PUOLUSTUSMINISTERIÖ 15.12.2004 Resurssipoliittinen osasto FI.PLM.4628 Talousyksikkö 10272/2910/200 Neuvotteleva virkamies Pentti J. Miettinen TASE-SELVITYSMIESRAPORTTI 15.12.2004 Puolustusministeriölle Puolustusministeriö esitti vuonna 2003 lausunnossaan valtion taloushallintoselvityksestä, että puolustusministeriön hallinnonalalla on tarkoitus asettaa oma hanke, jolla pyritään ohjaamaan ja koordinoimaan puolustushallinnonalakonsernin taloushallinnon kehittämistä valtion käynnistyvien tilivelvollisuusuudistuksen toteuttamishankkeen ja taloushallintouudistuksen periaatteiden mukaisesti. Puolustusministeriö piti lausunnossa tärkeänä mahdollisuutta osallistua kehittämisohjelmassa ehdotettuihin hankkeisiin, erityisesti rakenneuudistukseen, menettelyjen yksinkertaistamiseen sekä palvelukeskusmallin pilotointiin. Puolustusministeriö asetti 22.6.2004 hankkeen, jonka tehtävänä oli valmistella taloushallinnon tukipalvelujen organisointia koskeva selvitys puolustushallinnossa. Tavoitteena on laatia selvitys hallinnonalan tukipalvelujen organisoinnissa kyseeseen tulevista vaihtoehdoista sekä niiden eduista ja haitoista. Selvityksen tavoitteena on antaa perusteet taloushallinnon tukipalvelujen järjestämistä koskevalle päätöksenteolle. Selvitykseen kuuluu myös jatkotoimenpiteitä ja niiden aikataulua koskevien ehdotusten tekeminen. Alustavana tavoitteena on, että keskeiset organisaatioratkaisut voitaisiin tehdä vuoden 2006 talousarvioehdotuksessa. 1
Selvitysmieheksi hankkeeseen asetettiin neuvotteleva virkamies Pentti J. Miettinen puolustusministeriön resurssipoliittisen osaston talousyksiköstä. Selvitysmiehen tehtävänä oli kartoittaa taloushallinnon toimintaprosessit, laatia ehdotukset kysymykseen tuleviksi organisaatiovaihtoehdoiksi, täsmentää niiden vertailussa käytettävät kriteerit ja laatia arviot eri vaihtoehtojen eduista ja haitoista. Selvitystyön määräajaksi asetettiin 30.11.2004. Selvitysmies käytti tukenaan asiantuntijatyöryhmää, johon kuuluivat osastopäällikkö Sari Meilahti ja laskentapäällikkö Tuomas Isoranta Pääesikunnasta, talouspäällikkö Ritva Peura Puolustushallinnon rakennuslaitoksesta, kamreeri Leena Löppönen Itäisen maanpuolustusalueen esikunnasta, komentaja Risto Rautava RUOKE-hankkeesta, everstiluutnantti Juha Vuoksela PALMAhankkeesta, sektoriesimies Henry Sjöblom puolustusministeriöstä ja projektipäällikkö Leena Kaipainen valtiokonttorista. Lisäksi kuultiin tarvittaessa ylitarkastaja Olli Suoniota puolustusministeriöstä ja projektipäällikkö Jukka Vanhalaa oikeusministeriöstä. Konsulttina on toiminut BearingPoint, joka suoritti myös valtiokonttorin toimeksiannosta valtion taloushallintoa koskevan esiselvityksen. BearingPoint on toiminut konsulttina myös muissa puolustushallinnon palvelukeskushankkeissa. Hankkeelle asetettiin lisäksi ohjausryhmä, jonka tehtävänä oli ohjata ja linjata selvitysmiehen työtä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi ylijohtaja Eero Lavonen ja jäseninä operaatiopäällikkö Olavi Jäppilä Pääesikunnasta, talousjohtaja Timo Norbäck, henkilöstöjohtaja Pasi Lankinen ja kehittämisjohtaja Timo Piikkilä, jotka ovat puolustusministeriöstä. Henkilöstöjärjestöjä edustivat Marja-Leena Karekivi Pardia ry:stä, Jorma Viiala VAL ry:stä ja Vesa Putula JUKO ry:stä. Hanke otti nimekseen TASE (taloushallinnon selvitys). Nyt päättyvä vaihe on esiselvitysvaihe, jonka jälkeen on tarkoitus tehdä päätös konkreettisen suunnittelun aloittamisesta. Hanke saatiin asiallisesti