4.12.2013 Asiakkaan ohje Senaattila 4.12.2013
ASIAKKAAN OHJE 2 (19) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 3 2 Järjestelmän peruskäsitteet ja kuvakkeet... 4 3 Käyttäjäroolit... 5 3.1 Palvelupyyntöjen välittäjä... 5 3.2 Muut palveluntuottajan roolit... 5 3.3 Asiakkaan roolit... 5 3.4 Senaatin roolit... 5 4 Järjestelmän käyttäminen... 6 5 Yhteystiedot ja salasana... 6 5.1 Yhteystietojen päivittäminen... 6 5.2 Salasanan vaihtaminen (vain asiakkaan yhdyshenkilö)... 7 6 Käyttöohjeet... 8 7 Kohteet... 9 7.1 Kirjautumistunnukseen on liitetty vain yksi kohde... 9 7.2 Kirjautumistunnukseen on liitetty useampia kohteita:... 10 8 Kohteen etusivu... 11 9 Palvelupyynnöt... 12 9.1 Palvelupyynnön jättäminen... 14 10 Palvelupyyntöraportti... 15 11 Yhteystiedot... 15 12 Ilmoitukset... 17 12.1 Kohteen ilmoitusten tarkastelu... 17 13 Dokumentit... 18 13.1 Dokumentin lisääminen (vain asiakkaan yhdyshenkilö)... 18 13.2 Dokumenttien poistaminen (vain asiakkaan yhdyshenkilö)... 19
ASIAKKAAN OHJE 3 (19) 1 Johdanto Senaattila on yhteydenpidon ja tiedonvälityksen apuväline kiinteistössä toimivien sidosryhmien kuten tilankäyttäjien, asiakkaan tilayhteyshenkilön, asiakaspäällikön, kiinteistöpäällikön ja palveluntuottajien välillä. Senaattilan tarkoituksena on helpottaa kiinteistön ylläpitoa ja huoltoa. Palvelu tarjoaa systemaattiset työkalut kiinteistöä koskevan päivittäisen informaation välittämiseen sekä historiatiedon seuraamiseen. Senaattila-järjestelmä on tarkoitettu ainoastaan julkisen tiedon käsittelyyn ja välittämiseen. Käyttäjäorganisaation asiana on antaa käyttäjilleen riittävät ohjeet palvelupyyntöjen ja muun Senaattilaan tallennettavan sisällön suhteen. Järjestelmän kautta ei saa välittää tai käsitellä viestejä, jotka sisältävät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999), muun säädöksen tai sopimuksen perusteella salassa pidettävää tietoa. Senaatti hallinnoi ja kehittää Senaattilaa hyvän tietohallintotavan mukaisesti. Senaatti ei kuitenkaan ota mitään vastuuta käyttäjälle mahdollisesti aiheutuvista haitoista. Käyttäjäorganisaation näkökulmasta Senaattilan käyttöönotolla saavutetaan merkittäviä hyötyjä. Sen avulla mm. palvelupyynnöt saadaan keskitetysti yhteen paikkaan ja asiakkaan tekemän työn määrä vähenee, kun työn suorittajaa ei tarvitse jäljittää itse. Lisäksi palvelun käyttöönotto vapauttaa tilayhteyshenkilön palvelupyyntöjen vastaanottajan roolista, jos käyttäjäorganisaatio antaa kaikille oikeudet tehdä palvelupyyntöjä. Senaattilan kautta asiakas näkee, että palvelupyyntöön on reagoitu, ja pystyy seuraamaan työn etenemistä reaaliajassa. Tieto dokumentoituu, kun palvelupyynnön jättäminen ja käsittely tapahtuvat kirjallisessa muodossa. Tämä mahdollistaa palvelupyyntöjen historiatiedon seuraamisen jälkikäteen. Lisäksi kaikki kiinteistöön liittyvät asiat kuten dokumentit, käyttäjäohjeet ja yhteystiedot löytyvät samasta paikasta. Senaattilan käyttöönoton jälkeen informaatiokanava pysyy asiakkaalle samana, vaikka palveluntuottaja vaihtuisi. Myös raportointi kehittyy, kun saadaan konkreettista aineistoa kiinteistönhoidon tekemästä työstä suhteessa käyttäjien havaitsemiin ongelmiin. Tämä ohje on tarkoitettu palveluntuottajille ja asiakkaiden yhdyshenkilöille. Ohjeessa käydään läpi Senaattilan toiminnot valikoittain. Järjestelmän käyttöoikeudet voivat rajoittaa joidenkin esimerkkikuvien toiminnallisuuksien näkymistä.
