Napapiirin Residuum Oy Tarjouspyyntö 1 (6) www.residuum.fi -nettisivujen päivitys 1. TAUSTAA Napapiirin Residuum Oy (tilaaja) on Rovaniemen kaupungin sekä Ranuan ja Pellon kuntien omistama osakeyhtiö, jonka tehtävänä on tuottaa kuntien vastuulle laissa säädetyt jätehuollon palvelutehtävät. Yhtiö omistaa Kuusiselän kaatopaikan Rovaniemellä sekä ylläpitää jäteasemia sekä ekopiste- ja yhteiskeräyspisteverkostoa omistajakuntiensa alueella. Työn tilaaja Napapiirin Residuum Oy postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi laskutusosoite: PL 53538, 00021 Laskutus toimiston käyntiosoite: Betonitie 3, 96320 Rovaniemi Lisätietoja tilaajan puolesta antaa tiedottaja Aila Kauppila, puh. 0207 120 238, sähköposti: aila.kauppila@residuum.fi. Huom! Tiedottaja on lomalla 13. 24.7.2015. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja ilmoittautuminen tarjoajaksi toimitetaan sähköpostiosoitteeseen aila.kauppila@residuum.fi 10.8.2015 klo 12.00 mennessä. Kaikkiin kysymyksiin vastataan 11.8.2015 klo 15.00 mennessä yrityksen nettisivuilla osoitteessa http://www.residuum.fi/tarjouspyynnot.html. Vain kirjallisesti annetut vastaukset ovat tilaajaa sitovia. Tarjoaja on velvollinen seuraamaan sivua tarjousajan päättymiseen saakka. 2. TEHTÄVÄN MÄÄRITYS 2.1 Tehtävän kuvaus Napapiirin Residuum Oy:llä on nettisivut osoitteessa www.residuum.fi. Sivut eivät ole käyttäjäystävälliset muun muassa tableteille tai älypuhelimille. Sivut kaipaavat päivitystä, jotta ne palvelisivat mahdollisimman monipuolisesti erilaisilla mobiililaitteilla sivuja selatessa, eli sivut olisivat responsiiviset. Sivujen visuaalisessa ilmeessä tulee huomioida yhdenmukaisuus ja tunnistettavuus yrityksen viimeisimpien asiakaslehtien kanssa, jotta yrityksen yleisilme olisi yhtenäinen. Viimeisimmät asialehdet löytyvät linkistä: http://www.residuum.fi/jatteiden-lajittelu/neuvontamateriaalit.html Päivitettyjen nettisivujen tulee olla käytössä vuoden 2015 loppuun mennessä. Sisältö ja materiaalit kopioidaan nykyisiltä sivuilta sekä tarvittaessa uutta, vaihdettavaa tai muuta tarvittavaa materiaalia toimitamme sähköisesti. Sisältö voi olla tekstiä, kuvia ja videota. Kaikki nykyiset tekstit, jäte ABC, välilehdet/sivut, liite- yms. tiedostot tulee olla käytettävissä/tallessa päivitetyilläkin sivuilla. Myös palaute- ja yhteydenottolomake/toiminto,
Napapiirin Residuum Oy Tarjouspyyntö 2 (6) jota tai jonka osia tilaaja voi itse päivittää tulee sisältyä uusillekin nettisivuille. Tilaajan tulee voida tehdä ja lisätä nettisivuille myös samankaltaisia kyselyjä ja lomakkeita. Nykyisiä nettisivuja päivitetään selaimen kautta ja palvelu hankitaan Sivuviidakolta. Tilaajalla ei ole tarvetta vaihtaa Sivuviidakon palvelua muuhun palveluntarjoajaan, mutta vaihto on tilaajan puolesta mahdollista tarjoajan perustelemista syistä. Tarjoaja esittää korvaavan palvelun perusteluineen ja hintoineen tilaajalle, jonka jälkeen tilaaja päättää hankinnasta ja solmii itse hankintasopimuksen suoraan palveluntarjoajan kanssa. Mikäli päivitys hoidetaan jatkossa jonkin muun palveluntarjoajan kautta, tulee sovelluksen olla suomenkielinen. Tilaajan täytyy pystyä itse luomaan nettisivuille uusia sivuja ja lisäämään sekä poistamaan tiedostoja. Nettisivujen pääkuvan ja sivujen yläkuvien tulee olla jatkossa tilaajan vaihdettavissa. Myös nettisivujen taustan vaihtaminen pitää olla mahdollista tilaajan toimesta. Tilaaja valitsee tarjouskilpailun perusteella mainostoimiston suorittamaan tarjouspyyntöasiakirjoissa eritellyt tehtävät. Tilaaja tavoittelee kokonaistaloudellisesti edullisinta ratkaisua ja pidättää oikeuden itsellään olla valitsematta yhtään tarjousta. Tilaaja vastaa päivityksestä aiheutuvista kuluista. 