ICT muutostukiseminaari, , Helsinki Säätytalo. Porin seutu

Transkriptio

1 ICT muutostukiseminaari, , Helsinki Säätytalo Porin seutu

2 Selvitystyön kohteena oli Porin seudun kuntien Harjavalta, Kokemäki, Lavia, Luvia, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku, Pori, Siikainen ja Ulvila ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus kuntien yhdistymisselvitykseen liittyen. Volyymiluvut Nykytilan kuvaamiseen tarvittujen tietojen keräämisen ja dokumentoinnin lisäksi projektissa myös analysoitiin näitä tietoja kuntien palvelutoiminnan kehittämisen ja tulevan päätöksenteon pohjaksi. Tarkastelun kohde Lukumäärä Muut kuin Pori Kuntien asukasluku Kuntien työntekijöiden määrä (ydintoiminta) Tietohallinnon työntekijöiden määrä 50 7 Työasemien lukumäärä (pöytäkoneet) Työasemien lukumäärä (kannettavat) Verkkotulostinlaitteiden lukumäärä Oheistulostinlaitteiden lukumäärä Palvelinympäristöjen lukumäärä Fyysisten palvelinlaitteiden lukumäärä Älypuhelimien lukumäärä Matkapuhelimien lukumäärä Lankapuhelimien lukumäärä Tablettien lukumäärä Älytaulujen lukumäärä Videoneuvottelulaitteiden lukumäärä 7 3

3 Kaupunkikonsernin osalta tässä selvitystyössä olivat mukana ydintoimintaan kuuluviksi katsottavat yksiköt ja liikelaitokset eli ns. sisäinen konserni. Keskeisten konserniyhtiöiden, kuntayhtymien ja yhteisten palveluntuottajien (esim. taloushallinto) pitäisi olla mukana sekä tietojen keruu- että ennen kaikkea kehittämisvaiheen työpajoissa?

4 Tavoitteet: - ICT-ympäristöjen nykytilan ja ohjausmekanismien kartoitus - kehityskohteiden tunnistaminen ja kuvaaminen - ICT-ympäristöjen tavoitetilasuunnitelma (vaihetta 2 varten) - Uusien toimintamallien tuki (esim. kokonaisarkkitehtuurimenetelmä toiminnan kehittämisessä, sähköinen asiointi, ) Tavoitteet (liian?) kovat käytettävissä olleeseen aikaan ja resursseihin. Tuotokset: - ICT-ympäristöjen nykytilatiedot tiedonkeruutaulukoina - kuvaus nykytilanteesta (loppuraportti) - kehitystarpeet ja ehdotukset (loppuraportti) Paljon tietoa kerättiin. Yhteismitallisuus? Dokumentointi ja kehityskohteet hyvät.

5 Työryhmä Projektiorganisaatio Työryhmä: Puheenjohtaja Henna Lempiäinen, Karhukunnat, seutujohtaja Jäsenet (osallistuvat kunnat) Valtiovarainministeriö Projektipäällikkö (konsultti) Gofore Oy Harjavalta Kokemäki Lavia Luvia Merikarvia Nakkila Pomarkku Pori Siikainen Ulvila Kuntakohtaiset vastuutahot / työryhmät Seutujohtaja, hallintojohtaja, kehittämissuunnittelija, kunnansihteeri, laskentasihteeri, atk-päällikkö, osostosihteeri, tietohallintopäällikkö, tietojärjestelmäpäällikkö, pääluottamusmies JHL, neuvotteleva virkamies, vanhempi palveluarkkitehti Osallistujien lähtökohdat ja valmiudet erilaiset tietohallinto asioihin, mutta vaatimukset samat. Eteneminen eri tahtiin; toisaalta toi erilaisia näkökulmia

6 Ajoittuminen vuodenvaihteeseen sekä osallistujien lähtökohdat ja valmiudet huomioiden aikataulu liian kireä.

7 Tietojen keruuseen ja analysointiin käytettiin valtiovarainministeriön Kunta- ja palvelurakennemuutostuen ICT-muutostukiohjelmaan kehitettyjä malleja, menetelmiä ja työkaluja sekä JHS 179 -arkkitehtuurikehyksen ( mukaisia osakuvauksia. Kuntakohtaiset taulukot talletettiin yhteiseen työtilaan (Porin intranet) mahdollista jatkohyödyntämistä varten. MIKSI? Lainsäädäntö ja strategiat, periaatteet ja linjaukset Ohjaava tieto Kehittämiskohteet toiminta tieto Näkökulmat tietojärjestelmä teknologia Strategiat (löytyi yhteensä yksi joka oli vanhentunut) MITÄ? Esimerkiksi palvelukuvaukset, sidosryhmät ja käsitteet. MITEN? Esimerkiksi prosessit, prosessien käyttämät tietojärjestelmät MILLÄ? Esimerkiksi järjestelmien rajapinnat ja teknologiratkaisut JHS 179 ja KAmenetelmä: osa tunsi ennestään; suurin osa ei. Valmistautuminen aikaisemmaksi?