ASIAKKAAN OHJE 4 (19) 2 Järjestelmän peruskäsitteet ja kuvakkeet Termi Murupolku Omat kohteet Selitys Kertoo millä sovelluksen sivulla käyttäjä on. Sitä voi ja kannattaa käyttää siirtymiseen näytöltä toiselle. Käyttäjän omat kohteet: Ne Senaattilan kohteet, joihin käyttäjällä on oikeudet. Palvelupyyntöjen välittäjä Kohteen etusivu Palvelupyyntöjen välittäjä ohjaa palvelupyyntöjä eteenpäin palveluntuottajille. Kooste kohteeseen liittyvistä tiedoista: palvelupyynnöt, yhteystiedot, ilmoitukset ja dokumentit Kuvake Selitys Linkki, jota klikkaamalla sovellus hakee palvelupyynnöt. Kohdetietojen järjestäminen laskevaan tai nousevaan järjestykseen vuorotellen Toiminto on käytössä. Toiminto ei ole käytössä Tällä painikkeella pääset valitsemaan päivämäärän kalenterista.
ASIAKKAAN OHJE 5 (19) 3 Käyttäjäroolit Senaattilasovellus toimii roolipohjaisesti ja Senaatti luo tunnukset käyttötarpeen mukaan. 3.1 Palvelupyyntöjen välittäjä 3.2 Muut palveluntuottajan roolit Senaattilan käyttöoikeudet riippuvat roolista, joka käyttäjällä on. Tämä ohje on suunnattu asiakkaan rooleille, joita ovat: asiakas ja asiakkaan yhteyshenkilö. Kaikilla rooleilla asiakas -roolia lukuun ottamatta pystyy lisäämään dokumentteja ja ilmoituksia. Palvelupyyntöjen välittäjä pystyy muista palveluntuottajan rooleista poiketen luokittelemaan palvelupyyntöjä eri tahoille suoritettaviksi (kiinteistönhoito, siivous jne.). Muita palveluntuottajan rooleja ovat: kiinteistönhoito, siivous, turva, aula ruokailu ja rakennuttajakonsultti. Nämä roolit näkevät vain omalle roolilleen luokitellut palvelupyynnöt. Palvelupyynnön tilan muutoksia (käsittelemätön/seurannassa/valmis) pystyvät tekemään kaikki palveluntuottajan roolit, mutta vain omalle roolilleen luokitelluille palvelupyynnöille. 3.3 Asiakkaan roolit 3.4 Senaatin roolit Asiakkaan rooleja ovat: asiakas ja asiakkaan yhdyshenkilö. Molemmilla rooleilla näkee kaikki palvelupyynnöt, mutta ei pysty niitä luokittelemaan tai muuttamaan niiden tilaa. Senaattilaisilla on käytössään kahta roolia: pääkäyttäjä tai senaattilainen. Senaattilainen roolilla näkee kaikki senaattilakohteet. Pääkäyttäjä vastaa kohteiden lisäämisestä Senaattilaan sekä uusien käyttäjätunnusten luomisesta. Pääkäyttäjävastuuta on jaettu alueille, jossa kohdetuntemusta.
