Tuotteet (LVI) Puh: Fax:

Transkriptio

1 Tuotteet (LVI) Puh: Fax:

2 1. LVI-Tuoterekisteri Tuoteoletukset Tuoteoletukset Muut tuoteoletustiedot Tuotetiedot Tuotteet Ecom tuotteen perustiedot Tuotteen hinnoittelu -sivu Tuotteen toimittajat -sivu Tuotevarasto välilehti Tuotteen dokumentit välilehti Tuotemuutosten tallentaminen Omien tuotteiden hallinta Tuotehakuikkuna Oman tuotteen haku Oman tuotteen valinta Oman tuotteen muokkaus Tuotteen hintatiedon päivitys Tuotteen nettohinnan päivitys Tuotteen myyntihinnan määritys Uuden oman tuotteen teko Oman tuotteen teko tuoterekisteriin Uuden tuotteen kopiointi nykyisestä Uusi kopioitu tuote Tuotteen haku Tuotehakuikkuna Avainhaun muut kentät Tuotealan vaihto Haku tuotenumeron mukaan Tuotenumerohaun käyttö Tuotteiden selaus numerohaulla Haku tuotenimen mukaan Tuotenimihaun käyttö...19

3 4.35 Tuotehakutavan vaihto toiseksi Haku tuotemallin mukaan Suodattava tuotehaku Suodattava tuotehaku Tarkennettu suodatus Vielä tarkempi suodattava haku Aktiivisilla tuotteilla tehtävä haku Haku varastotuotteilla Haku kaikista tuotealoista Ilmastointitarvikkeiden haku Ilmastointituotteiden valinta Ilmastointialan hakauikkuna Tuotetietojen ja hinnastojen vientitapoja Ecomiin Automaattinen hinnastojen muiden tiedostojen päivityspalvelu Haettavien tiedostojen valinta Ecom OVeTista Ohjelma hakee tiedostot Ecom OVeT-palvelusta OVeT palvelu käynnissä LVI-alan työ- ja pakettirekisterin haku Ladattujen hinnastojen siirto Ecomiin Alennustietojen, tuotteiden, hinnastojen ja nettohinnastojen siirto Alennustietojen vienti Ecomiin Tukkuliikkeiden hinnastojen ja alennusten siirto Ecomiin OVT- alennusten ja tuotetietojen tiedonsiirtoikkuna Tietojensiirtoikkunan valinnat Tiedonsiirtoikkunan valinnat Tiedonsiirtoikkunan käynnistys Tiedonsiirtoon liittyvät mutkat Oikean toimittajan valinta Tuotteiden hinnoittelu Tuotteiden hinnoittelu Tuotteiden hinnoittelutavan valinta Toimittajien tärkeysjärjestys Tuotehinnoittelu omalla katteella...35

4 6.5 Tuotehinnoittelu kate- ja hintarajoilla Tuotehinnoittelu tukkurin hinnoilla Tekstimuotoisen tuotetiedoston tuonti Tuotetietojen poisto /puhdistus vanhoista Tuotetietojen poistovalikko Tuotetietojen poisto ja puhdistus ikkuna...38

5 Tuotteiden hallinta LV-,Ilma-, kylmäja öljypoltinalat merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

6 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

7 1. LVI-Tuoterekisteri LVI-tuoterekisterikäsikirjassa pääpainopiste on LVI-alan tuoterekisterin hienouksien esittelyssä Tärkeintä on, että teillä on LVIK-tukkuliikkeiden tuoterekisteri hintoineen ja teidän omine alennuksineen ohjelmassa sisällä. Automaattisen hinnastopalvelun kautta saatte hinnastot pysymään ajan tasalla Toimittajat pystyvät lähettämään teille sähköpostissa alennusluettelot jotka saadaan Ecomiin. Näin teillä on myös teidän oikeat ostohinnat koneella. Tuoterekisterin yleiskäsikirjassa, joka on toinen käsikirja, on kerrottu yleisesti tuoterekisterin yleisominaisuuksia, kuten EAN-viivakoodien hallintaa ja yksittäisten tuotteiden perustamisia. Lue myös Varastokäsikirja, sillä siellä on mm. inventaarilistan käsittely. Tuoterekisteriä käytetään monessa ohjelmistossa (esimerkiksi laskutus, lähetteet eli työmääräimet, tarjouslaskenta ja ostotilaus). Perustietojen lisäksi tuoterekisterissä on tuotteen hinnoitteluikkuna, tuotteen toimittajat hintoineen EAN-koodit ja sen varastotiedot (Ecom varasto). Ecomiin on myös tehty erillinen automaattinen tuotehinnoittelupalvelu (Ecom Ovet), jonka avulla toimittajien hinnastojen päivitys on ylivertaisen helppoa. Aihetta käsitellään tässä käsikirjassa yleisesti. Tästä on olemassa myös oma Käsikirjansa. 1.1 Tuoteoletukset Tuoteoletuksissa on tuotteiden perustietoja, jotka kannattaa tarkistaa. Tuoteoletukset ovat valikossa Ohjelmat, Tuotteet ja Tuoteoletukset. 3

8 1.11 Tuoteoletukset Ensimmäisellä tuoteoletussivun alavälilehdellä on Ecomissa olevat tuotealat. Tuotteet on jaettu omiin tuotealoihin, jolloin niiden selaaminen ja etsintä helpottuvat. Tuoteala -luettelosta kannattaa poistaa yritykselle turhat tuotealat. Tuotealan poisto tapahtuu valitsemalla ensin poistettava tuoteala miinus-painikeella. Oletus-kenttään valitaan yrityksen yleisimmin käytössä olevien tuotteiden oletustoimiala. Tuotealan lisäys tehdään painamalla plus -painiketta ja antamalla alalle oma tuoteala-tunnus ja selite. Alla näkyvät tuotealat ovat ensiasennuksessa mukana paperialaa lukuun ottamatta, joka on lisätty tähän ikkunaan käsin. Tuotealatunnus kannattaa olla lyhyt, mieluiten yhden merkin mittainen. Huomioitavaa: Tuotealan poisto varmistaa vielä, että oletko varmasti poistamassa tuotealaa. Tuotealan poisto poistaa myös sen alan tuotteet ja muut tiedot. 1.2 Muut tuoteoletustiedot Toisella tuoteoletus -alavälilehdellä on tuntiveloituslaskelma, jonka avulla voi määrittää yrityksen käyttämän tuntiveloitushinnan asiakkaille. Kolmas alavälilehti sisältää varastopaikat ja varaston käyttöönottorutiinit. Varastotoimintoja käsitellään tarkemmin omassa käsikirjassaan. 4

9 2. Tuotetiedot Tuotteet löytyvät valikosta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteet. 2 Tuotteet Ohjelma avaa tuoterekisterin alla näkyvänä ikkunana. Ohjelma tuo esiin aakkosjärjestyksessä ensimmäisen tuotealan ensimmäisen tuotteen. Ohjelmiston ensiasennuksessa ensimmäisenä tuotteena näkyy alla näkyvä tuote. Kaikki tuotteet löytyvät tästä samasta tuoterekisterissä. Tuotteet on jaoteltu tuotealan mukaan omiin ryhmiin. Näin niiden käsittely on helpompaa. Esimerkiksi omat tuotteet (kuten tuntiveloitus ja kilometrikorvaus) ovat omana tuotealanaan. Sähkö-, LV- ja I- alat omina. 5

10 2.1 Ecom tuotteen perustiedot Kuvassa on tuotteen perustiedot, eli tuoteohjelmaikkunan yläosa. Tuotteelle on aina määritetty tuoteala. Lisäksi tuotteella tulee olla yksilöivä tuotenumero tuotealan sisällä. Tuotenimeen kirjataan tuotteen nimi. Se on yksi tuotteen hakutapa. Tuotemalli -kenttään annetaan tuotteen tekninen nimi tai sen lempinimi. Se on tuotenumeron ja -nimen lisäksi kolmas hakutapa. Aktiivinen tuote -valinta tekee tuotteelle tuotehakuun oman selkeästi erottuvan värin. Laskutus muuttaa käytetyn tuotteen automaattisesti aktiiviseksi. Aktiivisuuden voi nyt muuttaa myös tuotehaussa. Ei asiakaskohtaista alennusta -kenttää määritetään tuote sellaiseksi, ettei siitä voi antaa automaattialennuksia. (esimerkiksi tuntiveloitus ja kilometrikorvaus). Ohjelmasta voi myös tulostaa erillisen tarratulosteen painamalla ylärivin Tulosta-painiketta. 2.2 Tuotteen hinnoittelu -sivu Tuotteen hinnoittelu -alavälilehdellä on tuotteen voimassaolevat hinnat, joita käytetään Ecomin laskutuksessa, lähetteissä ja kassassa. 6

11 2.3 Tuotteen toimittajat -sivu Kuvassa alapuolella on valittu tuotteen Toimittajat -ikkuna, jossa ovat kaikki kyseisen tuotteen toimittajat ohjehintoineen ja alennuksineen. Alla näkyvä tuote on viety OVTtuotesiirrolla Ecomiin. Se on tuonut tuotteen perustiedot, hinnat ja alennukset automaattisesti. Tuotteen toimittajat-alavälilehdessä on vielä erikseen suurennuslasi -painike, josta näkyy tuotteen toimittajan antamat tiedot yksityiskohtaisesti. Tämän ikkunan tietoja käytetään lähinnä tarjouslaskennassa ja ostotilauksessa. Laskutus ei toimittajatietoa tarvitse, vaan se käyttää yleensä hinnoittelusivun tietoja. Toim.hinta on tukkurin lähtöhinta ja alennukset tulevat tuotevalikon alla olevista alennusryhmät - tiedoista. Hinta, millä toimittaja tuotteen myy, on nettohinta. 2.4 Tuotevarasto välilehti Varasto välilehti näkyy, mikäli yrityksellä on varastolisenssi hankittuna ja varasto asetettu päälle. Varasto-käsikirjassa on kerrottu tarkemmin varasto-ohjelman toiminnasta. 7

12 2.5 Tuotteen dokumentit välilehti Tuotteen dokumentit välilehdelle voi liittää tuotteeseen liittyviä dokumentteja. Kuvassa on tuotteeseen liitetty yksi kuva. Kuvien lisäksi tuotteeseen voi liittää lähes mitä tahansa tiedostoja ja internet-linkkejä. Uusi dokumentti lisätään tuotteeseen painamalla dokumentit välilehden plus-painiketta. Ohjelma avaa ikkunan, jossa tuotteelle voi hakea tiedoston, tai kuten kuvassa tuotteelle on annettu nimen lisäksi nettiosoite, joka sisältää tuotteeseen liittyviä ajankohtaista tietoa. Lisää painiketta painettaessa uusi dokumentti näkyy kuvan alaosassa. 2.6 Tuotemuutosten tallentaminen Omia tuotteita kannattaa yleisesti pitää ns. omassa rekisterissä, kun alalla olevia tuotteita on niin suuri joukko. Näin niiden hallinta on nopeaa ja selkeää. Seuraavaksi talletetaan muutokset vihreällä hyväksy-painikkeella (jos tietoja on muutettu kuten kuvassa alla), Jolloin kaikki muut ylärivin painikkeet saavat värin takaisin. Tämän jälkeen siirrytään takaisin hinnoitteluvälilehdelle painamalla hiirellä välilehti esille. Tuotteen tallennus tuo kursorin tuotealanimeen, eikä tuotenumeroon, jolloin tuotenumeroa ei muuta vahingossa toiseksi. 8

13 3 Omien tuotteiden hallinta Omat tuotteet haetaan esille painamalla Tuotteet-ikkunan yläpainikeriviltä löytyvää taskulamppu-painiketta. 3.1 Tuotehakuikkuna Ecomissa tuotteet on jaoteltu tuotealan mukaan. Tuotehakuikkuna tuo ensimmäisellä kerralla näkyviin aina oletustuotealan, joka on valittu tuoteoletuksissa (Ohjelmat, Tuotteet ja Tuoteoletukset). Jos ikkunassa ei näy tuotteita, on kyseinen tuoteala tyhjä. Tuotteiden lisäys ja tuotteiden siirrot ohjelmaan käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa. Kun tuotehakua käytetään seuraavalla kerralla, muistaa ohjelma sen tuotealan, jota on viimeksi käytetty. Tuoteala vaihdetaan hakuikkunan oikeasta ylänurkasta. Seuraavaksi valitaan omat tuotteet esiin valitsemalla se hiiren painalluksella. 9

14 3.2 Oman tuotteen haku Kun omat tuotteet tuoteala on valittu, näyttää ohjelma sen tuotealan sisältämät tuotteet. 3.2 Oman tuotteen valinta Alla näkyvät kaksi tuotetta on Ecomissa valmiina. Haluttu tuote valitaan painamalla OK-painiketta, jolloin tuotteen tiedot tulevat esiin. 10

15 3.3 Oman tuotteen muokkaus Omat tuotteet tuotealan tuote on nyt esillä. Seuraavaksi muutetaan tuotteen hintatiedot oman yrityksen hintatason mukaiseksi. S e aloitetaan painamalla yläikkunan painirivistä kynä-painiketta, jolloin tuotteen tietoja voi muuttaa. Hinnoittelu tehdään Hinnoittelu-alavälilehden kautta Tuotteen hintatiedon päivitys Kun kyseessä on oma tuote, jota ei osteta, päivitetään sen hinta käsin tässä ikkunassa. Tuote on käytettävissä kaikissa myyntiohjelmissa (kassa laskutus ja lähetteet) silloin, kun sille on luotu myyntihinta. Ostettavat tuotteet tulisi perustaa toimittajat-alavälilehden kautta. Seuraavaksi päivitetään tuotteen nettohinta. 11

16 3.32 Tuotteen nettohinnan päivitys Talotekniikka-alan tuotteita ei hinnoitella yksitellen, sillä ne on saatavissa tukkurilta valmiina. Kun yksittäistä tuotetta hinnoitellaan, aloitetaan hinnoittelu nettohinnan määrityksestä. Kuvaan alle on nyt vaihdettu nettohinta periaatteella, että asentajan tuntipalkka on kerrottava vähintään kahdella (asentajan palkkaan on lisättävä sosiaalikustannukset sekä yrityksen sisäisiä kuluja). Tuotteen uuden nettohinnoittelun myötä ohjelma muutti tuotteen nettokatteen alle yrityksen oletuskatetason (oletuksena 20%, joka määritetään laskutusoletuksissa.) Seuraavaksi muutetaan tuotteen myyntihintaa Tuotteen myyntihinnan määritys Tuotteen myyntihinta päivitetään parhaiten antamalla tuotteen veroton hinta samannimiseen kenttään, jolloin ohjelma laskee verollisen hinnan ja katteet kohdalleen. Alennusprosenttikenttiä ei kannata käyttää, kun niitä ei hyödynnetä mitenkään muussa ohjelmistossa tämän kentän kautta. Kun tuotteen tiedot on muutettu talletetaan se hyväksy-painikkeella. Tällöin myös Veroton myyntihinta päivittyy. 12

17 3.4 Uuden oman tuotteen teko Mikäli halutaan tehdä kokonaan uusi tuote, aloitetaan se painamalla vihreää plus -painiketta. Ohjelma tuo tyhjän tuoteikkunan esille. 3.5 Oman tuotteen teko tuoterekisteriin Oman tuotteen teko on kuvattu yksityiskohtaisemmin erillisessä tuotteet-käsikirjassa. Kun tuotetietoja muutetaan, muuttuvat kaikki muut painikkeet harmaiksi ja vain hyväksy ja hylkää -painikkeet jäävät auki. Kuvassa alhaalla on plus -painiketta painettu ja syötetty valmiiksi uusi tuote: tuntiveloitus. Omille tuotteille valitaan tuotealaksi Oma tuoteala. Tuotteelle on annettu yksilöivä tuotenumero. Myös omille tuotteille on oleellista perustaa Hinnoittelu -alasivulle mahdollisimman oikeat tiedot nettotietoja myöten, kuten kuvassa alla on tehty. Näin laskutusohjelmisto pystyy tarkistamaan, ettei laskuttamisessa tapahdu suurempia virheitä. Kun tuote on valmis, painetaan hyväksy -painiketta. 13

18 3.6 Uuden tuotteen kopiointi nykyisestä Hakuikkunan Ok-painikkeen painallus tuo esiin haetun tuotteen. Erittäin hyvä tapa tehdä uusia tuotteita on kopioida uusi tuote ottamalla pohjaksi joku olemassa oleva tuote. Tällöin painetaan kopioi -painiketta ja ohjelma perustaa uuden tuotteen antamalla sille automaattisesti uuden tuotenumeron, joka on heti seuraava vapaana löytyvä suurempi tuotenumero. Numeron voi sitten muuttaa haluamakseen, kuten myös kaikki muutkin tiedot. Tämä on hyödyllistä silloin, kun tuotteen tiedot ovat lähellä uutta perustettavaa tuotetta Uusi kopioitu tuote Uusi tuote on kopioituna ikkunassa. Tuotenumero on kopioitavaa yhtä suurempi. Nettohinta ja myyntihinta on päivitetty ja tuote hyväksytty. Se on siis valmis käytettäväksi myyntiohjelmistoissa. 14

19 4 Tuotteen haku Koska ainakin Sähkö-, LV, ilmastointi- ja Kylmä -aloilla on paljon tuotteita, on tuotteiden haun kehittelyyn panostettu. Tutustu huolella erilaisiin tapoihin hakea oikea tuote esiin, jotta saat jatkossa mahdollisimman paljon hyötyä hankkimastasi Ecom ohjelmistosta. Tuotteen hakuun voi tutustua alla olevan tuotevalikon kautta, sen saa esiin valikosta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteet. Tuotteen etsintä tapahtuu oikeassa yläreunassa olevan taskulamppu -painikkeen avulla. 4.1 Tuotehakuikkuna Tuotteen hakuikkuna on jokaisessa Ecom-ohjelmistossa samanlainen. Ecom muistaa aiemmin saman istunnon aikana tehdyn tuotehaun ja antaa viimeisimmän haun näkyviin hakuikkunan avautuessa. Ensimmäisellä kerralla ohjelma tuo esiin oletustuotealan tuotteet. Oikeassa yläikkunassa on yrityksen käyttämät tuotealat. Sieltä valitaan se tuoteala, mistä tuotetta halutaan hakea. Valitun tuotealan tuotteet näkyvät tuoteikkunassa. Tuotteita voi hakea kolmesta eri kentästä. Musta täplä (tuotenumeron yläpuolella) kertoo, että tuotteet on nyt ryhmitelty tuotenumeron mukaan järjestykseen. Tuotehaun voi suorittaa myös Tuotenimen tai Tuotemallin mukaan. 15

20 4.11 Avainhaun muut kentät Avainhaun puolella on hakukriteerien lisäksi näkyvissä tuotteen myyntiyksikkö, veroton myyntihinta ja verollinen myyntihinta. Ohjelma näyttää tuotteissa tuotteiden yrityksen käyttämän ulosmyyntihinnan. Aktiivinen tuote kertoo, että tuote on yrityksen aktiivisesti käyttämä tuote, eli sitä on joko käytetty jossain Ecomin ohjelmassa, kuten laskutus tai se on klikattu aktiiviseksi joko tässä ikkunassa tai tuotteen perustiedoissa. Aktiiviset tuotteen näkyvät tuotehakuikkunassa vihreinä ja Avainhaun puolella niitä voi myös rastittaa päälle tai pois päältä. Jos tuotteelle on määritetty dokumentti, näkyy se tässä ikkunassa keltaisena kansion kuvana. 4.2 Tuotealan vaihto Seuraavaksi vaihdetaan tuotehakuikkunaan tuotealaksi Omien tuotteiden sijaan LV-ala. Se tapahtuu valitsemalla hiirellä Tuoteala-valikosta Lämpö ja vesi. Jos yrityksellä on enemmän, kuin neljä tuotealaa käytössä, kuten tässä esimerkkiyrityksessä, ovat kaksi ylintä tuotealaa piilossa. Tuotealavalikosta löytyy hissi-painike, jonka avulla tuotealaikkunaa voi vierittää alas ja ylöspäin. Näin esimerkiksi Ilma-alan tuotteet ovat myös valittavissa tähän ikkunaan. 16

21 4.3 Haku tuotenumeron mukaan Kun tuotealaa on vaihdettu, näkyvät sen alan tuotteet numeron mukaan aakkosjärjestyksessä pienin numero ensimmäisenä. Musta piste tuotenumeron yläpuolella kertoo, että hakutapa on nyt tuotenumeron mukaan. Hakutapana on avainhaku, jolloin ohjelmalla on kaikki tuotteet haussa mukana. Seuraavaksi kirjoitetaan hakuehto hakukenttään Tuotenumerohaun käyttö Tuotenumerohaun ollessa päällä ohjelma reagoi välittömästi syötettyyn tietoon, kun avainhaku on valittuna. Eli heti, kun numeroita syöttää, niin ohjelmaikkuna päivittyy välittömästi annettujen ehtojen mukaisesti. Alla olevaan ikkunaan on syötetty hakutapaan numerot 0404 ja alla oleva ikkuna on löytänyt hakuehdon mukaisen tiedon tuotenumerosta ja ehdottaa ensimmäistä hakuehdon täyttävää kriteeriä valittavaksi. Pieni kolmio tuotenumeron vasemmassa reunassa kertoo, että tämä tuote on valittuna. 17

22 4.32 Tuotteiden selaus numerohaulla Kun tuotenumeron alkua on syötetty, voidaan tuotteita selata klikkaamalla hiirellä kerran hakuikkunaan. Jos hakuikkunaa tuplaklikkaa hiirellä, tai painaa sarkain-näppäinta kerran, ohjelma siirtyy tuotetietoihin. Vastaavasti myyntiohjelmissa tuplaklikkaus tarkoittaa tuotteen valintaa, jonka jälkeen ohjelma kysyy valittavien tuotteiden lukumäärää. Tuotteita voi tämän jälkeen selata ikkunassa näppäimistön nuolinäppäimilla tai sivukohtaisella page down-, page up- näppäimillä. Myös rullahiirellä voi selata tuotteita tehokkaasti. Tuotteet ovat koko ajan tuotenumeron mukaan järjestyksessä, kun se on valittuna hakutapana. Tuotetiedot saa esiin painamalla OK-painiketta. Seuraavaksi siirrytään tuotenimihakuun jonka saa esille painamalla F2-näppäintä tai painamalla sitä hiirellä Haku tuotenimen mukaan Kun tuotehaku vaihdettiin tuotenumerosta tuotenimen puolelle, järjesti ohjelma hakuikkunan tuotenimen mukaan aakkosjärjestykseen. Ohjelma jätti näkyviin sen tuotteen, joka oli valittuna tuotenumeron mukaan haettaessa. Hakuikkuna tyhjentyi uutta hakua varten. Seuraavaksi syötetään tuotenimeen uusi hakuehto. Huomioitavaa: LVI-alan tuotenimet ja tuotemallitiedot tulevat toimittajan tuotetiedoista. Tuotteen nimitiedot voivat olla hyvinkin erilaisia eri tukkuliikkeen aineiston sisällön mukaan. Siksi Ecomin tuotteiden sisäänajossa on erillinen rasti (päivitä tuotteiden nimitiedot), jossa tuotteen nimet voi erikseen joko päivittää tai jättää päivittämättä. Alla olevat tuotetiedot on Ecom nimikkeistöä, jotka voi hakea Ecom OVET-palvelusta, kun ohjelmaversiona on LVI-plus. 18

23 4.34 Tuotenimihaun käyttö Tuotenimen käyttö on toimittajakohtaisesti hyvin vaihtelevaa, mikä heikentää sen käyttämistä tehokkaasti. Periaatteena on, että tässä Tuotenimikentässä olisi selkeä suomenkielinen nimi tuotteelle, joka kertoo myös maallikolle tuotteen sisällöstä jotain. Tämä tieto kun tulee kaikkiin ohjelmiin tuotteen nimeksi. Alla olevaan hakukenttään on kirjoitettu hakusana, ja kun avainhaku on ollut valittuna, valitsi ohjelma ensimmäisen ehdon täyttävän tiedon esille. Tuotteet ovat nyt nimen mukaan järjestyksessä. Tuotteita voi nyt selata samalla tavoin, kuin numerohakukentän mukaan Tuotehakutavan vaihto toiseksi Alla olevassa ikkunassa tuotteiden hakutapa on nyt vaihdettu tuotenimestä takaisin tuotenumeron mukaan haettavaksi. Näin kaikki tämän ryhmän tuotteet ovat selattavissa tuotenumerojärjestyksessä. Eli joskus on kätevää vaihtaa tuotehaku takaisin tuotenumeron mukaiseen järjestykseen, jos tuotetta ei tunnu löytyvän tuotenimen tai tuotemallin kautta ja kuitenkin ollaan löydetty lähes se oikea tuote. Alla olevassa listassa on nyt näkyvissä paljon sellaisia tuotteita, joita tuotenimihaun mukaan ei löytynyt. Tämä on erittäin käyttökelpoinen tapa saada avainhausta lisää tehokkuutta esiin. 19

24 4.36 Haku tuotemallin mukaan Haku tuotemallin mukaan toimii samalla tavoin, kuin tuotenimihaku. Se on kuitenkin parempi hakutapa, sillä se sisältää usein tuotteen teknisen lyhennysosan, jolloin tuote löytyy yleensä helpommin. Hakuehtoon on nyt kirjoitettu haku RST, jolloin ohjelma on hakenut tuotemallikenttään ensimmäisen tuotteen esille. 4.6 Suodattava tuotehaku Suodattava haku hakee tietoa koko tuotenimestä ja tuotemallista, kun avainhaku, etsii tietoa pelkästään tuotenimen ja tuotemallin alusta. Tämä on erittäin merkittävä ero, sillä suodattavaan hakuun voidaan antaa yksi tai useampi hakuehto, eikä sanojen esiintymisjärjestyksellä ole väliä. Jos suodattavaa hakua painaa ensimmäistä kertaa, päivittää ohjelma sanahaun päivityksen, jotta suodattava tuotehaku toimiin. Sen voi myös päivittää itse painamalla Päivitä haku painiketta. 20

25 4.61 Suodattava tuotehaku Suodattavassakin tuotehaussa tuotteet voi laittaa kolmen eri hakutavan mukaiseen järjestykseen. Hakutietojen lisäksi löytyvät yksikkö ja veroton myyntihinta. Alla olevaan ikkunaan on valittu suodattava haku ja hakusanat kenttään on annettu hakuehto. Kun hakuehto on syötetty, on painettava joko Enter-näppäintä näppäimistöltä tai hiirellä suodattavaa hakua, jolloin haku aktivoituu. Ohjelma on tuonut haun tuloksen hakutikkunaan. Ohjelma käy läpi koko tuoterekisterin tuotenimi ja tuotemallikentät ja tuo esille kaikki tuotteet, jotka täyttävät hakuehdon. Kun haku toi lukuisan määrän osumia, on hakua syytä tarkentaa. Sarkain - painikkeen (tab) painallus siirtyy suoraan tuoteriveille suodattavassa haussa 4.62 Tarkennettu suodatus Kun osumia tuli ensimmäisellä haulla liian paljon, on hakua tarkennettu antamalla sille uusi sana. Kun sanoja on kaksi, on hakutulos suppeampi. Hakua voi kuitenkin vielä tarkentaa. Seuraavaksi tarkennetaan hakua kirjoittamalla hakuun uusi sana. Huomioitavaa: Hakutulokseen vaikuttaa olennaisesti se, miten tukut ovat nimen kirjoittaneet. Alla olevat nimet on Ecom OVeT-palvelun kautta haettu Ecom tuotenimikkeistö, joka on LVI-plus ohjelmalisenssiä käyttävien asiakkaiden käytettävissä. 21

26 4.63 Vielä tarkempi suodattava haku Suodattavaan hakuun voi kirjoittaa kolme tai enemmän hakuehtoa. Nyt haussa on kolme erillistä sanaa tai kirjainjonoa. Ecom toi esiin kaikki ne tuotteet, joissa hakuehdot täyttyivät Aktiivisilla tuotteilla tehtävä haku Suodattavan haun yhteydessä on mahdollista hyödyntää aktiivisia tuotteita, eli tuotteita, joita on jo aiemmin käytetty Ecomissa, tai ne on merkitty aktiivisiksi avainhaun puolella. Alla olevaan ikkunaan on asetettu rasti vain aktiivisiin tuotteisiin, jolloin ohjelma toi näkyviin kaikki hakuehdon täyttävät aktiiviset (näkyvät Ecomissa vihreinä) tuotteet. Aktiivinen tuotehaku ei ole merkityksellinen silloin, kun ohjelma on uusi, sillä silloin ei aktiivisia tuotteita juurikaan ole. Aktiiviset tuotteet päivittyvät Ecomin käytön myötä. Tuote muuttuu aktiiviseksi, kun tuotetta on käytetty esimerkiksi laskutuksessa. Tuotteita voi merkitä aktiivisiksi myös avainhaun puolella. 22

27 4.65 Haku varastotuotteilla Haku varastotuotteilla toimii samalla tavoin,kuin aktiiviset tuotteet. Eli, jos tuotteella on varastotapahtumia, näkyy se varastotuotteet haussa suodattavan haun yhteydessä. On huomioitava, että sanahaun päivitys tuo viimeisin varastotilanteen ohjelman käyttöön. Se tapahtuu Ohjelmat-valikon kautta kohdasta tuotteet ja sanahaun päivitys Haku kaikista tuotealoista Jos Haku kaikista tuotealoista valinta on päällä, etsii ohjelma hakukenttään annettujen ehtojen mukaan kaikista tuotealoista löytyneet tuotteet. Kun listan tuotteita selaa, näyttää ohjelma oikeassa ylänurkassa sen tuotealan, missä tuotteet ovat. 23

28 4.7 Ilmastointitarvikkeiden haku Tuotteen haku aloitetaan painamalla ensin taskulamppupainiketta, joka löytyy tuoteikkunan oikeasta ylänurkasta. Muissa ohjelmistoissa tuotehaun saa päälle painamalla tuotenumeron yläpuolella olevaa kansiopainiketta Ilmastointituotteiden valinta Jos ohjelmassa on useampi, kuin neljä tuotealaa sisällä, voi haluttu tuoteala olla piilossa tuoteala-taulussa. Halutun tuotealan ottaa esiin siirtämällä tuotealahissiä ylöspäin. Mikäli ohjelmassa on tarpeettomia tuotealoja, kannattaa ne poistaa tuoteoletuksista (ohjelmat, tuotteet ja tuoteoletukset). Sieltä voi myös valita oletustuotealan, jolloin ohjelma ehdottaa aina ensimmäiseksi sitä. 24

29 4.72 Ilmastointialan hakauikkuna Kun hissipainiketta on liikutettu ylöspäin, löytyy haluttu tuoteala ja sen tuotteet hakuikkunaan. Haku näyttää ikkunassa nyt ilmastointialan tuotteet. 5 Tuotetietojen ja hinnastojen vientitapoja Ecomiin Toimittajilla on eri tapoja välittää tuote- ja hintatiedostoja asiakkailleen. Eräät toimittajat käyttävät omia nettisivujaan, josta tiedot ovat haettavissa. Sen lisäksi käytetään myös levyke- ja sähköpostia tietojen välittämiseen. Näitä käytetään lähinnä alennustietojen välittämiseen. Kysy omalta toimittajaltasi tai Ecomin puhelintuesta, miten saat parhaiten tiedot Ecomiin sisälle. Ecom on kehittänyt tuote-ja hintatietojen rinnalle uuden Ecom Ovet palvelun. Ovet Palvelua on kehitetty entisestään, jotta palvelu välittyisi mahdollisimman monen asiakkaan käyttöön. Palvelusta saa tällä hetkellä LVI-, Kylmä- ja Sähköalan hinnastoja. Ohjelma muistuttaa mm. uusien hinnastojen ilmestymisestä OVet Palveluun, josta ne voi päivittää. 25

30 5.1 Automaattinen hinnastojen muiden tiedostojen päivityspalvelu Automaattinen tuote- ja hintatietojen päivitys löytyy valikosta ohjelmat ja tietojensiirto, josta valitaan tiedonsiirto Ecom OveT -palvelusta. Tämä valinta löytyy yleensä myös aloitussivun Päivitä Hinnat - pikapainikkeena Haettavien tiedostojen valinta Ecom OVeTista OVeT haku avaa internetyhteyden automaattisesti ja siirtyy hinnastojen valintasivulle. Tästä ikkunasta valitaan halutut tiedostot ja painetaan sen jälkeen OK-painiketta. Tietojen siirto käynnistyy. Ovet-palveluun saa nyt myös hälytyksen hinnastojen muutoksista. Ohjelma hälyttää Ecomin avauksessa erillisellä ikkunalla. 26

31 5.12 Ohjelma hakee tiedostot Ecom OVeT-palvelusta Ohjelma hakee tiedostot automaattisesti OVeTista ja kertoo tiedonsiirron tiedosto kerrallaan sen etenemisestä alhaalla olevassa seurantapalkissa. Uutena ominaisuutena voidaan ohjelmassa määrittää tuotteiden nimitiedot kirjoitettavan tuoterekisteriin aina isoilla kirjaimilla. Ecom OVeT palvelu kertoo noudettu pvmtiedolla, että onko tullut uusia tiedostoja vai ei. Jos noudettu pvm on tyhjä, ei sitä ole Ecomiin ajettu OVeT palvelu käynnissä Hinnaston palvelu tuo lisäikkunan esiin, kun tiedonsiirto on suoritettu. Tämä ikkuna kertoo, että tiedonsiirto Ecom OVeT palvelusta on onnistunut ja tietoja siirretään omasta laitteesta Ecomiin. Huom! Jos ikkunaan ei tule toimittajatietoja, voi palomuuri estää tiedonsiirron järjestelmäänne. Tällöin ei myöskään noudettu pvm kenttä päivity. 27

32 5.13 LVI-alan työ- ja pakettirekisterin haku LVI Plus ohjelmiston myötä tulee LVI-alan tarjouslaskentaohjelmisto, johon liittyy keskeisesti LVIalan töiden normituntihinnasto ja pakettirekisteri, joita hyödynnetään tarjouslaskennassa. LVI-alan pakettirekisteri noudetaan Ovet-palvelusta samalla tavoin, kuin tukkurien tuotteetkin. Ohjelma tarkistaa ensin, että teillä on LVI Plus ohjelma ja sen jälkeen pakettirekisteri siirtyy automaattisesti tarjouslaskennan käytettäväksi. Pakettirekisteri sisältää myös Ilmastointialan työt ja paketit LV tuotteiden lisäksi. Ecom päivittää pakettirekisteriä säännöllisesti, joten sitä kannatta päivittää aina, kun se on muuttunut. Myös muut Ecomin tuottamat aineistot kannatta ladata sisälle. 5.2 Ladattujen hinnastojen siirto Ecomiin Kun tiedot on haettu Ecom OVeT palvelusta koneeseen, aloittaa ohjelmisto niiden sisäänviennin Ecomiin automaattisesti. Ohjelmisto tunnistaa toimittajat, ja osaa perustaa uuden toimittajan toimittajarekisteriin, mikäli valittua toimittajaa ei toimittajarekisteristä löydy. Tietojen siirron jälkeen ohjelmisto pyytää hinnoittelemaan tuotteet, jotta tuotteiden myyntihinnat saadaan vastaamaan muuttuneita ostohintoja. Hinnoittelurutiini käydään läpi myöhemmin tässä käsikirjassa. 28

33 5.3 Alennustietojen, tuotteiden, hinnastojen ja nettohinnastojen siirto Ecom pystyy ottamaan vastaan tukkuliikkeiden toimittamia alennusluetteloita, tuoterekistereitä, hinnastoja ja nettohinnastoja, jotka ovat tietyn muotoisia (OVT-formaatti). Ainakin seuraavat LVI-tukkuliikkeet pystyvät toimittamaan hinnastot ja alennusluettelot Ecomiin: Onninen Oy LVI-Dahl Oy Callidus Oy Ahlsell Oy Kysykää tukkumyyjältänne alennusluetteloa Ecomiin, sillä se on ehdottomasti saatava Ecomiin sisälle, jotta ohjelmistosta saa parhaat ominaisuudet irti. Ja kysykää Ecomin tuesta apua, jotta tämä onnistuu Alennustietojen vienti Ecomiin LVI-alalla toimittajat toimittavat lähes poikkeuksetta alennusluettelot sähköpostilla, jossa on liitetiedostona yritykselle tehdyt alennusluettelot.toimittaja voi lähettää samalla kertaa myös hinnastot, tuotteet ja mahdolliset nettohinnat. Liitetiedostoja varten kannattaa tehdä oma kansio resurssienhallinnan kautta ja mieluiten mahdollisimman lähelle C-aseman juurta, johon tiedostot talletetaan. Se voi olla esimerkiksi alet-niminen kansio. Kuvassa alla on alet-kansio perustettuna ja se näkyy suoraan C:-levyn alla resurssienhallinnassa. 29

34 5.32 Tukkuliikkeiden hinnastojen ja alennusten siirto Ecomiin Kun liitetiedosto on kopioitu oikeaan kansioon (esimerkissä c:\alet), voidaan Ecomissa aloittaa tietojen siirto. Se tapahtuu valikosta Ohjelmat, Tietojen siirto, LVI ja Tukkurien tietojen siirto Kylmäalan tiedot tulevat Kylmä-otsakkkeen alta. LVI-puolelta menevät kerrallaan sekä LV, että Ilmastointialan tiedostot sisälle. Kylmäala on ajettava erikseen, jos sen hinnastoja halutaan ajaa ohjelmaan sisälle. Sama koskee sähköalaa. Esimerkiksi Onnisen alennusluettelo on sama kaikille toimialoille, joten parhaassa tapauksessa se on ajettava kolme kertaa sisälle toimialakohtaisesti, jos LVI, kylmä ja Sähkötoimialat on käytössä. Tämä koskee vain alennustietoja, sillä kaikki muut tiedostot on aina sidottuja tiettyyn tuotealaan OVT- alennusten ja tuotetietojen tiedonsiirtoikkuna Lähdekansioon annetaan se kansion osoite, johon alennustiedot on talletettu. Hakemiston haku -painikkeella voi käydä tarkistamassa oikean hakemiston ja sen tiedostot. Lähdehakemisto ei voi olla Ecomin hakemisto. HUOMIOI!! Lähdekansioon kirjoitetaan aina pelkästään hakemiston nimi, eikä koskaan siirrettävän tiedoston nimeä. Ecom hakee automaattisesti tiedot siirrettävästä hakemistosta ja siirtää ne ohjelmaan sisälle. Tiedot voivat olla myös pakatussa(.zip) muodossa. Ecom purkaa ne automaattisesti. (Pakatut.exe-tiedostot on itse ensin purettava). Ecomissa oleva kansion etsintä-painike toimii nyt myös Microsoft Vista käyttöjärjestelmässä. Ale/tuote -tiedostojen sisäänajon kansion nimen pituutta kasvatettu 80 -> 250 merkkiin, jotta voi ajaa sisään myös omien tiedostojen alta pitkän polun päästä, kuten työpöydältä. 30

35 5.34 Tietojensiirtoikkunan valinnat Päivitä tuotteiden sanahaku mahdollistaa moniosaisen suodattavan haun teon, joten se kannattaa olla aina valittuna. Mikäli olet tyytyväinen tuotetietojen nimi- ja malli-hakuun, älä päivitä tuotteiden nimitietoa. Kun tuotetietoa siirretään Ecomiin ja tässä valinnassa on rasti päällä, muuttuu tuotteiden nimet aina, kun tuotteita ajetaan ohjelmaan sisälle. Ja kun jokaisella tukkurilla nimet on erilaisia, haittaa se tuotteiden hakua merkittävästi. Ecom muuttaa tuotetiedot isoiksi kirjaimiksi seuraavalla rivillä, jos valinta on päällä. Osa toimittajista lähettää tuotenimet pienillä kirjaimilla, kun taas suurimmalla osalla nimet ovat isoilla kirjoitettuna. Laskulla on hyvä, jos kaikki nimikkeet on samalla tavoin kirjoitettuna, joten rasti kannattaa olla päällä. Vain LVIS-standardin mukaisella tuoteajolla voidaan estää sellaisten tuotteiden sisään vienti, jotka eivät ole seitsennumeroisia tai sisältävät myös kirjaimia tuotenumerokentässä. Jos tällaisia tuotteita on jo tuoterekisterissä, on ne hyvä poistaa tuotetietojen poistotoiminnolla, joka on esitelty tämän käsikirjan lopussa Tiedonsiirtoikkunan valinnat Toimittajan nettohinnan poistoajolla poistetaan ajettavan toimittajan aiemmat nettohinnat. Nettohinnat poistuvat vain silloin, kun toimittajakohtainen hinnasto ajetaan sisälle. Tämä on ehdottomasti tehtävä ainakin kerran vuodessa, jos toimittajakohtaisia nettohinnastoja on ohjelmaan viety sisälle. Nettohinnoiteltu tuote jää voimaan niin kauaksi aikaa, kunnes toimittajalta tulee uusi nettohinta kyseiselle tuotteelle. Mitään takeita ei ole sille, että kerran nettohinnoiteltu tuote on aina nettohinnoiteltu, jolloin tuotteelle voi jäädä roikkumaan vaikka kuinka vanha hinta, ellei niitä poisteta jossain vaiheessa. Poista siirretyt tiedostot siirron jälkeen on toiminto, joka kannattaa olla päällä, sillä muutoin tulee vahingossa jätettyä kansioon sellaista tietoa, joka menee jo vanhentuneena tietona myöhemmin ohjelmaan sisälle. Ainoastaan silloin kannattaa jättää valinta pois päältä, jos sama alennusluettelo ajetaan seuraavaksi myös sähköalalle tai kylmäalalle, jolloin valinta jätetään päälle vasta viimeisen ajon yhteydessä. 31

36 5.36 Tiedonsiirtoikkunan käynnistys OK-painikkeen painalluksella ohjelma aloittaa tiedonsiirron Ecomiin. Ecom purkaa kaikki hakemiston aineistot peräkkäin kertoen aina toimittajan ja tiedoston nimen, mitä siirretään. Tällöin ikkunan prosentti-mittari käy useamman kerran sadassa prosentissa. Alennusluettelo voi mennä Ecomiin jopa sekunnissa, joten sitä tuskin edes huomaa, kun ohjelma päivittää tiedot Ecomiin. Tiedonsiirto on onnistunut, jos ohjelma jatkaa tuotteiden hinnoitteluikkunaan tiedonsiirron jälkeen Tiedonsiirtoon liittyvät mutkat Kansiosta ei löydy yhtään siirrettävää tiedostoa ilmoitus tulee aina silloin tällöin. Ilmoitukseen voi olla useampia syitä. Seuraavaksi käsitellään niistä yleisimmät: Nettisähköpostiin tuleva alennusluettelo Jos teillä on käytössä Nettisähköposti, voi tiedoston sisällä oleva muoto muuttua tallennusvaiheessa. Tämän näkee siitä, että jos tiedoston avaa muistioon, näkyvät rivit aaltoilevina, jolloin Ecom ei pysty lukemaan tietoja sisälle. Tällöin tiedosto kannattaa avata Wordpad-ohjelmistolla ja tallentaa kerran, jonka jälkeen tiedosto on jälleen oikeassa muodossa ja se menee Ecomiin sisälle. Tiedosto väärässä muodossa Alennustiedostot ovat usein hyvinkin kirjavilla nimillä ja tiedostopäätteillä. Se ei ole haitallista, sillä Ecom avaa tiedoston aina ja katsoo sen muodon ja tunnistaa sen oikeaksi, jos se sitä on. Joskus tiedosto lähetetään toimittajan toimesta Excel-muodossa, jota ei voi lukea Ecomiin. Tällöin tiedostopääte on.xls tai.csv. Jos näin on käynyt, on tukkurilta pyydettävä uusi sähköposti, joka on oltava OVT-formaatissa. Kansiossa ei ole siirrettävää aineistoa Lähdekansio-kenttään lisätään joskus myös siirrettävän tiedoston nimi, jolloin ohjelma ei löydä tämän nimistä kansiota. Tällöin lähdekansiosta poistetaan tiedoston nimi ja jätetään vain kansion nimi, jolloin siirto onnistuu. Yrityksellä ei ole hajuakaan, miten alennukset viedään Ecomiin Silloin on parasta soittaa Ecomin puhelintukeen, jolloin se voidaan tehdä etäyhteydellä yhdessä ja opastetusti. Alennusluetteloita päivitetään kerran vuodessa, jolloin ei voidakaan olettaa, että yrityksessä muistettaisiin alennusten sisäänvientiprosessi ulkoa. 32

37 5.4 Oikean toimittajan valinta Tuotetietojen siirron alussa ohjelmisto purkaa kaikki hakemiston pakatut tiedostot. Tämän jälkeen ohjelmisto aloittaa varsinaisen tietojen siirron. Kun uuden toimittajan tietoja siirretään ensimmäistä kertaa, antaa ohjelmisto alla olevan ilmoituksen ja näytetään toimittajan siirtotunnus johon vastataan OK-painiketta painamalla. Tämän jälkeen valitaan oikea toimittaja ja painetaan OK-painiketta. Jos toimittajaa ei ole toimittaja-luettelossa, voidaan se perustaa itse Lisää -painikkeen avulla. Seuraavilla kerroilla ohjelma tunnistaa toimittajan automaattisesti. Tietojen siirron jälkeen ohjelma kysyy, hinnoitellaanko tuotteet saman tien. Tämän avulla jokainen tuote saa myyntihinnan laskutukseen ja sen avulla myös tukkuliikkeet asetetaan tärkeysjärjestykseen. Tuotteet kannattaa hinnoitella aina vasta viimeisen toimittajan tietojen viennin jälkeen, jos viedään useampi toimittaja kerralla. Laskutuksen aloitusrutiineissa on kerrottu tarkemmin, mitä hinnoittelu tekee. Hinnoittelussa itsessään on myös selkeät ohjeet sen suorittamiseen. 6 Tuotteiden hinnoittelu Jotta laskutusohjelmisto, lähetteet ja kassaohjelmistolla olisi käytössään myyntihinta, on tuotteet ensin hinnoiteltava. Tässä muodostetaan automaattihinnoittelulla jokaisen tuotteen hinnoittelusivulle oma myyntihinta. Tuotteet hinnoitellaan automaattisesti tuotelukumäärältään runsaslukuisille tuotealoille. Tällaisille tuotealoille tuotteet on siirretty ohjelmistoon OVT-formaatissa tai Ohjelmisto ehdottaa tuotteiden hinnoittelua aina OVT-formaatilla tapahtuvan tietojen siirron kautta tai vapaamuotoisen tekstitiedoston tiedonsiirron kautta. Ecom kysyy tuotehinnoittelua automaattisesti aina, kun tuotteita on siirretty OVT-formaatissa. Se kannattaa kuitenkin suorittaa vasta samalla kertaa ajettavien tuotetietojen viimeisen tiedonsiirron jälkeen, sillä sen jälkeen vasta tuotteiden myyntihinnat saavat sellaisen hinnan, joka jää voimaan. Tuotehinnoittelu löytyy myös valikosta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteiden hinnoittelu. 33

38 6.1 Tuotteiden hinnoittelu Tuotehinnoittelun ensimmäisellä sivulla valitaan hinnoiteltavat tuotealat. Tuotteet hinnoitellaan tuotteen toimittajat-alavälilehden nettohinnan pohjalta. Hinnoittelussa muodostetaan jokaiselle sellaiselle tuotteelle myyntihinta, jolle löytyy tuotteen toimittajat - alataulusta nettohinta. Ecom muistaa tuotteiden hinnoittelussa tekemäsi valinnat ja ne ovat valmiina seuraavaa hinnoittelua varten automaattisesti. Hinnoittelua voi tarkentaa tarvittaessa toimittajan alennusryhmissä, asiakas- ja tuotekohtaisesti. K = Tuotealan tuotteet hinnoitellaan, E = Tätä tuotealaa ei hinnoitella. HUOMIOI, JOS ET OLE VALINNUT YHTÄÄN TUOTEALAA K:ksi, ANTAA OHJELMA SIITÄ ILMOITUKSEN, EIKÄ PÄÄSTÄ ETEENPÄIN ENNEN, KUIN JOKU TUOTEALA ON HINNOITELTAVANA. Seuraava -painike avaa seuraavan ikkunan. 6.2 Tuotteiden hinnoittelutavan valinta Tässä ikkunassa valitaan tapa, jolla koko tuoterekisteristä valitut tuotteet hinnoitellaan. Omalla katteella hinnoiteltaessa ohjelma lisää tukkurilta saatuun omaan ostohintaan (tukkuhinta, josta on vähennetty omat alennukset) prosenttikatteen päälle. Jos jokaiselle tuotteelle halutaan sama kateprosentti, valitaan ylin kohta taulukosta. Kun tuotteille annettu kate määritetään sen mukaan, mitä tuote itselle maksaa (esimerkiksi alle 1 euron tuotteille 60 % katetta ja yli 1 euron tuotteet 40 % katteelle, valitaan valikosta kohta 2). Hinnoiteltaessa Tukkurin hinnoilla ohjelma hakee tuotteelle tukkurin myyntihinnan, jolloin omaksi katteeksi jää tukkurilta saatu alennusprosentti. Huomioi! Ecomin käyttämä myyntikateprosentti lasketaan myyntihinnasta sen mukaan montako prosenttia tuotteesta jää katetta talolle. Esimerkki: jos 100 euroon lisätään 20% katetta, on laskusääntö 100/0,8=125 euroa. Yli sadan prosentin katteet näin laskettuna eivät ole mahdollisia 90 % kate on jo 10 kertaa nettohintaa suurempi. 34

39 6.3 Toimittajien tärkeysjärjestys Taulussa määritellään toimittajat tärkeysjärjestykseen (Pienin prioriteetti = tärkein tukkuri). Tämä järjestys vaikuttaa laskutukseen ja tarjouslaskentaan. Tukkurijärjestys-(sivun alateksti) Järjestä tukkurit tärkeysjärjestykseen oikeassa reunassa olevan prioriteettikentän avulla (eikä vasemman kentän toimittajanumeron perusteella). Tärkein tukkuri saa pienimmän prioriteettinumeron ja toiseksi tärkein toiseksi pienimmän numeron jne. Jos useampi toimittaja myy samaa tuotetta, ohjelma hakee oletuksena tuotteelle hinnan siltä tukkurilta, jolla on pienin prioriteetti. Ecomissa voi hinnoitella yhden toimittajan tiedot erikseen, jolloin kyseiselle toimittajalle voi valita ihan omat hinnoitteluperusteet. Se tapahtuu Asetukset painikkeen kautta. 6.4 Tuotehinnoittelu omalla katteella Omalla katteella hinnoiteltaessa määritetään haluttu oletuskateprosentti, joka tulee nettohinnan (oman ostohinnan) päälle perusoletuksena kaikille tuotteille. Mikäli tuotteet haluaa hinnoitella käyttäen tukkurin lisäalennusta päällä, siirtyy silloin oma pakkausalennus suoraan asiakkaan hintoihin alempina nettohintoina. Valintaa ei yleensä käytetä eikä kannata käyttää. Mikäli alemmassa valintakentässä on valinta päällä, pyyhkii hinnoittelu kaikki toimittaja-alennusryhmiin käsin tehdyt hinnoittelut pois. Valintaa ei yleensä käytetä. 35

40 6.5 Tuotehinnoittelu kate- ja hintarajoilla Tämän hinnoittelun ideana on, että pienempihintaisista tuotteista voidaan ottaa parempaa katetta, kuin kalleimmista tuotteista. Tällä hinnoittelulla voidaan hinnoitella esimerkiksi alle 1 euron tuotteet 60%, 1-10 euron tuotteet 50%, yli 10 euron tuotteet 40% ja yli 100 euron tuotteet 30% katteella. Alarajaan kerrotaan tuotteen hinnan alaraja ja ylärajaan puolestaan hinnan yläraja. Jos alimman rivin ylärajan jättää tyhjäksi, hinnoittelee Ecom kaikki viimeisin rivin alarajan yläpuolella olevat tuotehinnat rivillä olevan katteen mukaan. Jos haluaa hinnoitella käyttäen tukkurin lisäalennusta (ylempi valinta päällä), antaa silloin oman pakkausalennuksen suoraan asiakkaan hintoihin. Tällöin kannattaa nostaa omaa katetta. Mikäli alempi valinta on rastitettu, poistaa ohjelma kaikki toimittaja-alennusryhmiin käsin tehdyt hinnoittelut. Yli 100 prosentin katteita ei kateprosenttikenttään voi laittaa. 90 % kate antaa jo kymmenkertaisen hinnan omaan ostohintaan verrattuna. 6.6 Tuotehinnoittelu tukkurin hinnoilla Tällä hinnoittelulla tukkurin antamasta myyntihinnasta tehdään oma myyntihinta. Minimikateprosentilla varmistetaan, että tuotteet saavat vähintään minimikatteen mukaisen hinnoittelun, vaikka toimittajan antama alennus ei sitä määrää olisikaan. Eli jos toimittaja antaa vain 10 % katteen, niin minimikate korjaa tuotteen hinnoittelun automaattisesti esimerkiksi 20% alennuksen. Tukkurin hintaa voi tässä hinnoittelussa myös muuttaa lisäprosentilla. Oletusarvo on tyhjä, jolloin käytössä on tukkurin hinta. OK-painike aloittaa hinnoittelun.toiminto kestää yleensä minuutteja tuotemäärän laajuuden ja käytettävän koneen tehon mukaan. HUOMIOI!! Jos tukkureiden alennustietoja ei ole viety ohjelmaan, laskee laskutus-ohjelma tuotekatteen väärin ja näyttää laskutuksessa turhan usein "sinisiä rivejä". Mikäli laskutukseen halutaan lisäkatetta, kannattaa valita -käytä kalleimman tukkurin hintaa, jolloin ohjelmisto etsii tuotekohtaisesti kaikki sen tuotteen toimittajat ja valitsee myyntihinnaksi kalleimman toimittajan myyntihinnan. 36

41 7 Tekstimuotoisen tuotetiedoston tuonti Tekstimuotoisen tiedon vienti Ecomiin on kuvattu yksityiskohtaisemmin erillisessä Tuotteet Yleisopas-käsikirjassa. Mikäli tuotetiedot ovat jotain toista muotoa, kuin OVT-muotoa, ajetaan sisään valikosta Ohjelmat, Tietojen siirto, Muu, ja Tuotetietojen siirto tekstitiedostosta. Tämän ikkunan avulla voidaan tuoda Ecomiin erilaisia tuotetiedostoja sisään. 8. Tuotetietojen poisto /puhdistus vanhoista Ecomista voi poistaa tuotetietoja erilaisin tavoin: 1. Koko tuotealan poisto on erittäin vahva toimenpide, jota käytetään harvoin ja vaatii hyvät syyt toimenpiteen suorittamiseen 2. Yksittäisen toimittajan tuoterekisterin poisto on suositeltavaa silloin, jos Ecomissa on jonkun toimittajan tietoa, jota ei lainkaan käytetä, eikä kyseisen toimittajan alennusluetteloita ole Ecomiin ajettu 3. Tuotetietojen puhdistus vanhoista hinnoista ja poistuneista tuotteista on säännöllinen toimenpide, joka kannattaa tehdä vähintään kerran suodessa. 4. Nettohintojen poisto tapahtuu uuden hinnastoajon yhteydessä, jolloin nettohintojen poistovalinnalla voidaan poistaa aiemmat nettohinnat. Tällöin tulee ajaa kyseisen toimittajan uusi tuotehinnasto sisälle. 37

42 8.1 Tuotetietojen poistovalikko Tuotetietoja pääsee poistamaan Ohjelmat-otsikon alta kohdasta Tuotteet ja sen alta Tuotetietojen poisto. 8.2 Tuotetietojen poisto ja puhdistus ikkuna Tuoterekisteriin tehtäviä poistoajoja ja puhdistusajoja on syytä tehdä aina silloin tällöin. Tuotteen yleisoppaassa, joka on erillinen käsikirja, on kerrottu yksityiskohtaisemmin tuotteiden poistorutiineista. Täällä voi poistaa epäkurantit tuotteet ja tietyn toimittajan tuotteet. Ylätaulun poistoilla poistetaan tuotteet, jotka eivät ole tiedoiltaan täydellisiä. Toimittajakohtaiseen poistoon on valittu yhden toimittajan tiedot poistettavaksi siten, että kaikki hinnat, jotka ovat yli vuoden vanhoja, poistetaan. Ja jos toimittaja on ainut tuotteen toimittaja, niin tuotekin poistetaan. Alimmassa osiossa on valittu ne tuotealat, joihin poisto halutaan suorittaa. Omia tuotteita ei kannata poistaa tätä kautta kovinkaan usein, sillä ne on hyvin usein syötetty vaillinaisin tiedoin, jolloin ohjelma poistaa todennäköisesti kaikki omat tuotteet. Tuotetietojen poistoon lisätty toimittajakohtaisiin poistoihin uusi valinta Poista tuote, jos sille ei jää yhtään toimittajaa 38