8 Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti

9 Järjestelmiksi tunnistettujen lukumäärä hallinnonaloittain: Yleishallinto 78, Palkka ja talous 68, Sosiaalitoimi 39, Terveystoimi 60, Opetus ja kulttuuri 48, Tekninen toimi 92 Hirveä määrä. Haasteita mahdollisissa yhdistymisvaiheissa. Top 5 yhteiset toimittajat kunnissa toimialoittain: Yleishallinto Palkka- ja taloushallinto Terveystoimi Ympäristöterveyden huolto Sosiaalitoimi Opetus- ja kulttuuri Tekninen toimi Muu toiminta Usean toimialan käytössä 1. Opensource CGI Oy (5) CGI Oy (2) Digia Finland Oy (1) CGI Oy (4) Starsoft (7) CGI Oy (10) CGI Oy (4) CGI Oy (8) kehitys (3) 2. Microsoft Oy (3) Aditro (4) Tieto Oy (2) HNU-Nordion Ltd Oy Basware (2) Axiell (5) Autodesk (3) Atop (2) Microsoft Oy (5) (Paavo Pudas) (1) 3. HP (3) CGI Oy (5) Siemens (3) Opensource (3) 4. CA (2) Mäntsälän Airix Oy (2) Aldone (2) ATK-palvelu (3) 5. CGI Oy (2) Aditro (2)

10 ICT-palveluiden luokittelu: ICT-arkkitehtuuripalvelut ICT-kehittämispalvelut Sovelluspalvelu Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut Käyttäjän tukipalvelu Verkko- ja tietoliikennepalvelu Työasemapalvelu Asiantuntija- ja konsulttipalvelu Koulutuspalvelu Sähköinen viestintäpalvelu Tietoturvapalvelut Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt Integraatiopalvelut Kapasiteettipalvelut ICT-sopimustenhallinta Tilaajapalvelut Puhelinkeskuspalvelut, välityspalvelu Puhelinlaitepalvelut Puhepalvelut ICT-palveluiden tilaaminen, järjestäminen ja tuottaminen vaihtelee runsaasti yhdenkin kunnan sisällä. Yhtenäiset strategiat puuttuvat. Hankala arvioida, kun samoja palveluja ei tunnisteta eri kunnissa?

11 - Sopimussalkun tietojen löytäminen halutussa muodossa ei toteutunut, koska iso osa sopimuksista on toistaiseksi voimassaolevia puitesopimustyyppisiä; eivät sisällä/mahdollista arvioita vuotuisista kustannuksista. - vähäistä aikaa haaskautui tähän! - Käytettiin kahden vuoden ulkoisten laskujen summien keskiarvoja toimittajittain. Meniköhän oikein ja samalla tavalla 10:ssä kunnassa? Ostopalveluina tuotetut palvelut (taloushallinto, perusterveys, ) eivät näy kuntien menoissa eriteltynä ICT:n osalta. Vertailukelpoisuus! Kirjaamiskäytännöt vaihtelevat kunnittain/toimialoittain. Vertailukelpoisuus! Sopimustenhallinnan ja sisällön merkitys kehityskohteena korostuu.

12 - Tietovirtojen kuvaustavat toisille outo asia, toisille tuttu, mutta kaikilla kuitenkin erilaiset! - Teknologiavalinnat oli helpoin (ehkä) tietokokonaisuus. - Verkkokaavioita oli osalla; joillakin ei julkaisukelpoista. Kaikilla kuitenkin taas erilaiset ja eri tarkkuustasoiset! Kuvaustavat, -tasot ja tekniikat valittava ja yhdistettävä Uuden Kunnan ympäristöä suunniteltaessa!