ASIAKKAAN OHJE 6 (19) 4 Järjestelmän käyttäminen Avaa selain ja kirjoita osoitteeksi: www.senaattila.fi. 5 Yhteystiedot ja salasana 5.1 Yhteystietojen päivittäminen Anna käyttäjätunnus ja salasana ja paina painiketta kirjaudu. Web-selaimen ja sovelluksen välinen tietoliikenne on salattu SSLsalauksella. Tunnuksen ja salasanan saat Senaatti-kiinteistöjen Senaattilan alueellisilta pääkäyttäjiltä. Asiakas-roolin salasanaa ei pysty itse muuttamaan, koska ne ovat usein myös yhteiskäytössä. Asiakkaan yhdyshenkilö -roolilla pystyt vaihtamaan salasanan haluamaksesi. Kirjauduttuasi Senaattilaan näet käyttämäsi tunnuksen selaimen ylälaidan palkissa. Klikkaamalla tunnuksen päällä hiiren vasemmalla painikkeella, pääset "Käyttäjän tiedot näytölle", jossa voit itsekin lisätä omia yhteystietojasi tai vaihtaa salasanasi, jos sinulla on asiakkaan yhdyshenkilörooli.
ASIAKKAAN OHJE 7 (19) Jos ylläpidät yhteystietojasi, muista tallettaa tekemäsi muutokset "Talleta käyttäjä" -painikkeesta. 5.2 Salasanan vaihtaminen (vain asiakkaan yhdyshenkilö) Vaihdathan ensimmäisellä kirjautumiskerralla salasanasi. Aikaisemmasta poiketen voit nyt muuttaa salasanasi sellaiseksi, jota ei kukaan muu tunne. Halutessasi vaihtaa salasanasi kirjoita ensin vanha salasanasi (1) ja sen jälkeen kahdesti uusi salasanasi (2,3). 1 2 3 Paina lopuksi "Vaihda salasanaa". Huomaathan, että salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen tulee sisältää yksi iso kirjain ja yksi numero tai erikoismerkki. Halutessasi voit myöhemminkin vaihtaa salasanasi toiseksi. Jos unohdat salasanasi, voit pyytää Senaatin yhteyshenkilöä lähettämään sinulle uuden salasanan. Salasana toimitetaan yhteystiedoissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen.
ASIAKKAAN OHJE 8 (19) 6 Käyttöohjeet Samalla rivillä linkkien, käyttäjätunnuksen ja ulos kirjautumispainikkeen kanssa on myös pääsy käyttöohjeeseen. Sen saat näkyviin painamalla rivillä olevaa kysymysmerkkiä. Käyttöohjeet ovat roolikohtaiset, eli riippuvaisia siitä tunnuksesta, jolla olet Senaattilaan kirjautunut.
ASIAKKAAN OHJE 9 (19) 7 Kohteet Sovelluksen avauduttua näet joko useamman kohteen listan tai päädyt suoraan kohteen etusivulle riippuen siitä moneenko kohteeseen sinulla on oikeudet. Kohdelistalla näkyy nimen lisäksi kohteen paikkakunta ja katuosoite. 7.1 Kirjautumistunnukseen on liitetty vain yksi kohde Kirjautumistunnukseen on liitetty vain yksi kohde, jolloin käyttäjä päätyy suoraan kohteen etusivulle: Kohteen etusivulla näkee yleissilmäyksen kohteesta yhteystietoineen, palvelupyyntöineen, dokumentteineen ja ilmoituksineen.
ASIAKKAAN OHJE 10 (19) 7.2 Kirjautumistunnukseen on liitetty useampia kohteita: Tällöin käyttäjä päätyy kohdelistaukseen, josta voi kohteen nimeä klikkaamalla valita haluamansa kohteen. Jos kohteita on listalla paljon, voit hakea kohteita myös nimen, isännöintialueen, toimialan tai kiinteistöalueen mukaan. Valittuasi hakukriteerit paina painiketta "Hae kohteet". Kohdelistaa pystyy järjestämään nimen, paikkakunnan ja katuosoitteen mukaiseen järjestykseen sarakeotsikkokentän oikeassa laidassa olevien nuolien avulla.
