ProConcept hankkeidenhallinnan kokonaisratkaisu

Transkriptio

1 ProConcept hankkeidenhallinnan kokonaisratkaisu (ProConcept hankkeidenhallintajärjestelmä on Artemis Finland Oy:n valmistama ja ylläpitämä tuote) Pekka Väätänen 1

2 ProConcept -yleiskuvaus ProConcept- järjestelmä on kokeneiden projektihallinnan ammattilaisten kehittämä kokonaisratkaisu teknisen sektorin tilaaja- sekä tuottajaorganisaatioiden hankkeidenhallintaan. Sen käytettävyys, toiminnallisuus ja soveltuvuus varmistetaan aktiivisella kehitysyhteistyöllä kaupunkien ja sairaanhoitopiirien hankevastaavien kanssa. ProConcept on tietokantapohjainen, yhteentoimivista eri sovellusosioista koostuva kokonaisratkaisu. ProConcept on tarkoitettu yksittäisen hankkeen hallinnan lisäksi hankekokonaisuuksien hallintaan; esim. organisaatioyksikön hankeohjelman hallintaan tai jopa yli organisaatioyksikköjen tehtävään hankehallintaan. ProConcept soveltuu erittäin hyvin esim. rakentamis- ja rakennuttamishankkeiden (mm. katu-, viher-, talo-, verkonrakennus), tonttituotantannon osaprojektien ja/tai kokonaisuuden hallintaan ym. teknisluenteisten hankkeiden hallintaan. Hankkeet perustetaan yksinkertaisessa lomakenäkymässä, jossa nimi ja tunnistetietojen lisäksi suurin osa tiedoista lisätään nopeasti ja yhdenmukaisesti alasvetovalikoista. Hankeen edetessä hanketietoja täydennetään ja ylläpidetään osa-alueittain (lajittelutiedot, kustannukset, ajoitustiedot ja resurssit, asiakirjat...) loogisesti eri sovellusosioilla ja näkymillä. Tietojen lisäämisessä hyödynnetään asiakaskohtaisia valikkoja sekä valmiita hankemalleja. ProConceptissa kaikki hanketiedot tallentuvat käyttäjien koneilta välittömästi ja keskitetysti yhteiseen tietovarastoon, josta ne on monipuolisesti hallituin käyttäjäoikeuksien hyödynnettävissä esim. erilaisten hanketarkastelujen ja raporttien tekemistä varten. ProConceptin hankeluettelonäkymien ja raporttien avulla nähdään välittömästi mikä on esim. valitun hankejoukon vuosibudjetti-, kustannus- tai ajoitustilanne. Hankkeiden lajittelu- ja luokittelutietojen avulla hankkeita voidaan tarkastella kätevästi esim. investointilajeittain, hanketyypeittäin, hankevastuittain, alueittain jne. Yksittäiseen hankkeeseen tehtävien toimenpiteiden ja muutosten vaikutus nähdään välittömästi viivan alla hankekoonneissa.... 2

3 ProConcept -yleiskuvaus PlaNet projektihallintaohjelma toimii yhtenä osana ProConcept -kokonaisuutta. Sitä voi hyödyntää järjestelmässä niin yksittäisen hankkeen kuin hankejoukon ajoittamisessa, resurssoinnissa tai erilaisissa tarkasteluissa. Järjestemään sisältyy valmiit PlaNet -vakiopohjat sekä yksittäisen hankkeen, että hankeluettelon siirtämistä ja käsittelyä varten. Kustannustoteutumatiedot saadaan tuotua ProConceptiin asiakkaan taloushallinta järjestelmästä vakiomuotoisen tiedonsiirtotoiminnon avulla. Kohteen tositetiedot siirtyvät ProConceptiin kustannusseurantanimikkeistön rakenteen ja kustannuslajierittelyn mukaisesti. Nimikkeistöjä voi asiakkaalla olla käytössä useampia (esim. TALO80, KT02, IR ). Liittymän avulla on toteutumatietoa tuotettu mm. asiakkaiden käyttämistä Adeko, Intime, SAP, Raindance nimisistä taloushallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmistä. ProConcept ratkaisua hyödyntävät esim. Vantaan kaupunki; kaupunkirakentaminen, Turun kaupunki; Kiinteistöliikelaitos, Rovaniemen kaupunki; kunnallistekniikan rakennuttaminen ja palvelutuotanto, Kaarinan kaupunki; kunnallistekniikka- ja talonrak.yksiköt, Napapiirin Vesi; verkonrakennus ja kunnospito, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri; tilakeskus. 3

