Viite: HANKINTAILMOITUS YLIOPPILAIDEN TERVEYDENHOITOSÄÄTIÖN TALOUSHALLINNON JÄRJESTELMÄKOKONAISUUDEN HANKINNASTA

Transkriptio

1 Viite: HANKINTAILMOITUS YLIOPPILAIDEN TERVEYDENHOITOSÄÄTIÖN TALOUSHALLINNON JÄRJESTELMÄKOKONAISUUDEN HANKINNASTA Vastaukset kysymyksiin Kysymys: Sisältyykö hankinnan kohteeseen myös osto- ja myyntilaskujen välityspalvelut? Vastaus: Kyllä, operaattoripalvelut sisältyvät hankinnan kohteeseen. Kysymys: Mitä sisältyy hankinnan arvioituun arvoon? Sisältyykö arvoon järjestelmän käyttöönottoprojekti, SaaS-palvelumaksut, lisenssit, järjestelmän tuki-, ylläpito ja kehityspalvelut? Vastaus: Hankinnan arvioituun arvoon sisältyvät järjestelmän käyttöönottoprojekti, SaaSpalvelumaksut, versiopäivitykset, sekä järjestelmän tuki- ja ylläpito. Järjestelmän käyttöönottovaiheen jälkeen erikseen tilattavat kehityspalvelut eivät sisälly hankinnan arvioituun arvoon. YTHS ei osta lisenssejä tähän hankintaan liittyen. Hankinnan alustava hinta-arvio on laadittu EU-kynnysarvon mahdollisen ylittymisen selvittämiseksi. Kysymys: Sopimuksen kestoksi on määritetty 48 kuukautta. Sisältyykö siihen myös käyttöönottoprojektin kesto? Vastaus: Käyttöönottoprojektin kesto sisältyy 48 kk:n sopimuskauteen. Kysymys: Mikä on osto- ja myyntilaskujen sähköisyysaste? Vastaus: Ostolaskujen sähköisyysaste on tällä hetkellä n. 35 % ja tätä osuutta on tarkoitus nostaa tulevaisuudessa. Suurin osa myyntilaskuista muodostetaan ja lähetetään potilastietojärjestelmästä. Hankittavassa järjestelmässä muodostettavat myyntilaskut lähtevät asiakkaille pääsääntöisesti sähköisesti. Kysymys: OS-15: Mitä tarkoitetaan virheellisellä laskulla, jonka käyttäjä haluaa poistaa järjestelmästä? Kysymys: OS-18: Riittääkö jos maksuaikaa vertaillaan toimittajalle määritettyyn maksuaikaan?

2 Kysymys: OS-21: Mitä tapahtuu tässä tapauksessa avoimille laskuille? Kysymys: OS-47 :Mitä tarkoitetaan käytännössä maksuerän sähköisellä tarkastamisella ja hyväksymisellä? Kysymys: Myyntilaskutus: Käytetäänkö laskutuksessa myös sähköistä suoramaksua? Kysymys: MY-8: Määritetäänkö maksumuistutuksen raja asiakkaittain tai asiakasryhmittäin? Kysymys: MY-9: Mikä on tyypillinen käyttötapaus täsmäytystyökalun käyttöön? Kysymys: MY-11: Kenen tarjoamaa perintäpalvelua YTHS käyttää? YTHS:llä ei tällä hetkellä ole käytössä perintäpalvelua. Kysymys: KP-6: Mitä tarkoitetaan sähköisellä muistiotositteella? Missä roolissa oleva henkilö tekee hyväksynnän?

3 Kysymys: KP-17: Mitä jakoperusteita vyörytyksissä tyypillisesti käytetään? Kysymys: KP-30: Mitä tietoja rahoituslaskelmalla raportoidaan? Kysymys: Budjetointi: Kuinka monta käyttäjää osallistuu budjetointiin? Mitä järjestelmää käytetään nykyisin budjetoinnissa? Budjetointiin osallistuu tällä hetkellä noin 20 henkilöä. Budjetoinnissa käytetään Budnettiohjelmistoa. Kysymys: BU-7: Mitä tarkoitetaan budjetoinnissa automaattisella varmuuskopioinnilla? Kysymys: BU-25: Mitä tietoja investointibudjetti sisältää? Kysymys: YL-3: Mihin tarkoitukseen sisäistä viestintä- toimintoa käytetään järjestelmässä? Kysymys: TE-12: Kuinka monta järjestelmää liitetään REST API-rajapintaa hyödyntäen?