ASIAKKAAN OHJE 11 (19) 8 Kohteen etusivu Kohteen etusivulla näet yleiskuvan kohteen tiedoista. Etusivun yläreunassa ovat kohteen osoitetiedot ja palvelunumero. Sivulle on koottu tärkeimmät yhteystiedot (mm. kiinteistönhoitaja, kiinteistöpäällikkö ja asiakaspäällikkö). Palvelupyyntöjen lisäksi näet sivulla uusimmat kohteeseen liittyvät dokumentit ja ilmoitukset. Kaikki palvelupyynnöt näkee senaattilaisten lisäksi asiakas ja asiakkaan yhdyshenkilö sekä palvelupyyntöjen välittäjä. Muut roolit (kiinteistönhoito, siivous, turva, aula, ruokailu ja rakennuttajakonsultti) näkevät vain ne palvelupyynnöt, jotka on heille luokiteltu palvelupyyntöjen välittäjän toimesta. Kaikki käsittelemättömät ja työn alla olevat palvelupyynnöt näkyvät kohteen etusivulla. Huomaa, että valmiista palvelupyynnöistä näkyvät vain ne, joiden viimeinen tilamuutos on alle kaksi viikkoa vanha. Jos haluat tarkastella myös tuota vanhempia valmistuneita palvelupyyntöjä, saat ne näkyviin palvelupyyntöraportille. Sivulla olevista linkeistä pääset yhteystietoihin tai voit tarkastella kohteen kaikkia ilmoituksia ja dokumentteja. "Uusi palvelupyyntö" -painikkeesta pääset jättämään palvelupyynnön.
ASIAKKAAN OHJE 12 (19) 9 Palvelupyynnöt Senaattilan keskeisin osa on palvelupyyntöjen jättäminen ja välittäminen. Asiakas voi jättää Senaattilaan käyttäjäpalveluihin liittyviä palvelupyyntöjä, vikailmoituksia ja kyselyjä palveluntuottajille sekä kiinteistöpäällikölle ja asiakaspäällikölle. Asiakkaan ei tarvitse tietää, kenen hoidettavaksi palvelupyyntö kuuluu, vaan se välittyy Senaattilan kautta asiaa hoitavalle taholle. Jokaiseen Senaattilakohteeseen määritellään palvelupyyntöjen välittäjä. Sama henkilö voi toimia palvelupyyntöjen välittäjänä useammassakin kohteessa. Palvelupyyntöjen välittäjän tehtävänä on käydä läpi kaikki kohteeseen tulevat palvelupyynnöt. Hän näkee kaikki pyynnöt ja luokittelee ne eteenpäin asiasta vastaavalle palveluntuottajalle. Palvelupyynnön jättämisen jälkeen asiakkaalla on mahdollisuus seurata työn etenemistä reaaliajassa. Liikennevalovärit kertovat työn etenemisen vaiheet. Lisäksi asiakas saa halutessaan tiedon näistä vaiheista sähköpostiinsa tai tekstiviestinä puhelimeen. Palvelupyynnöt on jaoteltu seuraaviin ryhmiin niiden tilan mukaan: kaikki, käsittelemättömät, seurannassa sekä valmiit. Ryhmien palvelupyyntöjä pääset tarkastelemaan klikkaamalla ko. välilehteä. Palvelupyynnöistä näytetään otsikko, rakennus, tila, päivämäärä sekä tunnus. Käyttäjäpalvelupaketin laajuus vaihtelee eri kohteissa ja palvelupyyntöjen välittäjä näkee alasvetovalikossa vain ne luokitukset, jotka kyseiseen kohteeseen on liitetty.
ASIAKKAAN OHJE 13 (19) Vinkki! Voit käyttää selaimen Etsi tästä sivulta -toimintoa palvelupyyntöjen etsimiseen. Paina Ctrl + F ja kirjoita etsimäsi tieto selaimen yläosaan ilmestyvään Etsi -kenttään. Syöttämäsi ehdon täyttävä kohta maalautuu keltaisella ja jos osumia on useita, voit siirtyä niiden välillä Edellinen ja Seuraava painikkeilla. Kaikki käsittelemättömät ja kesken olevat palvelupyynnöt näkyvät kohteen etusivulla. Valmistuneista palvelupyynnöistä näkyvät alle kaksi viikkoa vanhat. Tätä vanhemmat valmiit palvelupyynnöt näet tarvittaessa palvelupyyntöraportilta, johon on linkki palvelupyyntölistan yläpuolella. Ainoastaan pääkäyttäjät pystyvät poistamaan palvelupyyntöjä. Palvelupyynnöt kuitataan normaalisti ensin työn alle ja sitten valmiiksi. Pääset tarkastelemaan yksittäisen palvelupyynnön tietoja tarkemmin klikkaamalla sen otsikkoa. Nyt palvelupyynnöstä näytetään tunnus, tila, käsittelijä, aika, ja selite. Näiden tietojen alla näkyy myös palvelupyynnön käsittelyhistoria.