käynnistettyä vasta syyskuun puolessa välissä siitä syystä, että valtiokonttorin KIEKU-hanke, jolle TASE on alisteinen, sai strategiavaiheensa päätökseen vasta 30.9.2004. Valtiovarainministeriö asetti 7.7.2004 ohjausryhmän valmistelemaan ja koordinoimaan henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskusten perustamishankkeita. Tukitehtävien alueellistamista valmistelevien työryhmien yhteislausuma julkistettiin 31.8.2004. Valtiovarainministeriön palvelukeskusmallia koskeva ohjausryhmä antoi väliraporttinsa 31.10.2004. Kaikissa näissä päädyttiin siihen, että hallinnon tukipalvelut organisoidaan palvelukeskuksiksi. KIEKU-hankkeessa ja valtiovarainministeriön palvelukeskusohjausryhmässä on lähdetty siitä, että hallinnon tukipalveluja (henkilöstö- ja taloushallinnon palvelut) koskevia palvelukeskuksia on tarkoitus kärkihankkeina perustaa neljälle hallinnonalalle, joita ovat valtiovarainministeriön, sisäasiainministeriön, oikeusministeriön ja puolustusministeriön hallinnonalat. Näiden pilottien osalta pidetään tärkeänä, että palvelukeskukset 2
saadaan käyntiin jo vuoden 2006 aikana. Tämä merkitsee hankkeiden huomioimista TTS:ssa ja vuoden 2006 talousarviota laadittaessa. Valtiovarainministeriön, sisäasianministeriön ja oikeusministeriön hallinnonalojen osalta kehitetään yhteistä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusratkaisua. Ratkaisu puolustushallinnossa on lähtenyt liikkeelle erillisten palvelukeskusten pohjalta. Tehdyn työn tuloksena on tuotettu nykytila-analyysi puolustushallinnon talousprosessien työmääristä, volyymeista ja kustannuksista. Myös synnytettiin taloushallinnon palvelukeskuksen toiminta-ajatus ja strategiset tavoitteet. Keskeinen tulos jatkosta päättämiselle on työn yhteydessä laadittu kustannus/hyötyanalyysi. Lisäksi on alustavasti hahmotettu etenemissuunnitelmaa. Selvitysmies esittää kiitokset asiantuntijatyöryhmälle ja konsulteille arvokkaasta avusta ja lyhyessä ajassa tehdystä tuloksellisesta työstä, joka tapahtui luovassa ja rakentavassa hengessä. Kiitokset osoitetaan myös niille taloushallinnon ammattilaisille, joita haastateltiin ja jotka antoivat panoksensa kyselyosuuteen muiden työtehtäviensä lomassa. Kustannus- ja hyötyanalyysi. Puolustushallinnon henkilöresurssien uudelleenkohdentamispotentiaali verrattuna vuoteen 2004 on noin 207 henkilötyövuotta. Tämä vastaa 40 % koko taloushallinnon prosessien henkilötyövuosista. Prosessien yhteenlaskettu uudelleenkohdentamispotentiaali henkilöstökustannuksissa vuositasolla on noin 6,85 M. Tämä vastaa 42 % koko taloushallinnon henkilöstökustannuksista. Uudelleenkohdentamispotentiaali pelkästään henkilöstökustannuksien osalta ylittää selvästi hankkeelle asetetun 15-20 % etukäteistavoitteen. Hankkeen takaisinmaksuaika on puolitoista vuotta, mikä on erittäin lyhyt ja selkeästi parempi kuin keskimääräinen palvelukeskushankkeiden takaisinmaksuaika (2-3 vuotta). Nettonykyarvo viidelle vuodelle laskettunakin on yli 21 M, eli hanketta voidaan pitää erittäin kannattavana. Palvelukeskusmallin toteuttamiseen vaadittavien investointien suuruudeksi on arvioitu noin 3,6 M. Investointivaatimus on alhainen suhteutettuna hankkeen takaisinmaksuaikaan ja jo ensimmäisenä toimintavuotena saavutettavaan resurssien uudelleenkohdentamispotentiaaliin. Henkilöstöresurssien uudelleenkohdentamispotentiaalin toteutumiseen vaikuttavat puolustusvoimien henkilöstöpolitiikan linjaukset. Hankkeen esiselvitysvaiheessa lähtökohtana on ollut, ettei henkilöstöä irtisanota vaan tehostuminen realisoituu luonnollisen poistuman kautta. Selvitysmiehen käsityksen mukaan lähtökohtana jatkossakin tulee olla, että hankkeessa noudatetaan KIEKU-hankkeen ja valtiovarainministeriön palvelukeskusohjausryhmän henkilöstöpoliittisia suosituksia. 3
