Kennelliiton Omakoira-jäsenpalvelu Ohje yhdistyksille, toimintailmoituksen antaminen

Transkriptio

1 Kennelliiton Omakoira-jäsenpalvelu Ohje yhdistyksille, toimintailmoituksen antaminen

2 (10) Palvelun käyttö Yleistä... 3 Omakoira-palvelun käyttöoikeus... 3 Oikeus toimintailmoituksen antamiseen... 3 Luottamustehtävien ylläpito... 4 Henkilön luottamustehtävien lopettaminen... 5 Uusien luottamushenkilöiden lisääminen... 6 Luottamustehtävän rotukohtaisten tietojen ylläpito... 8 Luottamushenkilön yhteystietojen ylläpitäminen... 9 Jäsenmäärän ilmoittaminen HUOM! Eri selaimet (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, jne.) käsittelevät ohjelmistossa liikkumista eri tavoilla. Tämän johdosta toivotaan, että käyttäjät välttävät selaimessa olevien edellinen ja seuraava painikkeiden käyttöä.

3 (10) Yleistä Omakoira-palvelun käyttöoikeus Toimintailmoitus voidaan antaa sähköisesti Suomen Kennelliiton Omakoirapalvelussa. Mikäli sinulla ei vielä ole käytössäsi Omakoira-palvelua, ohje sen käyttöönotosta löytyvät käyttöohjeesta Ohje jäsenille, palvelun käyttö. Palveluun kirjaudutaan aina omilla henkilökohtaisilla Omakoira-tunnuksilla. Yhdistyskohtaisia tunnuksia ei ole mahdollista saada. Oikeus toimintailmoituksen antamiseen Toimintailmoituksen voi antaa sellainen Omakoira-käyttäjä, joka on valtuutettu ylläpitämään yhdistyksen tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi yhdistysten sihteerit, puheenjohtajat sekä yhdistystietojen ylläpitäjäksi valtuutetut henkilöt. Tästä merkkinä käyttäjälle näkyy Yhdistystiedot välilehti. Henkilöllä voi olla ylläpito-oikeus yhteen tai useampaan yhdistykseen. Tällöin ylläpidettävän yhdistyksen tiedot valitaan pudotusvalikosta.

4 (10) Toimenpiteet sähköisen toimintailmoituksen antamisessa Toimintailmoituksen antaminen sisältää kolme vaihetta: 1. päättyneiden luottamustehtävien lopettaminen 2. uusien luottamustehtävien avaaminen 3. jäsenmäärän antaminen Vaiheiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Samassa yhteydessä voidaan ylläpitää ajan tasalle mahdolliset muuttuneet yhteystiedot. Toimenpiteitä ei tarvita niiden luottamustehtävien osalta, joissa ei ole tapahtunut muutosta. Luottamustehtävien ylläpito Luottamustehtävät tulevat näkyviin yhdistystietojen Luottamustehtävät sivupainikkeesta. Klikkaamalla haluttua luottamustehtäväriviä, näkyy oikeanpuoleisessa laatikossa tarkemmat tiedot luottamustehtävästä.

5 (10) Henkilön luottamustehtävien lopettaminen Luottamushenkilöluettelosta valitaan se henkilö, jonka luottamustehtävä halutaan merkitä päättyneeksi. Valittu luottamustehtävä merkitään päättyneeksi painamalla painiketta. Ohjelma kysyy tällöin luottamustehtävän päättymispäivämäärän. Päivämäärä voidaan kirjoittaa suoraan tai kalenteripainikkeesta valitsemalla. Mikäli päättymispäiväksi annetaan kuluva päivä, on henkilön luottamustehtävä voimassa vielä vuorokauden loppuun asti. Ruudulla näkyvät luottamustehtävät voi virkistää painamalla uudelleen Luottamustehtävät sivupainiketta. HUOM! Luottamustehtävän tiedot jäävät Kennelliiton tietoihin talteen, vaikka luottamustehtävä merkitään päättyneeksi. Lopuksi painetaan Tallenna-painiketta.

6 (10) Uusien luottamushenkilöiden lisääminen Uusi luottamushenkilö lisätään milloin tahansa keskeyttää painamalla painikkeesta. Toiminto voidaan painikkeesta. Tällöin oikeanpuoleiseen laatikkoon avautuu paikka uuden henkilön tietojen tallentamiselle. Luottamustehtävä valitaan ylimmän kentän pudotusvalikosta.

