä 2. Tekniset määrittelyt ja rajaukset alustava aikataulutus: 11/ /2014 2a. Läpikäydään toimeenpanovastuut FORGE:n ja JulkICTLab projektien kesken i infrastuktuurin toteutus (FORGE:lta) ii avoimen lähdekoodin työkalujen ja arkkitehtuurin valintaan ja toteutukseen liittyvät tehtävät, JulkICTLab projektin eritysvaatimusten ennakointi iii yhteisesti käyttöön otettavat palvelumuotoilupajojen toimintamallit (jotka kehitetään FORGE:ssa) iiii sopimusmallit ja lisensointimallit; JulkICTLab projektin erityisvaatimusten ennakointi (ml. Hankintalaki) FORGE:n mallien pohjalta iiiii tietoturvallisuusperiaattiden läpikäynti ennakoiden valtionhallinnon tietosuojamääritykset 2b. Kartoitetaan hallitusohjelman ja JulkICT strategian linjaukset jotka vaikuttavat projektin tuotoksiin 2c. Kartoitetaan rajapinta- ja viitearkkitehtuurisuunnitteluun vaikuttavat osat kokonaisarkkitehtuurista, avoimen datan viitearkkitehtuurista, FORGE:n määrittelyistä, sejä JHS suosituksista. 2d. Kartoitetaan muut toteutukseen vaikuttavat merkittävimmät kehitysprojektit ja avattavat tietovarannot 2e. Määritellään ja tarkennetaan kohtien 2b-2d vaikutukset JulkICTLab -projektin tehtävien toimeenpanoon Tuotos: vaatimusmäärittelyjen tarkentaminen ja hyväksyttäminen ohjausryhmällä 3. Pilotit alustava aikataulutus: 12/2013 3a. Vaatimusmäärittelyt piloteille ja odotettaville tuloksille, ml. tulosten ja käytäntöjen hyödynnettävyys julkisessa hallinnossa, kaupallisuus, jne 3b. Ohjausryhmä valitsee pilotit; tavoitteena yksi ns. avoimen tuotteen/ympäristön pilotti sekä yksi ns. suljetun tuotteen/ympäristön pilotti 3c. Pilotteihin liittyvän yhteistyön ja rajausten määrittely FORGE:n kanssa 3d. Pilotteihin liittyvän yhteistyön ja rajausten määrittely Pilotti-organisaatioiden kanssa, ml. Loppukäyttäjen mukaan saanti 3e. Pilottien tulosten hyödynnettävyyden arviointimallin alustavat määrittelyt Tuotos: Pilotit valittu projektin ja FORGE -hanketta tukevien tavoitteiden perusteella; hyväksyttäminen ohjausryhmällä 4. Viestintä ja sidosryhmätoiminta alustava aikataulutus: 11-12/2013 4a. täsmennetään sekä projektin sisäiset viestintäkäytännöt, että FORGE-hankkeen kanssa yhteiset viestintäkäytännöt (ml. Työkalut ja alustat) 4b. Täsmennetään ulkoiset viestintäkäytännöt, työkalut ja menetelmät 4c. Kartoitetaan merkittävimmät linkittyvät hankkeet, läpikäydään niiden oletettavat tuotokset jotka tulee ottaa huomioon JulkICTLab projektissa 4d. Sidosryhmäyhteistyön suunnittelu ja milestonet 4e. Verkostotapaamisten suunnittelu 4f. Määritellään ja tarkennetaan kohtien 4a-4e vaikutukset JulkICTLab -projektin tehtävien toimeenpanoon, ts. vaatimusmäärittelyjen tarkentaminen Tuotos: Viestintä- ja sidosryhmätoimintasuunnitelmien tarkentaminen ja hyväksyttäminen ohjausryhmällä Toteutusvaihe 5. Projektin hallinta alustava aikataulutus: 11/ /2014 5a. projektiryhmän työn ohjaaminen, sisältäen asiantuntijatyön, koodinaatio- ja viestintätehtävien ohjaamisen 5b. ohjausryhmätyö 5c. budjetin hallinta 5d. muutosten hallinta 5e. riskien hallinta 5f. FORGE -yhteistyön vastuut, ml. DIGILE ja CSC yhteistyö 5g. Raportointi ja seurantatehtävät, ml. kohdan 1g. arviointikäyntäntöjen mukaiset tilannekatsaukset Tuotos: Projektin johtaminen ohjausryhmän asettamien tavoitteiden ja aikataulujen mukaisesti 6. Tekninen toteutus alustava aikataulutus: 12/ /2014 6a. Projektin ja pilottien vaatimusten tulkinta FORGE:lle ml. Käyttötapaukset, arkkitehtuurivaatimukset, julkishallinnon erityispiirteiden huomiointi 6b. Käytäntöjen, tuotosten, menettelytapojen monistettavuuden mallintaminen ja ohjeistaminen Tuotos: kohtien 6a ja 6b toimeenpano ohjausryhmän asettamien tavoitteiden mukaisesti 7. Pilotit alustava aikataulutus: 12/2013 alkaen - 12/2014 7a. Pilottien fokuksen ohjaaminen JulkICTLab -projektin tavoitteita tukevaksi yhdessä pilottiorganisaation vastaavan henkilön kanssa 7b. Resurssoinnin ja kehitystuen varmistaminen projektiryhmän ja FORGE:n osalta 7c. Koulutusmateriaalien ja työpajojen mahdolliset räätälöintitarpeiden määrittelyt FORGE:lle 7d. FORGE:ssa luotujen sopimusrakenteiden yhteensovittaminen julkisen sektorin rakenteiden kanssa 7e. Julkisen hallinnon tarpeisiin soveltuvien palvelukehittämiseen ja käyttööonottoon liittyvien menetelmien tuottaminen 7f. Tulosten yhteenveto, arviointi, ohjeistukset, suositukset, jne. Tuotos: kohtien 7a -7f toimeenpano ohjausryhmän asettamien tavoitteiden mukaisesti 8. Viestintä ja sidosryhmätoiminta alustava aikataulutus: 11/ /2014 8a. Projektin sisäisen viestinnän tehtävät; tila- ja kokousvarauksissa avustaminen, viestintätyömenetelmien ja -työkalujen tuki 8b. FORGE viestinnän vastinparina toimiminen 8c. Sidosryhmien, viestimien ja median kontaktirajapinta 8d. Projektin tulosten hyödyntämisen ja mahdollisuuksien viestiminen; disseminaatio, ohjeistukset, best-practices käytäntöjen koostaminen 8e. Ideoi ja toteuttaa palvelutuotannon hyvään käynnistymiseen tähtäävät toimenpiteet yhdessä VM:n ja FORGE- ja JulkICTLabs-sidosryhmien kanssa, ml. Tapahtumajärjestelyt 8f. Säännölliset tapaamiset nimettyjen sidosryhmien kanssa hankkeiden välisen tiedonvaihdon varmistamiseksi 8g. Palveluiden täsmentämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tehtävät sidosryhmäliitosten näkökulmasta 8h. Viestintä kohdassa 4b määritellyissä sähköisissä kanavissa Tuotos: kohtien 8a -8h toimeenpano ohjausryhmän asettamien tavoitteiden mukaisesti 5

6 4.2 Tarkistuspisteet Projektin tarkistuspisteet tarkennetaan ja päätetään ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa. Alustava ehdotus tarkistuspisteille on seuraava: Tehtävä Ajankohta Riippuvuudet Projektisuunnitelman 1kk ohjausryhmän ensimmäisestä Projektin aloittamisen ajankohta vahvistaminen kokouksesta Viestintä- ja sidosryhmätoimintasuunnitelmien vahvistaminen 1kk ohjausryhmän ensimmäisestä kokouksesta Projektin aloittamisen ajankohta Teknisten määrittelyiden ja rajausten vahvistaminen 01/2014 FORGE:n