Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Poimintoja raportoijalle, TETS Saara Elväs

Transkriptio

1 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Poimintoja raportoijalle, Saara Elväs

2 Vuosiraportointi 2012 Kaikki tiedot tulee raportoida seurantajärjestelmään maaliskuun loppuun 2013 mennessä Tiedot tarkastetaan, ja puuttuvia tietoja tullaan karhuamaan Kiinteistö ja energiatiedot sekä uudet toimenpiteet voi raportoida myös siirtotiedostolla Siirtotiedostot ja ohjeet löytyvät extranetistä Jatkuvan parantamisen, Vuokralaiset ja Palveluntarjoajat osiot voidaan raportoida joko liittyjä, toimipaikkaryhmä tai toimipaikkatasolla Raportointitason muutoksista täytyy aina sopia ylläpidon kanssa Ongelmatilanteissa palvelee 2

3 Tavoitteen toteutumisen seuranta Uutena toimintona seurantajärjestelmästä löytyy Palautetieto-osio, jossa voi seurata tavoitteen toteutumista 3

4 Toimenpiteiden raportointi olennaista Toimenpiteiden ja niistä kysyttävien kaikkien tietojen raportointi olennaista Pelkkien toimenpiteiden nimien raportoiminen ei riitä Keskeneräiset TEM:n tukemissa energiakatselmuksissa ehdotetuille toimenpiteille nämä tiedot tulevat tähän automaattisesti näkyviin, jos raportit tulleet Motivaan Vuosiraportoinnissa raportoitavat kohdat Toimenpiteen kuvaus tiivis, mutta mahdollisimman kuvaava ja selkeä Toimenpiteille pitää olla määriteltynä kuvauksen lisäksi myös muut tarvittavat tiedot, muuten siirtyvät tallennettaessa välilehdelle Keskeneräiset 4

5 Toimenpiteiden raportointi jatkuvasti Toimenpiteiden osalta raportointi on mahdollista alkuvuotta lukuun ottamatta ympäri vuoden kuluvan vuoden toimenpiteiden raportointi pyritään avaamaan yrityksille noin kuukauden sisällä siitä, kun liittyneen yrityksen kaikki toimipaikat ovat toimittaneet edellisen vuoden raportoinnin seurantajärjestelmään ja ne on tarkastettu ja tarvittaessa täydennetty. Muiden kuin toimenpiteiden vuosiraportointi avautuu aina kunkin vuoden alussa edellisen vuoden tietojen osalta 5

6 Seurantajärjestelmä Vuosiraportointiin pääsee kirjautumaan mm. Energiatehokkuussopimusten www-sivuilta oikeasta yläkulmasta Unohtuneen salasanan tilalle pääsee tilaamaan uuden kirjautumisikkunassa 6

7 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Käytön tekniset vaatimukset Seurantajärjestelmä tukee Internet-selaimia: Internet Explorer 8 myös IE9 toimii Mozilla Firefox Tarvittaessa voit tarkistaa, mikä Internet Explorer versio on käytössäsi Help About Internet Explorer Näytön resoluution on oltava vähintään 1024x768 suositus 1280x1024 saat raportointinäkymälle lisää tilaa poistamalla tilapäisesti puurakenteen painamalla ylhäällä vasemmalla olevaa kuvaketta 7

8 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Käyttäjätunnukset aina henkilökohtaiset Erilaisia käyttöoikeuksia pääsääntöisesti sopimuksen vastuuhenkilön tunnuksilla näkee kaikki toimipaikat ja niihin on sekä luku- että kirjoitusoikeus toimipakan vastuuhenkilöillä on luku- ja kirjoitusoikeus omaan toimipaikkaansa sopimuksen vastuuhenkilön pyynnöstä voidaan antaa luku- tai luku- /kirjoitusoikeuksia myös muille henkilöille Kaikki tunnukset ovat voimassa toistaiseksi tunnusten käyttöoikeuden päättymisestä ilmoittaminen on aina liittyjän vastuulla ilmoitus esim. henkilön työpaikan vaihdon yhteydessä käyttöoikeudet toimipaikoille voit tarkistaa seurantajärjestelmästä Pyydä aina uusille henkilöille omat tunnukset osoitteesta Tunnusten antamiseen ja niiden peruuttamiseen tarvitaan aina sopimuksen vastuuhenkilön pyyntö (sähköposti) 8

