KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous (päivitetty 4.12.2014) Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (1/2) Hakuvaiheessa Erasmus+ Programme Guide Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. 103-108* EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 198-201* (*sivunumerot 27.2.2014 päivätyn version mukaiset) 2
Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (2/2) Hankkeen sopimus: Article I.3. Maximum amount and form of the grant Article I.4 Reporting and payment arrangements Article 1.5 Bank account for payments PART II General conditions Part A: General obligations and role of the beneficiaries Part B: Financial provisions Annex II: Estimated budget Annex III: Financial and Contractual rules 3 Yleiset kulujen kelpoisuuskriteerit Rahoitetaan Erasmus+ ohjelmaoppaan mukaisia toimintoja (Erasmus+ Programme guide) Hankesopimuksessa (hakemuksessa) hyväksyttyjä toimintoja (activities) Rahoitetaan hankesopimuksen Annex II kululuokkien mukaisia kuluja rajoituksia kululuokkien välisissä siirroissa Raportoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja 24 kk: 1.9.2014-31.8.2016 tai 36 kk: 1.9.2014-31.8.2017 4
Vastuut hankkeessa Sopijaorganisaatio hallinnoi koko projektin budjettia ja vastaa hankkeesta kokonaisuudessaan. esim. raportointi koko partneriryhmän puolesta CIMOlle Hakuvaiheessa partneri on siirtänyt vastuun mandaattikirjeellä hakijaorganisaatiolle. Hankkeen alussa: Partnerin oikeudet/velvollisuudet määritellään tarkemmin partnerin ja sopijan välisessä sopimuksessa (contract between partner and contractor) esim. hankkeen sisäiset maksu- ja raportointikäytännöt ja aikataulut 5 Kirjanpidon järjestäminen Kukin partneri seuraa omia kuluja oman organisaationsa kirjanpidossa. Kunkin partnerin pitää tehdä kirjanpitoon oma kustannuspaikka (tunniste tai projektinumero) hankkeelle. Suositellaan, että kukin organisaatio laatii sisäisen kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja dokumentoinnista. Hankkeen koordinaattori kokoaa partnereilta saaduista tiedoista hankkeen yhteisen raportin CIMOlle. (Mobility Tool MT+) 6
MT+ raportointi KA2-hankkeissa Hankkeen kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu onlinena webin kautta käytettävässä Mobility Tool +:ssa (MT+). Hankkeen koordinaattori vastaa Mobility Tooliin tietojen viemisestä ja niiden oikeellisuudesta. Partnerille voi luoda oikeuden syöttää raportointitietoja suoraan Mobility Tooliin. Tietoja voi kerätä myös määrämuotoisella Excelillä, jonka avulla koordinaattori siirtää tiedot Mobility Tooliin. Koordinaattorin tulee tarkistaa partnerien raportoimat tiedot. MT+ on käytössä KA2-hankkeille v. 2015 (kesällä). CIMO on tehnyt muutamia tietojenkeruuta helpottavia tilapäisiä Excel-pohjia, joita voi käyttää ennen MT+:n KA2- osion valmistumista. 7 Kustannusten seuranta lyhyesti Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x toteutunut määrä CIMOlle raportoidaan kappalemäärät + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin eurot. kappalemäärä on oltava yksilöitävissä ja todennettavissa = kirjanpito + tositteet + dokumentointi Tarkastetaan kulun kelpoisuus hankkeelle (ei euroja). Actual (real) cost = todellinen kustannus CIMOlle raportoidaan toteutuneet eurot + tarvittavat todisteet kirjanpito + tositteet + dokumentointi 8
Kumppanuushankkeen kululuokat (KA2) Unit cost = yksikkökustannus 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) 5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) Actual (real) cost = todellinen kustannus 6. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) 9 Omarahoitus Erasmus+ -ohjelmassa raportoidaan ainoastaan EUtuen käyttö (EU grant). Omarahoitusta ( tai %) ei ole merkitty hankkeen budjettiin tai eikä sitä raportoida CIMOon. Huom. EU-tuki ei kata kaikkia hankkeelle syntyviä kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on omarahoitusta. Syytä seurata organisaatiossa, vaikka ei raportoida CIMOlle Ennakoi mahdolliset EU-tuen ulkopuoliset kustannukset Selvitä, miten organisaatiossasi EU-tuen ulkopuoliset kulut katetaan. 10
