Kansallisesti yhtenäisiin hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukuihin perustuvan seurantajärjestelmän vaatimusten määrittely

Kansallisesti yhtenäisiin hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukuihin perustuvan seurantajärjestelmän vaatimusten määrittely Tunnuslukujen saatavuus tietojärjestelmistä Erikoissairaanhoidon vuodeosastotunnuslukujen saatavuus Raportti 1B Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveyden huolto 2009 2011 -hanke Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta -osahanke

2(89) Versiohistoria Versio Päivitys Tekijä Kuvaus 0.1 20.12.2010 Senja Karjalainen Ensiluonnos 0.2 15.6.2011 Taina Pitkäaho Tekstin tarkennuksia, sisällön tuottaminen 0.3 23.6.2011 Tarja Tervo-Heikkinen Tekstin tarkastus ja tarkennukset 0.4 1.7.2011 Taina Pitkäaho Tiivistelmä, Liitteet 1 4 0.5 9.9.2011 Taina Pitkäaho Pohdinta, Liite 5 7 0.6 20.9.2011 Tarja Tervo-Heikkinen Tekstin tarkistus, pohdinnan stilisointi ja tarkennukset teksti / ulkoasu 0.7 27.10.2011 Taina Pitkäaho Lähteet, valmiina www-sivuille 1.0 28.10.2011 Tarja Tervo-Heikkinen Ulkoasu, lähteet, pääversio, pdf

3(89) Tiivistelmä Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) -osahankkeessa jo aiemmin määritellyt kansallisesti yhtenäiset 41 hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukua kerättiin viidestä erikoissairaanhoidon organisaatiosta. Tunnuslukujen tuottaminen ajoittui 26.4. 5.11.2010 väliselle ajalle. Tässä tehtävässä oli tarkoitus selvittää valittujen tunnuslukujen yhtenäistä tuottamismahdollisuutta viidestä hankkeeseen osallistuvasta organisaatiosta. Tavoitteena oli tuottaa kansallisesti yhtenäisiin hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukuihin perustuvan seurantajärjestelmän vaatimukset yhteistyössä tietohallinto- ja ATKasiantuntijoiden kanssa. Tässä raportissa tunnusluvulla tarkoitetaan hankkeeseen osallistuneiden organisaatioiden terveydenhuollon tietojärjestelmiin (potilas- ja henkilöstötietojärjestelmät sekä muut rekisterit) tallentunutta numerotietoa tai näiden yhdistelmiä. Tietojärjestelmistä poimittavat tunnusluvut ryhmiteltiin seuraavasti: hoitotyön intensiteettiä, hoitotyön toimintaympäristön intensiteettiä, hoitotyön voimavaroja, hoitotyön prosessia ja tulosta indikoiviin tunnuslukuihin. Edellä esitetty ryhmittely perustuu Donabedianin (1988) rakenne-prosessi-tulos (RPT) -malliin ja Partasen (2002) erikoissairaanhoidon hoitotyön henkilöstömitoituksen alustavaan arviointi- ja suunnittelumalliin. Oletuksena on, että terveydenhuollossa hyvä rakenne (kuten henkilöstömitoitus) tuottaa onnistuneen prosessin kautta halutut tulokset. Tunnuslukujen tuottamiseen tarvittavat primaariluvut poimittiin kolmessa organisaatiossa hankesuunnittelijoiden toimesta ja kahdessa poiminta tapahtui pääosin tietojärjestelmäpalvelujen tuottajan toimesta. Eri organisaatioiden poimimat tiedot yhdistettiin Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin (PSSHP) projektisuunnittelijan toimesta. Kokonaisuutena kolmasosa tunnusluvuista saatiin tuotettua kaikista viidestä organisaatiosta yhtenevästi ja viidesosa luvuista pystyttiin tuottamaan yhtenevästi neljästä organisaatiosta. Kymmenen prosenttia tunnusluvuista jäi kokonaan tuottamatta. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukuja saatiin tuotettua yhtenevästi kohtalaisen hyvin hoitotyön ja toimintaympäristön intensiteetistä sekä hoitotyön voimavaroista, mutta yhteneviä hoitotyön tulostunnuslukuja oli saatavilla niukasti. Hoitotyön prosessia indikoivia tunnuslukuja saatiin muutamilta osastoilta yhdestä organisaatiosta. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen vaatimusmäärittely primaarilukujen osalta saatiin valmiiksi, mutta yhteistyön aloittaminen tietojärjestelmätoimijoiden kanssa ei ollut mahdollista käytettävissä olleiden aika- ja henkilöstöresurssien puitteissa. Tunnuslukujen valinnassa sekä tuottamiseen liittyvissä asioissa asiantuntijana käytettiin PSSHP:n VeTeHHosahankkeen ohjausryhmään osallistunutta tietohallinnon asiantuntijaa.

4(89) SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO...5 2 KEHITTÄMISTEHTÄVÄN TAUSTA JA TARKOITUS SEKÄ TEHTÄVÄN KUVAUS...6 2.1 TAUSTA JA TARKOITUS...6 2.2 AIKAISEMMAT SELVITYKSET JA HANKKEET...6 2.3 KEHITTÄMISTEHTÄVÄN KUVAUS...7 2.3.1 Aineisto ja aikataulu...7 2.3.2 Kerättävän tiedon määrä...7 2.3.3 Tiedon yhtenäinen tuottaminen...8 2.3.4 Tunnuslukuaineiston kerääminen...8 2.3.5 Aineiston valmistuminen...8 2.3.6 Aineiston tarkastaminen...9 2.3.7 Aineistomuutokset...9 2.3.8 Tunnuslukujen yhtenäinen saatavuus...10 2.3.9 Esteet yhtenäisen tiedon saatavuudelle...10 2.3.10 Kehittämistehtävässä tehty yhteistyö...13 3. KEHITTÄMISTEHTÄVÄN ORGANISAATIO...14 4. TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISEN ARVIOINTI...15 4.1 ASETETUT TAVOITTEET...15 4.2 TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN...15 4.3 MITÄ JÄI SAAVUTTAMATTA...16 4.4 YHTEENVETO TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISEN ARVIOINNISTA...17 4.5 KEHITTÄMISTEHTÄVÄN VAIKUTUKSET KÄYTÄNNÖN TOIMINTAAN JA TOIMINNAN SUUNTAAMISEEN TULEVAISUUDESSA...17 4.6 KEHITTÄMISTEHTÄVÄN YHTEYS KASTE-OHJELMAAN JA SEN TOTEUTTAMISEEN...17 5 KEHITTÄMISTEHTÄVÄN TOTEUTUMISEN MUU ARVIOINTI...19 5.1 AJALLINEN RESURSOINTI...19 5.2 HENKILÖRESURSSIT...19 5.3 KÄYTETYT MENETELMÄT...20 5.4TIEDOTTAMINEN...20 5.5 YHTEISTYÖTAHOT JA RAKENTEET...20 6 POHDINTA...21 LÄHTEET...23 LIITE 1: TUNNUSLUKUJEN TUOTTAMISEEN TARVITTAVAT PRIMAARILUVUT JA OHJE NIIDEN KERÄÄMISESTÄ...24 LIITE 2: TARKENNETTU OHJE PRIMAARITIETOJEN TALLENTAMISESTA VALMIISEEN ECEL-POHJAAN...43 LIITE 3: PRIMAARITIETOJEN SAATAVUUS TIETOJÄRJESTELMISTÄ ORGANISAATIOITTAIN JA TIETOIHIN TEHDYT MUUTOSET...56 LIITE 4: HOITOHENKILÖSTÖTUNNUSLUKUJEN KORJAUKSET YHDESSÄ AINEISTOSSA...74 LIITE 6: TUNNUSLUKUJEN TUOTTAMINEN: PALAUTE KYSELYYN RESURSSEISTA JA YHTEISTYÖSTÄ...77 LIITE 7: KOOSTE VUODEOSASTOAINEISTON TUNNUSLUKUIHIN LIITTYVISTÄ KYSYMYKSISTÄ...82

