Kokous: Maanantai klo 9.00 Hallituksen kokoushuone, päärakennus, Seminaarinmäki

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN ESITYSLISTA 3/2019 Kokous: Maanantai klo 9.00 Hallituksen kokoushuone, päärakennus, Seminaarinmäki Läsnä: Kansleri emerita Krista Varantola, puheenjohtaja Toimitusjohtaja Aki Kangasharju Opiskelija Arttu Karila Professori Pekka Koskela Yliopistonlehtori Olli-Pekka Moisio Johtava asiantuntija Kaisa Oksanen Professori Terhi-Anna Wilska Muut läsnäolijat Rehtori Keijo Hämäläinen Vararehtori Marja-Leena Laakso Vararehtori Henrik Kunttu Talous- ja palvelujohtaja Päivi Seppä Yhteysjohtaja Anu Mustonen Kehitysjohtaja Jarkko Pirkkalainen Senior Advisor Vesa Kupari Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen Koulutuspalvelujohtaja Mari Ikonen Tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy Varatoimitusjohtaja Anssi Koski, SYK Oy Toimitusjohtaja Jyrki Saarivaara, ECF Oy Hallituksen puheenjohtaja Sari Salojärvi, ECF Oy Henkilöstöjohtaja Katja Sorri Professori Harry Lönnroth Sihteeri lakiasiainjohtaja Sanna Anttilainen p , Sivu 1 / 12

2 1. Päätösvaltaisuuden toteaminen 2. Esityslistan hyväksyminen 3. Hankintapolitiikan korvaaminen uudistetuilla hankintaperiaatteilla (Valmistelija talous- ja palvelujohtaja Päivi Seppä, hankintapäällikkö Irja Rissanen, p ja lakimies Tuomo Ratinen, p , Jyväskylän yliopiston hallitus on vahvistanut yliopistossa noudatettavan hankintapolitiikan Hankintapolitiikan vahvistamisen jälkeen niin lakia julkisista hankinnoista kuin yliopiston organisaatiorakennetta on uudistettu useampaan kertaan. Yliopiston hankintapolitiikan linjaukset eivät enää vastaa kaikilta osin yliopiston hankintojen nykytilaa tai organisaatiorakennetta. Voimassa oleva hankintapolitiikka sisältää tarpeettomia lakiviittauksia ja hankintojen toteuttamiseen liittyviä operatiivisia ohjeita, jotka eivät kytkeydy välittömästi yliopistolain mukaisiin yliopiston hallituksen toimivaltaan tai tehtäviin. Yliopiston johtosäännön 4 :n mukaan hallitus päättää yliopiston toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, strategiasta ja ohjauksen periaatteista. Yliopiston johtosäännön 6 :n nojalla rehtori vastaa yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta. Rehtori antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita toimivaltaansa kuuluvasta yliopiston toimintojen operatiivisesta ohjauksesta. Tarkoituksena on, että osin vanhentunut hankintapolitiikka kumotaan ja rehtorin päätöksellä vahvistetaan hankintaperiaatteet, jotka tukevat osaltaan yliopiston hallituksen päättämän strategian toteutusta ja operatiivista johtamista. Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 2 / 12

3 Kevään 2019 aikana uudistetaan lisäksi yliopiston hankintoja koskeva toimivaltapäätös sekä hankintaohjeet voimassaolevaa hankintalakia ja organisaatiorakennetta tukeviksi. Liitteet: Rehtorin päätös hankintaperiaatteiksi (luonnos) (liite 1) Jyväskylän yliopiston hankintapolitiikka (liite 2) Hallitus kumoaa vahvistetun Jyväskylän yliopiston hankintapolitiikan ja toteaa hankintaperiaatteista päättämisen kuuluvan rehtorin toimivaltaan. 4. Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti (Tiedoksi) (Valmistelija sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, p , Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 5 :n mukaan tarkastus- ja arviointitoiminnan raportointi hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Hallitus on edelleen linjannut että toimikauden aikana arvioidaan tarkastus- ja varmennustoiminnan kokonaisuus osana riskienhallinnan kehittämistä. Lisäksi hallitus asetti ryhmän valmistelemaan tarkastusvaliokunnan toiminnan kehittämistä ja laatimaan esityksen hallitukselle tarkastus- ja varmennustoiminnan kokonaisuuden kehittämiseksi. Vuoden 2018 aikana tarkastus- ja varmennustoimintaa on toteutettu sisäisin tarkastuksin ja auditoinnein. Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti käsittää sisäisen tarkastuksen ja tarkastusvaliokunnan toiminnan, tarkastusten kohdentamisen ja havainnot, aiempien vuosien tarkastusten seurannan sekä yhteenvedon. Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 3 / 12

