2013 -merkistä tunnistat uudet ominaisuudet

Transkriptio

1 Asiakkaat merkistä tunnistat uudet ominaisuudet

2 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirjan avulla Ecom tulee tutuksi ja ohjelmaa oppii käyttämään monipuolisemmin. Kaikkien Ecomin käsikirjojen periaatteena on, että mallin avulla oppii ja itse tekemällä sen myös opitun tiedon myös muistaa paremmin. Jokaisessa käsikirjassa on oma sisällysluettelonsa, jonka avulla saa myös haettavan aiheen hyvin esille. Käsikirjan sivut on kolmen eri ryhmään tarvittavan tietotaidon mukaan. Useimmat k sikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on k ytt nyt. A Mik li kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siin on symboli A, on se tarkoitettu kaikille k sikirjan k ytt jille. Se palvelee etenkin sellaisia k ytt ji, jotka ovat Ecomin ensik ytt ji tai ovat k ytt neet ohjelmistoa harvakseltaan. C Symboli vaatii hereill olon lis ksi usein my s kokemusta Ecomin k yt st, jotta sivun k sittelem asia saadaan k yt nt n. T llaisen sivun voi hyp t yli Ecomin ensiaskeleilla ja k ytt nottovaiheessa. T m on eksperttik ytt j n sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenk sittelyn ammattitaitoa ja suurta tarkkaavaisuutta. Ja on hyvä muistaa, että Ecomin puhelintuki on olemassa teitä varten. Puhelintuen numero on Puhelintuen numero löytyy aina myös osoitteesta Mikäli ette saa suoraan Ecomin puhelintukeen yhteyttä, soitamme teille takaisin. Huomioitavaa on myös, että Ecomin puhelintuken takaisisoitto tulee eri numeroista, kuin mitä puhelintuen numero on Mikäli sivulla on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia ja miettiä rauhassa käsiteltävää aihetta. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista.

3 1. Asiakastiedot A Asiakastietojen edut: Asiakastietoja täytetään usein pelkästään nimi ja osoitetietojen arkistona. Olisi hyvä, jos asiakastietoja hyödynnettäisiin monipuolisemmin. Jos esimerkiksi omat asiakkaat ryhmiteltäisiin erilaisiin ryhmiin sen mukaan, kuinka tärkeitä asiakkaita ne yrityksen kannalta ovat. Tai minkälainen potentiaali missäkin asiakkaassa on. Silloin asiakkaita voisi ryhmitellä sen mukaan erilaisiin asiakasryhmiin ja käyttää sitä vaikka yrityksen alennusten antopolitiikassa. Kun yritys on luonut omat alennustaulut ja hyödyntää niitä asiakkaisiinsa, saavutetaan iso askel laskutusrutiinien kehityksessä. Automaattiset alennukset tekevät laskuttamisesta suoraviivaisemman ja tehokkaamman. kokonaisuuden, jonka avulla laskuttaminen helpottuu suuresti. Markkinointi Ecomin avulla voi lähettää markkinointikirjeitä halutuille asiakasryhmille tai joulutervehdyksiä tärkeimmille asiakkaille. Huomioitavaa Tupla-asiakkuuksien välttäminen Uusia asiakastietojen luotaessa on syytä kiinnittää erityisesti huomiota asiakastietojen luontiin, sillä luvattoman usein sama asiakas löytyy useamman kerran asiakasrekisteristä. Se vaikeuttaa asiakastietojen hallintaa. Asiakastietojen suodattavaan hakuun on hyvä tutustua, sillä se vähentää tupla- ja tripla-asiakkuuksien perustamista. Asiakastiedot tulisi olla hallussa heti tilauksesta lähtien. Olisi erittäin hyvä tapa, jos asiakastiedot kerättäisiin jo heti ensimmäisen kontaktin yhteydessä. Ne voidaan kerätä helposti esimerkiksi tarviketarjouksen tai lähetteen teon yhteydessä. Asiakastiedoista tulisi selvitä vähintään, missä työ tehdään ja ketä laskutetaan. Ne tiedot saa helposti kerättyä asiakasrekisteriin asiakkaan luonnin yhteydessä. Asiakkaiden myynnin seurantaan on saatavilla hyviä raportteja, joiden avulla asiakkaan laskutuksesta saa paljon hyödyllistä tietoa. Erilaisia raportteja löytyy laskutusvalikon alta, joissa löytyy mm. tuotemyyntiraportti, joka kertoo, mitä kaikkea asiakas on ostanut. Myös projektiseurannan alta voi seurata asiakkaalle tehdyn projektin tilannetta. Kun yritys on vaihtamassa ohjelmistoa Ecomiin, on hyvä tietää, että aiemmat asiakastiedot voi siirtää Ecomiin erillisellä asiakastietojen siirto-ohjelmalla. Se esitellään tämän ohjekirjan loppupuolella. Asiakkaan ohjelmaikkunaan on kerätty kaikki asiakasta koskevat tiedot, joita tarvitaan eri ohjelmistoissa. Asiakkaan alta näkyvät kaikki laskut, lähetteet ja vielä erikseen kaikki historiassa olevat laskut ja lähetteet (nämä ominaisuudet tulevat myyntireskontraohjelmiston yhteydessä). Ensin käydään läpi asiakasoletuksien perusoletukset ja sen jälkeen varsinaista asiakkaan tekoa. Lopuksi tarkastellaan vielä laajemmin asiakasalennusten määrityksiä useammallakin eri tavalla. Automaattisilla asiakasalennuksilla saavutetaan tehokas laskutusprosessi, jonka avulla laskuttaminen sekä helpottuu että nopeutuu.

4 1.1 Asiakasoletukset A Ensimmäisessä vaiheessa käydään läpi asiakastietojen oletustietoja. Asiakasoletukset löytyvät valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta Asiakas- ja toimittajaoletukset Ohjelmat-valikon saa auki myös valikko-painikkeen alta, josta löytyy koko ohjelmavalikko.

5 1.1 Asiakasoletukset A Asiakasoletukset löytyvät valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta asiakas- ja toimittajaoletukset. Asiakasoletuksiin määritellään, mistä numerosta oman asiakasnumerointi aloitetaan (asiakasnro -kenttä). Ecom ehdottaa uuden asiakkaan perustamisessa asiakasnumeroa Tämä lähinnä siksi, ettei asiakasnumerointi alkaisi numerolla yksi, sillä se voi herättää oman yrityksen asiakkaissa turhia kysymyksiä. Jos asiakasnumero on tyhjä, ei asiakasrekisteriin ole vielä luotu yhtään asiakasta. Numero ilmestyy automaattisesti ensimmäisen uuden asiakkaan luonnin yhteydessä. Kenttään voi antaa myös oman arvon, mistä asiakasnumerot haluaa aloittaa. Toimittajanumero vastaavasti kertoo toimittajanumeroissa seuraavana vuorossa olevan numeron, jonka uusi toimittaja saa. Asiakasryhmiin voi muodostaa asiakasryhmiä, joille voi lähettää esimerkiksi kohdistettua markkinointia. Asiakasryhmille voi suunnata mm. kohdistettuja joukkokirjeitä tai tarratulostuksia. Jokaisella asiakasryhmällä on oltava oma yksilöivä numero. Uusi asiakasryhmä perustetaan painamalla taulukon yläpuolella olevaa pluspainiketta. Seuraavalla sivulle on asiakasryhmät luotu valmiiksi esimerkinnomaisesti asiakasryhmät-tauluun. Niitä voi muokata aina halutessaan. On kuitenkin muistettava, että uudet asiakasryhmä kannattaa tehdä aina uusilla numeroilla, jotta asiakastietoja ei mennä tahattomasti muuttamaan.

6 1.11 Asiakasalennukset A Kaikkien oletustaulujen yläosasta löytyvät yrityksen perustiedot, jotka kannattaa täyttää mahdollisimman täydellisesti, sillä näitä tietoja hyödynnetään monessa ohjelmanosassa. Kun asiakasryhmät on perustettu, käsitellään seuraavaksi asiakasoletusten seuraavia alavälilehtiä. Asiakaskohtaiset alennusryhmät voidaan määrittää automaattisiksi kahdella pääperiaatteella: omaan katteeseen sidotulla tai toimittajan antamien alennusryhmien mukaan. Neljännellä alavälilehdellä määritetään asiakashinnastot. Asiakashinnastoja käytetään melko harvoin, Ne ovat käytännöllisiä lähinnä silloin, kun erilaisille asiakastyypeille on muodostettu omia hintoja esimerkiksi työveloituksen tai kilometrikustannusten suhteen. Koska sekä alennusten antamine, että hinnastojen käyttö vaatii hyvää Ecomin tuntemusta, käsitellään nämä aiheet myöhemmin tässä käsikirjassa yhtenäisenä aihekokonaisuutena. Seuraavaksi suljetaan asiakasoletukset ikkunan oikeassa yläreunassa olevalla sulje-painikkeella.

7 2. Asiakkaat A Asiakkaat löytyvät valikosta Ohjelmat, Asiakkaat / Toimittajat ja sen alta Asiakkaat. Asiakkaat saa myös esiin painamalla Asiakkaat -pikapainiketta. Ja ohjelmat-valikko löytyy myös Valikko-Painikkeen alta.