5(89) 1 Johdanto Sosiaali- ja terveydenhuollon hallinnonalan kehittämisohjelmaa vuosille 2008 2011, KASTEohjelmaa, toteuttava valtakunnallinen Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto 2009 2011 (VeTe) -hanke alkoi huhtikuussa 2009 ja päättyi lokakuussa 2011 (www.vete.fi). VeTe-hanke toimii linjassa KASTE-ohjelman valtakunnallisen toimeenpanosuunnitelman (STM 2009a) sekä Johtamisella vaikuttavuutta ja vetovoimaa hoitotyöhön -toimintaohjelman kanssa (STM 2009b). Hanke koostui neljästä osahankkeesta: Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta, Vetovoimainen ja turvallinen sairaala, Näyttöön perustuvan potilasohjauksen vahvistaminen ja Terveyttä ja hyvinvointia hoitotyön johtamisella. Tässä raportissa käsitellään Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) - osahanketta, joka toteuttaa osaltaan KASTE-ohjelman tavoitteiden mukaista toimenpidettä nro 14; Henkilöstön riittävyyden varmistaminen ja osaamisen vahvistaminen henkilöstövoimavarojen käyttöä kehittämällä ja varmistamalla henkilöstön riittävyys ja osaaminen : Laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisen henkilöstörakenteesta ja -mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä varten tuottavuuden parantamiseksi (STM 2008, 36 37). Toimenpidettä on avattu valtakunnallisessa toimeenpanosuunnitelmassa seuraavasti: Luodaan mittaristo hoitotyön henkilöstövoimavarojen seurantaa ja suunnittelua varten. Tavoitteena on tehostaa henkilöstövoimavarojen suunnittelua yhdistämällä tietoja henkilöstön käytöstä potilaidenhoidon tuloksiin sekä henkilöstön hyvinvointiin ja vaihtuvuuteen (STM 2009a, 35). VeTeHH-osahankkeessa aihe on edelleen operationalisoitu kehittämistehtäviksi. Näistä osa liittyi hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen määrittämiseen ja testaamiseen kansallisella tasolla ja osa oli organisaatiokohtaisia. Tässä raportissa kuvataan VeTeHH:ssa jo aiemmin määriteltyjen hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen (VeTeHH R1A) tuottamista viiden erikoissairaanhoidon organisaation tietojärjestelmistä. VeTeHH-osahankkeessa tunnusluvulla tarkoitetaan hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden terveydenhuollon järjestelmiin (potilas- ja henkilöstötietojärjestelmät sekä muut rekisterit) tallentunutta numerotietoa tai näiden yhdistelmiä. Tietojärjestelmistä poimittavat tunnusluvut ryhmiteltiin seuraavasti: hoitotyön intensiteettiä, hoitotyön toimintaympäristön intensiteettiä, hoitotyön voimavaroja, hoitotyön prosessia ja tulosta indikoiviin tunnuslukuihin. Edellä esitetty ryhmittely perustuu Donabedianin (1988) rakenne-prosessitulos (RPT) -malliin ja Partasen (2002) erikoissairaanhoidon hoitotyön henkilöstömitoituksen alustavaan arviointi- ja suunnittelumalliin. Oletuksena on, että terveydenhuollossa hyvä rakenne (kuten henkilöstömitoitus) tuottaa onnistuneen prosessin kautta halutut tulokset.

6(89) 2 Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä tehtävän kuvaus 2.1 Tausta ja tarkoitus Tämän raportin taustalla oli jo aiemmin määritellyt kirjallisuuteen ja asiantuntijaraadin arviointeihin perustuvat erikoissairaanhoidon 41 hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaa määrittävää tunnuslukua (VeTeHH R1A). Valitut tunnusluvut kuvasivat hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan ulottuvuuksia hoitotyön intensiteetin, toimintaympäristön intensiteetin, hoitotyön voimavarojen, hoitotyön prosessin ja hoitotyön tuloksen näkökulmista. Tässä tehtävässä oli tarkoitus selvittää valittujen tunnuslukujen tuottamismahdollisuus viidestä hankeorganisaatioista ja kerätä niistä määritelty tunnuslukuaineisto. Viisi hankkeessa mukana ollutta organisaatiota olivat seuraavat: Helsingin ja uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS) Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP) Satakunnan sairaanhoitopiiri (SATSHP) Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (PSHP) Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (PSSHP) Tässä raportoidun tehtävän tavoite oli kirjattu Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta - hankkeen toimintasuunnitelmassa seuraavasti: Kansallisesti yhtenäisiin hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukuihin perustuvan seurantajärjestelmän vaatimukset on määritelty yhteistyössä tietohallinto- ja ATKasiantuntijoiden kanssa. Tässä raportoidun tehtävän tulos oli kirjattu Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta - hankkeen toimintasuunnitelmassa seuraavasti: Kuvaus hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmän vaatimusmäärittelystä Vaatimusmäärittelyllä tarkoitetaan tässä vielä melko karkeaa tasoa. Tunnuslukujen tuottamiseen tarvittavia primaaritietoja määritellään, mutta ei edetä primaaritietojen taakse. Se työ on mahdollista vasta kun tunnuslukujen saatavuus ja mallintaminen on tehty. 2.2 Aikaisemmat selvitykset ja hankkeet Tässä kehittämistehtävässä hyödynnetään seuraavia hankkeita ja selvityksiä: Pitkäaho, T., Partanen, P., Vehviläinen-Julkunen, K. & Miettinen, M. 2008. Hoitohenkilöstön mitoituksen tunnusluvut -tunnuslukujen saatavuus tietojärjestelmistä ja niiden käytettävyys. Pilottitutkimus Kuopion yliopistollisen sairaalan tietojärjestelmistä. Pilottitutkimuksen tarkoituksena oli tunnistaa, kuvata ja arvioida Kuopion yliopistollisen sairaalan tietojärjestelmistä saatavia hoitotyön henkilöstömitoituksen tunnuslukuja. tietojärjestelmien mahdollisuudet ja rajallisuus yhdessä organisaatiossa Kansallisesti yhtenäiset hoitotyön tiedot -hanke (HoiData) 9/2007 10/2009 loppuraportti. 2009. Hankkeen päätarkoituksena oli esittää standardoitavaksi Valta-

7(89) kunnallisessa hoitotyön sähköisen dokumentoinnin kehittämishankkeessa (Hoi- Dok 2005 2008) kehitettyä hoitotyön systemaattista kirjaamismallia ja juurruttaa se käytäntöön. Lisäksi tavoitteena oli määritellä hoitotyön johtamisen perustietoja organisaatio- ja kliinisen hoitotyön tasolla, valtakunnallisen tason vertailutietoja sekä testata tilastojen ja raporttien saatavuutta. vaatimusmäärittely Pitkäaho, T. 2011. Hoitotyön henkilöstömitoitus ja tulos kompleksisessa erikoissairaanhoidon toimintaympäristössä. Väitöskirja. Publications of the University of Eastern Finland. Dissertations in Health Sciences 49. tietojärjestelmien mahdollisuudet ja rajallisuus kolmessa organisaatiossa rekisteriaineiston käsittely kirjallisuuskatsaus VeTeHH. Raportti R1A. 2011. Kansallisesti yhtenäisten hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen määrittäminen. ESH vuodeosastotunnuslukujen määrittäminen. Saatavilla: www.vete.fi / Julkaisut. Erikoissairaanhoidon somaattisten vuodeosastojen hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnusluvut 2.3 Kehittämistehtävän kuvaus 2.3.1 Aineisto ja aikataulu VeTeHH-osahankkeen vuodeosastoaineisto koostui jokaisen organisaation itsenäisesti valitsemista 15 vuodeosastosta (5 * 15 = 75) eli havaintoyksiköstä. Mukaan otettavien yksiköiden valintakriteerinä oli, että yksiköistä tuli olla saatavilla potilas ja henkilöstötiedot yksikkötasolta. Lisäksi yksiköistä 2 3 tuli olla sellaisia, joissa vähintään 30 % potilasmäärästä oli hoidettu käynteinä, mikäli tämä oli mahdollista. Aineisto muodostui 74 somaattisen vuodeosaston tunnusluvuista. Yhden organisaation yksi osastoista jäi pois haluttujen tietojen puuttumisen vuoksi. Tilalle ko. organisaatio ei esittänyt korvaavaa osastoa. Hankeaikataulun mukaisesti aineisto tuli olla kerätty ja toimitettu PSSHP:n hankeorganisaatioon VeTeHH-osahankkeen projektipäällikölle 15.9.2010 mennessä. Eri organisaatioiden aineistot tuli olla yhdistetty PSSHP:n hankeorganisaatiossa 30.9.2010 mennessä. 2.3.2 Kerättävän tiedon määrä Ensimmäinen tehtävä oli tuottaa valittujen tunnuslukujen keräysohjeet hankeorganisaatioille. Osa valituista tunnusluvuista toimi suoraan tunnuslukuna (esim. DRG-ryhmien lukumäärä, hoitohenkilöstön sisäinen ja ulkoinen vaihtuvuus), mutta suurimman osan määrittämiseksi piti tietojärjestelmistä hakea useampi primaaritieto. Primaarilukuja oli siis huomattavasti enemmän kuin varsinaisia tunnuslukuja. Tässä raportissa primaaritieto käsitteellä tarkoitetaan sellaista lukua, joka kerättiin tietojärjestelmistä tai muista tietolähteistä ja sitä käytettiin tunnusluvun tuottamiseen. Aineiston keruun suunnitteluvaiheessa päätettiin valittujen 41 tunnusluvun lisäksi kerätä tieto nettohoitopäivien lukumääristä bruttohoitopäivien lisäksi, koska nettohoitopäivät ovat virallinen terveydenhuolto-organisaatioiden hoitopäivistä tilastoitava tieto. Myös sairaalainfektioista ja HaiPro-ilmoituksista kerättiin kokonaismäärien lisäksi tiedot tietyistä eritellyistä tapahtumatyy-

