PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA JOUNI HUOTARI, ESA SALMIKANGAS

Transkriptio

1 PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA JOUNI HUOTARI, ESA SALMIKANGAS

2 PROJEKTIN JOHTAMINEN ON YKSINKERTAISTA PUUHAA Projektin suunnittelua Projektin toteutusta Listaa tehtävät Tehkää tehtävät Projektin ohjausta Tarkista että ne tulivat tehdyksi oikein

3 POHDINTAA VASTAA SEURAAVIIN Miksi seurataan? Mitä asioita projektissa seurataan? Miten projektia seurataan ja ohjataan? Kuka vastaa ohjauksesta? Mitä asioita ohjaukseen kuuluu? Projektin ohjaus ja seuranta / Jouni Huotari

4 JOS PROJEKTIN SUUNNITTELUSSA KESKEISTÄ ON Projektisuunnittelun neljä keskeistä asiaa ovat, joten seurannassa&ohjauksessa keskitytään myös näihin! Mitä.l tehtävät Kuka (tekee) Milloin (tekee) Mitä tehtävistä syntyy lopputulos laatu Ohjelmistotuotanto 4

5 PROJEKTIJOHTAMISEN OSA-ALUEET => OHJAUS Projektikokonaisuus (suunnitelmien integrointi, toteutuksen valvonta ja muutosten hallinta) Projektin (ja tuotteen) laajuus (=> ositus) Aika Kustannukset (resurssit) Laatu Ihmiset Viestintä Riskit Hankinnat ja sopimukset Kaikkien osa-alueiden hallintaan on työkaluja ja menetelmiä, jotka projektipäällikön olisi syytä tuntea Projektin ohjaus ja seuranta / Jouni Huotari

6 PROJEKTIN SEURANTA JA OHJAUS Johto- eli ohjausryhmän kokous Pari kolme kertaa / kausi (puoli vuotta) Päätetään merkittävistä asioista: projektisuunnitelman hyväksyminen, projektin päättäminen jne. Projektiryhmä valmistelee tilannekatsauksen (-raportin) Katselmoinnit Yleensä jokaisen vaiheen lopussa Tehdään usein iteratiivisesti: ensin kollegan tekemänä, sitten laajempi työryhmä, lopuksi asiantuntija Projektikokoukset N. viikon välein Projektin tilanne tehtävätasolla (who does what when) Projektin ohjaus ja seuranta / Jouni Huotari

7 MIKSI SEURANTA? Seuranta mahdollistaa ohjauksen If you cannot measure you cannot steer. Projekteissa tarvitaan sopivia valvonta- ja raportointijärjestelmiä, jotta työn etenemistä voidaan seurata ja reagoida mahdollisiin poikkeamiin. Ohjelmistotuotanto 7

8 K: MITÄ SEURATAAN? V: SAMAA MITÄ OHJATAANKIN. Projektin ohjaus ja seuranta / Jouni Huotari

9 PROJEKTIHALLINNAN KESKEISET OSAT Viisi tärkeintä projektin hallinnan osaa (Five most relevant topics of project management) english hallinta Seurantaväline scope management sisältö, tavoite time management cost management aika, aikataulu kustannukset quality management risk management laatu riskit Ohjelmistotuotanto 9

10 RAPORTOINTI Tilannekatsaus / kuukausiraportti Ohjausryhmää varten Näyttää kokonaistilanteen yhdellä silmäyksellä Viikkoraportti Projektiryhmää varten Tehtävätasolla Tulisi näyttää aikataulupoikkeamat mahdollisimman aikaisin

11 KATSELMOINTITILAISUUS Jouni Huotari & Esa Salmikangas 11

12 KATSELMOINNIN MERKITYS Tarkoituksena on löytää virheet ja puutteet mahdollisimman aikaisessa vaiheessa Projektisuunnitelman katselmoinnissa voidaan päättää, kannattaako projektia jatkaa Projektisuunnitelman katselmointi suoritetaan yleensä silloin kuin % projektin resursseista (työmäärästä) on käytetty Jouni Huotari & Esa Salmikangas 12

13 KATSELMOINNIT Läsnäolijat (n. 3-6 läsnäolijaa) Katselmoinnin kohteen tuottaja (sihteeri) Asiakkaan edustaja (puheenjohtaja) Asiantuntijoita ja muita edustajia Jokainen katselmuksessa esiintynyt löydös (virhe tai puute) dokumentoidaan ja korjataan Hyväksytään vasta kun ongelmat ja puutteet on korjattu tai (virheellinen löydös) hyväksyttävästi selitetty Hyväksymismerkinnät => Asiakas sitoutuu vastuuseen ja sitä kautta onnistumiseen

14 TEHTÄVÄ: PITÄKÄÄ PROJEKTIPALAVERI Tee huomiosi seuraavista asioista; kirjaa ylös, jos jokin seuraavista jäi epäselväksi: Tavoite/tarkoitus: kenelle projektin tuotos tehdään ja miksi (mikä käytännön ongelma ratkaistaan) Projektin vaiheet ja nykytilanne (paljonko resursseja käytetty; paljonko jäljellä; valmistumisaikataulu) Jäikö epäselviä termejä (lyhenteet) Voidaanko vakavimmat riskit välttää? Seuraavat toimenpiteet Projektin sihteeri tekee muistiinpanot (AP:t, Action Pointit, numerointi esim. AP eli APvvkk.nro) Kirjatkaa pöytäkirja Traciin Jouni Huotari & Esa Salmikangas 14

15 SEURANTA (TRACKING PROGRESS) Ajankohtainen suunnitelma Current (Scheduled) Tools - Tracking > Set baseline Muutoksia Uudelleen suunnittelu Perusaikataulu Baseline Toteutunut Actual MS-Project-opas Jouni Huotari & Paavo Moilanen 15

16 CASE EXAMPLE: SEURANTA (TRACKING PROGRESS) MS PROJECT-TYÖKALULLA Edistymisen seuranta MS Projectissa perustuu siihen, että ohjelmisto vertaa projektisuunnitelmasta talletettuja eri versiota: Alkuperäinen suunnitelma talletetaan perusaikatauluksi: Tools - Tracking > Set baseline Tallennetaan, kun projektisuunnitelma on hyväksytty Toteutumatiedot (Actual): muuta näkymä, esim. View - Table > Tracking Käytä seurantatyökaluja: Päivitetty, uusi suunnitelma (Scheduled)