Johtopäätökset. Esiselvityksen perusteella voidaan todeta, että kehittämisvaihtoehdoksi valittu palvelukeskusmalli täyttää sekä valtionhallinnon KIEKUhankkeen tavoitteet että puolustushallinnon kokonaistavoitteet ja tukee vuoden 2004 puolustusselvityksen tavoitteita. Palvelukeskusmalli tukee erityisen hyvin tuottavuuden parantamiseen liittyviä tavoitteita, koska prosesseja keskittämällä voidaan saavuttaa merkittäviä kustannushyötyjä. Hanke pitäisikin liittää puolustusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelmaan. Kustannustehokkuuden parantaminen edellyttää rakenteellisia muutoksia sekä palvelukeskuksen organisoinnissa että myös joukko-osastoissa. Tavoitetilan toimintamallissa taloushallinnon rooli joukko-osastoissa muuttuu ja resurssien painopiste kohdistuu toiminnan suunnitteluun, raportoinnin ja talouden analysointiin valtion taloushallintouudistuksen ja KIEKUhankkeen strategioiden mukaisesti. Taloushallinnon palvelukeskusmallin toteuttaminen on kustannushyötyanalyysin mukaan erittäin kannattava hanke. Koska taloushallintoa palveleleva SAP-järjestelmä on jo puolustusvoimissa toteutettu, ovat projektin investoinnit suhteellisen pieniä. Investoinnit liittyvät pääsääntöisesti SAP:in optimointiin uuden toimintamallin mukaisesti, sähköisen ostolaskujen kierrätyksen toteutukseen (RONDO) sekä matkahallintajärjestelmän toteutukseen. Nämähän ovat investointeja, jotka tulisi joka tapauksessa toteuttaa. Yhteenvetona voidaan todeta, että uuden palvelukeskustoimintamallin avulla saavutettava resurssien uudelleen kohdentamispotentiaali on merkittävä, yhteensä noin 200 henkilötyövuotta. Henkilötyövuosisäästöt on mahdollista saavuttaa vain, mikäli palvelukeskuksen toteuttamisen lisäksi joukko-osastoissa uudelleen organisoidaan tehtäviä merkittävästi ja siten vapautetaan resursseja muihin toimintoihin. Projektin takaisinmaksuaika on puolitoista vuotta, mikä on keskimääräistä lyhyempi. Selvitysmiehen suositus taloushallinnon kehittämiseksi on seuraava: 1. Käynnistetään esitetyn kehittämisvaihtoehdon mukainen taloushallinnon palvelukeskuksen suunnitteluhanke, jossa puolustusvoimien taloushallinto organisoidaan palvelukeskusmallin mukaisesti ja sitä ohjataan ja johdetaan yhtenä yksikkönä. Se on osa puolustushallinnon tuottavuusohjelmaa. Suunnitteluvaihe toteutetaan kevään 2005 aikana, jotta käynnistykseen päästään palvelukeskusten tavoiteaikataulussa vuonna 2006. Puolustusministeriöllä ja Puolustushallinnon rakennuslaitoksella on mahdollisuus tulla mukaan kehitettävään palvelukeskukseen niille soveltuvan aikataulun puitteissa. Tavoitteena kuitenkin on, että kaikki puolustushallinnon tilivirastot olisivat palvelukeskuksen asiakkaita TASEhankkeen määrittämän aikataulun mukaisesti viimeistään vuonna 2010. 4
