IRTI AJASTA JA PAIKASTA

Transkriptio

1 LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 1/2014 LVI-Optimi Parasta hallittu kokonaisuus Jyty-Sähkö Varmisti töiden laskutuksen Mesiel: Pitkän haaveilun jälkeen IRTI AJASTA JA PAIKASTA 1.7. ILMOITUSVELVOLLISUUS KOSKEE LÄHES KAIKKIA Mitä tarkoittaa käytännössä? Kuinka hoidetaan?

2 sisältö pääkirjoitus 3 Ilmiantovelvollisuus mesiel oy 4 Irti ajasta ja paikasta asiantuntijan kynästä 7 Ihmisiä johtamalla parempaan tulokseen ilmoitusvelvollisuus 8 Uusia velvoitteita lähes kaikille urakoitsijoille jyty-sähkö oy 10 Varmisti töiden laskutuksen sopimushinnat 12 Ostot ja myynti nopeasti ja tarkasti lvi-optimi 14 Parasta Adminetissä on hallittu kokonaisuus tapahtui messuilla 16 Sähkömessuilla riitti vilskettä käyttäjävinkki 18 Työtilaukset nopeasti kentälle mitä kuuluu? 19 Simo Ratilainen Ilmiantovelvollisuus astuu voimaan rakennustyömaiden ilmoitusvelvollisuus. Aihe on nätistikin sanottuna mielenkiintoinen. Aiheeseen perehtyessä ei voi olla ihmettelemättä, onko rakennusala ainoana syyllinen Suomen harmaaseen talouteen, synkkyyteen ja vähälumiseen talveen. Ainakin kovalla nyrkillä rakennusalan harmautta ollaan nyt kuntoon laittamassa, eikä pelkästään ilmoitusvelvollisuuden, vaan myös ilmiantovelvollisuuden keinoin. Olethan tietoinen siitä(kin) yksityiskohdasta, että palvelun tilaajalla on velvollisuus ilmoittaa verottajalle, mikäli alihankkija ei toimita hänelle työntekijätietojaan. Pääkirjoitus palveluksessanne johto myynti marianne hautsalo toimitusjohtaja antti noronen aluemyyntipäällikkö Etelä- ja Länsi-Suomi koulutus ilkka uusi-maahi toimialajohtaja: rakennusala anna-maija ijäs koulutuspäällikkö etunimi.sukunimi@admicom.fi ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: Kirjanpito: Palkanlaskenta: asiakastuki hanne tiilikainen asiakastuki Työllistävä vaikutus muutoksella on, siitä voidaan olla varmoja. Vaikka vilpittömästi haluaisin uskoa, että tällä konstilla kitketään harmaa talous, tuntuu silti, että ehkä verottajan tarkoitus onkin pitää pyörät pyörimässä toimistotöiden saralla. Pelkkä aiheeseen perehtyminen on pienoinen urakka. Varsinainen marssijärjestys, tarvittavat tiedot, ilmoittaminen ja mahdollinen tietojen käyttö tulevat olemaan oma mittava lisätyönsä. Onneksi tietoa alkaa olla jo hyvin saatavilla, vaikkakin eri tahoilta saa erilaista tietoa. Jopa verottajalla tuntui olevan konseptit sekaisin vielä kuukausi, pari sitten. Adminet jatkaa taisteluaan turhaa ja tuottamatonta käsityötä vastaan. Vuosikymmeniä on johtoajatuksena ollut automatisoida kaikki mikä on automatisoitavissa, jotta ihmisten työaika on käytettävissä mielekkääseen ja tuottavaan työhön. Adminetissä verottajan vaatimat tiedot koostetaan automaattisesti eri puolilta järjestelmää ja hyödynnetään ulkopuolisia lähteitä, esim. Tilaajavastuu.fi ja/tai työmaan kulunvalvonta. Ilmoittamiseen tulee sama periaate kuin jo pari vuotta toimineissa Adminetin Verotili-ilmoituksissa alv:n ja työnantajamaksujen osalta. Järjestelmä kerää tiedot ja ilmoitus lähtee automaattisesti määräaikana, mutta käyttäjä pääsee tarvittaessa täydentämään tai korjaamaan lähteviä tietoja. Asiasta, velvoitteista, ohjelmamuutoksista ja toimintatavoista tullaan tiedottamaan, kouluttamaan ja opastamaan Adminet-asiakkaita kevään ja kesän 2014 aikana. Jo tässä lehdessä on aiheesta lisätietoa sivulla kahdeksan. Muutama hikitippa vierähti, kun vaikea aihe yritettiin yksinkertaistaa luettavaan muotoon. Kääntelemme edelleen pilkkuja, ravistelemme lillukanvarsia ja väännämme koodia, jotta Adminet-urakoitsija voi rauhassa keskittyä omaan leipäpuuhunsa, Adminet kyllä jyystää toimiston työt. simo ratilainen aluemyyntipäällikkö Itä-ja Keski-Suomi ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset piia juko asiakastuki: palkanlaskenta Marianne Hautsalo toimitusjohtaja ari aarniovuori aluemyyntipäällikkö Pohjois-Suomi ja länsirannikko Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, Jyväskylä Tykkää meistä Facebookissa sanni bomberg käyttöönotot ja asiakaskoulutus tero tykkyläinen käyttöönotot ja asiakaskoulutus tanja göllü asiakastuki: kirjanpito tuija seppänen (äitiyslomalla) Työkaverit onnittelevat koko perhettä työttövauvan syntymän johdosta! PALAT KANNATTAVUUTEEN Admicom Oy on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä ja toimittamisesta talotekniikka- ja rakennusalalle. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Automatisoitujen toimintojen HUKKATUNNIT ajansäästö pk-yrityksessä on noin 1 2 henkilön työmäärä POIS vuodessa. Marianne Hautsalo OSTAMALLA toimitusjohtaja KATETTA marianne.hautsalo@admicom.fi talotekniikka- ja rakennusalan tehokkain tapa toimia Ota yhteyttä! Arvioidaan yhdessä, miten Adminet tehostaisi yrityksesi toimintaa. HÄVIKKI SEIS Talotekniikka- ja rakennusalan tehokkain tapa toimia Sovellus- ja palvelu- KOKONAISUUS Tilaa uusimmat esitteet: myynti@admicom.fi Kokonaispalveluesite Tarkat kuvaukset kaikista Adminetin sovelluksista ja palveluista. Palat kannattavuuteen Adminetin keinot kannattavuuden parantamiseen. 2 lvis-maailma SEURANTA TEHOA AUTOMATISOI TARKAKSI TYÖHÖN Väinönkatu 26 A 29, Jyväskylä Laurinmäenkuja 3, Helsinki lvis-maailma 3

3 TEKSTI JA KUVAT: Katja Mäenpää Menestystarinat Pitkän haaveilun jälkeen Mesiel pääsi irti AJASTA JA PAIKASTA Suurin tähän mennessä tullut helpotus on osatuloutus: jos projektilla on budjetti, Adminet tekee jaksotuksen automaattisesti, eikä sitä tarvitse erikseen siirtää taulukkoon. - Juha Puumala- Kokkolassa toimiva Mesiel Oy halusi vapauttaa työskentelyn paikkasidonnaisuudesta ja otti Adminetin käyttöön vajaa vuosi sitten. Alkuvaiheessa on panostettu tuotannon toimintaan, tämän vuoden ohjelmassa on hallinto. Mesiel on pääasiassa Kokkolan ja Pietarsaaren alueilla toimiva sähkö-, instrumentointi- ja teleasennusliike. Pääasiakaskuntaa on alueen suurteollisuus, jonne tehdään prosessi-instrumentointia ja automatiikkaa. Isoja työllistäjiä ovat myös julkiset rakennuttajat, kuten kunnat ja kaupungit. Mesielillä tuli tammikuussa kymmenen vuotta täyteen. Aloitimme kymmenen henkilön kokoonpanolla ja nyt meitä on 36. Kesän aikana päästään kaikkiaan yli 40 työntekijään. Tällä hetkellä työnjohdossa on viisi henkilöä ja loput tekevät asennuksia. Asentajista noin % pyörii enemmän tai vähemmän teollisuuden parissa. Muualle tehdään lähinnä osaamista vaativia täsmäiskuja, sillä kaikki eksoottinen kiinnostaa meitä. Haastavia talokohteita on tehty pari vuodessa: sellaisia, jotka poikkeavat standardeista ja siellä on jotain meitä kiehtovaa tekniikkaa tai muuta, mikä pitää mielen virkeänä, toimitusjohtaja Juha Puumala kertoo. Yritys on ollut koko elinkaarensa ajan kasvava ja kannattava. Puumala arvioi päättyneen tilikauden liikevaihdon nousevan reippaasti yli neljän miljoonan. Menestyksen salaisuus on asiakaspalvelussa ja tinkimättömässä laadussa. Me olemme keskittyneet siihen, että se mitä tehdään, tehdään hyvin. Emme ole, emmekä pyri olemaan kilpailussa halvin, vaan asiakkaalle edullisin. Asiakas saa meiltä rahoilleen parhaan vastineen ja mekin toiminnallemme jatkuvuutta. Emme tee pikavoittoja, vaan olemme pitkässä juoksussa haluttu kumppani. Siinä mielessä olemme hajuttomia ja mauttomia, että kun työ on tehty, jäljelle jää vain toimiva