Parkkivarausohjelmisto

Transkriptio

1 Parkkivarausohjelmisto Tässä ohjelmistotuotekuvauksessa kuvataan Asio Parkkivarausohjelmiston päätoiminnot ja käyttöohjeet (1) Parkkipaikkojen netti- ja mobiilivarauspalvelu (2) Parkkivarausten hallinnointi (pääkäyttäjän päätoiminnot) PARKKIPAIKKOJEN NETTI- JA MOBIILIVARAUSPALVELU Parkkivarauksiin oikeutetut henkilöt voivat varata parkkipaikkoja Asio varausjärjestelmästä tosiaikaisesti tuotetusta responsiivisesta parkkivarauspalvelusta. Parkkivarauspalvelun etusivu on parking.asio.fi. Käyttäjä tunnistautuu ensin Asio tunnuksillansa palveluun ja pääsee varaamaan parkkipaikkoja, joihin hänelle on myönnetty varausoikeudet. Parkkivarauspalvelu on toteutettu Asion ylläpitämänä pilvipalveluna. Testitunnuksia parkkivarauspalveluun voi kysyä Asiolta sähköpostitse: Kirjautumisen jälkeen käyttäjä pääsee tekemään parkkivarauksia varausjärjestelmässä parametroitujen säännöstöjen ja käyttöoikeuksien mukaisesti. Palvelu on selainpohjainen ja responsiivinen, eli sitä voi käyttää hyvin myös mobiiliselaimella. Varaaminen voi olla luonteeltaan maksutonta tai maksullista.

2 Parkkivarauspalvelussa on kaksi päätoimintoa: Varaa paikka ja Vapauta paikka. Varaa paikka -toiminnolla varataan parkkipaikkoja. Käyttäjä näkee valinnat, joihin hänellä on varausoikeus. Esimerkiksi varauksien paikat, päivämäärät, kellonajat sekä varauksien keston säännöstöt ovat parametroitavissa asiakaskohtaisesti. Palvelu voidaan sovittaa asiakaskohtaisesti myös niin, että varauksia voidaan tehdä palvelussa ainoastaan kuluvalle päivälle. Käyttäjän tekemien valintojen jälkeen haetaan vapaata parkkipaikkaa. Palvelu tuottaa valituilla kriteereillä vapaat varattavissa olevat parkkipaikat. Parkkipaikkojen sijainti voidaan esittää esimerkiksi kerroksittain, mikäli kyseessä on parkkihalli. Käyttäjä näkee varauskartalla vapaat paikat ja varatut paikat. Varauskartalla voidaan esittää myös sellaiset parkkipaikat, johon käyttäjällä ei ole varausoikeutta.

3 Varauskohteisiin (parkkipaikat) voidaan liittää järjestelmästä palveluun tuotettavaa meta-dataa, kuten parkkipaikkojen looginen sijainti hallissa tai parkkialueen sijainti kartalla. Parkkipaikan varaaminen tapahtuu klikkaamalla vihreätä VARAA -painiketta halutusta vapaana olevasta parkkipaikasta. Klikkauksen jälkeen siirrytään varauksen tekemiseen (nettivarauslomake). Tässä yhteydessä käyttäjältä voidaan kysyä kysymyksiä, kuten auton rekisterinumero. Kysymykset voivat olla pakotettuja tai valinnaisia. Kun käyttäjä on tunnistautunut palveluun, järjestelmän henkilörekisteristä voidaan myös esi-täyttää varauksessa tarvittavat tiedot, kuten henkilön nimi, auton rekisterinumero yms.

4 Varaus vahvistetaan painamalla vihreätä Varaa parkkipaikka >> -painiketta. Mikäli varaus on maksutonta, varaus vahvistuu välittömästi. Mikäli varaus on maksullista, siirrytään varauksen maksamiseen. Maksuvaihtoehtoina voivat olla esimerkiksi asiakaslaskutus tai verkkomaksaminen. Käyttäjä saa ilmoituksen, kun varaus on vahvistettu onnistuneesti. Varausvahvistus voidaan lähettää käyttäjälle myös sähköpostitse tai SMS:llä (mikäli käytössä on myös Asio Sanomapalvelin). Varauspalvelun kautta tehdyt parkkivaraukset kiinnittyvät tosiaikaisesti Asio varausjärjestelmään ja varauksien status näkyy tosiaikaisesti varauspalvelussa päällekkäisten parkkivarausten estämiseksi.