Toteutusvaiheen käynnistys ja aikataulu ratkaistaan suunnitteluvaiheen aikana. Palvelukeskusmallin suunnitteluvaiheen tulisi kattaa laskentatoimen sisällön, prosessien, järjestelmien ja organisaation suunnittelu sekä suunnitelmien yhteensovittamisen. Koko hankkeen kestoajan kestävä hankeohjaus ja muutoshallinta ovat tärkeässä asemassa merkittävässä muutostilanteessa ja kehityshankkeessa. Suunnitteluvaiheessa tulee kiinnittää huomiota henkilöstösuunnitelman aikaansaamiseen ja riittävään viestintään. Henkilöstöjärjestöjen edustajilla on mahdollisuus toimia työryhmissä mukana. Suunnitteluvaiheessa työryhmiä tulisi täydentää suunnittelu-, hankinta- ja materiaalihallintaprosessien sekä tietohallinnon asiantuntijoilla. 2. Selvitysmiehen käsityksen mukaan on syytä vakavasti harkita puolustushallinnonalan taloushallinnon palvelukeskuksen ja palkanlaskennan, -maksun ja muista henkilöstöhallinnon prosesseista vastaavan PALMA-palvelukeskuksen yhdistämistä. Tällainen lähtökohtamalli on muilla hallinnonaloilla ja sitä tukevat myös tehdyt selvitystyöt. Vasta tällöin saadaan aikaiseksi riittävän suuruinen palvelukeskusyksikkö, jolla on edellytykset itsenäiseen toimintaan, kuten valtiovarainministeriön palvelukeskusohjausryhmä edellyttää. Tästä olisi myös prosessien ja henkilöstön osalta synergiaetuja. Kumpikin palvelukeskus olisi kooltaan noin 60 henkilö eli yhdessä näistä muodostuu n. 100-120 henkilöä käsittävä palveluyksikkö. Tässä vaiheessa yhdistämiseen on vielä hyvät mahdollisuudet, kun PALMA-palvelukeskus on vasta aloittamassa toimintaansa suunnitellussa muodossaan. Samassa yhteydessä tulisi asettaa tavoitteeksi, että PALMApalvelukeskus antaa palvelut koko puolustushallinnolle. Seuraavassa jaksossa on kuvaus puolustushallinnon taloushallinnon nykytilasta ja puolustushallinnon parhaana käytäntönä puolustushallinnon rakennuslaitoksen sisäinen palvelukeskus. Sen jälkeen selvitetään tämän selvityshankkeen taustoja ja tavoitteita ja lopuksi kerrotaan hankkeen viitekehyksenä olevien kehittämishankkeiden (tuottavuuden toimeenpano-ohjelma, tukitehtävien alueellistamista valmistelleiden työryhmien yhteislausuma, KIEKU-ohjelman valmisteluvaiheen strategiatyön loppuraportti ja VM:n palvelukeskusohjausryhmän väliraportti) tilanteesta vuoden 2004 lopulla. Selvitysmiehen näkemyksen mukaan näiden linjauksilla on vaikutuksensa TASE-hankkeen suosituksiin ja perustettavien palvelukeskusten kehitykseen. Osaksi selvitysmiesraporttia on liitetty asiantuntijatyöryhmän yhdessä BearingPointin kanssa laatima puolustushallinnon taloushallintoselvityksen loppuraportti. 5
1. PUOLUSTUSMINISTERIÖN HALLINNONALAN TALOUSHALLINNON NYKYTILAN KUVAUS 1.1. Taloushallintotehtävien organisointi Puolustusministeriön hallinnonalalla on kolme tilivirastoa: - Puolustusministeriö - Puolustusvoimat - Puolustushallinnon rakennuslaitos. Puolustusministeriössä on vain yksi maksupiste (Helsinki), joka huolehtii kaikista tilivirastotehtävistä. Käytännössä ministeriön hallintoyksikön taloushallintosektori vastaa keskitetysti lähes kaikesta tiliviraston taloushallinnosta. Puolustusvoimissa on kahdeksan tiliviraston maksuliikkeestä ja kirjanpidosta vastaavaa maksupistettä: Pääesikunta ja sen alaiset laitokset (Helsinki), Pohjoinen maanpuolustusalue (Oulu), Itäinen maanpuolustusalue (Mikkeli), Läntinen maanpuolustusalue (Hämeenlinna), Ilmavoimat (Tikkakoski), Merivoimat (Helsinki), Puolustusvoimien materiaalilaitos (Tampere) ja Puolustusvoimien kansainvälinen keskus (Niinisalo). Maksupisteissä tositteiden tallennus on hajautettu tarkoituksenmukaisella tavalla niiden alaisiin hallintoyksiköihin. Pääesikunnan talousosaston tilivirastosektori vastaa koko tiliviraston ohjauksesta, siirroista keskuskirjanpitoon, tilinpäätöksen kokoamisesta sekä tilivirastotason raportoinnista ja tilityksistä. Puolustushallinnon rakennuslaitos on keskittänyt