4 Kysymys:TE-18: Vastaako toimittaja myös Biztalkin pään integraatioiden toteutuksesta? Kysymys: Huomioitteko myös sellaiset referenssit, joissa ratkaisu toimitetaan jatkuvana palveluna mutta lisensseistä on sovittu erikseen? Vastaus: Referenssilomakkeella on todettu, että referenssin tulee olla SaaS-palveluna toteutettu taloushallinnon järjestelmä. Kysymys: alustava vaatimusmäärittely YL-14: riittääkö Kirjanpitolain vaatimukset sähköiselle arkistolle? Kysymys: Referensseihin liittyvissä ominaisuusluettelossa kohta sähköinen kululaskujärjestelmä, mitä tällä tarkemmin kuvattuna tarkoitetaan? Vastaus: Kululaskut tulee voida luoda ja maksaa järjestelmässä. Kululaskut tulee voida asiatarkastaa ja hyväksyä sähköisesti ja niille tulee voida liittää tiedostoliitteitä. Kululaskuja ovat esimerkiksi henkilökunnan tekemät kuluveloitukset, joihin skannataan ostokuitit liitteiksi. Kysymys: Kohdassa 2.2. sivulla 6 todetaan että Ehdokas ei vetoa alihankkijoiden referensseihin. Jos käytämme referensseinämme alihankkijamme referenssejä, tuleeko ko. kohta jättää rastittamatta? Edellytetäänkö ehdokkailta, ettei referensseinä saa käyttää alihankkijoiden referenssejä? Vastaus: Referensseinä saa käyttää alihankkijan referenssejä. Jos alihankkijan referenssejä käytetään, tulee alihankkijan täyttää samat osallistumishakemuspyynnössä eritellyt vaatimukset kuin ehdokkaankin. Ehdokas ei vetoa alihankkijoiden referensseihin -kohtaan laitetaan rasti, jos alihankkijan referenssejä ei käytetä.

5 Kysymys: Määrittelynne mukaiseen käyttöomaisuuskirjanpidon tarpeeseen on pääsääntöisesti käytetty ohjelmistorajapintakumppanimme XX Oy:n tarjoamaa Y järjestelmää. Järjestelmämme ja Y:n välillä on valmis integraatio, jolloin käyttöomaisuuskirjanpitoon käytetystä Y:stä tieto siirtyy järjestelmässämme tehtävään ja ylläpidettävään pääkirjanpitoon. XX Oy ei kuulu samaan ryhmittymään kanssamme, eikä ole suoranainen alihankkijamme. XX Oy on yhtiöllemme ohjelmistorajapintakumppani. Täten jos käyttöön tulisi sekä järjestelmämme että Y-järjestelmä, laskuttaisi XX Oy järjestelmästä Y erikseen. Vastaus: Osallistumishakemuspyynnön kohdassa 2.8 on kuvattu tarkasti, mitä vaatimuksia ryhmittymän osallistumiselle on asetettu. Kysymys: YL-14: Järjestelmän tulee täyttää Sähke2-vaatimukset. Onko tämä ehdoton vaatimus kirjanpitoaineistolle? Kysymys: TE-1: Järjestelmän tulee noudattaa YTHS:n kokonaisarkkitehtuuriperiaatteita. Mitä nämä periaatteet pitävät sisällään? Kysymys: Onko raportointijärjestelmä jo olemassa (jos on, mikä) vai sisältyykö se tähän hankintaan? YTHS:llä on tällä hetkellä käytössä Tane-talousraportointiohjelmisto. Raportointijärjestelmä kuuluu hankintakokonaisuuteen. Kysymys: TE-18: Järjestelmän tulee tukea keskitetyn YTHS:llä olevan integraatioratkaisun BizTalk hyödyntämistä, ja rakennettavat integraatiot tulee rakentaa tämän integraatioratkaisun päälle. Mikäli BizTalk integraatio voidaan toteuttaa Web Service Clientin kautta, niin tämä onnistuu. Integraatiot suunnitellaan yhdessä BizTalkin henkilöstön kanssa kun on selvillä, mitä integraatiolla halutaan saavuttaa ja mitä tietoja tulee siirtää järjestelmien välillä. Kysymys:TE-19: Hankittavassa järjestelmässä tulee olla mahdollisuus rakentaa rajapintoja, joiden kautta muissa järjestelmissä olevia tietoja voidaan hakea ja muokata kolmannen osapuolen toteuttaman järjestelmän toimesta. Toimittajan tulee sitoutua tällaisten rajapintojen toteuttamiseen YTHS:n tilauksesta. Integraatiot toteutetaan yhdessä kolmannen osapuolen kanssa. Rajapintojen toteuttaminen on aina tapauskohtaista ja ne hinnoitellaan erikseen.