4 Liite 3: Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2018/ salassa pidettävä, Julkl 5.3S, 3-kohta Hallitus keskustelee ja päättää toimenpiteistä, joihin vuosiraportti antaa aihetta. 5. Tarkastus- ja varmennustoiminta Jyväskylän yliopistossa: Varmennustoiminnan ohjesääntö ja sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen päivitys (Päätösasia) (Valmistelijat dekaani Hanna-Leena Pesonen, , ja kehitysjohtaja Jarkko Pirkkalainen, p , sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, p , Jyväskylän yliopiston hallitukselle esitettiin kokouksessa kolme vaihtoehtoa tarkastus- ja varmennustoiminnan toteuttamiseksi. Hallitus linjasi, että toiminta toteutetaan osana toiminnan ohjausta. Tarkastus- ja varmennustoiminta kytketään laadunohjausryhmän ja riskienhallintaryhmän toimintaan ja suunnataan ennakoivammaksi tukemaan johtamista ja toimeenpanoa (kehittävän tarkastuksen näkökulma). Lisäksi ulkoinen tarkastustoiminta tukee toiminnan tarkastusta. Lisäksi yliopiston hallitus päätti, että Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesääntö vuodelta 2012 päivitetään vastaamaan hallituksen tekemää päätöstä. Hallitus käsitteli kokouksessaan luonnosta varmennustoiminnan ohjesäännöksi ja antoi suuntaviivoja ohjesääntötyön jatkamiselle. Saadun ohjauksen mukaisesti on valmisteltu esitys varmennustoiminnan ohjesäännöksi ja sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen päivitykseksi. Varmennustoiminnan ohjesääntö korvaa vahvistetun tarkastusja varmennustoiminnan ohjesäännön. Liitteet: Esitys Varmennustoiminnan ohjesäännöksi (liite 4) Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 4 / 12

5 Esitys sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen päivitykseksi (liite 5) Hallitus vahvistaa Varmennustoiminnan ohjesäännön ja tätä täydentävän sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen päivityksen. 6. Tilinpäätös ja toimintakertomus 2018 (Päätösasia) (Valmistelijat talous- ja palvelujohtaja Päivi Seppä, p , ja kehitysjohtaja Jarkko Pirkkalainen, p , talouspäällikkö Mirjami Olmiala, p , projektipäällikkö Pasi Anttonen, p , tutkimuksen kehittämispäällikkö Timo Taskinen, p , koulutuspalvelujohtaja Mari Ikonen, p , tietoasiantuntija Jenni Kokko, p , Käsittelyn alussa läsnä myös tilintarkastaja Partner KHT, JHT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy) Yliopistolain (558/2009) 14 :n mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yliopistojen taloushallinnon koodisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti yliopistot järjestävät taloushallintonsa sekä yhtenäiset tilinpäätösmallit, joiden mukaisesti yliopistot laativat tilinpäätöksensä. Päivitetyn koodiston ohjauksen mukaisesti yliopiston sijoitusvarallisuuden kirjauskäytäntöä on muutettu, ja tilikauden tulos sisältää myös aiemmin taseessa seuratun käyvän arvon muutoksen realisoitumattomista tuotoista ja tappioista. Tämä tuloslaskelmaan kirjattu 11,5 miljoonan euron sijoitusvarallisuuden realisoitumaton tappio selittää yliopiston tilikauden tappion. Yliopistolain mukaisesti yliopistolla voi olla välittömästi sen yliopistolaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseen liittyvässä yhdessä tai useammassa yrityksessä kirjanpitolain edellyttämä määräysvalta. Yliopisto ja sen Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 5 / 12

