Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta VeTeHH-osahanke

Transkriptio

1 Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto (VeTe) Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta VeTeHH-osahanke Yhteenvetoraportti R0

2 2(23) Versiohistoria Versio pvm Tekijä Kuvaus Tarja Tervo-Heikkinen Alustava runko ja esiluonnos Tarja Tervo-Heikkinen Pääversio, pdf. Tiivistelmä Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisessa kehittämisohjelmassa (KASTE) määriteltiin hallinnonalan kehittämistehtävät ja keskeisimmät toimenpiteet hankekaudelle Ohjelman päätavoitteet perustuivat hallinnonalan keskeisiin pitkän aikavälin tavoitteisiin (STM 2008). Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto (VeTe) -hankkeen osahankkessa, Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH), nämä toimenpiteet operationalisoitiin useiksi kehittämistehtäviksi, joita toteutettiin viidessä yliopistollisessa sairaanhoitopiirissä, kahdessa perusterveydenhuollon organisaatiossa ja yhdessä yksityissairaalassa. Hoitohenkilöstö on suurin sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöryhmä kunnallisella sektorilla. Tästä syystä on erittäin merkittävää tuoda esille avoimesti ne perusteet kuinka ja millä tiedolla tätä ryhmää johdetaan. VeTeHH-osahankkeessa tuotettiin ehdotus kansallisesti yhteneviksi tunnusluvuiksi erikoissairaanhoidon vuodeosastoille, poliklinikoille sekä perusterveydenhuollon terveyskeskusvuodeosastoille. Nämä tunnusluvut määritettiin osastotasolta. Tämä toimintatapa mahdollistaa tunnuslukujen avulla tehtävän potilasprosessien tarkastelun. Tunnuslukujen käytettävyyttä on hankkeessa tarkasteltu osallistuneiden organisaatioiden toimesta siinä määrin kuin se on ollut resurssit huomioiden mahdollista. Tunnuslukujen käytettävyyttä organisaatio-, alue- ja valtakunnan tasolla tulee kuitenkin vielä arvioida jatkossa. Hoidon ja hoidettavien tarpeet tulevat lisääntymään jo huoltosuhteen muuttumisen myötä. Tämä aiheuttaa paineita sosiaali- ja terveydenhuollolle sen kaikilla tasoilla. Tulevaisuudessa tuleekin tarkastella yhä enemmän yhtenäisten käytäntöjen merkitystä hoitotyössä ja tehtäväjakoa niin, että oikeat ammattihenkilöt ovat oikeissa paikoissa tekemässä oikeita asioita. Henkilöstövoimavarojen suunnittelu ja arviointi on tästä syystä erittäin tärkeää. Suunnittelun ja arvioinnin perustana tulee olla näyttöön perustuvia tunnuslukuja, jotka kuvaavat hoitotyön toimintaa, sen intensiteettiä, toimintaympäristöä ja tuloksia. Valtakunnantasolla tarvitaan yhtenäisiä hoitotyötä kuvaavia tunnuslukuja vertailun mahdollistamiseksi. Tässä hankkeessa pystyttiin tuottamaan vertailun mahdollistavia tunnuslukuja eri toimintaympäristöihin. Tunnusluvut tarvitsevat kuitenkin vielä lisää tutkimusta ja kehittämistä, jotta nyt määritellyistä luvuista pystyttäisiin löytämään hoitotyöherkimmät ja kehittämään erityisesti hoitotyön tulosta kuvaavia yhtenäisiä muuttujia. Tämä vaatii konsensusta mittareiden kehittämiseen ja valintaan. Kansallisen tiedon tuottamiseen tarvitaan vielä selkeää ohjeistusta valtakunnan tasolta (STM, THL) ja organisaatioiden yhteistyötä tietojärjestelmien kehittäjien kanssa. Tulevaisuudessa rekistereistä tuotettavan tiedon edellytyksenä on niiden tuottamisen automatisointi. Suurimman henkilöstöryhmän johtaminen ei voi olla käsin kerättävän ja yhdistettävän tiedon varassa.

3 3(23) Sisällysluettelo 1 Johdanto Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) -osahanke 5 2 Tausta, tarkoitus ja tehtävän kuvaus Tarkoitus, tavoitteet ja rajaus 7 3 Osahankkeen tulokset tiivistetysti 8 4 VeTeHH-osahankkeen organisaatio Ohjaus- ja projektiryhmät jäsenineen Osahankeorganisaatio Kokoukset, yhteydenpito ja näkyminen Osahankkeen resurssit ja niiden riittävyys Arviointia Osahankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen Mitä hankkeessa ei pystytty saavuttamaan Huomioitavat ongelmat hankkeen eri vaiheissa Osahankkeen tulosten vieminen käytäntöön hankeaikakauden jälkeen Osahankkeen ulkoinen arviointi Pohdinta Eettisten näkökohtien huomioiminen Tehtävän vaikutukset ja muutosmahdollisuudet Suositukset jatkotoimenpiteiksi 15 Lähteet 17 Liite 1. VeTeHH-osahankkeelle myönnetyt luvat aineistojen keruuta ja yhdistämistä varten. 19 Liite 2. Tehtävien etenemisen aikataulusuunnitelma 2009 toimintasuunnitelmassa.liite 3. Resurssien käyttö tunnuslukujen keräämisessä eri organisaatioista sekä esiin tulleet ongelmat 20 Liite 3. Resurssien käyttö tunnuslukujen keräämisessä eri organisaatioista sekä esiin tulleet ongelmat 21

4 4(23) 1 Johdanto Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisessa kehittämisohjelmassa (KASTE) määriteltiin hallinnonalan kehittämistehtävät ja keskeisimmät toimenpiteet hankekaudelle Ohjelman päätavoitteet perustuivat hallinnonalan keskeisiin pitkän aikavälin tavoitteisiin (STM 2008). Kaste-ohjelman tavoitteina oli, että kuntalaisten osallisuus lisääntyy ja syrjäytyminen vähenee, hyvinvointi ja terveys lisääntyvät ja -erot kaventuvat, palveluiden laatu, vaikuttavuus ja saatavuus paranevat sekä alueelliset erot vähenevät. Ohjelman tavoitteita pyrittiin saavuttamaan ennalta ehkäisyllä ja varhaisella puuttumisella, henkilöstön riittävyyden varmistamisella ja osaamisen vahvistamisella sekä sosiaali- ja terveydenhuollon eheällä kokonaisuudella ja vaikuttavilla toimintamalleilla. Kunta- ja palvelurakenneuudistuksen tarkoituksena oli muuttaa koko sosiaali- ja terveydenhuollon (SOTE) toimintaympäristöä. Tämän uudistuksen edellytyksenä oli uusien työmenetelmien ja tietopohjan sekä hyvän johtamisen kehittäminen kuten myös toimenpiteet, joilla voitaisiin turvata tarkoituksenmukainen henkilöstörakenne ja henkilöstön jaksaminen muutoksessa. Hyvin organisoidulla kehittämisellä olisi mahdollista parantaa sosiaali- ja terveysalan vetovoimaa ja houkutella nuoria kouluttautumaan ja pysymään alalla. (STM 2008.) Ohjelmakauden tavoitteisiin sisältyi SOTE-toimintaympäristön tietopohjan parantaminen niin, että työmenetelmät perustuvat tulevaisuudessa yhä enemmän tutkittuun tietoon, kehittämisestä tulisi muodostumaan osa perustyötä ja yhtenäiset hyvät käytännöt tulisivat leviämään. Kaste-ohjelmassa painotettiin kehittämistyössä tehtävää keskustelevaa yhteistyötä valtakunnallisen, alueellisten ja kunnallisten toimijoiden kesken sekä aikaisemman tutkimuksen ja kehittämistyön hyödyntämistä. (STM 2008.) Osa Kaste-ohjelman tavoitteista oli valtakunnallisia, joka puolestaan edellytti laajaa kansallista yhteistyötä sekä toimijoiden keskenään samansuuntaista toimimista tavoitteiden saavuttamiseksi. Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto (VeTe) hanke toteuttaa osaltaan Kaste ohjelmaa (Kuva 1) ja toimii linjassa Kaste ohjelman valtakunnallisen toimeenpanosuunnitelman (STM 2009a) sekä Johtamisella vaikuttavuutta ja vetovoimaa hoitotyöhön toimintaohjelman kanssa (STM 2009b). VeTe-hanke sisältää neljä osahanketta: Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH), Vetovoimainen ja turvallinen sairaala (VeTeVT), Näyttöön perustuvan potilasohjauksen vahvistaminen (VeTePO) sekä Terveyttä ja hyvinvointia hoitotyön johtamisella (VeTeTH) -osahankkeet. Tässä yhteenvetoraportissa käsitellään VeTeHH-osahanketta, joka toteutti Kaste-ohjelman toimenpidettä 14: Laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta henkilöstörakenteesta ja -mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä varten tuottavuuden parantamiseksi, sekä osaltaan myös toimenpidettä 17, Johtamisella vaikuttavuutta ja vetovoimaa -toimintaohjelma. VeTeHH-osahankkeessa toimenpiteet operationalisoitiin useiksi kehittämistehtäviksi, joita toteutettiin viidessä yliopistollisessa sairaanhoitopiirissä, kahdessa perusterveydenhuollon organisaatiossa ja yhdessä yksityissairaalassa.