8(89) peistä, mikä myös lisäsi kerättävän primaaritiedon määrää. Lopulta aineiston tuottamiseksi eri organisaatioissa kerättiin tieto yhteensä 87 primaariluvusta pääsääntöisesti aikasarjana jokaiselta vuoden 2009 kuukaudelta. 2.3.3 Tiedon yhtenäinen tuottaminen Kaikista organisaatioista saaduista primaariluvuista oli tavoitteena saada yhteensä 888 havaintoa (74 osastoa x 12 kk). Tiedot, jotka tuotettiin harvemmin kuin kerran kuukaudessa, esim. puolivuosittain tai kerran vuodessa, pyydettiin toimittamaan PSSHP:n hankeorganisaatioon erillisenä tiedostona tai laskentataulukkona. Aineiston keruun tueksi tehtiin poimintaohje, jossa oli taulukoituna kerättävän primaaritiedon 1 nimi, nimen lyhenne, primaaritiedon kuvaus ja muu aineiston keruussa huomioitava tieto (Liite 1). Ohjeistus saatiin valmiiksi 26.4.2010 mennessä, minkä jälkeen alkoi hankkeen aineiston keruuvaihe. Yhtenäisesti tuotetavan aineiston tueksi tehtiin erillinen Excel-taulukkopohja primaaritietojen tallentamiseen kuukausittain. 2.3.4 Tunnuslukuaineiston kerääminen Hankkeeseen valittujen tunnuslukujen ensisijainen kriteeri oli tiedon saatavuus tietojärjestelmästä. Osa tunnusluvuista jouduttiin kuitenkin selvittämään joko kysymällä suoraan yksiköistä tai hakemalla se esim. laskutustiedoista. Tällaisia tunnuslukuja olivat hoitajien itsenäiset vastaanotot, PSSHP:n työvoimapalvelun henkilöstön osastoilla tekemät tunnit ja HUS:ssa keikkafirmojen hoitotyöntekijöiden laskutustiedot. Lisäksi tietoa oli toimitettu hankkeelle myös toisen toimijan tuottamana erillistietojärjestelmistä tai kysymällä haluttu tieto palveluntuottajalta. Toisten toimittamat tiedot olivat yleensä paperitulosteena, josta tieto siirrettiin Excelpoimintapohjaan. Poimintaohjeen mukainen tyhjä Excel-taulukko toimitettiin jokaisen organisaation hankesuunnittelijalle. Ohjeistuksessa korostettiin, ettei valmiiseen Excel-laskentataulukkoon saanut tehdä muutoksia. Ohjeistuksessa pyydettiin myös kaikissa aineiston keruun ongelmissa ottamaan yhteyttä PSSHP:n suunnittelijaan. Ohjeistusta tarkennettiin toukokuussa projektiryhmän tapaamisen jälkeen ja kesäkuussa vaihtuvuus-tiedon osalta, jolloin vaihtuvuudesta ohjattiin keräämään erikseen tieto sisäisestä ja ulkoisesta vaihtuvuudesta. Tunnuslukuaineiston keräämisen tarkennettu ohje on liitteessä 2. Aineiston keräsi ensisijaisesti hankkeessa työskentelevä projektisuunnittelija kolmessa organisaatiossa. Kahdessa organisaatiossa aineiston keräsi pääsääntöisesti joku muu esim. tutkimusapulainen tai henkilöstöhallinnon työntekijä. Kuvaus tiedon tuottamisen kokonaisuudesta eri organisaatioissa on liitteessä 3. 2.3.5 Aineiston valmistuminen Aineiston keruu ei toteutunut suunnitellussa aikataulussa, sillä vain kolme organisaatiota pystyi tuottamaan tunnuslukuaineiston 15.9.2010 mennessä. Viimeiset tiedot saatiin vasta lokakuun lopussa 2010. Keskeisin syy aineiston tuottamisen viivästymiselle oli se, ettei hankkeen ulkopuolinen tiedon tuottaja pystynyt toimittamaan tietoa ajoissa. Aineiston tarkistaminen ja aineistoon tarvittavat korjaukset olivat myös syitä, minkä vuoksi aineiston valmistuminen viivästyi alkuperäisestä aikataulusta. Aineiston toimittamisen takarajaksi määrättiin 5.11.2010, minkä jälkeen tietoa ei enää otettu vastaan. 1 Primaaritiedosta käytettiin hankkeen alkuvaiheessa käsitettä alkio.

9(89) 2.3.6 Aineiston tarkastaminen Organisaatioiden toimittamille aineistoille tehtiin aineistotarkastukset lukujen välisten suhteiden loogisuuden varmistamiseksi. Aineiston loogisuus tarkastettiin seuraavien asioiden suhteen seuraavasti: Hoitojaksojen lukumäärät olivat suuremmat tai yhtä suuret kuin päivystys ja elektiivisten hoitojaksojen lukumäärien summa. Hoitojakson pituus ei ole nettohoitopäivien ja hoitojaksojen lukumäärien jakotulos. Bruttohoitopäiviä on enemmän kuin nettohoitopäiviä. Hoitoisuusluokiteltuja hoitopäiviä on yhtä paljon tai vähemmän kuin bruttohoitopäiviä. Hoitoisuuspisteet per luokiteltu hoitopäivä arvot olivat 6 24 välillä Hoitohenkilöstön työpanos on vakinaisen hoitohenkilöstön ja määräaikaisen hoitohenkilöstön työpanosten summa. Hoitohenkilöstön kokonaistunnit ovat suuremmat kuin poissaolotunnit. Vakituisen hoitohenkilöstön kokonaistunnit ovat suuremmat kuin poissaolotunnit. Määräaikaisen hoitohenkilöstön kokonaistunnit ovat suuremmat kuin poissaolotunnit. Osastonsihteereiden ja tekstinkäsittelijöiden kokonaistunnit ovat suuremmat kuin poissaolotunnit. Sairaanhoitajien kokonaistunnit ovat suuremmat kuin poissaolotunnit. Sairaanhoitajien nettotyötunnit ovat pienemmät tai yhtä suuret kuin hoitohenkilöstön nettotyötunnit. Sairauspoissaolojen työpanos jaettuna hoitotyön työpanoksella on uskottava. Sairaalainfektioiden kokonaismäärä on suurempi tai yhtä suuri kuin eriteltyjen infektioiden summa. HaiPro -läheltä piti tai haittatapahtumien kokonaismäärä on suurempi tai yhtä suuri kuin eriteltyjen tapahtumien summa. Aineistotarkastuksen seurauksena löytyi jokaisesta organisaatiosta useita tarkastettavia tietoja. Usein virheellinen luku oli aiheutunut näppäilyvirheestä tai tiedon tallentamisesta väärin Excel-laskentataulukon soluun. Virheellisesti tuotetussa tiedossa oli kuitenkin myös väärin tuotettua tietoa, johon pyydettiin korjausta. Aineiston korjaustarvetta oli jokaisen organisaation aineistossa. Eniten korjattavaa oli kuitenkin niissä organisaatioissa, joissa tiedon oli kerännyt muu kuin hankkeen projektisuunnittelija. 2.3.7 Aineistomuutokset VSSHP:n aineistoon oli valittu yksi Loimaan aluesairaalan osasto, josta organisaatio ei kuitenkaan pystynyt toimittamaan lainkaan yksikön toimintaan ja henkilöstöhallintoon liittyviä tietoja. Tämän vuoksi aineistosta poistettiin kokonaan kyseisen yksikön tiedot. Yksikön poistaminen vähensi lopullisen aineistoon kuuluvien yksiköiden lukumäärän 74 yksikköön. VSSHP:n ehrminfon raportit tuottavat raporttitiedon vain ammattiluokittain, minkä seurauksena henkilöstöhallinnon tunnusluvuissa oli mukana ylimääräisenä osastonhoitaja ja osastonsihteerit, jotka eivät kuuluneet hankkeessa määriteltyihin hoitohenkilöstön nimikkeisiin. Tämän vuoksi VSSHP korjasi osan virheellisistä ehrminfon primaariluvuista manuaalisesti tai poisti ne kokonaan aineistosta PSSHP:n hankeorganisaation antaman ohjeen mukaisesti (Liite 4). Aineistotarkastuksen jälkeen osa hankkeelle tuotetusta tiedoista oli edelleen epäloogista tai virheellistä, koska organisaatio ei voinut toimittaa oikeaa tietoa. Näissä tilanteissa tuotettu tieto poistettiin kokonaan aineistosta. Keskeisimmät poistetut tiedot olivat VSSHP:n aineistossa DRG-ryhmien lukumäärät ja osastosihteereiden kokonais- sekä poissaolotunnit. SATSHP:n