6 tytäryritykset muodostavat yliopistokonsernin. Yliopisto, EduCluster Finland Oy, Unifund Oy ja UniServices Oy muodostavat yliopistokonsernin. Kansainväliset standardit ja hyvä tilintarkastustapa edellyttävät yliopiston johdon antavan tilintarkastajalle kirjallisen vahvistusilmoituksen muun muassa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat oikeat ja riittävät tiedot. Liitteessä 8 on tiedoksi yliopiston yksiköiden taloudellinen tulos Käsitellään ja allekirjoitetaan yliopistokonsernin tilinpäätös ja toimintakertomus (liite 6) - Esitetään tilikauden tuloksen siirtämistä omaan pääomaan edellisten tilikausien voitto (tappio) -tilille - Esitetään yliopistokollegiolle yliopistokonsernin tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vahvistamista - Annetaan vahvistusilmoitus tilintarkastajille liitteen 7 mukaisesti - Pyydetään tilintarkastajilta lausunto tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. 7. Yhtiökatsaus (Tiedoksi ja päätösasia) (Valmistelijat talous- ja palvelujohtaja Päivi Seppä, p , paivi.seppa@jyu.fi ja lakiasiainjohtaja Sanna Anttilainen p , sanna.anttilainen@jyu.fi. Asian esittelijänä myös Senior Advisor Vesa Kupari, p , vesa.kupari@jyu.fi, kehitysjohtaja Jarkko Pirkkalainen, p , jarkko.pirkkalainen@jyu.fi, Varatoimitusjohtaja Anssi Koski, SYK Oy, p , anssi.koski@sykoy.fi, vararehtori Henrik Kunttu, p , henrik.m.kunttu@jyu.fi, toimitusjohtaja Jyrki Saarivaara, p , jyrki.saarivaara@educluster.fi, ECF Oy:n hallituksen puheenjohtaja Sari Salojärvi, p , sari.salojarvi@mps.fi) Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 6 / 12

7 Yliopiston omistajapolitiikan lähtökohtana on, että yliopisto voi olla omistajana osakeyhtiöissä, joiden toiminta liittyy kiinteästi yliopiston toimialaan ja tehtäviin ja kun toiminta tukee yliopiston hallituksen määrittelemiä strategisia tavoitteita. Omistajapolitiikan ja omistajaohjauksen ensisijainen tavoite on yhtiöiden kehittäminen ja omistaja-arvon pitkäjänteisen kasvun tukeminen. Yliopiston hallitus käsittelee omistajapolitiikan toteutumista yhtiökatsauksen yhteydessä vuosittain. Yhtiökatsauksessa esitellään yliopiston konserniyhtiöiden osalta myös näiden yhtiöiden hallitusten toiminnan itsearviointia. Yliopiston omistajapolitiikan periaatteiden mukaan yritysten omistamisen tulee tukea yliopiston perustehtävien toteuttamista tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Hallitus on määritellyt yhtiöille asetettavia tavoitteita sekä omistajapolitiikassa, kunkin yhtiön perustamisen yhteydessä, että päätettäessä yhtiön osakkuudesta. Yliopiston hallitus on vuoden 2018 yhtiökatsauksen yhteydessä nimennyt yliopistolle strategisesti merkittäviksi yrityksiksi yliopiston tytäryhtiön EduCluster Finland Oy:n, Suomen yliopistokiinteistöt Oy:n, Certia Oy:n sekä Unifund Jyväskylä Oy:n. Yliopisto on vuodesta 2016 lähtien ollut osakkaana opintohallinnon tietojärjestelmiä korkeakouluille tuottavassa Funidata Oy:ssa (16,3%). Vuoden 2017 joulukuussa yliopisto perusti yhdessä Jyväskylän ammattikorkeakoulun, Jyväskylän kaupungin ja Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia Oy:n kanssa Jyväskylän yritystehdas Oy:n, jonka osapuolet omistavat tasaosuuksin. Edellä mainittujen lisäksi yliopisto omistaa 15% kampuksella ravintolapalveluita tuottavasta Semma Oy:sta ja on pienellä osuudella mukana CSC-Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ssä sekä SHOK-yhtiöissä DIMECC Oy, SalWe Oy sekä CLIC Innovation Oy. Yliopistolla on myös nyt lepäämässä oleva yritys UniServices Oy (100 %). Liite 9 Yhtiökatsaus (salassapidettävä, Julkisuuslaki ja 20 -kohdat) 1. Merkitään tiedoksi yhtiökatsaus. Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 7 / 12