5 5(23) Kaste-ohjelma Hoitotyön kehittämisen ohjausryhmä Hoitotyön toimintaohjelma Kansallinen konsensus hoitotyön johtamisen kehittämisestä Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto -hanke yhtenä toimeenpanijana Kehittämisesitykset Tunnusluvut, tietojärjestelmien kehittäminen Arviointisuunnitelma Hanke- ja ohjelmanarvio Kuva 1. Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto (VeTe) -hankkeen suhde Kaste-ohjelmaan (mukaellen Perälä 2010) 1.1 Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) -osahanke Riittävä, osaava ja työssä viihtyvä sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstö on palvelujärjestelmän toimivuuden kannalta keskeinen tekijä. Henkilöstövoimavarojen menestyksellinen johtaminen kiihtyvässä muutoksessa olevassa palvelujärjestelmässä edellyttää, että johtajilla on käytettävissään tehokkaat työvälineet henkilöstövoimavarojen käyttöä koskevaan suunnitteluun (Dubois ym. 2006, O'Brien-Pallas & Hayes 2008). Sähköisistä tietojärjestelmistä tuotetaan runsaasti tietoa sekä potilaista että hoitavasta henkilöstöstä, mutta ongelmana on tehoton irtotiedon käyttö johtamisessa (Szydlowski & Smith 2009, Unruh ym. 2009). Työvoimavaltaisen terveydenhuollon suurimpana ammattiryhmänä hoitotyön henkilöstö muodostaa noin puolet (erikoissairaanhoidossa 55 %, perusterveydenhuollossa 59 %) sosiaali- ja terveydenhuollon koko henkilöstöstä (Vallimies-Patomäki 2009). Tämän useita eri ammatteja sisällään pitävän alan henkilöstövoimavarojen hallintaan tarvitaan monitahoisen tiedon syntetisoinnin mahdollistavia välineitä. Viimeisen kymmenen vuoden aikana on raportoitu vakuuttavaa kansainvälistä tutkimusnäyttöä hoitotyön henkilöstövoimavarojen merkityksestä potilashoidon turvallisuuteen ja tuloksellisuuteen (Kane ym. 2007), hoitojakson pituuteen (Needleman 2006), kuten myös henkilöstön työhyvinvointiin ja vaihtuvuuteen (Aiken

6 6(23) 2002). Vastaavia tuloksia on julkaistu myös kotimaisessa tutkimuksessa (Rauhala ym. 2007, Tervo-Heikkinen ym. 2008a, 2008b). Hoitotyön henkilöstövoimavarojen ja terveydenhuollon toiminnan rakenteiden kehittäminen on erittäin tärkeää paitsi edellä kuvattujen tutkimusten pohjalta, myös globaalin länsimaisen ikäjakauman kehittymisen vuoksi. Suomen huoltosuhteen jatkuva heikentyminen (kuva 2) luo jatkuvia paineita terveydenhuollon kehittämiselle, jotta vähenevillä voimavaroilla pystytään myös tulevaisuudessa turvaamaan tarvittavat palvelut sosiaali- ja terveydenhuollossa. Huoltosuhde % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Lapsihuoltosuhde Vanhushuoltosuhde Kuva 2. Huoltosuhde Suomessa (Risikko 2010) KASTE-ohjelmassa (STM 2008) palvelujen vaikuttavuuden parantaminen oli yksi kolmesta keskeisestä tavoitteesta, johon vastataan varmistamalla henkilöstön riittävyys ja osaaminen. Myös terveydenhuoltolaissa (Laki 1326/2010) painotetaan terveydenhuollon henkilöstömäärän ja -rakenteen merkitystä palveluiden laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi. Henkilöstövoimavarojen käyttöä koskevaan päätöksentekoon tarvitaan ajantasaista ja monipuolista tietoa koskien potilaiden tilaa, hoitamisen toimintaympäristöä ja hoidon tuloksia potilaiden kannalta sekä henkilöstön työhyvinvoinnin kannalta. (Partanen 2002, Tervo-Heikkinen 2008, Pitkäaho 2011.) VeTeHH-osahanke jakautui useisiin kehittämistehtäviin joissa tuotettiin kansallisesti yhtenevät tunnusluvut erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon toimintaympäristöihin. Näitä henkilöstövoimavarojen hallintaan soveltuvia tunnuslukuja tarkasteltiin vuodeosasto ja polikliinisissa ympäristöissä. Näiden lisäksi VeTeHH-osahankkeessa tarkasteltiin muun muassa avohoitotoiminnan kehittämistä, uudistuvaa organisaatiota ja sen vaatimuksia, tunnuslukujen soveltuvuutta johtamisen apuvälineiksi, tukipalveluiden järjestämistä ja rakenteisen kirjaamisen hyödyntämistä tunnuslukutietona. VeTeHH-osahankkeessa olivat mukana Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (PSSHP, hallinnoija), Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS), Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (PSHP), Satakunnan sairaanhoitopiiri (SATSHP) ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP). Yhteistyökumppaneina osahankkeessa toimivat Riihimäen terveyskeskuskuntayhtymä (Ritkky), Ylä-Savon SOTE kyntayhtymä (Ylä-Savon SOTE) ja Tekonivelsairaala Coxa.