7 (10) Henkilö haetaan luottamustehtävälle Kennelliiton jäsenrekisterstä syöttämällä henkilön jäsennumero sekä sukunimi. Mikäli annetun henkilön jäsennumero- nimi- ja osoitetiedot täsmäävät Kennelliiton jäsenrekisteristä löytyvään henkilöön, tulee näytölle henkilön puhelin- ja sähköpostiosoitetiedot. Jäsennumeron antamista nimi- ja osoitetietojen yhteydessä suositellaan, mikäli luottamushenkilön jäsennumero tiedetään. Jäsennumero löytyy mm. Koiramme -lehden takasivulta (henkilön nimen yläpuolelta). Jäsennumeron käyttö toimintailmoituksessa nopeuttaa ilmoituksen käsittelyprosessia Kennelliitossa. Mikäli tiedot eivät yksiselitteisesti täsmää yhteenkään Kennelliiton rekisterissä olevaan henkilöön, voidaan kaikki yhteystiedot syöttää käsin. Tiedot tarkistetaan Kennelliitossa. Tiedot tallentuvat Kennelliiton järjestelmään. Luottamustehtävän valitsemisen jälkeen syötetään uuden luottamushenkilön yhteystiedot. Tähdellä merkityt ovat pakollisia kenttiä.

8 (10) Luottamustehtävän rotukohtaisten tietojen ylläpito Mikäli luottamustehtävä on rotukohtainen (esim. Jalostusneuvoja tai Pentuvälittäjä), näkyy luottamustehtävän tiedoissa linkki Rodut. Rodut-linkistä avautuu rotujen valintanäyttö. Täällä ylläpidetään kyseisen henkilön kyseiseen luottamustehtävään liittyviä rotuja. Rotuja voi rajata valitsemalla alemmasta listasta roturyhmä. Tällöin ylemmässä ikkunassa näkyy ainoastaan kyseisen roturyhmän rodut. Listasta valitaan rotu/rodut ja siirretään ne valituiksi (oikeanpuoleinen ikkuna) painamalla painiketta. Rotuja poistetaan valittujen listalta vastaavasti valitsemalla rotu ja painamalla p painiketta. Huom! Voi käyttää myös monivalintaa painamalla ctrl-näppäintä valinnan yhteydessä tai massavalintaa käyttämällä Shift -näppäintä. Lopuksi painetaan painiketta.

9 (10) Luottamushenkilön yhteystietojen ylläpitäminen Henkilön puhelinnumero- tai sähköpostiosoite voidaan tallentaa luottamustehtävän ylläpitoruudussa. Tietojen tallentamisen jälkeen painetaan painiketta. Mikäli molemmat sähköpostiosoitteet ovat tyhjiä, voidaan molemmat syöttää: Tiedot tallentuvat henkilön perustietoihin, joten on huomioitava, että ylempää sähköpostiosoitetta käytetään mm. henkilön Omakoiratunnistautumisessa. Siksi sitä ei voi muuttaa kukaan muu kuin henkilö itse, mikäli hän on omakoirakäyttäjä. Alempaa sähköpostiosoitetta voi ylläpitää. Mikäli henkilöllä on erillinen yhdistystoimintaan liittyvä sähköpostiosoite, suositellaan se syötettävän tähän. Henkilö voi myös itse muuttaa tätä osoitetta omissa perustiedoissaan, mikäli hän on omakoirakäyttäjä. Sama koskee myös puhelinnumeroita. Mikäli kumpaakaan ei ole järjestelmässä ennestään, voidaan molemmat syöttää. Tallennuksen jälkeen voi vain alempaa puhelinnumeroa ylläpitää. Tähän suositellaankin laitettavaksi yhdistystoimintaan liittyvä mahdollinen erillinen puhelinnumero. Mikäli henkilön osoitetiedoissa on virheellisyyttä, voidaan rastittaa kohta Tarkasta osoitetiedot Itellan (Postin) palvelusta. Tällöin järjestelmä lähettää henkilön tiedot Postin osoitepalveluun tarkistettavaksi. Mikäli osoitteenmuutokset ovat ajan tasalla ja henkilö pystytään osoitepalvelussa tunnistamaan, toimittaa Posti järjestelmään voimassaolevat osoitetiedot. Tämä tapahtuu kuitenkin viiveellä. Palautteen tuleminen saattaa päivitystiheydestä riippuen kestää useampia päiviä. Merkintä tarkistuspyyntökentässä säilyy siihen asti kun tiedot ovat päivittyneet.

10 (10) Jäsenmäärän ilmoittaminen Päättyneen vuoden lopussa ollut yhdistyksen äänivaltaisten jäsenten määrä tallennetaan Jäsenmäärät-sivulla. Mikäli edellisvuoden jäsenmäärä on antamatta, näytöllä näkyy jäsenmäärän syöttöruutu. Jäsenmäärän voi antaa vain kerran ja sitä voi sen jälkeen muuttaa ainoastaan Kennelliitto, joten luvun antamisen kanssa kannattaa olla tarkkana.