Käyttöoikeudet ja käyttäjähallinta

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Käyttöoikeudet ja käyttäjähallinta"

Sakari Sariola
9 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Käyttöoikeudet ja käyttäjähallinta ValueFramen käyttäjäpäivät Jarmo Annala, ValueFrame Oy

2 Esityksen sisältö 1 Käsitteet ja terminologia tutuksi 2 Sisäänrakennettujen käyttöoikeusryhmien esittely 3 Käyttöoikeuksien muokkaaminen - DEMO 4 Tyypilliset haasteet - FAQ 5 Q&A Sivu 2

3 Käyttöoikeuskäsittelyyn liittyvät käsitteet Käyttäjä Käyttöoikeus Moduli Käyttöoikeusryhmä Periminen Rooli Henkilökohtaiset oikeudet Sivu 3

4 Perusperiaatteet Jokainen ValueFramen ohjelma eli Moduli sisältää yhden tai useamman yksittäisen käyttöoikeuden, esim. oikeuden nähdä asiakkaan perustiedot. Käyttöoikeudet ovat eri ValueFramen toiminnoille (=Moduleille) erilaisia, koska ohjelmat tekevät eri asioita. Käyttäjät liitetään yhteen tai useampaan käyttöoikeusryhmään ylläpidon helpottamiseksi. Vastaavasti käyttöoikeusryhmät voidaan liittää toiseen käyttöoikeusryhmään, jotta esim. Johto saa automaattisesti aina samat oikeudet kuin tuntikirjaajat. Käyttöoikeusryhmät on nimetty työntekijän roolin mukaisesti selkeyden vuoksi. Sivu 4

Käyttäjät liitetään yhteen tai useampaan käyttöoikeusryhmään ylläpidon helpottamiseksi.

5 Käyttäjän liitos käyttöoikeusryhmiin Käyttäjä tulee liittää johonkin käyttöoikeusryhmään jo tunnuksen luomisen yhteydessä. Käyttäjätunnuksen luomisen jälkeen pääkäyttäjä voi ylläpitää ryhmäliitoksia Ylläpito Käyttäjäryhmät toiminnolla (tai henkilön käyttäjäryhmät välilehdeltä). Käyttöoikeusryhmien kuuluminen toisiin ryhmiin ylläpidetään myös samasta paikasta. Sivu 5 Riina on ainoa Peruskäyttöoikeusryhmään kuuluva henkilö.

Käyttäjätunnuksen luomisen jälkeen pääkäyttäjä voi ylläpitää ryhmäliitoksia Ylläpito Käyttäjäryhmät

Modulit Modulit ovat VF:n yksittäisiä toimintoja tai käsitteitä. Yksi moduli sisältää tyypillisesti useita yksittäisiä käyttöoikeuksia. Esim.

6 Modulit Modulit ovat VF:n yksittäisiä toimintoja tai käsitteitä. Yksi moduli sisältää tyypillisesti useita yksittäisiä käyttöoikeuksia. Esim. tietyn raportin käyttöoikeudet on voitu niputtaa yhteen moduliin ja toisaalta asiakkaan kaikki välilehdet on yhdessä ja samassa modulissa. Modulin käyttöoikeudet annetaan ryhmille kuvan mukaisesta näkymästä. Sivu 6

tietyn raportin käyttöoikeudet on voitu niputtaa yhteen moduliin ja toisaalta asiakkaan

7 Tyypilliset käyttöoikeudet Käyttöoikeus (yleinen käyttöoikeus lähinnä valikkoon kytkemiseksi) Omat tiedot (kun relevanttia, esim. tuntikirjaukset henkilöraportilla) Omat projektit / tarjoukset Asiakasvastaava Alaiset Oma yhtiö Kaikki yhtiöt Sivu 7

esim. tuntikirjaukset henkilöraportilla) Omat projektit /

8 Tapauskohtaisesti myös oikeuksia Näytä omakustannushinta Näytä hinnaston hinnat Näytä laskutettu hinta Näytä resursoinnit Näytä suoritteet Oma kustannuspaikka... Sivu 8

9 Sisäänrakennetut käyttöoikeusryhmät Sivu 9

10 Hierarkiset käyttöoikeusryhmät Peruskäyttöoikeus-ryhmä on tarkoitettu omille työntekijöille. Oikeudella voi kirjata tunteja, tehdä matkalaskuja, käyttää kalenteria, nähdä asiakkaiden ja kontaktien perustiedot (yhteystiedot) sekä ajaa raportit omista tunneistaan. Projektipäällikkö ryhmällä on yllä olevan lisäksi oikeus kaikkiin niiden projektien tietoihin, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä. Tarjoaa yksityiskohtaisemman näkymän asiakastietoihin. Projektijohtaja roolilla on yllämainitun lisäksi oikeus kaikkien toimeksiantojen kaikkiin tietoihin. Rooli on tarkoitettu esimerkiksi kehityspäällikölle tai laatukoordinaattorille, joka ohjaa tai kehittää tuotantoa. Johto-käyttöoikeusroolilla on yllä mainittujen lisäksi oikeus oman yhtiön kaikkiin tietoihin. Oikeus voidaan antaa esimerkiksi yhtiön johtoryhmälle. Konsernijohto-käyttöoikeusroolilla on oikeudet kaikkien yhtiöiden kaikkiin tietoihin. Oikeus on tarkoitettu esimerkiksi konsernin johroryhmälle ja talousjohdolle. Sivu 10

Projektipäällikkö ryhmällä on yllä olevan lisäksi oikeus kaikkiin niiden projektien tietoihin, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä. Tarjoaa yksityiskohtaisemman näkymän asiakastietoihin.

11 Rooleihin liittyvät käyttöoikeusryhmät Tuntikirjaus-käyttäjäryhmä oikeuttaa vain tuntien kirjaamiseen ja matkalaskujen syöttöön niille osaprojekteille, joihin käyttäjä on resursoitu. Rooli on tarkoitettu esimerkiksi alihankkijatyöntekijöille. Myynti-käyttöoikeus oikeuttaa myynnin välineisiin (ValueFrame CRM), esimerkiksi tarjousten tekoon ja tarjousseurantaan. (Myös johto ja konsernijohto roolit oikeuttavat myynnin välineisiin. Johtoon kuuluvaa ei siis tarvitse liittää ryhmään myynti.) Laskuttaja-käyttäjäryhmä on tarkoitettu yrityksen laskuttajalle. Esimies-käyttöoikeus luo oikeudet alaisten tietoihin. Johto- ja konsernijohto ryhmillä nämä oikeudet ovat automaattisesti. Pääkäyttäjä on tarkoitettu yhtiön pääkäyttäjätehtävää hoitavalle. Rooli oikeuttaa mm. järjestelmän asetusten muutoksiin. (Pääkäyttäjä kannattaa lisätä myös konsernijohto-ryhmään, koska hän yleensä joutuu ohjeistamaan johtoa raporttien hyödyntämisessä.) Sivu 11

(Myös johto ja konsernijohto roolit oikeuttavat myynnin välineisiin. Johtoon kuuluvaa ei siis tarvitse liittää ryhmään myynti.) Laskuttaja-käyttäjäryhmä on tarkoitettu yrityksen laskuttajalle.

12 Käyttöoikeuksien ylläpito käytännössä demo Sivu 12

13 Käytännön esimerkkejä 1. Uuden käyttäjän luominen ja käyttöoikeuksien määrittely 2. Oikeuksien lisääminen tunnukselle 3. Tarkastellaan tunnuksen yksittäiset oikeudet ja mihin ryhmiin kuuluu suoraan ja mihin välillisesti 4. Modulien läpikäynti (asiakas, myyntiennusteraportti,...) 5. Ryhmien kuuluminen ryhmiin Sivu 13

14 Usein kysyttyä Sivu 14

15 Usein kysyttyä Käyttöoikeusryhmä on eri asia kuin henkilöryhmä. Henkilöryhmät liittyvät mm. kalenterikäyttöön ja raporttifilttereihin. Käyttöoikeudet eivät näy laajemmin järjestelmässä. Vaikka yksittäiselle henkilölle on mahdollista liittää käyttöoikeus suoraan, tämä ei ole välttämättä ylläpidollisesti järkevä ratkaisu kannattaa nojautua valmiisiin rooleihin tai perustaa uusia ryhmiä. Olemassa olevat käyttöoikeusryhmät edustavat toimialoille tyypillisiä ratkaisuja, jotka toimivat pohjana käyttöönotossa. Käyttöoikeuksia ja rooleja voi ja kannattaakin muokata oman organisaation tarpeiden mukaan. Jos ryhmän liittäminen toiseen ryhmään ei toimi varmista että liitos on tehty oikein päin. Sivu 15

Vaikka yksittäiselle henkilölle on mahdollista liittää käyttöoikeus suoraan, tämä ei ole välttämättä ylläpidollisesti järkevä ratkaisu kannattaa nojautua valmiisiin rooleihin

16 Mistä lisätietoja? Käyttöoikeuksien osalta pääkäyttäjän kannattaa useimmiten olla yhteydessä ValueFramen tukeen, jos käyttöoikeuksiin on tulossa isompia muutostarpeita tai jos tiettyä käyttöoikeutta ei löydy: Tuki voi kopioida myös käyttöoikeusryhmiä, muuttaa käyttöoikeuksia massana ja palauttaa esim. edellisen päivän tilanteen. Käyttöoikeuksista löytyy tämän esityksen lisäksi PDFmuodossa oleva dokumentti joka esittelee periaatteeet. Sivu 16

tulossa isompia muutostarpeita tai jos tiettyä käyttöoikeutta ei löydy: mailto:tuki@valueframe.

17 Kysymyksiä? Jarmo Annala Sivu 17

Samankaltaiset tiedostot

Uusien työntekijöiden perehdytys

Uusien työntekijöiden perehdytys ValueFramen käyttäjäpäivät 30.11.2010 Heidi Hakkarainen, Protacon Solutions Oy Esityksen sisältö 1 2 3 4 5 Perehdytysprosessi Uuden henkilön lisääminen Kokonaisuuden hahmottaminen