7 7(23) 2 Tausta, tarkoitus ja tehtävän kuvaus Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (HH) osahankkeessa tunnusluvuksi käsitettiin osahankkeeseen osallistuvien organisaatioiden terveydenhuollon järjestelmiin (potilas- ja henkilöstötietojärjestelmät sekä muut rekisterit) tallentuneet numerotiedot (primääriluku, alkio) sekä erityisesti näistä muodostuneet suhdeluvut. Tunnusluvun edellytyksenä oli kansallisesti yhtenäinen saatavuus ja luotettava toistettavuus. Tunnusluvulta edellytettiin pääasiassa myös teoreettisesta mallista/ viitekehyksestä ja aikaisemmista tutkimuksista saatua tukea. VeTeHH-osahankkeen tunnuslukujen kohdentamisessa hyödynnettiin Donabedianin (1988) teoreettista rakenne-prosessi-tulos-viitekehystä, jota on hyödynnetty ns. Partasen-mallissa (Partanen 2002) ja useissa terveystieteellisissä laajoissa tutkimuksissa (mm. Tervo- Heikkinen 2008). Lähtökohtana oli myös organisaatioiden tarve hyödyntää tuotettua tietoa omien käytäntöjensä mukaisesti esimerkiksi Balaced Scorecard (BSC) pohjalle. Hankkeessa tuotetut tunnusluvut valittiin asiantuntijaraadin toimesta ja aikaisempien julkaisujen pohjalta (kts. VeTeHH Raportti R1A, R2 ja R3). 2.1 Tarkoitus, tavoitteet ja rajaus VeTeHH-osahankkeen tavoitteena oli lisätä hoitotyön henkilöstövoimavarapäätösten läpinäkyvyyttä ja näyttöön perustuvuutta terveydenhuollossa niin, että hoitotyön vaikuttavuuden seuranta organisaatio-, toimintayksikkö- ja valtakunnan tasolla mahdollistuu. Osahankkeen yksilöidyt tavoitteet olivat: 1. Määrittää ja soveltuvin osin mallintaa kansallisesti yhtenäiset hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaan soveltuvat tietojärjestelmillä tuotettavat tunnusluvut terveydenhuollossa sekä arvioida näiden sovellettavuutta sosiaalihuollon toimintaympäristössä. 2. Tunnistaa organisaatioiden kehittämistarpeita päätöksentekotuen välineiden tuottamiseen, menetelmien arviointiin ja mittaamisen toteuttamiseen. 3. Edistää hoitotyön johtajien mahdollisuuksia käyttää näyttöön perustuvia tunnuslukuja toiminnan suunnittelussa ja tuloksen arvioinnissa. VeTeHH-osahanke rajautui tavoitteiden mukaisesti kansallisesti yhtenäisten tunnuslukujen valintaan, tuottamiseen, testaamiseen ja käytön arviointiin erikoissairaanhoidon osalta somaattisilla vuodeosastoilla sekä poliklinikoilla ja perusterveydenhuollon osalta terveyskeskusvuodeosastoilla. Sosiaalitoimen osalta tunnuslukujen soveltuvuutta tarkasteltiin kevyesti erikoissairaanhoidon tunnuslukujen pohjalta.

8 8(23) 3 Osahankkeen tulokset tiivistetysti Seuraavassa on esitetty lyhyesti eri VeTeHH-osahankkeessa saavutettuja tuloksia. Tarkemmin tuloksista voi lukea osoitteessa /Julkaisut saatavilla olevista taulukkoraportin linkeistä avautuvista raporteista (Raportti_Rx), diasarjoista (PPT_x) sekä postereista (Posteri_Px). Koko osahanketta on kuvattu Poster-esityksenä (Posteri_P0) hankkeen osallistuttua Hoitotieteiden tutkimusseura HTTS ry:n järjestämään konferenssiin syksyllä Osahankkeeseen liittyvät opinnäytetyöt, artikkelit, abstraktit ja muut julkaisut on esitetty VeTeVT ja VeTeHH -osahankkeiden yhteisessä julkaisuluettelossa (Julkaisut_J0). 3.1 Kansallisesti yhtenäisten hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnusluvut ja näihin perustuvan seurantajärjestelmän vaatimukset; määrittely ja testaus. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnusluvut on määritelty ja niiden saatavuus on kuvattu erikoissairaanhoidon vuodeosastoille, poliklinikoille ja perusterveydenhuollon terveyskeskusvuodeosastoille (Raportit R1A, R1B, R2, R3, Posteri P1, Diat PPT1A ja PP1B) Kansallisesti yhtenäisiä tunnuslukuja on testattu hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan kuvaamisessa erikoissairaanhoidossa (viisi shp:ä) ja perusterveydenhuollossa (kaksi organisaatiota) (Raportit R5A, R5B, R6 ja R7) sekä organisaatiokohtaisesti (Raportit R8-R9 ja diasarjat PPT8-9) 3.2 Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan mallintaminen kansallisesti yhtenäisillä tunnusluvuilla. Tunnuslukujen hyödynnettävyyden tarkastelu sosiaalihuollossa. Kansallisesti yhtenäisistä tunnusluvuista tuotettiin malli henkilöstöhallintaan erikoissairaanhoidon vuodeosastoille ja perusterveydenhuollon terveyskeskusvuodeosastoille (Raportti R10, diasarja PPT10, Työpaperi T10A) 3.3 Tukipalveluiden hyvien käytäntöjen tarkastelu yhden yliopistosairaalan seitsemän osaston kautta (KYS). Tulevaisuuden tukipalveluiden (TUKI) hyvien käytäntöjen kerääminen ja levittäminen KYSissä. (Raportti R11, diasarjat PPT11A ja 11B, Posteri P11) 3.4 Poliklinikkatoiminnan hoitohenkilöstön voimavaroja kuvaavien tunnuslukujen kehittäminen. Avohoitotoiminnan kehittäminen tunnuslukujen avulla Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä (Raportti R4, diasarja PPT 4A) 3.5 Rakenteisen kirjaamisen hyödyntämisen tarkastelu tunnuslukutyössä perusterveydenhuollossa. Rakenteisen kirjaamisen hyödyntäminen hoitotyön prosessin kuvaamisessa perusterveydenhuollossa ja hoitotyön prosessin sekä henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen yhdistäminen (Raportit R12A, R12B, R12C ja R12D, työpaperi T12, diasarjat PPT 12A ja 12B sekä Posteri_P12)

9 9(23) 3.6 Rakenteisen kirjaamisen hyödyntämisen tarkastelu tunnuslukutyössä erikoissairaanhoidon organisaatiossa. Hoitotyön systemaattisen kirjaamisen tuottaman prosessia kuvaavien tunnuslukujen ja henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen yhdistäminen erikoissairaanhoidossa (Raportit R13A ja R13B, diasarja PPT 13) 3.7 Polikliinisen toiminnan kehittäminen neurologisella ja kirurgisella poliklinikalla. Neurologian ja kirurgian poliklinikoiden toimintojen ryhmittely vastaanottotyypeittäin ja tunnuslukujen hyödyntäminen hoitotyön johtamisessa yhdessä keskussairaala piirissä (Raportti R14, diasarjat PPT 14A ja 14 B, Posterit P14A ja P14B) 3.8 Kokeneen ja/tai osaavan hoitohenkilöstön riittävyyden tarkastelu sydäntoimialueella sekä ortopedisen potilaan potilasohjauksen laatu suhteessa henkilöstöresursointiin. Oikean osaamisen kohdentaminen sydänhoitolinjassa ja ortopedisen potilaan potilasohjauksen laatu suhteessa henkilöstöresursointiin (Raportti_R15A) 3.9 Potilaskertomusjärjestelmän hoitokertomuksen hoitotyön vaikuttavuutta kuvaavien hoitotyön mittareiden kartoitaminen. Mittarit osana hoitotyön laatua yliopistollisissa sairaanhoitopiireissä (Raportti R15B ja Posteri P15B) 3.10 Tiedolla johtaminen ja sen rakenteet hoitotyön henkilöstövoimavarojen kohdentamisessa. Malli tiedolla johtamisen ja sen rakenteiden kehittymiseen hoitotyön henkilöstövoimavarojen kohdentamisessa; pidemmän aikavälin resursoinnin malli ja henkilökunnan päivittäinen resursointi osastoryhmän sisällä. Mallin testaus ja vakiintumisen arviointi. (Raportit R16A ja R16B, diasarjat PPT 16A ja 16B, posterit P16A ja P16B) Hoitoisuustunnuslukuihin vaikuttavien tekijöiden tarkastelu (Työpaperi_T16) 3.11 Tunnuslukujen tarkastelu toiminnallisesti erikoistuneessa hoitoympäristössä. Kuvaus multiympäristön poliklinikka- ja vuodeosastotoiminnasta tunnuslukujen kautta (Työpaperi T17) 3.12 Kansallisesti yhtenäisiin tunnuslukuihin perustuvan hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmämallin tuottaman tiedon hyödyntäminen hoitotyön johtamisessa. Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa (Raportti R18, Posteri P18)

