TARJOUSPYYNTÖ 1 (8) 21.9.2012 TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N TÖÖLÖN TOIMIPISTEEN JÄTEHUOLLOSTA I. Hankinnan kuvaus Hankinnan kohteena ovat Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (YTHS) Helsingissä osoitteessa Töölönkatu 37 sijaitsevan Töölön toimipisteen jätehuoltopalvelut. YTHS tuottaa Töölön toimipisteessä terveydenhuollon palveluita, lisäksi kiinteistössä on säätiön hallinnon toimintoja ja lounasravintola. Hankinnassa ostetaan jäteastioiden tyhjennys ja vuokraus. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta + yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokaudet. Optiokaudella tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta alkuperäisin ehdoin. Optiokauden käytöstä päättää YTHS, joka ilmoittaa sen käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Toimittajalla ei ole velvollisuutta jatkaa sopimusta optiokaudelle. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankinnan arvo on neljän vuoden ajalla 30.000 80.000 euroa (alv 0). Hankintaan ei kuulu vähimmäisostovelvoitetta eikä arvioidut astiamäärät tai tyhjennysvälit sido YTHS:ää. Nykytila YTHS:n Töölön toimipisteen jätehuone sijaitsee osoitteessa Sibeliuksenkatu 8 E. Jätehuoneen ulko-oven lähelle, kiinteistön sisäpihalle pääsee ajamaan Sibeliuksenkadun porttikongin kautta. Tällä hetkellä jätehuoneessa on: - sekajätteelle seitsemän 660 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään 3 kertaa viikossa, - biojätteelle kaksi 240 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään 1 kertaa viikossa, - toimistokeräyspaperille kuusi 240 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään 1 kertaa kuukaudessa, - sekalaiselle keräyspaperille yksi 660 litran jäteastia, joka tyhjennetään 1 kertaa kuukaudessa ja - keräyspahville yksi rullakko, joka tyhjennetään 1 kertaa viikossa. Jätehuoneeseen ei ole mahdollista sijoittaa enempää jäteastioita kuin edellä on kuvattu. Lisäksi muualla kiinteistössä on tuhottavalle keräyspaperille neljä 240 litran jäteastiaa ja yksi 140 litran jäteastia, jotka tyhjennetään tarvittaessa joka on ollut noin joka toinen kuukausi. Nämä keräysastia laitoshuoltajat toimittavat jätehuoneeseen sovittuna tyhjennyspäivänä.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (8) Jätteiden kokonaismäärä oli 64,32 tonnia vuonna 2011. Tästä sekajätteen osuus oli 74,9 %, biojätteen 7,5 %, toimistokeräyspaperin 9,5 %, keräyspahvin 5,3 % ja tuhottavan keräyspahvin 2,2 %. Kesinä 2009 2011 toimipiste on ollut suljettuna 2 4 viikkoa, jolloin jätteiden tyhjennyspalvelua on vähennetty. Ostettava jätehuolto YTHS on aloittanut Töölön toimipisteessään pilotti-hankkeen WWF:n Green Office - järjestelmän käyttöön ottamiseksi. Green Office -järjestelmän tavoitteiden mukaisesti kiinteistössä käynnistetään energiajätteen keräys. Uuden jätteiden lajittelun käynnistyessä tarvitsemme jäteastioita ja niille tyhjennyspalveluita seuraavasti: - sekajätteelle neljä 600 700 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään joka toinen päivä, - energiajätteelle kolme 600 700 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään joka toinen päivä, - biojätteelle kaksi 200 300 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään 1 kerran viikossa, - toimistokeräyspaperille kahdeksan 200 300 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään 1 kerran kuukaudessa (neljä tyhjennysvuorossa olevaa astiaa sijaitsevat jätehuoneessa ja neljä kerroksissa), - sekalaiselle keräyspaperille neljä 200 300 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään 1 kerran kuukaudessa, - keräyspahville 1 2 rullakkoa, joka tyhjennetään 1 kerran viikossa ja - tuhottavalle keräyspaperille neljä 240 litran jäteastiaa, jotka tyhjennetään tarvittaessa, joka on ollut noin joka toinen kuukausi. Nämä keräysastia laitoshuoltajat toimittavat jätehuoneeseen sovittuna tyhjennyspäivänä. Jokaisessa jäteastiassa on oltava pyörät, joilla niitä voi yksittäinen työntekijä liikutella ilman apuvälineitä. Tarjouksen tulee sisältää biojäteastioiden pussit sekä suunnitelma jäteastioiden pesemisestä. Astiavuokran tulee sisältää astian pesu kaksi kertaa vuodessa. Toimipisteen ollessa suljettuna tai toiminnan ollessa vähäisempää esimerkiksi keskikesällä jäteastioiden tyhjennyksestä sovitaan erikseen. Jäteastioiden määrä voi muuttua sopimuskauden aikana.