Ascotel Office 1560/1560IP Pikaopas Ascotel IntelliGate puhelinjärjestelmä
Sivu 2 Ennen kuin aloitat Tervetuloa käyttämään Office 1560/1560IP, puhelunvälittäjän sovellusta, jonka käyttäjäystävällisyys ja toiminnallisuus helpottavat puhelunvälittäjän rutiineja. Ennen kuin aloitat Tästä oppaasta................................. Sivu 3 Tuotteesta..................................... Sivu 3 Kuinka käytän Office 1560/1560IP ammattimaisesti..... Sivu 4 Kuinka käytän Office 1560/1560IP Käynnistä Office 1560/1560IP..................... Sivu 6 Käyttö Office 1560/1560IP........................ Sivu 7 Modulit Office 1560/1560IP Näppäimet.................................... Sivu 11 Puhelinluettelot................................ Sivu 12 Puheluloki.................................... Sivu 12 Pikaopas Toiminteet.................................... Sivu 13 Ikonit........................................ Sivu 14 Näppäinkombinaatiot........................... Sivu 15 - Ennen kuin aloitat -
Sivu 3 Tästä oppaasta Tämä pikaopas tutustuttaa sinut käyttämään Office 1560/1560IP. Online help on aina käytettävissäsi, jos tarvitset lisäapua (paina F1 tai valitse valikosta?/apua). Järjestelmän ylläpitäjä on varustanut Office 1560/1560IP sankaluurilla tai puhelimella. Tämä voi olla kyteketty joko suoraan työasemaasi tai Office järjestelmäpuhelimeen. Luurin tai sankaluurin tyypistä riippuen joidenkin toiminteiden käyttö saattaa hiukan poiketa tästä pikaoppaasta. Dokumentti nro.: eud-0622, versio 2.0 Tuotteesta Käyttötarkoitus Tämä sovellus (softphone) on järjestelmäpuhelin; se toimii vain Ascotel puhelinjärjestelmän kanssa. Sovellus käynnistyy vasta kun se tunnistaa puhelinjärjestelmän, johon se on liitetty. Tämä sovellus toimii puhelunvälittäjän työasemana joko yksittäisessä puhelinjärjestelmässä tai useamman järjestelmän verkossa. Toiminnallisuus Puhelunvälittäjän toiminteiden lisäksi tämä sovellus tarjoaa käyttöösi monipuoliset järjestelmäpuhelimen toiminteet ja mukavuuden. Käytettävyys Sovelluksen käytettävyyden kannalta on tärkeää huolehtia dataverkon, puhelinjärjestelmän ja sähkönsyötön häiriöttömyydestä. Jos työasemasi ja/tai sovellus ei ole käytössä ohjautuvat puhelut ennalta määriteltyyn kohteeseen (yleensä järjestelmäpuhelin). - Ennen kuin aloitat -
Sivu 4 Lisälaitteet Tämä sovellus Office 1560IP on testattu huolellisesti useiden erilaisten langallisten ja langattomien sankaluurien ja luurien kanssa (ml. Bluetooth). Varmista käyttämäsi luurin/sankaluurin yhteensopivuus järjestelmän toimittajalta. Disclaimer Tämä tuote on kehitetty ja valmistettu ISO 9001 laatustandardin mukaisesti. Tutustu huolella käyttöohjeisiin. Huolellisista yhteensopivuustestuksista huolimatta virheitä ja ei-toivottuja toiminnallisuuksia ei voida täysin poissulkea. Tuotteen valmistaja ei vastaa suorista tai epäsuorista seuraamuksista, jotka aiheutuvat tuotteen epätavallisesta taikka käyttöohjeiden vastaisesta käytöstä tai tuotteen epänormaalista toiminnallisuudesta. Potentiaaliset riskit on mahdollisuuksien mukaan eritelty käyttöoppaissa. Valmistaja ei vastaa välittömistä tai välillisistä vahingoista mukaan