Talotekniikka- ja rakennusalan tehokkain tapa toimia. Rakennusalan tiedonantovelvollisuus AUTOMATISOIDUSTI ADMINETILLÄ

Transkriptio

1 Talotekniikka- ja rakennusalan tehokkain tapa toimia Rakennusalan tiedonantovelvollisuus AUTOMATISOIDUSTI ADMINETILLÄ

2 VELVOLLISUUS lyhyesti automatisoitu raportointi voimaanastuva rakennustyömaiden ilmoitusvelvollisuus koskee kaikkea arvonlisäverolaissa määriteltyä rakentamispalvelua, kun toteutettavan rakennustyömaan yhteisarvo ylittää euroa (alv. 0). Velvollisuus koskee urakoiden lisäksi laskutöitä, huoltoa ja kunnossapitoa sekä tietyissä tapauksissa yksityishenkilöiden rakennustyömaita. Yrityksillä on velvollisuus raportoida urakka- ja työntekijätietoja verottajalle kuukausittain riippuen siitä, mikä rooli yrityksellä on työmaalla (kts. kuva). Raportointi vaati laajimmillaan valtavasti eri tietojen toimittamista verottajalle joka kuukausi ja aiheuttaa yrityksille paljon lisätöitä. Älä tallenna sormiasi kipeäksi, anna järjestelmän koostaa raportit automaattisesti. Katso seuraavilta sivuilta ratkaisumme raportointiin ja kulunvalvontaan. = Työmaan sopimus- ja laskutustiedot = Työntekijätiedot Adminet hoitaa raportoinnin verottajalle automatisoidusti annettujen työmaa- ja työntekijätietojen mukaan. Sopimus- ja laskutustiedot siirtyvät raportille annettujen urakkatietojen ja toteutuneen laskutuksen perusteella, työntekijätiedot kulunvalvonnasta. Raportointikauden lopussa Adminet muodostaa raportin yrityksen työmaaroolin mukaisin tiedoin ja lähettää sen hyväksymisen jälkeen verottajalle. Ei tallentamista ja raporttien koostamista käsin Kun perustiedot ovat ajantasalla, kuukausittain käsin tehtävälle tallennus- tai raportointityölle ei ole tarvetta. Adminet kerää kaikki raportointiin vaadittavat tiedot eri lähteistä, koostaa raportit ja toimittaa ne verottajalle automatisoidusti. Ennen lähetystä raportti tulee vastuuhenkilön tarkastettavaksi, jolloin tietoja voi tarvittaessa vielä muokata. Ulkoiset käyttäjät Adminet-käyttäjä voi myöntää rajattuja käyttöoikeuksia myös ulkopuolisille käyttäjille, joten käsin tehtävää tietojen syöttämistä tai raportointia ei tule näiltäkään osin. Käyttäjä lähettää tunnukset yhteistyökumppanille tietosuojatulla sähköpostiviestillä. Automaatti muodostaa viestiin henkilökohtaisen tunnuksen ja salasanan. Ulkopuoliselle käyttäjälle myönnettäviä rooleja ovat alihankkija tai valvoja. Valvojalla on oikeus tarkastella tietoja työmaista, mutta hän ei voi muokata niitä. Alihankkija puolestaan voi lisätä ja muokata urakka- ja työntekijätietoja omien työmaidensa osalta. Kun aliurakoitsijan työntekijätiedot on kerran tallennettu, ne pysyvät tallessa myös jatkoa varten. TILAAJA/RAKENNUTTAJA (esim. taloyhtiö) k = Reaaliaikaiset kulunvalvontatiedot VEROHALLINTO PÄÄTOTEUTTAJA (esim. rakennusliike) k Ilmoitusvelvollisuus, kun työmaan yhteisarvo yli Alihankkijalle voidaan lähettää sähköpostitse tunnukset, joilla hän pääsee kirjautumaan Adminettiin ja lisäämään omalta osaltaan urakka- ja työntekijätiedot. Tunnukset oikeuttavat vain omien tietojen tarkasteluun ja lisäämiseen. PÄÄ (esim. LVI-urakointiliike) PÄÄ (esim. sähköurakointiliike) Tiedot voidaan raportoida suoraan verottajalle tai Tilaajavastuu.fi-palveluun. (esim. laatoittaja) (esim. säätöliike) (esim. tmi sähköasentaja) Adminetistä on yhteys Suomen Tilaajavastuun tietokoantaan, joten ennen yhteistyön aloittamista voidaan tarkistaa, ovatko yhteistyökumppanin tilaajavastuutiedot kunnossa. Laki lyhyesti 2 3