10(89) aineistosta poistettiin kokonaan bruttohoitopäivien ja hoitoisuuspisteiden lukumäärät. Liitteessä 3 on yhteenvetotaulukko kaikista hankkeelle toimitettuihin primaaritietoihin tehdyistä muutoksista organisaatioittain. Yksiköissä oli kesäaikana sulkuja eli potilastoimintaa ei ollut tai se oli hyvin vähäistä, minkä vuoksi aineistosta poistettiin yhteensä 14 kuukauden tiedot. Poistettuja kuukausia oli kaikissa organisaatiossa, eniten HUSissa. 2.3.8 Tunnuslukujen yhtenäinen saatavuus Hankkeessa määritellyistä 41 tunnusluvusta saatiin tuotettua yhtenäisesti kaikista organisaatioista 14 tunnuslukua (ei välttämättä kaikista yksiköistä). Vähintään neljästä organisaatiosta tieto saatiin yhteensä 23 tunnusluvusta. Osasta organisaatioita ja vaihtelevasti saatiin tuotettua 23 tunnuslukua, toisin sanoen tieto saatiin vain osasta organisaatioita ja organisaatiossakin vain osasta yksiköitä. Tunnusluvuista kahdeksan (8) oli tuotettu joko ajallisesti (kuukausittain, ½ - vuosittain tai vuosittain) tai sisällöllisesti epäyhteneväisesti. Tunnusluvuista neljää ei saatu mistään organisaatiosta. Liitteessä 5 on taulukoitu tunnusluvuittain tiedon saatavuus ja se, mihin hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaa kuvaavaan ryhmään tunnusluku kuuluu. Aineistoon saatiin eniten hoitotyön voimavaroja kuvaavia tunnuslukuja ja vähiten hoitotyön tulosta kuvaavia tunnuslukuja. 2.3.9 Esteet yhtenäisen tiedon saatavuudelle 1. Tietoa ei raportoida tarvittavalla tarkkuudella Henkilöstöhallinnon tunnusluvut pystyttiin tuottamaan kaikista organisaatioista samasta tietojärjestelmästä (ehrminfo), mutta VSSHP:ssä raportin sai vain ammattiluokittain ammattinimikkeiden sijaan. Tiedon tuottamisen vaatimus nimikkeittäin hoitohenkilöstöammattiluokan sijaan oli kuitenkin perustelua, koska hoitohenkilöstö-ammattiluokkaan kuuluvat ehrminfon raporteissa myös osastonhoitajat ja osastonsihteerit, eikä ammattiluokka-raportin tuottama tieto kuvaa siten pelkästään hoitotyöhön osallistuvan henkilöstön henkilöstöhallinnon tietoja. 2. Tietoa ei tuoteta lainkaan Hankkeeseen valituista tunnusluvuista neljä oli sellaisia, joita ei saatu mistään organisaatiosta. RAVA-toimintakykymittari: ei ole lainkaan käytössä erikoissairaanhoidossa. Henkilöstön koulutuksen tasosta ei myöskään kerätä tietoa systemaattisesti. Osassa organisaatioita olisi ollut jotain tietoa hoitohenkilöstön koulutustasosta, mutta sitä ei ollut kuitenkaan koko yksikön hoitotyötä tekevästä henkilökunnasta. Hoidon laatu hoitajien arvioimana: tieto kerätään tyypillisesti kyselytutkimuksella, mutta vuoden 2009 aikana ei missään organisaatiossa ollut tehty hoitohenkilöstölle hoidon laatua mittaavaa kyselyä. Yksikön arkkitehtuuri: vaikeasti määriteltävä tunnusluku, minkä vuoksi siihen liittyvät tiedot päätettiin jättää kokonaan keräämättä. Hoitajakäynnit: ei tilastoida erikseen missään organisaatiossa. Tieto saatiin yleensä kysymällä yksiköistä suoraan arviota hoitajakäyntien lukumääristä. Tähän on syynä se, että hoitajakäynnit kirjataan usein lisäkäynteinä, jotka eivät ole virallisesti tilastoitavia käyntejä.

11(89) 3. Tieto tuotetaan vain osasta organisaatioita tai yksiköitä Tunnusluvuista osa pystyttiin tuottamaan vain osasta organisaatioita ja niistäkin vain osasta organisaatioiden yksiköitä. Keskeisimmät näistä olivat potilaiden hoitoisuuteen ja rakenteiseen kirjaamiseen liittyvät tiedot. Hoitoisuustietojen yhtenäisen saamisen esteenä oli se, ettei Rafaelahoitoisuusluokitusjärjestelmä ollut vielä vuoden 2009 aikana käytössä kaikissa hankkeeseen valituissa yksiköissä. Tämän seurauksena osassa yksiköitä ei ollut lainkaan hoitoisuustietoja ja osassa yksiköitä käytössä oli ollut toinen hoitoisuusluokitusjärjestelmä (PSSHPn osassa yksiköistä Monitor). Myöskään kaikissa Rafaelahoitoisuusluokitusjärjestelmää käyttävissä yksiköissä ei oltu määritelty optimihoitoisuuden tasoa. Tästä syystä kaikista Rafaelaa käyttävistä yksiköistä ei saatu tietoa toteutuneen hoitoisuuden suhteesta optimihoitoisuuteen. Rakenteisen kirjaamisen tiedoista hankkeeseen oli valittu neljä tunnuslukua. Rakenteinen kirjaaminen oli kuitenkin vuoden 2009 aikana käytössä ainoastaan VSSHP:ssä ja PSSHP:ssä. Näistä VSSHP:ltä rakenteisen kirjaamisen tiedot päätettiin jättää pyytämättä, koska aineiston käsittelyyn ei olisi ollut PSSHP:n hankeorganisaatiossa resursseja. PSSHP:stä saatiin tieto vain osasta yksiköitä, koska rakenteinen kirjaaminen ei ollut vuoden 2009 aikana käytössä kaikissa hankkeeseen valituissa yksiköissä. 4. Tuotettu tieto oli virheellistä VSSHP:n DRG-ryhmien lukumäärät olivat vääriä. Aineiston oli tuottanut tietohallinnon organisaatio erillistä maksua vastaan. Aineiston toimittaja ei kuitenkaan vastannut virheellisesti toimitettuja tietoja koskeviin sähköpostitiedusteluihin useista yhteydenotoista huolimatta, eikä myöskään toimittanut oikeaa tietoa DRG-ryhmien lukumääristä. VSSHP:n tuottamista tiedoista osastonsihteereiden kokonais- ja poissaolotunnit vaihtelivat niin paljon, etteivät ne olleet uskottavia. Lisäksi nettotyöpanos ei vastannut osastonhoitajan antamaa tietoa yksikön osastonsihteereiden lukumääristä. SATSHP:n hoitoisuuspisteiden lukumäärät eivät voineet olla oikeita hoitoisuuspisteiden alhaisen lukumäärän vuoksi (keskimääräiset hoitoisuuspisteet per bruttohoitopäivä olivat alle mahdollisen minimin, joka on 6 pistettä per hoitopäivä potilaiden hoitoisuuden ollessa alhaisin mahdollinen). HUSissa, PSSHP:ssä ja VSSPH:ssä oli joidenkin kuukausien osalta liian korkeita hoitoisuuspisteitä hoitopäivää kohti eli yli 24 pisteen maksimirajan (kuukauden hoitoisuuspisteet per kuukauden hpv:t). Asiaa selvitettäessä (sähköposti kirjeenvaihto lokakuussa 2010 projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkinen / Rafaela-järjestelmän tuotepäällikkö Anne Kanerva) vaihtoehtoisia syitä voisi olla mm. - yksikössä luokitellaan kaksi asiakasta (synnytysvuodeosasto - luokitellaan sekä äiti että lapsi) - joissain tilanteissa sama potilas luokitellaan kronologisen vuorokauden (klo 24-24) aikana kahdesti (potilas kotiutuu, kuolee tai siirtyy toiseen yksikköön klo 15 ja 24 välisenä aikana, potilas luokitellaan klo 15 ja poistuessa osastolta) - vuodeosastolla hoidettavat polikliiniset potilaat luokitellaan, mutta nämä eivät näy bruttohoitopäivissä - organisaatioiden käyttämässä poimintaohjelmassa oleva virhe Näillä yllä kuvatuilla syillä ei kuitenkaan pystytty selittämään kaikkia virheellisiä tietoja.