jälki. Ei tarvitse soitella perään korjaamaan. Yksi merkittävä asia meidän asiakassektorissamme on turvallisuus. Meillä työturvallisuuteen satsataan ja sitä seurataan, mistä on osoituksena muun muassa alan maakunnallinen palkinto. Menestys luodaan tällaisilla pienillä asioilla: ollaan palveleva ja ratkaistaan asiakkaiden ongelmat, eikä luoda niitä lisää, Saavutetut edut: raportointi ja seuranta eroon paperisten tuntilappujen käsittelystä sähköiset tavarakirjaukset Puumala raottaa menestyksen reseptiä. Mesiel tekee asiakkailleen töitä niin urakkana, laskutyönä kuin yksikköhinnoilla. Tarkoitus on palvella mahdollisimman joustavasti asiakkaan tarpeen mukaan. Jotain yrityksen toimintaperiaatteista ja ensiluokkaisesta palvelusta kertoo, että prioriteetti on aina turvata vakioasiakkaiden tarpeet. Muita töitä otetaan vastaan, jos kapasiteettia on. Pitkän harkinnan jälkeen salamana käyttöön Kun päätös Adminettiin siirtymisestä tehtiin, pääsi nopea tahti jopa hieman yllättämään. Sitä edelsi kuitenkin pitkä harkinta. Vuosien varrella järjestelmä on tullut koko ajan tutummaksi ja pikkuhiljaa vakuuttanut luvulla sattui tapaus, jossa törmäsin erään toisen alan palveluksessa työntekijään: hän kävi kentällä töissä, naputteli tiedot koneelle ja tulosti laskun suoraan työmaalla. Siitä lähtien olen ajatellut, että sellainen pitäisi systeemin olla. Nyt, kaksikymmentä vuotta myöhemmin, on käytännössä siihen päästy: kentältä voidaan syöttää tiedot ja kuitata lasku, jolloin se saadaan lähetettyä saman tien sähköisesti tai tulostuspalvelusta. Ensimmäisen kerran huomasin Adminetin alan lehdessä olleesta ilmoituksesta ja heti se ihastutti. Erityisesti kiehtoi, että ei ole fyysisesti sidottu mihinkään paikkaan. Kun Adminet on tullut vastaan, niin aina se on kiinnostanut ja olen seurannut, mihin suuntaan ohjelma menee. Näköpiirissä oli, että tuon tyyppiseen järjestelmään tullaan vaihtamaan, jos tarvetta on. Tietty järjestelmä tukee tietynlaisia toimintatapoja, joten järjestelmänvaihto helpotti muutoksia, jotka olivat tulleet Mesielillä ajankohtaiseksi vahvan kasvun myötä. Kun koko kasvaa, tapoja on syytä muuttaa. Samassa yhteydessä pystyttiin jättämään myös tilitoimisto pois. Osaamista löytyy omastakin talosta, mutta tilitoimistoa pidettiin ikään kuin vakuutuksena, jos jotain olisi sattunut kaiken taloushallinnan ollessa yhden henkilön harteilla. Samalla tavalla Admicom turvaa nyt toiminnan, jos sattuu sairastumisia tai muuta. Adminet otettiin nopealla aikataululla käyttöön kesäkuussa 2013, jotta vasta palkatun henkilöstön ei tarvinnut opetella kahden ohjelman käyttöä peräkkäin. Kesän aikana opiskeltiin uutta ohjelmaa ja saatiin tuotanto pyörimään sujuvasti. Käyttöönotto meni yllättävän kivuttomasti, siitä olin positiivisesti yllättynyt. Odotin kyllä pahempaa. Vaihdos tuli niin nopeasti, että siinäkin mielessä se meni todella hyvin. Vähän miettimistä aiheutti tietojen siirtäminen vanhasta järjestelmästä Adminettiin, mutta kokonaisuuteen katsoen ne olivat lillukanvarsia. Kaiken kaikkiaan pidän vaihdosta näppäränä. Ei muutos kuitenkaan ilman jännitystä sujunut, kun uutta ohjelmaa alettiin käyttää asioissa, joilla on suora vaikutus tulokseen. Admicomin kouluttajat korostavat, että varmuuden saamiseksi tuntuma laskentaan otetaan vertaamalla vanhaa ja uutta tapaa, mutta Mesielillä uskallettiin hypätä uuden tarjouslaskentasovelluksen käyttöön melko nopeasti. Heti vaihdon jälkeen laskimme esimerkiksi pari isompaa tarjousta, niin piti niitä varalta vähän paperillakin pyöritellä saadakseen näppituntuman, että ollaan ainakin oikeilla sadoilla tuhansilla. Ei me kuitenkaan lähdetty samoja massoja syöttämään toiseen ohjelmaan. Mielessä se kävi, mutta ei ollut oikeastaan aikaa. Kieltämättä vähän jänskätti, varsinkin kun ne molemmat kotiutuivat. Onneksi eivät olleet julkisia tarjouspyyntöjä, niin ei koskaan saatu tietää miten halvalla ne menivät, Puumala naurahtaa, Molemmat projektit ovat edelleen kesken ja ihan siltä ne näyttävät, mitä olimme ajatelleetkin. Tuotanto toimivaksi Kun tarjous voitetaan, se puretaan työ- ja massaluetteloksi, aikataulutetaan hankinnat ja eri projektien hankintoja pyritään yhdistämään, jos se on ajallisesti ja muuten järkevää. Sitten tehdään hankinnat, miehet työmaalle, laskut liikkeelle ja rahat taskuun. Niin helppoa se on, Puumala kuvaa projektien toteutusta pilke silmäkulmassa. Mesielillä on alusta lähtien laskettu kaikki tarjoukset Adminetillä. Sovelluksen omaksuminen on ollut helppoa, koska toimintalogiikka on hyvin samanlainen kuin aiemmassakin ohjelmassa. Huomattavimman muutoksen toimintatapoihin on tuonut tarkempi seuranta. Seurantatarkkuus on parempi, raportteja on enemmän saatavilla ja ne tulevat nopeampaa. Esimerkiksi vuoden aikana tehdyistä ostoista saa luettelot kooditarkkuudella määrineen ja hintoineen, eikä joudu kaivamaan niitä projektien kautta, vaan saa toimittajakohtaisesti ulos mitä on hankittu. Myyntipuolella asiakaslaskut purkautuvat listoiksi, joilta näemme, mitä tavaraa on millekin asiakkaalle mennyt. Aikaisemmin näkyi vain asiakaskohtainen laskun määrä ja laskutetut laskut, nyt voimme purkaa tietoja syvemmälle. Suurin tähän mennessä tullut helpotus on osatuloutus: jos projektilla on budjetti ja ennuste, Adminet tekee jaksotuksen koko ajan automaattisesti, eikä sitä tarvitse erikseen siirtää taulukkoon. Urakoiden ostoja kilpailutettaessa hintavertailu tehdään Adminetillä. Ohjelma näyttää automaattisesti tuotteiden hintaeron ja tapauskohtaisesti >> 4 lvis-maailma lvis-maailma 5

4 voidaan miettiä kokonaisuuden kannalta edullisin tapa toimia: jaetaanko hankinta useampaan paikkaan vai kilpailutetaanko koko tarvikepotti. Jos kilpailutetaan koko potti, nappaamme vaan massaluettelot Adminetistä kooditarkkuudella. Sitten leikkaa, liimaa, askartele ja tarjouspyyntö menemään sähköpostilla. Koko Mesielin historian ajan suurin osa ostotilauksista on lähtenyt meiltä jollain tavalla sähköisesti, jotta virheiltä vältytään. 90 % tavarariveistä ja 98 % kiloista tilataan suoraan työmaalle. Kentällä toimintatapojen muutos näkyy siinä, ettei paperisia tunti- tai tarvikekirjauksia enää harrasteta. Tarvittavat tiedot täytetään työmaalla kännykällä, tabletilla tai kannettavalla tietokoneella. Myös toimistolla on kone, jota voi tarvittaessa käyttää. Keikkamiehillä ja kärkimiehillä on kaikilla tabletit tai kannettavat. Kärkimiehet ottavat tilauksia vastaan ja kiinnittävät niitä asentajille, mutta keikkapuolella asentajat noukkivat töitä poolimaljasta itsekin. Tiedonkulkua on myös helpotettu avaamalla kaikille asentajille omat sähköpostit. Asentajat ovat suhtautuneet muutokseen hyvin. Jos jollakin ei ole tablettia, niin ovat tulleet pyytämään, että saisiko hänkin. Myös käytetyt tarvikkeet syötetään nyt paperilappujen sijaan suoraan Adminettiin ja sama juttu palkanlaskennassa: yhdet laput täytettiin vielä käyttöönoton jälkeen, sen jälkeen ei ole tullut ensimmäistäkään paperista tuntilappua. Helpotusta taloushallintoon Kun ensimmäisen käyttövuoden paukut on lyöty tuotantoon, toimiston puolella Puumala arvelee merkittävimmän eron näkyvän tällä hetkellä taloushallinnon puolella. Näin taitaa ollakin, kun muutoksesta kysytään talouspäällikkö Anu Ylitalolta: Vastuullani on taloushallinto, palkanlaskenta