HENKILÖLISTA-PALVELU Käyttöohjeet versio

Transkriptio

1 HENKILÖLISTA-PALVELU Käyttöohjeet versio

2 Henkilölista -palvelu 1 Sisältö 1. Veronumerolaki ja raportointi Henkilölista-palvelun sisältö Palvelun käyttötarkoitus ja hyödyt Palveluun kirjautuminen Palvelun käyttöohjeet Toimintaohje ongelmatilanteissa... 6

3 Henkilölista -palvelu 2 HENKILÖLISTA-PALVELU 1. Veronumerolaki ja raportointi Joulukuussa 2011 voimaan tullut veronumerolaki edellyttää rakennusurakoitsijaa keräämään ja tarkastamaan kaikkia työmaalla työskentelevien työntekijöiden veronumerot. Rakennustyömailla työskentelevien tulee olla merkittynä julkiseen veronumerorekisteriin, ja veronumero on oltava myös kuvallisessa henkilötunnisteessa kaikilla alkaen. Veronumerolaki edellyttää päätoteuttajan keräämään ja tarkastamaan työmaille perehdytettyjen työntekijöiden veronumerot alkaen. Lain seuraavassa vaiheessa, jonka tarkkaa päivämäärää ei ole vielä määritelty, tulee päätoteuttajan raportoida työmaalla liikkuneiden henkilöiden veronumerot ja kulkulupatiedot säännöllisesti. Vuoden 2014 aikana tilaajien ja päätoteuttajien tulee raportoida myös urakoitsijalle suoritettavat maksut Verohallinnolle. 2. Henkilölista-palvelun sisältö Henkilölista-palvelu on uusi lisäominaisuus Valvoja palvelussa, joka on tarkoitettu veronumerolain velvoitteiden hoitamista varten. Palvelun avulla käyttäjä voi tarkastaa työntekijöiden veronumerot ja Excel-toiminnon avulla täydentää henkilöiden nimi- ja työnantajatiedot. Palvelun käyttö edellyttää, että tiedot on aikaisemmin ilmoitettu Veronumero.fi:n Ilmoita-palveluun, sillä tiedot noudetaan kyseisestä palvelusta Palvelun käyttötarkoitus ja hyödyt Palvelu on suunnattu työmaavastaaville, jotka huolehtivat työmailla henkilölistojen ylläpidosta. Työmaavastaavat voivat ladata palveluun omalta työasemaltaan määrämuotoisen Excel-tiedoston, johon he ovat täyttäneet työntekijöiden perustietoja. Palvelu tarkastaa ja täydentää tiedot niiltä osin kuin tiedot ovat tarkistettavissa veronumero.fi palvelussa olevien tietojen perusteella. Jos tiedoissa on virheitä tai huomautettavaa, ilmoitetaan virheistä käyttäjälle. Kannustaa työnantajia viemään työntekijöiden tiedot Veronumero.fipalveluun

4 Henkilölista -palvelu 3 Helpottaa työmaalla henkilölistan ylläpitoa, koska kaikkia tietoja ei tarvitse täyttää/tarkistaa käsin Luoda työmaille valmius henkilölistojen viemiseen työmaan henkilölistapalvelun tuleviin versioihin Henkilölista-palvelun käyttöoikeuden edellytyksenä on että yritys toimii päätoteuttajana tai vastaavan tahon edustajana rakennus- tai kiinteistöalalla. Henkilölista-palvelun käyttäjä tulee ennen käyttöönottoa hyväksyä palvelun käyttöehdot valitsemalla KYLLÄ- Työturvallisuuslain pykälä 52b koskettaa työnantajani. Kuva 26: Henkilölista palvelun erilliset käyttöehdot

5 Henkilölista -palvelu 4 Kuva 26: Henkilölista välilehden päänäkymä sisään kirjautuneena 2.2. Palveluun kirjautuminen Henkilölista-palveluun kirjaudutaan sisään osoitteesta Kirjautumisen jälkeen valitaan oikeasta yläreunasta Henkilölista-välilehti, jonka jälkeen näytölle avautuu Henkilölista-avausnäkymä. Henkilölista palveluun pääsee kirjautumaan samoilla tunnuksilla kun Valvojapalveluun. Kuva 26: Henkilölista -välilehden painike Palvelun käyttöohjeet 1) Hyväksy Henkilölista -palvelun käyttöehdot 2) Lataa Excel-pohja Palvelun käyttö edellyttää valmiin Excel-pohjan lataamista omalla koneelle. Pohja on ladattavissa henkilölista-palvelun etusivulta.