10 10(23) 4 VeTeHH-osahankkeen organisaatio 4.1 Ohjaus- ja projektiryhmät jäsenineen VeTeHH-osahanke on osa VeTe hanketta, jota hallinnoi Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri. VeTeHH-osahanke teki hankeaikakautena tiivistä yhteistyötä Sosiaali- ja terveysministeriön (STM), Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) sekä eri alueellisten tahojen kanssa. VeTeVT -osahankkeessa olivat mukana seuraavat sairaanhoitopiirit: Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (PSSHP) Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS) Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (PSHP) Satakunnan sairaanhoitopiiri (SATSHP) Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP) Yhteistyökumppaneina osahankkeessa toimivat Riihimäen terveyskeskuskuntayhtymä (Ritkky) Ylä-Savon SOTE kyntayhtymä (Ylä-Savon SOTE) Tekonivelsairaala Coxa 4.2 Osahankeorganisaatio Hankejohtaja: Projektipäällikkö: Jari Saarinen, PSSHP Tarja Tervo-Heikkinen, PSSHP VeTeHH-osahankkeella oli yhdistetty ohjaus- ja johtoryhmä, joka kokoontui noin puolen vuoden välein hankkeen alkua lukuun ottamatta, jolloin kokouksia oli useampia. Kokouksista vain kaksi oli perinteisiä kokouksia. Pääosa kokouksista käytiin videoneuvotteluyhteyden kautta. Myös projektiryhmä kokoontui perinteisesti vain muutamia kertoja tärkeiden ja tarkkaa selvitystä kaipaavien hankeosioiden vaiheissa. Videoneuvotteluyhteydessä projektiryhmä oli kuukausittain. Asiantuntija edustajat eivät osallistuneet projektiryhmän kokouksiin vaan heitä konsultoitiin tarvittaessa. Ohjausryhmän jäsenet: projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkinen (PSSHP) hallintoylihoitaja Pirjo Aalto (PSHP) hallintoylihoitaja Paula Asikainen (SATSHP) varalla tutkimus- ja kehittämisylihoitaja Marita Koivunen (SATSHP) kehittämispäällikkö Kristiina Junttila (HUS) hankepäällikkö Maritta Korhonen (PSSHP, tietohallinto) ( saakka) kehittämispäällikkö Päivi Kokkonen (PSSHP) ( alkaen) johtava ylihoitaja Sirkka Kukkola (Ritkky) erikoissuunnittelija Pia Liljamo (PPSHP) johtava ylihoitaja Anne Mikkonen (Ylä-Savon SOTE ky) lehtori Pirjo Partanen (UEF, hoitotieteen laitos) tutkimusprofessori Marja-Leena Perälä (THL) professori Kaija Saranto (UEF, sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos) kehittämisylihoitaja Kaarina Tanttu (VSSHP)

11 11(23) Projektiryhmän jäsenet: projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkinen (PSSHP) suunnittelija Pia Astila-Ketonen (SATSHP) projektisuunnittelija Tiina Hassinen (VSSHP) projektisuunnittelija Anniina Heikkilä (HUS) projektisuunnittelija Senja Karjalainen (PSSHP) ( ) projektisuunnittelija Taina Pitkäaho (PSSHP) PSHPn projektipäällikkö Sirpa Salin (PSHP) projektisuunnittelija Päivi Stenberg (PSHP) ( saakka) projektisuunnittelija Helena Tirkkonen (PSHP) ( alkaen) osastonhoitaja Salme Anttila (Ritkky) yhteistyökumppanin edustaja osastonhoitaja Niina Kivelä (Ritkky) yhteistyökumppanin edustaja ylihoitaja Terttu Korhonen (Ylä-Savon SOTE) yhteistyökumppanin edustaja lehtori Pirjo Partanen (UEF, hoitotieteen laitos) asiantuntija edustaja ylihoitaja Ritva Pietarinen-Lyytinen (PSSHP) asiantuntija edustaja professori Olli-Pekka Ryynänen (UEF, lääketieteen laitos) asiantuntija edustaja 4.3 Kokoukset, yhteydenpito ja näkyminen Osahankkeen kokoukset ja palaverit toteutettiin VeTe-hankkeen periaatteiden mukaisesti pääosin videoneuvotteluteitse. Perinteisiä kokouksia järjestettiin lähinnä eri sairaanhoitopiirien sisällä toimivien ohjaus- ja projektiryhmien työskentelyssä. Yhteydenpito oli hankkeessa tarpeenmukaista. Share Point -alusta toimi tärkeänä kanavana osahankkeen sisäisessä viestinnässä sekä viestinnässä läheisiin hankeyhteistyökumppaneihin (projekti- ja ohjausryhmät). Sähköposti, puhelin sekä tapaamiset muodostivat kuitenkin verkoston toimivuuden vuoksi hyviä yhteistyökanavia. Osahanke on ollut esillä laajasti mm. Itä-Suomen ja Kanerva Kasteen järjestämissä tapahtumissa, Itä-Suomen yliopiston tilaisuuksissa ja luennoilla sekä esim. Terveystalouden päivässä. Osahanketta on esitelty myös mm. Kansallisessa hoitotieteellisessä konferessissa, hoitotyön asiantuntijaverkostoissa, hoitotyön johtajien koulutuspäivissä sekä organisaatioiden omissa ryhmissä kuten osastonhoitajien kokoukset ja osastotunnit. VeTeHH osallistui myös näyttöön perustuva johtaminen -koulutukseen PSSHP:n ERVA-alueella. Koulutuksellisia tilaisuuksia järjestettiin hankeaikakauden loppuvaiheessa useissa sairaanhoitopiireissä sekä perusterveydenhuollon organisaatiossa mm. hoitotyön ajankohtaispäivien muodossa. 5. Osahankkeen resurssit ja niiden riittävyys VeTeHH-osahanke oli valtakunnallinen ja siihen osallistui viisi sairaanhoitopiiriä sekä omarahoitteisina yhteistyökumppaneina kaksi perusterveydenhuollon organisaatiota ja yksi yksityissairaala. Kaikissa sairaanhoitopiirissä oli yksi projektisuunnittelija sekä PSHP:ssä oman osion projektipäällikkö. Koko VeTeHH-osahanketta johti yhteinen projektipäällikkö ½ työpanoksella (VeTeVT-osahankkeen kanssa jaettu). Projektisuunnitelmassa eri projektien tehtäviin oli resursoitu 137,5 henkilötyökuukautta. Käytettävissä oli noin 133 htkk ja osa tehtävistä vei suunniteltua enemmän aikaa. Tämä heijastui varsinkin projektipäällikön työpanokseen. Hankkeen loppuvaiheessa myös projektisuunnittelijoiden siirtyminen muihin tehtäviin vaikutti jonkin verran asiaan. Toimintasuunnitelmassa esi-

