Ring-koulutus. Sauvon Kunta

Transkriptio

1 Ring-koulutus Sauvon Kunta

2 Perusasiat Kaikki puhelinliikenne on matkapuhelinverkossa Matkapuhelinnumero Yritysnumero Alanumero (4xxx) Puheposti toimii numerossa 777 (Ulkonumero: ) Oletusasetukset (näitä voit itse muuttaa): Puhelin suljettu puhelut ohjautuvat vastaajaan. Et vastaa 40 sekuntiin puhelut ohjautuvat vastaajaan. Vaihtoehtoisesti vastaajan tilalle voit kytkeä myös ohjauksen vaihteeseen (888). Alanumeroon soitettu puhelu kääntyy aina vaihteeseen (888), jos siihen ei vastata 45 sekuntiin.

3 Hallintaliittymän käyttöönotto Käyttäjätunnus ja salasana on tullut kaikille tekstiviestillä. Kirjautuminen: Asennettava ohjelmisto (PC): Käyttöohjeet: Selainversiota voit käyttää puhelimella, tabletilla ja tietokoneella. Asennettavaa versiota tarvitset, jos käytät ohjelmistopuhelinta.

4 Selaimella (Puhelin, Tabletti, Tietokone) ring.mob3.elisa.fi

5 PC koneelle asennettava Hallintaliittymä

6 Puheposti - Ring puhepostiin mahtuu 20 viestiä - Voit hallita puhepostia klikkaamalla puheposti painiketta. - Näet kuunnellut ja kuuntelemattomat viestit. - Toiminnallisuudet: - Voit kuunnella viestin - Voit merkitä viestin kuunnelluksi tai kuuntelemattomaksi kytkimellä. - Voit poistaa viestin, jolloin se poistuu myös puhepostista. - Voit soittaa viestin jättäjälle. - Asetukset. - Asetuksiin pääset klikkaamalla keltaisen nuolen osoittamasta kohdasta ja valitse asetukset - Asetuksista voit määrittää, miten tieto puhepostista tulee sinulle.

7 Viestit - Voit lähettää ringistä pikaviestejä kollegoille (IM) - Voit lähettää tekstiviestejä kollegoille ja ulkoisille henkilöille - Huom. - Lähetä tekstiviesti aina matkapuhelinnumeroon. - Vaikka näytettävä numerosi olisi 09-numero, niin tekstiviesti lähtee aina matkapuhelinnumerosta, jotta siihen on mahdollista vastata.

8 Ryhmät - Ryhmät kohta näkyy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka ovat mukana vastausryhmissä tai ACD-sarjoissa. - ACD sarjoissa voit kirjautua sisään ja ulos painikkeilla. - Vastausryhmästä olet poissa ainoastaan silloin, kun oma tilatietosi on Poissa/Lomalla/Sairaana. - Ryhmistä saat lisätietoa klikkaamalla ryhmän nimeä. - Näet jäsenet ja kirjautumistilan

9 Näytettävän numeron muuttaminen Hallintaliittymästä voit valita, mitä numeroa käytät ulospäin soitettaessa: - Voit valita: - oman matkapuhelinnumeron - Oman yritysnumeron - Sarjojen numerot, joissa olet mukana. - Salaa näytettävä numero - Klikkaa omaa numeroa ja valitse haluamasi - Jos valitset tilatiedolla ohjattu, niin silloin voit määrittää eri tilatiedoille numeron, joka kulloinkin näkyy. - Tätä on hyvä käyttää silloin, jos haluat näyttää työaikana 09 numeroa ja vapaa-aikana matkapuhelinnumeroa.

10 Tilatiedon muuttaminen Tilatiedon avulla voit: 1. Antaa informaatiota organisaatiolle omasta tilastasi. 2. Automatisoida saapuvien puheluiden ohjauksia kytkemällä soitonsiirron tilatietoon. Esim. lomalla yritysnumeroon soitetut puhelut ohjautuvat vaihteeseen. Klikkaa omaa tilatietoasi Valitse uusi tilatieto ja määritä sen kesto. Voit myös luoda itsellesi vakiokalenterin esim. työviikko. Pikaohje: tilatieto ( va_numero_pikaohje.pdf)

11

12 Soitonsiirrot Soitonsiirroilla voit ohjata saapuvia puheluita haluamallasi tavalla. Muuttujia voivat olla: Soittotyyppi (kaikki/ulkoinen/sisäinen/tuntematon) Puhelutila (aina/en vastaa/varattu/tavoittamaton) Soitettu numero (alanumero/työnumero/gsm) Tilatieto (tavoitettavissa, lomalla ) Tietty soittaja. Kohteeksi voi määrittää sisäisen tai ulkoisen numeron.

13 Muut saapuvien puheluiden säännöt Puhepostisäännöt Määritetään, missä tilanteessa puhelut ohjautuvat puhepostiin. Poissaolopalvelu (lisäpalvelu) Lomavastaaja ja valikko Puhelun jonotus Alaliittymällä voi olla 2 hengen jono varattu tilanteessa Soittajan valinta Soittajan valinta palvelussa soittajaa pyydetään ilmoittamaan nimensä ja kuulet nimen ennen kuin päätät vastaatko puheluun vai et. Takaisinsoitto Varattuna ollessasi soittajalle ehdotetaan takaisinsoiton aktivoimista. Kun vapaudut, niin palvelu soittaa takaisinsoiton aktivoineelle henkilölle ja puhelu yhdistyy sinulle.

14 Yhteystiedot Yhteystietoja voi käsitellä usealla välilehdellä Kaikki Osastot Suosikit Ryhmät Henkilökohtainen hakemisto Palvelut Jaettu yhteystieto Pikavalinta Työntekijät VIP Henkilön kohdalta näet suoraan hänen tilatietonsa ja onko puhelin vapaa / varattu. Klikkaamalla henkilöä aukeaa kaikki tiedot. Jos käytössäsi on välittäjä lisenssi, niin pääset muokkaamaan kohteen tilatietoa ja soitonsiirtoja.

15 Puhelun käsittely Jos käytössä ei ole ohjelmistopuhelinta, niin puheluun vastataan ja puhelut soitetaan aina matkapuhelimella. Hallintaliittymässä voit Yhdistää puhelun eteenpäin. Suoraan Välipuhelun kautta Muodostaa neuvottelun Lopettaa puhelun Tallentaa puhelun puhepostiin (lisäpalvelu)

16 Välittäjälisenssi Tilatiedon muutos toiselle henkilölle Soitonsiirron tekeminen toiselle henkilölle Puhelinluettelotietojen ylläpito Ulkoisten yhteystietojen lisääminen vaihteeseen