Kassa Puh: 02-2767 171 Fax: 02-2767 170 www.ecom.fi asiakaspalvelu@ecom.fi
1. Ecom kassa...3 1 Kassaoletukset...3 1.1. Kassaoletukset...4 1.1.1 Kassaoletusten käyttörajoitukset...4 1.2 Tulostusoletukset...5 1.2.1 Kassaoletukset tulostusmääreet...5 1.2.2 Logo kassalaskuun ja vapaa teksti...6 1. 2 Pankkitilit...6 2. Kassaohjelma...7 2.1 Ensimmäisen ja uuden kassalaskun teko...7 2.2 Ensimmäinen kassalasku...8 2.21 Kassalaskun numero, aika ja päivämäärä...8 2.3 Myyjänumero kassalaskuun...9 2.31 Myyjänumeron haku ja perustaminen...9 2.32 Myyjien perustaminen Ecomiin...10 2.4 Asiakkaan haku kassalaskulle...10 2.41 Asiakashakuikkuna...11 2.42 Suodattava asiakashaku...11 2.5 Alennustaulukko...12 2.6 Kassalasku yhteensä...12 2.7 Maksutapa...13 2.8 Kassalaskun tila...13 3. Kassalaskun laskurivit...14 3.1 Uuden tuotteen haku...14 3.2 Tuotteen lisäys sähköalan hinnastosta...15 3.3 Tuotteen löytäminen...15 3.4 Tuotteen haku nuolinäppäimillä...16 3.5 Tuotteen valinta kassalaskulle...16 3.6 Poikkeavan käyttöyksikön hallinta...17 4. Laskurivin tietojen muuttaminen...17 4.1 Hintojen tarkistus ja laskurivin nettohinnan määritys...18 4.2 Tuotteen lisäys kassaan ja siirto tuoterekisteriin...18 4.3 Myyntiyksikön ja käyttöyksikön käyttö...19
4.4 Kassalaskurivien järjestyksen vaihtaminen...19 5 Vapaa teksti...20 5.1 Vapaateksti -alavälilehti...20 6 Tee lasku/lähete...21 6.1 Korttimaksutapahtuman kirjaus...21 7 Kassalaskun tiliöinti...22 8 Kassalaskun tulostus...22 8.1 Kassalaskun tulostusikkuna...23 8.2 Kassatulosteen valinta...23 9 Kassatapahtumat...24 9.1 Käteismyynnit-alaikkuna...24 9.2 Muut kassatapahtumat...25 10 Kassapäiväkirjojen ajot...25 11 Kassamyynti päivätasolla...26 12 Lähetteestä kassalasku...26 13 Kassamyyntiraportit...27 13.1 Tuotemyyntiraportti...27 14 EAN viivakoodin käyttö Ecomissa...28 14.1 EAN-Viivakoodin hyödyntäminen...28 14.2 Viivakoodi muuttuu tuotenumeroksi...29 14.3 Viivakoodin käyttö tuotehakuikkunassa...29 14.4 Keräilevän viivakoodinlukijan käyttö...30 15 Tarviketarjousohjelman hyödyntäminen kassaohjelmassa...30
Kassa 2012 -merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1
Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2
1. Ecom kassa Ecom kassaohjelmisto on suunniteltu kassamyyntiin. Sen avulla hoidetaan esimerkiksi myymälämyynti ja muu käteiskauppa ja yrityksen käteisvarojen siirrot. Kassaohjelmistosta saa päiväkirjat kirjanpitoa varten. Ohjelmasta saa päiväraportit päivän myynnistä. Ecom Kassa on toimintaperiaatteeltaan samanlainen kuin Ecom Laskutus. Ensimmäiseksi käydään läpi ohjelmiston perusoletukset. 1 Kassaoletukset Kassaoletukset löytyvät valikosta Ohjelmat, Kassa ja Kassaoletukset 3
1.1. Kassaoletukset Tässä ikkunassa määritellään perusoletukset, tulostusoletukset ja tilinumerot. Perusoletuksissa määritetään kassanlaskun numerosarja ja kirjanpidon kassatositenumerosarja, joita kassaohjelma lisää automaattisesti aina uusilla numeroilla. 1.1.1 Kassaoletusten käyttörajoitukset Kassaoletukset voidaan suojata salasanalla, jolloin näitä kassaoletuksia ei pääse muuttamaan. Yleisempi tapa suojata ohjelmaa on tehdä käyttäjille käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet-valikon kautta yleiset käyttöoikeudet, joiden avulla tämäkin valinta voidaan tehdä. Käyttäjätunnuksien teosta on oma käsikirjansa, johon kannattaa tutustua erikseen. Perus-alavälilehdellä voi asettaa oikeuksia, joilla voi rajoittaa kassaohjelmiston käyttöoikeuksia: Jos Näytä katetiedot ohjelmassa rasti ei ole päällä, piilottaa ohjelma kassaohjelmasta hintatiedot-painikkeen, jonka alta näkee rivikohtaisen katteen ja koko ostolaskun katteen. Alempi valinta estää tehdyn kassalaskun muuttamisen sen jälkeen kun se on tulostettu. 4