12(89) 5. Organisaatio ei toimittanut tietoa tiedon epäluotettavuuden vuoksi VSSHP:stä ei saatu tietoa sairauspoissaoloista ja lisä- sekä ylitöistä tiedon epäluotettavuuden vuoksi. Organisaation henkilöstöhallinnon edustajat perustelivat epäluotettavuutta osastonhoitajien epätarkalla tavalla käyttää Titania-ohjelmaa, minkä vuoksi ohjelman tuottamaa raporttitietoa ei haluttu luovuttaa hankkeelle. 6. Tietoa ei raportoida yksikkötasolla PSSHP:ssä sihteerien työpanostieto raportoitiin osassa yksiköitä kustannuspaikoittain (ei yksikkötasolla). 7. Tieto oli ajallisesti erilaista Aineistoon oli tarkoitus tuottaa tietoa valituista tunnusluvuista aikasarjana, aikaintervallin ollessa yksi kuukausi. Tämä tavoite ei kuitenkaan toteutunut muutamien tunnuslukujen osalta. Eri organisaatiot tuottivat eri tavalla tiedon henkilökunnan täydennyskoulutuksesta, sairaalainfektioista, työtapaturmista ja käsihuuhteen tilausmääristä. Näistä täydennyskoulutustiedot ja työtapaturmat olisi voinut periaatteessa tuottaa kuukausitasolla, mutta tiedon tuottamisen työläyden vuoksi tieto päätettiin kerätä osassa organisaatioita vuositasolla. CLES-mittarin tulokset ja asiakas- sekä henkilöstötyytyväisyys tyypillisesti kerätään kerran vuodessa. 8. Tieto oli sisällöllisesti erilaista Vaikka tunnusluku (esim. optimaalinen hoitoisuus) pystyttiin tuottamaan, niin saatu lukuarvo ei kuitenkaan ollut kaikissa organisaatioissa sisällöllisesti samanlainen eli niiden vertaamisessa toisiinsa oli rajoituksia. Tunnusluvuista hoitohenkilöstön vaihtuvuus oli sisällöllisesti erilainen eri organisaatioissa. Keikkalaisten käyttö yksiköissä näkyy hoitohenkilöstön vaihtuvuus - tunnusluvussa, koska vaihtuvuus määritellään alkaneiden ja päättyneiden työsopimusten perusteella. HUSissa vaihtuvuuden tunnusluvussa ei kuitenkaan näkynyt yksityisten keikkafirmojen hoitotyöntekijöiden tekemää työtä yksikössä. PSSHP:ssä yksiköiden työntekijöiden vaihtuvuus-tunnusluku ei huomioi työvoimapalvelun henkilöstön työskentelyä yksiköissä. VSSHP:n vaihtuvuus-tietoon kuului ammattiluokka sisältäen osastonhoitajat ja osastonsihteerit, kun se muissa organisaatioissa saatiin nimikkeittäin. SATSHP:ssä ei pystynyt määrittämään erikseen sisäistä vaihtuvuutta. Kaiken kaikkiaan vaihtuvuus-tunnusluvun antama tieto on karkea myös sen vuoksi, ettei se erottele työsopimusten päättymisen ja alkamisen syitä (irtisanoutunut, keikkatyön tekijä, työsopimuskulttuuri ). Sairaalainfektioiden, työtapaturmien ja HaiPro-ilmoitusten läheltä piti ja haittatapahtumien lukumäärissä on aina epävarmuus siitä, ettei kaikista tapahtumista ole tehty ilmoitusta yksiköiden erilaisten kirjaamiskäytäntöjen tai -kulttuurin vuoksi. Tämän vuoksi organisaatioiden välisiä eroja verrattaessa on otettava huomioon, ettei aineiston tieto kuvaa välttämättä yhtenevästi tarkasteltavia tapahtumia eri yksiköiden välillä. Aineistossa havaittiin lisäksi se, että HaiPro-haittatapahtumiksi määritellään eri yksiköissä erilaiset asiat. Esimerkiksi PSHP:n yhdessä yksikössä potilaiden ylipaikkatilanteet oli kirjattu haittatapahtumina, mikä lisäsi yksikön haittatapahtumien lukumääriä erittäin paljon. Aineiston analyysin yksi keskeinen näkökulma oli tarkastella tunnuslukuja perinteisten osastojen ja käyntiosastojen (potilasmäärästä hoidettu yli 30 % käynteinä) välillä. Käyntiosastojen määrittämiseen liittyi kuitenkin epätarkkuutta erilaisen kirjaamistavan vuoksi. Potilaat, jotka ovat suunnitellusti vain päivähoidossa, kirjataan joko käynneille

13(89) tai sisäänkirjataan osastolle. Jälkimmäisessä tavassa käynnillä ollut potilas kirjautui hoitojaksolle. HUS tuotti tiedot kävijöistä ja saman päivän aikana sisään- ja uloskirjatuista potilaiden määristä yhtenevästi. PSSHP:ssä tieto päivähoitopotilaiden määrästä pystyttiin tuottamaan tilastoitujen DRG-ryhmien perusteella (DRG-ryhmittelyssä käyntipotilaat ja potilaat, jotka ovat samana päivänä sisään- ja uloskirjattu, ryhmittyvät samaan lyhyt hoidon DRG-ryhmään). Muista organisaatiosta tietoa päivähoitopotilaista ei saatu yhtenevästi. 2.3.10 Kehittämistehtävässä tehty yhteistyö Aineisto kerättiin yhteistyössä projektipäällikön ja hankeorganisaatioiden nimeämien projektisuunnittelijoiden kanssa. Projektisuunnittelijat eivät kaikissa organisaatioissa keränneet tunnuslukuaineistoa itse, mutta heidän tehtävänään oli vastata omassa organisaatiossaan tunnuslukujen keräämisen kokonaisuudesta. Suunnittelija Taina Pitkäaho oli vastannut yhtenäisten hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaan liittyvien tunnuslukujen määrittämisprosessista vuodeosastoille. Hän oli poissa hanketyöstä aineiston keruuvaiheen aikana, mutta konsultoitavissa aineiston keruuseen liittyvissä epäselvissä asioissa. Jokaisessa organisaatiossa tehtiin yhteistyötä useiden eri henkilöiden kanssa tarvittavan tiedon saamiseksi. Muiden henkilöiden tuottamia tietoja olivat tyypillisesti työtapaturmat, sairaansijojen lukumäärät, täydennyskoulutustiedot, sairaalainfektiot, käsihuuhteen tilausmäärät, CLES-mittarin tulokset ja asiakas- ja potilastyytyväisyyskyselyjen tulokset. Osassa organisaatioita tunnusluvut keräsi joku muu henkilö kuin hankkeen projektisuunnittelija.