8 2.1 Uuden asiakkaan perustaminen A Asiakasvalikosta avautuu alla näkyvä ikkuna. Asiakastietojen yläosassa on asiakkaan perustiedot. Ensin käydään läpi asiakkaan ylätaulun tiedot luomalla ohjelmaan ensimmäinen asiakas. Uuden asiakkaan teko aloitetaan painamalla ylhäällä olevan painikerivin plus -painiketta. Huomioi, Asiakkaita voi perustaa myös muista ohjelmista, kuten laskutusohjelmasta suoraan..

9 2.11 Asiakasnumeron hallinta A Uuden asiakkaan teossa ohjelma ehdottaa automaattisesti uutta asiakasnumeroa, jonka voi tarvittaessa muuttaa. Jos uudet asiakkaat saavat oletuksena väärän asiakasnumeron, voi numeron muuttaa haluamakseen asiakasoletusten ensimmäisellä välilehdellä Asiakasnro-kohdassa. Asiakasnumero on pakollinen kenttä ja jokaisella asiakkaalla on oma asiakasnumeronsa.

10 2.12 Asiakasryhmän valinta A Asiakasryhmää voi hyödyntää markkinoinnissa, sillä sen avulla voi tulostaa halutusta asiakasryhmästä suoramarkkinointiosoitteiston. Asiakasryhmä valitaan painamalla hiirellä ryhmän perässä olevaa kansio-painiketta. Ohjelma avaa hakuikkunan, josta halutun asiakasryhmän voi valita. Jos asiakasryhmiä ei ole perustettu, voidaan ne tehdä asiakasoletuksissa, joista oli kerrottu aiemmin. Asiakasryhmiä ei ole pakko käyttää. OK-painikkeella tieto siirtyy asiakastietoihin. Asiakasryhmät luodaan asiakas- ja toimittajaoletuksissa. Ryhmä-kenttään voi myös kirjoittaa suoraan asiakasryhmän numeron.

11 2.13 Asiakkaan nimi ja toimitusosoite A Seuraaviin kenttiin annetaan asiakkaan nimi ja toimitusosoitetiedot. Ecomiin kirjataan asiakkaan yläosaan nimenomaan toimitusosoite, eikä asiakkaan laskutusosoitetta. Yleensä laskutusosoite ja toimitusosoite on sama, jolloin se kirjataan tähän, ohjelma kopioi tiedot automaattisesti laskutusoletuksista löytyväksi laskutusosoitteeksi. Tähän kirjatut nimi ja osoitetiedot tulostuvat lähetteelle ja laskulle tulee laskutusoletukset-välilehdeltä löytyvät tiedot.

12 2.14 Postinumeron syöttö A Ohjelma hakee automaattisesti postiosoitteen, kun postinumero on syötetty. Ecomissa on sisäänrakennettu postinumeroluettelo. Postiosoitteen voi muuttaa käsin tarvittaessa. Maakenttään voi syöttää maan tarvittaessa ja Asiakkaan Y-tunnus syötetään seuraavaan kenttään. Uudet postinumerot ja postitoimipaikat on päivitetty ohjelmaan. Postinumeron syötön yhteydessä ohjelma hakee automaattisesti postinumeroa vastaavan postitoimipaikan.

13 2.15 Karttatiedot asiakkaasta A Kartta painikkeella ohjelma avaa karttapalvelun ja näyttää osoitteen kartalla. Kartta vaatii toimiakseen nettiyhteyden. Kartan ilmestymisnopeus on kiinni omasta nettiyhteyden nopeudesta. Kartassa on tarkentamismahdollisuudet, sekä satelliittikuvan mahdollisuus myös. Karttakuvaa voi esikatsella ja sen voi myös tulostaa.

14 2.151 Reittiohjeet ja matka kohteeseen A Kun karttaohjelmaan annetaan lähtöpaikka joko kirjoittamalla tai valitsemalla se kentän perässä olevalla alasvetopainikkeella, laskee ohjelma matkan kohteeseen ja näyttää nopeimman reitin. Karttaikkunan voi sulkea alla olevalla painikkeella, ohjelma palaa asiakasikkunaan.

15 2.16 Maa ja Y-tunnus A Maa kentän perässä olevalla alasvetopainikkeella saa esiin yleisimpien maiden maakoodit, joita tarvitaan sähköisten laskujen maakoodeina, kun lasku lähetetään Suomen rajojen ulkopuolelle. Y-tunnus on yrityksen tunnistautumistunnus. Jokaisella yrityksellä on oma Y-Tunnuksensa. Tämä tieto auttaa esimerkiksi sähköisten laskujen lähettämisessä, sillä eräät operaattorit osaavat etsiä suoraan Y-tunnuksen alta olevat sähköiset laskutusosoitteet, jolloin niitä ei tarvitse itse etsiä. Järjestelmä toimii Ecomissa niin, että jos Ecomia käyttävä yritys lähettää kaikki laskunsa sähköisesti, Etsii Maventa-operaattori automaattisesti tämän yrityksen sähköisen osoitteen ja lähettää laskun sinne. Jos Y-Tunnusta ei ole, tai sille ei ole osoitettu sähköisen laskun osoitetta, niin lasku menee tulostuspalvelun kautta normaalina kirjelähetyksenä. Y-Tunnus on tieto, joka näkyy myös tulostettavassa laskussa.

16 2.17 Puhelinnumero A Puhelinnumero-kenttään annetaan toimitusosoitteeseen viittaava puhelinnumero, jota voidaan käyttää mm. lähetteestä lähetettävässä tekstiviestitiedossa, jonka avulla asentaja voi soittaa asiakkaalle helpommin.

17 2.18 Myyjätiedot Myyjä-kenttään voi syöttää suoraan myyjänumeron tai sen voi hakea kentän perässä olevasta kansiopainikkeesta. Myyjät perustetaan Ohjelmat-valikon alta kohdasta perusoletukset, josta valitaan henkilöt välilehti. Jos Ecom 3 palkanlaskenta on käytössä, kannattaa katsoa projektiseuranta-oppaasta, miten henkilöt siirretään palkanlaskentaohjelmasta Ecomiin sisälle. Ok painikkeella myyjä valitaan asiakkaaseen. Tieto kopioituu mm. laskutukseen automaattisesti, kun asiakas haetaan laskulle.

18 2.19 Sähköiset linkit A Asiakastiedoissa on sähköpostiosoitteelle oma kenttä, joka avaa automaattisesti yhteyden Outlooksähköpostiohjelmaan lisäten vastaanottajaksi sen osoitteen, mitä kenttään on kirjoitettu. Yhteys otetaan painamalla hiirellä kentän sinistä otsikkotekstiä. Sama toiminto on internet-osoitteessa.

19 2.2 Asiakkaan hyväksyntä A Alla olevaan ikkunaan on lisätty uusi asiakas osoitetietoineen. Seuraavaksi käydään läpi asiakkaan lisätietoja, jotka löytyvät asiakkaan alta omina alavälilehtinä. Asiakastiedot on nyt myös hyväksytty painamalla hyväksy muutokset painiketta. jolloin aiemmilla sivuilla harmaina olleet painikkeet saavat värin takaisin, mikä on merkkinä siitä, että ohjelmaikkuna on selaustilassa. Kun asiakastiedot tallennetaan, tallentaa ohjelma automaattisesti samat tiedot myös laskutusosoitetietoihin. Laskutusosoitetiedot voi tarvittaessa muuttaa haluamakseen. Tämä aihe käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa.

20 2.21 Asiakkaan välilehdet A Asiakkaan laskutusoletukset-alavälilehti tulee automaattisesti esiin ensimmäistä asiakasta syötettäessä. Tämän jälkeen asiakasrekisteri muistaa, mikä alavälilehti on ollut aiemmin avattuna ja näyttää sen sivun tiedot automaattisesti seuraavalla kerralla, kun ohjelmiston avaa. Eli, jos asiakastietoja katseltaessa on viimeksi käyty dokumentit-alavälilehdellä, näyttää ohjelma sen sivun tiedot seuraavalla kerralla, kun asiakasrekisterin avaa. Jos kaikki alavälilehdet eivät näy kerralla ikkunan alaosassa, ilmestyy oikeaan alanurkkaan selauspainike, jolla voi selata piiloon jääviä alavälilehtiä.

21 2.3 Asiakkaan myyntiehdot, myyntitili A Ensimmäinenä asiakasalavälilehti on asiakkaan Myyntiehdot. Tälle välilehdelle voidaan määrittää asiakaskohtaisia myyntiehtoja käsiteltävälle asiakkaalle. Käsiteltävä asiakas näkyy aina ikkunan yläosassa. Asiakkaalle on mahdollista määrittää oma myyntitili. Jos asiakkaalle määritetään käytettävä myyntitili, tulee se oletuksena asiakkaalle tehtävään laskuun. Myyntitili-kentän avulla voidaan asiakas määrittää kuuluvaksi esimerkiksi käänteisen alv:n piiriin olevalle myyntitilille, jolloin asiakkaalle tehtävä lasku on automaattisesti oletuksena tämän myyntitilin piirissä ja alv% on nolla. Haluttu myyntitili valitaan tarvittaessa kentän perässä olevalla alasvetopainikkeella. Oletuksena kenttä on tyhjä ja siihen valitaan myyntitili vain silloin, kun se on tarpeellista. Muutoin kenttä saa olla ilman arvoa, jolloin käytetään oletusmyyntitiliä laskutuksessa.