4 ProConcept-kokonaisratkaisu, eri sovellusosiot ja niiden roolit MUUT JÄRJESTELMÄT Tsto-sovellukset (asiakirjatiedostot) word excel... PROCONCEPT Hankkeiden hallinta ProManager hankkeiden ohjelmointi (lajittelu,budjetointi, kustannukset, ajoitus...) hankkeiden/hankekokonaisuuksien seuranta halutuin rajauksin 2 1 Hallinnointi ProBase käyttäjäoikeudet järjestelmäparametrit hankkeiden perustaminen Aika ja resurssit PlaNet ajoitus ja resurssointi graafiset tarkastelut 1. Hankkeen perustiedot 2. Hankkeiden ajoitus (vuosiohjelmat, hankeaikataulut) 3. Kustannusarvio tavoitteeksi 4. Toteutuneet kustannukset ja tunnit 5. Litteroiden ajoitus 6. Hankekustannukset (hanketasoisesti) Web/Intra -raportointi Voyant raportit ja graafit ProConcept -tiedot Taloushallintajärjestelmä (Adeko, Intime, Raindance, SAP...) 4 6 Kustannushallinta ProControl lttr/kl-tasoinen tavoite, sitoutunut, toteutunut, ennuste kustannusten jyvitys (kt) Kustannuslaskenta ProEst2000 hankkeen kustannusarvio littera/kustannuslajitasoisesti 4

5 Hankevastuuyksiköiden hankkeidenhallinta ProConceptilla Projektitietojen syöttäminen ja ylläpito (hankevastaavat) Hankkeiden perustaminen, perustiedot (ProBase) Hankkeiden lajittelu- ja luokittelutiedot (ProManager) Hankkeiden budjetointi ja kustannukset (ProManager) Tehtävien lisääminen projekteille (ProManager) Projektien ja tehtävien ajoitustiedot (ProManager, PlaNet) Tehtävien ja päävaiheiden resurssit (ProManager, PlaNet) Järjestelmäparametrien ja käyttäjäympäristön hallinta (pääkäyttäjät) Järjestelmässä hyödynnettävä parametristo (ProBase) Käyttäjä-/vastuuorganisaatiot sekä käyttäjät oikeuksineen (ProBase) Järjestelmä-parametrien keskitetty hyödyntäminen 1. Päähanke 2. Päähanke... 1.Katu-hanke 1. Suunnittelu Tehtävä 1.2 Tehtävä Rakentaminen Tehtävä 2.2 Tehtävä... Katu-hanke 1. Päävaihe Tehtävä 1.2 Tehtävä... Päävaihe Tehtävä 1.2 Tehtävä... Katu-hanke 2.Viher-hanke 1. Suunnittelu Tehtävä 1.2 Tehtävä Rakentaminen... Päävaihe Tehtävä Tehtävä... Päävaihe Tehtävä 1.2 Tehtävä... Viher-hanke Viher-hanke 3...Talo, kunn.pito ym Suunnittelu Tehtävä 1.2 Tehtävä Rakentaminen Suunnittelu Tehtävä 1.1. Tehtävä 2.2 Tehtävä Tehtävä Talo yms... hankkeet Päähankkeen, hankkeiden ja tehtävien ajoitukset Investointiohjelmat Kustannukset (jyvitettynä) Tuotokset (ylläpito ja (Tehtäväkohtaiset tarkastelut) selaaja-käyttäjät) Resurssikohtaiset tehtävälistaukset ja tarkastelut Yksittäiset hankkeet ja hankekokonaisuudet halutuin rajauksin ja ryhmittelyin 5

6 Uuden hankkeen perustaminen (ProBase-hallinnointisovellus) Uudet kohteet perustetaan keskitetysti ProBase hallinnointisovelluksella perustiedot näkymään. Pakollisina tietoina kohteesta pitää määrittää vähintään alleviivatut kohdat. Kertaalleen syötetyt tiedot tulevat näkyviin ja ovat hyödynnettävissä myös muissa sovellusosioissa. Uuden hankkeen tietojen perustaminen onnistuu nopeasti ja yhdenmukaisesti asiakaskohtaisten valikkotietojen avulla. 6

7 Hankkeiden lajittelu ja luokittelu Yksittäisille hankkeille määritetään perustietojen lisäksi ns. lajittelu- ja luokittelutiedot, joita voidaan hyödyntää mm. hanketiedon rajauksissa ja ryhmittelyissä. Lajittelutiedot syötetään hallitusti ja yhdenmukaisesti asiakas- ja organisaatioyksikkökohtaiste n valikkotietojen avulla. 7

8 Hankkeen aikataulutus Kohteen aikataulu voidaan laatia nopeasti esim. kopioimalla vastavanlaisen kohteen aikataulu tehtävävaiheineen pohjaksi tai hyödyntämällä mallihankepohjia. Tehtäville voidaan lisätä myös resurssit suoraan resurssirekisteristä. Luotu aikataulurakenne voidaan siirtää myös PlaNetiin aikatauluttamista ja tulostamista varten. 8