12 12(23) tetty tehtävien arvioitu ajallinen kuvaus on tämän raportin liitteenä 2. Taloudelliset resurssit olivat toteutukseen suhteutettuna riittävät. 6. Arviointia 6.1 Osahankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen Osahankkeelle asetetut tavoitteet pystyttiin saavuttamaan hyvin. Joiltakin osin tavoitteita jouduttiin matkan varrella muokkaamaan käytännön syistä. Käytettävissä olleeseen aikaan sekä henkilöresursseihin nähden tulokset ovat erinomaisia. Tietojärjestelmätoimittajien kanssa tehtävää yhteistyötä oli jonkin verran, mutta tavoitteiden laajuus huomioiden tässä ajassa ei olisi enempään pystytty. Tulevaisuudessa tulisikin pyrkiä yhteistyöhön jossa toimijoina olisivat organisaatiot ja tietojärjestelmätoimittajat, jotta hankkeessa tehty työ yhtenäisten tunnuslukujen valinnassa, saatavuuden selvittämisessä, testaamisessa ja mallintamisessa ei menisi hukkaan. Tulevaisuudessa on suuri tarve integraatiolle, jota ei tässä hankkeessa ole pystytty toteuttamaan, eikä sitä toisaalta tavoiteltukaan. Ongelmana on myös se, että hankkeen toimiminen julkisen organisaation edustajana neuvoteltaessa liiketaloudellisen yrityksen kanssa tehtävistä toimista on erittäin rajallista ja hankalaa. Hanketta sitovat avoimuus, läpinäkyvyys ja yleisen hyödyn periaatteella tehtävä työ. Ymmärrettävästi liiketaloudellinen yritys ei voi näin tuottaa ideoita, joita ei voi kaupallistaa. Vastaavan laajuista hanketta suunniteltaessa tulisi erityisesti kiinnittää huomiota hankehenkilöiden riittävyyteen ja sitouttamiseen hankkeen päätösvaiheeseen saakka. Tämä ei kuitenkaan ole erityisesti tämän hankkeen ongelma vaan lienee ongelmana kaikessa hanketyössä. Laajemmalti olisi hyödyllistä myös tarkastella lyhyissä hankkeissa niiden mahdollisuuksia hyödyntää koko hankeaikakausi, jotta hyödyt pystyttäisiin saamaan mahdollisimman tehokkaasti käyttöön. 6.2 Mitä hankkeessa ei pystytty saavuttamaan Organisaatiokohtaisten tunnuslukuanalyysien suorittaminen ei toteutunut laajalti kaikissa organisaatioissa mm. aikapulan, henkilöstövaihdosten tai tietojärjestelmien kehittämisaikataulujen takia.. Kerättyä aineistoa toivottiin hyödynnettävän mahdollisimman paljon omissa organisaatioissa ja testaamisia pyritään toteuttamaan hankkeen päättymisen jälkeen. Pilottiyksiköitä oli organisaatiokohtaista analyysitarkastelua ajatellen vähän ja ne olivat hyvin heterogeenisiä. Polikliinisten tunnuslukujen optimaalisia raja-arvoja ei pystytty määrittämään aineiston pienuuden vuoksi ja polikliiniset tunnusluvut jäivät osittain primaarilukutasolle. Valkeakosken aluesairaalan avohoitotoiminnan oma kehittämisohjelma ei toteutunut suunnitelman mukaan avainhenkilöiden siirryttyä muihin tehtäviin. Sairaalan kehittämishanke liitettiin osaksi PSHP:n kehittämishanketta. Perusterveydenhuollon osalta tunnusluvut on määritelty, testattu ja mallinnettu vain kahden organisaation suppean aineiston pohjalta. Tämä ei riitä kansallisten tunnuslukujen tasolle vaan työtä tulee jatkaa. Sosiaalihuollon osalta tunnuslukujen tarkastelu jäi hyvin suppealle tasolle. Kuitenkin se antoi viitteitä siitä, että samantyyppisiä tunnuslukuja olisi mahdollista tarkastella myös sosiaalihuollon osalta.

13 13(23) 6.3 Huomioitavat ongelmat hankkeen eri vaiheissa VeTeHH-osahankkeen aikana nousi esille useita huomionarvoisia ja ongelmallisia tekijöitä rekistereistä kerääntyvän tiedon hallinnasta ja keruusta. Näistä suurin osa on selkeästi yhteisiä tai yleistettäviä muihin organisaatioihin valtakunnallisesti. Rekisteritietojen keruuseen liittynyt arviointi on esitetty liitteessä 3. Tietojärjestelmät Keskeisin ongelma tunnuslukujen käyttöönotossa liittyy niiden huonoon saatavuuteen tämän hetkisistä tietojärjestelmistä. Tunnuslukujen tarve on selkeä, mutta useista eri järjestelmistä ja jopa yksitellen käsin keräten tunnuslukujen hyödyntäminen on mahdotonta päivittäisessä johtamisessa. Tietoa haetaan useista tietojärjestelmistä, joissa käsitteet ovat samoja, mutta laskentaperusteet kuitenkin vaihtelevat. Tämä aiheutti kerättyyn tietoon virheitä ja puutteellisuuksia. Osa tiedoista jouduttiin poistamaan, koska oikeaa tietoa ei pystytty tuottamaan. Kaikkia hankkeessa haettuja tietoja ei ollut saatavilla tietojärjestelmistä, jolloin nämä tiedot piti hakea kasin. Tarvittavien yhtenäisten tietojen järjestelmällinen keruu tulisi aloittaa. Ulkoistettujen toimijoiden ja organisaation välinen toiminta tietojen keruussa Ulkoistetun toimijan omat vastuukysymykset olivat ongelmallisia. Esimerkiksi kenen vastuulla yksittäisen raporttitiedon tuottaminen oli. Tunnuslukutietojen keräämisen tärkeyttä ja kansallisten tunnuslukujen testausten merkitystä ei otettu aina riittävän vakavasti. Raporttitietojen keruuta ei tiedon tuottajan näkökulmasta nähty merkitykselliseksi eikä yhtymäkohtia hoitotyöhön tai hoitotyön käytännön kehittämiseen nähty olevan. Riittävän substanssiasiantuntemuksen puute tietohallinnossa. Tietoa tallennetaan muodossa jossa se ei ole myöhemmin millään tavalla hyödynnettävissä. Riittävän substanssiasiantuntemuksen puute tietohallinnossa. Raportoinnin ja kirjaamisen tarkastelu Tietojen (kuten hoitoisuus) kirjaamiskäytänteet vaihtelivat suuresti, mikä puolestaan vaikutti raportoituviin tietoihin. Raportointityökalut eivät aina tuottaneet luotettavaa tietoa. 6.4 Osahankkeen tulosten vieminen käytäntöön hankeaikakauden jälkeen Osahankkeen tulosten viemistä käytäntöön on osittain suunniteltu tai järjestetty niissä organisaatioissa joissa ko. hankeosiota on työstetty tai kehitetty. Organisaatioissa hankkeessa aloitettua työtä on suunniteltu jatkettavaksi joko samassa linjassa eteenpäin tai osa organisaatioita ei ole päässyt hankeaikakautena tavoitteisiinsa, mutta jatkaa suunnitelmaa edelleen. Tarkemmin tulevaisuuden visioista voi lukea eri tehtäväkohtaisista raporteista. Haasteena tulee olemaan eri organisaatioissa kehitettyjen mallien ja hyvien käytäntöjen omaksuminen toisen organisaation toimintaan myös eri osahankkeiden välillä samoin kuin tämän tiedon leviäminen valtakunnallisesti. Erityisesti VeTeHH-osahankkeessa haetut tunnusluvut vaatisivat laajaa ja järjestelmällistä integraatiota tietoteknisiin sovelluksiin, vain sitä kautta tunnuslukujen hyödyntäminen tulee olemaan mahdollista laajassa mittakaavassa johtamisen apuvälineiksi.