ja jonkin verran laskutustakin, mutta se on vähentynyt minulta aika paljon ohjelman muutoksen jälkeen, koska työnjohto hoitaa sen nyt enimmäkseen itse. Myös paperin määrä on vähentynyt, kun kaikki käsitellään tietokoneen ruudulla. Aiemmin tilitoimisto hoiti kirjanpidon, mutta nyt se siirrettiin minulle. Kun Adminetissä kaikki menee suoraan kirjanpitoon, miksi suotta enää maksaa lopullisesta palvelusta ulkopuoliselle, kun minulla itselläni on kuitenkin alan koulutus ja olen ollut tilitoimistossa töissäkin. Työtunteja säästyy erityisesti palkanlaskennan puolelta, kun tuntikortteja ei enää tarvitse käsitellä paperisena. Olen tykännyt tosi paljon palkanlaskennan puolesta, se on jotenkin kauhean helppo. Nyt asentajien tuntikortit tulevat suoraan Adminettiin, minun ei tarvitse kuin katsoa, että siellä on kaikki ok. Ennen syötin kaiken tuntilapuista koneelle. Aiemmin kahden viikon palkkajaksosta meni aina järkiään kolme päivää palkkojen käsittelyyn. Nyt, jos ei mitään ihmeellisyyksiä tule, palkkojen käsittely hoituu päivässä. Jatkossa Ylitalo arvelee oman työnsä keskittyvän enemmän seurantaan. Seuranta helpottuu monissa asioissa, kun saa kaiken mahdollisen hyödyn otettua itse irti. Nythän se on vielä ollut rutiineihin totuttelemista. Käyttöönoton koulutukset olivat hyviä ja helpottivat ohjelmaan sisäänpääsyä. Ongelmatilanteissa on ollut helppo kääntyä Admicomin tuen puoleen. Tuki on toiminut tosi hyvin ja yleensä vastaus tulee saman tien. Painopiste tuotannosta hallintoon Seuranta helpottuu monissa asioissa kun saa kaiken mahdollisen hyödyn otettua irti. -Anu Ylitalo- Mesielillä Adminetin toimintojen opettelua on porrastettu. Juha Puumala kertoo, että aluksi haluttiin varmistaa tuotannon sujuvuus ja tänä vuonna on aika panostaa laajemmin Adminetin hyödyntämiseen. Käyttöönotossa on menty tuotantopää edellä, tämän vuoden tavoitteena on saada myös hallinto paremmin hanskaan. Esimerkiksi yritystason raportit ja muut ovat vielä käyttöönottovaiheessa. Tänä vuonna raportteja aletaan hyödyntää entistä enemmän. Kehitystoiveita kysyttäessä Puumala ei osaa ainakaan vielä toivoa Adminetiltä enempää, koska on paljon ominaisuuksia, joita ei ole otettu käyttöön. Lähinnä odotan mielenkiinnolla, kuinka Adminet pystyy vastaamaan 1.7. ilmoitusvelvollisuuden tuomaan haasteeseen. Toiveissa olisi, että siihenkin löytyisi apuja. Kesällä tuleva muutos on meille merkittävä, sillä toimimme eri kohteissa niin pääurakoitsijana, sivuurakoitsijoina kuin tilaajana. Olemme kaikessa sopassa mukana ja euron pääurakan raja on niin pieni, ettei tänä päivänä oikeastaan sellaista työmaata ole, jossa se ei ylittyisi. Kaiken kaikkiaan olen positiivisesti yllättynyt. Odotin paljon ja paljon on tullutkin, Puumala summaa. Paljon puhutaan kehityskeskusteluista ja niiden tarpeellisuudesta. Itse olin niitä pitämättä seitsemän vuotta. Olin sivusta seurannut, kuinka hyödyttöminä niitä pitivät pomot ja duunarit. Käsitykseni mukaan niistä ei saanut uusia ideoita johtamiseen yrityksessä ja henkilöstö koki, ettei heitä niissä todellisuudessa kuunnella. Adminetin järjestelmän tultua olemme kuitenkin kahden vuoden ajan määrätietoisesti kehittäneet yritystämme, jonka henkilöstö on kuluvalla tilikaudella noin 25 työntekijää. Olemme kehittäneet hinnoittelua, työnohjausta, työnjohtoa ja yleistä asiakkaiden ja töiden hallintaa. Lisäksi olemme muuttaneet hallintayhtiömme kautta järjestelmää mahdollisimman näkyväksi siten, että yrityksemme työhevonen näyttää mahdollisimman tarkasti yrityksen kelpoisuuden liiketoiminnassa. Jatkuvaa haittaa on kuitenkin tuonut se, ettemme saa omia asioitamme edelleenkään vietyä henkilökunnan tietoon. Rakensimme tiedotuskanavan yhteiselle sähköpostiosoitteelle, jonne keräsimme kaikki työntekijämme. Kuitenkaan emme kokeneet sen olevan riittävää. Olemme vuoden 2012 alusta tähän päivään, kun kirjoitan tätä tekstiä, tehneet työkeikkaa. Ymmärtää saattaa, että rahavirtamme tulevat pienistä puroista. Viimein keräsin koko henkilökunnan kehityskeskusteluun yksi työntekijä kerrallaan. Kävimme läpi yrityksemme tilanteen, tulevan vuoden sekä mitä on odotettavissa markkinoilla ja siten työelämässä. Kaikkia meitä huoletti töiden jatkuvuus ja pysyvyys. Hämmästyin suuresti, kuinka paljon työntekijöillämme oli ideoita yrityksen kilpailukyvyn ja toimitapatapojen parantamiseen. Tuloksena oli, että saimme henkilökunnan tietoon tavoitteemme ja edelleen henkilökunta sai kaivattuja parannuksia. Nykyisin voimme kirjautua Adminettiin ja työntekijöiden sähköpostiin sekä edelleen tulostaa tarvittavat lomakkeet omien nettisivujemme kautta. Tämä voi tuntua olemattomalta seikalta, mutta kun kyse on masasta 61 v. ja raimosta 62 v., niin mahdollisuus hoitaa asiat yrityksen nettisivujen kautta onkin itse asiassa suuri asia. Ja nämä olivat pienimpiä kehitettyjä asioita. Ajat ovat hankalat ja se asettaa esteitä itse kunkin elämään. Liikesalaisuuteen vedoten en ihan kaikkea kivaa voi tuoda esille, mutta voin kuitenkin kertoa, että yrityksemme alkuvuosi on ollut hankaluudessaan erittäin kannattava, vaikka ajat eivät olekaan parhaat Asiantuntijan kynästä Ihmisiä johtamalla parempaan tulokseen Olisi mahtava todeta vuoden lopussa sama, kuin Caesar aikanaan: Tulin, näin, voitin. mahdolliset. Voin siten todeta, että henkilökuntaa ja heidän ajatuksiaan kannattaa kuunnella ja ymmärtää, vaikka päätöksenteko lepääkin muiden harteilla. Samalla tavalla heillä on perheensä ruokittavana ja huoli työn jatkuvuudesta siten perusteltua. Vastuu yrityksen johtajalla (minulla) on lopulta itsellään ja se tarkoittaa, että päätökset tehdään viimekädessä itse. Eikä siihen lopulta ole ketään parempaa neuvonantajaa. Yhdessä tekemällä voidaan saavuttaa parempaa johtajuutta. Väitän, että vaikka vastuu on lopulta johtajalla, jos henkilökunta on motivoitunutta ja sitoutunutta työhönsä, se haluaa kyllä vaikuttaa työpaikkaansa ja sen säilyvyyteen. Itse sain tämän huomata erittäin hyvin alkaneella tilikaudella. Tulevaisuudesta en tiedä, mutta tämä ainakin meni oikein. Jos oikein hyvin menee, olisi mahtava todeta vuoden lopussa, kuten voittoisa Caesar aikanaan. Kun hän oli voittanut jo kaikki sodat, kotimatkalla kävi seuraavasti: hän päätti vielä ikään kuin ohimennen tehdä yhden valloituksen mahtavaa vastustajaa kohden ja kävi niin, että hän voitti senkin tuosta noin vaan (koska hänen taitonsa ja joukkonsa olivat huippuunsa hiottuja, ei voida puhua sattumasta). Tähän hän totesi voiton helppoudesta: veni,vidi,vici. Väitän, että jos pohjat ovat kunnossa, joukot tietävät minne marssivat, omaavat vaaditut taidot ja ovat motivoituneita, voi todeta vuoden lopussa ikään kuin ohimennen: tulin, näin, voitin! VIERASKYNÄSSÄ: JYRKI HARJU LVI-insinööri ja -suunnittelija Jyrki Harju on Lämpö- ja Vesijohtoliike P. Juutilainen Oy:n toimitusjohtaja. 6 lvis-maailma lvis-maailma 7