lukien tulojen tai tietojen menetys. Kuinka käytän Office 1560/1560IP ammattimaisesti Office 1560/1560IP, puhelunvälittäjän ammattikäyttöön tarkoitettu työasema Käyttämällä Office 1560/1560IP saat käyttöösi monia etuja ja toiminteita verrattuna perinteisiin välityskojeisiin: Puhelun välitys drag&drop, alaliittymien tilatiedot, jonottavat puhelut, soittaminen nimen perusteella, jne. Samaan aikaan käytössäsi ovat Office järjestelmäpuhelimen mukavuustoiminteet. Riippumatta siitä käytätkö sovellusta Office 1560 yhdessä langallisen Office järjestelmäpuhelimen kanssa vaiko VoIP -pohjaisena Office 1560IP osaat varmasti arvostaa sen käytön helppoutta ja mukavuutta. Osaat varmasti arvostaa monipuolisia toiminteita ja helppokäyttöisyyttä. Tietysti Office 1560/1560IP toimii myös henkilökohtaisena puhelimenasi. - Ennen kuin aloitat -
Sivu 5 Office 1560/1560IP käyttö ryhmässä (Versiosta I6.6) Mikäli useammat ihmiset käsittelvät puhelimitse samoja asioita, kannattaa muodostaa työryhmiä. Riippumatta siitä soivatko tulevat puhelut samanaikaisesti kollegoillasi vai jaetaanko puhelut henkilöiden kesken kutsunumeron perusteella: Office 1560/1560IP tarjoaa tähän oivan työkalun. Office 1560/1560IP käyttö useammassa eri työasemassa Voit asentaa Office 1560/1560IP useampaan työasemaan. Työskenteletkö toisinaan sivutoimipisteessä? Kun käynnistätt Office 1560/1560IP, tulevia puheluita ohjautuu sinulle välittömästi. - Ennen kuin aloitat -
Sivu 6 Kuinka käytän Office 1560/1560IP Käynnistä Office 1560/1560IP Sinun Office 1560/1560IP on asennettu käynnistymään automaattisesti kun työasemasi käynnistyy. Voit myös käynnistää Office 1560/1560IP työpöydän ikonista. Aina kun Office 1560/1560IP käynnistyy, järjestelmä tarkistaa onko käytössäsi sovelluksen viimeisin versio. Ellei näin ole, niin ohjelmisto päivitetään automaattisesti. Ohjelma kysyy käynnistyessään sinulta käyttäjätunnusta ja PIN - koodia. Anna alaliittymäsi (puhelinnumero) Office 1560/1560IP kohtaan Käyttäjätunnus. Seuraavaksi vaihda oletus-pin (0000) valintasi mukaiseksi PIN -numeroksi. Klikkaa Tallenna PIN jos et halua, että PIN kysytään kun seuraavan kerran käynnistät sovelluksen. Huomaa: Muista, että periaatteessa mikä tahansa PIN, joka on tallennettu PC:llesi pystytään lukemaan sieltä ja tämän avulla puhelintasi voidaan mahdollisesti käyttää väärin. Paina OK. Sinun Office 1560/1560IP käynnistyy. Varanumero mikäli Office 1560/1560IP ei ole käytössä Jos Office 1560/1560IP ei ole käynnistetty, saapuvat puhelut ohjataan automaattisesti ennalta määritteltyyn varanumeroon. Voit tietysti myös kääntää puhelut haluamaasi varanumeroon kun suljet sovellukset. Huomaa: Mikä tahansa alaliittymä voidaan määritellä varanumeroksi. Huomaa kuitenkin, että puhelunvälittäjän toiminteet ovat käytössä vain Office 1560/1560IP ja Office 45 sovelluksissa ja puhelimissa. - Kuinka käytän Office 1560/1560IP -