22 2.31 Asiakaskohtainen maksuehto A Asiakaskohtainen maksuehto annetaan Maksuehdot-kenttään tähän kenttään. Mikäli asiakkaan Maksuehdot -kenttä on tyhjä, käyttää ohjelma laskutusoletuksissa Maksuehdot -alavälilehdellä asetettua oletusmaksuehtoa, jonne kannattaa määrittää yrityksen käyttämät maksuehdot. Silloin ne näkyvät valmiina valittaessa asiakkaalle sovittua maksuehtoa painamalla kentän perässä olevaa alasvetopainikettapainiketta Ja valitsemalla asiakkaalle haluttu maksuehto.

23 2.32 Vakiokate ja ykköstukkurin hinta Viitteenne -kentän tieto tulostuu mm. lähetteisiin ja laskulle ohjetiedoksi asiakkaalle. Toimitustapa ja toimitusehdot ovat viitteellistä tietoa. Vakiokate-kentällä asetetaan asiakkaalle vakiokate%, jota käytetään laskutuksessa, lähetteellä ja kassaohjelmassa. Mikäli asiakkaalla on vakiokate% määritetty, laskee ohjelma tuotekatteen annetun vakiokateprosentin mukaan. Vakiokateprosentti ohittaa muut hinnoittelutavat, mitä asiakkaalle on määritetty. Vakiokate lasketaan myyntihinnasta päin, jolloin esimerkiksi 50% kateprosentti on kaksi kertaa tuotteen nettohinta (ei kerrottuna 1,5), jolloin tuotteeseen jää katetta 50%. Laske vakiokate alennuksilla valintaa käytetään, kun asiakkaalle halutaan näyttää tuotteen oikea myyntihinta ja alennus erikseen. Ohjelma jättää sovitun kateprosentin tuotteen nettohinnan ja myyntihinnan väliin ja jos tuotteella olisi normaalisti enemmän katetta, näyttää ohjelma ylimääräisen katteen alennuksena asiakkaalle. Tämä rasti on toimiva vain, jos vakiokateprosentti on määritetty. Käytä ykköstukkurin hintaa valinta kannattaa ottaa käyttöön hintatietoiselle asiakkaalle, jos yrityksen hinnoittelu poikkeaa ykköstukkurin määrittämästä hinnasta. Jos yrityksellä on esimerkiksi kalleimman tukkurin hinnoittelu normaalina hinnoittelutapana, voidaan ykköstukkurin hinta-määrityksellä pitää hintataso sellaisena, ettei ylilyöntejä synny. Ykköstukkuri-valintaa käytetään yleisesti yrityksen omien avainasiakkaiden kanssa.

24 2.33 Muut myyntiehdot A Myyntiluottoraja ja sopimuskentät ovat infokenttiä, jotka eivät ohjaa ohjelman toimintaa. Asiakas voidaan asettaa myyntikieltoon rastittamalla myyntikiellossa-valinta päälle. Asiakashaussa asiakasrivi näkyy punaisena ja kun asiakas valitaan myyntitapahtumaan, ilmoittaa ohjelma siitä erillisellä ilmoituksella. Jos asiakas on merkitty myyntikieltoon, voi syyn merkitä asiakkaan alle muistioon. Sama muistio on nyt näkyvissä koko ajan asiakastietojen keskiosassa. Asiakkaalle voi antaa oletusprioriteetin, jolla voidaan määrittää tälle asiakkaalle tehtävän työn kiireellisyysaste automaattisesti. Jos asiakas on yritykselle tärkeä, voidaan näin kaikki tulevat työt määritellä kiirellisiksi. 2013

25 2.4 Asiakkaan alennusryhmä Asiakkaan alennusryhmä valitaan alla näkyvästä Alet -alavälilehden otsikosta. Ecomin perusoletuksena on, ettei asiakas saa automaattisesti alennuksia (kuva alla), ellei sitä ole valittu oletuksissa valmiiksi. Ohjelmaan voidaan valita tuotekatteeseen perustuvan alennuskäytännön tai toimittajan alennusryhmiin perustuvan alennuskäytännön. Seuraavaksi käsitellään omaan katteeseen perustuvan alennusten antotavan.

26 2.41 Asiakasalennukset oman katteen mukaan Kun oman katteen mukainen alennustaulukko on valittu, tulee esiin oletusalennustaulukko. Yleisperiaate on, että Asiakas- ja toimittajaoletuksissa määritetään valmiiksi yleisimmät alennusryhmät, joihin asiakkaat ryhmitellään. Tämän jälkeen asiakaskohtaisesti valitaan asiakkaalle sopiva asiakasalennustaulukko. Näin alennuskäytäntöä voidaan muuttaa kerralla koko asiakasmassalle, eikä asiakkaita tarvitse käydä läpi yksitellen. Tämän käsikirjan loppupuolella. on käsitelty tarkemmin omaan katteeseen perustuvaa alennustaulukon tekoa.

27 2.42 Asiakasalennukset toimittajan alennusryhmillä C Asiakasalennusten teko toimittajien alennusryhmien mukaan tapahtuu valitsemalla alennustaulu alla olevan taulukon mukaan. Tämä asiakasalennustapa käsitellään yksityiskohtaisemmin tämän käsikirjan lopussa.

28 2.5 Vakiotuotteet ja yksilölliset myyntihinnat Asiakkaan Vakiotuotteet ja Myyntihinnat -alavälilehteen voidaan määritellä tuotehintoja ja muita oletuksia siten, että ne koskevat juuri valittua asiakasta. Esimerkiksi työveloitus voidaan pistää asiakkaan alle muistiin ja määrittää sille oma hinta, jonka ohjelma muistaa aina, kun tälle asiakkaalle myydään kyseistä tuotetta. Uusi rivi aloitetaan painamalla ensin plus-painiketta ja hakemalla haluttu tuote esiin tuotenumeron yläpuolella olevalla hakupainikkeella. Kun rivi on haettu, voidaan sille antaa haluttu hinta. Haetulle tuotteelle voidaan asettaa myös tiettyjä erityismääreitä, joiden avulla asiakaskohtaisia ehtoja voi määrittää. Jos jotain tuotetta ei haluta laskuttaa tietyiltä asiakkailta, voidaan se tehdä asettamalla Käyttö estetty valinta Päälle. Tällainen tuote voi olla esimerkiksi laskutuslisä. Oletustuote on puolestaan tuote, joka tulee aina automaattisesti valitun asiakkaan laskulle ja lähetteelle mukaan. Sille voidaan asettaa myös oletusmäärä valmiiksi. Esimerkiksi minimimäärä asiakkaalle laskutettavista tuotteista voisi olla sellainen. Tähän ikkunaan ei kannata kerätä isoa määrää tuotteita, sillä näiden hinnat eivät päivity hinnoittelun kautta, vaan ne on hinnoiteltava käsin asiakaskohtaisesti tässä ikkunassa. Tähän ikkunaan tehdyt tuotemääritykset ovat voimassa vain tällä asiakkaalla.

29 2.6 Hinnastot Asiakasoletuksiin voidaan tehdä valmiita hinnastoja esimerkiksi työveloitushinnalle tai joillekin muille tuotteille. Jos yrityksellä on käytössään eri tuntiveloitushinnat yksityisille, yrityksille ja julkishallinnon kohteille, voidaan ne luoda kätevästi omiksi hinnastoiksi Etuna on, että kun jonkun ryhmän hinta muuttuu, muutetaan se oletuksissa ja se muuttuu samalla kaikille niille asiakkaille, joilla kyseinen veloitushinta on käytössä. Kun muutos on tehty, saavat uudet laskut, lähetteet ja kassalaskut uudella hinnalla olevat hinnat. Asiakashinnaston luonti käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa kohdassa Asiakashinnaston oletustiedot. Seuraavaksi haetaan asiakkaalle tietty asiakashinnastopohja. Hinnaston luonti alkaa painamalla alaikkuna plus-painiketta.

30 2.61 Asiakashinnaston valinta Asiakasoletuksissa luodut hinnastot näkyvät nyt tässä ikkunassa valittavina. Asiakkaan alla voi valita yhden tai useamman hinnaston kerralla rastittamalla halutut hinnastot. Useammat hinnastot ovat järkeviä silloin, jos hinnastot on tehty asiakasryhmittäin jaottelemalla esimerkiksi ne yksityisasiakkaisiin ja yritysasiakkaisiin. Hinnastojen nimet voidaan myös nimetä suoraan halutun ryhmän mukaisiksi. Kun halutut hinnastot on rastitettu, painetaan OK-painiketta

31 2.62 Asiakashinnasto valittu asiakkaalle Kun asiakkaalle on valittu asiakasmyyntihinnasto, käyttää myyntiohjelmat nyt asiakashinnastoon valittujen tuotteiden hintoja. Tällaisen hinnaston etuna on se, että hintojen päivittäminen käy kätevästi päivittämällä oletuksissa hintoja, jonka jälkeen kaikkien niiden asiakkaiden hinnat muuttuvat kerralla, joille kyseinen hinnasto on valittu.