1.2 Tulostusoletukset Tulostusoletukset löytyvät kassalaskuoletuksien toisesta alavälilehdestä. Ylimmästä kentästä valitaan oletuksena käytettävä kassalaskulomake. Alla olevasta ikkunasta on painettu kassalaskulomakkeen perässä olevaa alasvetopainiketta. Esiin tulleelta listalta löytyy Ecomin kassalaskut. Kassatuloseita saa kuittitulostimelle ja A4-kokoiselle paperille. Huomioitavaa. Ecom ohjaa tulosteensa ensimmäisellä kerran jälkeen automaattisesti sille kirjoittimelle, jolle se ensimmäisellä kerralla tulostettiin. Tämä siksi, että kuittitulostin on erikoistulostin, jonka halutaankin ohjautuvan automaattisesti. Kirjoittimen vaihtuu, tulee Ecomin päävalikosta valita Ikkuna-valikko ja poista kirjoitinoletukset -valinta, jolla tämän automaatti ohjauksen saa purettua. Kun kirjoitinoletukset otetaan pois, ei yhtään Ecomin ikkunaa saa olla auki. 1.2.1 Kassaoletukset tulostusmääreet Yksiriviseen vapaarivi-kenttään voi kirjoittaa vapaasti haluamaansa tekstiä rivin verran. Kopioita-kenttään kerrotaan tulostettavien lomakkeiden oletuslukumäärä. Marginaaleilla kohdistetaan tarvittaessa tekstit lomakkeelle ja kirjoittimelle sopiviksi. 5
1.2.2 Logo kassalaskuun ja vapaa teksti Oma logo kassalaskulla-valintaa käytetään silloin, kun papereissa on esipainettu logo valmiina. Mikäli logo on olemassa omana bitmap-tiedostona (.bmp) voidaan sitä hyödyntää kassalomakkeessa. HUOMIOI!! OMA LOGO ON HYVÄ OLLA SUHTEELLISEN ISO, JOTTA SE ON SOPIVA KASSALOMAKKEELLA. Yleistä vapaata tekstiä on valittavissa laskun ylä- tai alaosaan. Sitä voi käyttää tiedottamiseen. Penninpyöristys on mahdollista hoitaa kolmella eri tavalla kassalaskun pyöristämisessä. Pankkikorttimaksuissa ja luottokorttimaksuissa ei pyöristämistä ole käytössä. 1. 2 Pankkitilit Tilinumeroita tarvitaan Ecom kassaohjelmistossa lähinnä kassavarantojen siirtoihin, kun kassapäiväkirja on käytössä. Plus-painikkeella voi lisätä uuden tilin ja miinuspainikkeella voi poistaa turhan tilin. 6
2. Kassaohjelma Kassaohjelmisto avautuu Ohjelmat-valikon alta kohdasta kassa ja kassalaskut. 2.1 Ensimmäisen ja uuden kassalaskun teko Paina ylärivin +-painiketta. 7
2.2 Ensimmäinen kassalasku Ensimmäisen kassalaskun kohdalla ohjelma kysyy ensimmäisen kassalaskun numeroa, josta ohjelma alkaa kasvattamaan numeroita yhdellä aina uuden kassalaskun teon yhteydessä. OK-painikkeella hyväksytään ensimmäinen kassalaskunumero ja ohjelma siirtyy kassalaskuun. 2.21 Kassalaskun numero, aika ja päivämäärä Kassalaskunumeron jälkeen seuraavat kentät ovat laskun kellonaika ja päivämäärä (Pvm) Ohjelma ehdottaa automaattisesti tietokoneenkoneen kellonaikaa ja päivämäärää. Molempia arvoja voi tarvittaessa muuttaa. 8
2.3 Myyjänumero kassalaskuun Uutta kassalaskua tehtäessä ohjelma menee automaattisesti myyjänumerokenttään, joka yleensä syötetään ensimmäisenä. Kassalaskun tehnyt myyjä antaa oman numeronsa Myyjänro-kenttään. Jos Ecomiin kirjaudutaan sisälle käyttäjäkohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, voidaan määritellä, että ohjelma hakee oletuksena jo oikean myyjän tiedot ensimmäiseen tehtävään kassalaskuun. Käyttäjätunnuksista ja käyttöoikeuksista on olemassa oma käsikirjansa, johon kannattaa tutustua. 2.31 Myyjänumeron haku ja perustaminen Myyjän voi hakea myös Myyjänrokentän perässä olevalla hakupainikkeen kautta. Ohjelma avaa ikkunan, josta valitaan myyjä ja painetaan OK-painiketta tai enteriä näppäimistöltä. 9
2.32 Myyjien perustaminen Ecomiin Jos myyjiä ei ikkunasta löydy, perustetaan ne valikosta Ohjelmat, Perusoletukset ja sieltä Henkilötalavälilehdelle. Henkilöön on annettava vielä myyjäkohtaan rasti päälle, jotta henkilö näkyy myyjänä tässä ikkunassa. Uutta kassalaskua tehtäessä ohjelma ehdottaa myyjäksi samaa myyjää niin kauan, kun ohjelma on auki. Mikäli yrityksenne käyttää Ecom 3 palkanlaskentaa, kannattaa henkilötiedot hakea sieltä. Se tapahtuu valitsemalla projektiseuranta ja sen alta linkki Ecom 3 palkanlaskentaan. Avautuvasta ikkunasta voi siirtää henkilöt suoraan Ecomin perusoletuksiin samalla numerolla. Tämä mahdollistaa monia muitakin synergiaetuja mm. projektiseurannassa. 2.4 Asiakkaan haku kassalaskulle Kassalaskulle ei tarvitse syöttää asiakasta. Käteisasiakkaan nimen voi syöttää suoraan asiakasnumeron perässä olevaan Nimi-kenttään. Jos asiakas on jo perustettu Ecomin asiakasrekisteriin, voidaan se hakea kassalaskulle painamalla hiirellä Asiakasnumerokentän takana olevaa Kansio-painiketta. Tätä kautta pääsee myös lisäämään uuden asiakkaan tai muuttamaan jo perustetun asiakkaan tietoja. Asiakashaun saa esille myös painamalla asiakasnro -kentässä näppäimistön Funktionäppäintä F5. 10
2.41 Asiakashakuikkuna Asiakastietoja haetaan hakea alla näkyvän hakuikkunan avulla. Asiakkaan haku tapahtuu numeron, nimen tai osoitteen mukaan (musta täplä kertoo, minkä kentän mukaan tietoa haetaan). Tiedot ovat nyt aakkosjärjestyksessä asiakasnimen mukaan. Hakuavain-kenttään syötetään haluttu hakuehto, jolla asiakastietoja etsitään. Hakuikkunan asiakalista on päivittynyt siten, että ohjelma ehdottaa ensimmäistä hakuehdon täyttävää asiakasta valittavaksi kassalaskulle. Lista kuitenkaan ei tuonut esiin haluttua nimeä, joten seuraavaksi painetaan suodattavaa hakua. 2.42 Suodattava asiakashaku Suodattavalla asiakashaulla ohjelma on etsinyt kaikki ne asiakkaat, joiden hakukentistä löytyy hakuehtoon syötetty arvo. Hakuehdon tulee löytyä joko asiakasnimi- tai Lähiosoitetietokentässä. OK-Painikkeella oikea asiakas valitaan kassalaskuun. Asiakastietoja voi myös haluttaessa muuttaa tai asiakkaan voi lisätä tämän ikkunan kautta. Asiakashakutavoista on kerrottu yksityiskohtaisemmin asiakas- ja laskutuskäsikirjassa. 11
2.5 Alennustaulukko Asiakkaalle valittava alennustaulukko näkyy kolmannella rivillä. Yrityksen käytössä olevat alennusryhmät ovat Asiakas- ja toimittajaoletuksissa Asiakasalennukset -alaikkunassa. Siellä oleva oletusalennustaulukko tulee oletuksena kassaohjelmistoon. Alennustaulun voi valita ilman asiakastakin alennuskentän perässä olevasta alasvetopainikkeesta. Tämän avulla ohjelmisto antaa automaattisesti kassalaskulle alennuksia valitun alennustaulukon mukaan. Alennustaulukon toiminnasta on kerrottu tarkemmin sekä asiakkaat- että laskutuskäsikirjassa. Aletaulukon toimintaa on kehitetty uudessa versiossa. 2.6 Kassalasku yhteensä Kassalaskun ylätiedoissa on alimpana yhteissummarivi Siinä ovat koko laskun Veroton yhteensä, Veron osuus yhteensä ja Verollinen yhteensä. Näitä tietoja (harmaalla pohjalla) ei voi muuttaa, vaan ne päivittyvät automaattisesti kassarivitiedoista. 12
2.7 Maksutapa Maksutapa (käteinen, pankkikortti, luottokortti) valitaan seuraavasta kentästä.. Maksupainikkeella helpotetaan kassatapahtuman käsittelyä. 2.8 Kassalaskun tila Laskun tila kertoo, onko lasku Avoin (lasku on vielä kesken tai tulostamatta)tai Tulostettu (kun lasku on tulostettu, siirtyy tila automaattisesti tulostetuksi ja on tällöin valmis). 13
3. Kassalaskun laskurivit Laskutusriveille syötetään kaikki asiakkaalle tehdyt tuotteet. Tuoteriveille voi hakea tuotteita tuoterekisteristä tai syöttämällä tiedot suoraan tuoteriville. Uusi ja ensimmäinen rivi aloitetaan plus-painikkeella. 3.1 Uuden tuotteen haku Painamalla tuoteikkunassa olevaa Lisää(Plus) painiketta ohjelma siirtyy uudelle riville (tai ensimmäiselle). Uusi tuote haetaan alarivin Kansio -painikkeella. Seuraavaksi haetaan sähkörekisteristä laskutettavat tuotteet. Jos olet muuttamassa rivin tietoa lisäämisen sijasta, ohjelma kysyy tällöin, oletko lisäämässä vai muuttamassa tietoa. Tuotehaun saa esille myös näppäimistöltä painamalla tuotenumeron kohdalla F5 -Funktionäppäintä. 14
3.2 Tuotteen lisäys sähköalan hinnastosta Tuotteen hakuikkuna on jokaisessa Ecom -ohjelmistossa samanlainen. Musta täplä (tuotenumeron yläpuolella) kertoo, missä järjestyksessä tuotetta haetaan. Tuotteen normaalin haun voi suorittaa myös tuotteen nimen tai tuotteen teknisen tiedon eli tuotemallin mukaan. Seuraavaksi haetaan MMJ 3X1,5 -tuote tuotemallin mukaan. Ensin painetaan tuotenimen yläpuolella olevaa valkoista täplää, jolloin musta täplä siirtyy tuotemallin YLÄPUOLELLE. Tuotteen hakua on esitelty tarkemmin laskutuskäsikirjassa ja tuotekäsikirjoissa Klikkaamalla dokumenttia, jossa on keltainen kansion kuva, tuo ohjelma esille kuvan tuotteesta. 3.3 Tuotteen löytäminen Kun tuotteita haetaan tuotemallin mukaan, järjestäytyvät tuotetiedotkin saman tien aakkosjärjestykseen kyseisen kentän tiedoilla. Hakukenttään kirjoitetaan seuraavaksi MMJ 3x1,5. Heti kun hakuavaimeen kirjoitetaan tekstiä, reagoi hakuikkuna ja siirtyy kirjoituksen mukaiseen paikkaan tuoteluettelossa. Hakuavaimeen on kirjoitettu haluttu tieto ja hakuikkuna on löytänyt tuotemallista ensimmäisen tuotteen, jossa haluttu tieto on. Oikean MMJ:n voi nyt hakea alla olevasta taulusta. 15
3.4 Tuotteen haku nuolinäppäimillä Kun tuote on hakuikkunassa näkyvissä voidaan se valita joko hiirellä tai näppäimistöltä. Alaikkunaan on siirrytty Sarkain-näppäimellä ja sen jälkeen ikkunaa on rullattu alas näppäimistön nuoli alas -näppäimellä. MMJ 3X1,5 S on kassalaskulle valittava tuote. 3.5 Tuotteen valinta kassalaskulle Tuote valitaan laskulle painamalla hiirellä kaksi kertaa valittua riviä tai painamalla Enter-näppäintä, jolloin ohjelma kysyy tuotteen lukumäärää ehdottaen yhtä kappaletta. Hakuikkunan Valitse-painonapilla tuote myös valitaan laskulle. Ohjelma avaa ikkunan ja kysyy valittavaa määrää. Ikkuna ehdottaa aina oletuksena yhtä kappaletta. Määrä vahvistetaan OK-painikkeella. Myös Enter-näppäimen painallus vie rivin tiedot kassalaskulle. Tuotteen haun jälkeen ohjelma jää hakuikkunaan, jotta kaikki tuotteet voidaan hakea kerralla. Varaston ollessa käytössä ohjelma tuo esiin varastoikkunan, johon annetaan myyty määrä. Useamman varaston ollessa käytössä ohjelma ehdottaa aina aiemmin käytettyä varastoa. 16
3.6 Poikkeavan käyttöyksikön hallinta Kun tuotehausta poimitaan tuote, jonka myynti- ja käyttöyksikkö eroavat, niin määrän voi nyt syöttää kummassa yksikössä tahansa. Jos tuotteella on poikkeavat yksiköt, antaa ohjelma nyt mahdollisuuden syöttää määrät molemmilla tavoilla. Ohjelma tuo rivit näkyviin laskuriville käyttöyksikön hinnoin. alla on kaksi ikkunaa, jossa ylemmässä ikkunassa on varastoohjelma käytössä ja alemmassa ei. Kassariville tehtävän lukumäärän muutos ottaa samasta varastosta mistä alkuperäinenkin tapahtuma on tallennettu. 4. Laskurivin tietojen muuttaminen Mitä tahansa tuoterivin tietoa voi muuttaa helposti. Jos hintaa muutetaan on hyvä tietää, että Ecom sisältää automaattisen hintatarkistuksen. Ohjelma ilmoittaa värein, jos tuotteen myyntihinta on heikkokatteinen (sininen väri) tai jopa alle oman ostohinnan (punainen väri). Hinnan voi tarkistaa Hintatiedot -painikkeen alta. 17
4.1 Hintojen tarkistus ja laskurivin nettohinnan määritys Ylimpänä näkyy tuotteen ykköstukkuri ja tukkurin myyntihinta. Seuraavalla rivillä on tukkurin antama ale ja sen alla tuotteen ostohinta. Näiden alla ovat omat kate % ja katemarkat. Tuoterekisterin mukainen tuotemyyntihinta näkyy seuraavalla rivillä. Asiakaskohtainen hintakerroin tulee asiakasaleikkunasta. Tämä hinta näkyy laskurivillä tuotteen á-hintana. Asiakkaan saamat alennukset näkyvät ennen asiakkaan myyntihintaa. Asiakkaan saama hinta ja lukumäärät näkyvät seuraavilla riveillä. Tuotteesta jäävä nettokate kertoo, paljonko tuotteesta jää katetta. Koko laskun saldo näkyy Lasku -lokerossa. Kaikille tuotteille on annettava ostohinta, jotta koko laskun kate-prosentti näyttää oikein. Ostohintaa voidaan muuttaa ostohinta-painikkeella. Tämä on tarpeellista silloin, kun tuotetta ei ole viety lainkaan Ecomiin tuoterekisteriin valmiiksi. OK-painikkeella pääsee ohjelmaan takaisin. 4.2 Tuotteen lisäys kassaan ja siirto tuoterekisteriin Jos uusi tuote halutaan lisätä tuoterekisteriin, voidaan se tehdä erillisellä Siirto-painikkeella. Kuvassa alla on lisätty uusi rivi suoraan tähän laskuruutuun. Tuote siirtyy automaattisesti tuoterekisteriin painettaessa Siirto -painiketta sen tuotealan alle, joka on laskuriville annettu. Ohjelma kysyy nettohinnan ja tarkistaa, että tuoteala on olemassa. Ecom tekee rivistä punaisen, jos ostohinta on sama tai suurempi, kuin myyntihinta. Myös silloin kun kassalaskurivin ostohinta on suurempi kuin nolla ja a-hinta on nolla, tulee rivi punaisena. Alla oleva tuote on syötetty käsin, jolloin oletuksena ostohinta on sama kuin myyntihinta. 18
4.3 Myyntiyksikön ja käyttöyksikön käyttö Kun tuotteella on toimittajan puolesta annettu toimittajan myyntiyksikkö (kuvassa alla kpl) ja käyttöyksikkö (kuvassa M) poikkeavat, värjää Ecom määrä-kentän kehyksen oranssiksi, ja kun rivi on valittu, näkyy myös alla olevassa infotaulussa lisäksi erillinen ilmoitus tästä. Jos toimittajan myyntiyksikkö poikkeaa omasta ns. käyttöyksiköstä, eli siitä yksiköstä, jolla tuote myydään, ilmoittaa ohjelma siitä nyt tuotehaussa ja tuoterivillä oranssilla värillä. Tämä väri tarkoittaa aina sitä, että ohjelma varoittaa ja silloin on syytä tarkistaa, että tuotteen hinta on oikea suhteessa myytävään yksikköön. 4.4 Kassalaskurivien järjestyksen vaihtaminen Kun jotain laskuriviä halutaan siirtää toiseen paikkaan ylös- tai alaspäin, tapahtuu se siihen tarkoitukseen tehdyillä painikkeilla. Ensin valitaan siirrettävä laskurivi ja sen jälkeen riviä siirretään haluttuun suuntaan. Kuvan laskussa on tuoterivi siirretty viimeiseksi. Rivillä tai tuotehaussa Ctrl pohjaan, niin näkee eri tukkurien hinnat. Painamalla samalla rivin numeroa, niin valitsee halutun tukun hinnan myyntihinnaksi. Shift+Ctrl näyttää hinnat verollisena. 19
5 Vapaa teksti Vapaa teksti -alavälilehdelle kirjataan kassalaskun selvitys, joka tulee myös tulostettavaan kassalaskulle näkyviin. Sama Vapaateksti näkyy nyt myös kassalaskun keskellä. Sen kokoa voi säätää ja sen saa myös haluttaessa piiloon. Muokkaukset tehdään vapaatekstin alaosassa olevalla pitkällä säätöpainikkeella. Jos vapaatekstiä haluaa kirjoittaa enemmän, kannattaa avata Vapaateksti-alavälilehti. Vapaatekstin esiintyminen kassalaskulla määritetään kassalaskuoletuksissa. Se voidaan tulostaa joko ennen kassarivejä tai niiden jälkeen. 5.1 Vapaateksti -alavälilehti Kun alhaalta painaa vapaateksti-alavälilehteä, avautuu iso ikkuna kirjoittamista varten. Tähän voi kirjoittaa laajemman selvityksen kassalaskun sisällöstä, kun se on tarpeellista. Kassarivit saa takaisin näkyviin painamalla hiirellä kassarivit-alavälilehteä. 20
6 Tee lasku/lähete Kassaohjelmistossa voidaan kassalaskusta tehdä suoraan lähete tai lasku asiakkaalle. Se tapahtuu painamalla sitä painiketta, kummaksi kassalaskun haluaa muuttaa. Ohjelma siirtää koko kassalaskun laskuksi tai lähetteeksi ja siirtyy myös kyseiseen ohjelmistoon jättäen kassalaskutuksen uuden ikkunan alle avonaiseksi. 6.1 Korttimaksutapahtuman kirjaus Ecomin kassaohjelma käsittelee käteislaskun, pankkikorttilaskun, luottokorttilaskun ja vielä näiden eri kombinaatioita maksutapaa kirjattaessa. Kun Maksu-painiketta painaa, avautuu erillinen ikkuna, jossa maksutapahtumia voidaan käsitellä. Ikkunan saa auki myös F1- painikkeella. OK-painikkeella maksutapa hyväksytään. Laskun loppusummaa ei pyöristetä, jos maksutapana on pankki- tai luottokortti. Ecomissa on nyt myös Rahoitusyhtiömaksutapa, kun tarvikkeita myydään kulutusluotolla asiakkaille. 21
7 Kassalaskun tiliöinti Ecom tiliöi jokaisen kassatapahtuman omalle myyntitililleen automaattisesti. Ne voidaan tiliöidä automaattisesti niin, että tietyt tuotteet menevät tietyille myyntitileille, aivan kuten laskutuksen kautta myyntireskontrassa. Oletuksena tulevaa myyntitiliä voi muuttaa. Käytössä olevat myyntitilit saa esiin painamalla myyntitilien yläpuolella olevaa kansiopainiketta. Ecomissa voi tiliöidä kaikki rivit kerralla yhdelle tilille. 8 Kassalaskun tulostus Kassalaskun tulostus tapahtuu painamalla Tulostus-painiketta. Kassalaskun pikatulostus on ominaisuus, joka ohittaa tulostusikkunan ja aloittaa tulostamisen suoraan. Pikatulostus tapahtuu painamalla Tulosta-painiketta hiiren oikealla painikkeella. Kassalaskun voi myös tulostaa pikatulostuksella, joka tapahtuu painamalla Alt+p näppäimiä yhtä aikaa. 22
8.1 Kassalaskun tulostusikkuna Sivulla voi vaihtaa tulostettavien sivujen lukumäärää ja vaihtaa tulostettavien laskujen tulostuspäivämäärää. Laskulomakkeen valinta voidaan suorittaa myös tällä sivulla. Lähetteen tulostukseen on tehty erillinen lomake. Lähetteen tulostus ei muuta laskun tilaa. Sen lisäksi voit valita kaikki tulostettavat avoimet laskut kerralla tästä ikkunasta. Laskutuksen kirjoitinmääritykset löytyy Kirjoitin -painikkeen alta. 8.2 Kassatulosteen valinta Tulostusikkunan lomake-kohdassa valitaan se tulostettava lomake, jota halutaan kassalaskussa käytettävän. Ecom muistaa, mitä tulostinta on käytetty ja ohjaa tulostuksen aina samalle tulostimelle, kuin mihin se on aiemmin tulostettu. Kun oikea tulostusmuoto on valittu painetaan tulosta-painiketta. Lomakekohtaisen tulostuksen ohjauksen saa pois päältä, kun sulkee kassaohjelman ja valitsee Ecomin ylävalikosta Ikkunaotsikosta poista ikkunaoletukset. 23