tiliviraston taloushallinnon (reskontrat, laskutus, maksuliike, kirjanpito, tilinpäätökset ja käyttöomaisuuskirjanpito) yhteen maksupisteeseen, jonka tehtävistä vastaa käytännössä Helsinkiin sijoitettu viraston sisäinen palvelukeskus. Aluetoimistoissa hoidetaan mm. laskujen asiallista tarkastusta, laskutusmääräyksiä, tilinpäätösasioita, budjetointia ja raporttien analysointia. Samalla on siirrytty sähköiseen laskujen käsittelyyn ja arkistointiin sekä selainpohjaiseen raportointijärjestelmään. Keskitetyssä mallissa taloushallinnon perusprosesseissa työskentelevien henkilöiden määrä ja samalla mm. yksittäisen laskujen käsittelijän tehokkuus on pyritty optimoimaan. 1.2. Tietojärjestelmät Puolustusministeriö käyttää AdeEko+ -taloushallintojärjestelmää tiliviraston kirjanpitoon sekä käyttöomaisuuskirjanpitoon. Maksuliike hoidetaan Analyste Cash Management -ohjelmalla. PLM on taloushallintojärjestelmänsä osalta Novo Group Oyj:n käyttöpalveluasiakas. Tiliviraston kassaennusteet hoidetaan VARAKAS-järjestelmällä. Puolustusvoimat käyttää taloushallinnon tietojärjestelmänä my.sap.comjärjestelmää, jonka tekninen ylläpito on keskitetty Tampereella sijaitsevaan SAP-palvelukeskukseen. Puolustusvoimat käyttää lisäksi maksuliikejärjestelmänä Opus Capitaa ja kassaennusteiden laatimisessa VARAKASjärjestelmää. 6
Puolustushallinnon rakennuslaitoksella on käytössään Intime-tietojärjestelmä. Lisäksi sähköisen laskutuksen järjestelmänä on Rondo ja maksuliikejärjestelmänä Opus Capita. Raportoinnissa käytetään Fakta-Web -järjestelmää. 1.3. Tilivirastojen kirjanpidon piirteet Puolustusministeriön määrärahat on budjetoitu bruttoperiaatteella, puolustusvoimien määrärahoista osa on budjetoitu bruttoperiaatteella, osa on nettobudjetoitua määrärahaa. Puolustushallinnon rakennuslaitos on nettobudjetoitu virasto, joka rahoittaa toimintansa pääosin puolustushallinnolle omakustannushintaan tapahtuvalla palvelutuotannolla ja vähäisemmässä määrin ulkopuolisille liiketaloudellisin perustein tuotetuilla palveluilla. Talousarvio- ja liikekirjanpidon tililuokkien lisäksi virastoilla on käytössään muina kirjanpidon tililuokkina hallintoyksikkö (kustannuspaikka), toiminto- ja projekti sekä puolustusvoimilla näiden ohella myös vapaavalintaisia tililuokkia tulosyksiköiden tarpeiden mukaisesti. 1.4. Puolustushallinnon rakennuslaitoksen sisäinen palvelukeskus (tämän hetkinen puolustushallinnon paras sisäinen käytäntö) Puolustushallinnon rakennuslaitos on puolustusministeriön alainen nettobudjetoitu virasto, joka vastaa puolustushallinnon kiinteistöpalvelujen järjestämisestä. Viraston tuotot vuonna 2003 olivat noin 123 miljoonaa euroa. Henkilöstöä on noin 1 300. Virastolla on seitsemän aluetoimistoa. Puolustushallinnon rakennuslaitoksen talous- ja henkilöstöhallinto oli vuonna 1995 hajautettu yhteentoista alueelliseen maksupisteeseen, jossa talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon tehtävissä työskenteli 147 henkilöä. Hallinnon kulut olivat 3,2 miljoonaa euroa. Rakennuslaitoksen toimintamallissa sekä talous- että henkilöstöhallinnon toiminnot keskitettiin vuodesta 1997 alkaen yhdeksästä maksupisteestä yhteen maksupisteeseen, käytännössä siis sisäiseen palvelukeskukseen. Keskittämisen ja järjestelmäratkaisujen avulla aikaansaatiin huomattavat kustannussäästöt, yhdenmukaistettiin ja tehostettiin talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapoja, poistettiin päällekkäisiä toimintoja, vähennettiin keskusyksikön substanssiyksiköiltä suorittamia kyselyjä sekä parannettiin taloushallinnon raportointia organisaation eri tasoilla. Henkilöstöjärjestelyt suoritettiin käyttäen apuna henkilöstöpoliittisia pehmennystoimenpiteitä. Henkilöstökulujen säästöt olivat yhteensä noin 1,2 M eli vuositasolla (32 %). Rakennuslaitoksen organisaation koosta ja toiminnan luonteesta johtuen maksuliike ja sitä koskeva tositteiden määrä on suuri, noin 90 000 tositetta/vuosi. Rakennuslaitos uusi taloushallinto-ohjelmistonsa, otti käyttöön laskujen sähköisen kierrätyksen (RONDO) ja selainpohjaisen talousraportoinnin. 7
Keskitetyillä järjestelyillä tehokkuus on saatu optimoitua. PhRakL:n tehokkuusluvut vastaavat olemassa olevien palvelukeskusten tehokkuuslukuja Jatkokehittely kohdistetaan aluetason prosessien tehostamiseen. Tämä edellyttää talousarvioasetuksen muutosta ja ostotilausjärjestelmään siirtymistä. Keskusyksikössä hoidettaviin taloushallinnon perusprosesseihin (reskontrat, laskutus, maksuliike, kirjanpito, tilinpäätös ja käyttöomaisuuskirjanpito) on sitoutunut henkilöresursseja sisäisessä palvelukeskuksessa noin 6,5 henkilötyövuotta. Em. perusprosessit tuottavat lisäksi koko rakennuslaitosta koskevat sisäisen laskennan tiedot raportointijärjestelmälle. Aluetoimistoissa hoidetaan laskujen tarkastukset, hyväksynnät, tehdään laskutusmääräykset, hoidetaan budjetointia ja analysoidaan toimintaa. Aluetoimistojen työpanos on em. toiminnoissa on arviolta 19 henkilötyövuotta. Substanssiyksiköiden talousraportit ovat ajantasaisia ja milloin tahansa saatavissa. Rakennuslaitoksen käyttöön ottama sisäinen palvelukeskusmalli sekä sähköiset laskujenkäsittely-, arkistointi- ja raportointijärjestelmät tuottavat jo nykyisellään huomattavan määrän tarpeellista tietoa laitoksen johtamiseen, suunnitteluun ja seurantaan kaikilla organisaatiotasoilla. Jatkossa rakennuslaitoksessa tullaan panostamaan erityisesti tietojärjestelmissä olevan tiedon hyödyntämiseen toiminnan budjetoinnissa, kustannusennusteiden laatimisessa ja hinnoittelussa. Puolustushallinnon rakennuslaitoksen rooli TASE-projektin vertailukohteena osoittaa rakennuslaitoksen keskittämishankkeella aikaansaadun merkittäviä kustannussäästöjä. Samalla se näyttää, että nettoperiaate voi olla toimiva malli myös yleensäkin puolustusvoimien tukitoimintoja uudelleen organisoitaessa. 2. PUOLUSTUSHALLINNON HALLINNONALAN TALOUSHALLINNON TUKIPALVE- LUJEN ORGANISOINTIA KOSKEVAN SELVITYSHANKKEEN TAUSTAT JA TAVOIT- TEET 2.1. Viitekehys Hanke liittyy valtiovarainministeriön johdolla tapahtuvaan valtion konserniohjauksen kehittämiseen mm. valtion keskushallinnon kehittämistavoitteiden, valtionhallinnon tulosvastuuta ja tilivelvollisuutta uudistavan hankkeen sekä tuottavuuden toimeenpano-ohjelman osalta. Se liittyy kiinteästi valtiokonttorin toimesta toteutettavaan valtion tukipalvelujen kehittämisohjelmaan nimeltään KIEKU. 8
Puolustushallinnon taloushallinnon kehittämishankkeessa otetaan huomioon valtioneuvoston kanslian asettaman tukitehtävien alueellistamishankkeen tavoitteet. Puolustusministeriö totesi lausunnossaan valtion taloushallintouudistuksesta, että puolustusministeriön hallinnonalalla on tarkoitus asettaa oma hanke, jolla pyritään ohjaamaan ja koordinoimaan puolustushallinnonalakonsernin taloushallinnon kehittämistä valtion käynnistyvien tilivelvollisuusuudistuksen toteuttamishankkeen ja taloushallintouudistuksen periaatteiden mukaisesti. Puolustusministeriö piti lausunnossa tärkeänä mahdollisuutta osallistua kehittämisohjelmassa ehdotettuihin hankkeisiin, erityisesti rakenneuudistukseen, menettelyjen yksinkertaistamiseen sekä palvelukeskusmallin pilotointiin. 