32 2.7 Asiakkaan laskutustiedot A Alla olevaan alavälilehdellä ovat asiakkaan omat laskutusoletukset. Asiakkaan perustietoihin on tässä vaiheessa syötetty asiakkaan toimitusosoite ja mikäli laskutusosoite poikkeaa toimitusosoitteesta, annetaan asiakkaan laskutusosoite tähän alaikkunaan. Näin asiakkaan laskut menevät automaattisesti oikeaan osoitteeseen. Kun asiakkaan toimitusosoite on syötetty ja laskutusosoitetta on muutettu asiakkaan laskutusosoitteen mukaiseksi, kysyy ohjelma, että muutetaanko myös laskutusosoitetta. Kyllä vastauksella ohjelma tallentaa muutetut tiedot. Lasku- ja lähetelomakkeet voidaan määrittää asiakaskohtaisesti, jolloin ohjelma ehdottaa täällä määrättyä lomaketta lähetettä tai laskua tulostettaessa. Tämä auttaa silloin, kun asiakas tarvitsee erilaista lomaketta käytettäväksi. Myös kopioiden määrän voi muuttaa asiakaskohtaisesti. Sähköisestä laskusta on omat käsikirjat (Trust perintä ja maventa nimisinä) Ecomin sivuilla internetissä videokäsikirjoina. Ne löytyvät Ecomin sivuilta kohdasta ohjeet ja käsikirjat.

33 2.8 Muistio asiakkaasta A Asiakaskohtainen muistio on asiakastietojen keskellä koko ajan näkyvissä. Siihen voi kirjoittaa tärkeitä aiheita asiakasta koskien.

34 2.81 Laajempi asiakasmuistio A Laajempi muistio on avattavissa asiakastietojen alavälilehdeltä. Tässä oleva teksti näkyy asiakkaan keskiosan muistiossa siltä osin, kun se mahtuu näkyville. Muistion tiedot on myös mahdollista kopioida asiakkaalle tehtävään laskuun ja lähetteeseen. Mikäli teksti kopioidaan omaan vapaaseen tekstiin, on teksti mahdollista saada tulostettua ennen tuoterivejä, jos vapaa teksti on laskutusoletuksissa määritetty niin tulostumaan. Alimmassa valinnassa vapaa teksti tulostuu aina laskun ja lähetteen loppuun.

35 2.9 Asiakkaan dokumentit -välilehti Dokumentit välilehdelle voi kirjata kiinnostavia kuvia, tekstejä, nettilinkkejä ja muuta hyödyllistä tietoa.uusi dokumentti liitetään asiakkaan dokumenttiin painamalla ensin Plus painiketta ja avautuvaan ikkunaan annetaan kuvaus dokumentista. Sen jälkeen annetaan joko Tiedosto, kansio tai nettiosoite. Lisää painikkeella dokumentti on lisätty asiakkaan tietoihin. Jos yrityksellä on käytössään verkkoversio, on tärkeää, että kun annetaan tiedostolinkki, viittaa se sellaiseen kansioon, joka on käytettävissä samannimisenä kansiona verkkotunnusta myöten myös muissa koneissa, jossa tiedot halutaan olevan käytettävissä.

36 2.91 Asiakkaan dokumentit Dokumentit välilehdelle on nyt kirjattu sekä nettiosoite että kuva asiakkaan myytävistä tuotteista. Aivan samalla tavoin siellä voisi olla Cad-kuva tai kuva asiakkaalle tehdystä remontista tai vaikka alkutilannekuvia ennen remonttia. Kun Dokumentteja liittää asiakkaan alle, on ne sitten tarvittaessa löydettävissä asiakkaan alta. Kun kuvan esikatselu on päällä, näyttää ohjelma siitä kuvan, kun kuvaa sisältävä rivi on valittu dokumenteista.

37 3. Asiakkaan laskut A Asiakkaalle tehdyt laskut löytyvät suoraan asiakasrekisteristä esillä olevan asiakkaan Laskut alavälilehden alta. Täältä voi myös avata halutun laskun valitsemalla sen ja tuplaklikkaamalla hiirellä sitä. Tämä ominaisuus vaatii Ecom Myyntireskontraohjelmiston näkyäkseen. Kaikki nykyiset Ecomin myynnissä olevat versiot sisältävät automaattisesti Ecom myyntireskontran. Asiakkaan kaikki kirjanpidollisesti kesken olevat laskut löytyvät asiakkaan Laskutus-painikkeen alta yhteissummineen ja kaikki historiaan siirtyneet laskut Laskutushistoriapainikkeen alta.

38 3.1 Laskun kohdehaku Asiakkaan alla oleva laskutus ja laskutushistoria välilehdellä on kohdehakupainike, jonka avulla voi hakea halutun laskun esille kohdehaku suodattavalla haulla. Ohjelma etsii silloin laskun kohde-kenttään syötettyä tietoa. Tämä on käytännöllistä silloin, kun samalle asiakkaalle on tehty lukuisia laskuja, joiden etsiminen veisi muuten enemmän aikaa. Painamalla haku-painiketta ohjelma avaa ikkunan, johon voi syöttää haettavaa tietoa. Tiedossa voi olla kokonaisia sanoja tai osa jostain sanasta. Ohjelma hakee nyt kaikki laskut, jossa lukee au-sanaliite jossain kohtaa kohde-kenttää. Viereinen Merkkikenttähaku toimii vastaavalla tavalla.

39 3.2 Asiakkaan kaikki lähetteet A Tämä ominaisuus vaatii myyntireskontraohjelmiston näkyäkseen. Asiakkaan kaikki lähetteet löytyvät asiakkaan Lähetteet ja Lähetehistoria välilehdeltä. Asiakkaan lähetteet löytyvät suoraan asiakasrekisteristä sen asiakkaan kohdalta, jolle lähete on tehty. Täältä voi myös avata halutun lähetteen tiedot valitsemalla sen ja painamalla suurennuslasi -painiketta. Lähetettä voi hakea myös kohde- ja merkkihakupainikkeilla, jolla esillä olevaa tietoa voi suodattaa. Samalla tavoin tietoja voi hakea ja hyödyntää myös tarviketarjousten osalta.

40 4. Asiakashaku A Asiakasrekisterissä asiakkaita haetaan valitsemalla painikerivistä taskulamppu-painike. Ohjelma avaa asiakashakuikkunan.

41 4.1 Asiakashakuikkuna A Kun asiakashakupainiketta on painettu hiirellä, avaa ohjelma asiakashakuikkunan. Avautuvassa ikkunassa ohjelma ehdottaa ohjelma hakua ensin asiakasnimen mukaan (musta täplä Asiakasnimen yläpuolella). Kirjoittamalla hakuavaimeen asiakkaan nimeä ohjelma alkaa välittömästi etsiä asiakasta. Hakuavaimeen kirjoitetaan seuraavaksi Suo.

42 4.2 Haku nimen mukaan A Ohjelma on etsinyt hakuikkunasta ensimmäisen asiakkaan, jonka nimestä löytyy kirjoitettu hakuehto. Haluttu asiakas voidaan valita nyt hiirellä ja painaa sen jälkeen OK- painiketta, jolloin kyseisen asiakkaan tiedot tulevat esiin.

43 4.3 Suodattava asiakashaku A Suodattava haku toimii, kun hakusanaan on kirjoitetaan vähintään kolme kirjainta ja sen jälkeen painettaan Suodattava haku painiketta. Ohjelma hakee kaikki asiakkaat, joista haettava sanaryhmä löytyy ja suodattaa muut asiakkaat pois hakuikkunasta. Ohjelma etsii kaikista hakukentistä haettavaa sanaryhmää. Sana voi olla nimessä tai lähiosoitteessa ja ohjelma etsii hakusanan mukaiset tiedon myös keskellä sanaa. Suodattavan haun käyttö estää tehokkaasti saman asiakkaan kirjaamiseen ohjelmaan useampaan kertaan, kunhan sitä käytetään ennen uuden asiakkaan perustamista. Esimerkiksi yksityishenkilöt ja asuntoosakeyhtiöt voidaan kirjoittaa ohjelmaan useammallakin eri tavalla. Kun suodattavalla haulla ensin etsitään asiakasta, löytyy se tehokkaasti, mikäli se on jo sinne perustettu.

44 5 Asiakaspostitukset ja -tarrat Ecomista on mahdollista saada tekstitiedosto, josta voidaan tehdä asiakaspostitus suoraan tarroille tai siirtämällä asiakastiedot Exceliin. tämän ikkunan saa esille valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/ Toimittajat ja sen alta kohdasta Osoitetarrat ja Joukkokirjeet.

45 5.1 Osoitetarrat ja joukkokirjeet Ohjelma avaa ikkunan, josta voi tarkentaa muutamalla hakuehdolla tarkennetun asiakasrajauksen. Valinnan tulos voidaan siirtää joko suoraan Exceliin jatkojalostettavaksi, tai sitten se voidaan siirtää erilliseen tarratulostusohjelmaan. Asiakkaat voi nyt tulostaa myös CSV-muotoon. Seuraavaksi tarkastellaan tarratulostusohjelmiston toimintaperiaatteita. Se tapahtuu painamalla Tarratpainiketta hiirellä. Ikkunan oikeassa laatikossa näkyvät asiakasryhmät on ensin perustettu asiakasoletuksissa. kun asiakkaalle on määritetty, mihin ryhmään asiakas kuuluu, voidaan tietoa hyödyntää esimerkiksi tarratulostuksessa. Kun tästä valitaan haluttu ryhmä, voidaan sille ryhmälle tehdä omat tarrat.