9 Kassatapahtumat Kassatapahtumat alavalikosta näkyy kassan menot ja tulot kokonaisuudessaan. Se sisältää kolmenlaisia tapahtumia. Ensimmäisenä ovat Käteisostot, eli ostot, joihin on käytetty kassavaroja. Alla olevaan kuvaan on kirjattu yksi tällainen ostos. Toiseen kirjaantuvat kaikki kassaohjelmiston Käteismyynnit ja Kolmanteen on sijoitettu kaikki Muut tapahtumat, jotka sisältävät lähinnä kassavarojen siirtoja paikasta toiseen. Jokaisesta kassatapahtumasta tulee oma tositenumero, joka yksilöi sen kirjanpitoon. 9.1 Käteismyynnit-alaikkuna Tähän ikkunaan kirjataan kaikki kassaohjelmiston Käteismyynnit omina riveinään, joita ei ole kirjattu kassaohjelmiston kautta. Tällaisia ovat esimerkiksi suoraan keikkatyöstä saadut käteiskorvaukset. Muista, että normaalit kassalaskut on jo tiliöity rivikohtaisesti, ei tarvitse, eikä edes voi tiliöidä tämän ikkunan kautta uudestaan. Kuvassa kaksi ylintä riviä ovat kassalaskuista tulleita käteismyyntitapahtumia, jotka tulevat tähän ikkunaan automaattisesti. Alimpana rivinä on tähän ikkunaan syötetty kentältä saatu käteismyynti, joka on kirjattu myös työmyyntitilille alaikkunaan. 24
9.2 Muut kassatapahtumat Kassatapahtumien teossa on oleellisinta miettiä sitä, mille tilille rahansiirto kohdistuu ja miten päin. Alla on esimerkkinä kaksi tilitapahtumaa, jossa ensimmäisellä rivillä on siirretty rahaa pankista kassaan ja toisella rivillä on kassasta siirretty rahaa Meritan tilille. Kuvassa aktiivisena rivinä (musta kolmio rivin edessä) näkyy ylempi kassatapahtuma, ja alaikkunassa sen tiliöinti. Siinä on Meritan tilille tehty miinusmerkkinen siirto kassaan ja siksi se on myös tiliöity yläikkunaan ja alaikkunaan miinusmerkkiseksi. 10 Kassapäiväkirjojen ajot Kassapäiväkirjan ajo sisältää kaikki kassatapahtumat ja niiden tiliöinnit. Se kelpaa sellaisenaan kirjanpitäjälle. Ikkuna löytyy valikosta Ohjelmat, Kassa, ja Kassapäiväkirja. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että kassamyynnin lisäksi kassaostot ja kassavarojen siirrot ovat kirjattu Ecomin Kassatapahtumat -sivuille. Kun kassan Alkusaldo on annettu ja Päätä kausi -valintaan on merkitty rasti, ajaa Ecom Kassapäiväkirjan ja kirjaa suoritukset tilikohtaisesti historiaan. Kassatapahtumien päiväkirja-ajossa aikajakson loppusaldo tallentuu kauden päätöksessä seuraavan kauden alkusaldoksi ilman korttitapahtumia. Kassapäiväkirjan Yhteensä -erittelyyn tulostetaan pankki- ja luottokorttimaksut miinusmerkkisinä. Lisätty uusi maksutapa rahoitusyhtiö, joka eritellään myös kirjanpidon listoissa Päiväkirjojen välituloste -teksti muutettu: välituloste - ei kirjanpitoon. Teksti tulee tulosteisiin silloin, kun kautta ei päätetä. 25
11 Kassamyynti päivätasolla Päivittäisen myynnin seurantaan on tehty erillinen Kassamyynti -ikkuna, josta saa yhteenvedot päivätasolla kassamyynnistä. Ikkunassa kysytään, mitkä päivät halutaan tulostaa. Tulosta-painikkeella ohjelma antaa ulos raportin, mistä näkee päivän myynnin. Maksutapaerittely (Käteinen, pankkikortti, luottokortti ja rahoitusyhtiö) on nyt lisätty kassamyyntiraporttiin 12 Lähetteestä kassalasku Läheteikkunassa on suoraan painike, jolla lähete voidaan siirtää kassalaskuksi. Näin voidaan siirtää jokin lähete kassalaskuksi, jos asiakas tulee maksamaan kertyneen saldon suoraan myymälään. Ohjelma löytyy myös valikosta Ohjelmat, Kassa ja lähetteestä kassalasku. Lähetteen tila on oltava tulostettu, jotta se näkyy tässä ikkunassa. OK-painikkeella se siirtyy kassalaskuksi ja lähetteen tila muuttuu laskutetuksi, jolloin se siirtyy kassalaskuksi ja sen tila muuttuu laskutetuksi. Lähetteen vapaaseen tekstiin tulee tieto siitä, mille kassalaskulle lähete on siirretty. 26