5 Lakisääteinen muutos = Työmaan sopimus- ja laskutustiedot ILMOITUSVELVOLLISUUS tuo lähes kaikille urakoitsijoille uusia velvoitteita k = Työntekijätiedot = Reaaliaikaiset kulunvalvontatiedot TILAAJA/RAKENNUTTAJA (esim. taloyhtiö) Rakennustyömailla otetaan käyttöön työntekijöitä ja rakennusurakoita koskeva tiedonantovelvollisuus Laki tuo urakoitsijoille urakkaan ja työntekijöihin liittyviä raportointivelvoitteita. Ketä koskee? Tiedonantovelvollisuus koskee arvonlisäverolaissa tarkoitettuja rakentamispalveluja, joihin kuuluvat myös sähköja LVI-työt sekä yleisten valvonta- ja hälytysjärjestelmien asentaminen ja huoltaminen. Tiedonantovelvollisia urakkatietojen osalta ovat rakentamispalvelujen tilaajat. Rakennuttajan lisäksi tilaajia voivat olla rakentamispalvelua ostavat isännöitsijät, asunto- tai kiinteistöosakeyhtiöt ja pää- tai aliurakoitsijat. Tilaaja on aina tiedonantovelvollinen niistä rakennustöistä, joista hän on tehnyt sopimuksen. Tiedonantovelvollisuus koskee kaikkea rakentamispalvelun hankintaa sopimusmuodosta riippumatta (urakka- ja laskutöitä, työvoiman vuokrausta, jatkuvaluonteista kunnossapitoa), jos kokonaishankkeen arvo on yli euroa (alv. 0%). Alihankintaketjussa kukin tilaaja on osaltaan tiedonantovelvollinen sopimuksistaan ja aliurakoitsijoistaan. Mitä tietoa ilmoitetaan? 8 lvis-maailma Urakkatietoina ilmoitetaan tietoja ilmoittajasta, työmaasta, urakoitsijasta ja urakasta. Ilmoitettavia tietoja ovat urakkasopimusta koskevat tiedot (mm. sopimuspuolet, kokonaissumma, kesto) ja sopimukseen liittyvät tapahtumatiedot (mm. laskutettu määrä ilmoitusjaksolta). Kukin tilaaja ilmoittaa vaaditut tiedot verottajalle kuukausittain. Urakoitsijan on toimitettava kuukausittain verottajalle yksilöinti- ja yhteystiedot niistä yrityksistä, jotka suorittavat tilaajalle lain määrittelemää rakentamispalvelua. Lisäksi on toimitettava tiedot toimeksiannon lajista, kestosta, työmaan sijainnista ja toteutuneesta laskutuksesta. Lisäksi päätoteuttaja ilmoittaa tietoja kaikista työmaalla työskentelevistä henkilöistä. Ilmoituksessa annetaan tiedot työsuhteen laadusta, jolloin myös talkootyöläiset ja vuokratyövoima on ilmoitettava. Työntekijätiedot annetaan työmaittain päätoteuttajan (eli yleensä pääurakoitsijan) kautta. Kukin yritys ilmoittaa omat työntekijänsä päätoteuttajalle, joka toimittaa tiedot kuukausittain verottajalle. Tiedot on toimitettava päätoteuttajalle jo ennen työmaan alkamista. Lähetettäviä tietoja ovat mm. henkilötiedot ja veronumero, työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymispäivä sekä työnantajatiedot. Lisäksi päätoteuttaja ilmoittaa, ketkä kaikki ovat työskennelleet työmaalla ko. kuukauden aikana. Miten ilmoitetaan? Urakan taloudelliset tiedot ja työntekijätiedot ilmoitetaan verottajalle joka kuukausi. Lomakkeet täytetään manuaalisesti ja myös muuttumattomat perustiedot on täytettävä kuukausittain. Esimerkiksi työntekijätiedoissa on täytettävänä yli 30 kohtaa jokaista työntekijää kohden joka kuukausi. Adminetissä on ilmoituksia varten automatiikka, jolla manuaaliselta raportoinnilta vältytään. Urakan normaaleihin kohdetietoihin tulee lisätietoina valinta raportointivelvollisuudesta, jolloin Adminet lähettää automaattisesti ilmoitukset Tilaajavastuu.fi:lle ja verottajalle. Lisäksi voidaan valita, toimiiko urakoitsija päätoteuttajana, pääaliurakoitsijana vai aliurakoitsijana, jolloin Adminet lähettää vain tarvittavat tiedot. Kun urakka- ja työntekijätiedot ovat Adminetissä, automatiikka lähettää ne verottajalle. Lisäksi kohteelle täydennetään tiedot aliurakoitsijoista ja heidän asentajistaan/rakennustyöntekijöistään sekä vuokra- ja talkootyöläisistä, jolloin Adminet hoitaa kuukausiraportoinnin myös näiden osalta. Vastuut ja seuraamukset Päävastuu ilmoittamisesta on päätoteuttajalla ja jokaisella tilaajalla ostamiensa alihankintapalvelujen osalta. Kaikilla rakennuspalveluja toimittavilla on ilmoittamisvelvollisuus päätoteuttajalle koskien omia työntekijöitään, vuokratyöntekijöitään ja talkooväkeä. Uhkasakko ilmoittamatta jättämisestä on maksimissaan euroa. Palvelun tilaajalla on velvollisuus raportoida verottajalle, jos aliurakoitsija ei ole ilmoittanut tarvittavia tietoja, jolloin sakko lankeaa aliurakoitsijan maksettavaksi. Muussa tapauksessa sakon maksaa palvelun tilaaja. Ilmoitusvelvollisuus alkaa, kun työmaa katsotaan alkaneeksi ja päättyy, kun työ on luovutettu. Pääurakoitsijan luovutettua kohteen, vastuu tietojen toimittamisesta on tilaajalla. Tiedot ja asiakirjat on säilytettävä kuusi vuotta kohteen valmistumisvuoden jälkeen. Reaaliaikainen tieto työmaalla työskentelevistä Verottajalle tehtävien ilmoitusten lisäksi pääurakoitsijan on pystyttävä toimittamaan aluehallintovirastolle reaaliaikainen tieto työmaalla työskentelevistä. Isommilla työmailla on usein kulunvalvonta jo järjestetty ja seuranta voidaan toteuttaa kulunvalvontaportteja ja Valtti-älykortteja hyödyntäen. Reaaliaikainen seuranta on järjestettävä nyt myös pienemmille työmaille, mikä tarkoittaa monelle kalliita investointeja kulunvalvontaan. Adminet tarjoaa reaaliaikaiseen seurantaan helppokäyttöisen GPS-tietoja hyödyntävän sovelluksen, jolla työntekijät voivat kirjautua mobiililaitteilla sisään työmaalle ja työpäivän jälkeen ulos. Lähde: Verohallinto i VEROHALLINTO Tiedot voidaan raportoida suoraan verottajalle tai Tilaajavastuu.fi-palvelussa. ALIURAKOITSIJA (esim. laatoittaja) ILMOITUSVELVOLLISUUS LYHYESTI: Velvollisuus raportoida urakka- ja työntekijätietoja verottajalle, kun rakennustyömaan veroton yhteisarvo on yli Koskee jossain määrin kaikkia rakennustyömaalla toimivia yrityksiä. Tiedot raportoitava joka kuukausi sekä urakoista että laskutöistä. Aluehallintovirastolle pystyttävä raportoimaan työmaan reaaliaikainen työntekijätilanne ( = ketkä ovat työmaalla tällä hetkellä). PÄÄALIURAKOITSIJA (esim. LVI-urakointiliike) PÄÄTOTEUTTAJA (esim. rakennusliike) ALIURAKOITSIJA (esim. säätöliike) Ilmoitusvelvollisuus, kun työmaan yhteisarvo yli PÄÄALIURAKOITSIJA (esim. sähköurakointiliike) ALIURAKOITSIJA (esim. tmi sähköasentaja) MITÄ TARKOITTAA KÄYTÄNNÖSSÄ? Adminet-asiakkaalle: Automatisoitu raportointi: Ilmoitusvelvollisuuden raportointi on automatisoitu samalla tavalla, kuin esim. verotili. Adminet kerää ja lähettää tiedot käyttäjän puolesta. Kulunvalvonta: Adminet hyödyntää isojen työmaiden portti- ja älykorttiratkaisuja raportoinnissa. Admicom tarjoaa järkevät ratkaisut myös pienemmille työmaille ilman laiteinvestointeja: Kirjautuminen voidaan hoitaa käytössä olevilla mobiililaitteilla. Admicom tiedottaa ja kouluttaa asiakkaita aikataulusta, muutoksista ja toimintatavoista. Muille urakoitsijoille: Vaaditaan lisää aikaa ja resursseja: Urakka- ja työntekijätietojen syöttäminen tapahtuu useimmilla manuaalisesti joka kuukausi, olivatpa tiedot paperilla tai sähköisessä järjestelmässä ja syötettäviä tietoja on paljon. Vaaditaan investointeja: Reaaliaikaista kulunvalvontaa varten joudutaan investoimaan kulunvalvontalaitteisiin. lvis-maailma 9 k