Maksut partnereille: dokumentointi Rahansiirrot partnereille tehtävä pankkisiirtona (bank transfer) Todiste partneriorganisaatiolle tehdystä maksusta: pankin tiliote ja merkintä kirjanpidossa II.1.3 General obligations and role of the coordinator 14 Kumppanuushankkeen kululuokat (KA2) 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) 5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 6. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 6. Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) 15
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 1/2 Kulut projektin hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbi, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk = 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 = 3 000 /vuosi Rahanjako konsortion sisäinen asia asia kuitenkin sovittava kaikkien osapuolten kesken. 16 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 2/2 Raportointi ja dokumentointi: Hankkeen aktiviteetit ja tuotokset on toteutettu sopimuksen mukaisesti ja raportoitu asianmukaisesti (proof of outputs) Hankkeen tulokset on saatavilla hankkeiden tulosten levitysalustalla (Dissemination Platform). Lopullisen tuen määräytyminen: Sopimuksessa määritelty hankkeen kesto x 500 /kk tai kesto x 250 /kk 17
2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) 1/3 Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 (100-1999 km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Max. 23 000 / vuosi (eli 40 matkaa, jos kaikki lyhyitä matkoja short distance). Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu. Transnational project meeting kohdasta voi käyttää myös kotimaassa toteutettavan hankkeen kansainvälisen (transnational) partnerikokouksen matka- ja oleskelukuluihin, mikäli matka on yli 100 km. Osallistuja vähintään 2:sta maasta. 18 2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) 2/3 Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Matkan pituus merkitään näkyviin Mobility Tooliin. Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. Jos kokous pidetään muualla kuin partneriorganisaation toimipisteessä (locality), tällöin pitää anoa ennen kokousta CIMOsta (NA:sta) hyväksyminen 19
2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) 3/3 Partnerikokouksiin voi osallistua ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta, tai (nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät. Jos opiskelijat osallistuvat partnerikokoukseen, heillä pitää olla selkeästi määritelty rooli tai tehtävä kokouksessa. Muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan (Audit, hanketarkastukset). Dokumentointi: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus tai kokouksen osallistujalista, josta käy ilmi matkan tarkoitus, aktiviteetit hankkeelle, kohde, kokouksen alkamis- ja päättymisajankohta. Osallistujalistaan osallistujien allekirjoitukset. Jos matka alkaa muualta kuin lähettävästä organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin vastaanottava organisaatio, silloin tarvitaan myös matkaliput ja laskut. Kokousmuistio on hyvää hankehallintoa. 20 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 1/2 Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen HUOM! Ei projektinhallintoon tai levitykseen liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Manager Researcher/teacher/trainer/youth worker Technician Administrative Palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa (ei hankkeessa) olevan tehtävän mukaan. Huom. Manager -palkkiota voidaan raportoida vain johtotason henkilöille. Käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher tai technician -kategorioihin. Huom. Jos Manager- ja Administrative staff -luokkiin ei ole myönnetty tukea, niin sitä ei voi myöskään käyttää. 21
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 2/2 Työaikaseuranta (timesheet) - Henkilön nimi, palkkakategoria, työn ajankohta (pvm), työpäivien määrä, työtehtävä (mikä hankkeen tuote) - CIMOsta mallipohja työajan raportointia varten Henkilön suhde organisaatioon Hankkeen tuotteita voivat tehdä (raportoida) ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta tai (nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät Muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan esim. työsopimus. HUOM: Intellectual outputin tekoa ei voi ostaa alihankintana ja raportoida tässä kohdassa.(vrt. Exceptional costs) 22 4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) 1/2 Tapahtumat tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Jos intellectual outputtia ei ole tehty -> tilaisuuttakaan ei voi olla. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/ käyttäjille. Partneriorganisaatioiden jäsenet voivat osallistua tilaisuuksiin, mutta heidän osallistumisia ei lasketa hyväksyttäviin määriin mukaan. Tuki lasketaan hyväksyttävän osallistujamäärän mukaan ja se on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management -kululuokasta. 23