13 Kommentteja projektista ja tietojen keräysvaiheesta: - Koko matkan käytiin vilkasta keskustelua JHS-taulukoiden käytettävyydestä - Useimmat osallistujat kokivat taulukoiden täyttämisen työlääksi ja hankalaksi erityisesti pienissä kunnissa. Joillekin työ oli tuttua joillekin täysin uutta. - Sopimusten käsittely ja ylläpito poikkeaa käytännön tasolla taulukon oletuksista - Turhan monta taulukoista ja sarakkeista sisältää samoja asioita - Excel-työvälineenä on haavoittuvainen ja suojaukset esim. laskentasoluihin tulisi olla tehtynä - Työkirjalehdillä tulisi olla ohjeeksi esimerkkirivejä - Järjestelmäsalkun täyttäminen olisi loogisinta palvelujen suunnasta lähtien

14 Kommentteja projektista ja tietojen keräysvaiheesta: - Taulukoiden tietojen täyttö ei ole ollut yhteismitallista - Hyvänä puolena todettiin, että sisältö pakottaa selvittämään mm. sopimustilannetta kunnissa ja että tehty työ luo kokonaiskuvaa ja pohjaa jatkoselvityksille - Todettiin, että vuoden vaihteeseen asettunut aikataulu oli hankala. - Työmäärä toteutui arvioita suurempana seuraavasti - kuntien käyttämä työaika 5-15 työpäivää / kunta - Goforen konsultit käyttivät työaikaa 300 h, josta matka-ajan osuus 36h Todettiin, että taulukot on tarkoitettu ylläpidettäväksi jatkuvana, jolloin tiedot pysyvät ajantasaisina. Tämä edellyttää kuitenkin taulukoiden vakiointia ja osittain tietosisällön uudelleen pohdintaa.

15 Goforen tunnistamia kommentteja projektista ja tietojen keräysvaiheesta: - JHS 179 -kehys koettiin etenkin pienten kuntien osalta aivan liian raskaaksi työskentelymalliksi - Projektiryhmä oli toivonut (ja oli osin olettanut), että tietojen keruu ja dokumentointi tapahtuu konsulttityönä - Käytetty termistö koettiin osin vieraaksi ja/tai epätäsmälliseksi - Kuntayhtymien kaltaisten sidosryhmien selvityksen ulkopuolelle jättämisen takia tieto ICTkokonaiskustannuksista jäi puuttumaan - Käytännössä yhdistymistilanteissa ei vanhoista järjestelmistä ja niiden kustannuksista päästä kovinkaan nopeasti eroon. Vanha järjestelmä joudutaan pitämään tuotantokäytössä rinnalla ainakin vuoden ajan ja järjestelmän tietojen tulee olla katseltavissa tämänkin jälkeen. Konversioita ei käytännössä edes yritetä. Osallistujien lähtökohdat ja valmiudet erilaiset tietohallintoasioihin, mutta vaatimukset samat. Valmistautuminen, valmenta(utu)minen!

16 Uusimista vaativia tietojärjestelmiä tunnistettiin toimialoittain kunnissa yht. 24 kpl. Yleisesti ottaen kunnissa ei ollut merkittäviä yhteisiä (=useita kuntia koskevia) tietojärjestelmien uusimis- tai kehitystarpeita. Välittömät uusimistarpeet kunnissa kohdistuivat versio- tai alustapäivityksiin, kuten Microsoftin pilvipalveluiden ja sen myötä aina uusimpien versioiden käytön mahdollistaviin päivityksiin. Uusimista vaativia järjestelmiä Pori Ulvila Harjavalta Kokemäki Yhteensä Muut kuin Pori Yleishallinto Palkka- ja taloushallinto 4 4 Terveystoimi Ympäristöterveydenhuolto Sosiaalitoimi Opetus- ja kulttuuri Tekninen toimi 8 8 Muu toiminta 1 1 Usean toimialan käytössä Yhteensä Hyväksikoettuja ei-uusimistarpeessa olevia järjestelmiä joudutaan mahdollisesti ajamaan alas tai tekohengittämään vuosia liitostilanteessa!

17 Lähes kaikki kunnat näkivät kuntien ICT-palveluissa kehittämistarpeita. Kehittämistarpeet kohdistuvat kaikkiin palvelutyyppeihin, mutta akuuteimmat kohdistuvat: - verkko- ja tietoliikennepalveluihin- - työasemapalveluihin - ICT-sopimustenhallintapalveluihin - ICT-hankkeidenhallintapalveluihin - tietosuojapalveluihin Painottuvat tekniikkaan muissa kuin Porissa. Tekniikan uusiutumissykli pakottaa tähän. Tietohallintoa koskevia tarpeita vähän muualta kuin Porista. Järjestämistavat vaikuttavat tähän.