6 Henkilölista -palvelu 5 3) Lisää henkilöiden veronumerot tai henkilötunnukset veronumero-sarakkeeseen Veronumerot lisätään taulukon B sarakkeeseen. Kenttään voi syöttää veronumerot yksitellen tai vaihtoehtoisesti kopioimalla useita veronumeroita ja liittämällä ne samaan sarakkeeseen. Mikäli henkilön veronumeroa ei löydy, veronumeron tilalle on mahdollista syöttää henkilön henkilötunnus samaan sarakkeeseen. Henkilölista välilehden rakennetta ja otsikkoa ei saa muuttaa, mutta omia välilehtiä on mahdollista lisätä vapaasti, esimerkiksi erikoistyölupien tietojen säilyttämistä varten. Näitä tietoja ei lisätä Henkilölista-palveluun vaan ne jäävät käyttäjän omaan Exceltaulukkoon. 4) Valitse muokattu Excel-tiedosto ja lähetä se Henkilölista-palveluun Valitse muokattu lista ja lähetä se Henkilölista-palveluun. 5) Tarkasta virheet ja mahdollinen palaute selaimen tarkastusraportista Excel-tiedostoon täydentyvät automaattisesti niiden työntekijöiden tiedot, jotka löytyivät Veronumero.fi -palvelusta. Samalla kaikkien löydettyjen työntekijöiden veronumerot tarkastetaan. Virheelliset tai epäselvät kentät näkyvät palvelussa ja ne tulee korjata oikeaksi palvelusta ladattavalle Excel-listalle. Mikäli työntekijällä on useampi työnantaja tulee sinun valita halutun rivin selaimesta ja kopioida koko rivin oikealle riville Excel-tiedostoon. (Paste special- text/unicode text). Tietojen muokkaamisen jälkeen tulee sinun ajaa tiedosto uudestaan palveluun. Mikäli Exceltiedostosta löytyy päällekkäisyyksiä, eli sama henkilö on listattu enemmän kuin kerran, Excel-tiedostossa löytyy duplikaatin kohdalla tyhjä rivi. Korjaa tilanne poistamalla päällekkäisyydet (tyhjä rivi) Excelistä ja ajaa lista uudestaan.

7 Henkilölista -palvelu 6 6) Lataa muokattu ja täydennetty Excel-tiedosto omalle koneelle Palvelusta ladatun Excel-tiedoston tyhjät nimi- ja työnantajakentät tulee tarkastaa yksitellen verohallinnon palvelusta. Näkymän oikeasta alareunasta löytyy palaa alkuun painike, jonka kautta pääsee takaisin alkunäkymään. Valitsemalla palaa alkuun painiketta pääsee 2.4. Toimintaohje ongelmatilanteissa Käänny asiakaspalvelumme puoleen mikäli ongelmatilanne ei korjaannu näillä toimintaohjeilla, asiakaspalvelu@veronumero.fi. Henkilölista välilehti puuttuu Tarkista että sinulla on aktivoitu Valvoja käyttäjätunnukset. Valvoja käyttäjätunnukset saa aktiovoitua ottamalla yhteyttä yrityksen pääkäyttäjään. Kopioitu teksti muuttuu Excel-taulukossa Mikäli teksti muuttuu erilaiseksi symboleiksi kopioinnin yhteydessä suosittelemme että käytätte aina paste special toimintoa unicode text valinnalla. Syötetty henkilötunnus ei palauttanut työntekijän tietoja Excel-taulukkoon Mikäli Excel-taulukkoon syötetään henkilötunnus eikä kyseinen henkilö löydy Veronumero.fi rekisteristä Excel-taulukkoon palautetaan syötetty tieto, eli henkilötunnus. Hanki henkilön veronumero erikseen ja pyydä työnantaja ilmoittamaan työntekijän tiedot Veronumero.fi palveluun. Excel-listan lähetys ei onnistu

8 Henkilölista -palvelu 7 Tarkista malliesimerkin Excel-taulukon rakennetta. Henkilölista välilehden rakennetta ja otsikkoa ei saa muuttaa, mutta omia välilehtiä on mahdollista lisätä vapaasti, esimerkiksi erikoistyölupien tietojen säilyttämistä varten. Excel-taulukko on lähetetty ja ladattu takaisin selaimesta, silti tietoja puuttuu Tarkista kaikki rivit jotka esiintyvät Henkilölistan tarkastusraportissa (selaimella). Listalla saattaa olla duplikaatteja (useita samoja tietoja) jotka täytyy manuaalisesti poistaa. Muistaa tallentaa uusi versio muutostöiden jälkeen.