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (8) 21.9.2012 II. Hankintamenettely 1. Hankinnasta ilmoittaminen Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma.fi -sivustolla 24.9.2012. Tarjouspyyntö julkaistaan myös YTHS:n verkkosivuilla http://www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat 2. Tarjousten jättäminen Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa kokonaisuudessaan kirjallisesti. Tarjous on oltava toimitettu 9.10.2012 klo 15 mennessä. Kuoreen merkintä "YTHS:n Töölön jätehuolto". Hinnoittelu tulee tehdä liitteenä olevalle excel-lomakkeelle. Pyydämme tarjoajaa toimittamaan liitteenä kaksi olevan tarjouksen ehtoja koskevan sitoumuksen. Tällä varmistamme tarjouksien vastaavan tarjouspyyntöä. Sekä tarjous että liitteet on toimitettava tarjouskuoressa sähköisinä versioina virustarkastetulla muistitikulla tai levykkeellä. Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa 10.10.2012, joka ei ole julkinen. 3. Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely ja kaikki siihen liittyvät asiakirjat ovat suomenkielisiä. 4. Asiakirjajulkisuus Hankintamenettelyä koskevat asiakirjat ovat asianosaisjulkisia. Liikesalaisuudet eivät ole asianosaisjulkisia.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (8) Tarjoajaa pyydetään merkitsemään tarjoukseensa selkeästi merkinnällä "ei-julkinen" ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. 5. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Palvelukohtaiset osatarjoukset otetaan huomioon. Hankinta voidaan jakaa ja toimittajia voidaan valita useita. Tarjoaja voi tarjota kaikkia tuoteryhmiä tai vain osaa tuoteryhmistä. Tuoteryhmät ovat: 1. Sekajäte 2. Energiajäte 3. Biojäte 4. Toimistokeräyspaperi 5. Sekalainen keräyspaperi 6. Keräyspahvi 7. Tuhottava keräyspaperi 6. Hankintalaki ja mahdollisuus hylätä kaikki tarjoukset Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä. YTHS pidättää oikeuden perustellusta ja todellisesta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 7. Korvaus tarjouksen tekemisestä Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 8. Tarjousten käsittely Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu III. Tarjoajien kelpoisuus Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (8) 21.9.2012 Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: 1. Selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin 2. Selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero- ja kaupparekisteriin. Jos tarjoajalla ei ole velvollisuutta rekisteröityä em. rekistereihin, tulee sen toimittaa selvitys perusteista, joiden vuoksi sillä ei ollut rekisteröitymisvelvollisuutta. 3. Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista 4. Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta 5. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemisen pois tarjouskilpailusta. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla. IV. Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset Tarjous edellytetään tehtäväksi tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja siten, että tarjotut palvelut vastaavat tarjousta ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 1. Tarjouksen kieli ja muoto Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. 2. Hinnat ja niiden voimassaolo Kaikkien tarjottujen hintojen tulee olla kiinteinä voimassa kahden vuoden sopimuskauden ajan. Hintavaraumia ei hyväksytä eikä muulla tavalla ilmoitettuja hintoja oteta huomioon. Uuden sopimuskauden (optiovuoden) hinnanmuutos edellyttää neljä kuukautta (4 kk) ennen sopimusjakson päättymistä tehtyä kirjallista ja perusteltua esitystä, jonka YTHS hyväksyy tai hylkää sellaisenaan tai asiasta käytyjen neuvottelujen tuloksena. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki käsittely-, toimitus- ja kuljetuskustannukset. 3. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen
TARJOUSPYYNTÖ 6 (8) Laskutuksen tulee tapahtua jälkikäteen. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto laskun päiväyksestä. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. 4. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 1.12.2012 asti. V. Tarjousten vertailu Hankinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjouksen valintaperusteet ovat hinta (maksimi 95 pistettä) ja ympäristöystävällisyys (maksimi 5 pistettä). YTHS tavoittelee kokonaispalvelua. Mikäli tarjoaja antaa tarjouksen vähintään seitsemästä tuoteryhmästä, vähennetään tarjousten vertailussa kokonaishinnasta 5 %. Kokonaispalvelu tulee valituksi, mikäli kokonaispalvelu on kokonaistaloudellisesti edullisempi kuin osatarjouksien summa. Muussa tapauksessa kullekin palvelulle valitaan toimittaja erikseen kokonaisedullisuusjärjestyksessä. Hinta Hinnasta voi saada korkeintaan 95 pistettä. Pisteet määräytyvät seuraavasti: Vertailuhintana käytetään palvelukohtaista kuukausikustannusta. Halvimman vertailuhinnan saanut palveluntuottaja saa 95 pistettä. Muut tarjoajat saavat pisteitä seuraavan kaavan mukaan: (halvimman tarjoajan yhteishinta / tarjoajan yhteishinta) x 95 pistettä. Kuukausikustannus lasketaan summaamalla käyntikertojen kustannukset ja astiavuokrat. Mikäli tarjoaja antaa tarjouksen vähintään seitsemästä tuoteryhmästä, vähennetään kokonaistarjouksen hinnasta 5 %. Ympäristöystävällisyys
TARJOUSPYYNTÖ 7 (8) 21.9.2012 Ympäristöystävällisyydestä voi saada korkeintaan 5 pistettä. Pisteet annetaan ISO 14000 - standardisarjan perusteella. Vaativin ja / tai laajin toteutus = 5 pistettä. Vähimmäisvaatimus ympäristöystävällisyyden pisteiden saamiseen on riippumattoman ulkopuolisen tahon arvioima ISO 14001:2004 -standardin mukainen ympäristöjärjestelmä. VI. Hankintapäätös, hankintasopimus ja hankintasopimuksen ehdot Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Hankintasopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin (JYSE 2009 PALVELUT) 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankintasopimus on molempien osapuolien irtisanottavissa 6 kuukauden irtisanomisajalla. Työtaistelutilanteessa tulee tyhjentää seka-, energia- ja biojäte. Lisätyöt tulee toimittaa viiden työpäivän kuluessa tilauksesta. Lisätöitä ovat ylimääräiset astioiden pesut ja tyhjennyskerrat. Ylimääräisiä tyhjennyskertoja syntyy esimerkiksi lasi-, metalli-, paristo- ja ongelmajätteistä. Mikäli toimittaja ylittää sovitun tyhjennysvälin, tulee kyseistä veloitusta hyvittää 10 %. Mikäli tyhjennys jää kokonaan tekemättä, hyvitetään seuraavasta tyhjennyksestä 20 %. Mikäli myöhästyneen tai kokonaan väliin jäävän tyhjennyksen vuoksi jäteastiat ovat ylitäytettyjä, ei toimittaja voi veloittaa ylitäyttömaksua. VII. Lisätiedot Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti osoitteessa
TARJOUSPYYNTÖ 8 (8) http://www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat. Kysymykset tulee esittää viimeistään 1.10.2012 sähköpostitse alla mainituille henkilöille. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastaa talousjohtaja Olli-Pekka Luukko. Siivoustyön ohjaaja Päivi Kyröltä voi pyytää tarvittaessa jätehuoneen näytön. Sähköpostit ovat muotoa (etunimi.sukunimi@yths.fi). Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa 3.10.2012 YTHS:n verkkosivuilta http://www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat. VIII. Tarjouspyynnön allekirjoitus Helsingissä 21.9.2012 Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja Liite Hinnoittelulomake Sitoutumuslomake