14 14(23) 6.5 Osahankkeen ulkoinen arviointi Koko hankkeen ulkoista arviointia on hankeaikana tehty useissa eri portaissa. Kasteohjelman ulkoisissa arvioinneissa on huomioitu myös hankkeita ja niiden mahdollisuuksia (STM, 2010a ja 2010b). VeTe-hanketta ja VeTeHH-osahanketta arvioitiin ulkoisella arvioinnilla Diakonia ammattikorkeakoulun toimesta keväällä Arviointiraportti on luettavissa kokonaisuutena osoitteessa: /Julkaisut. 7. Pohdinta Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisessa kehittämisohjelmassa (KASTE) määriteltiin hallinnonalan kehittämistehtävät ja keskeisimmät toimenpiteet hankekaudelle Ohjelman päätavoitteet perustuivat hallinnonalan keskeisiin pitkän aikavälin tavoitteisiin (STM 2008). VeTeHH-osahankkeessa toimenpiteet operationalisoitiin useiksi kehittämistehtäviksi, joita toteutettiin viidessä yliopistollisessa sairaanhoitopiirissä, kahdessa perusterveydenhuollon organisaatiossa ja yhdessä yksityissairaalassa. Koska hoitohenkilöstö on suurin sosiaalija terveydenhuollon henkilöstöryhmä kunnallisella sektorilla on erittäin merkittävää ja tärkeää tuoda esille avoimesti ne perusteet kuinka ja millä tiedolla tätä ryhmää johdetaan. 7.1 Eettisten näkökohtien huomioiminen VeTeHH-osahanke toimi kehittämishankkeena viiden sairaanhoitopiirin alueella ja tämän lisäksi perusterveydenhuollossa ja yksityissektorilla. Osahankkeessa kerättiin laajat tunnuslukuaineistot hankkeeseen osallistuneista organisaatioista. Tunnuslukuja haettiin mm. henkilöstö- ja potilashallinnon tietovarannoista, HaiPro-vaaratapahtumien raportointijärjestelmästä, työterveyshuollon tilastoista, rakenteisen kirjaamisen frekvenssitiedoista ja osastonhoitajien käsikirjanpitona pitämistä vihkoista (esim. varahenkilöstön tekemät tunnit yksikössä). Osahankkeessa kerättiin eri tietojärjestelmiin automaattisesti kerääntyvää rekisteritietoa, joka ei missään vaiheessa sisältänyt henkilötietoja tai muita yksilöä koskevaa tunnistetietoa. Luvat aineistojen keräämiseen ja yhdistämiseen haettiin kunkin organisaation omien käytäntöjen mukaisesti (Liite 1). VeTeHH-osahankkeeseen liittyneissä kyselyissä sekä niitä hyödyntäneissä opinnäytetöissä on noudatettu tutkimukselle asetettuja eettisiä vaatimuksia. Kyselyihin on haettu luvat organisaation ohjeistusten mukaisesti ja opinnäytetyöt ovat läpikäyneet niille asetetut hakumenettelyt. Koko hankkeen aikana on tavoitteena ollut toimia eettisesti kestävät näkökohdat huomioiden. 7.2 Tehtävän vaikutukset ja muutosmahdollisuudet VeTeHH-osahankkeessa määritettiin tunnuslukuja osastotasolta. Tämä mahdollistaa potilasprosessien tarkastelun tunnuslukujen avulla. Tunnuslukujen käytettävyyttä on hankkeessa tarkasteltu osallistuneiden organisaatioiden toimesta siinä määrin kuin se on ollut resurssit huomioiden mahdollista. Tunnuslukujen käytettävyyttä organisaatio-, alue- ja valtakunnan tasolla tulee kuitenkin vielä arvioida jatkossa. Hoidon ja hoidettavien tarpeet tulevat lisääntymään jo huoltosuhteen muuttumisen myötä. Tämä aiheuttaa paineita sosiaali- ja terveydenhuollolle sen kaikilla tasoilla. Tulevaisuudessa tuleekin tarkastella yhä enemmän yhtenäisten käytäntöjen merkitystä hoitotyössä ja tehtäväjakoa niin, että oikeat ammattihenkilöt ovat oikeissa paikoissa tekemässä oikeita asioita.

15 15(23) Henkilöstövoimavarojen suunnittelu ja arviointi on tästä syystä erittäin tärkeää. Suunnittelun ja arvioinnin perustana tulee olla näyttöön perustuvia tunnuslukuja, jotka kuvaavat hoitotyön toimintaa, sen intensiteettiä, toimintaympäristöä ja tuloksia. Valtakunnantasolla tarvitaan yhtenäisiä hoitotyötä kuvaavia tunnuslukuja vertailun mahdollistamiseksi. Tässä hankkeessa pystyttiin tuottamaan vertailun mahdollistavia tunnuslukuja erikoissairaanhoidon vuodeosasto ja polikliinisista ympäristöistä, samoin kuin perusterveydenhuollon terveyskeskusvuodeosastojen tietovarantojen pohjalta. Tunnusluvut tarvitsevat kuitenkin vielä lisää tutkimusta ja kehittämistä, jotta nyt määritellyistä tunnusluvuista pystyttäisiin löytämään hoitotyöherkimmät ja kehittämään erityisesti hoitotyön tulosta kuvaavia yhtenäisiä muuttujia. Tämä vaatii konsensusta mittareiden kehittämiseen ja valintaan. Kansallisen tiedon tuottamiseen tarvitaan kuitenkin selkeää ohjeistusta valtakunnan tasolta (STM, THL) ja organisaatioiden yhteistyötä tietojärjestelmien kehittäjien kanssa. Tällä olisi mahdollista edistää aktiivista tarkastelua tietojen tuottamisesta automaattisesti sähköisistä järjestelmistä ilman mittavaa tietojen käsin keräämistä ja yhdistämistä. VeTeHH-hanke on myös nostanut poliklinikkatoiminnan kehittämisen keskiöön sairaanhoitopiireissä. Tulevaisuudessa sairaanhoitoa tulee kehittää yhä enemmän erilaisia toimintatapoja hyödyntäviksi. Hoitotyön henkilöstön riittämättömyys tulevaisuudessa ei salli vuodeosastotyyppisten 24/7 hoitoa tuottavien yksiköiden lisäämistä niiden suuren henkilöstötarpeen vuoksi. Tästä syystä avohoitotoiminnan kehittäminen mahdollisimman laajakatseisesti on tarpeen. Kuitenkin polikliinisen hoitotyön kehittäminen on muutoinkin tärkeää muun muassa uuden terveydenhuoltolain hoitotakuuseen liittyvien määräysten toteutumisen varmistamiseksi. Perusterveydenhuollon tunnuslukuja tarkasteltiin kahden organisaation tunnuslukutiedoista käsin. Tästä syystä perusterveydenhuollon tarkastelua tulee jatkaa ja laajentaa kehitystyötä myös perusterveydenhuollon avosektorille. Hoitotyön prosessin kuvaamiseen pyrittiin hoitotyön rakenteisen kirjaamisen toimintoluokituksien kautta. Tämä oli perusteltua, mutta tarkastelun taustalla ei ollut rakenteisen kirjaamisen muokkaamisesta tunnusluvuiksi tehtyä tutkimuksellista tietoa. Tästä syystä rakenteisen kirjaamisen tuottaman tiedon hyödyntämistä tulisikin aktiivisesti jatkaa hankkeessa saatujen hyvien kokemusten valossa. Myös rakenteisen kirjaamisen hyödyntämistä potilaan hoitoisuuden kuvaamisessa tulisi tarkastella ja kehittää. Tunnuslukujen hyödyntämistä käytännön johtamisessa ja resursoinnin apuvälineenä testattiin. Jatkossa tämä edellyttää tietoteknisten ratkaisujen kehittämistä ja toimivuutta. Tunnuslukuja tarkasteltiin VeTeHH-osahankkeessa yleisesti somaattisten yksiköiden kautta. Tulevaisuuden haasteena on tarkastelun ulottaminen myös muille erikoisaloille kuten psykiatriaan. 7.3 Suositukset jatkotoimenpiteiksi Alla olevassa luettelossa on esitetty joitakin suosituksia jatkotoimenpiteiksi. Nämä ovat nousseet eri kehittämistehtävistä, joita VeTeHH-osahankkeessa on vuosien aikana tehty. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan kehittämistä tunnuslukujen avulla tulee jatkaa ja laajentaa tarkastelua eri erikoisaloille sekä sosiaalihuoltoon. Yhtenäisten tunnuslukujen saatavuus tietojärjestelmistä tulee automatisoida. Tämä vaatii tietoteknisten sovellusten nopeaa kehittämistä. Yhtenäisten kansallisten hoitotyöherkkien tulostunnuslukujen kehittäminen tulee aloittaa. Tunnuslukujen käytännön soveltamista kohti ennakoivuutta tulee kehittää. Hoitotyön henkilöstön liikkuvuuden parantamista organisaation sisällä tulee kehittää mm. yhtenäisiä käytäntöjä kehittämällä. Tämä lisää hoitajien kokemusta oman työpanoksensa tarpeellisuudesta ja edistää potilasturvallisuutta sekä tuo säästöjä henkilöstökuluihin.