4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) 2/2 Tilaisuuden dokumentointi: Osallistujalista, jossa näkyy tilaisuuden nimi, päivämäärä ja paikka tilaisuuden järjestäneen organisaation nimi kunkin osallistujan nimi, allekirjoitus, sähköpostiosoite sekä osallistujan lähettäneen organisaation nimi ja osoite Tilaisuuden ohjelma ja kaikki muut tilaisuudessa jaetut materiaalit Palautekysely (satisfaction survey) 24 5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille /oppilaille /nuorille/nuorisotyöntekijöille (Transnational learning/teaching/training activities) Toiminnon oltava oleellinen KA2-hankkeen päämäärien saavuttamiseksi (=hankesuunnitelman mukaista) Liikkuvuusjaksolle osallistuvien kelpoisuus vaihtelee Erasmus+ - ohjelman toiminnon ja hankkeen sisällön mukaan. Yleisperiaate: muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan. (esim. oppilaitoksen kirjoilla oleva opiskelija) Koordinaattori syöttää kaikkien osallistujien tiedot Mobility Tooliin (MT+) auttaa myös laskemien teossa. Pitkäkestoisessa liikkuvuudessa (yli 60 pv) kukin osallistuja saa liikkuvuusjakson jälkeen linkin pakolliseen osallistujaraporttiin (participant report = online questionnaire = EU Survey) 25
5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille /oppilaille /nuorille/nuorisotyöntekijöille...(transnational learning/teaching/training activities) 2 kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5-60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 3 eri kululuokkaa / matkustaja: Matkakulut (Travel) Asumis- ja oleskelukulut (Individual support) Kielivalmennus (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv- 12 kk) liikkuvuudessa. 26 5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille /oppilaille /nuorille/nuorisotyöntekijöille (Transnational learning/teaching/training activities) A) Matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin vähintään 100 km Osallistuja voi olla myös samasta maasta (kesto väh. 5 pv) Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Matkan pituus merkitään näkyviin Mobility Tooliin. Matkakululaskelman oletus: Lähtöpaikka on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. Koulutus voi olla hankkeen partnerimaassa muuallakin 27
5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille /oppilaille /nuorille/nuorisotyöntekijöille (Transnational learning/teaching/training activities) B) Asumis- ja oleskelukustannukset Kohdemaa ja keston mukaan. Minimikesto on 5 päivää. Lisäksi tuen voi saada tuen enintään 2 matkustuspäivää varten. Short term mobility 5 60 päivää: päiväkohtainen tuki Long term mobility 61 pv 12 kk: Kuukausiapuraha 1 kk = 30 pv. C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö 28 5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille /oppilaille /nuorille/nuorisotyöntekijöille (Transnational learning/teaching/training activities) Dokumentointi : A) Matkakulut & B) Asumis- ja oleskelukustannukset: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus, josta käy ilmi matkan tarkoitus, aktiviteetit hankkeelle, kohde, matkan alkamis- ja päättymisajankohta. Pitkissä liikkuvuuksissa osallistujaraportti Jos matka on alkanut muualta kuin omasta organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin partneriorganisaatio, silloin tarvitaan myös matkaliput ja laskut. C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö Kielikurssin osallistumistodistus, tai Kuitti kieltenoppimismateriaalista Tarkastuksissa vaaditaan myös kirjanpito + tositteet. Tarkastetaan matkan kelpoisuus ei käytettyjä euroja. 29
6. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) 1/2 Työsuunnitelmassa ja budjettitaulukossa perustellut erityiset kulut: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta) Raportointi todellisten kulujen mukaan huomioiden ALVkäytäntö. 30 6. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) 2/2 Tätä budjettiluokkaa voi käyttää ainoastaan silloin, jos myönnetty tukea tähän kululuokkaan. Budjettimuutokset eivät ole mahdollisia Raportointi Mobility Toolissa Raportoituun kuluun liittyvät dokumentit pitää toimittaa loppuraportin liitteenä. Tällaisia ovat esim. alihankintasopimus, kuittikopio, tosite maksusta jne. 31
7. Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. Budjettimuutos eli siirto toisesta kululuokasta on mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta. 32 Vaihtokurssit ei euromaat Euroalueen ulkopuolisia maita: Iso-Britannia (Sveitsi) Islanti Norja Ruotsi Tanska Puola Unkari Tšekin tasavalta Romania Bulgaria Kroatia Turkki Euroalueeseen 1.1.2015: Liettua 33
Valuuttakurssin muuntaminen II.17.6 Currency for requests for payments and payments Valuuttakurssien muuntaminen: a) Jos partnerin valuuttana on euro => oman kirjanpidon käytäntö valuutan muuntamisessa tai b) Jos partnerin valuutta on jokin muu kuin euro => EU:n virallisessa lehdessä määritelty vaihtokurssi siltä kuukaudelta jolloin NA on maksanut koordinaattorin tilille maksuerän Official Journal of the European Union: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/infor euro/inforeuro_en.cfm Koskee vain kululuokkia Exceptional costs ja Special needs support, joissa raportoidaan todellisia kuluja (actual costs). 34 Budjettimuutokset 1/2 Jos kululuokka ylittyy 20 % budjetoidusta, sopimusmuutos on anottava kirjallisesti NA:lta. Alle 20 % muutoksista ei tarvitse tehdä sopimusmuutosanomusta seuraavissa kululuokissa: Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) Huom. kululuokan sisällä ei saa kuitenkaan siirtää Manager ja Administrative staff luokkiin. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 35
Budjettimuutokset 2/2 Budjettimuutokset eivät ole mahdollisia: Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs): siirrot Manager ja Administrative staff luokkiin. Budjettimuutos mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta: Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) 36 Arvonlisävero ALV (VAT) Arvonlisäveron voi raportoida hankkeelle ainoastaan silloin, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi. Käytännössä ALV koskee KA2-hankkeiden raportoinnissa vain kahta todellisiin kuluihin perustuvaa kululuokkaa: Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) (esim. alihankinta) Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) Erasmus+ Programme Guide, s. 200 37
Dokumenttien säilytys 5 vuotta hankkeen loppumaksun jälkeen Esim. 1.9.2014-31.8.2016 (hankkeen sopimuskausi) Loppuraportti CIMOon 30.10.2016 Loppumaksu 31.12.2016 >> 31.12.2021 saakka II.20.2 Duty to keep documents The beneficiaries shall keep all original documents, especially accounting and tax records, stored on any appropriate medium, including digitalised originals when they are authorised by their respective national law and under the conditions laid down therein, for a period of five years starting from the date of payment of the balance, unless a longer duration is required by the national law. 38 Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA201 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ yleissivistavalle_koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushan kkeet Osallistujalle KA202 = KA2 ammatilliselle koulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ ammatilliselle_koulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA204 = KA2 aikuiskoulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus /aikuiskoulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA205 = KA2 nuorisotoimialalle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus /nuorisotoimialalle Avaintoimi_2_yhteistyohankkeet Strategiset_kumppanuudet Osallistujalle KA203 = KA2 korkeakoulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ korkeakoulutukselle Avaintoimi_2_hankkeet Strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA200 = KA2 cross sectoral-hankkeet Katso hankkeen pääsektorin sivuilta esim. KA201 tai KA203 -sivuilta 39