5 Vapauta paikka -toiminnolla voidaan hallinnoida omia parkkivarauksia. Varauspalvelussa näkyvät itse nettipalvelussa tehdyt lyhytkestoisvaraukset (aktiiviset varaukset) sekä varausjärjestelmän pääkäyttäjän minulle tekemät pitkäkestoiset vakiovaraukset (vakiovaraukseni). Käyttäjä voi vapauttaa oman aktiivisen varauksen painamalla sinistä Vapauta -painiketta haluamansa aktiivisen varauksen kohdalta. Vapautuksen jälkeen käyttäjä saa ilmoituksen vapautetusta parkkipaikasta ja varaus ei näy palvelussa enää aktiivisena. Kyseinen parkkipaikka on nyt vapaana palvelussa muille käyttäjille varattavaksi. Mikäli käyttäjällä on hallussaan pitkäkestoinen varaus parkkipaikkaan (vakiovaraus), vakiovaraukset näkyvät Vakiovaraukseni osiossa. Vakiovaraukset ovat luonteeltaan pitkäkestoisia, ja niitä luodaan sekä hallinnoidaan varausjärjestelmästä käsin järjestelmän pääkäyttäjän oikeuksilla. Vakiovarauksen kesto on pääkäyttäjän määriteltävissä, ja järjestelmä osaa ottaa huomioon erityispäivät, jolloin esimerkiksi parkkihalli on suljettuna. Vakiovarauksia tai sen osia voi vapauttaa painamalla vihreää Vapauta varauksen aikaväli -painiketta. Käyttäjä voi valita, minkä osan (aikavälin) vakiovarauksesta haluaa vapauttaa. Esimerkiksi, jos käyttäjä on lomalla heinäkuun, hän voi vapauttaa heinäkuun osalta parkkipaikkansa vakiovarauksen muille varattavaksi.

6 Esiasetuksien mukaisesti palvelu ehdottaa valitun pitkäkestoisen parkkivarauksen vapautuksen aikaväliksi koko varauksen kestoa. Käyttäjä voi muokata vapautuksen aikaväliä haluamakseen. Käyttäjä saa vapautuksen jälkeen ilmoituksen vakiovarauksen osan vapautuksesta, jonka jälkeen kyseinen vapautettu aikaväli ei enää näy osana vakiovarausta. Jäljelle jäävä osa vakiovarauksesta jää voimaan käyttäjälle ja näkyy palvelussa. Käyttäjän tekemät vapautukset kiinnittyvät tosiaikaisesti varausjärjestelmään. Vakiovarauksesta voi vapauttaa myös kuluvan päivän loppuosan, mikäli käyttäjä lähtee esimerkiksi töistä kotiin aikaisin ja illan osa pysyväisluonteisesta vakiovarauksesta jää käyttämättä. Tällöin vakiovarauksen kuluvan päivän osa näkyy aktiivisissa varauksissa, ja kuluvan päivän osalta vakioparkkipaikan voi vapauttaa kuten aktiivisen varauksen, jonka tulemana vakiovarauksesta vapautuu muille varattavaksi vain kuluvan päivän loppuosa. Vakiovarauksia hallinnoi järjestelmän pääkäyttäjä.

7 Parkkivarauspalvelu on toteutettu responsiivisesti. Palvelua voi käyttää myös mobiiliselaimella.

8

9 PARKKIVARAUSTEN HALLINNOINTI (PÄÄKÄYTTÄJÄN TOIMINNOT) Parkkivarauksia hallinnoidaan Asio varausjärjestelmällä pääkäyttäjän oikeuksilla. Varausjärjestelmän hallinnointikäyttöliittymään kirjaudutaan nettiselaimella pääkäyttäjän tunnuksilla. Varausjärjestelmässä hallinnoidaan kaikkia järjestelmään liitettyjä parkkivarauksia, tehdään muutoksia varauksiin, ajetaan varausnäkymiä varaustilanteista kalenteri- ja statusnäyttöpohjaisesti, ylläpidetään varausaineistoja, käyttäjärekisteriä, varausoikeuksia ja hinnastoja, hallinnoidaan varauslaskutusta ja tilastointia, sekä ajetaan varauslistauksia ja raportteja erilaisiin käyttötarkoituksiin. Varauskohteet (parkkipaikat) syötetään ja ryhmitellään varausjärjestelmään osana järjestelmän käyttöönottoprojektia. Pääkäyttäjä voi itsenäisesti lisätä, poistaa ja muokata varauskohteita. Parkkipaikkojen varaustilanteita voi tarkastella usealla erilaisella näytöllä, esimerkiksi parkkipaikkakohtaisesti halutun parkkipaikan tilakalenterista. Tilakalenteria voi myös maalata tehdäkseen uuden varauksen kyseiselle parkkipaikalle. Väreillä voidaan indikoida varaukselle asetettua käyttötyyppiä.

10 Varaustilannetta voi tarkastella myös statusnäyttömäisesti tilaryhmittäin, esimerkiksi yksittäisen parkkihallin kerroksen parkkipaikkojen päiväkohtaista yhdistettyä varausnäkymää tai parkkipaikkojen viikkokohtaista varaustilannetta. Järjestelmä tarjoaa useita erilaisia näyttöjä varaustilanteiden tarkastelulle ja varauksien tekemiselle tai varausmuutoksille.

11 Keskeinen pääkäyttäjän toiminto varausjärjestelmässä on varauksien tekeminen ja eritoten pitkäkestoisten vakiovarausten tekeminen ja hallinnointi. Vakiovarausten tekemisen edellytys on, että henkilöt, kenelle vakiovarauksia tehdään, on syötetty varausjärjestelmän henkilörekisteriin, josta ne voidaan helposti poimia ja kiinnittää varaukseen. Henkilörekisteristä löytyvät myös käyttäjän tiedot, jotka esi-täytetään varaukseen. Varauksen käyttötyyppejä voi olla useita, ja esimerkiksi käyttäjien itse tekemät varaukset voidaan eriyttää tilastointia varten pääkäyttäjän tekemistä vakiovarauksista tai muunlaisista varauksista. Ulkoiset asiakasvaraukset voidaan myös eriyttää esimerkiksi työntekijöiden sisäisistä varauksista käyttötyypeillä. Vakiovaraus-käyttötyyppiseen parkkivaraukseen poimitaan henkilörekisteristä yhteyshenkilö, joka kiinnitetään varaukseen ja joka näkyy nettivarauspalvelussa kyseisen henkilön tunnuksella omana vakiovarauksena. Vakiovaraukset tehdään ns toistuvaisvarauksina. Juhlapyhät ja muut päivät, jolloin parkkipaikka on suljettuna, asetetaan varausjärjestelmässä erityispäiviksi. Vakiovaraukset tehdään tyypillisesti niin, että varauksen päiväkohtainen alkuaika = parkkipaikan aukeamisaika ja varauksen päiväkohtainen loppuaika = parkkipaikan sulkemisaika, ja varaukseen kiinnitetään vain ne viikonpäivät, jolloin parkkipaikka on auki (tyypillisessä tilanteessa yleisesti maanantai-perjantai). Vakiovarauksen kokonaiskestoksi asetetaan vakiovarauksen alkamispäivä ja loppumispäivä. Yhteyshenkilö varaukseen poimitaan henkilörekisteristä automaattisesti. Varauksen Käyttötyypiksi valitaan Vakiovaraukset. Pääkäyttäjälle on varausjärjestelmässä saatavilla lukuisia muitakin toimintoja, kuten laskutus ja raportointi, henkilörekisterin ja käyttöoikeuksien sekä varauskohteiden ylläpito, varausmuutosten tekeminen yms. Nämä toiminnot perehdytetään järjestelmän pääkäyttäjälle osana ohjelmiston käyttöönottoprojektia. Asio Parkkivarausohjelmistoon voidaan liittää myös NFC ja QR -pohjaisia lisäpalveluita esimerkiksi oman parkkivarauksen vapauttamisen helpottamiseksi fyysisesti parkkipaikalla. Lisätietoa Asio Parkkivarauspalvelusta: asio@asio.fi, (09)