2.2. Puolustushallinnon tavoitteita Puolustushallinnossa palvelukeskusajattelu tukee ajatusta ydin- ja tukitoimintojen organisoinnista uudella tavalla. Aloitettavassa hankkeessa voidaan terävöittää taloushallinnon tukiprosessien ohjausta ja tavoitteellisuutta kustannustehokkuuden ja palvelutason osalta. Puolustusvoimien taloushallinnon henkilöstön ikärakenne pakottaa toimenpiteisiin, koska työnantajan houkuttelevuus ei ole paras mahdollinen ja useita henkilöitä on jäämässä eläkkeelle ennen vuotta 2010. Valtiokonttorin taloushallintoselvityksen loppuraportissa on arvioitu tuottavuuden tehostamispotentiaali valtion tilivirastoille. Tehostamispotentiaali antaa kuvan suuruusluokasta. Puolustushallinnon osalta tehostumispotentiaali on tilivirastojen keskiarvoa korkeampi. Hankkeen tavoitteeksi asetettiin, että odotettavissa oleva tehostumishyöty olisi vähintään 15-20 %. 2.3. Hankkeen ensimmäinen osaprojekti Hankkeen aloitusprojektina käynnistetään välittömästi esiselvitys, jonka tavoitteena on selvittää palvelukeskusmallin soveltuvuus puolustushallinnon tilivirastojen, erityisesti puolustusvoimien tiliviraston, taloushallinnon kehittämiseen ja antaa perusteet päätöksenteolle ottaen huomioon toiminnalliset, taloudelliset ja valmiudelliset asiat sekä henkilöstövaikutukset. Siihen liittyy puolustusvoimien maksupisteiden arviointi ja taloushallinnon rutiineiden ja perustehtävien järjestelymahdollisuuden selvittäminen palvelukeskusmallin mukaisesti maksupisteitä yhdistämällä. Esiselvitys käsittää nykytilan analyysin, soveltuvuusarvion, kustannushyötyanalyysin, toiminta-ajatuksen ja etenemissuunnitelman. Esiselvitysvaiheen, joka kestää 30.11.2004 saakka, jälkeen tehdään päätökset ratkaisuvaihtoehdoista palvelukeskusmallille ja mahdolliseen suunnitteluvaiheeseen siirtymisestä. Sen jälkeen seuraa tarvittaessa toteutus- ja optimointivaihe. Esiselvitys on selvitysmiehen vastuulla ja se tehdään yhdessä asiantuntijoiden ja konsulttiyrityksen kanssa. Selvitysmiestyötä ohjaamaan asetetaan ohjausryhmä. Työn tulee olla läheisessä vuorovaikutuksessa valtiokonttorin KIEKU-hankkeeseen, tuottavuuden toimeenpano-ohjelmaan ja tukitehtävien alueellistamishankkeeseen. 2.4. Palvelukeskukseen siirrettäviä taloushallintotehtäviä voisivat olla : 9
Osto- ja matkalaskujen esikäsittely, skannaus, perustietojen täydennys, numerotarkastus, tiliöinti, reititys, kierron valvonta, maksatus Ostoreskontra Myyntireskontra ja perintä Kassavirtaennusteet (varakas) Laskujen ja kirjanpitoaineiston arkistointi Keskuskirjanpitosiirrot ja tilitykset Tietojärjestelmien pääkäyttäjätehtävät Tilinpäätöslaskelmat ja tase-erittelyt Käyttöomaisuuskirjanpito ja poistolaskenta Raportointi kirjanpidosta Tililuetteloiden ylläpito Kustannuslaskenta 2.5. Valtion taloushallinnon palvelukeskushankkeiden pilotointi Puolustusvoimat suurimpana puolustushallinnon tilivirastona voisi olla luonnollinen pilotti. Taloushallinnon kehittämishankkeen pilotoinnin onnistuminen on kriittinen koko hankkeen läpiviennin kannalta. Puolustusvoimien taloushallinnon pilotoinnilla saadaan yhtä aikaa kokemusta suurista volyymeistä ja hajanaisen toimintamallin yhtenäistämisestä yhden tiliviraston sisällä. Pilotilla tarkoitetaan tässä kärkihanketta eikä vain kokeilua. Puolustusministeriöllä ja