16 16(23) Henkilöstöresursoinnin seurannan ja työpanoksen oikeaan yksikköön kohdentamisen mahdollistamiseksi tulee henkilöstövoimavaratietojen tuottamista suunnitella esim. työsuunnittelujärjestelmästä kulunvalvonnan kautta. Työaika-autonomisia käytäntöjä tulee kehittää ja laajentaa niiden käyttöä edelleen. Hoitotyön johtajien osaaminen tunnuslukujen hyödyntämiseen tulee varmistaa, jotta tiedolla johtaminen mahdollistuu. Tukipalveluiden optimaalisen järjestämisen tarkastelua on jatkettava. Tällä turvataan oikea henkilö oikeassa paikassa periaatetta. Yhtenäisten käytäntöjen kuten kirjaaminen ja toimintatavat, edistämistä tulee jatkaa. Hoitotyön kirjaamisen laadun kehittäminen on varmistettava ja rakenteisen kirjaamisen tuottaman tiedon hyödyntämistä hoitotyön prosessin kuvaajana tulee jatkaa. Polikliinisen toiminnan tarkastelua ja kehittämistä tulee jatkaa hankkeessa saatujen kokemusten suunnassa.

17 17(23) Lähteet Aiken LH, Clarke SP, Sloane DM, Sochalski J, Silber JH Hospital nurse staffing and patient mortality, nurse burnout, and job dissatisfaction. JAMA, Oct 23-30; 288(16): Donabedian, A The quality of care. How can it be assessed? Journal of the American Medical Association, 260(12), Dubois C-A, McKee M & Nolte E. (Eds.) Human resources for health in Europe. European Observatory on Health Systems and Policies Series. Open University Press. Kane RL, Shamliyan T, Mueller C, Duval S, Wilt TJ Nurse staffing and quality of patient care. Evidence report/technology assessment. Agency for Healthcare Research and Quality. AHRQ publication No.7. [Viitattu ]. Saatavissa: tp Laki 1326/2010. Saatavilla osoitteessa: a%5d=terveydenhuoltolaki [Haettu ] Needleman, J, Buerhaus, P, Stewart, M, Zelevinsky, K & Mattke, S. 2006, "Nurse staffing in hospitals: Is there a business case for quality?". Health affairs, vol. 25, no. 1, pp O'Brien-Pallas L. & Hayes L Challenges in getting workforce research in nursing used for decision-making in policy and practice: a Canadian perspective. Journal of clinical nursing, 17(24), Partanen, P Hoitotyön henkilöstön mitoittaminen erikoissairaanhoidossa. Kuopion yliopiston julkaisuja E. Yhteiskuntatieteet Perälä, M-L Johtamalla näyttöön perustuviin yhtenäisiin käytäntöihin. Luento, Näyttöön perustuvan johtamisen koulutus PSSHP, KYS, Kuopio Pitkäaho T Hoitotyön henkilöstömitoitus ja tulos kompleksisessa erikoissairaanhoidon toimintaympäristössä. Publications of the University of Eastern Finland. Dissertations in health sciences, 49. Kopijyvä. Kuopio. Rauhala A, Kivimäki M, Fageström L, Elovainio M, Virtanen M, Vahtera J, Rainio A-K, Ojaniemi K & Kinnunen J What degree of work overload is likely to cause increased sickness absenteeism among nurses? Evidence from the RAFAELA patient classification system. Journal of Advanced Nursing 57(3), Risikko, P Sosiaali- ja terveydenhuollon nykytila ja tulevaisuus. Luento, Itä- ja Keski- Suomen Kaste-seminaarissa, Kuopio STM, Sosiaali- ja terveysministeriö Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma KASTE Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 6. Saatavilla: [Haettu: ]. STM, Sosiaali- ja terveysministeriö. 2009a. KASTE-ohjelman valtakunnallinen toimeenpanosuunnitelma vuosille Sosiaali- ja terveysministeriön selvityksiä 9. Saatavilla: [Haettu: ].

18 18(23) STM, Sosiaali- ja terveysministeriö. 2009b. Johtamisella vaikuttavuutta ja vetovoimaa hoitotyöhön. Hoitotyön kansallinen toimintaohjelma Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2009:18. Saatavilla [Haettu: ]. Szydlowski S. & Smith C Perspectives from nurse leaders and chief information officers on health information technology implementation. Hospital topics, 87(1), 3-9. Tervo-Heikkinen T Hoitotyön vaikuttavuus erikoissairaanhoidossa. Kuopion yliopiston julkaisuja E. Yhteiskuntatieteet [Haettu ]. Tervo-Heikkinen T, Kvist T, Partanen P, Vehviläinen-Julkunen K. 2008b. Patient satisfaction as a positive nursing outcome. Journal of Nursing Care Quality 23(1), Tervo-Heikkinen T, Partanen P, Aalto P, Vehviläinen-Julkunen K 2008a. Nurses' work environment and nursing outcomes: A survey among Finnish university hospital registered nurses. International Journal of Nursing Practice, 2008, 14, Unruh L, Russo C.A, Jiang H.J & Stocks,C Can state databases be used to develop a national, standardized hospital nurse staffing database? Western journal of nursing research, 31(1), Vallimies-Patomäki, M Johtamisella vaikuttavuutta ja vetovoimaa hoitotyöhön. Kansallinen toimintaohjelma [esitelmä]. Laatua Vetovoimaa Terveyttä. Valtakunnallinen terveydenhuollon kongressi Jyväskylä.

19 19(23) Liite 1. VeTeHH-osahankkeelle myönnetyt luvat aineistojen keruuta ja yhdistämistä varten. Opiskelijat Organisaatio pvm Luvan antaja tai käsittelijä / huomautukset /mittari THL A.Vuorio, lakimies & T.Tervo-Heikkinen, VeTeHHprojektipäällikkö, keskustelu puhelimitse: organisaatioissa käsittely ja heidän omat lupamenettelynsä. Rekisteritutkimuksissa ei kansallista eettistä lausuntoa vaadita, ellei sitä haluta julkaisuja varten. Tietojen yhdistämiseen ei lupaa tarvita. Lakisääteisesti STM:n tai THL:n lupia ei tarvita. PSSHP, tutkimuseettinen tmk //2010 Lausunto: Toimikunta on arvioinut tutkimukseen liittyvät eettiset näkökohdat. Toimikunta toteaa tutkimuksen olevan tieteellisesti perusteltu ja suunnitelmassa on huomioitu keskeiset eettiset näkökohdat asianmukaisesti. Jokainen hankkeessa opinnäytetyötä työstänyt opiskelija on itse hakenut työlleen ja aineistolleen luvat sen organisaation käytännön mukaan josta aineistot on kerätty. PSSHP J.Penttinen, jyl, ei tarvita erillistä lupamenettelyä PSSHP P.Poikolainen, henkilöstöpäällikkö, sekä ao. osastojen ylihoitajien luvat TUKI-projektin henkilöstökyselyihin PSHP M.Lehto, johtava lääkäri P.Aalto, hallintoylihoitaja HUS A.Lindqvist ylilääkäri & R.Meretoja, kehittämispäällikkö, erillistä lupaa ei tarvita, varmistus henkilöstöjohtajalta HUS A-M Mäkinen, henkilöstöjohtaja, ei tarvita erillistä lupaa SATSHP O.Wanne, jyl, lupa myönnetty VSSHP P. Nygren hallintoylihoitaja, johtoryhmä ja hallitus käsitellyt, erillistä lupaa ei tarvita Rittky J.Mäkelä, jyl, lupa myönnetty Ylä-Savon SOTE P. Taipale, jyl & A. Mikkonen, johtava hoitaja, lupa myönnetty Coxa T.Rantala, hoitotyön johtaja, erillistä lupaa ei tarvita CLES-mittari M.Saarikoski, tutkimus- ja kehityspäällikkö, lupa cles-mittarin tuottaman tuloksen hyödyntämiseen hankkeessa Työolobarometri, SSL K.Laaksonen, SLL pj. lupa työolobarometri mittarin osittaiseen hyödyntämiseen Tuki-projektin kyselyssä