46 5.2 Tarralomakkeen määritys Tämän ikkunan avulla voidaan sovittaa Ecomin tarralomakepohja vastaamaan yrityksessä käytössä olevia tarralomakkeita. Markkinoilta löytyy kymmeniä jos ei jopa satoja erilaisia tarrapohjia, joiden tarrakoot ja joka mahdollisesti joka suuntaan tulevat marginaalit vaikuttavat siihen, miten Ecomin antama asiakasrekisteri osuu lomakkeeseen. Nämä kaikki tarratulostuslomakkeeseen liittyvät asettelut löytyvät ikkunan vasemmalta puolen Sivu-määrityksistä. Kun Sivun tietoja muuttaa, muuttuu myös tarratulosteen muoto muutetun sivun kaltaiseksi. Oikealla olevat määritykset liittyvät tarran esityssisältöön. Asiakkaasta voi vielä valita, että tulostetaanko toimitus-vai laskutusosoite. OK-painikkeella tarrat siirtyvät tulostukseen. Tarratulostusta otettaessa on hyvä testata tulostusta pienellä asiakasmäärällä ja vaikka ihan normaalilla a4- paperilla, jotta asettelut saa kohdalleen ennen varsinaisen tulostuksen aloittamista.

47 5.3 Yksittäisen asiakkaan osoitetarra Yksittäisestä asiakkaasta voi tulostaa tarran suoraan tarratulostimelle. Tulostus tapahtuu asiakasikkunassa. Ensin valitaan se asiakas, jolle osoitetarra halutaan tulostaa ja painetaan yläikkunan tulosta painiketta.

48 5.3.1 Tarratulostusikkuna Kun tarratulostusta on painettu, näyttää ohjelma vielä erikseen tarrakokomääritykset. OK-painikkeella ohjelma siirtyy tulostimen asetukset sivulle eli tulostimen valintaan, josta valitaan tarratulostin valittavien tulostimien joukosta ja valitaan sen jälkeen oikea paperitarran koko, jonka jälkeen voidaan siirtyä tarran tulostukseen painamalla tulostusikkunan Ok-Painiketta. Ohjelma tulostaa valitun asiakkaan tiedot tarralle.

49 6 Katepohjainen alennuskäytäntö Omaan katteeseen perustuva alennuskäytäntö on erittäin helppo ja tehokas tapa asettaa oma alennuspolitiikka järjestykseen. Se on myös perusedellytys nopeaan ja tehokkaaseen laskutukseen. Olennaista on, että yritys on miettinyt oman alennuspolitiikkansa valmiiksi, jonka jälkeen on mahdollista automatisoida asiakkaille annettavat alennukset siten, ettei niitä tarvitse erikseen enää laskutusvaiheessa miettiä jokaisen laskun kohdalla erikseen. Myymisessä ja alennusten jakamisessa olennaisin asia on hinnoittelun automatisointi. Se mahdollistaa oikeanlaisen, tehokkaan laskutuskäytännön, jonka avulla yritys varmistaa tehdyn työn muuttamisen rahaksi. Kun tuotteiden hinnoittelu on tehty ja alennusten anto automatisoitu, ei tarvitse arpoa aina uudestaan ja uudestaan alennusta jokaiselle riville. Silloin ei ole tarvetta tarkistaa asiakkaalle aiemmin tehtyjä laskuja, että onko annettu alennus sama, kuin viime kerralla. Kaikki tämä vie suunnattomasti aikaa ja kuluttaa energian ihan vääriin asioihin. Katepohjaisen alennuskäytännön oletukset määritetään valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta Asiakas- ja /toimittajaoletukset. Täältä valitaan toinen alavälilehti (asiakasalennukset oman katteen mukaan.)

50 6.1 Asiakasalennukset oman katteen mukaan Asiakasalennukset oman katteen mukaan alavälilehdelle määritetään erilaiset yrityksen käyttämät perusalennusluokat, kuten esimerkiksi Perusasiakkaalle tai Hyvälle asiakkaalle annettavat alennukset. Sen lisäksi voidaan laatia omat alennukset esimerkiksi Sukulaisille. Ecom käyttää täällä määritettyjä alennustietoja laskutusohjelmistossa, lähetteiden teossa ja kassaohjelmistossa. Katepohjaisessa alennuskäytännössä asiakkaalle annetaan alennusta sen mukaan, kuinka iso kate myytävällä tuotteella on. Hyvälle asiakkaalle annetaan parempaa alennusta, kun tuotteen oma kate on hyvä, mutta pienikatteisesta tuotteesta ei voi antaa paljoa hyvällekään asiakkaalle. Tämä katteisiin perustuva automatisoitu alennuskäytäntö vähentää suunnattomasti laskutukseen menevää aikaa. Käytä katteen laskemisessa laskennallista ostohintaa valinta on erillisvalinta, jota käytetään projektiseurannan katelaskennan yhteydessä. Tällöin katelaskennassa käytetään tuoterekisterin ostohintaa ja projektille tuodaan ostolaskulta tullutta ostohintaa. Tämän etuna on, että projekti näyttää oikeaa ostohintaa ja myyntiin tuleville tuotteille lasketaan kate tuoterekisterin ostohinnan mukaan, joka on keskimäärin vähän korkeampi ostohintaan verrattuna.

51 6.2 Asiakasalennukset oman katteen mukaan Asiakasalennustaulussa on kaikki yrityksen perusalennustavat kukin yksitellen selattavissa tässä ikkunassa. Ohjelma näyttää aina yhden alennustaulukon kerrallaan tässä ikkunassa. Uusissa Ecomin toimituksissa on tämän asiakaskohtaisen alennustaulukon lisäksi kolme valmiiksi tehtyä alennustaulukkoa. Sen lisäksi ohjelmassa on asiakaskohtainen alennustaulukko, joka viritetään aina koskemaan vain yhtä tiettyä asiakasta. Asiakaskohtaista alennustaulukkoa tulisi käyttää vain erikoistapauksissa, kun valmiit alennustaulut eivät sovellu. Halutun asiakasryhmän tiedot saa esiin painamalla alavälilehden nauhuripainikkeiden seuraava - painiketta. Seuraavilla sivulla on kerrottu asiakkaalle annettavien alennusten toiminnasta.

52 6.3 Alennustaulun toimintamalli Alla olevaan ikkunaan on nyt saatu esille perusasiakkaan alennustaulu. Asiakkaalle annettava automaattialennus koostuu tuotteen katteesta jonka mukaan annetaan alennusta asiakkaalle. Kun nämä kaksi yhdistetään, voidaan rakentaa asiakasalennusryhmät, jotka huolehtivat automaattisesti alennusten antamisesta. Kun tuotteet on hinnoiteltu, on jokaisella tuotteella ostohinta ja myyntihinta, joiden väliin jää yritykselle jäävä osuus, eli kate. Ja mikäli yrityksellä on tapana antaa alennusta asiakkaille, annetaan sitä sen mukaan, millainen kate tuotteelle on. Kun laskulle valitaan asiakas, jolla on alennustaulu käytössään ja laskulle valitaan jokin tuote, hakee tämän tuotteen kateprosentin ja katsoo asiakkaan alennustaulusta, minkälaista alennusta asiakkaalle annetaan. Ikkunan vasemmalla olevassa kahdessa kentässä on tuotteen kateala- ja ylärajat. Kun tuote haetaan laskulle, ohjelma käy lukemassa asiakkaan alennustaulua ja katsoo, mihin väliin tuotteen kateprosentti on ja käy hakemassa samalta riviltä annettavat alennusprosentit. Esimerkiksi, jos muoviputkella on tuoterekisterissä 50 % kate ja tämä tuote haetaan normaalin asiakkaan laskulle, hakee Ecom tästä taulusta tuotteen kateprosentin rivin 50,0-55,0 mukaan ja antaa alennusta (8 %) lisäkertoimella 1.

53 6.4 Asiakasalennuksien toimintamalli, jatkuu Esimerkki 2: Euron hintaisella osalla on tuoterekisterissä 30% kate. Jos asiakkaalla on tällainen Perusasiakas alennustaulu liitettynä asiakastietoihinsa, ei asiakkaalle ei anneta viidennen rivin (tuotekateraja 30-35%) mukaan alennusta. Kun hintakerroin on yksi, ei hintaakaan nosteta. Seuraavaksi otetaan esille seuraava alennustaulu painamalla seuraava painiketta.

54 6.4.1 Vakioasiakas -alennustaulu Alla olevassa ikkunassa on vakioasiakkaan alennustaulu. Siinä rivikohtaiset alennukset ovat isompia ja ensimmäisten rivien tuotekertoimet ovat pienempiä verrattuna edellisen sivun Perusasiakas-asiakastauluun. Ja seuraavana olevassa oletusalennustaulussa (Hyvä asiakas), on vastaavasti esillä olevaa alennustaulua paremmat alennukset.

55 6.5 Oletustaulukon valinta Ecomiin on mahdollista asettaa uuden asiakkaan perustamisen yhteydessä oletusalennusryhmä. Tämä alennusryhmä valitaan ikkunan alaosassa olevasta Oletustaulukosta Oletustaulukkoon alasvetopainikkeella valittu asiakasryhmä tulee oletuksena uuden asiakkaan alennusryhmäksi. Uudessa Ecomissa oletuksena on, ettei asiakkaalle anneta alennuksia, eli oletustaulukko on tyhjä.