2.3 Tehtävän sisältö, tarjoukseen tulee sisältyä työn alustava aikataulu määriteltynä yksi suomenkielinen vastuuhenkilö, joka vastaa tehtävien toteuttamisesta ja yhteydenpidosta tilaajaan nettisivujen visuaalisen ilmeen päivitys huomioiden yhdenmukaisuus ja tunnistettavuus viimeisimpien asiakaslehtien kanssa nettisivujen tulee olla selattavissa eri mobiililaitteilla (responsiiviset) nettisivujen tulee olla helposti selaimen kautta yrityksen itse päivitettävissä, Tilaajan täytyy pystyä itse luomaan nettisivuille uusia sivuja ja lisäämään sekä poistamaan tiedostoja. nettisivujen yläosan kuvien (pääkuvan) sekä sivupohjan taustan päivittäminen tulee olla tilaajan itse tehtävissä (esim. kuvan tai taustan värin vaihtaminen vuodenaikojen mukaan tms.) kaikki nykyisten nettisivujen tekstit, jäte ABC, välilehdet/sivut, liite- yms. tiedostot tulee olla käytettävissä/tallessa päivitetyilläkin sivuilla. kaikki muut nettisivujen toimintaan saattamiseen liittyvät tehtävät ja toimenpiteet kuten yhteydet Lapit:hen, jolta tilaaja hankkii itpalvelut uusien nettisivujen hakukoneoptimointi uusien nettisivujen ilmainen kävijäseuranta esim. Google analytics sosiaalisen median huomioiminen nettisivuilla, eli vähintään Facebook, Twitter, OpenGraph ja tykkäyspainikkeet Dynaaminen etusivu, esim. uutissisältöikkunaan Facebook -päivitykset tai vaihtuva pääkuva
Napapiirin Residuum Oy Tarjouspyyntö 3 (6) sivuston toteuttaja varmistaa, että ohjelmisto on ajan tasalla ja tekee varmuuskopiot nettisivuista säännöllisin välein jos ylläpitosovellus tulee muualta kuin Sivuviidakolta, koulutus uuteen sovellukseen OPTIO: QR-koodien käyttäminen nettisivuilla 3. SOPIMUSASIAKIRJAT Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjoissa ilmenee toisiinsa nähden ristiriitaisia määräyksiä, on asiakirjojen keskinäinen pätevyysjärjestys seuraava: 1. Sopimus 2. Sopimuksessa eritellyt liitteet 3. Tarjouspyyntö sekä mahdollisesti ennen tarjousten jättämistä annetut kirjalliset lisäselvitykset 4. Kaikilta muilta osin mitä tässä tarjouspyynnössä ei ole ilmoitettu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT) 5. Tarjous 4. SUORITUSORGANISAATIO Työn aikana järjestetään kokouksia tarpeen mukaan, jommankumman osapuolen niin pyytäessä. Kokouskulut sisältyvät tarjouksen kokonaishintaan. 5. AIKATAULU 5.1 Työn aloittaminen Työ voidaan aloittaa heti, kun sopimus on allekirjoitettu tai töiden aloittamiseen on annettu kirjallinen lupa tilaajalta. 5.2 Työn valmistuminen Nettisivujen tulee olla valmiit ja käytössä joulukuun 2015 loppuun mennessä. 5.3 Aikataulu Tarjoaja esittää tarjouksessaan alustavan aikataulun työn etenemisestä. 6. VELOITUSPERUSTEET 6.1 Palkkiomuoto Palkkiomuoto on kokonaispalkkio nettisivujen päivittämisestä.
Napapiirin Residuum Oy Tarjouspyyntö 4 (6) 6.2 Ylityökorvaukset Tilaaja ei maksa ylitöistä aiheutuvia kustannuksia. 6.3 Matka-ajan korvaukset Tilaaja ei maksa korvausta matka-ajasta. 6.4 Erityiset korvaukset Tilaaja ei maksa mitään muita korvauksia kuin kokonaispalkkion, paitsi jos lisätöistä sovitaan erillisellä kirjallisella sopimuksella. Mahdollisia lisä- ja muutostöitä sekä hyvityksiä varten on tarjoajan annettava tarjouslomakkeessa yksikköhinta lisä- ja muutostöistä. 6.5 Työvälineet, dokumentointi Tilaaja ei maksa erillisiä korvauksia sopimuksen mukaiseen työhön tarvittavien välineiden, laitteiden yms. käytöstä. 6.6 Tietokone ja tietokone-ohjelmat Tilaaja ei maksa erillistä korvausta tietokoneen, sen ohjelmien tai oheislaitteiden käytöstä tai hankinnoista, tiedostojen säilyttämisestä eikä tiedostojen siirroista. 6.7 Kopiointi, tulostus Tilaaja ei maksa erillistä korvausta kopiointi tai tulostuskuluista. 7. MAKSUSUORITUKSET 7.1 Ennakko Ennakkoa ei makseta. 7.2 Maksuerät Tarjoajan on esitettävä tarjouksessa maksuerä suunnitelma, jonka tilaaja hyväksyy. 7.3 Laskutus Tarjoajalla on oikeus laskuttaa tilaajaa hyväksytyn maksueräsuunnitelman mukaan kun tilaajalla on ollut mahdollisuus tarkistaa ja hyväksyä laskutuksen perusteet. 8. VAKUUDET Vakuuksia ei aseteta.