Sivu 7 Käyttö Office 1560/1560IP Päänäkymä Päänäkymän avulla Office 1560/1560IP (kts Sivu 9) voit soittaa puheluita sekä käyttää näppäin-kenttää, puhelinluetteloa taikka puhelulokia. Usein käytetyt toiminteet, joita voi käyttää hiirellä valikon kautta toolbar (kts "Työkalurivin toiminteet", Sivu 13). Puhelinnumero syötetään kenttään syöttö. Tässä voit hakea joko puhelinluetteloista nimen perusteella, viimeksi valituista numeroista tai syöttää suoraan numeron (kts myös "Syöttörivin toiminteet", Sivu 13). Soita Fox näppäin muodostaa yhteyden. Fox -näppäimet tarjoavat käyttöösi automaattisesti kussakin tilanteessa yleisimmin käytetyt puhelintoiminteet. tila näyttää puheluryhmien tilat sekä puhelunsiirrot. Sisäinen ja ulkoinen jonot näyttävät jonottavat puhelut. Kussakin jonossa voi olla jopa 10 puhelua. Voit myös poimia odottavan puhelun jonosta kaksoispainalluksella. Laajennettu haku Nimihaun lisäksi voit hakea kontakteja muilla kriteereillä käyttämällä laajennettua hakua. Sisäisten puhelinluetteloiden lisäksi voit hakea ulkoisista luetteloista etsimiäsi kontakteja. E-Mail -yhteys Haluatko siirtää puhelun mutta kohdenumero ei ole tavoitettavissa? Klikkaa menua Lähetä Email ja sovellus avaa Email ikkunan jossa vastaanottaja on valmiina (samassa muodossa kuin puhelinluettelossa). Puhelun tiedot tallentuvat viesti-kenttään automaattisesti (esim. numero, nimi, aika). Kirjoita viesti ja klikkaa Lähetä. Voit vastaanottaa seuraavan puhelun. - Kuinka käytän Office 1560/1560IP -
Sivu 8 Ascotel Feature Wizard (AFW) Tämä integroitu työkalu helpottaa lukemattomien Ascotel toiminteiden käyttöä, jotka voit myös tallentaa näppäimiin. Taustatila Kun käytät jotain toista sovellusta, sinun Office 1560/1560IP on aktiivisena taustalla. Kun uusi puhelu saapuu, ponnahtaa dialogi, jossa näkyvät saapuvan puhelun tiedot, auki. Voit siirtää puhelun edelleen helposti ja nopeasti dialogissa näkyvillä toiminteilla. Voit aktivoida, deaktivoida ja räätälöidä ns. taustamoodin asetuksia kohdasta Asetukset/Signalointi. Näppäimistön käyttö Voit käyttää myös näppäimistöltä Office 1560/1560IP. Näppäimillä voit navigoida toiminteiden välillä ja soittaa puheluita. Voit muokata näppäinasetuksia kohdasta Asetukset/Muut näppäinasetukset. Säilyttääksesi hyvän ja selkeän yleisnäkymän omista näppäinasetuksistasi tallenna ne niille varattuihin laatikoihin (kts "Näppäinkombinaatiot", Sivu 15). Fox näppäimiä voi käyttää kuudella nuolien yläpuolella olevalla näppäimellä. Nämä näppäimet toimivat kuten vastaavat Fox näppäimet ja toiminnot on kohdistettu kuhunkin näppäimeen vastaavasti. Enter näppäimen painaminen toteuttaa kulloisessakin tilanteessa todennäköisimmän toiminteen. - Kuinka käytän Office 1560/1560IP -
Sivu 9 <Esc>, <Shift>, <Tab> ja <Nuoli...> -näppäimet toimivat vastaavasti kuin muissakin Windows yhteensopivissa sovelluksissa navigointinäppäiminä. Valikkorivi Työkalurivi Syöttörivi Fox-painikkeet Modulit - Näppäimet Office 1560/1560IP File Telephony Settings Modules Help Status näyttö Puheluiden tilat Status näyttö Puhelintoiminteet Sisäpuhelujono Ulkopuheljuono Kuva: Pääkonsoli Office 1560/1560IP Työskentely ryhmässä (Versiosta I6.6) Työskenteleekö yrityksessänne useampi henkilö samojen asioiden parissa käyttäen Office 1560/1560IP? Useinkaan et tiedä kuuluuko puhelu sinun vaiko kollegasi vastuualeisiin? Määrittelemällä välittäjäryhmiä puhelut ohjautuvat ohivalintanumeron perusteella oikeaan ryhmään. Puhelujen saapumisjärjesteys voidaan prioirisoida ryhmän jäsenten kesken. Näin käyttäjä tietää aina kenen tulisi kuhunkin puheluun vastata ensisijaisesti. - Kuinka käytän Office 1560/1560IP -