8 2. Arvioidaan tarvetta yliopistolle strategisesti merkittävien yhtiöiden mahdolliseen täydentämiseen tai uudelleen määrittelyyn. 8. EduCluster Finland Oy:n omistajastrategia (Päätösasia) (Valmistelijat talous- ja palvelujohtaja Päivi Seppä, p , ja lakiasiainjohtaja Sanna Anttilainen p , kehitysjohtaja Jarkko Pirkkalainen, p , Yliopiston tytäryhtiö EduCluster Finland Oy on perustettu vuonna Yliopiston hallitus on tehnyt periaatelinjaukset koulutusvientitoiminnan ohjauksesta ja organisoitumisesta yliopistokonsernissa. Nämä periaatelinjaukset yhdessä yliopiston omistajapolitiikan kanssa ovat tähän saakka toimineet konsernitason ohjeena toiminnalle yhtiössä. Tammi-maaliskuun 2019 aikana yliopisto on valmistellut yhteistyössä EduCluster Finland Oy:n toimivan johdon kanssa yliopiston omistajastrategiaa kiteyttävää asiakirjaa. Asia on käsitelty myös EduFutura johtoryhmässä. Omistajastrategian hyväksymisen jälkeen valmistellaan koulutuksesta vastaavan vararehtorin johdolla tarkentavat prosessit ja yliopiston sisäiset toimintatavat koulutusviennissä. Liitteet Ote pöytäkirjasta (liite 10) Esitys omistajastrategiaksi EduCluster Finland Oy (liite 11) Hallitus hyväksyy EduCluster Finland Oy:n omistajastrategian. Samalla hallitus kumoaa tehdyt periaatelinjaukset koulutusvientitoiminnan ohjauksesta ja organisoitumisesta yliopistokonsernissa. Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 8 / 12

9 9. Sijoitustoiminnan periaatteiden päivitys (Päätösasia) (Valmistelija talous- ja palvelujohtaja Päivi Seppä, p , ) Hallitus on kokouksessaan hyväksynyt yliopiston pitkäaikaisen sijoitustoiminnan periaatteet. Opetus- ja kulttuuriministeriö ohjaa korkeakoulujen taloushallintoa ja tilinpäätösraportointia antamallaan koodistolla. Ministeriön antaman ohjeen (Korkeakoulujen taloushallinnon koodisto OKM/2/500/2018) mukaisesti sijoitusomaisuuden realisoitumattoman arvonmuutoksen käsittely muuttuu tilikaudesta 2018 alkaen, ja aiemmin taseen käyvän arvon rahastossa käsitelty realisoitumaton arvonmuutos kirjataan tuloslaskelmaan tulosvaikutteiseksi eräksi. Pitkäaikaisen sijoitustoiminnan periaatteisiin sisältyy myös kirjauskäytännöt, jotka päivitetään vastaamaan OKM:n uutta ohjausta. Hallitus perusti vapaan rahaston, jonne on siirretty tilikauden tulokseen sisältyvät sijoitusvarallisuuden realisoituneet tuotot. Tällä on myös haluttu lisätä avoimuutta, mistä eristä oma pääoma on muodostunut. Muuttuneessa sijoitusten kirjauskäytännössä tämä ei ole enää tarkoituksenmukaista. Liite 12 Luonnos yliopiston pitkäaikaisen sijoitustoiminnan periaatteiden päivitykseksi (salassa pidettävä, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta kohta) Hallitus vahvistaa yliopiston pitkäaikaisen sijoitustoiminnan periaatteet. 10. Tutkintosääntö (Keskusteluasia) (Valmistelijat vararehtori Marja-Leena Laakso, p , ja koulutuspalvelujohtaja Mari Ikonen, p , Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 9 / 12