3 roolin määrittäminen työmaatiedot Projektin normaaleissa ylläpitotiedoissa on uusi Rakennustyömaa-välilehti, jossa ilmoitusvelvollisuuden raportointiin tarvittavat tiedot määritellään. Kohteen lisäksi tiedot voidaan Adminetissä määritellä yksittäiselle työtilaukselle. Samalle rakennustyömaalle meneviä useita työtilauksia voidaan niputtaa. Ilmoitusvelvollisuuden raporttien ohjaus työtilausten kautta sopii erityisesti lasku- ja huoltotöille. Työmaatietoihin täydennetään sellaista tietoa, joka on oleellista työmaahallinnan kannalta muutenkin kuin tiedonantovelvollisuuden raportoinnissa. Annettujen tietojen pohjalta Adminet kerää raportoitavat asiat ja lähettää rapotin hyväksymisen jälkeen automaattiseti verottajalle. Urakoitsijoiden perustiedot voi hakea Adminet-käyttäjille yhteisestä tietokannasta, josta löytyy yli yrityksen tiedot. Adminet tarkistaa, ovatko valitun yrityksen tilaajavastuutiedot kunnossa. Lisäksi Adminetin asetuksissa voidaan määritellä alihankkijat, jotka lisätään automaattisesti tietyn tyyppiselle työmaalle. Oman yrityksen rooli työmaalla: päätoteuttaja vai tilaaja. Roolin määrittely on tärkeää, koska esimerkiksi päätoteuttajan ja aliurakoitsijan raportointivelvoitteet ovat erilaiset. Adminet kerää ja raportoi tiedot verottajalle kuukausittain valitun roolin mukaisesti. Adminet avaa kaikista rakennustyömaista (kohteista) listauksen, jossa näkyvät kohteen perustiedot. Tässä näkymässä voidaan myös määritellä, kuuluuko työmaa tiedonantovelvollisuuden piiriin vai ei. Työmaa-avain on koodi, jolla kaikkien samalla työmaalla toimivien yritysten raportointitiedot ohjataan Tilaajavastuu.fi-tietokantaan. Valinta raportointivelvollisuudesta. Adminet koostaa raportit, kun tämä on valittuna. Raportit on toimitettava verottajalle myös silloin, kun alun perin alle euron arvoiseksi arvioitu urakka ylittyy kesken projektin. Adminet koostaa raportit automaattisesti myös keskeneräisistä projekteista, kun valinta tiedonantovelvollisuudesta tehdään. Parametriasetukset Asetuksissa voidaan määritellä, perustetaanko uuden kohteen tai työtilauksen yhteydessä aina myös uusi rakennustyömaa. Lisäksi voidaan määritellä oletusasetukset, millä roolilla yritys toimii rakennustyömaalla ja voiko käyttäjä muokata oletusasetuksia käyttöliittymässä. Kohteella voi olla useita työtilauksia, joista raportointi tehdään. Adminet näyttää, ovatko yrityksen tilaajavastuutiedot kunnossa. Urakoitsijat-valinnasta avautuu työmaan urakoitsijatiedot. Tietoihin määritellään yrityksen roolin mukainen listaus aliurakoitsijoista ja sovitut urakkatiedot: Päätoteuttaja listaa koko alihankintaketjun, tilaaja (pääaliurakoitsija) omat alihankkijansa. 4 5