ASIAKKAAN OHJE 14 (19) 9.1 Palvelupyynnön jättäminen Siirry sen kohteen etusivulle, johon haluat palvelupyynnön jättää. Klikkaa samalla rivillä kohteen nimen kanssa olevaa punaista painiketta "Uusi palvelupyyntö". Nyt pääset jättämään palvelupyyntöä. Anna palvelupyynnölle otsikko sekä tarkempi kuvaus ongelmasta ja sijainti. Lisäksi sinun tulee valita rakennus, johon palvelupyyntösi liittyy. Muista kirjata sijaintikenttään esim. kerroksen tai huoneen numero, jotta palveluntuottaja tietää tarkalleen oikean paikan. Jos haluat tietoa palvelupyynnön edistymisestä joko sähköpostiin tai puhelimeen, täytä vielä sähköposti- ja matkapuhelinnumero. Näin saat sähköposti- ja/tai tekstiviestin silloin, kun palvelupyyntöäsi käsitellään. Täytettyäsi tarvittavat tiedot paina lopuksi "Jätä palvelupyyntö".
ASIAKKAAN OHJE 15 (19) 10 Palvelupyyntöraportti Kaikilla asiakkaan rooleilla pystyy suorittamaan palvelupyyntöraportin. Halutessasi kokonaiskuvan Senaattilan palvelupyyntöliikenteestä tietyltä ajalta tai haluat nähdä myös jo valmistuneet kahta viikkoa vanhemmat palvelupyynnöt, voit ottaa palvelupyyntöraportin. Palvelupyyntöraportti löytyy Senaattilakohteen etusivulta. Palvelupyyntöraportille saat kaikki kohteen palvelupyynnöt tilan mukaan tietyltä aikaväliltä. Raportille tulee myös käsittelyhistoria, niin halutessasi. Alla olevassa esimerkissä raportille on listattu kaikki palvelupyynnöt vuoden alusta lähtien ja on vielä haluttu käsittelyhistoriakin näkyviin. Paina lopuksi "Muodosta raportti" ja raportti aukeaa selaimeesi uudelle välilehdelle. Voit tarvittaessa tulostaa raportin selaimen Tiedosto -valikosta Tulosta -toiminnolla. Raportille on mahdollista saada palvelupyynnöt tilan mukaan. Valitse tilaksi "Käsittelemättömät", "Seurannassa" tai "Valmiit" tarpeen mukaan. 11 Yhteystiedot Yhteystiedot -linkistä pääset tarkastelemaan kohteeseen liitettyjä käyttäjiä. Asiakkaan roolilla pystyy vain katselemaan tietoja, mutta asiakkaan yhdyshenkilön roolilla pystyy tietoja myös päivittämään. Senaatin tunnusten yhteystietoja näillä rooleilla ei pysty päivittämään. Näyttö toimii siten, että vihreä väkänen kertoo, että toiminto on valittu. Punainen rasti, että toiminto ei ole valittuna. Yllä näkyvässä esimerkissä siis, kohteen etusivulla näkyvät mm.. linnankasarmin aulan tunnukset. Sen alla olevan tunnuksen tiedot eivät näy etusivulla, mutta sille lähtee sähköposti, jos kohteeseen laitetaan uusi ilmoitus. Uutta! Nyt myös kohteeseen jätetystä dokumentista voi saada ilmoituksen sähköpostiin.
