PMhankintajärjestelmä

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "PMhankintajärjestelmä"

Heikki Hiltunen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 PMhankintajärjestelmä Yleisesitys kumppaneille Tuomme tilalle ratkaisut

2 Sisältö Hankintojen sähköistys projekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon hankintatoimen sähköistäminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan tekeminen järjestelmässä

sähköistäminen Hankintajärjestelmän käyttö ja

3 PM-hankintajärjestelmä Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Senaatissa Muut sovellukset Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimusten -hallinta Tilaaminen Laskunkäsittely Projekti - Projekti Basware PM Basware IP

Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimusten -hallinta

4 Hyödyt Toiminnan laatu/tehokkuus Tehokkaat, yhdenmukaiset ja integroidut prosessit Yhteistyön tehostuminen eri yksiköiden välillä Tyytyväisyys Nykyaikaisuus, helppous, tieto kaikkien käytettävissä Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus Läpinäkyvyys hankintoihin, sopimuksiin, prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja auditoitavuus Toimittajayhteistyö ja toimittajien hallinta Toimittajayhteistyön parantuminen Kestävä kehitys Sähköinen toimintatapa Edelläkävijyys

prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja

5 Hankintaprosessin vaiheet PM-järjestelmä (Purchase Management) on käytössä kevään 2012 jälkeen kaikissa Senaatin hankinnoissa Kiinteistöjen ylläpito, investoinnit, hallinto Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Käyttöönotolla Senaatti edistää omalta osaltaan koko valtionhallinnon hankintojen sähköistämishanketta (Tilha) Kiinteistönhoito / rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja laskulta tilaukselle Hankintaehdotus (tiliöinti) Hyväksyntä ja tiliöinti Tilaus Vastaanotto -kuittaus Täsmäytys ja laskun tarkastus Poikkeamien hallinta Maksatus

hankintojen sähköistämishanketta (Tilha) Kiinteistönhoito / rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja

6 Ylläpidon hankintatoimen sähköistäminen Hankkeistamaton: viat ym. Isännöintialueen budjetti Kunnossapitohankkeet TE TE TE Ryhti Hanke TE H 1 H 2 H 3 HTJ Senaattilaiset Senaatti -laiset Kiinteistön - hoito Konsultti Konsultti = TILAUS Urakoitsijat

Hanke TE H 1 H 2 H 3 HTJ Senaattilaiset Senaatti -laiset

7 Hankkeet ja PM Hanke X Hankkeen perustaminen HTK PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Sopimus Sopimus 1 Sopimus 1 1 Sopimus 1 Sopimus X Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Hankintaehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankintaehdotus/ tilaus 1 Lisämuutostyöt

sopimuslaajuusperusteinen - jne. Sopimus Sopimus 1 Sopimus 1 1 Sopimus 1 Sopimus X Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim.

8 Hankkeiden tilaukset 1. Hankkeen perustaminen ja hyväksyntä 2. Senaatti tilaa rakennuttamisen rakennuttajakonsultilta 1. Rakennuttajakonsultti tekee hankintaehdotuksen PM:llä (suunnittelu, urakointi yms.) 2. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 3. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 4. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 5. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskun 6. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa 7. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä

Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 4. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 5.

9 PM ja kiinteistönhoidon hankinnat Järjestelmään tehdään hankintaehdotukset sopimushintaan kuulumattomista hankinnoista, mm.: vikakorjaukset ja tarvikehankinnat (Palkki: yli 5h kestävät työt) ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt materiaalihankinnat erikoishuollot tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti Hankintaehdotuksen tekee kiinteistönhoito Kiinteistöpäällikkö hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max e) Palkki-kumppanit ja kunnossapidon puitesopimuskumppanit Yksi tilaus/kohde - yli 5 h kestävät työt (ja niiden tarvikkeet) Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti Laskutus toteutuneiden kustannusten tai erillisen tarjouksen mukaan Palkki-sopimuksiin (alle 5 h) kuuluvien töiden materiaalihankinnat Yksi tilaus/kohde Palkki-kumppanilta, voimassa vuoden Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti, laskutus kuukausittain

tekee kiinteistönhoito Kiinteistöpäällikkö hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max.

10 PM-hankintajärjestelmän käyttö Järjestelmää käytetään Internet-selaimen kautta Järjestelmän lisenssit ovat henkilökohtaisia Senaatti-kiinteistöille saapuviin laskuihin laitetaan tilausnumero laskun ja tilauksen kohdistamiseksi Laskutus tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta Sähköpostilla lähetetään ao. henkilöille tunnukset Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus, jonka jälkeen järjestelmä käytettävissä

tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta

11 Järjestelmän yhdyshenkilöt Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Ruokanen Heidi p Itä-Suomi Marttila Jari p Kuronen Anna-Maija p Länsi-Suomi Pirilä Taina p Hanna Kumpula p Minna Ahola p Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p Pääkäyttäjä Rantasuo Pirkko p Sähköposti:

0400 573 562 Länsi-Suomi Pirilä Taina p. 040 846 8236 Hanna Kumpula p. 040 669 5549 Minna Ahola p.

12 Hankinnan tekeminen järjestelmässä 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 5. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 6. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu

vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4.

13 Perustietojen syöttäminen

14 Perustietojen täyttäminen Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä, valitaan vaihtoehto käyttäjällä ei IP-lisenssiä HUOM. Kategoriat hallinto ja asiantuntijapalvelut vain Senaatin sisäisiin hankintoihin

15 Tehdään tiliöinti Tehdään alustava tiliöinti hinta (esim. tarjous) tili nimen perusteella mallitiliöinti jos käytössä alv-koodi 223 hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus tarjoukseen/hintaan: esim. tuote-kenttään maininta tarjous- /kattohinnasta ja/tai tuntiveloitushinnasta tarjous tilauksen liitteeksi

hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus

16 Lähetetään hyväksyttäväksi hyväksytyn hankinnan tilaaminen

17 Tilauslomake

18 Vastaanottokuittaus ja laskujen käsittely Lasku 1 Lasku 3 Lasku 2 Seuranta ja raportointi

Samankaltaiset tiedostot

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE SISÄLTÖ Hankintojen digitalisointiprojekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon ja hankkeiden tilaaminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan