Lomakkeiden muokkaus

Transkriptio

1 Lomakkeiden muokkaus Puh: Fax:

2 1. Ecom lomakkeiden muokkausohjelma Lomakeohjelman sijainti Lomakeohjelman avaus Lomakkeen esivalintaikkuna Lomakkeen teko valmiista lomakkeesta Lomakkeen teko valmiista lomakkeesta laskulomakkeen teko-ohjelma Lomakkeen nimi ja malli Logon määrittäminen lomakkeelle Lomakkeen logo.rtf-tiedoston muuttaminen RTF-logon valinta laskulle Logo-lomakkeen jättäminen tyhjäksi Logon valinta kuvatiedostosta Erillinen logo laskulomakkeelle Vapaa teksti Yleiset laskulomakemääritykset Laskun yleiset Marginaalit Asiakasmarginaalit kirjekuorta varten Lomakkeen fontit Lomakkeen muut määritykset Lomakkeen muut määritykset Laskurivin sisällön valinta Laskurivien muokkaus Laskurivien muokkaus Laskulomakkeen käännösikkuna Lomakkeen tallennus Lomakkeen avaus Valmiit laskulomakkeet Lähetelomakkeiden teko Lähetelomaketyypin valinta Lähetelomakkeen avaus Logon asettaminen lähetteeseen Lähetteen vapaa teksti...19

3 4.5 Valmiiden vapaiden tekstien valinta Rtf.tiedostojen muokkaus Lähetelomakkeen yleiset asetukset lähetteen yleiset asetukset Lähetteen yleiset asetukset Läheterivien sisältö Lähetelomakkeen esikatselu ja tallennus Valmiit lähetelomakkeet Tarviketarjouslomakkeiden muokkaus Tarviketarjousohjelman avaus Lomakepohjan valinta Lomakepohjan valinta Lomakkeen nimi ja otsikko Logotieto tarjouslomakkeelle Logotiedoston muokkaus Logotiedon muuttaminen muutettu logotiedosto Vapaan tekstialueen määritys Yleiset lomakeasetukset tarviketarjoukseen Tarviketarjouksen rivit Käännössivu Tarjous tekstinkäsittelyyn Valmiit tekstikäsittelylomakkeet Tarvikelomakkeen sisällön muokkaus Oma tarjouslomake Tarjouksen tulostaminen tekstinkäsittelyyn Tarjous esikatselussa...33

4 Lomakkeiden muokkaus 2012-merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

5 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

6 Lomakkeiden muokkaus Ecomissa Ecomissa on valmiina useita erilaisia lomakepohjia laskuille, lähetteille ja tarviketarjouksille. Lomakkeiden muokkausohjelmaa kannattaa käyttää silloin, kun laskutus-, lähete-, tai tarviketarjouslomakkeelle tarvitaan jotain erityispiirrettä, joita ei valmiista lomakkeista löydy. Ecomissa on valmiina iso joukko erilaisia lomakkeita valmiina. Näitä lomakkeita ei voi muuttaa, mutta niistä voi valita halutun lomakkeen pohjaksi, josta voi muokata oman lomakepohjan. Tällöin peruslomakkeet ovat aina käytettävissä ja omilla lomakkeilla voi sorvat itselleen sopivia lomakkeita näiden lisäksi. 1. Ecom lomakkeiden muokkausohjelma Laskutus- ja lähetelomakkeiden muokkaukseen on tehty oma ohjelma, joka avautuu laskutus- ja myyntireskontra-valikosta ja sen alta laskutus- ja myyntireskontraoletuksista. Sen voi avata myös tarviketarjousoletusten kautta. 3

7 1.1 Lomakeohjelman sijainti Avautuneesta ikkunasta valitaan tulostus-alavälilehti, jonka alta avautuvasta ikkunasta voi avata lomakkeiden muokkausohjelman. 1.2 Lomakeohjelman avaus Kun tulostusalaväliehti on laskutus- ja myyntireskontraohjelmassa avattu, painetaan muokkaa lomakkeita -valintaa, joka avaa lomakkeiden muokkausohjelman. 4

8 1.3 Lomakkeen esivalintaikkuna Ensimmäisessä ikkunassa valitaan se, kumman ohjelman lomakkeita halutaan muokata. Ylempi osa on laskutuslomakkeen muokkausvalinta ja alemmassa osalla valitaan lähetelomakkeen valintatapa. Molempien lomakkeiden muokkausta voi lähestyä kolmella eri tavalla: 1. Ensimmäisellä kertaa otetaan jokin valmis lomake uuden lomakkeen pohjaksi. 2. Toisessa vaiheessa on jo tehty jokin oma lomake, jota halutaan muokata tai käyttää uuden lomakkeen pohjana. 3. Kokonaan uuden lomakkeen teko vaatii suurta kokemusta ja lomakkeen tekotaitoa. 4. Tarviketarjouksen kautta voidaan nyt muokata myös lomakepohjaa tekstinkäsittelyohjelman kautta. Näin yritys voi muokata tarviketarjoukseen pidemmälle viedyn oman lomakkeen Lomakkeen teko valmiista lomakkeesta Seuraavaksi tehdään uusi laskulomake, jossa käytetään pohjana olemassa olevaa laskulomaketta. Seuraavaksi tehdään uusi laskulomake, jolloin ensin asetetaan painike kohtaan Tee uusi laskulomake, käytä pohjana lomaketta. Kun lomakevalintakentän perässä olevaa painiketta on painettu, avaa ohjelma luettelon olemassa olevista lomakkeista. Alla olevasta luettelosta valitaan haluttu laskulomake, josta aletaan muokkaamaan haluttua lomaketta. Lomakeluettelosta valitaan Blankolomake. 5

9 1.32 Lomakkeen teko valmiista lomakkeesta Kun sopiva lomake on valittu uuden lomakkeen teon pohjaksi, tarkistetaan vielä, että juuri sen lomakkeen vasemmalla puolella on myös musta piste, joka kertoo, että tätä lomaketta halutaan muokata. OK-painikkeella ohjelma avaa lomakkeiden muokkausohjelman valituilla ehdoilla. 2 laskulomakkeen teko-ohjelma Lomakkeen teko tapahtuu tässä ikkunassa. Edellisellä sivulla oli valittu lomakkeen teko valmiista lomakepohjasta ja lomakkeeksi oli valittu blanko, joka tulostetaan tyhjälle paperille. Ohjelmassa on nyt siis valmiin lomakemallin asetukset, joita seuraavaksi käydään läpi. Paperimallin valinta tehdään tällä sivulla, jossa myös annetaan nimi uudelle lomakkeelle. 6

10 2.1 Lomakkeen nimi ja malli Uudelle lomakkeelle annetaan yksilöllinen nimi ja valitaan lomakemalli. Kaksi ensimmäistä ovat puhtaalle paperille tehtäviä laskulomakkeita. Kolmanteen on painettu pankkisiirrollinen alaosa ja neljännessä on kokonaan valmiiksi painettu laskulomakepohja. Seuraavaksi tehdään uusi lomake tyhjälle paperille, jossa ei ole pankkisiirto-osaa alaosassa. Se on yleensä toimivin toimialoilla, joissa laskut ovat pitkiä. 2.2 Logon määrittäminen lomakkeelle Oletuksena lomakkeilla on valinta, että logo haetaan perusoletuksiin talletetun kuvatiedoston kautta. Se on siinä mielessä hyvä määritys, että jos logotiedostoa ei ole määritetty, käyttää ohjelma ylimmän RTF-logon mukaista perusmääritystä. Alla näkyvät avainsanat voidaan liittää RTF-logon sisältöön. Hakasulkuihin annettu tieto tulee suoraan Ecomin tiedoista, jotka löytyvät kaikki laskutus- ja myyntireskontraoletuksista ja suurin osa myös perusoletuksista. Logotekstin sisältöä voidaan muuttaa Muokkaa-painikkeella. 7

11 2.2.1 Lomakkeen logo.rtf-tiedoston muuttaminen Kun muokkaa-painiketta on painettu, avaa ohjelmisto sen ohjelmiston, millä windows käsittelee rtf-lomakkeita. Wordpad on hyvä työkalu RTF-tiedoston muokkauksessa. Tässä lomakkeessa voi muuttaa laskulomakkeeseen tulevan yritystietojen sisältöä. Tässä voidaan käyttää edellisellä sivulla käytettyjä avainsanoja tai kirjoittaa täysin uudet tiedot. Kun tekstikäsittelyohjelma suljetaan tallettaen tehdyt muutokset, palataan takaisin lomakkeen muokkausohjelmaan RTF-logon valinta laskulle Kun RTF-logo halutaan laskulle, asetetaan hiirellä RTF-logon valinta päälle. 8

12 2.2.3 Logo-lomakkeen jättäminen tyhjäksi Jos omaan paperiin on painettu valmis logo, voidaan tähän valita blankko.rtf pohjaksi, jolloin ohjelma jättää logokentän tyhjäksi Logon valinta kuvatiedostosta Jos logo löytyy valmiina kuvatiedostona, voidaan se tallentaa valmiina kuvatiedostona perusoletuksiin ja valita tästä ikkunasta alemman vaihtoehdon. Logon osoite tulee olla talletettuna perusoletuksiin (Ohjelmat ja perusoletukset Ecomin avausikkunasta). Ecom osaa valita automaattisesti logon laskulomakkeelle, vaikka valintana olisikin rtf-logo. 9

13 2.2.5 Erillinen logo laskulomakkeelle Ecomissa voi asettaa oman logon laskulomakkeelle valitsemalla kohdan logo kuvatiedostosta ja antamalla sen osoitteen, mistä logotiedosto löytyy. Tämän jälkeen ohjelma hakee tälle lomakkeelle tässä asetetun logon käyttöön. Jos yrityksellä on käytössään verkkoversio, on logo asetettava mieluiten Ecomin verkkokansioon, jotta sama tiedosto olisi käytössä jokaisella koneella.. Tämä on hyödyllinen toimintatapa niille, jotka toimivat osittain aputoiminimien alla. 2.3 Vapaa teksti Vapaateksti on se alue, joka tulostuu laskun alareunaan. Pankkisiirtolomakkeessa tulostusalue on pankkisiirtoosan yläpuolella oleva alue. Kolmirivinen vapaa teksti on alue, josta löytyvät yrityksen käyttämät pankkitilit, viitenumero, y-tunnus ja kotipaikka. Alla olevat avainsanat voidaan myös määrittää mukaan niin haluttaessa. Tällöin painetaan Muokkaa-painiketta, jonka jälkeen voi tehdä haluamansa muutokset tekstinkäsittelyssä. Huomio, että nämä tekstit tulee kirjoittaa hakasulkujen sisään ja täsmälleen samalla tavoin, kuin ne esiintyvät avainsanoina. Tämän jälkeen ohjelma osaa tuoda valitun tiedon suoraan ohjelmasta. Myös tarjouslomakkeen teko sisältää omat avainsanat. 10

14 2.4 Yleiset laskulomakemääritykset Yleisissä laskulomakkeeseen liittyvissä määrityksissä on lähinnä käytettyyn fonttiin ja marginaaleihin liittyviä muokkausmahdollisuuksia. Täällä voi myös määrittää muita laskulomakkeeseen liittyviä asetteluja Laskun yleiset Marginaalit Ylämarginaali kertoo millimetreinä tekstin alkamiskohdan ylhäältä päin laskettuna. Vasen marginaali kertoo vastaavasti vasemman reunan alkamiskohdan Myös alamarginaali voidaan asettaa paikoilleen. Marginaalitietoja ei yleensä joudu muuttamaan. Toki esipainettujen lomakkeiden kanssa marginaaleja saattaa joutua kokeilemaan kohdalleen. 11

15 2.4.2 Asiakasmarginaalit kirjekuorta varten Laskulomakkeen asiakastietojen tulostusmarginaalit asetetaan asiakkaan osoitemarginaalit kenttiin. Näitä marginaaleja tarvitaan lähinnä aseteltaessa laskua ikkunalliseen kirjekuoreen. Nämä marginaalit on asetettu niin, että ne osuvat kohdalleen lähes aina Lomakkeen fontit Yleisissä asetuksissa voidaan määrittää omat kirjasinlajit eli fontit lomakkeelle ja riveille erikseen. Fonttien muuttamista laskulomakkeille kannattaa harkita tarkkaan, sillä se on osa yrityksen imagoa. Oikealla oleva esimerkkiteksti näyttää valitun kirjasinlajin ulkoasun. 12

16 2.4.4 Lomakkeen muut määritykset Alv-erittelyllä saadaan erittäin selkeä arvonlisäveroerittely eri verokannoittain eroteltuna. Pankkiviivakoodilla saadaan laskulle viivakoodi, joka helpottaa laskemista. Tulostuspäiväys saadaan tulostettua laskulle tällä asetuksella Viitelaskun saa laskulle rastittamalla tämä valinta päälle. Viitelasku sisältää laskun numeron ja tarkisteen, joka on virallisen pankkiasetuksen mukainen. Vapaa teksti voidaan tasata keskellä (kun valinta ei ole päällä) tai sitten vasempaan reunaan. Viivakoodit asiakkaan laskulle aktivoimalla pankkiviivakoodi -kenttä saadaan asiakkaan laskulle viivakoodit, joka laskun maksamista. Viivakoodifontin on tuottanut: iqs Partners Finland - iqs Partners Finland - iqs@iqs.fi Lomakkeen muut määritykset Sivun pituus voidaan asettaa 12 lomakkeelle, jos tulostimena käytetään ketjulomaketta ja matriisitulostinta. Jos yrityksellä on valmiita esipainettuja lomakkeita, jossa on erillinen pankkisiirto-osa ja siinä valmiiksi painettuja pankkitilinumeroita ja yrityksen tietoja, voidaan näillä valinnoilla estää ohjelmaa kirjoittamasta näitä tietoja uudestaan. 13

17 2.5 Laskurivin sisällön valinta Tälle sivulle määritetään laskutusrivin sisältö. Kenttiin valitaan halutut laskurivin tiedot, annetaan halutut otsikot ja tasaukset. Lopuksi vielä määritetään okaiselle kentälle sopiva pituus prosentteina, jolloin yhteisprosentiksi tulisi saada 100. Silloin koko rivi on täytetty kokonaan. Kun alussa on valittu jokin laskulomake pohjaksi, on tässä ikkunassa tiedot valmiina. Jos taas tehdään kokonaan uusi lomake, on tämä ikkuna tyhjänä Laskurivien muokkaus Alla olevaan ikkunaan on nyt listattu esiintymisjärjestyksessä laskurivien kentät, joita laskulla halutaan asiakkaalle näyttää. Laskun viimeisenä kenttänä on lähes poikkeuksetta laskun summakenttä, mikä on hyvän laskutuskäytännön mukaista. Laskurivin tiedoissa määritetään riveille halutut otsikkotiedot, jotka näkyvät laskurivien yläpuolella niillä otsikkotiedoilla, mitä tähän on kirjoitettu. Huomioi, että ale% on jätetty tarkoituksella ilman otsikkoa, jotta se ei korostu niillä asiakkailla, jotka eivät alennusta saa. Asiakas tietää sen ilman otsikkotietoakin. 14

18 2.52 Laskurivien muokkaus Tasauksella määritetään kentän tekstin täyttö, joka numeroilla on yleensä oikea reuna. Silloin kaikki luvut ovat tasattuina oikeasta reunasta ja ovat siten helposti luettavia. Rivien kenttäkohtaiset pituudet on määritetty prosentteina rivin käytössä olevan pituuden mukaan. Jotta koko rivi tulee hyödynnettyä sivun marginaaleihin asti, tulisi rivien summa yhteensä olla 100. Kenttien järjestystä voi vaihtaa kätevästi oikeassa reunassa löytyvillä nuolipainikkeilla. Laskurivin muokkauksessa on kuitenkin hyvä muistaa, että sen luettavuus säilyy selkeänä. 2.6 Laskulomakkeen käännösikkuna Kun laskupohjan haluaa kääntää toiselle kielelle, tehdään se tässä ikkunassa. Otsakkeessa on se nimi, jonka ohjelma kirjoittaa laskulle. Alla olevaan kenttiin voi kirjoittaa vastaavan nimen vieraalla kielellä. Käänteisen alv:n veromaksupykälä on myös mahdollista kääntää. 15

19 2.7 Lomakkeen tallennus Seuraavaksi voi tehtyä lomaketta katsella esikatselun kautta ja lopuksi talletetaan lomake tallenna-painikkeella. Lomakkeen tallennus kysyy vielä, että otetaanko uusi lomake oletuslomakkeeksi laskutuksen puolelle. 3 Lomakkeen avaus Lomake avataan painamalla Avaa-painiketta. Usein on helpompaa ottaa pohjaksi jokin olemassa oleva lomake, tehdä siihen halutut muutokset ja nimetä se uudeksi lomakkeeksi. 16

20 3.1 Valmiit laskulomakkeet Yläikkunassa näkyvät ohjelmassa valmiina olevat laskulomakkeet ja alaikkunassa ovat kaikki itse tehdyt laskulomakkeet. On hyvä tapa ottaa jokin valmis laskulomakepohja oman laskulomakkeen tekoon, jolloin siihen tehdään halutut muutokset ja nimetään se uudestaan tallennusvaiheessa. Ok-painikkeella saa esiin valitun lomakkeen. 4. Lähetelomakkeiden teko Laskutus- ja lähetelomakkeiden muokkaukseen on tehty oma ohjelma, joka avautuu laskutus- ja myyntireskontra-valikosta ja sen alta laskutus- ja myyntireskontraoletuksista. Avautuneesta ikkunasta valitaan tulostus-alavälilehti jossa on muokkaa lomakkeitapainike, joka avaa muokkausohjelman. 17

21 4.1 Lähetelomaketyypin valinta Ensimmäisessä ikkunassa valitaan se lähetelomake, jota haluaa muokata. Alasvetovalikosta voi valita halutun lomakepohjan. Lähetteitä kannattaa ensin tulostaa lähetepuolella, jolloin on helpompi valita sellainen pohja, joka on lähimpänä seitä lomaketta, jollaisen haluaa itse tehdä. Muista myös asettaa valinta päälle, että haluat muokata kyseistä lomaketta. OK-painikkeella valittuja lomakkeita pääsee muokkaamaan. 4.2 Lähetelomakkeen avaus Ensimmäisellä lähetelomakkeen tekosivulla annetaan lomakkeelle nimi ja otsikko, joka tulostuu lähetteen otsikoksi. 18

22 4.3 Logon asettaminen lähetteeseen Tähän asetetaan yrityksen logo, joka tulee lähetteeseen. Logon asettelu on kerrottu tarkemmin laskulomakkeen teon yhteydessä aiemmin tässä käsikirjassa. 4.4 Lähetteen vapaa teksti Lähetteen vapaita tekstiosioita on kaksi:yläosan vapaa teksti ja alaosan vapaa tekstialue. Seuraavaksi valitaan yläosaan oma pohja ja alaosaan kuittausosa. Oletuksena molemmat ovat tyhjiä. 19

23 4.5 Valmiiden vapaiden tekstien valinta Yläosaan vapaaseen tekstiin on valittu kustannukset.rtf, jossa on valmiina töiden kirjausmahdollisuus sekä tehdyn työn selvitysosa. Alaosaan on valittu työallekirjoitus.rtf, jossa on työn tila ja allekirjoitusten syöttötila. Mikäli valmiita tiedostoja haluaa muokata, voidaan se tehdä painamalla muokkaa-painiketta. RTF-lomakkeden muokkaus vaatii erittäin hyvää tekstinkäsittelyohjelmiston hallintaa Rtf.tiedostojen muokkaus Rtf-lomakkeita voi muokata tekstinkäsittelyohjelmistolla haluamansa näköiseksi ja täällä voi myös tehdä omia rtf. pohjia, joita voi liittää Ecomin lähetetietoihin mukaan. Tiedostojen muokkaus tosin vaatii erittäin hyvää tekstikäsittelyohjelmiston hallintaa. Kun muutokset on tehty talletetaan muutokset ja suljetaan tekstinkäsittelyohjelmisto, jolloin ohjelma palaa lomakkeiden muokkausohjelmistoon. 20

24 4.6 Lähetelomakkeen yleiset asetukset Tässä ikkunassa ovat lähetteeseen liittyvät yleisen asetukset. Ensimmäisinä määritetään Marginaalien ja fonttien asetukset, joita harvemmin täytyy muuttaa. Jos lähetteelle halutaan jokaiselle riville euromääräiset summatiedot, asetetaan Rivisummien tulostus lähetteelle tällä valinnalla. Mikäli tulostetulle lähetteelle halutaan riviviivat selventämään rivejä, kannattaa riviviivat -valinta jättää tyhjäksi lähetteen yleiset asetukset Kun tulostettavaan lähetteeseen halutaan kirjoittaa tehdyn työn selvitys, asetetaan Työmääräinvalintaan rasti ja sen perään Työn selvitysrivien lukumäärä kertomaan, montako riviä selvitykselle varataan. Jos tulostettavaan lähetteeseen halutaan asiakkaan laskutusosoite, joka löytyy asiakkaan laskutusoletuksista, asetetaan rasti tähän valintaan. Oletuksena käytössä on asiakkaan toimitusosoite, joka on asiakkaan ylätaulussa. Osoitetietoihin Vapaan tekstin tasaus kerrotaan rivikohtaisen vapaan tekstin sijoittuminen. Jos rasti on päällä, alkaa teksti heti vasemmasta reunasta ja ilma rastia teksti tasataan tuotenimen tekstin tasalle, mikä on tasapainoisemman näköinen, mutta on siten myös lyhempi tekstikenttä. 21

25 4.62 Lähetteen yleiset asetukset Jos lähetteet tulostetaan ketjulomakkeelle, valitaan 12 lomake. Oletuksena on A4- koko. Jos tulostetulle lähetteelle halutaan kirjata kynällä lisää tarvikkeita sen mukaan, mitä työhön on tarvittu, asetetaan käsin täytettäviin riveihin niin monta tyhjää valmiiksi viivoitettua riviä, kuin lomakkeelle halutaan. 4.7 Läheterivien sisältö Alla olevaan ikkunaan on nyt valittu halutut läheterivitiedot, määritetty halutut otsikot ja määritetty rivien pituudet prosentteina. 22

26 4.8 Lähetelomakkeen esikatselu ja tallennus Tulosta malli-toiminnolla voidaan esikatsella valittua lähetettä. Lähetelomakkeen tallennus tapahtuu painamalla Tallenna-painiketta. Mikäli ohjelma kertoo, että lähetelomake on jo olemassa, tarkoitta se sitä, että lomake on jo olemassa, jolloin se on jo talletettu, tai sitten sen niminen valmis lomake on jo olemassa. 4.9 Valmiit lähetelomakkeet Yläikkunassa näkyvät ohjelmassa valmiina olevat lähetelomakkeet ja alaikkunassa ovat kaikki itse tehdyt lähetelomakkeet. On hyvä tapa ottaa jokin valmis lähetelomakepohja oman lähetelomakkeen tekoon, jolloin siihen tehdään tarvittavat muutokset ja nimetään se uudestaan tallennusvaiheessa. Ok-painikkeella saa esiin valitun lomakkeen. 23

27 5. Tarviketarjouslomakkeiden muokkaus Tarviketarjouslomakkeiden muokkaus tapahtuu tarviketarjousoletusten kautta, Jonka saa esille ohjelmat-valikon alta kohdasta Tarviketarjous, josta valitaan tarviketarjousoletukset. 5.1 Tarviketarjousohjelman avaus Tarviketarjousohjelman lomakkeiden muokkausohjelman saa auki painamalla Muokkaa-lomaketta. 24

28 5.2 Lomakepohjan valinta Tarviketarjouksen muokkausikkunassa valitaan ensin se tapa, mistä uutta lomaketta aletaan rakantamaan. Ikkunan alaosassa on Tarjouslomakkeiden muokkausvalinnat. Ylimpään tarjouksen muokkauspohjaan valitaan pohjaksi jokin tarjouslomake, joka otetaan pohjaksi muokattaessa uutta lomaketta. Ecomin valmiita lomakkeita ei suoraan voi muokata, vaan halutun lomakkeen voi ottaa pohjatiedoksi, josta voi muokata oman lomakkeen Lomakepohjan valinta Ecomista tulostettavan lomakkeen valinta voidaan tehdä käyttämällä pohjana jotain Ecomin käyttämää lomaketta. Omien lomakkeiden muokkaus on mahdollista, kun niitä on ensin tehty. Kokonaan uuden lomakkeen tekeminen ilman mallia vaatii lomakeohjelman hyvää hallintaa ja sitä käytetäänkin harvemmin. Tekstinkäsittelyohjelmiston kautta tehtävä lomakepohja antaa enemmän mahdollisuuksia ulkoasun ja sisällön käsittelyssä. Sen voi valita painamalla muokkaa rtf-lomaketta osion. Seuraavaksi tehdään ouusi tarjouslomake käyttämällä pohjana Tarjous-lomaketta ja painetaan OKpainiketta. 25

29 5.3 Lomakkeen nimi ja otsikko Ensimmäisellä lomakkeen tekosivulla annetaan lomakkeelle nimi ja otsikko, joka tulostuu tarjouslomakkeen otsikoksi. 5.4 Logotieto tarjouslomakkeelle Oletuksena lomakkeilla on valinta, että logo haetaan perusoletuksiin talletetun kuvatiedoston kautta. Se on siinä mielessä hyvä määritys, että jos logotiedostoa ei ole määritetty, käyttää ohjelma ylimmän RTF-logon mukaista perusmääritystä. Alla näkyvät avainsanat voidaan liittää RTFlogoon. Hakasulkuihin annettu tieto tulee suoraan Ecomin tiedoista, jotka löytyvät Ecomiin syötetyistä yritystiedoista. Logotekstin sisältöä voidaan muuttaa Muokkaa-painikkeella. 26

30 5.4.1 Logotiedoston muokkaus Kun muokkaa-painiketta on painettu, avaa ohjelmisto sen ohjelmiston, millä windows käsittelee rtf-lomakkeita. Wordpad on hyvä työkalu RTF-tiedoston muokkauksessa. Tässä lomakkeessa voi muuttaa laskulomakkeeseen tulevan yritystietojen sisältöä. Tässä voidaan käyttää edellisellä sivulla käytettyjä avainsanoja tai kirjoittaa täysin uudet tiedot. Olennaista on, että avainsanoja käytettäessä käytetään myös hakasulkeita, jotta ohjelma tietää tiedon tulevan ohjelman tiedoista. Seuraavaksi otetaan pois faxiin liittyvät tiedot, kun yrityksellä ei sellaista ole. Se tapahtuu poistamalla tässä tekstinkäsittelyohjelmassa Logotiedon muuttaminen Alla olevasta logo-tiedostosta on otettu nyt faxiin liittyvät tiedot pois. Kun tekstikäsittelyohjelma suljetaan tallettaen tehdyt muutokset, palataan takaisin lomakkeen muokkausohjelmaan 27

31 5.4.3 muutettu logotiedosto Oletuksena kuva haetaan kuvatiedostosta. Jos sitä ei ole määritetty, hakee ohjelma tiedon silti RTF-logosta. RTF-logon kohdalle kannattaa asettaa valinta, jos haluaa ehdottomasti käyttää tekstilogoa. 5.5 Vapaan tekstialueen määritys Ecomin paperille tulostettavalle tarjoukselle voidaan luoda kaksi kynällä täytettävää tekstialuetta. Yläosassa oletuksena tällä lomakkeella on tyhjä osio ja alaosassa on oletuksena allekirjoitusosa. Molempien osioiden sisällön voi vaihtaa kenttien perässä olevalla painikkeella, joka antaa listan mahdollisista valinnoista. Muokkaa painikkeella ohjelma antaa mahdollisuuden muokata valmiita pohjaa. Kätevämpi tapa on kuitenkin ottaa joku valmis pohja ja muokata se haluamakseen ja tallettaa se uudella nimellä. Sen jälkeen sen voi valita listasta ja käyttää sitä tässä lomakkeessa. HUOMIOITAVAA! Jos valmista pohjaa muuttaa ja tallentaa muutokset samalle nimelle, muuttuvat tiedot kaikkiin lomakkeisiin, jossa sitä pohjaa on käytetty. Siksi oman pohjan teko ja käyttö on turvallisempaa. 28

32 5.6 Yleiset lomakeasetukset tarviketarjoukseen Tällä sivulla määritetään lomakkeen marginaalialueet, fonttikoot ja muita asetteluja. Tämä osio vastaa ominaisuuksiltaan lähetelomakkeen yleisiä rivejä. Yksittäisten kenttien toiminta on käsitelty tämän käsikirjan lähetelomakkeen käsikirjaosiossa tarkemmin. 5.7 Tarviketarjouksen rivit Tällä sivulla määritetään tarvikerivien sisältö. Ensimmäiseen kenttään valitaan Ecomin ohjelmakenttä, joka kertoo, mitä tietoa ohjelma tuo kenttään. Toisella rivillä annetaan kentälle selkokielinen nimi, joka tulostuu läheterivin otsikoksi. Tasauskentällä kerrotaan, miten kentän sisältö tasataan, jotta sen sisällön luettavuus olisi hyvä. Kun yhteensä kentän arvo on sata, on rivin käytössä oleva alue käytetty kokonaan. 29

33 5.8 Käännössivu Tällä välilehdellä voidaan lähetelomakkeen sisältöä kääntää halutulle kielelle. Otsikon alla olevaan kenttään syötetään käännösteksti, jolloin tulostettavassa lomakkeessa näkyy kirjoitettu teksti. 6. Tarjous tekstinkäsittelyyn Kun tarviketarjousoletuksista on painettu muokkaa-painiketta, avautuu lomakeeditoriohjelma, jolla voi muokata Ecomin valmiita lomakkeita itselleen sopivammaksi. Tarviketarjouslaskentaohjelmistossa on mahdollista tulostaa tarjous suoraan tekstinkäsittelyyn niin, että ohjelma tuo tarjouksen tiedot tekstinkäsittelyyn, jolloin saatua tietoa voi sekä muokata että tallentaa normaalin tekstinkäsittelyn tapaan. Kun oletuspohjaa halutaan muokata, valitaan Muokkaa RTFtarjouslaskentalomaketta. OK-painikkeella päästään muokkaamaan lomaketta. 30

34 6.1 Valmiit tekstikäsittelylomakkeet Esiin tulevassa ikkunassa on listattuna yrityksen käyttämät, joita voidaan tulostaa tarjousohjelmasta tekstinkäsittelyohjelmaan. Esillä olevassa ikkunassa tarjouslomakepohja(t) on nyt oletuspohja, jota muokataan uudeksi pohjaksi. Avainsanat-ylävälilehdellä on kerrottu Ecomin käyttämät avainsanat ja niiden selväkielinen nimi ohjaamaan avainsanojen käyttöä tarviketarjouksen muokkauksessa. Valitun lomakkeen saa auki painamalla tiedoston yläpuolella olevaa kansiopainiketta tai tuplaklikkamalla hiirellä haluttua tiedostoa. Ohjelma avaa tekstikäsittelyohjelman. 6.2 Tarvikelomakkeen sisällön muokkaus Tekstinkäsittelyohjelmaan avautuu seuraavanlainen tietosisältö, jossa teksti ja otsikkotiedot ovat kirjoitettu normaalilla tekstillä ilman sulkeita. Sulkeissa olevat tiedot tulevat automaattisesti ohjelman sisältä. Avainsanat ovat sanoja, jotka ovat sulkeissa ja niillä ohjataan Ecomista tuleva tieto suoraan avainsanan tilalle varsinaisessa tarjouksessa. Kun muokkaukset on tehty, talletetaan pohja joko olemassa olevan päälle tai tekemällä tästä uuden lomakkeen tallentamalla sen uudella nimellä. Tässä esimerkissä lomake talletetaan tarjousoma-nimellä. 31

35 6.3 Oma tarjouslomake Kun tarjous on talletettu tekstinkäsittelyohjelmassa uudeksi tarjouspohjaksi (rtfmuotoon), lisätään plus-painikkeella uusi rivi, johon kirjoitetaan uuden tarjouksen nimi. Nimi kannattaa olla sellainen, että sen erottaa tulostusvaiheessa muista valmiista tarjouslomakkeista. Ohjelma etsii ja ehdottaa tiedostoon uutta tehtyä lomaketta automaattisesti. Sulje painikkeella ohjelman saa suljettua. Seuraavaksi avataan tarjous käyttämällä tekstinkäsittelypohjaa. 6.4 Tarjouksen tulostaminen tekstinkäsittelyyn Kun tarjouksen tulostaminen aloitetaan aina painamalla halutun tarjouksen kohdalla tulostus-painiketta. Ohjelma avaa tulostusikkunan, jossa Lomakkeen valinnalla voi valita halutun lomakkeen tulostuslomakkeeksi. Seuraavaksi valitaan tarjousoma (tekstinkäsittelyyn) lomake ja painetaan Esikatselu-painiketta. 32

36 6.5 Tarjous esikatselussa Kun tekstinkäsittelyyn siirretty tarjous otetaan esikatseluun, avaa ohjelma tarjouksen valmiiksi täytettynä tekstinkäsittelyohjelmaan, jossa sitä voi vielä muokata tai tallentaa haluttuun kansioon. 33