14(89) 3. Kehittämistehtävän organisaatio Kehittämistehtävällä ei ollut erillistä organisaatiota, vaan se toimi suoraan VeTeHHorganisaation alaisuudessa. Projektiryhmä on kuitenkin suppeampi kuin VeTeHH:ssa. Hankejohtaja: Jari Saarinen Projektipäällikkö: Tarja Tervo-Heikkinen Ohjausryhmä: Yhdistetyn ohjaus- ja johtoryhmän jäsenet edustavat VeTeHH-osahankkeessa mukana olevia sairaanhoitopiirejä sekä Itä-Suomen yliopiston hoitotieteen laitosta. Ohjausryhmän tehtävänä oli valvoa ja tukea osahankkeen tehtävien etenemistä sekä toimivat projektipäällikön tukena. Ohjausryhmään kuuluivat seuraavat henkilöt: Projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkinen Hankejohtaja Jari Saarinen Hallintoylihoitaja Pirjo Aalto (PSHP) Hallintoylihoitaja Paula Asikainen (SATSHP) - varalla tutkimus- ja kehittämisylihoitaja Marita Koivunen (SATSHP) Kehittämispäällikkö Kristiina Junttila (HUS) Hankepäällikkö Maritta Korhonen (PPSHP, tietohallinto) (30.3.2011 saakka) Kehittämispäällikkö Päivi Kokkonen (PSSHP) (1.4.2011 alkaen) Johtava ylihoitaja Sirkka Kukkola (RisTKky) Erikoissuunnittelija Pia Liljamo (PPSHP) Johtava ylihoitaja Anne Mikkonen (Ylä-Savon SOTE ky) Lehtori Pirjo Partanen (UEF, hoitotieteen laitos) Tutkimusprofessori Marja-Leena Perälä (THL) Professori Kaija Saranto (UEF, sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos) Kehittämisylihoitaja Kaarina Tanttu (VSSHP) Projektiryhmä: Projektiryhmä vastaa osahankkeen toteutuksesta toimintasuunnitelman mukaisesti. Ryhmä sovittaa osahankkeen toteutuksen aikatauluista laajemman aikataulutuksen puitteissa. Projektiryhmä tuottaa ehdotukset toimenpiteiksi ohjausryhmälle sekä suunnittelee omaa tehtäväkuvaansa projektipäällikön ja ohjausryhmän tuella. Ryhmän jäsenet vastaavat osahankkeen toimintasuunnitelman mukaisesta käytännön toteutuksesta. Projektiryhmään kuuluivat hankeorganisaatioista seuraavat henkilöt: Projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkinen Suunnittelija Pia Astila-Ketonen (SATSHP) Projektisuunnittelija Tiina Hassinen (VSSHP) Projektisuunnittelija Anniina Heikkilä (HUS) Projektisuunnittelija Senja Karjalainen (PSSHP) (ajalla 1.4.-31.12.2010) Projektisuunnittelija Taina Pitkäaho (PSSHP) PSHPn projektipäällikkö Sirpa Salin (PSHP) (1.11.2009 alkaen) Projektisuunnittelija Päivi Stenberg (PSHP) (31.12.2010 saakka) Yhteistyökumppanit: Osastonhoitaja Niina Kivelä (RisTKky) Osastonhoitaja Salme Anttila (RisTKky) Ylihoitaja Terttu Korhonen (Ylä-Savon SOTE) Asiantuntijaedustajat: Lehtori Pirjo Partanen (UEF, hoitotieteen laitos) Ylihoitaja Ritva Pietarinen-Lyytinen (PSSHP) Professori Olli-Pekka Ryynänen (UEF, lääketieteen laitos)

15(89) 4. Tavoitteiden toteutumisen arviointi 4.1 Asetetut tavoitteet Tavoitteena oli selvittää viiden (5) organisaation tuottaman aineiston perusteella sellaisen seurantajärjestelmän vaatimuksia, jolla pystyttäisiin tuottamaan kansallisesti yhtenäiset hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaa kuvaavat tunnusluvut. 4.2 Tavoitteiden saavuttaminen Aineiston keruun aikana tunnuslukujen saatavuuteen liittyvät vaatimukset selvisivät hyvin. Valittujen 41 tunnusluvun yhtenäiselle saatavuudelle yksikkötasolla ja vähintään kuukausitasolla voidaan määrittää seuraavat vaatimukset jäsenneltynä hoitotyön henkilöstöhallinnan ryhmiin: Hoitotyön intensiteetti Bruttohoitopäivien tilastointi: Tietoa bruttohoitopäivien lukumääristä tarvitaan hoitoisuusluokiteltujen hoitopäivien %-osuuden määrittämiseen, bruttokuormituksen ja hoitotyön keskimääräisten nettotyötuntien määrittämiseen yhtä bruttohoitopäivää kohden. Rafaela-hoitoisuusluokitusjärjestelmä on yhtenäisesti käytössä erikoissairaanhoidossa: Rafaela-hoitoisuusluokitusjärjestelmästä raportoidaan yksiköittäin hoitoisuusluokkien lisäksi tieto kuukauden hoitoisuuspisteiden lukumääristä ja yksikön optimihoitoisuudesta. Potilaiden toimintakyvyn mittari on yhtenäisesti käytössä (esim. RAVA tai ICF) erikoissairaanhoidossa. Toimintaympäristön intensiteetti Lisä- ja ylityötunnit raportoidaan kuukausitasolla. DRG-ryhmien lukumäärät raportoidaan. Yksiköiden tukipalvelujen nettotyöpanos kohdentuu siihen yksikköön, johon tukipalvelun työpanos on tehty: Aineiston keruussa ilmeni, että työsopimukset oli tehty eri yksikköön kuin mihin tukipalvelun työpanos oli kohdentunut. Hoitotyön voimavarat Oman organisaation työntekijöiden hoitotyön nettotyötunnit kohdentuvat siihen yksikköön, mihin työ on tehty: Tällä hetkellä hoitotyön henkilöstöresurssien kohdentuminen raportoidaan työsopimusten perusteella, jolloin se ei kuvaa työn todellista kohdentumista, esimerkiksi toiseen yksikköön annettu lyhyempi tai pidempikestoinen kiireapu. Oman organisaation ulkopuolisten tekemät hoitotyön nettotyötunnit kohdentuvat siihen yksikköön, johon työ on tehty: Tämä vaatimus edellyttää esim. keikkafirmojen hoitotyön tekijöiden tekemien työtuntien kirjautumista yksikön hoitotyön resursseihin. Kaikkien määräaikaisten työntekijöiden tekemät työtunnit kirjautuvat määräaikaisten tekemiin tunteihin: Aineiston keräysvaiheessa ilmeni, että organisaatioiden ulkopuolisten keikkafirmojen työntekijöiden tekemät tunnit ja esim. PSSHP:n työvoimapalvelun henkilöstön tekemät tunnit eivät tilastoidu määräaikaisten tekemiksi tunneiksi.

16(89) Hoitohenkilöstön koulutustaso tilastoidaan samalla tavalla kaikilta hoitotyöntekijöiltä. Sairaanhoitajaopiskelijoiden tekemät tunnit kirjataan yhtenäisesti pätevyyden perusteella. Aineiston keräysvaiheessa ilmeni, että sairaanhoitaja-opiskelijoiden työtunnit voivat kirjautua myös sijaisuuden perusteena olevan virkanimikkeen perusteella (esim. perushoitajan sijaisuus). Hoitajien toteuttamat itsenäiset käynnit (asiakkaalla ei ole tai on samana päivänä lääkärin vastaanottoa) tilastoidaan varsinaisiksi käynneiksi. Hoitotyön resurssit on saatavissa ammattinimikkeittäin: Ammattiluokittain raportointi on liian karkea ja sisältää henkilöstöä, jolla ei ole hoitoalan koulutusta. Jos kansallisesti kerättävän hoitotyön resurssien tietolähde olisi ehrminfon raportit, tulisi ehrminfosta saada tieto nimikkeittäin kaikista organisaatioista. Vaihtoehtoisesti ammattiluokassa tulisi olla uusi ammattiluokka, joka tilastoisi vain hoitotyöhön osallistuvan henkilöstön tunnit eli raporttiin ei kuuluisi osastonhoitajien ja osastonsihteereiden tunteja. Hoitotyön prosessi Erikoissairaanhoidossa on yhtenäisesti käytössä rakenteinen kirjaaminen, jonka avulla pystytään kuvaamaan hoitotyön prosessia. Hoitotyön tulos Sairauspoissaolot raportoidaan kuukausitasolla: tunteina tai työpanoksena Henkilöstötyytyväisyys mitataan samalla mittarilla vähintään kerran vuodessa: tai jatkuvasti kertyvänä (päivittäis-) tietona Potilastyytyväisyys mitataan yhtenäisellä mittarilla jatkuvana kyselynä (päivittäistieto). Vaihtuvuuden tunnusluvussa pystytään erottamaan yksikössä työskentelyn lopettaneiden ja uusille työntekijöille tehtyjen työsopimusten lukumäärät: Keikkalaisille ja samoille työntekijöille ketjutetut työsopimukset jäävät vaihtuvuuden tarkastelun ulkopuolelle. Työsuhteen loppumisen syystä tulisi myös saada tietoa. Sairaalainfektiot kirjataan yhtenäisesti kaikista yksiköistä. HaiPro -läheltä piti ja haittatapahtumat kirjataan yhtenäisesti kaikista yksiköistä. Hoitotyön laatua hoitajien arvioimana mitataan samalla mittarilla kerran vuodessa: tai jatkuvasti kertyvänä tietona 4.3 Mitä jäi saavuttamatta Tässä tehtävässä pystyttiin selvittämään toimintasuunnitelman mukaisesti vaatimukset kansallisesti yhtenäisen hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan seurantajärjestelmälle. Tässä kehittämistehtävässä ei edetty yhteistyöhön tietohallinto ja ATK-asiantuntijoiden kanssa tai tietojärjestelmätoimittajien kanssa aikataulullisista sekä valtuuksiin liittyvistä syistä.