9 Yksittäisen hankkeen raportointi Yksittäisen hankkeen raportti-vaihtoehdot saadaan näkyviin hankeluettelo-näkymästä, Hankkeen raportit painikkeesta. 9

10 Hankkeen aikataulutus Kohteen aikataulu voidaan laatia nopeasti esim. kopioimalla vastavanlaisen kohteen aikataulu tehtävävaiheineen pohjaksi tai hyödyntämällä mallihankepohjia. Tehtäville voidaan lisätä myös resurssit suoraan resurssirekisteristä. Luotu aikataulurakenne voidaan siirtää myös PlaNetiin aikatauluttamista ja tulostamista varten. 10

11 Hankkeen kustannushallinta (ProControl -kustannushallintasovellus) Hankkeen kustannushallinta (tavoite, sidotut, toteutuneet ja ennuste) tehdään selkeässä taulukkonäkymässä, jossa kustannukset hallitaan nimikkeittäin (=litteroittain) ja tarvittaessa myös kustannuslaji- ja tositetasolla. Lisä- ja muutostöiden, sidottujen kustannusten ja loppukustannusennusteen laatiminen ja ylläpitäminen on tehty todella helpoksi ja suoraviivaiseksi. Myös tositteiden oikaisut oikealle nimikkeelle onnistuu kätevästi. Totetumatieto saadaan taloushallintajärjestelmästä liittymätoiminnon avulla. 11

12 Hankkeen kustannushallinta, raportointi (ProControl -kustannushallintasovellus) 12

13 Hankekokonaisuuksien hallinta Ohessa esimerkki ProManager hankeluettelon kustannushallinta näkymästä. Hankeluettelonäkymiin voidaan rajata hankeaineistoa monin eri kriteerein näkymän yläosan rajauskentillä (myös erilaisilla rajauskombinaatioilla). Hankemassan reaaliaikainen tarkastelu ja raportointi onnistuu nopeasti ja helposti halutusta näkökulmasta. 13

14 Hankkeiden budjetointi Yksikön hankkeiden investointiohjelman laadintaa ja hallintaa varten hankkeet voidaan kätevästi vuosibudjetoida hankeluettelon budjetointinäkymässä. Näkymässä nähdään nähdään tarvittaessa hankkeen koko budjetti, paljonko siitä on jaksotettu eri vuosille (myös aik. vuosille) ja myös toteutumatilanne. 14

15 Hankkeiden budjetointi Yksikön hankkeiden investointiohjelman laadintaa ja hallintaa varten hankkeet voidaan kätevästi vuosibudjetoida hankeluettelon budjetointinäkymässä. Näkymässä nähdään nähdään tarvittaessa hankkeen koko budjetti, paljonko siitä on jaksotettu eri vuosille (myös aik. vuosille) ja myös toteutumatilanne. 15

16 Hankekokonaisuuksien hallinta ja tarkastelu PlaNetilla 1 Kaikki/rajatut hankkeet siirretään PlaNetiin hankeluettelonäkymän PlaNet-painikkeella. PlaNetissa voidaan ylläpitää hankkeiden ajoitus- ja resurssitietoja sekä tulostaa/raportoida ProConcept-hanketietoja monessa eri muodossa. (ProMangerista siirtyy PlaNetiin hankkeista n. 30 erilaista hanketietoa, joita voidaan tarkastella ja/tai hyödyntää hanketietojen tarkastelussa.) PlaNetiin on tehty valmiiksi erilaisia näkymiä hankekokonaisuuksien tarkasteluun. Näkymiä voi tarvittaessa tehdä lisää/muokata. 16

17 Hankekokonaisuuksien hallinta ja tarkastelu PlaNetilla 2 PlaNetiin on tehty valmiiksi erilaisia näkymiä/tulostuspohjineen hankekokonaisuuksien tarkasteluun ja raportointiin seuraavasti: -Hankkeiden ajoitus (tässä tehdään yli useamman hankkeen aikatauluttamista) -Hankkeet ryhmittäin (tässä voidaan tarkastella siirrettyä hankejoukkoa eri tavoin ryhmiteltynä, ryhmittelykriteerit valitaan ryhmittely-kentästä toimintopainikeriviltä) -Kustannukset ikkunassa kustannuskuvaajat -Resurssit ikkunoissa voidaan myös lisätä tehtäville resursseja tai luoda resurssikohtaisia listauksia -Taloussuunnitelma ikkunassa nähdään suuntaa-antavasti budjetin jakautuminen aikajaksotuksella 17

18 Hankekokonaisuuksien raportointi Hankeluettelo-näkymistä päästään hankelistan raportointiin Luettelon raportit painikkeesta Ohessa kuvakaappaukset yleisimmin käytettävistä raporttityypeistä. Uudessa investointisuunraportissa voi valita mitä tietosarakkeita raporttiin haluaa. 18