Sivu 10 Huomaa: Ryhmiä voidaan muodostaa joustavasti organisaation tarpeiden mukaan. Sinä välittäjänä voit itse muuttaa ja määritellä ryhmiä. Ota tarvittaessa yhteyttä järjestelmän ylläpitäjään tai pääkäyttäjään kun haluat muuttaa ryhmiä. - Kuinka käytän Office 1560/1560IP -
Sivu 11 Modulit Office 1560/1560IP Moduli näkymässä oikeassa reunassa ovat näkyvillä välilehdet, jotka avautuvat ao. kuvaketta klikkaamalla. Modulit ovat: Näppäimet, Dynaamiset näppäimet, Puhelinluettelot ja Puheluloki. Näppäimet Näppäimet Näppäistöllä näkyvät matriisina valitut numerot ja alaliittymät. Kaksoisklikkaamalla näppäintä voit soittaa ao. numeroon; puhelun voi siirtää helposti hiirellä vetämällä puhelunäytön halutun näppäimen päälle. Alanumeron tila, eli vapaa, varattu, soi, ei käytössä indikoidaan ikonilla (kts "Ikonit", Sivu 14). Jos Office 1560/1560IP on synkronoitu MS Exchange palvelimeen, Outlookin poissaolotiedot päivittyvät näppäimistön ikoneihin. Vaihtoehtoisesti kuhunkin näppäimeen voidaan tallentaa toiminne, tiiminäppäin tai pikavalintanumero. Voit määritellä useampia näppäimistöjä, jotka näkyvät omina välilehtinään/moduleina. Dynaaminen näppäimistö Jos haluat tilapäisesti seurata jonkin sellaisen alaliittymän tilaa, jota ei ole tallennettu näppäimistölle, voit vetää haluamasi alaliittymän dynaamiseen näppäimistöön näin saat käyttöösi tilapäisen, dynaamisen näppäimistön, joka nollataan kun suljet Office 1560/ 1560IP. Jos käsittelet näppäimistölläsi hyvin suurta määrää alaliittymiä, voit dynaamisen näppäimistön avulla helposti seurata tärkeimpien alaliittymien tilaa milloin tahansa. - Modulit Office 1560/1560IP -
Sivu 12 Puhelinluettelot Voit tallentaa useita henkilökohtaisia puhelinluetteloita yhteen luetteloon. Luettelo on tyhjä kun ohjelmisto on asennettu työasemaasi. Lisäksi käytössäsi on 2 ennalta määriteltyä luetteloa: Kaikki järjestelmään ohjelmoidut yhteiset lyhytvalinnat ovat käytössä Yhteinen, ja luettelosta PBX alaliittymät löydät kaikki järjestelmän alanumerot ja nimet. Moduli näkymässä kukin puhelinluettelo näkyy omana välilehtenään. Jos yrityksesi käyttää MS Exchange palvelinta kontaktien hallintaan, sinun Office 1560/1560IP voidaan synkronoida MS Exchangen kanssa. Toisaalta voit synkronoida oman puhelinluettelosi MS Outlook:n kontakti-tietokantaan Office 1560/1560IP, ja toisaalta pääset käsiksi suoraan MS Exchange:n yrityksen yhteisiin kontakteihin yhteisen luettelon kautta. Puheluloki Puhelulokiin tallentuvat kaikki tulevat ja lähtevät puhelut tapahtumina. Kukin tapahtuma sisältää tiedot puhelusta, päivä ja kellonaika, puhelinnumerot, puhelun kesto. Voit halutessasi lisätä lyhyitä muistiinpanoja kuhunkin puheluun liittyen (puhelun aikana tai puhelun jälkeen). Jotta löydät puhelulokista helposti haluamasi tapahtuman voit määritellä millaiset tapahtumat näytetään. Kriteereinä voit käyttää nimeä, päiväystä, aikaa, puhelun