10 Yliopistolain 558/ mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on hyväksyä johtosäännöt ja muut vastaavat yleistä järjestäytymistä koskevat määräykset. Tutkintosäännön tarkoituksena on säätää, miten koulutus on järjestetty ja miten opintoja suoritetaan Jyväskylän yliopistossa. Jyväskylän yliopiston edellinen tutkintosääntö on hyväksytty ja siihen on tehty muutoksia (7 ) Tutkintosäännön päivittäminen on ajankohtaista mm. johtosääntömuutosten sekä koulutusta koskevien ajankohtaisten valtakunnallisten ja alueellisten kehittämistoimien myötä. Tutkintosäännön uudistusta on valmistellut koulutusneuvoston ohjauksessa toimiva työryhmä, jossa ovat toimineet professori, varadekaani Maija Nissinen, opintopäällikkö Niina Simanainen, JYYn koulutuspoliittinen asiantuntija Joachim Kratochvil, opiskelija Katariina Saarinen, lakimies Tuomo Ratinen, koulutuspalvelujohtaja Mari Ikonen ja opintohallintopäällikkö Tuula Maijanen. Tutkintosäännön uudistaminen aloitettiin syksyllä 2018 keräämällä opetusta antavilta yksiköiltä ja JYYltä laajasti kommentteja tutkintosäännön uudistamiseen liittyvistä tarpeista. Työryhmä valmisteli saatujen kommenttien perusteella tutkintosäännön luonnosversion, joka oli kommentoitavana laajasti yksiköissä ja JYYssä tammi-helmikuussa Saaduissa kommenteissa periaatteellisimmiksi kysymyksiksi nousivat syventäviin opintoihin kuuluvan tutkielman arvosanan laskeminen syventävien opintojen arvosanaan, tutkinto-ohjelman kieleen, tutkinnon suoritusoikeuden päättymiseen, hyväksilukemiseen ja tenttejä koskevaan säätelyyn liittyvät kysymykset. Nämä edellyttävät vielä lisäkeskusteluja yhteinen ymmärryksen löytämiseksi ennen tutkintosäännön hyväksymistä. Hallituksen evästyksellä muutokset keskustellaan vielä yliopistokollegiossa. Liite 13 Tutkintosäännön uudistaminen/ yksiköiden kommenttikierroksen jälkeen avoimet kysymykset Hallitus keskustelee tutkintosäännön uudistamisesta ja siihen liittyvistä avoimista kysymyksistä. Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 10 / 12

11 11. Strategiatyö 2019: Yliopiston strategian kehittämisohjelmat (Keskusteluasia) (Valmistelijat kehitysjohtaja Jarkko Pirkkalainen, p , henkilöstöjohtaja Katja Sorri, p , professori Harry Lönnroth, p , Jyväskylän yliopiston hallitus vahvisti strategiatyön prosessin Hallitus päätti että strategiatyö jatkuu viiden kehittämisohjelman laatimisella. Yliopiston hallitus keskustelee kahden kehittämisohjelman (kampuskehitys sekä osaava, luova ja hyvinvoiva yliopistoyhteisö) tavoitetilasta ja strategisista tavoitteista. Hallitus käsitteli kolmea kehittämisohjelmaa (tutkimus, koulutus, digitalisaatio) kokouksessaan ja vahvistaa kehittämisohjelmien tavoitetilakuvaukset ja strategiset tavoitteet Hallitus merkitsee tiedoksi saadun aineiston ja antaa suuntaviivoja työn jatkamiselle. 12. Rehtorin katsaus 1) OKM:n tilaisuus strategisesta ohjauksesta 2) Seuraavan kokouksen asiat Todetaan. 13. Muut asiat Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 11 / 12

12 14. Pöytäkirjan tarkastaminen 15. Kokouksen päättäminen Hallituksen esityslista 3/2019 Sivu 12 / 12