Napapiirin Residuum Oy Tarjouspyyntö 5 (6) 9. MAHDOLLISTEN ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan Rovaniemen käräjäoikeudessa. 10. TARJOUS 10.1 Tarjouksen jättäminen Tarjoajan on annettava tarjous liitteineen tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Tarjous tulee toimittaa tilaajalle 24.8.2015 klo 10.00 mennessä postitse postiosoitteeseemme PL 8216, 96101 Rovaniemi tai sähköpostilla osoitteeseen: aila.kauppila@residuum.fi tai tarjouksen voi toimittaa henkilökohtaisesti Napapiirin Residuumin toimistolle käyntiosoitteeseen Betonitie 3, 96320 Rovaniemi. Tarjousasiakirjat toimitetaan suljetussa kirjekuoressa, jonka päällä on oltava merkintä: Nettisivujen päivitys, tätä tulee käyttää myös s-posti otsikossa. Tarjous ei saa sisältää ehtoja. Mikäli tarjoaja katsoo jonkin osuuden tarjouksestaan liikesalaisuuden luonteiseksi, on tästä ilmoitettava tarjouksessa ja salassa pidettävät tiedot esitettävä erillisessä liitteessä. Tarjousasiakirjat on laadittava suomenkielellä ja tarjous on jätettävä suomenkielisenä. 10.2 Tarjouksen sisältö Tarjoajan on ilmoitettava tarjouslomakkeella hinta: tarjous nettisivujen päivityksestä optio QR-koodien käytöstä nettisivuilla sekä muut eritellyt yksikköhinnat Tarjouksen on oltava voimassa 2 kk tarjouksen viimeisen jättöpäivän jälkeen. 10.3 Tarjoajalta vaadittavat selvitykset Mainostoimiston on liitettävä tarjoukseensa seuraavat selvitykset: todistus työnantajavelvoitteiden suorittamisesta linkit referensseinä käytettäville nettisivuille (vähintään 2 kpl ja enintään 5 kpl) vastaavanlaisista ja kokoisista projekteista. määriteltynä yksi suomenkielinen vastuuhenkilö, joka vastaa tulevan työn toteuttamisesta ja yhteydenpidosta tilaajaan
Napapiirin Residuum Oy Tarjouspyyntö 6 (6) 10.4 Tarjouksen hylkääminen Tarjous voidaan hylätä, mikäli se on jätetty puutteellisena. Tarjous tulee toimittaa tilaajalle määräaikaan mennessä jollakin tämän tarjouspyynnön kohdassa 10.1. luetellulla tavalla. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja liitteitä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjous voidaan myös hylätä, mikäli työnantajavelvoitteet ovat hoitamatta. 10.5 Tarjousten vertailuperusteet Tilaaja ottaa vertailuun ne tarjoukset, joita ei ole hylätty. Tilaaja valitsee tehtävän suorittajaksi korkeimman yhteispistemäärän saaneen, hyväksytyn tarjouksen jättäneen tarjoajan. Kokonaiskustannusten lisäksi arvioidaan mainostoimiston kykyä tuottaa tilaajan nettisivujen päivitys riittävän laadukkaasti ja asiantuntevasti. Vertailussa kokonaishinnalle ja laatutekijöille lasketaan vertailupisteet seuraavasti: Vertailuperuste 1 (vaikutus 50 %), kokonaishinta Kokonaishinnan (alv 0 %) tulee sisältää kaikki kustannukset siten että tarjouspyynnön kohteen koko sisältö toteutuu. Halvin kokonaishinta saa 50 pistettä. vertailupistemäärä lasketaan tarjoushinnalle seuraavalla kaavalla: 0,5 x ((halvin hinta / vertailtava hinta) x 100) Vertailuperuste 2 (vaikutus 50 %), laatutekijät Arvioidaan referenssien sisältö (pisteet 0-50) Eniten pisteitä saa yhtiön mielestä parhaat referenssit antanut tarjoaja. Suurin mahdollinen pistemäärä on 50 pistettä. Tarjouksen kokonaishinnan ja laatutekijöiden vertailupisteet lasketaan yhteen lopullisten yhteispistemäärien saamiseksi. Hankinta tehdään pisteytyksen mukaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti. 11. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia hankintasopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä ja näkyvällä luottamuksellisuuden osoittavalla merkinnällä. Tilaaja harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole liikesalaisuus.