tyyppiä tai kohdenumeroa. Voit myös käyttää puhelulokia soittamiseen kaksoisklikkaat vain haluamaasi numeroa. Puheluloki voidaan tarvittaessa myös suojata tietosuojasyistä. Mikäli järjestelmän ylläpitäjän asettama suojaus on päällä, näet vain sellaiset puhelut, joita itse olet käsitellyt. Suojauksen aktivoi tai deaktivoi järjestelmän ylläpitäjä. Järjestelmän ylläpitäjä myös määrittelee kuinka kauan puhelutietoja säilytetään puhelukoista ennen kuin ne poistetaan automaattisesti (puheluita joihin liittyy muistiinpanoja ei poisteta automaattisesti). - Modulit Office 1560/1560IP -
Sivu 13 Pikaopas Toiminteet Syöttörivin toiminteet Viimeisten numeroiden toisto: Näyttää 20 viimeksi valittua numeroa Muistiopainike: Tallentaa numerot puhelun aikana tai vapaa-tilassa. Työkalurivin toiminteet Avaa Ascotel Feature Wizard (AFW) Avaa Ascotel Feature Wizard (AFW) aktiivisen puhelun parametreilla Aktivoi ja deaktivoi äänitajuusvalinta DTMF Avaa alaliittymän tiedot Luo uusi alaliittymä tietue Avaa muistio Sivunäkymä Tulosta Vaihto yrityksen A ja B välillä (käytettävissä vain jos välittäjäryhmiä ei ole muodostettu) Kirjautuminen sisään/ulos välittäjäryhmistä. Tauko (kirjaudu ulos välittäjäryhmistä tilapäisesti) MCID; aktivoi häirintäpuhelun jäljitys Lähetä E-Mail (avaa sähköposti sovelluksen) Laajennettu haku (hae omista ja ulkoisista luetteloista) Aktivoi varallaolo Conteksti-sensitiivinen help: Klikkaa ikonia ja näet ohjetekstin kyseisestä toiminteesta. Mykistä mikrofoni (ON/OFF) Aktivoi ja deaktivoi akustiset äänimerkit - Pikaopas -
Sivu 14 Ikonit Puhelun tilan näyttö Välittäjäpuhelu / henkilökohtainen puhelu Vihreä: Yhteys muodostettu Sisäpuhelu, saapuva Sininen: Alaliittymä soi Ulkopuhelu, saapuva Punainen: Alaliittymä on varattu Sisäpuhelu, lähtevä Keltainen: Takaisinsoitto Ulkopuhelu, lähtevä Parkissa oleva puhelu Alaliittymien tilat Sisäpuhelu/ulkopuhelu Vihreä: Alaliittymä puhuu Sininen: Keltainen: Punainen: Alaliittymä soi Alaliittymä on soittamassa uutta puhelua Alaliittymä on varattu Alaliittymä vapaa Alaliittymä on siirtänyt puhelunsa / ei ole käytettävissä Kirjautuneena välittäjäryhmään / kirjautuneena ja tauko päällä Alaliittymä ei paikalla / lomalla Alaliittymä sairaslomalla / lääkärissä / kursseilla Alaliittymä asiakaskäynnillä / kertausharjoituksissa. - Pikaopas -
Sivu 15 Näppäinkombinaatiot Voit luoda pikakuvakkeita sinisiin syöttökenttiin. Oletusarvot näkyvät oikealla. Anna pikakuvakkeet joko online Adobe Acrobat Readeriin tai käsin tulostusversioon. Omat näppäinkombinaatiot: Ctrl+1, F3 Hyppää informaatio/kontrollielementteihin Ctrl+2 Siirry moduli -näkymään Ctrl+3 Siirry sisäpuhelujonoon Ctrl+4 Siirry ulkopuhelujonoon Ctrl+B Avaa näppäimistö Ctrl+I Avaa puhelinluettelo Ctrl+E Avaa ulkoinen puhelinluettelo Ctrl+R Avaa oma puhelinluettelo Ctrl+L Avaa puheluloki Alt+F8 Takaisinsoitto Alt+F9 Uudelleenvalinta Alt+F10 Muistio F11, F12 Vastaa sisäpuheluun 1. / 2. linjalla Shift+F11 (F12) Kuten edellä mutta avaa lisäksi alaliittymän tiedot F5... F8 Vastaa sisäpuheluun 1. / 4. linjalla Shift+F5 (.. F8) Kuten edellä mutta avaa samalla alaliittymän tiedot - Pikaopas -