17(89) 4.4 Yhteenveto tavoitteiden toteutumisen arvioinnista Taulukossa 1 on esitetty yhteenveto tavoitteiden toteutumisen arvioinnista. Taulukko 1. Yhteenveto tavoitteiden toteutumisen arvioinnista Tavoite/tulos Kansallisesti yhtenäisiin hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukuihin perustuvan seurantajärjestelmän vaatimukset on määritelty yhteistyössä tietohallinto- ja ATKasiantuntijoiden kanssa. Kuvaus hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmän vaatimusmäärittelystä Tavoite saavuttaminen Osittain, yhteistyötä tietojärjestelmäpuolen kanssa ei tehty Osittain, järjestelmän määrittelyyn ei päästy Perustelut Tunnuslukujen muodostamiseen tarvittavien primaarilukujen kerääminen ja tarkistaminen veivät aikaa suunniteltua enemmän. Yhteistyökontaktien luominen olisi pitänyt aloittaa aktiivisesti jo hankekauden alussa, jolloin ei vielä ollut varmuutta kerättävistä tunnusluvuista tai niiden saatavuudesta, mitkä olivat perusteet vaatimusmäärittelylle. Tunnuslukujen vaatimusmäärittely saatiin valmiiksi käyttäjän näkökulmasta, mutta ei tietojärjestelmätasolle. Tietojärjestelmätasolle päästäkseen hankkeella olisi pitänyt olla enemmän aika- ja henkilöstöresursseja. Hanke ei myöskään pysty toimimaan tietojärjestelmätoimittajien neuvottelukumppanina vaan tässä positiossa tulee olla tilaajaorganisaatio. 4.5 Kehittämistehtävän vaikutukset käytännön toimintaan ja toiminnan suuntaamiseen tulevaisuudessa Hanketyöskentely jatkuu kerätyn aineiston analysoinnilla siten, että kerättyjen tunnuslukujen avulla tuotetaan malli hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaan. Mallin soveltuvuutta testataan erikoissairaanhoidossa ja perusterveydenhuollossa sekä tehdään arviointisuunnitelma hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmämallin hyödynnettävyydestä sosiaalihuollossa. Lopuksi työstetään suunnitelma muutaman keskeisen kansallisesti yhtenäisesti kerättävän tunnuslukuun liittyvän hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintamallin tuottaman tiedon hyödyntämisestä hoitotyön johtamisessa. 4.6 Kehittämistehtävän yhteys KASTE-ohjelmaan ja sen toteuttamiseen Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto-hankkeen osahanke hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) toteuttaa KASTE-ohjelman toimenpidettä nro 14. Henkilöstön riittävyyden varmistaminen ja osaamisen vahvistaminen henkilöstövoimavarojen käyttöä kehittämällä ja varmistamalla henkilöstön riittävyys ja osaaminen. Henkilöstön saatavuuden, riittävyyden ja sitoutumisen turvaamiseksi laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta henkilöstörakenteesta ja mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristö-

18(89) jä varten tuottavuuden parantamiseksi. Tässä raportissa on kuvattu aineiston keruu aikaisemmin, raportissa Kansallisesti yhtenäisten hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen määrittäminen, vuodeosastotunnusluvut erikoissairaanhoidossa määritellyistä tunnusluvuista (VeTeHH R1A). Näiden tunnuslukujen avulla mallinnetaan hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaa sekä tuotetaan malli hoitotyön henkilöstörakenteesta ja -mitoituksesta erikoissairaanhoidon somaattisilla vuodeosastoilla Mallin soveltamismahdollisuuksia sosiaalihuollon henkilöstöhallinnan tarpeisiin kuvataan raportissa Suunnitelma hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnuslukutiedon ja hallintajärjestelmämallin hyödynnettävyyden arvioinnista sosiaalihuollon toimintaympäristössä (VeTeHH. Työpaperi T10A). Yhteenveto: Tehtävä toteuttaa KASTE-ohjeman toimenpidettä nro 14.

19(89) 5 Kehittämistehtävän toteutumisen muu arviointi 5.1 Ajallinen resursointi Kansallisen tunnuslukuaineiston keräämiseksi hankeorganisaatiot nimesivät projektisuunnittelijat vastaamaan aineiston keruusta. PSHP:ssä oli lisäksi hankeorganisaatiossa mukana sairaanhoitopiirin oma projektipäällikkö projektisuunnittelijan lisäksi. PSSHP:n projektipäällikkö teki kyselyn marraskuussa 2010 aineistonkeruuseen osallistuneille tunnuslukujen keruuseen käytetystä työajasta ja tunnuslukutyöskentelystä yleensä (Liite 6). Suunnittelijat kokivat, että aineistonkeruu oli työläs ja siihen meni paljon aikaa. Osa tiedoista oli haettavissa organisaation eri tietojärjestelmistä. Eri tietojärjestelmissä tieto ei ollut kuitenkaan yhtenäistä, mikä aiheutti lisätyötä haettavan tiedon määrittämiseksi. Alkuun sen selvittäminen, mistä tiedon sai ja toisaalta tietojen poiminnan opettelu ja tietosisältöjen pohdinta veivät myös aikaa. Joidenkin tunnuslukujen osalta myös tietojärjestelmä toimi hitaasti, mikä tarkoitti käytännössä sitä, että yhden raportin valmistumiseen meni useita minuutteja (yhden primaaritiedon tuottamiseen raportti piti ottaa tyypillisesti 180 kertaa). PSSHP oli aineiston keruun suhteen myönteinen poikkeus, sillä organisaatiolla on intranetissä kaikkien käytössä olevat raportit, joista myös hankeaineistoon tarvittavia primaaritietoja sai haettua helposti ja nopeasti. Yhteistyö eri tunnuslukujen kerääjien kanssa sujui hyvin. Joissakin tapauksissa tiedon saamisen oikeutusta jouduttiin perustelemaan normaalikäytäntöä enemmän. Osa tiedon tuottajista vetosi kiireeseen, joka puolestaan viivästytti hankkeen tiedonsaantia. Aineiston keruun vaativuutta kuvaa se, että aineiston keruuseen käytetystä työajasta ainakin 20 % kului muuhun kuin aineiston keräämiseen. Näitä muita tehtäviä olivat: tietojärjestelmien raporttityökaluihin perehtyminen, toisen henkilön perehdyttäminen haluttujen tietojen saamiseksi, tietojen tarkistaminen ja neuvottelut ulkopuolisen tiedon toimittajan kanssa ja tietojärjestelmien hitaudesta johtuva raporttien latautumisen odottelu (Liite 6). Yhteenveto: Aikaa aineistojen tuottamiseen meni arvioitua enemmän. Tavoitteena oli saada kaikista organisaatiosta aineistot 15.9.2010 mennessä yhdistämistä ja tarkistamista varten. Viimeiset tiedot otettiin vastaan 5.11.2010. Tunnuslukuaineisto oli tarkistusten ja täydennysten osalta valmis analysoitavaksi ja mallinnettavaksi joulukuun alussa 2010. Aikaa aineistojen tuottamiseen meni 6,5 kk. Aikataulun venyminen ei kuitenkaan uhannut merkittävästi jatkotyöskentelyä. 5.2 Henkilöresurssit Aineiston keruu järjestettiin eri organisaatioissa eri tavalla. Kolmessa organisaatiossa hankkeen projektisuunnittelijat keräsivät aineiston lähes kokonaan itse ja kahdessa suunnittelijat vastasivat aineiston keruusta, mutta varsinaisen aineiston keruun toteutti hankkeeseen nimetty tutkimusapulainen tai esim. henkilöstötoimiston työntekijä. Niissä organisaatioissa, joissa projektisuunnittelija keräsi itse tiedon, oli tuotetussa tiedossa vähemmän virheitä tai uusien tietojen tuottamisen tarvetta. Kun projektisuunnittelija keräsi itse tunnuslukuaineiston, sisäisti hän itse paremmin kerättävän tiedon ja pystyi myös paremmin huomioimaan aineistossa olevan väärän tiedon.