9 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Vuosiraportin aukaiseminen Pääset kirjautumaan seurantajärjestelmään myös osoitteen Vuosiraportointi kautta Odota rauhassa, kun avaat toimipaikan vuosiraporttia älä anna muita komentoja ennen kuin punaisella pohjalla oleva Ladataan on poistunut näkymästä jolloin voit jatkaa vuosiraportin lataamiseen kuluva aika voi vaihdella riippuen mm. siitä, onko edellisen käyttökertasi jälkeen tehty järjestelmään versiopäivitys esim. kun menet ensimmäistä kertaa viime vuoden jälkeen, lataaminen voi kestää jonkin aikaa 9

10 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Ei automaattitallennuksia muista uloskirjautuminen Seurantajärjestelmässä ei ole automaattitallennuksia muista siis tallennukset Uloskirjautuminen seurantajärjestelmästä Näkymän oikeassa ylänurkassa Ellet ole tallentanut tietoja ennen poistumista kysyy järjestelmä varmistusta haluatko poistua tallentamatta Järjestelmä kirjaa sinut automaattisesti tallentamatta ulos mikäli istuntosi on kestänyt 8 tuntia ilman, että olet tallentanut tietoja tai vaihtanut sopimusta/toimipaikkaa/vuosiraporttia 10

11 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Malttia tallennusvaiheessa Suosittelemme tallennusta aina, kun vaihdat välilehteä ja ole muuttanut tietoja tallennuksen kesto saattaa vaihdella annathan tallentaa rauhassa Painaessasi tallennuspainiketta tulee sivun alareunan statuspalkkiin tekstit 1. Tarkistetaan tietojen oikeellisuutta ja sen seurauksena oikeaan reunaan tulee mahdolliset virheilmoitukset ja niiden lukumäärä kaikki havaitut virheet on korjattava ennen kuin tallennus onnistuu 2. Jos virheitä ei ole tallenna-painike alkaa vilkkua (näkyy yleensä ainakin, jos yhteys on hidas) merkkinä, että tallennus on käynnissä. Kun tallennus on valmis, vilkkuminen loppuu ja status-palkkiin tulee teksti Tiedot tallennettu Virheitä(0) 3. Status-palkissa ei näy vasemmalla mitään tekstiä voit jatkaa 1. tai Kuvaketta klikkaamalla virheelliset tiedot paikannetaan selkeästi 3. 11

12 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Valmis -merkinnät välilehdillä Toiminto tehty helpottamaan vuosiraportoinnin täyttäjän omaa seurantaa kun merkitään Valmis -kohtaan ruksi tulee ko. välilehdelle vihreä piste kuvaamaan, että ko. tiedot on syötetty ja välilehti on valmis Valmis -ruksi on mahdollista laittaa joko alavälilehtikohtaisesti tai päätason välilehdittäin Hallinta -välilehdellä on käyttäjän omaa seurantaa helpottamaan otsikon Välilehdet joita ei ole vielä merkitty valmiiksi alla listaus niistä raportoinnin välilehdistä ja alavälilehdistä, joissa ei ole merkittynä Valmis -ruksia 12

13 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Vuosiraportin tilat ja raportin hyväksyminen Seurantajärjestelmä, vuosiraportti osa Hallinta Merkitse ruksi kohtaan Hyväksytty, kun toimipaikan vuosiraportointi valmis näet Hallinta välilehden tekstin väristä ja vasemmalla olevasta puurakenteesta raportointivuoden kohdalta onko toimipaikan raportointi kesken valmis vai korjattavana muista merkitä raportti Korjatuksi korjausten jälkeen! 13

14 Seurantajärjestelmä ja vuosiraportointi Liittyjän toimipaikat ja niiden raportointistatus Sopimustason oikeuksilla varustetuilla käyttäjätunnuksilla on mahdollista nähdä yhteenvetona kaikki sopimukseen kuuluvat toimipaikat, niiden yhteyshenkilöt ja vuosiraportoinnin tila Uusina toimintoina tarkasteltavan vuoden valinta, ja jatkossa toimipaikkojen tunnistetietojen tulostus (ei vielä käytössä) 14

15 Seurantajärjestelmään liittyvät kysymykset, kehitysehdotukset ja palaute Seurantajärjestelmään/seurantaan liittyvät kysymykset, kehitysehdotukset ja/tai muun palautteen voitte lähettää ensisijaisesti osoitteeseen Helpottaa merkittävästi mahdollisten ongelmatilanteiden käsittelyä, jos palautteen yhteydessä on seuraavat tiedot liittymisnumero (sisältää tiedon toimenpideohjelmasta), liittyneen yrityksen nimi, toimipaikan numero, toimipaikan nimi saatte ne esim. seurantajärjestelmästä klikkaamalla toimipaikan nimeä seurantajärjestelmässä 15

16 KIITOS 16