6 Kysymys: BU-3: Käyttäjän on voitava tallentaa talousarviotiedot halutuille laskentakohteille. Tuleeko tili- ja organisaatiohierarkian lisäksi olla muita hierarkisia dimensioita, joille talousarviotietoja tallennetaan? Kysymys: BU-9: Henkilöpalkat on voitava siirtää budjetin pohjaksi henkilöittäin ja laskentakohteittain Populus-palkkalaskennan järjestelmästä. Soveltuuko tähän henkilöryhmittäin budjetointi? Henkilöittäin budjetointia ei suositella mikäli henkilöitä on satoja. Kysymys: Onko hankittavasta Acute-potilastietojärjestelmästä saatavissa teknistä kuvausta? Vastaus: Teknistä kuvausta Acuten potilastietojärjestelmästä ei ole tässä vaiheessa saatavilla. Kysymys: Onko Acuten lisäksi muita ulkoisia järjestelmiä, mitä on suunniteltu integroitavan taloushallinnon järjestelmään? Vastaus: Hankittavaan järjestelmään siirretään tietoja myös Populuspalkanlaskentajärjestelmästä. Kysymys: TE-1: Mitkä ovat YTHS:n kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet? Kysymys: TE-46: Mikä on YTHS:n nykyinen reskontra- ja kirjanpitojärjestelmä? Vastaus: YTHS:llä on tällä hetkellä käytössä Raindance- kirjanpito- ja ostoreskontraohjelmistot.

7 Kysymys: Tutustuin viime viikolla julkaisemaanne taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden hankintailmoitukseen ja haluaisin kysyä tarkentavan kysymyksen siinä mainitusta hankinnan arvioidusta arvosta. Onko ilmoituksessa mainittu euroa neljän vuoden sopimuksen arvioitu kokonaiskustannus koko sopimuskaudelta? Vastaus: Hankinnan arvioituun arvoon sisältyvät järjestelmän käyttöönottoprojekti, SaaSpalvelumaksut, versiopäivitykset, sekä järjestelmän tuki- ja ylläpito. Järjestelmän käyttöönottovaiheen jälkeen erikseen tilattavat kehityspalvelut eivät sisälly hankinnan arvioituun arvoon. Hankinnan alustava hinta-arvio on laadittu EU-kynnysarvon mahdollisen ylittymisen selvittämiseksi. Kysymys: Alustavassa vaatimusmäärittelyssä todetaan budjetointiin liittyen sivulla 13, että Käyttäjän on voitava laatia ja tallentaa talousarviotiedot ilman ulkopuolia sovelluksia. Tarkoittaako tämä sitä, että budjetointi ei voi olla erillinen taloushallinnon tietojärjestelmään integroitu sovellus? Vai voimmeko tarjota kokonaisuuden jossa kirjanpitojärjestelmää (sis. kirjanpito, reskontrat, maksuliikenne yms.) täydennetään erillisellä raportointi- ja budjetointisovelluksella - joka on kuitenkin integroitu kirjanpitojärjestelmään (esim. tapahtumatason tiedot luetaan kantalukuna raportointijärjestelmään). Vastaus: Voitte tarjota yllä mainitsemaanne kokonaisuutta, kunhan osallistumishakemuspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitetut ehdot täyttyvät.