6 Menestystarinat TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää Jyty-Sähkö Oy varmisti töiden laskutuksen Jyty-Sähkö Oy on käyttänyt Adminettiä pari vuotta. Uusi nettikäyttöinen järjestelmä on mahdollistanut työtilausten vastaanottamisen kentältä, helpottanut tuotteiden hintavertailua ja varmistanut töiden laskutuksen. Parikymmentä vuotta pääkaupunkiseudulla toiminut Jyty-Sähkö Oy tekee pääasiassa liike-, teollisuus- ja toimistorakennusten saneerauksia ja huoltotöitä, mutta jonkin verran myös luksusasuntojen sähköistyksiä. Asiakkaita ovat muun muassa Fortum, Jumbo, CGI, Etola-yhtiöt ja Kesko sekä rakennusliikkeet. 16 henkilöä työllistävässä yrityksessä tehdään sekä urakointia että laskutöitä. Urakoinnin ja huollon osuus vaihtelee vuosittain, tällä hetkellä laskutöitä on enemmän. Meillä on kuitenkin sen verran pieni porukka, että muutama iso urakka vuoteen muuttaa tasapainoa ihan merkittävästi, toimitusjohtaja Jari Tykkyläinen kertoo. Tykkyläisellä on pitkä kokemus sähköalalta ja hänen näkemyksensä mukaan alalla eletään jatkuvassa muutoksessa. Ala muuttuu koko ajan ja määräykset muuttuvat vähän väliä. Kokonaisuutena suunnittelun taso on laskenut ihan selkeästi. Tuntuu, että suunnitelmia saa tehdä kuka hyvänsä. Erityisesti tele- ja tietoverkkopuoli kehittyy jatkuvasti kovaa vauhtia. Ajan ilmiö o n Saavutetut edut: Työtilausten vastaanottaminen kentältä Helppo hintavertailu Varmistaa töiden laskutuksen myös ulkomaisen työvoiman lisääntyminen sähköpuolella. Rakennusalalla ulkomainen työvoima on ollut yleistä jo kauemmin, mutta sähköalalla se on laajemmin tulossa vasta näinä aikoina. Jotkut ovat toki käyttäneet jo pidemmän aikaa, mutta aika vähän on toistaiseksi tullut vastaan. Nyt tuntuu, että ulkomaisen työvoiman käyttö yleistyy. Kiristyvää kilpailua ja katteiden polkemista Tulevaisuudennäkymiä ei Tykkyläinenkään uskalla lähteä arvailemaan, vaan toteaa, että myös sähköalan tulevaisuus on kansantaloudesta kiinni. Niin kauan kuin kaikkialla säästetään ja joudutaan laittamaan porukkaa pihalle, tehdään vain ne välttämättömät korjaukset. Siinä vaiheessa kun kansantalous lähtee nousuun, yritykset alkavat investoida ja halutaan laittaa tilat kuntoon isommassa mittakaavassa. Nyt tehdään vain ne asiat, mitkä on pakko tehdä jos niitäkään. Ainakaan kuluvan talven aikana ei ole juuri näkynyt merkkejä paremmasta, mikä valitettavasti näkyy Jyty- Sähkönkin liikevaihdossa. Vaikea talvi tämä on ollut. Meillä on onneksi vakioasiakkaita, jotka työllistävät jonkin verran. Peruskuorma tulee sieltä, mutta urakat ovat tällä hetkellä aika kiven takana. Hinnoittelut ovat sellaisia, että nollakate ei oikeastaan enää riitä. Pitäisi melkein mennä alle, jos haluaisi kotiuttaa urakat. Ei se yritykselle kovin järkevää ole, jos mennään nollalinjalla tai jopa miinuksella. Onneksi meillä oli pari hyvää vuotta, joten kyllä me tästäkin selviämme. Yksi syy urakoiden roimaan hintatason laskuun on, että isot yritykset ovat viime aikoina tulleet pienempien markkinoille. Taustalla isoilla on halu pitää kiinni osaavasta työvoimasta ja siksi haalitaan töiksi vaikka nakkikioskeja, jotka eivät parempina suhdanneaikoina isoja kiinnostaisi. Toisaalta kilpailu on lisääntynyt myös ulkomaisten yritysten rantauduttua Suomeen. Isommille yrityksille ei ole niin väliä, vaikka urakasta jääkin vähän miinusta. Ne haluavat pitää parhaan porukan töissä keinolla millä hyvänsä ja tehdä tulosta sitten, kun aika paranee. Lisäksi viime aikoina on alkanut tulla sähköalallekin virolaisia yrityksiä. Tähän mennessä niitä ei ole ollut kovin paljon, mutta näyttää siltä, että määrä lisääntyy koko ajan. Pienen ja keskisuuren yrityksen pitää elää heikkoinakin aikoina, ei ole mahdollista ottaa tappiollisia töitä, siinä käy muuten huonosti. Pienen yrityksen keino pärjätä on oman toiminnan tehostaminen. Porrastetusti käyttöön Jyty-Sähkössä on parinkymmenen toimintavuoden aikana ehditty kahlata läpi lähes kaikki talotekniikka-alan toiminnanohjausratkaisut. Adminettiin päädyttiin pari vuotta sitten. Suurin syy vaihtoon minun kannaltani oli kypsyminen silloiseen ohjelmistoon. Mielestäni Adminetissä on parasta, että se toimii verkossa ja tietoihin pääsee kiinni mistä tahansa. Aika hyvin se on toiminutkin. Käyttöönottoa on tehty porrastetusti sekä asentajien osalta että uusien sovellusten lisäämisen suhteen. Tällä hetkellä noin 70 prosenttia asentajista käyttää Adminettiä tuntien kirjaamiseen ja tilausten hallintaan. Koko ajan on tarkoitus mennä enemmän siihen suuntaan, että kaikki täyttäisivät tiedot suoraan Adminettiin. Meillä on muutamia sellaisia vanhempia kavereita, joiden kanssa siirtyminen ei ole ihan älyttömän helppoa. En tiedä päästäänkö kaikkien kanssa siihen ikinä, mutta Adminet varmistaa, että tarkoitus on kuitenkin kasvattaa osuutta. saadaan kaikki työt laskutettua. Siinä se on kyllä kä- Asentajat ottavat tilauksia vastaan suoraan tevä. - Maire Lyytinentyömaalta tai työnjohto kiinnittää tilaukset asentajille toimistolta. Adminettiä käyttävät asentajat kirjaavat varastosta ottamansa tavarat suoraan kohteelle. Mielestäni prosessi toimii kokonaisuudessaan aika hyvin. Asentajat ovat oppineet käytön oikein hyvin. Joidenkin kanssa on ollut vähän vääntämistä, mutta kehityssuunta on positiivinen ja menee koko ajan parempaan suuntaan. Hintavertailulla säästöä Adminet saa Tykkyläiseltä kiitosta erityisesti ajantasaisesta hinnastostaan sekä siitä, että hinnasto laajenee koko ajan uusilla toimittajilla. Yksi erittäin hyvä ominaisuus Adminetissä on, että hinnastot pysyvät aina ajan tasalla. Vaikka niitä ennen päivitettiin aika useinkin, silti joukossa oli aina joku vanha hinnasto. Teemme ostoja kaikilta tukkureilta ja hintoja vertaillaan tapauskohtaisesti. Hintavertailua tehdään erityisesti ostettaessa kalliimpia erikoistuotteita. Tällöin vertailulla voi nopeasti saavuttaa myös merkittäviä säästöjä ostoissa. Kun jotain kalliimpaa tuotetta tilataan, silloin tietysti tulee verrattua mistä kannattaa ostaa. Siinä voi tulla jo isojakin eroja. Jos tilataan vaikka kolmekymmentä vähän erikoisempaa valaisinta, ero voi olla jo tuhansia euroja yhdessä tilauksessa. Tukkureilla on tietysti omat päätoimittajat ja joidenkin tuotteiden välillä erot ovat tosi isojakin. Tunnit laskutukseen Yksi erittäin hyvä ominaisuus Adminetissä on, että hinnastot pysyvät aina ajan tasalla. Kun jotain kalliimpaa tuotetta ostetaan, ero voi olla tuhansia euroja yhdessä tilauksessa. -Jari Tykkyläinen- Adminetin käyttöönoton jälkeen Jyty-Sähkön palkanlaskenta on helpottunut. Työnjohdon hyväksyttyä asentajan lisäämät tiedot, Adminettiä käyttävien asentajien tunnit kirjautuvat palkanlaskentaan suoraan työmääräimiltä. Muiden osalta yrityksen taloushallinnosta vastaava Maire Lyytinen täyttää tiedot Adminettiin. Adminetillä palkanmaksu on nopeutunut todella paljon entiseen toimintatapaan verrattuna. Minä tarkistan, että kaikki ovat varmasti muistaneet merkitä ruokarahat ja muut, mutta tunnit menevät palkanlaskentaan ja kohdistuvat projektille automaattisesti. Ohjelma huomioi myös lomat, eikä minun tarvitse miettiä niitä erikseen, Lyytinen kertoo. Sähköinen tuntien kirjaus on varmistanut töiden laskutuksen. Adminettiin kirjatut tunnit kohdistuvat aina projektille ja siirtyvät myös laskutettavaksi asiakkaalta. Kun asentaja täyttää tuntinsa Adminettiin, on helppoa hallita myös töiden laskutusta. Niiden osalta, joille työmääräykset annetaan paperilla, näen Adminetistä jos niitä on palauttamatta. Kyllä työmääräimet alkavat sitten ilmestymään kun sanoo, ettei tule palkkaa ennen kuin ne on palautettu, Lyytinen naurahtaa. Adminet varmistaa, että saadaan kaikki työt laskutettua. Siinä se on kyllä kätevä. Muutos entiseen toimintatapaan on merkittävä, sillä aiemmin töiden laskutusta jouduttiin seuraamaan käsin. Sellaiseen operaatioon ryhdyttiin ainoastaan hyvästä syystä. Aiemmin tehtiin niin, että tuntien laskutus tarkastettiin käsin jos tuli epäilys, että