ASIAKKAAN OHJE 16 (19) Voit muuttaa asetusta klikkaamalla vihreän väkäsen päällä, jolloin se muuttuu punaiseksi rastiksi tai rastin päällä, jolloin se muuttuu väkäseksi. Erillistä tallennusta ei tarvita, vaan tilamuutos tapahtuu saman tien. SMS palvelupyynnöstä tarkoittaa, että kaikista kohteeseen liittyvistä palvelupyynnöistä lähtee tekstiviesti puhelimeen. Email palvelupyynnöstä taas tarkoittaa sitä, että kaikista kohteeseen liittyvistä palvelupyynnöistä lähtee sähköposti käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Email ilmoituksesta tarkoittaa, että käyttäjälle lähtee sähköposti kohteeseen lisätyistä uusista ilmoituksista. Palvelupyynnön välittäjä -roolille viesti lähtee jo siinä vaiheessa, kun palvelupyyntö on jätetty. Muille rooleille (kiinteistönhoito, siivous, turva, aula, ruokailu) vasta, kun palvelupyyntö on luokiteltu ao. roolille.
ASIAKKAAN OHJE 17 (19) 12 Ilmoitukset Asiakasrooleilla pystyy ainoastaan tarkastelemaan kohteen ilmoituksia. Senaattilaiset ja palveluntuottajat pystyvät lisäämään kohteeseen ilmoituksia. 12.1 Kohteen ilmoitusten tarkastelu Siirry kohteen etusivulle ja klikkaa "Ilmoitustaulu". Pääset listalle, jossa näkyvät kaikki kohteeseen jätetyt ilmoitukset. Otsikko -kentän linkistä saat avattua koko ilmoituksen näkyviin. Takaisin kohteen etusivulle pääset "Kohteen etusivulle" -painikkeesta.
ASIAKKAAN OHJE 18 (19) 13 Dokumentit Senaattilan kautta voidaan jakaa kohdetta koskevia dokumentteja, kuten ohjeita, muistioita ja tehtäväkuvauksia. Viisi uusinta dokumenttia näkyy kohteen etusivulla ja voit avata dokumentit suoraan linkistä. Jos haluat tarkastella kaikkia kohteen dokumentteja, pääset dokumenttilistaukselle Dokumentit -linkistä. Dokumenttilistausnäytöllä pystyt tarkastelemaan kohteen dokumentteja ja avaamaan niitä. Dokumenteista näkyy niiden otsikko, laji, lisäys- ja päivityspäivämäärät, tiedostonimi, koko ja id. 13.1 Dokumentin lisääminen (vain asiakkaan yhdyshenkilö) Asiakkaan yhdyshenkilöroolilla pystyy myös lisäämään dokumentteja. Kohteen etusivulta pääsee suoraan lisäämään dokumenttia "Uusi dokumentti" -linkistä. Myös dokumenttien listausnäytöllä pääset lisäämään kohteelle dokumentteja. Painettuasi "Uusi dokumentti" sinulta kysytään, mistä dokumentti löytyy. Etsi dokumentti Selaa -painikkeen avulla ja paina sitten "Hae".
ASIAKKAAN OHJE 19 (19) Anna dokumentille kuvaava otsikko. Alkuperäisen tiedoston nimi jää näkyviin tiedostonimi -kenttään. Luokan (ruokailu, kutsu, tilojen varaus, muistio, muutos- ja korjaustyöt, rakennustekniset tiedot, esitys, piirros, kartta, tehtäväkuvaus ja ohje) voit valita alasvetovalikosta. Paina lopuksi "Talleta". 13.2 Dokumenttien poistaminen (vain asiakkaan yhdyshenkilö) Käyttöoikeuksistasi riippuen asiakkaan yhdyshenkilöroolilla pystyt myös poistamaan dokumentteja. Itse lisäämiään dokumentteja pystyy poistamaan, mutta muiden kohteelle lisäämien dokumenttien poistamisen suhteen on rajoituksia. Silloin, kun dokumenttien listausnäytöllä näkyy roskakorin kuvake, poistaminen on mahdollista.