13 Kassamyyntiraportit Ecomista saa kassamyyntiraportin lisäksi kassamyyntiraportin myyjittäin sekä tuotemyyntiraportin kassamyynnistä. Alla olevasta kuvasta näkyy kassaraporttien valikot, mistä raportit saa esille. Myyjänumeroiden numeroavaruutta on kasvatettu uuteen raporttiin. Alv laskennan yhteenvetolaskentatapaa on muutettu. 13.1 Tuotemyyntiraportti Kun asiakasnro-kenttä on tyhjä, ottaa ohjelma kaikki asiakkaat raporttiin. Tuotemyyntiraportti on mahdollista ryhmitellä tuotenumeroiden mukaan järjestykseen, jolloin ohjelma antaa välisummat valituista tuotenumeroryhmistä. Kassalaskut saa valittua myös tilan mukaan. Tuotemyyntiraportin voi ottaa myös myyjäkohtaisesti eriteltynä erillisenä raporttina. Tuotemyyntiraportin saa esikatseluun. 27
14 EAN viivakoodin käyttö Ecomissa Tuotteille on saatavissa EAN-koodit tietyiltä toimittajilta. Mikäli tuotteella ei ole EAN-koodia, voidaan se syöttää tuotetietoihin sieltä löytyvään EAN-kenttään. EAN-Koodin pituutta ei ole rjoitettu. Syötön voi tehdä käsin tai viivakoodinlukijalla, jolloin virheitä ei synny. 14.1 EAN-Viivakoodin hyödyntäminen Viivakoodi syötetään silloin kun ollaan tuotenro-kentässä, jolloin ohjelmisto näyttää viivakoodin tuotenro-kentässä. Kun edetään seuraavaan kenttään tuo ohjelma näkyviin tuotteen tuotenumeron ja tuo tuotteen tiedot riville näkyviin. Mikäli viivakoodinlukijaan on koodattu sisään sarkaimen painanta, tuo ohjelma automaattisesti tuotteen tiedot esille. Sähkö- ja LVIalalla ohjelma tietää tiettyjen tuotteiden EAN-koodin, vaikka tuoterekisterissä ei ole syötettynä EAN-koodia. Mikäli viivakoodissa onkin suoraan tuotteen tuotenumero EAN-koodin sijasta, hakee ohjelma tuotteen tiedot automaattisesti. 28
14.2 Viivakoodi muuttuu tuotenumeroksi Kun EAN-viivakoodi on syötetty tuotenro-kenttään ja siirtyy seuraavaan kenttään, muuttuu tuoterivin tiedot antaen haetun tuotteen tiedot esiin. Jos riville ei tule tietoa, ei viivakoodin mukaista tuotetietoa ole syötetty Ecomiin valmiiksi ja tuotteen tunnistus viivakoodista ei onnistu. 14.3 Viivakoodin käyttö tuotehakuikkunassa EAN-Viivakoodin veto tuo tuotehakuun ensin näkyviin EAN-koodin ja muuttaa sen välittömästi tuotekoodiksi, jolloin näytössä näkyy heti tuotenumero, siitä tuotteesta, jota etsitään. 29
14.4 Keräilevän viivakoodinlukijan käyttö Mikäli yrityksellä on käytössään keräilevä viivakoodilukija, voi sitä hyödyntää kassalaskutuksessa valitsemalla kassalaskut-valikon alta hae tuoterivit tiedostosta toimintoa. Sen saa myös painamalla F4-painiketta suoraan esille. Tämä toiminto on esitelty paremmin varastokäsikirjassa. 15 Tarviketarjousohjelman hyödyntäminen kassaohjelmassa Ecomissa on nyt erillinen Tarviketarjousohjelma, jota voi hyödyntää myös kassaohjelman yhteydessä. Ideana on hyödyntää tarviketarjousohjelmaa siten, että sinne voi kerätä asiakkaan keräämiä tarvikkeita siten, että se ei häiritse varastoa eikä kassaohjelmaa. Tämä on hyödyllistä varsinkin silloin, kun asiakas haluaa verrata eri tuotteiden hintaa tai hän jää vielä miettimään asiaa, eli ei tilaakaan kerättyjä tuotteita heti. Sen voi jättää silloin odottamaan tarviketarjouksena, kunnes asiakas tekee ostopäätöksen. Tarviketarjouksen saa kassalaskuksi, lähetteeksi tai laskulle yhdellä napin painalluksella, jolloin varastonkeruukin vasta tapahtuu. Tästä ohjelmasta on oma erillinen käsikirjansa, jossa aiheeseen tutustutaan tarkemmin. 30