toteutukset, pilottien vaatimusmäärittelyiden hyväksyminen Pilottien vaatimusmäärittelyjen 12/2013 Projektin aloittamisen ajankohta hyväksyminen Pilottien valinta 1. Pilotti 1Q2014 Projektin aloittamisen ajankohta, FORGE:n toteutukset 2. Pilotti 1Q2014 Projektin aloittamisen ajankohta, FORGE:n toteutukset Toteutusvaiheen seuranta: projektin tuotosten vaiheittainen hyväksyntä Projektin päätös Mahdollisesta jatkohankkeesta päättäminen Tarkastuspisteet 3kk välein, esim. 12/2013, 03/2014, 06/2014, 09/2014, 12/2014 Sopimusehtojen mukaisesti, tai viimeistään Q2014 Projektin aloittamisen ajankohta Projektisuunnitelman mahdolliset päivitystarpeet, FORGE:n toteutusten aikataulut VM:n päätökset JulkICTLab konseptin hyödynnettävyyden osalta 5. Työmääräarvio CSC:n resurssien työmääräarviot on ohessa jaettu vuosille 2013 ja Oletuksena on työn alkaminen Resurssi htkk määrä htkk määrä yhteensä Projektipäällikkö 1, ,5 Projektikoordinaattori Asiantuntijatyö (tekninen, viestintä, jne) 1 7,5 8,5 Yhteensä 3,5 23,5 27 6

7 6. Resurssit, organisaatio, raportointi (1) Operatiivisena ohjausryhmänä toimii JulkICT Lab projektin asettamispäätöksen ( VM084:00/2013) mukaan nimetty ohjausryhmä. (2) Projektiryhmän muodostavat (i) CSC:n projektille tarjoamat resurssit: Projektipäällikkö, projektikoordinaattori, sekä lisäksi projektin aikana hyödynnetään CSC:n eri asiantuntijoita. (ii) Lisäksi projektiryhmään voidaan tarvittaessa kutsua osallistujia mm. FORGE hankkeesta, pilottiorganisaatioista, ohjausryhmässä edustettuna olevista organisaatioista, tai muita ulkopuolisia asiantuntijatahoja. (3) Ohjausryhmän puheenjohtaja on VM:n asettama. Projektipäällikkö raportoi ohjausryhmälle suoraan. (4) Ohjausryhmä kokoontuu kuukauden välein. Projektipäällikkö vastaa kokouksien koolle kutsumisesta ja toimii ohjausryhmän sihteerinä. 7. Laadunvarmistus Projekti toteutetaan CSC:n projektikäytäntöjen mukaisesti, joihin sisältyvät säännölliset katselmoinnit tilanneraportteineen ja ohjausryhmän kokouksineen. CSC pitää omien käytäntöjensä mukaisesti yllä ajan tasalla olevaa projektidokumentaatiota. Projektin ohjausryhmä valvoo projektin etenemistä. Raportoinnin laajuus käsitellään ohjausryhmässä projektin kuluessa. 8. Muutosten hallinta Muutokset käsitellään ohjausryhmässä, joka voi ehdottaa sopimusosapuolten hyväksyttäväksi muutoksia projektisuunnitelmaan. Muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti sopimusosapuolten välillä. Projektisuunnitelmaa päivitetään tarvittaessa, jolloin muutokset kirjataan projektisuunnitelman loppuun, dokumentin versionumero ja päivänmäärä päivitetään. 9. Tulosten hyväksyminen Projektin aikana CSC toimittaa tilaajan määrittelemän aikataulun mukaisesti, kuitenkin vähintään kolmen kuukauden välein väliraportin projektin edistymisestä tilaajan hyväksyttäväksi. Ohjausryhmä käsittelee raportoinnin laajuuden kokouksissaan. Projektille asetettu aikataulu on Projektin mahdollisen jatkokauden arviointi tehdään Q3/2014 alkaen. 7