jollakin kaverilla laskutetut ja maksetut tunnit eivät täsmää. Sekin tehtiin vain silloin kun oli syytä epäillä, että tuntien laskutuksessa on jotain häikkää. Ei varmaan säännöllisesti tehty edes pistokokeita, Tykkyläinen lisää. Tyytyväinen kokonaisuuteen Tykkyläisen mielestä Adminetin parhaita puolia ovat nettikäyttöisyys, ajantasaiset hinnastot ja se, että tiedot pysyvät varmasti tallessa Adminetissä. Lisäksi yrityksen taloutta pystyy seuraamaan reaaliajassa. Saan viikoittain sähköpostiini ajantasaiset raportit ja lisäksi pystyn valitsemaan ne raportit, mitä itse haluan katsoa. Sisäinen tulos on sellainen, mitä tulee seurattua joka viikko ja jonkin verran projektijuttuja, Tykkyläinen toteaa. Helpottuneen palkanlaskennan lisäksi Lyytinen on tyytyväinen vähentyneeseen paperien käsittelyyn ja ohjelman kehittymiseen. Paperien käsittely ja postin lähettäminen ovat vähentyneet merkittävästi. Enää ei myöskään tarvitse kantaa kansioita tilitoimistoon. Kahden vuoden aikana Adminettiin on tullut paljon kehitystä, Lyytinen kertoo. Kyllä minä olen kokonaisuutena ollut tyytyväinen ja varmasti tämä lähtee vieläkin parempaan suuntaan menemään, Tykkyläinen tiivistää tuntemuksensa. 10 lvis-maailma lvis-maailma 11

7 Sovellusuutiset Ostot ja myynti nopeasti ja tarkasti SOPIMUSHINNOILLA Adminet vahtii, että ostoista ei makseta sovittua enempää. Nyt ostojen sopimushinnat voi määrittää myös projektikohtaisesti. Myynnin sopimushinnat voidaan määritellä asiakasryhmittäin, asiakkaittain tai tuotteittain. Ostojen sopimushinnat myös projektikohtaisesti Adminettiin on jo pitkään voinut helposti lukea toimittajakohtaiset alennustaulukot ja nettohinnastot. Joskus urakoitsija kuitenkin sopii toimittajan kanssa projektikohtaiset hinnat. Adminet helpottaa projektikohtaisten hintojen käsittelyä, sillä toimittajakohtaiset sopimushinnat voidaan määritellä nyt myös tietylle kohteelle tai projektille. Projektin mukaan määriteltyjä ostonettohintoja käytetään ostotarpeissa ja -tilauksissa. Tehtäessä ostotilausta projektille, jolla on sopimushinnat, tulevat sopimushinnat suoraan ostotilaukselle. Laskun saapuessa Adminet vahtii, että laskulla on sopimuksen mukaiset hinnat. Hinnat voidaan määrittää sekä yleisen hinnaston että oman hinnaston tuotteille. Omat toimittajat Yleisen hinnaston tuotteille voidaan tarvittaessa määrittää myös omien toimittajien sopimushinnat, jotka ovat käytössä ostoissa ja tarjouslaskennassa. Sopimushinnat voidaan päivittää Adminettiin Excel-aineistosta tai ovtmuotoisesta nettohinnastosta. Kun oman toimittajan sopimushinnat on päivitetty, Adminet näyttää ne yleisen hinnaston toimittajien rinnalla ostoja tehtäessä ja tarjouksia laskettaessa. Myynnin hinnoitteluohjaukset Adminetissä hinnoittelua ohjataan tuotealueittain (ilma/teräs/putki/sähkö/yleinen) ja hinnoittelutavaksi voidaan valita jokin seuraavista: Kallein toimittaja hakee myyntihinnaksi aina kalleimman toimittajan hinnan, jota voi vielä muokata kertoimen avulla. Toimittajajärjestys hakee tuotteen myyntihinnan asetetun järjestyslistan mukaisesti. Kate % hinnoittelee tuotteen toimittajajärjestyksen mukaisesti eli valitsee listalta ensimmäisen toimittajan, jolta kyseinen tuote löytyy ja laskee tuotteelle myyntihinnan lisäämällä käyttäjän määrittelemän kateprosentin ostohinnan päälle Kate % hintaportain hinnoittelee tuotteet kustannushinnan mukaisin hintaportain. Hintaportaat toimivat siten, että asetetaan alin kustannushinta, jonka päälle lisätään katetta haluttu prosenttimäärä. Oman tuoterekisterin tuotteille hinnat voidaan määritellä kaikille asiakkaille tai asiakaskohtaisesti. Erilaisille asiakkaille voidaan luoda myyntialennusryhmiä, joille määritellään alennukset. Myyntialennusryhmä voidaan määrittää koskemaan esimerkiksi tietyllä tavalla luokiteltuja asiakkaita (A-asiakkaat, B-asiakkaat jne.) tai asiakaskohtaisesti. Alennusryhmään määritellään katerajat, joista Adminet laskee alennuksen annetun prosentin mukaan. Asiakkaille voidaan myös lisätä alennustaulukko tietyn toimittajan hintoihin tai tuoteryhmäkohtaisesti. Tuotteiden hintoja voidaan tarvittaessa muokata vielä laskutettaessa, mutta luomalla järkevät alennusryhmät ja -taulukot sekä käyttämällä niitä, säästytään turhalta näppäilyltä laskuja tehtäessä. Myynnin sopimushinnat Kaikille tuotteille voidaan määritellä sopimusmyyntihinnat asiakkaittain, asiakasryhmittäin ja tuotteittain. Myymälätoimintaa varten voidaan lisäksi määritellä oma sopimushinnasto. Määritellyt sopimushinnat ovat aina muita myyntihinnoittelutapoja voimakkaampia. Asiakaskohtaiset alennukset eivät myöskään päde, jos tuotteella on sopimushinta. Jos tuotteelle ei ole määritelty myynnin sopimushintaa, hinnoitellaan tuote normaalisti hinnoitteluohjausten mukaan. Erilaisille asiakkaille voidaan luoda myyntialennusryhmiä käyttäjän haluamilla kriteereillä esimerkiksi koon, toimialan tai ostojen määrän mukaan. Asiakasrekisterissä voidaan määritellä, mihin alennusryhmään kukin asiakas kuuluu. Tuotteita käsiteltäessä voi tarkistaa ostohinnan toimittajittain sekä osto- ja myyntihistorian ja varastosaldon. Ostojen toimittajakohtaiset sopimushinnat voidaan määritellä myös tietylle kohteelle tai projektille. Luomalla järkevät alennusryhmät ja alennustaulukot, säästytään turhalta näppäilyltä laskuja tehtäessä. Erilaisille asiakkaille voidaan luoda myyntialennusryhmiä, joille määritellään alennukset. Kaikille tuotteille voidaan määritellä sopimusmyyntihinnat asiakkaittain, asiakasryhmittäin ja tuotteittain. 12 lvis-maailma MUISTA MYÖS Adminetissä on yli tuotetta käsittävä yleinen hinnasto, jota ylläpidetään käyttäjän puolesta. Yleinen hinnasto laajenee jatkuvasti, uusimpina Hilti ja Maalarimestarit. Voit tuoda lisäksi omia paketteja tai lisätä sellaisen tukkurin hinnaston, jota ei yleisestä hinnastosta löydy. YLEISEN HINNASTON TOIMITTAJAT: Ahlsell Oy Aillos Oy (Air Spiralo) Callidus Oy EL-Parts Oy Evimex Hilti Oy Itula Oy Lindab Oy LVI-Dahl Oy LVI-WaBek Oy Onninen Oy Ouman Oy Maalarimestarit Oy Rexel Finland Oy Salok osk (Salokin jäsenille) SLO Oy Warla Trade Oy Würth Oy lvis-maailma 13

8 TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää Menestystarinat Parasta Adminetissä on HALLITTU KOKONAISUUS LVI-Optimilla on tiedostettu jo pitemmän aikaa, että tulevaisuus on paikasta riippumattomassa ja pitkälle automatisoidussa toimintatavassa. Muutoksissa haluttiin olla mukana eturintamassa ja viime vuonna toimintamalli sorvattiin nykyaikaiseksi. Ilkka ja Juho Nurmimäki perustivat Putkiasennus Nurmimäki Oy:n vuonna Nykyään yritys tunnetaan nimellä LVI-Optimi. Tällä hetkellä yritys työllistää omistajien lisäksi viidestä kuuteen asentajaa. Pääasiakaskuntaa ovat pientaloasukkaat ja -rakentajat ja jonkin verran tehdään myös pieniä julkisia hankkeita. Valtaosa töistä on urakkaa, mutta laskutöitäkin tehdään ja niiden osuus liikevaihdosta on noin viidennes. Ilkan kanssa kahdestaan aloitettiin ja keskityttiin lähinnä pientalojen LVI-urakointiin. Siitä lähtien on tasaisesti yritetty itsemme työllistää ja sen lisäksi muuta henkilökuntaa. Vuosittain on liikevaihto kasvanut, kunnes viime vuonna talouden matalasuhdanne alkoi näkyä meilläkin ja liikevaihto vähän notkahti, Juho kertoo. Aiemmin oli sellaiset työkuviot, joissa oli trendi ylöspäin, mutta nopeasti tuli kilpailua lisää ja katekin heikkeni. Kyllä koko ajan joutuu katselemaan, mistä seuraavaksi työt revitään. Kävin juuri tarjouspyyntöjä läpi ja normaalisti tähän aikaan vuodesta on tehty omakotitaloista jopa kymmenen kauppaa, tänä vuonna ei vielä ensimmäistäkään. Paikallinen kysyntäkään ei ole vielä lähtenyt ollenkaan käyntiin, koska rakennus- ja tonttimäärät ovat tippuneet niin paljon Kokkolassakin, Ilkka jatkaa. Nurmimäen veljekset eivät anna hankaluuksien lannistaa, vaan haasteisiin vastataan uusilla toimintatavoilla ja toiminta-alueen laajentamisella. Tässä tilanteessa on pakko katsella jostain muualtakin hommia. Me haemme korvaavaa työtä aktiivisen markkinoinnin kautta ja tilauskantaa pientalojen LVI-remontoinnista. Vuoden 2013 aikana liiketoiminta-aluetta on muokattu laajemmaksi. Kokkola on vahva talousalue LVI-urakointiin sekä pientalojen putki- ja maalämpöremontteihin. Sitä konseptia on viety viime vuonna Kokkolan lisäksi Seinäjoen ja Tampereen talousalueille. Tänä vuonna avattiin toimipisteet molempiin kaupunkeihin. Tällä hetkellä Tampereella työskentelee kaksi asentajaa ja kaksi myyjää, ja sama laajuus on tarkoitus saada Seinäjoellekin. Myös Adminet helpottaa tiukempina aikoina, koska pystymme paremmin seuraamaan, missä ja millaisia kulurakenteita on. Kun saamme tiedon reaaliajassa, pystymme karsimaan kuluja, miettimään toimintatapoja ja reagoimaan nopeammin. Hiljaa hyvä tulee Jo vuosia sitten Ilkka oli nähnyt tukkureiden pöydillä muun muassa LVISNetin mainoksia ja niistä heräsi ajatus, että kohti pilvipalvelua ja automatiikkaa pitää tähdätä. Hän etsi itse aktiivisesti tietoa erilaisista ratkaisuista, mutta lopulta asia siirtyi muutamalla vuodella eteenpäin. Vuonna 2012 tehtiin päätös siirtyä uusiin toimintatapoihin. Otimme ohjelmaan, että vuonna 2013 siirrytään pilvipalveluun ja katsotaan, kuka sen meille toimittaa. Eipä siinä sitten käytännössä paljon vaihtoehtoja ollut. Päädyimme pyytämään tarjoukset silloiselta ohjelmatoimittajalta ja Admicomilta. Tarjoukset käytiin läpi sekä hinnallisesti että tuotteellisesti ja todettiin, että Admicomilla on nykyaikaisempi, laadukkaampi ja pidemmälle viety tuote. Lisäksi halusimme kokonaispalvelun yhdestä talosta, ettei tarvitse useita eri ohjelmia niin kuin aiemmin. Admicomilta sai myös räätälöidyt tilitoimistopalvelut samaan ja ajattelimme, että on tärkeää, että tilitoimistokin tuntee järjestelmän. Adminetin edut: Ajantasaiset hinnat Reaaliaikainen seuranta Eroon paperitöistä Käyttöönotto tapahtui nopealla tahdilla kesken tilikauden ja ruuhkaisen työtilanteen, joten toimintatapojen muutos vaati pientä punnerrusta. Olihan ohjelman vaihdos iso rupeama sellaisessa tilanteessa, siitä ei pääse mihinkään, mutta ajattelimme, että sellainen spurtti vielä otetaan. Oli yritykselle iso muutos siirtyä uuteen järjestelmään, mutta se on tätä päivää. Muutos olisi pitänyt joka tapauksessa tehdä muutaman vuoden sisällä. Pitkällä tähtäimellä ajateltuna tällaiseen toimintaan kaikki muutenkin menee. Adminet on ollut LVI-Optimilla käytössä noin vuoden. Ensimmäisen puolen vuoden aikana tutustuttiin järjestelmän peruskäyttöön ja jatkossa on tarkoitus ottaa enemmän tehoja irti. Adminet on meille omistajillekin laaja kokonaisuus. Nyt olemme itse oppineet perusasiat, joten tämän vuoden tärkein juttu on, että myös muu henkilökunta omaksuu käytön haluamallamme tavalla. Helpolla hintavertailulla kustannustehokkuutta Tämän vuoden teemana on omaksua lisää toiminta-alueita, muun muassa tarjouslaskenta. Edellisinä vuosina on tehty paljon sopimusurakointia, jossa ei tarjouslaskentaa käytetä, joten harjoittelu on jäänyt vähemmälle. Koulutuksen yhteydessä on sovellukseen ajettu valmiit rivipohjat pientaloille. Niitä hyödyntämällä pystytään nopeasti laskemaan tarjoukset. Olemme vertailleet hintaa Adminetillä ja vanhalla ohjelmalla ja samaan on päästy, joten yhtä luotettavasti voimme alkaa tarjouksia laskea. Adminetissä laskentaan vaan menee paljon vähemmän aikaa. Esimerkiksi rivikopiointi tarjouksia laskettaessa helpottaa tekemistä. Lisäksi sinne pystytään syöttämään omat paketit ja niidenkin hinnastot päivittyvät automaattisesti. Nimenomaan ajantasainen hinnasto on Juhon ja Ilkan mielestä tärkeä sekä tarjouslaskennassa että tavaroiden kilpailutuksessa. Meidän ei tarvitse käyttää aikaa päivittämiseen tai miettiä, onko hinta varmasti oikea. Se mahdollistaa myös kustannustehokkaan projektin toteuttamisen, kun pystyy kilpailuttamaan tuotepaketit ennen työmaalle tilaamista, sitäkin kautta saadaan taloudellista hyötyä. Ennen piti kuukausittain muistaa itse ajaa uudet tukkurihinnastot sisään. Ei siihen tullut keskityttyä, joten monesti tuli puolenvuoden katkoja päivitykseen. Nyt käytössämme on koko ajan reaaliaikainen hinnasto ja koneen näyttämään hintaan pystyy luottamaan. Käytämme Adminettiä paljon tukkureiden hintojen vertailuun. Adminet näyttää, mikä tuote on milläkin tukkurilla halvempi. Käytännössä pientalopuolella ei pysty jokaista tuotetta eri paikasta tilaamaan, vaan koko pompsi kilpailutetaan pakettina. Jos on selkeä tuoteryhmä, niin on helppo tehdä vertailu suoraan Adminetin antamien hintojen perusteella, kun heti paikalla näkee mikä on halvin. Yllättävän isoja hintaeroja on huomattavissa. Sen takia tukkureitakin pystyy nyt koko ajan kilpailuttamaan ja viilaamaan hintoja, kun järjestelmä muistuttaa eroista. Tavarat seurantaan Nyt myös työnjohdon ja asentajan välinen tiedonsiirto on saatu sähköiseen muotoon, eikä paperisia työmääräimiä enää tarvitse käsitellä. Ennen paperiset työmääräimet jäivät sinne tänne. Oli jatkuva penkominen ja varmistaminen, että myyntilaskulle saadaan kaikki kirjattua. Se puoli on parantunut Adminetillä huomattavasti ja paranee entisestään, kun saadaan kaikki asentajat omaksumaan käyttö. Adminetistä näkee, mitä projektiin on haettu ja se oppii muistamaan käyttämämme LVI-koodit. Kun lyö Adminettiin autosta tulleen tavaran ensimmäiset kolme numeroa, niin sehän jo ehdottaa, että tuotako sinä tarkoitat. Tavaran pystyy poimimaan todella hyvin. Vaikka osa asentajista tuo edelleen sinnikkäästi tavaralistat paperilla, on Adminetistä ollut merkittävästi hyötyä tavaravirtojen seurannassa ja laskutuksen varmistamisessa. Aina sieltä on jäänyt merkkaamatta osa tavaroista. Adminetistä pääsen katsomaan, että olet sinä sinne tällaisenkin hakenut ja melko varmasti asentanutkin. Kun ostolasku kohdistuu projektille, se paljastaa, mitä todellisuudessa on haettu. Tietoa pystyy peilaamaan asentajan tarvikeluetteloon ja kysymään, että mihinkäs tämä wc-istuin sitten meni, kun sitä ei ole merkittynä. Nopeutuneella rahankierrolla oli sellainen vaikutus, että meidän luottotappiot ovat minimaaliset. -Juho Nurmimäki- Kokonaisvaltaista hyötyä Juhon ja Ilkan mukaan Adminet on tuonut helpotusta monella rintamalla. Toimistolla on päästy eroon papereista ja pilvipalvelun ansiosta toimipisteiden välinen seuranta on helppoa. Adminet tukee liiketoimintaa myös toimipaikkojen välillä mahdollistamalla tehokkaan seurannan. Pystymme koko ajan seuraamaan, että homma ei karkaa etäkonttoreissa ja työmääräimet tulevat laskutuskuntoon sovitusti. Pääsimme käytännössä paperitöistä eroon, ehkä isoimpana juuri työmääräimet ja tuntilaput sekä niiden kirjaaminen. Eikä