20 20(23) Liite 2. Tehtävien etenemisen aikataulusuunnitelma 2009 toimintasuunnitelmassa. Tehtävä nro Raportti

21 21(23) Liite 3. Resurssien käyttö tunnuslukujen keräämisessä eri organisaatioista sekä esiin tulleet ongelmat. (työn helppous /sujuvuus pisteytetty 1-5, jossa 1=työläs / vaikea) ORGANISAATIO YHDISTELMÄ Vuodeosastot h (vaihtelu) Poliklinikat h (vaihtelu) Perusterveyden-huolto (vain Rittky) h Resurssien käyttö - Tunnuslukujen keruuseen käytetty aika VeTe-henkilö (noin tunteina) 1096 ( ) h 495 (72-160) h - - Muun kuin VeTe-henkilön käyttämä aika, jos mahdollista tämä tietää h h n. 233 h 102 hlöä 73 hlöä - Taloudellinen resurssi (maksettu ), lisäkustannus hankkeelle rekisteritietojen keräämisestä ,- - Organisaation eri tiedontuottajien kanssa tehty yhteistyö (1-5 -> 1 = työläs/vaikea) - ehrm-info, Titania, Prima, Populus 3,8 (2-5) 3,8 (2-5) 2 - Uranetti, Oracle 5 (2) Musti, cressida, PCM, SAS-porttal, tietovarasto ecomed, Oberon, Miranda, Sigmatietovarasto 4 (3-5) HaiPro järjestelmä 4,8 (4-5) 4,8 (4-5) - - SAI, KYS-infektiorekisteri 4,4 (4-5) - - CLES-mittari 4,75 (4-5) - - työterveyshuolto / -järjestelmä 3,8 (3-5) 4 (4) - - hoitoisuusluokitus / -järjestelmä (Rafaela, OPC, Monitor) 4,8 (4-5) 5 (5) - - osastonhoitajat 4,5 (4-5) 3,75 (2-5) 4 - yksittäiset tiedonantajat esim. laitoshuolto, keskusvarasto yms. 4,8 (4-5) 5 (5) 5 - muu, mikä (hyvinvointitutkimus) 5 (5) 5 (5) 5

22 22(23) Liite 2 (sivu 2/3) Ohjelma tai järjestelmä Kommentti (PS = projektisuunnittelija) - ehrm-info, Titania, Prima, Populus - hitaus: tiedon tuottaminen vei paljon aikaa - kaikkia tietoja ei saatu suoraan tilastoista, vaan niitä piti työstää - Sain järjestelmän tunnusluvut, mutta en opetusta tai ohjeita vastuuhenkilön kiireisen aikataulun vuoksi. PS joutui perehtymään itse asiaan yrityksen, erehdyksen ja kokeilun kautta -> paljon aikaa kului - Kaikki tiedot eivät tilastoidu eri klinikoiden erilaisten käytäntöjen vuoksi samalla tavalla, tietoja ei saatu kaikkialta yksikkökohtaisesti. - poimintaohjeiden ja raporttien oikeellisuuden varmistaminen oli ajoittain hidasta/työlästä - tunnuksien saaminen oli työlästä ja hidasta joidenkin yksiköiden osalta - Uranetti, Oracle - ei ongelmia - Musti, cressida, PCM, SAS-porttal, tietovarasto ecomed, Oberon, Miranda, Sigma-tietovarasto - tiedon tuottaminen vei paljon aikaa - kaikkia tietoja ei saatu suoraan tilastoista, vaan niitä piti työstää - virheitä joiden vuoksi yksi tunnuslukutieto poistettiin aineistosta - poliklinikan segmenttien mukaisten lukujen tuottaminen oli hidasta ja työlästä. - käsin korjauksia aineistoon: kaikki poliklinikkakäynnit eivät tilastoidu kirjaamiskäytäntöjen vuoksi yhtenäisesti (hoitajakäynnit ja vo-potilaiden pkl-käynnit) - joitakin asioita piti kysyä/varmistaa useasti, yhteistyö oli joskus jäykkää - PS:lle annettiin käyttöoikeus kehitysympäristöön tietojen keruuta varten. Osa tiedoista oli poistettu (vanhat raportit) ja näitä pystyttiin nyt tarkastelemaan vapaasti (DRG-ryhmien lukumäärien osalta). - HaiPro järjestelmä - tiedon tuottamisen hyöty kyseenalaistettiin, koska kirjaaminen HaiPro-järjestelmään on vähäistä - SAI, KYS-infektiorekisteri - tietoja sai pyytää useamman kerran - tiedon tuottamisen hyöty kyseenalaistettiin - joidenkin yksiköiden osalta tiedon toimittaminen oli hidasta - infektiorekisteri tieto saatiin vain kirurgisista osastoista (kaikki SAI-järjestelmään vuoden 2010 alusta) - CLES-mittari - tiedon tuottamisen oikeutus kyseenalaistettiin

23 23(23) Liite 2 (sivu 3/3) - työterveyshuolto / -järjestelmä - tietoja ei saanut suoraan työterveyshuollon järjestelmästä, vaan ne piti laskea - tiedon tuottamisen oikeutus kyseenalaistettiin - tiedonkeruun työläyden vuoksi tiedon tuottaja ei halunnut ensin tuottaa tietoa vaikka se olisi ollut mahdollista - tieto tuotettiin vasta rahallista korvausta vastaan - vakuutusyhtiön kanssa yhteistyö oli hidasta, luovuttiin onneksi kk-tason tiedon tuottamisesta - tiedon tuottaminen oli hidasta eikä tieto vastannut pyydettyä - hoitoisuusluokitus / -järjestelmä (Rafaela, OPC, Monitor) - tietoja jouduttiin pyytämään ja tarkentamaan useasti tiedon tuottajalta - raportit tulivat melko vaivattomasti - tuotettu tieto oli virheellinen yhden yksikön osalta. FCG tuotti tarkistetun tiedon pyynnöstä (raportointivirhe). - osastonhoitajat - hoitajakäynnit saatiin tiedustelemalla osastonhoitajilta. - prosessiin kului paljon aikaa - lukujen: osastonsihteereiden ja tekstinkäsittelijöiden työpanos, laitoshuollon työpanos, laitoshuollon nettotunnit, välinehuollon työpanos, välinehuollon kokonais- ja poissaolotunnit, osastofarmasiapalvelut työpanoksina ja osastofarmasian kokonais- ja poissaolotunnit joutuivat osastonhoitajat tekemään paljon selvitystyötä, jotta oikeat tiedonantajat löytyivät. - poliklinikan segmenttien mukaisia lukuja ei ollut suoraan saatavissa. Poliklinikoiden osastonhoitajat määrittelivät resurssit ja käyntityypit, joilla tietopalvelu poimi kyseiset tiedot. Resursseja ja käyntityyppejä jouduttiin tarkistamaan osastonhoitajien ja tietopalvelun työntekijän kanssa moneen kertaan (kävin henkilökohtaisesti osastonhoitajien luona selvittämässä asiaa ja istuin tietopalvelun työntekijän vieressä hakemassa lukuja) - joidenkin yksiköiden tiedot vaillinaisia - yksikön mukanaolo hankkeessa kyseenalaistettiin (segmentointi hankalaa)