20(89) Yhteenveto: Hankkeet omat henkilöstöresurssit riittivät aineiston keräämiseen. Tietojenkeruun ostaminen ulkoistetulta toimittajalta aiheutti aikatauluongelmia ja sitä kautta jonkin verran seurannaisvaikutuksia jatkotyöskentelyyn. 5.3 Käytetyt menetelmät Valtakunnallisesti yhtenäisen tunnuslukuaineiston tuottamisen menetelmänä oli kerätä tietoa sairaalan eri tietojärjestelmistä ja muista tietolähteistä yhteiseen Excel-taulukkoon. Exceltaulukkoon tieto siirrettiin tyypillisesti kopioi-liitä toiminolla tai tallentamalla tieto käsin. Käsin tallennukseen liittyy aina riski näppäilyvirheestä, joita löytyikin aineiston tarkistusvaiheessa. Aineiston keruuseen oli käytössä erillinen poimintaohje (Liite 1 ja 2). Lisäksi PSSHP:n hankeorganisaatiossa vastattiin aineiston keruuseen liittyviin tarkennuksiin ja keräysongelmiin (Liite 7). Projektisuunnittelijoille aineiston keruun jälkeen tehdyssä kyselyssä ilmeni, että poimintaohjeen olisi toivottu oleva yksiselitteisempi, koska osaa primaarilukujen määrittelyistä oli ollut vaikea ymmärtää ja joitakin määrittelyjä oli pystynyt tulkitsemaan eri tavoin. Myös ehrminfosta haettavista primaariluvuista olisi toivottu tarkempia ohjeita. Epäselviin asioihin suunnittelijat olivat kuitenkin kokeneet saaneensa hyvin neuvoa, apua ja ohjeistusta (Liite 6 ja 7). Käytetty aineiston keruutapa oli työläs ja vaati aineiston kerääjältä primaarilukuihin tarkempaa perehtymistä. Valittu menetelmä oli kuitenkin ainut vaihtoehto eri primaarilukujen saannille, koska valittuja tunnuslukuja yhdistävää raportointijärjestelmää ei ole olemassa missään organisaatiossa. Tuotettu aineisto on kuitenkin arvokas, sillä vastaavalla laajuudella hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaan liittyvää yhtenevää tietoa ei ole kerätty aikaisemmin Suomessa. 5.4 Tiedottaminen Kehittämistehtävän tiedottaminen perustui kerran kuukaudessa pidettyihin videokokouksiin ja ennen aineiston keruun aloitusta pidettyyn perinteiseen kokoukseen. Hankkeen SharePointalustalle lisättiin kokousesitykset ja -muistiot sekä muu aineiston keruuseen liittyvä ohjeistus. Aineiston keruun aikana tuli useita tähän liittyviä kyselyitä puhelimitse ja sähköpostitse hankkeen suunnittelijoilta projektipäällikölle ja PSSHP:n suunnittelijalle. Näihin tiedusteluihin vastattiin yleensä puhelimessa tai sähköpostissa silloin, kun se koski vain kyseisen organisaation tiedon keruuta. Jos kysymys oli yleisempi, pyrittiin siitä tiedottamaan sähköpostitse kaikille hankeorganisaation suunnittelijoille. Sähköpostilla tiedottamisen sijaan olisi hankkeessa kannattanut esittää kaikki aineiston keruuseen liittyvät kysymykset SharePointin keskustelualueelle, joihin tehdyt vastaukset olisivat olleet kaikkien nähtävillä. Sähköpostilla esitettyjen kysymysten dokumentointi nähtiin kuitenkin tarpeelliseksi, minkä vuoksi PSSHP:n suunnittelija keräsi kokousmuistion liitteeksi koosteen tehdyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista jälkikäteen (Liite 7). 5.5 Yhteistyötahot ja rakenteet Aineisto kerättiin yhteistyössä hankkeeseen kuuluvien organisaatioiden projektisuunnittelijoiden kanssa. Projektisuunnittelijat tekivät yhteistyötä oman organisaationsa työntekijöiden kanssa tarvittavien tietojen saamiseksi. Aineiston keruuvaiheen aikana ohjausryhmä kokoontui ennen aineiston keruun aloittamista 8.4.2010 ja aineiston keruuajan päätyttyä 8.10.2010.

21(89) 6 Pohdinta Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) -osahankkeessa jo aiemmin määritellyt kansallisesti yhtenäiset 41 hoitotyön henkilöstöhallinnan tunnuslukua kerättiin viidestä erikoissairaanhoidon organisaatiosta. Tunnuslukujen tuottaminen ajoittui 26.4. 5.11.2010 väliselle ajalle. Tässä tehtävässä oli tarkoitus selvittää valittujen tunnuslukujen yhtenäistä tuottamismahdollisuutta viidestä hankkeeseen osallistuvasta organisaatiosta. Tavoitteena oli tuottaa kansallisesti yhtenäisiin hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukuihin perustuvan seurantajärjestelmän vaatimukset yhteistyössä tietohallinto- ja ATK-asiantuntijoiden kanssa. Tässä raportissa tunnusluvulla tarkoitetaan hankkeeseen osallistuneiden organisaatioiden terveydenhuollon tietojärjestelmiin (potilas- ja henkilöstötietojärjestelmät sekä muut rekisterit) tallentunutta numerotietoa tai näiden yhdistelmiä. Tietojärjestelmistä poimittavat tunnusluvut ryhmiteltiin seuraavasti: hoitotyön intensiteettiä, hoitotyön toimintaympäristön intensiteettiä, hoitotyön voimavaroja, hoitotyön prosessia ja tulosta indikoiviin tunnuslukuihin. Edellä esitetty ryhmittely perustuu Donabedianin (1988) rakenne-prosessi-tulos (RPT) -malliin ja Partasen (2002) erikoissairaanhoidon hoitotyön henkilöstömitoituksen alustavaan arviointi- ja suunnittelumalliin. Oletuksena on, että terveydenhuollossa hyvä rakenne (kuten henkilöstömitoitus) tuottaa onnistuneen prosessin kautta halutut tulokset. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen muodostamiseen tarvittavien primaarilukujen kerääminen tapahtui joko organisaatioiden hallinnoimien järjestelmien kautta tai ostopalveluina ulkoistetulta palvelutuottajalta. Jälkimmäisten kanssa yhteistyö vaati huomattavan paljon enemmän resursseja, vaikka pyydetyt primaariluvut olivat suurimmaksi osaksi tilaajaorganisaation rutiinidataa, mutta aikasarjana tuotettua. Tästä syystä voidaan aiheellisesti kantaa suurta huolta tietojärjestelmien kehittämisen mahdollisuuksista ulkoistettujen toimijoiden kanssa. Linjaorganisaation ulkopuolisella hankeorganisaatiolla oli vaikeuksia saada haluamiaan tietoja. Lisäksi tiedon tuottaminen oli kallista tuotetun aineiston määrään ja yksinkertaisuuteen nähden. Aineiston keruun yhteydessä ilmeni joidenkin primaarilukujen osalta niiden huonohko vastaavuus hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan todellisuudessa. Yksittäisistä primaariluvuista voisi todeta, että netto- ja bruttohoitopäivien määrä sekä hoitojakson pituus olivat melko vanhakantaisella tavalla tuotettuja. Jos yhden hoitojakson hoitopäivien määrä laskettaisin sisäänja uloskirjaamisen ajankohtien erotuksena, päästäisiin epätarkoista ja sekaannusta aiheuttavista käsitteistä. Nettohoitopäivät kuvaavat lähinnä laskutettuja hoitopäiviä, joihin ei uloskirjaamispäivä kuulu toisin sanoen tuotettu luku on todellisuutta pienempi. Bruttohoitopäivät puolestaan pitävät sisällään myös uloskirjautumispäivän. Se voi tapahtua kuitenkin ennen kuin hoitovuorokausi täyttyy ja luku on silloin todellista suurempi. Jos hoitojakson kesto laskettaisiin tuntimääräisenä (24 h = 1 vrk), sisään- ja uloskirjautumisen erotuksena, saataisiin yksikön hoitopäivien määrä laskemalla yhteen hoitojaksojen pituudet. Hoitopäivät -primaarilukuja käytettiin useiden keskeisten tunnuslukujen muodostamiseen, kuten (brutto)kuormitusprosentti tai hoitotyön nettotunnit per (brutto)hoitopäivä. Toinen keskeinen kehittämistä vaativa primaarilukujen ryhmä olivat hoitotyön henkilöstövoimavarojen primaariluvut. Ne tuotettiin pääsääntöisesti työsopimusjärjestelmästä (Prima) ja raporttiohjelmana toimi ehrminfo. Saatu tieto kertoi työyksikön, johon työsopimus oli tehty, ei työn toteuttamisyksikköä. Jotta esimerkiksi kustannuksia tai hoitotyön vaikuttavuutta voitaisiin tarkastella yksikkötasolta, tulisi tehty työ pystyä kohdentamaan yksikköön jossa se on tehty. Nämä tiedot voisi saada Titaniatyövuorosuunnittelujärjestelmästä, mutta sen raporttiosuus on toistaiseksi tähän tehtävään liian alkeellinen.