18 Tunnistettuja tietohallinnon eri ICT-palveluiden kehityskohteita Porissa: Tietohallintopalvelujen uudelleenorganisointi Tulosalueyhteistyö, kysely 2013 tukena ICT-hankesalkku ICT palvelusalkku ICT sopimussalkku, hallinta Mobiili- ja pilvistrategia Käyttövaltuushallinta Työasemastrategia Kokonaisarkkitehtuuri (KA) lähemmäksi toiminnan kehittämistä, uusi hallintamalli KA kuvaukset, väline Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri Palvelutuotannon kokonaisarkkitehtuuri Sähköinen asiointi, palvelualusta, nykytilanteen kartoitus ja palveluiden kerääminen yhteen Sähköinen arkistointi

19 Tunnistettuja tietohallinnon eri ICT-palveluiden kehityskohteita Porissa: Potilastietojärjestelmien valtakunnalliset vaatimukset (mm. Kanta-hanke) HR- ja asianhallintajärjestelmien uusiminen ja hankinta Paikkatietojärjestelmien kokonaisuuden hallinta ja jatkokehitys Integraatiot (eritoten taloushallinto/kuntapro) Verkko ja sen kehittäminen Virtualisoinnin laajentaminen työasema- ja sovellusympäristöihin Palvelin- ja työasemaympäristön hallintajärjestelmät (scom, sscm) Kuntaliitosselvitysten mahdolliset jatkotoimet Tietohallintostrategia, tietohallinnon organisointi, kokonaisarkkitehtuuri, sähköinen asiointi, projektiosaaminen!

20 Muiden ryhmien eväät vaiheeseen 2 loppuraportissa. Esim. Sosiaali- ja terveystoimen toimialat: Yhteistyö asiakkaan ja eri yhteistyötahojen kanssa, sähköinen asiointi, mobiilipalvelut, liittymät, palveluketju kotiin asti, asiakkaan omatoiminen terveydentilan seuranta Tietohallintoon liittyvät kehitystoimenpiteet loppuraportissa. Kehitystoimenpiteissä tulee keskittyä asiakas- ja asiakkuusperustaiseen tietohallinnon kehittämiseen. Eri osapuolten tuleekin keskittyä tukemaan asiakaskeskeisyyttä siten, että asiakkaan palveltavuuden vaatimukset siirtyvät riittävissä määrin ICTpalveluntuottajille. Organisointimalli riippuu yhdistymisten asteesta ja laajuudesta. Lukuisia vaihtoehtoja. Vaiheen 2 loppuraportti luonnosvaiheessa. Valmistuu toukokuussa. Hoidetaan toiminnan ja asiakkaiden tarpeita; ei tietojärjestelmiä!

21 Huonoa: - Aikataulu liian kireä runsaan tiedon keruulle. Ajoittui huonosti vuodenvaihteeseen. - Tiedonkeruutaulukoissa runsaasti turhiksi koettuja tietoja. - Tietojen kirjaamistavat erilaisia. Esimerkit puuttuivat. - Tehtiinkö turhaa työtä kun ei tiedetty/tiedetä vieläkään tuleeko yhdistymisiä Hyvää: - Laadukas lopputulos ICT-muutostuen, hyvän organisoinnin ja systemaattisen työn ansiosta - Pakotti miettimään ict:n tilannetta omassa kunnassa ja laajemminkin seudulla - Hyvä pohja muillekin jatkokehityksille kunnissa eli konkreettisiakin kehitysehdotuksia seuraavaa vaihetta varten - Tietohallinnon ja palveluntuottajan roolit ja tehtävät ehkä selkiytyivät? Hyvää vai huonoa: - Porin panos tietojen keruussa korostui. Liikaa? Vai sopivasti muita tukien? Kannattaa panostaa lähtötilanteessa enemmän valmiuksien ja odotusten läpikäymiseen? Kerättyjen tietojen ylläpito pitää organisoida tulee yhdistymisiä tai ei!

22 Kiitos kaikille hyvästä yhteistyöstä ja Valtiovarainministeriölle asiantuntevasta avusta, menetelmästä ja ICT muutostuesta kokonaisuudessaan Gofore Oy:lle projektin vastuullisesta, hyvin organisoidusta läpiviennistä, korkeatasoisesta dokumentoinnista ja asiantuntevasta avusta. Plus kärsivällisyydestä. Kuntien osallistujille hyvähenkisestä yhteistyöstä ja sitoutumisesta kaiken kiireen keskellä. Projektipäälliköille Henna Lempiäinen (Porin seutu) ja Niko Sipilä (Gofore Oy) vaikeissa olosuhteissa hienosti ammattitaidolla vedetystä projektista!