4 työntekijätiedot kulunvalvonta Työntekijätietojen lisääminen työmaalle onnistuu helposti: Oman yrityksen työntekijät voidaan poimia henkilörekisteristä. Alihankkijat syöttävät omat työntekijänsä Adminettiin tietosuojatun yhteyden kautta. Tällä tavalla ne siirtyvät automaattisesti päätoteuttajan käyttöön kaikkine tarvittavine tietoineen. Adminet tarkistaa, että tiedot ovat ajantasaiset. Yrityskohtaisissa asetuksissa voidaan määritellä, ketkä työntekijät Adminet lisää automaattisesti urakoille tai laskutöille. Verottajalle raportoitavien tietojen lisäksi aluehallintovirastolle on pystyttävä toimittamaan reaaliaikainen tieto siitä, ketä työntekijöitä työmaalla milloinkin on. Adminetissä kulunvalvonta voidaan toteuttaa älykorttien lukijalaitteita hyödyntäen tai mobiilisovelluksella. Sovellukset rekisteröivät kirjautumispaikan ja -ajan suoraan Adminettiin. Työntekijä kirjaa saapuessaan itsensä työmaalle helppokäyttöisellä mobiilisovelluksella ja työpäivän jälkeen ulos. Sovellusta voi käyttää älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Sovellus hyödyntää GPS-paikannustietoja, joten kirjautumispaikka on aina tarkastettavissa. Työmaille voidaan kirjautua myös lukijalaitteilla VALTTI-älykortilla tai muulla RFID-sirukortilla. Kaikkien työntekijöiden ei välttämättä tarvitse käyttää sovellusta. Työmaalle voidaan määritellä kärkimies, joka kirjaa hänelle määritellyt työntekijät sisään työmaalle ja ulos päivän päätteeksi. Työntekijä kirjautuu sisään työmaalle linkkiä klikkaamalla ja vastaavasti ulos päivän päätteeksi. Työmaalle tulevat työntekijät voi poimia yrityksen henkilörekisteristä. Alihankkijat lisäävät itse omat työntekijänsä. Kun henkilön tiedot on kerran lisätty, ne säilyvät Adminetissä myös jatkoa varten. Jos työmaalle on määritelty kärkimies, hän voi valita sisään tai ulos kirjattavan henkilön pudotusvalikosta. Kirjausnäkymässä näkyvät kaikki työmaat, joihin valittu työntekijä on kiinnitetty. Kortinlukijan tiedot siirtyvät Adminettiin, josta niitä voidaan tarkastella käytössä olevalla laitteella. Työntekijöiden tiedoista löytyy kaikki verottajalle raportoitavat tiedot. Adminet tarkistaa, että tiedot ovat oikein. Adminetissä voidaaan tarkastella tällä hetkellä työmaalle kirjautuneena olevia työntekijöitä sekä kaikkia työntekijöitä, joilla on kulkuluvat työmaalle. 6 7

5 admicom oy väinönkatu 26 a jyväskylä toiminnanohjauksen edelläkävijä Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Automatisoitujen toimintojen ajansäästö pk-yrityksessä on 1-2 henkilön vuosityömäärä. Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat niin, että päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, asiakasyrityksessä pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Pyrimme yhteistyössä asiakkaan kanssa löytämään parhaat ratkaisut tavoitteiden saavuttamiseksi. Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin. Tuotekehitystiimimme koostuu Suomen kokeneimmista toiminnanohjausjärjestelmien kehittäjistä. Asiakkaidemme apuna ovat toimialaa tuntevat, tehokkaasti ja luotettavasti toimivat liiketoimintakonsultoinnin ja asiakastuen ammattilaiset. Kumppani tuloksen tekemiseen LVIS-alan tunteva Asiantunteva asiakastuki Kotimainen ja tekijöidensä omistama Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Tehokkain tapa toimia Nettikäyttöinen Jatkuvasti kehittyvä Ei vaadi laiteinvestointeja Pitkälle automatisoidut toiminnot Selkeät sovellukset, helppo käyttää Kokeneiden osaajien suunnittelema Ota yhteyttä! Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja, rakennusala Antti Noronen Etelä- ja Länsi-Suomi Simo Ratilainen Itä- ja Keski-Suomi Ari Aarniovuori Pohjois-Suomi ja Pohjanmaa myynti@admicom.fi Väinönkatu 26 A 29, Jyväskylä