tarvitse paljon kirjelappuja enää liimailla. Vaikka paperisia ostolaskuja emme ole ottaneet vastaan aiemminkaan, ne tulivat meille skannattuna ja tiliöiminen oli työlästä. Nyt Adminet kohdistaa ne automaattisesti. Myyntilaskuja tehtäessä taas täytyi pitää kahta ohjelmaa rinnakkain auki ja siirtää manuaalisesti kaikki rivit LVIkoodeineen yksi kerrallaan. Helpottunut laskutusprosessi on näkynyt nopeutuneena rahankiertona. Nykyään ovt-laskut tulevat jo tavaroiden toimitusta seuraavana päivänä ja ne laskutetaan asiakkaalta mahdollisimman pian. Se oli yksi syy, miksi meidän piti tähän järjestelmään päästä: että saadaan nopeasti laskut meille ja päästään edelleen laskuttamaan. Kiertonopeuden lisäämisellä on saatu sellainen vaikutus, että meidän luottotappiot ovat minimaaliset verrattuna tilastollisiin LVI-liikkeiden luottotappioihin. Kun laskutusta venytetään, on suurempi riski, että lasku jää maksamatta. Meillä luottotappiot ovat vain noin 500 euroa vuodessa. Adminetin nettikäyttöisyys ja automatiikka ovat mahdollistaneet työskentelyn mistä tahansa ja tuoneet laajasti hyötyä eri toimintoihin. Ilkan ja Juhon mielestä parasta Adminetissä onkin kokonaisuus. Pilvipalvelu ja papereista eroon pääseminen olivat tärkeimpiä valintakriteerejä, mutta parasta Adminetissä on hallittu kokonaisuus: aina työn tilaamisesta toteutukseen ja sitä kautta laskutukseen. Sitten vielä nähdään heti projektin tulos. Nyt homma toimii. 14 lvis-maailma lvis-maailma 15

9 TT Sähköpalvelun Teemu ja Teuvo odottavat innolla, että kaikilta tukkureilta saisi sähköiset lähetteet. Admicomin Simo nyökkäili taustalla. Mää oon niin teidän miehiä tunnustan väriä!, Aleksi Graf naureskeli tennareidensa sävylle. TAPAHTUI MESSUILLA SähköTeleValoAV messuja vietettiin Jyväskylän Paviljongissa Yli kävijää tavoittaneessa tapahtumassa Admicomin osastolla riitti vilskettä, kun asiakkaiden kanssa vaihdettiin kuulumisia ja uusia tuttavuuksia solmittiin. Moni Adminet-asiakas kertoi hyödyntäneensä matka-ajan töitä tehden. Adminet oli pyörinyt niin kännyköissä kuin tableteissa, ja ostolaskuja oli lähtenyt maksuun kyytien suunnatessa Jyväskylään eri puolilta Suomea. Kymmenet asiakkaat vierailivat osastolla vaihtamassa kuulumisia ja juttelemassa suunnitelmistaan. Aleksi Graf ei joutunut lähtemään merta edemmäs kalaan, sillä hänen yrityksensä LVI-Elektro Graf toimii Jyväskylässä. Kiuruvedeltä saapuneet TT Sähköpalvelun Teemu Koskelin ja Teuvo Blomberg kertoivat olevansa tyytyväisiä Adminettiin ja toivovansa, että muutkin toimijat siirtyisivät hanakammin sähköiseen aikaan. Odotamme innokkaasti, että lähetteet saisi kaikilta tukkureilta sähköisesti. Helposti käyttöön Kuulumisia kävi vaihtamassa myös vuoden alussa Adminetin käyttöönottaneen Exsanen operatiivinen johtaja Mika Seppänen. Vaikka Adminet on ollut käytössä vasta kuukauden päivät, on Exsanen väki päässyt hyvin sisään ohjelmaan. Käyttöönotto oli yllättävän helppo, eikä henkilökunnalta ole kuulunut mitään pahaa. Osa asentajista on jo oppinut ällistyttävän hyvin Adminetin käytön, Mika kertoo. Adminet saa Mikalta kiitosta myös laajennettavuudestaan. Yritys on vahvassa kasvussa ja uusia toimipisteitä avattaessa ei tarvitse miettiä järjestelmien siirtoja ja asennuksia. Nettikäyttöinen Adminet kulkee mukana kaikkialle. Toimivat työkalut asentajille Torniosta messuille saapunut MTO- Sähkön Markku Tofferi kertoi juuri hankkineensa asentajille tabletit. Jatkossa asentajat hoitavat tilausten työ- ja tarvikekirjaukset työmaalta käsin. Simo Martikainen kertoi Adminetin helpottaneen asentajien töitä. Tällä tehostetaan toimintaa ja poistetaan turhia töitä toimistolta. Käyn messujen yhteydessä myös koulutuksessa Admicomin Jyväskylän toimistolla, jotta saamme sähköiset työtilaukset mahdollisimman tehokkaasti käyttöön, Tofferi kertoo. Myös osastolla vierailleet asentajat kertoivat olevansa tyytyväisiä sähköiseen toimintatapaan. Joen Sähköpoikien asentaja Simo Martikainen kertoi, että Adminet on helpottanut asentajien töitä paljon. Nykyään työt ja tarvikkeet kirjataan tabletilla työmaalta käsin. Aiemmin aina ajatteli, että kyllä ne sitten myöhemmin muistaa kirjoittaa ylös, mutta taisi monesti unohtuakin, Martikainen vertaa vanhaa ja uutta tapaa toimia. Lisää messutunnelmia löydät Admicomin Facebook-sivulta. Exsanen Mika kertoi käyttöönoton sujuneen yllättävän helposti. MTO-Sähkön Markku oli juuri hankkinut asentajille tabletit työtilausten käsittelyyn. 16 lvis-maailma lvis-maailma 17

10 Käyttäjävinkki Mitä kuuluu? TYÖTILAUKSET nopeasti kentälle Mitä työnkuvaasi kuuluu? Asiakkaan liiketoimintaongelmien ratkaiseminen. Markku Parasta työssäsi? Vilpitön asiakkaista välittyvä hyvä olo, kun kipupisteitä on saatu ratkaistua. Adminetissä ilmoituksen uudesta työtilauksesta voi lähettää asentajille tekstiviestillä tai sähköpostilla. Kun tilauksen tiedot on täytetty, tilauksen Vastuuhenkilö-näkymästä voidaan lähettää yhdelle tai useammalle asentajalle ilmoitus saapuneesta työtilauksesta. Ilmoitustavaksi valitaan sähköposti tai tekstiviesti. Vastaanottajan numero tai sähköpostiosoite voidaan valita omista resursseista, kaikista resursseista tai syöttää käsin. Useampi vastaanottaja erotellaan pilkulla. Ilmoituksen oletusviestiä voi muokata vapaasti, mutta tekstiviesti-ilmoituksessa voi olla enintään 306 merkkiä eli kaksi tekstiviestiä. Toiminnallisuutta voi käyttää myös siihen, että muistutetaan asentajaa tulevasta työstä, ilmoitetaan vaihtuneita tietoja, lähetetään hälytys pikakeikasta tai kuitataan työn valmistuminen tilaajalle. Adminetin paras ominaisuus? Data-analysaattori, koska sen avulla nähdään, mitkä työmaat ja asiakkaat ovat meille parhaita tuloksen kannalta ja minkä tyyppiset voidaan suosiolla jättää muille. Kuinka vietät vapaa-aikasi? Urheillen ja penkkiurheillen. Elixialla virkistyy keho ja mieli, valmennusviettiä toteutan sohvalta käsin, varsinkin kun palloilulajeja on tarjolla. Elämänohjeesi? Keskity siihen, mistä nautit. SIMO RATILAINEN ALUEMYYNTIPÄÄLLIKKÖ Simon tavoitat numerosta Työkalukauppa siellä missä sinäkin, vain parin klikkauksen päässä. Edulliset tuotteet, nopeasti ja helposti. Sinne, missä niitä tarvitset. 18 lvis-maailma Klikkaa heti ja huomaa itse, miten helposti homma käy: lvis-maailma 19

11 admicom oy väinönkatu 26 a jyväskylä Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto Ostolaskut Myyntilaskut Reaaliaikainen kirjanpito Rahaliikenne Palkkahallinto Palkanlaskenta Tuntikortit Matkalaskut Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta Ostotarpeet ja ostotilaukset Myyntitilaukset Myymälä Varastonhallinta Yleinen hinnasto Viivakoodikeräily Johdon työkalut Automaattiraportit Sisäinen laskenta Dokumentinhallinta Asiakkuudenhallinta Kalenteri Data-analysaattori Asentaja-analyysi Projektinhallinta Asentajanruutu + Asentajan Mobiili Työtilausten laskutus Tarjouslaskenta Projektinhallinta Projektinvalvonta Yleinen hinnasto Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Etelä- ja Länsi-Suomi: Itä- ja Keski-Suomi: Pohjois-Suomi ja länsirannikko: kumppani tuloksen tekemiseen Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva -työkalut tuloksen tekoon Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen Ota yhteyttä arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi