PTJ2008 -MÄÄRITTELY PTJ2008 hanke

Transkriptio

1 PTJ2008 -MÄÄRITTELY PTJ2008 hanke Dokumentin tiedot: Asiakas: Valtioneuvoston kanslia Projekti: PTJ2008 hanke Projektinumero: Versio: 1.2, Luottamuksellisuus: Ei määritelty Talletus: Arkistointi: Laatija: Pekka Tikkanen Tila: Alustava Tarkastanut: ,Ilkka Hakoniemi, VNK Hyväksynyt: pvm, hyväksyjän nimi, hyväksytty versio Dokumentin käyttäjät: Käyttäjän Fujitsu Asiakas Lisätietoja rooli Määrittelijä Suunnittelija Toteuttaja Testaaja Kouluttaja Käyttäjä Pääkäyttäjä Help desk Ylläpitäjä Muu, mikä? Käyttäjien määrittelyvaihtoehdot: välttämätön=v, tarpeellinen=t, hyödyllinen=h. Jätetään tyhjäksi, jos roolilla ei käyttötarvetta. Versiohistoria: Versio: Pvm: Laatija: Muutokset: Pekka Tikkanen Ministeriön asiat sivulle lisätty Näytä Kaikki valinta Pekka Tikkanen Asialuetteloihin valitessa keskeneräisiä asioita, otetaan myös lopetettavissa olevat mukaan. Ministeriön asiat sivulle lisätty ptj pääkäyttäjä toiminnallisuus Pekka Tikkanen Asiakkaan kommentit tarkistettu. Lisätty sarakkeiden lajittelu-toiminnallisuuden kuvaukset Asiakas Kommentoinut määrittelyn Pekka Tikkanen Korjattu kohdan ristiriitaisuudet tekstissä Pekka Tikkanen Kokouksen (Terja Ketola, Ilkka Hakoniemi, Pekka Tikkanen) ja saatujen kommenttien pohjalta järjestelmän toiminnallisuus on muutettu tosiaikaiseksi. Käyttöoikeuksien siirron toiminnallisuutta on parannettu. Copyright Fujitsu Services Oy 1 (13)

2 Pekka Tikkanen Alustava versio Jakelu: Copyright Fujitsu Services Oy 2 (13)

3 PTJ2008 -määrittely 1 Johdanto Yleiskuvaus Käyttäjän toiminnot Roolit Ministeriön ylläpitäjä PTJ pääkäyttäjä Käyttötapaukset Organisaation ylläpito (KT 14.5) Asioiden siirto uuteen ministeriöön Asian käsittelyoikeuden siirto Tietosisältö Käsitemalli Käsitteiden kuvaukset Ministeriö PTJ-käyttäjä Asia Liite Käyttöoikeus Esittelylista Käyttöliittymä Käyttöliittymän rakenne Rakennekaavio Asioiden siirto sivu Ulkoasu Tietosisältö ja toiminnot Käyttöoikeuksien siirto sivu Ulkoasu Tietosisältö ja toiminnot Ulkoasu- ja sisältömuutokset olemassa oleviin PTJ sivuihin Organisaatio sivu Ministeriön asiat...13 Copyright Fujitsu Services Oy 3 (13)

4 1 Johdanto Tässä dokumentissa kuvataan PTJ:ssä tarvittavien muutosten määrittelyt seuraavan toimeksiannon toteuttamiseksi: toteutetaan toiminto, jolla PTJ:ssä voidaan perustaa uusi ministeriö, poistaa ministeriö sekä yhdistää ministeriöitä toisiinsa niin, että PTJ:n arkistoissa säilyvät ao. organisaatioissa aiemmin valmistellut asiat asianmukaisesti, vireillä olevien asioiden käsittely voidaan määrittää uudelle organisaatiolle tietyn ajankohdan jälkeen, käyttäjien oikeudet siirtyvät asianmukaisesti jne. varmistetaan, että tarvittavien asioiden käsittely PTJ:ssä siirtyy luotettavasti luovuttajaministeriöistä vastaanottajaministeriöihin (esim. TM:stä SM:öön ja SM:stä VM:öön) PTJ:ssäkin, ja luovuttajaministeriöt näkyvät arkistossa. vuoden vaihteessa ( ) vireillä olevat asiat siirtyvät ministeriöihin, joihin asioiden käsittely on siirretty. Tässä otetaan huomioon paitsi ministeriöissä vireillä olevien asioiden siirrot myös eduskunnassa aikaisemmin vireille tulleiden asioiden palautukset (vastaukset) valtioneuvostolle ja tilattujen painotöiden vastaukset jälkeen määritellään tarvittavat uudet tehtäväroolit ja käyttäjäoikeudet 1.1 Yleiskuvaus Ministeriötietoihin vaadittavat toiminnallisuudet aiheuttavat PTJ:ään uuden metatiedon, jolla ilmaistaan ministeriön passivointi. Tämä tieto estää uusien asioiden perustamisen (PTJ:ssä passivoituun) ministeriöön, mutta sallii järjestelmässä olevien asioiden hakemisen ja selailun. Vireillä olevien asioiden käsittelyn jatkaminen uudessa ministeriössä vaatii kaksi uutta toiminnallisuutta PTJ:ään. Ensiksi asiat täytyy siirtää uuteen ministeriöön ja toiseksi asioille täytyy määritellä uudet käsittelijät uudessa ministeriössä (uudet käsittelijät täytyy määrätä, koska asioiden käsittelijöiden käyttäjätunnukset vaihtuvat ministeriömuutoksen yhteydessä). PTJ:ssä käsittelijöillä tarkoitetaan asian avaajia ja esittelijöitä. 2 Käyttäjän toiminnot 2.1 Roolit PTJ:ssä ei tarvita uusia tehtävärooleja (käyttäjärooleja). Seuraavassa kuvataan lyhyesti käyttäjärooleissa tapahtuvat toiminto-oikeusmuutokset Ministeriön ylläpitäjä Ministeriön ylläpitäjä pystyy toteutettavien uusien toiminnallisuuksien myötä siirtämään asian käsittelyoikeuden valitsemalleen oman ministeriön aktiiviselle käyttäjätunnukselle, jolle on PTJ:ssä annettu esittelijärooli (oikeus avata asioita ja jaella listoja) PTJ pääkäyttäjä Pääkäyttäjä voi siirtää asioita eri ministeriöiden välillä sekä siirtää minkä tahansa asian käsittelyoikeudet kenelle tahansa aktiiviselle esittelijäroolin omaavalle käyttäjätunnukselle. 2.2 Käyttötapaukset Toiminnallisuus toteutetaan muuttamalla organisaation ylläpitotoimintoa, ministeriön asioiden selausta sekä toteuttamalla kaksi uutta käyttötapausta. Uusilla käyttötapauksilla Copyright Fujitsu Services Oy 4 (13)

5 hoidetaan asian siirto ministeriöstä toiseen sekä asiakohtaisen käyttöoikeuden siirto uudelle käyttäjätunnukselle. Seuraavassa kuvataan uudet käyttötapaukset kokonaan sekä muuttuvien käyttötapausten muutokset Organisaation ylläpito (KT 14.5) Organisaation ylläpitotoimintoon lisätään toiminnallisuus, jolla pääkäyttäjä pystyy passivoimaan / aktivoimaan organisaation. Toiminnallisuus saadaan aikaan lisäämällä uusi metatieto organisaatiotietoihin. Ministeriön passivoiminen muuttaa PTJ:n toiminnallisuutta siten, ettei ko. ministeriölle voida perustaa uusia asioita. Asioiden hakutoiminnallisuuteen ministeriön passivoinnilla ei ole vaikutusta Asioiden siirto uuteen ministeriöön Tällä toiminnallisuudella siirretään halutun ministeriön asioita uuteen ministeriöön. Pääkäyttäjä valitsee ministeriön, josta asioita siirretään. Lisäksi pääkäyttäjä rajaa vireillä olevien asioiden joukon avauspäivämäärä-, esittelijä-, tai asiatunnustiedolla (rajaustoiminnallisuus), valitsee siirrettävät asiat sekä valitsee asioille uuden ministeriön. Toiminnallisuus sisältää mahdollisuuden koota vireillä olevat asiat luetteloon (asialuetteloon), josta käyttäjä voi valita toiseen ministeriöön siirrettävät asiat. Rajaustoiminnallisuudella avustetaan vireillä olevien asioiden luettelointia ja sen perusteella tehtävää siirrettävien asioiden yksilöintiä. Kuva 1. Asian siirto toimintokaavio Tarkoitus Prioriteetti Käyttötiheys Käyttäjärooli(t) Esiehdot Lopputulos Siirretään PTJ:ssä olevia asioita uuteen ministeriöön. Välttämätön / Tarpeellinen / Toivottava. Uusi PTJ:n toiminnallisuus. Toiminnallisuutta tarvitaan harvakseltaan. Vuoden vaihteessa 2007/2008 siirretään esim. kaikki aktiiviset TM:n ja KTM:n asiat perustettavaan TEM:öön. Pääkäyttäjä Asian käsittely PTJ:ssä on kesken ja asialle on suoritettu listajakelu PTJ:ssä. Valitut asiat valitusta ministeriöstä on siirretty uuteen ministeriöön. Copyright Fujitsu Services Oy 5 (13)

6 Kuvaus Käyttöoikeudet Tiedot 1. Käyttäjän valitsee Ylläpito-sivulla toiminnon Asioiden siirto 2. Järjestelmä avaa Asioiden siirto sivun 3. Käyttäjä antaa siirrettävien asioiden haun rajaustiedot: Ministeriö, josta asioita siirretään Asian avauspäivämäärävälin Asiatunnuksen (alkuosan asiatunnuksesta) Esittelijän 4. Käyttäjä valitsee ministeriön, johon asiat siirretään 5. Käyttäjä suorittaa Hae asiat toiminnon 6. Järjestelmä palauttaa sivulle rajaustietojen mukaisen vireillä olevien asioiden luettelon, asialuettelon, johon listataan ainoastaan aktiiviset asiat, joilla on jakeluja PTJ:ssä ja joita ei ole PTJ-tietojen perusteella vielä päivitetty lopetetuksi. 7. Käyttäjä valitsee luettelosta siirrettävät asiat 8. Käyttäjä suorittaa Siirrä asiat toiminnon 9. Järjestelmä käy asialuetteloon valitut asiat yksitellen läpi ja päivittää asioiden ja niiden esittelylistojen ministeriötietoa, jolloin asia siirtyy uuteen ministeriöön. Samalla asialle merkitään tieto, että asia on siirretty toisesta ministeriöstä. PTJ:n pääkäyttäjät Tässä käyttötapauksessa päivitetään asian ja listan ministeriötietoja Asian käsittelyoikeuden siirto Käyttötapauksella voidaan siirtää asian käsittelyoikeus uudelle käyttäjätunnukselle (avustajalle ja esittelijälle) vastaanottavassa ministeriössä. Toiminnan suorittamisen jälkeen uusi käyttäjätunnus pystyy käsittelemään asian liitteitä kaikin valtuuksin ja suorittamaan listajakeluun liittyvät toiminnallisuudet. Kuva 2. Toimintokaavio käyttöoikeuden siirtämisestä Copyright Fujitsu Services Oy 6 (13)

7 Tarkoitus Prioriteetti Käyttötiheys Käyttäjärooli(t) Esiehdot Lopputulos Siirtää asian, asian liitteiden ja jakelutoiminnallisuuden käyttöoikeus uudelle käyttäjälle (käyttäjätunnukselle). Välttämätön / Tarpeellinen / Toivottava. Uusi PTJ:n toiminnallisuus. Keskeneräisten asioiden siirtyessä uuteen ministeriöön ja kun asian käsittelijöiden käyttäjätunnuksen muuttuvat, niin toiminto on välttämätön, jotta asioiden käsittelyä voidaan jatkaa PTJ:ssä. Vuosien 2007 / 2008 vaihteessa siirretään keskeneräisiä asioita ministeriöistä toiseen. Muulloin toiminnallisuutta käytetään harvakseltaan. Ministeriön ylläpitäjä: pystyy siirtämään oman ministeriön asian käyttöoikeuden oman ministeriön käyttäjälle. Pääkäyttäjä: pystyy siirtämään minkä tahansa asian käyttöoikeuden asian ministeriön käyttäjälle. Asia, jonka käyttöoikeuksia siirretään, on PTJ:ssä kesken ja asialle on suoritettu listajakelu PTJ:ssä. Henkilö, joka saa asiaan liittyvät käyttöoikeudet, on ko. ministeriön käyttäjä, henkilön käyttäjätunnus on aktiivinen ja hänellä on ptj-esittelijä käyttäjärooli (mahdollistaa asioiden avaamisen, liitteiden hallinnan ja listajakelut). Asiakohtaisesti käyttöoikeus on annettu uudelle avustajalle ja/tai esittelijälle. Kuvaus 1. Käyttäjä käynnistää toiminnallisuuden Ylläpito sivun Käyttöoikeuden siirto - toiminnolla 2. Järjestelmä avaa Käyttöoikeuksien siirto sivun, jossa Ministeriö valintalistaan tuodaan aktiiviset ministeriöt 3. Pääkäyttäjä valitsee Ministeriöt valintalistasta ministeriön. (Ministeriön ylläpitäjällä valinta ei ole käytettävissä.) 4. Käyttäjä rajaa asiajoukkoa antamalla asian avauspäivämäärävalin, avustajan tai esittelijän nimen ja/tai asiatunnuksen alkuosan 5. Käyttäjä suorittaa Hae asiat toiminnon 6. Järjestelmä hakee asialuetteloon kaikki rajausehdot täyttävät asiat, joiden käsittely on PTJ:ssä kesken (eivät ole lopetettu -tilassa) ja joille on suoritettu vähintään yksi listajakelu 7. Käyttäjä valitsee asialuettelosta asian käyttäen asia rivin valintaruksia 8. Järjestelmä aktivoi asiarivin Uusi avustaja ja Uusi esittelijä valintalistat. Uusi avustaja valintalistassa näytetään ministeriön ptj-esittelijä käyttäjäroolissa olevat aktiivinen tilassa olevat käyttäjät ja Uusi esittelijä valintalistassa näytetään ministeriön aktiivinen tilassa olevat esittelijät. 9. Käyttäjä valitsee uuden avustajan ja/tai esittelijän käyttäen rivin valintalistoja. 10. Käyttäjä toistaa kohtia 7 9 haluamilleen asioille 11. Käyttäjä suorittaa Siirrä käyttöoikeudet toiminnon 12. Järjestelmä päivittää asialuettelossa valittujen asioiden käsittelyoikeudet uusille valituille käyttäjille. Järjestelmä päivittää sivun asialuettelon. Käyttöoikeudet Tiedot Ministeriön ylläpitäjät ja PTJ:n pääkäyttäjä Tässä käyttötapauksessa käsitellään asioita, asian liitteitä, esittelylistoja sekä näiden Documentum käyttöoikeuslistoja. Copyright Fujitsu Services Oy 7 (13)

8 3 Tietosisältö Tässä kuvataan järjestelmän tietosisältö siltä osin, kuin se liittyy pyydetyn toiminnallisuuden toteuttamiseen. Kuvaus ei sisällä kaikkia teknisiä yksityiskohtia. Nämä tarkennetaan toteutuksen yhteydessä. 3.1 Käsitemalli Kuva 3. Asioiden ja käyttöoikeuden siirron käsitemalli 3.2 Käsitteiden kuvaukset Seuraavassa kuvataan ylläkuvatun käsitemalliin liittyvät käsitteet. Metatietojen rakennemuutokset on kuvattu kunkin käsitteen kohdalla Ministeriö Ministeriöorganisaatio, joka hallinnoi PTJ:ssä omia asioitaan ja käyttäjiään PTJ-käyttäjä Asia Liite PTJ-käyttäjä on järjestelmässä kuvattu käyttäjä. Käyttäjä kuuluu aina yhteen organisaatioon ja käyttää PTJ:tä käyttöoikeuksiensa sallimalla tavalla. Asia sisältää PTJ:ssä käsiteltävän asian otsikko ja käsittelyn ohjaustiedot. Asia käsite liittää yhteen kaikki sen liitteet ja esittelylistat pöytäkirjoineen. Asialle lisätään tieto uuteen ministeriöön siirrosta. Asiaan liitetty liite, joka voidaan kiinnittää esittelylistaan ja siitä muodostettuun pöytäkirjaan. Liite voi sisältää asiakirjatiedoston Käyttöoikeus Käsitteellä tarkoitetaan sekä PTJ:n toimintaa ohjaavaa käyttöoikeutta, että Documentumin sisäistä käyttöoikeuslistaa. Käyttöoikeus ohjaa mitä asioita ja siihen liittyviä muita käsitteitä käyttäjä saa käsitellä PTJ:ssä. Copyright Fujitsu Services Oy 8 (13)

9 3.2.6 Esittelylista Esittelylista sisältää istuntoon jaellun listan kansilehtitiedot ja korjausjakelutiedot sekä luettelon listaan liitetyistä liiteasiakirjoista. 4 Käyttöliittymä Käyttöliittymästä kuvataan uudet sivut ja muutokset PTJ:n olemassa oleviin sivuihin. 4.1 Käyttöliittymän rakenne Uudet käyttöliittymäosat noudattavat PTJ:ään toteutettua käyttöliittymän rakennetta Rakennekaavio PTJ:ään toteutetaan kaksi uutta sivua: Asioiden siirto ja Käyttöoikeuksien siirto. Molemmat sivut avataan Ylläpito sivulta omina toimintoina. Uusien sivujen liittyminen PTJ:n sivukarttaan. Kuva 4. PTJ:n näyttökaavio uusien toiminnallisuuksien osalta 4.2 Asioiden siirto sivu Ulkoasu Tätä sivua käytetään siirrettävien asioiden rajaukseen ja valintaan sekä varsinaisen siirron suorittamiseen. Copyright Fujitsu Services Oy 9 (13)

10 4.2.2 Tietosisältö ja toiminnot Kuva 5. Asioiden siirto -sivu Tietoelementit 1 Otsikko Asioiden siirto 2 Ministeriö, josta siirretään Valintalista, josta valitaan ministeriö jonka asioita halutaan siirtää. Pakollinen tieto. 3 Ministeriö, johon siirretään Valintalista, josta valitaan ministeriö (aktiivinen) jonne asioita halutaan siirtää. Pakollinen tieto. 4 Esittelijä Valintalista, jossa näytetään kohdassa kaksi valitun ministeriön esittelijät. Tieto ei ole pakollinen. 5 Asiatunnus Valinnainen asiatunnuksen alkuosa, jolla rajataan siirrettäviä asioita. Esim. yksittäinen asia. Tieto ei ole pakollinen. 6 Asian avauspäivämääräväli Päivämääräväli, jolloin avattuja asioita halutaan valita siirrettäväksi. Tieto ei ole pakollinen eikä päivämäärillä ole oletusarvoa. 7 Siirrettävien asioiden luettelo (asialuettelo) Toiminnot Siirrettävien asioiden luettelo,, josta valitaan siirrettävät asiat. Taulukossa näytetään kohdissa 2, 4, 5 ja 6 annettujen ehtojen perusteella PTJ:ssä keskeneräiset käsittelyssä olevien asioiden Asiatunnus Asian otsikko Esittelijä Avauspäivämäärä Taulukon alleviivatut sarakeotsikot toimivat lajittelu toimintoina. Copyright Fujitsu Services Oy 10 (13)

11 8 Takaisin Palataan Ylläpito sivulle. 9 Hae asiat Suorittaa kohdissa 2, 4, 5 ja 6 annettujen ehtojen perusteella PTJ:ssä keskeneräiset käsittelyssä olevat asiat Asioiden valintataulukkoon. 10 Poistu Sulkee sivun suorittamatta mahdollisesti valittujen asioiden siirto uuteen ministeriöön. 11 Siirrä asiat Toiminto siirtää valitut asiat annettuun ministeriöön. Siirrettävien asioiden taulukko päivitetään. 4.3 Käyttöoikeuksien siirto sivu Ulkoasu Tällä sivulla määritellään käyttöoikeuksien siirrossa käsiteltävät asiat, niiden uudet avustajat ja esittelijät Tietosisältö ja toiminnot Tietoelementit 1 Otsikko Käyttöoikeuksien siirto 2 Ministeriö Valintalista, josta valitaan ministeriö jonka asioiden käyttöoikeuksia siirretään. Valinta on ainostaan pääkäyttäjän käytettävissä. 3 Asiatunnus Valinnainen asiatunnuksen alkuosa, jolla rajataan käsiteltävien asioiden joukkoa. Esim. SM/, kun halutaan käsitellä SM:stä VM:öön siirrettyjä asioita. 4 Avustaja/Esittelijä Avustajan tai esittelijän nimi, jonka asioita halutaan käsitellä. Tieto on valinnainen. 5 Asian avauspäivämääräväli Päivämääräväli, jolloin avattujen asioiden käyttöoikeuksia halutaan siirtää. Tieto on valinnainen. Päivämäärillä ei ole oletusarvoa. 6 Siirrettyjen asioiden luettelo (asialuettelo) Kohdilla 2 5 rajattujen asioiden luettelo, jossa näytetään vain keskeneräiset asiat. Alleviivatut sarakeotsikot toimivat ko. sarakkeen mukaisena lajittelu toimintoina. Copyright Fujitsu Services Oy 11 (13)

12 6.1 Valintaruksi Asian valintaruksi avaa Uusi esittelijä ja Uusi avustaja valintaluettelot sekä merkitsee valitun asian mukaan käyttöoikeuden siirto toimintoon. 6.2 Asiatunnus Asian PTJ tunnus 6.3 Asian otsikko Asian otsikon 100 ensimmäistä merkkiä 6.4 Esittelijä Asian tämän hetkisen esittelijän nimi 6.5 Avustaja Asian tämän hetkisen avustajan nimi (asian avaaja) 6.6 Uusi esittelijä Valintalista ministeriön esittelijöistä. Valintalista on aktiivinen, kun valintaruksi on valittu. 6.7 Uusi avustaja Valintalista ministeriön avustajista (ptj-esittelijä käyttäjäroolissa olevat käyttäjät) Valintalista on aktiivinen, kun valintaruksi on valittu. Toiminnot 7 Hae asiat Toiminto palauttaa asialuetteloon kohdissa 2 5 määritellyn rajauksen mukaiset keskeneräiset asiat. 8 Poistu Sivun käsittely keskeytetään käynnistämättä käyttöoikeuksien siirtoa. 9 Siirrä käyttöoikeudet Toiminto suorittaa valittujen asioiden käyttöoikeussiirrot. 4.4 Ulkoasu- ja sisältömuutokset olemassa oleviin PTJ sivuihin Ministeriön passivointi aiheuttaa muutoksia Organisaatio sivuun Organisaatio sivu PTJ:n ylläpidon Organisaatio sivulle lisätään uusi metatieto, joka ohjaa ministeriö asioiden perustamista. Kuva 6. Organisaatio sivu Tietoelementit Copyright Fujitsu Services Oy 12 (13)

13 1 Passivoitu Elementti ilmaisee onko organisaatio passivoitu vai ei. Tallenna toiminnallisuus päivittää tiedot järjestelmään. Passivoidulle ministeriölle ei voida perustaa uusia asioita. Passivoitu ministeriö näkyy PTJ:n hakutoimintojen valintalistoissa. Ministeriö voidaan aktivoida uudelleen poistamalla passivoitu merkintä Ministeriön asiat PTJ:n ylläpidon Ministeriön asiat sivulle lisätään valintaehto, joka mahdollistaa ministeriöön siirrettyjen asioiden listauksen sivulle. Lisäksi ptj pääkäyttäjällä on käytössään ministeriö valintalista, jonka avulla hän voi listata haluamansa ministeriön asiat Näytä valinnan mukaisesti. Kuva 7. Ministeriön asiat -sivu Tietoelementit 1 Ministeriö PTJ pääkäyttäjän käytössä valitessaan ministeriötä, jonka asiat listataan asialuetteloon Näytä valinnan mukaisesti. 2 Näytä asiat -valinta Valinta yhdessä Päivitä toiminnon kanssa palauttaa asialuetteloon valinnan mukaiset asiat: Aktiiviset asiat palauttaa aktiiviset ja myös lopetettavissa olevat asiat Lopetetut asiat palauttaa vain Lopetettu tilassa olevat asiat Ministeriöön siirretyt asiat palauttaa jostakin toisesta ministeriöstä siirretyt asiat Kaikki asiat palauttaa kaikki muut kuin Poistettu tilassa olevat asiat Copyright Fujitsu Services Oy 13 (13)