56 6.6 Uusi alennusryhmä Uusi alennustaulu perustetaan painamalla alla näkyvää plus -painiketta. Ohjelma avaa uuden ikkunan ja ehdottaa aletaulun luontia viiden prosentin portailla, joka on yleensä hyvä tapa rakentaa uusi alennustaulukko. OK-painikkeella ohjelma luo alennustaulupohjan valmiiksi.

57 6.6.1 Uusi alennusryhmä Uudelle alennustaulukolle annetaan ensin nimi, ja sen jälkeen muokataan alennustaulu halutunlaiseksi rivi riviltä. Kateprosenttivälit ovat nyt valmiina viiden prosentin väleillä tehtyinä. Seuraavaksi tehdään Tinkaajaalennustaulu. Alennustaulukon nimeksi tulee Tinkaaja. Tämän jälkeen aloitetaan alennustaulukon teko. Ja kun kyseessä on tinkaaja, haluaa tämän tyyppinen asiakas paljon alennusta. Taulukkoa aletaan täyttämään rivi riviltä antamalla alennusprosentteja ja hintakertoimia. Alennukset kannattaa antaa Ale%- kenttään, sillä silloin se näkyy valmiissa lasku- ja kassalomakkeista. Alla oleva Tinkaajan alennustaulu on nyt täytetty esimerkinomaisesti valmiiksi korottamalla hintakerrointa suhteellisen reippaasti ja antamalla suurempia alennuksia. Kun asiakkaalle on otettu tällainen taulu käyttöön, toimii laskutusohjelma siten, että ohjelma katsoo valitun tuotteen kateprosentin ja käy lukemassa tätä Tinkaaja-taulukkoa ja etsii sen rivin, mihin kateväliin kateprosentti osuu ja käy korottamassa hintaa ensin annetulla kertoimella ja antaa sen jälkeen tuotteelle kyseisen rivin mukaisen alennuksen. Jos myytävän tuotteen hinta on 100 ja kateprosentti on 50% ja sellainen tuote myytäisiin asiakkaalle, jolla on tämä Tinkaaja taulu käytössä, olisi tuotteen myyntihinta silloin tuoterekisterissä 200. Ohjelma katsoo silloin sen rivin, mihin väliin kateraja osuu ja antaisi kertoisi tuotteen hinnan hintakertoimen arvolla 1,3, jolloin laskulla tuotteen myyntihinta olisi 260. Alennusta annettaisiin 25%, jolloin lopullinen hinta muodostuu 195 Euroon. Tuotteesta jää hyvä kate yritykselle ja asiakas on saanut hyvän alennuksen.

58 6.7 Alennustaulun liittäminen asiakkaaseen Alennustaulu liitetään asiakkaalle Asiakkaat-ohjelmassa Alet- alavälilehdellä. Ikkunassa valitaan Oman Katteen mukaan alennuskäsittely, ja alennustaulukko muutetaan halutuksi. Asiakkaat löytyvät ohjelmat valikon alta asiakkaat ja toimittajat ja sen alta valitaan asiakkaat -välilehti. Tämän jälkeen haetaan haluttu asiakas ja sen alta valitaan Alet -alavälilehti. Jos asiakas on perustettu ennen oletusalennustaulun käyttöönottoa, eikä muutakaan alennustaulua ole otettu asiakkaalla käyttöön, on Ei käytössä valinta päällä. Seuraavaksi painetaan Oman katteen mukaan valinta päälle.

59 6.7.1 Hyvä asiakas alennustaulun valinta Hyvä asiakas -alennustaulu valitaan alennustaulun perässä olevasta alasvetopainikkeesta. Se tuo asiakasoletuksissa olevan alennustaulun valitulle asiakkaalle sellaisenaan. Tämä taulu tulee suoraan asiakasoletuksesta samannimisestä taulusta. Asiakkaalle on nyt valittu hyvän asiakkaan alennustaulu. Jos esimerkiksi tätä Hyvä asiakas alennustaulukon tietoa muuttaa oletuksissa, muuttuu myös kaikkien niiden asiakkaiden oletustiedot, jotka käyttävät kyseistä asennustaulukkoa. Näin muutokset ovat heti kaikilla asiakkailla kerralla tehtynä.

60 6.7.2 Hyvä asiakas alennustaulun toiminta Asiakkaalle on nyt valittu Hyvä asiakas -alennustaulu. Kun tälle asiakkaalle nyt tehdään seuraava lasku ja siihen valitaan tuotteita, antaa ohjelma niistä tuotteista automaattisesti alennusta, jotka on määritetty automaattialennusten piiriin. Eli käytännössä oletusarvoisesti kaikki tuotteet töitä lukuun ottamatta. Jos esimerkiksi tätä Hyvä asiakas alennustaulukon tietoa muuttaa oletuksissa, muuttuu myös kaikkien niiden asiakkaiden oletustiedot, jotka käyttävät kyseistä asennustaulukkoa. Näin muutokset ovat heti kaikilla asiakkailla kerralla tehtynä.

61 6.9 Asiakaskohtainen alennustaulu Asiakaskohtainen alennustaulukko on ainoa alennustaulukko, jota voi räätälöidä suoraan yhden asiakkaan tarpeisiin. Kaikki muut alennustaulukot tulevat sellaisenaan asiakasoletuksissa olevista alennusryhmistä. Jos asiakkaalle tehdään oma alennustaulukko, on alennustaulukoksiksi valittava asiakaskohtainen alennustaulukko. Sen voi sitten muokata haluamakseen, kuten kuvassa alla. Tässä tapauksessa asiakas on halunnut kaikista tuoteista 20% alennusta järjestään. Kun tuotteen hintaa on hintakertoimella korjattu, on päästy samaan hintaan, kuin mitä tuoterekisterin hinta normaalistikin on ja pystytty antamaan asiakkaalle 20% alennusta. Kätevää..: )

62 7. Toimittajan alennusryhmään perustuva alennuskäytäntö Toimittajakohtaisiin alennusryhmiin perustuvat alennusperiaatteet määritetään tässä ikkunassa. Ikkunaan määritetään halutut alennusryhmät samalla tavalla, kuin asiakasalennusryhmien määrityksessä. Jos yrityksellä on käytössä molempia alennuskäytäntöjä, suositellaan ne nimeämän selkeästi eri nimillä. Periaate on, että tänne asetuksiin määritetään yleiset alennuskäytännöt, jotka sitten ovat valmiita ja valittavissa halutuille asiakkaille. Näin alennuskäytäntöä voidaan hallita paremmin. Asiakkaalle voidaan tehdä vielä erillinen asiakaskohtainen alennustaulukko, mutta sen tulisi olla poikkeus. Käyttämällä yleisiä alennustaulukoita saavutetaan suurta ajansäästöä ja vähennetään virheitä.

63 7.1 Uuden alennusryhmän teko (toimittajien alennusryhmän mukaan) Uusi alennusryhmäpohja aloitetaan painamalla plus-painiketta, jonka jälkeen ohjelma kopioi ikkunassa olevan alennustaulun pohjaksi uudelle alennustaululle. Tässä tapauksessa, kun asiakaskohtaisessa alennustaulukossa ei ole yhtään ryhmää valittuna, kopioituu tyhjä taulu myös uuden ryhmän pohjatiedoksi.

64 7.2 Uusi asiakasalennustaulukko (toimittajien alennusryhmän mukaan) Uudelle alennusryhmälle annetaan nimi ja valitaan halutut toimittajan alennusryhmät ja annetaan niille haluttu prosentti.

65 7.3 Alennustaulun nimeäminen (toimittajien alennusryhmän mukaan) Alennustaulukolle kannattaa antaa kuvaava nimi, josta asiakasalennuksen tunnistaa. Tässä on yksi tapa nimetä asiakkaita. Tämä tapa on ehkä siksi hyvä, että perinteisesti alennusryhmiin perustuva hinnoittelua pyydetään nimenomaisesti isoissa teollisuuslaitoksissa ja kunta/valtio-sektorilla.

66 7.4 Alennusryhmän lisäys (toimittajien alennusryhmän mukaan) Yksittäisen alennusryhmän lisäys tapahtuu painamalla ensin plus-painiketta, jonka jälkeen painetaan toimittajanron yläpuolelta olevasta kansiopainikkeesta toimittajaikkuna esiin ja valitaan esiin tulevasta ikkunasta haluttu toimittaja. OK-painikkeella ohjelma palaa alennustaulukkoon.

67 7.5 Toimialan valinta alennusryhmään (toimittajien alennusryhmän mukaan) Ohjelma tuo aina oletuksena ohjelman oletustuotealan valmiiksi. Mikäli alennusryhmä kuuluu johonkin toiseen aleryhmään, valitaan toimiala Ala-kentän yläpuolelta olevasta kansiopainikkeesta vastaavalla tavoin, kuin toimittajakin valittiin edellisellä sivulla.

68 7.6 Alennusryhmän valinta (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kun toimittaja ja tuoteala on valittu, voidaan valita alennusryhmä, jonka voi valita Alennustaulukko-kentän yläpuolelta löytyvästä kansiopainikkeesta. Hakuikkunasta valitaan haluttu alennusryhmä ja valitaan OK -painikkeella alennustaulukkoon. Huomioi, mikäli alennusluettelo on tyhjä, johtuu se todennäköisesti siitä, että joko toimittaja tai toimialatieto on väärä. Myös se on mahdollista, ettei toimittajan alennusluetteloa ole ajettu ohjemaan sisälle.

69 7.7 Oman alennuksen anto aleryhmälle (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kun alennusryhmä on valittu tiettyyn alennustaulukkoon, annetaan valitulle alennusryhmälle alennus Ale%- kenttään. Kun tämä alennusryhmä sitten otetaan käyttöön tietyllä asiakkaalla, antaa ohjelma automaattisesti alennusta taulukkoon valittujen alennusryhmien osalta.

70 7.8 Poimi alennusryhmät kerralla (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kaikki toimittajan alennusryhmät voidaan hakea myös kerralla poimi toimittajan alennusryhmät valinnalla. Ohjelma tuo eteen uuden ikkunan, jossa valitaan tuoteala, toimittaja ja oletusarvo annetavalle alennukselle. Ohjelma tuo alennustaulukkoon kaikki tuotealat kerralla ja antaa niille annetun oletusalennuksen. OK-painikkeella ohjelma tuo tähän ikkunaan kaikki alennukset.

71 7.8.1 Alennusryhmien tarkistus Kun alennusryhmille on annettu ns. vakioalennus, on ohjelma lisännyt jokaiselle alennusryhmälle ale%- kenttään annetun alennusprosentin lukuunottamatta niitä, jotka olivat saanee jo aiemmin toisen arvon.. Tämän jälkeen on alennusryhmät vielä käytävä läpi, ja tehtävä tarkistukset, jotta alennukset ovat kohdallaan. Kun alennustaulukko on tehty, voidaan se ottaa käyttöön halutuille asiakkaille.

72 7.9 Asiakkaalle valittava aleryhmä (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kun asiakkaalle otetaan käyttöön toimittajien alennusryhmien mukainen alennustaulukko, valitaan ensin asiakas, jolle alennustaulukkoa halutaan käyttää. Tämän jälkeen avataan Alet -välilehti ja sieltä Toimittajien alennusryhmän mukainen alennustaulukko valinta ja haetaan alennustaulukkolistasta oikea alennustaulukko. Tämän jälkeen ohjelma näyttää alennustaulut ja antaa automaattisesti alennusta kyseisen alennusryhmän tuotteista. Toimittajien alennusryhmien mukaan annettava alennustaulu on siirrettävissä Exceliin, jossa sitä voi jatkokäsitellä omien tarpeiden mukaan,

73 8 Asiakashinnastojen luonti Myyntihinnastot luodaan ja niitä muokataan asiakas- ja toimittajaoletuksissa, joka löytyy ohjelmat-valikon alta kohdasta asiakkaat- /toimittajat.

74 8.1 Asiakashinnaston oletustiedot Asiakashinnastot-alavälilehti löytyy asiakas- ja toimittajaoletuksista. Asiakashinnasto-oletustaulussa tehdään valmiit ryhmät, joita hyödynnetään asiakasrekisterissä kiinnittämällä asiakas valmiiksi tehtyihin ryhmiin. Tällä ohjataan esimerkiksi asiakasryhmittäin poikkeavaa työveloitushintaa. Iso hyöty asiakasryhmien käytöstä on silloin, kun työveloitus muuttuu, jolloin hinnat muutetaan tänne ja muutos kopioituu automaattisesti kaikille asiakkaille, joille asiakashinnasto on määritetty.

75 8.11 Asiakashinnaston muokkaus Asiakashinnastoon on tehty valmiiksi kolme hinnastoa. A, ja C. Kuvassa alla näkyy oletuksena ensimmäisenä esiin tuleva hinnasto. Oletuksena hinnastot ovat on tyhjiä, sillä kukin yritys valitsee omat tuotteet ja niiden hinnat tähän ikkunaan tarpeen mukaan. Jos yrityksellä ei ole tarvetta hinnoitella esimerkiksi työveloitusta eri hinnalla eri asiakasryhmille, ei silloin hinnastojakaan tarvita. Tässä esimerkissä Hinnasto A saa edullisimmat hinnat, joita käytetään avainasiakkaille. Ensimmäisenä muutetaan hinnaston nimi nimelle Avainasiakas.

76 8.2 Tuotteen lisäys asiakashinnastoon Hinnastoon lisätään tuote painamalla alaikkunan alinta plus-painiketta. Plus painikkeella on saatu uusi rivi ja seuraavaksi painetaan tuotehaun aloittavaa kansio-painiketta. Ohjelma tuo esiin tuotehakuikkunan, josta on valittu tuotealaksi omat tuotteet, josta on valitaan työveloitus-tuote Avainasiakas-hinnaston tuotteeksi. OK-painikkeella tuote lisätään asiakashinnastoon. Tuotteen normaalihinta näkyy valitulla rivillä kohdassa myyntihinta.

77 8.21 Hinnan määritys asiakashinnaston tuotteelle Kun tuote on valittu asiakashinnastoon, annetaan tuotteelle hinta (alv0%). Koska tässä esimerkkitapauksessa on kyseessä avainasiakashinnasto, hinnoitellaan tuntihinta edulliseksi. Huomioi, että asiakashinnaston nimen voi muuttaa halutuksi, mikäli AC-nimillä olevat nimet eivät vastaa yrityksen omaa käytäntöä. Esimerkkihinnastossa ei valita muita tuotteita. Vaan siirrytään seuraavaan hinnastoon painamalla hinnastonimen yläpuolella olevaa kolmatta selauspainiketta.

78 8.22 Seuraavan/uuden asiakashinnaston teko Kuvassa oleva asiakashinnasto on nyt hinnasto, johon on jo lisätty toivottu työhinta. Sen lisäksi asetettiin hinnasto C:lle vähän normaalia kovempi tuntihinta, jota voidaan hyödyntää erikoisasiakkaisiin. Kokonaan uusien oletushinnastojen luonti tapahtuu painamalla alla olevan ikkunan ylimmäistä pluspainiketta, joka luo uuden hinnaston. Uudelle hinnastolle annetaan nimi ja valitaan halutut tuotteet. Nyt sellaista ei luoda.

79 8.3 Hinnaston sitominen asiakkaaseen Kun asiakkaalle halutaan asettaa myyntihinnasto, valitaan haluttu asiakas ja avataan Hinnastotalavälilehti. Asiakkaalle halutun hinnaston voi nyt valita painamalla hiirellä alavalikon plus-painiketta. Ohjelma avaa ikkunan, josta voi valita halutun hinnaston ja painaa OK-painiketta.

80 9. Asiakastietojen tuonti muista järjestelmistä Ecomiin voi tuoda isomman määrän asiakastietoja kerralla. Se on tarpeellista lähinnä silloin, kun ohjelmaa otetaan käyttöön. Mikäli aiemmasta ohjelmasta on mahdollista saada asiakastiedot tekstitiedostoksi tai Exceliin, voidaan tiedot siirtää Ecomiin. Tiedonsiirto aloitetaan Valitsemalla Ohjelmat valikon alta kohdan Asiakkaat ja Toimittajat ja sen alta valitaan esiin tulevista vaihtoehdoista Asiakastietojen tuonti Excelistä / tekstitiedosta.

81 9.1 Asiakastietojen tuonti Asiakastietojen tuonti valinta pyytää aina ottamaan varmuuskopion ennen siirtoikkunaa. Se onkin suositeltavaa aina, jos Ecomissa on jo olemassa olevia asiakkaita sisällä. Jos niitä ei vielä ole, ei varmuuskopiostakaan ole hyötyä. Varmuuskopio on tärkeää siksi, että asiakastietojen sisäänajossa on mahdollista ajaa uudet asiakastiedot vanhojen asiakastietojen päälle. Ja jos toiminnon tekee vahingossa, on hyvä voida palauttaa varmuuskopiolla olevat asiakastiedot. OK-Painikkeella ohjelmisto siirtyy asiakastietojen tuontiohjelmaan. Mikäli varmuuskopio halutaan tehdä, suljetaan avautuva ikkuna ja myös Ecom. Tämän jälkeen avataan Ecom varmuuskopio-ohjelma ja varmuuskopioidaan ainakin asiakastiedot.

82 9.2 Asiakastietojen tuonti Asiakastietojen tuonti muista järjestelmistä tehdään tässä ikkunassa. Tämän ikkunan perusidea on linkittää tiedostossa olevat tiedot Ecomin tietoihin niin, että oikea tietosisältö siirtyisi Ecomissa sille tarkoitettuun kenttään. Ensimmäiseksi Tiedosto-kenttään on haettava se tiedosto, josta Ecomiin siirrettävät asiakkaat löytyvät. Se tapahtuu painamalla joko syöttämällä tiedoston nimi hakemistoineen Tiedosto kenttään, tai hakemalla oikea tiedosto painamalla kentän perässä olevaa kansio-painiketta.

83 9.3 Asiakastiedoston valinta Kun tiedoston perässä olevaa kansiota on painettu, etsitään se oikea kansio ja sieltä tiedosto, jossa siirrettävät asiakastiedot löytyvät. Huomioi, että alhaalla olevaan tiedostotyyppiin on valittu sellainen tiedostotyyppi, että se vastaa asiakasrekisterin tiedostotyyppiä. Kaikki tiedostotyypit -valinta on sillä tavoin hyvä, että kansion kaikki tiedostot tulevat näkyviin. Asiakasrekisteri on oltava excel tai.csv muotoista. Kun oikea kansio on löytynyt ja sieltä oikea asiakasrekisteri, painetaan Avaa-painiketta.

84 9.4 Asiakasrekisterin sisällön tarkistus Kun oikea tiedosto on valittu, näkyvät sen sisältämät tiedot alla olevassa taulukossa. Asiakasrekisterin sisältö on oltava sellainen, että sen sisältämät tiedot ovat oikeissa sarakkeissa, eikä se sisällä mitään ylimääräisiä väliotsikkotietoja tai muuta tietoa sellaisissa sarakkeissa, mihin ne eivät kuulu. Asiakasaineistoa voi selata alaikkunassa ja tarkistaa sen sisältöä. Sillä ei ole merkitystä, jos kaikki tieto ei näytä mahtuvan näkyviin sarakkeissa, sillä kysymyksessä on vain esitystapa, johon vaikuttaa taulukon koko. Jos aineistossa on ylimääräisiä tekstejä välissä tai aineiston sisältö poukkoilee, tulisi se muokata taulukkolaskentaohjelmassa oikeaan muotoon ja siirtää se vasta sen jälkeen tähän tauluun ja sitä kautta Ecomiin. Kaikkia tietoja ei jokaisen asiakkaan kohdalla tarvitse olla täytettynä. Silloin, kun tiedot ovat selkeästi oikeissa paikoissa, jatketaan käsittelyä.

85 9.5 Aineiston asetukset Aloita Riviltä- kenttään annetaan sen rivin numero, josta löytyy ensimmäisen asiakkaan tietoja. Alla olevassa aineistossa ensimmäinen rivi sisältää otsikkotietoa, joten kentän arvoksi on määritetty 2. Numerointi-kohtaan kerrotaan asiakasnumeroiden käsittely. Jos alla olevassa asiakasaineistossa on asiakasnumero mukana, valitaan Asiakasnumero tiedostosta valinta. Jos taas asiakasnumeroa ei aineistossa ole, tulee valita asiakasnumero juoksevasti kenttään valinta päälle. Ecom yksilöi asiakkaat asiakasnumeron perusteella, mikä tarkoittaa sitä, että jokaisella asiakkaalla on oma asiakasnumeronsa. Ecom ehdottaa asiakasnumeron aloittamista luvusta 1000, jotta se on tarpeeksi iso luku. Jos teidän asiakkaalle antama luku alkaisi numerosta yksi, voisi se herättää asiakaskunnassanne turhia kysymyksiä yrityksen tuoreudesta ja sen sellaisista aiheista. Jos asiakasnumero valitaan juoksevana, kannattaa asiakasnumero asettaa niin, ettei se mene jo olemassa olevian asiakkaiden päälle. Jos asiakasnumero on käytössä- teksti viittaa Ecomissa jo oleviin asiakastietoihin ja niiden käsittelyyn. Jos Ecomissa on jo asiakastietoja sisällä, suositellaan Ohita rivi-vaihtoehtoa. Jos Ecomilla on jo laskutettu asiakkaita, kannattaa Ohita rivi vaihtoehtoa ehdottomasti käyttää. Jos Ecomia on vain testattu ja sinne on syötetty muutama testiasiakas, voi valita Päivitä asiakastiedot, jolloin ohjelma ajaa asiakasrekisterissä olevat tiedot yli alla olevalla siirrettävällä aineistolla. Tämä tapahtuu silloin, kun Ecomissa oleva asiakasnumero on sama, kuin mitä siirrettävässä tiedostossa on.

86 9.6 Asiakasaineistojen kohdistukset Kun alla olevaa asiakasaineistoa aletaan viemään Ecomiin sisälle, aloitetaan tietoja kohdistamaan sarakkeittain Ecomin tietojen kanssa. Alla olevassa tiedostossa ensimmäinen kenttä, eli Sarake A, sisältää asiakasnumeron, joka kohdistetaan Ecomin asiakasnumeron kanssa. Kun Sarakkeiden tiedot kohdan alla olevaa A-kentän perässä olevaa painiketta painetaan, antaa ohjelma ne kentät, joihin tieto halutaan Ecomissa menevän. Kun kyseessä on asiakasnumero, valitaan kentän tiedoksi Numero, jolloin tiedoston asiakasnumero osuu Ecomissa asiakasnumero-kenttään. Kun numero on valittu, siirrytään seuraavaan, eli -sarakkeeseen.

87 9.61 Asiakastietojen kohdistus Asiakasnumero on nyt kohdistettu alla olevassa ikkunassa. Sarakkeiden tiedot kohdassa on nyt A-kenttään valittu Numero, eli asiakasnumero. Se hakee alla olevan A-sarakkeen tiedot Ecomin asiakasnumeroon. Seuraavaksi käsitellään -sarakkeen tietoa. Siirrettävän asiakastiedoston -Sarake sisältää sellaista tietoa, jota ei haluta tuoda Ecomiin sisälle. Se tapahtuu siten, että Sarakkeiden tiedoissa kohta jätetään tyhjäksi, jolloin alataulun -sarakkeen tietoja ei tuoda Ecomiin sisälle. Käytännössä se jätetään väliin täyttämättä - sarakkeeseen mitään tietoa. Jos kenttään on vahingossa valittu joku alla olevista vaihtoehdoista, voidaan se vaihtaa tyhjäksi valitsemalla ylin vaihtoehto, joka on tyhjä. Tällöin valittu tieto korvautuu tyhjällä tiedolla, eikä mitään sen sarakkeen tiedoista siirry Ecomiin.

88 9.62 Asiakastietojen tietojen kohdistus Sarakkaiden tiedot on nyt kohdistettu alla olevien tiedoston sarakkeiden kanssa niin, että Ecom vastaanottaa tiedot oikeisiin kenttiin. Tiedot on kohdistettu M-sarakkeeseen asti, kun alla olevassa tiedostossa on M- sarakkeeseen asti tietoa näkyvissä. Tietoa voi kuitenkin olla vielä enemmän, joten seuraavaksi kannattaa alla olevaa hissi-painiketta siirtää oikealle, jotta voidaan tarkistaa, ettei siirrettävää tietoa ole jäänyt piiloon.

89 9.63 Asiakastietojen kohdistus, jatkuu Ecomin asiakastietojen sisäänluvussa on mahdollista kirjata asiakastietoja Ecomiin hyvinkin monipuolisesti. Alla olevaan listaan on nyt kohdistettu toisen sivun ja vähän kolmannenkin tiedostosivun sarakkeita. Alla olevaa tiedostoikkunaa on siirretty oikealle päin, jolloin listassa ovat näkyvissä sarakkeet N:stä eteenpäin. Huomioitavaa on, että Ecomissa voidaan sisäänlukea myös asiakkaan laskutusosoitetiedot. Se on olennaista silloin, kun asiakkaalla on poikkeava laskutusosoite suhteessa toimitusosoitteesta. Mikäli sisäänluettavassa aineistossa on myös nämä tiedot, voidaan ne lukea sisään valitsemalla (Laskutusosoite) jälkiliitteellä valitut kentät osoittamaan tiedoston laskutusosoitekenttiin.myös verkkolaskuosoitteiden merkitys kasvaa jatkuvasti. Ne voidaan myös lukea sisään, kun ne aineistosta löytyvät. Kun aineisto on paritettu Ecomin tietojen kanssa, voidaan aloittaa sisäänluku. Se tapahtuu painamalla OK-painiketta. Jos sisäänlukuprosessia tullaan tarvitsemaan myös jatkossa, voi tehdyt kohdistukset tallentaa ja käyttää jatkossa uudestaankin.

90 9.7 Asiakastiedot siirretty Ecomiin Kun edellisellä sivulla on painettu OK-painiketta, tulee alla näkyvä ilmoitus. Eli asiakastiedot on nyt siirretty Ecomin asiakasrekisteriin. Jos tiedot ovat OK, voidaan asiakastietoja hyödyntää Ecomissa täysipainoisesti. Jos tiedoissa on vajavaisuuksia, voi niitä täydentää menemällä asiakasrekisteriä läpi ja täydentää puutteet. Jos asiakasrekisteriin tuli siirrettyä totaalista puppua, voidaan sitä aiemmin otettua varmuuskopiota hydöyntää ja palauttaa asiakastiedot takaisin ja yrittää uudestaan. Yleensä ottaen asiakastietojen siirto on niitä asiantuntijoiden tekemiä toimintoja, jotka hoituvat usein Ecomin puhelintuen tai oman IT-tukihenkilön toimesta.

91 10 Asiakastietojen vienti Exceliin Ecomissa olevat asiakatiedot voi siirtää Exceliin kätevästi seuraavan valikon kautta: Ohjelmat, Asiakkaat/toimittajat ja asiakastietojen siirto Exceliin.

92 10.1 Asiakastiedot Exceliin Avautuvassa ikkunassa valitaan ensin se ohjelmapohja, mihin se halutaan avata. Vaihtoehtoja ovat Excel ja Openoffice Calc, joista pitää valita. Jos tiedot halutaan suoraan oletusohjelmaan, valitaan siinä tapauksessa alimpana näkyvä Avaa oletusohjelmassa valinta. Jos taulukko on erittäin suuri, ei tätä valintaa kannata välttämättä käyttää, sillä tiedoston avaus voi kestää useita minuutteja. Nopeampi tapa on tallentaa aineisto tiedostoon ja avata se sitten erikseen taulukkolaskentaohjelmalla. Jos rastia ei aseteta päälle, voidaan se myös tallentaa haluttuun tallennuskansioon ja halutunnimiseksi tiedostoksi. OK-Painikkeella ohjelma aloittaa taulukon teon.