puolustusvoimilla on jo hyviä kokemuksia palvelukeskusmalleista, jolloin riski pilotoinnin epäonnistumiseen on pieni ja muutosvastarinnan hallinta on helpompaa. Puolustusvoimien perustietojärjestelmät talouden osalta on jo yhtenäistetty. Vuoden 2004 alusta koko puolustusvoimissa käytössä oleva uusi SAPtoiminnanohjausjärjestelmä materiaalihallinnon, hankintatoimen ja taloushallinnon kohdealueilla tukee sekä palvelukeskusmallia että pilotointia erinomaisesti, koska SAP-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on yhtenäistetty kohdealueiden prosessit, toimintatavat ja tietojärjestelmät. Palvelukeskuspilotoinnin yhteydessä on mahdollista tarkastella SAPtoiminnanohjausjärjestelmän tuomia prosessisäästöjä ja tehostamispotentiaaleja. Myös tämä mahdollistaa merkittävien hyötyjen saavuttamisen ja todentamisen pilotoinnissa. 2.6. Toivotut palvelukeskusmallin hyödyt Palvelukeskusmallin soveltamisesta on kokemusten mukaan saatavissa mm. seuraavia hyötyjä: 1) Käyttökustannusten ja investointikustannusten merkittävä pieneneminen verrattuna hajautettuun malliin 2) Tehokkaat ja korkealaatuiset palveluprosessit kaikkien osapuolien käytössä (raportoinnin laatu ja nopeus) 3) Yhtenäiset toimintaperiaatteet ja tietovarastot 10
4) Tietojärjestelmien maksimaalinen hyväksikäyttö 5) Osaava ja innostunut henkilöstö, joka syntyy ja vahvistuu toiminnan muuttuessa tukiprosessista palvelukeskuksen ydinprosessiksi. Samalla resursseja vapautuu rutiinitehtävistä ja niitä voidaan kohdentaa strategisen taloushallinnon/ johdon laskentatoimen asiantuntija- ja analysointitehtäviin. Malliin siirtyminen mahdollistaa moniosaajat, joilla nykyistä joustavampi urakehitys. 6) Malliin siirtyminen voidaan toteuttaa ilman irtisanomisia luontaista poistumaa hyväksi käyttäen 7) Palvelukeskus mahdollistaa nopeatkin organisaatiomuutokset 8) Kriisiajan toimintoja nykyistä paremmin tukeva ja palveleva malli 3. TUOTTAVUUDEN TOIMEENPANO-OHJELMA Valtiovarainministeriön vastuulla olevan tuottavuuden toimeenpano-ohjelman tavoitteena on suunniteltu ja todennettavissa oleva tuottavuuden kasvu ja tuottavuushyötyjen käyttö. Tuottavuusohjelma perustuu hallitusohjelmaan ja hallituksen strategia-asiakirjaan ja se on hallituskauden mittainen. Se vaikuttaa hallinnonalojen toiminnan ja talouden suunnitteluun, edistää ja tukee tuottavuutta lisääviä uudistuksia ja kehittämishankkeita sekä pyrkii rakenteiden, toiminnan ja tietotekniikan käytön uudistamiseen. Ohjelmaa varten on edellytetty hallinnonalakohtaista tuottavuusohjelmaa, jota koskevat keskeiset tavoitteet ja tuottavuutta lisäävät toimenpiteet kehysvaikutuksineen tulee huomioida toiminta- ja taloussuunnitelmassa ja kehysehdotuksessa. Näistä VM antaa palautteen. VM kokoaa esitykset kehyspäätöstä ja hallinnonalan talousarvioehdotusta silmällä pitäen. Tähän ohjelmaan sopivat erityisen hyvin eri hallinnonalojen palvelukeskushankkeet. Tuottavuushankkeiden rahoitus tapahtuu pääsääntöisesti siten, että hallinnonalat toteuttavat toimenpiteet kehysten puitteissa. VM:ssä on kuitenkin todettu, että jotkut hankkeet vaativat mittavia investointeja ja kehittämis- ja käyttöönottovaiheen muita panostuksia. Tästä syystä vuoden 2005 TAE:iin on sisällytetty erityinen tuottavuuden kehittämismääräraha (28.80.27), joka on suuruudeltaan 10 miljoonaa euroa. Edellä mainitun määrärahan saaminen edellyttää, että hankkeesta on suunnitelma investointi- ja tuottolaskelmineen, hankkeen hyötyjen on oltava mittavia tai muuten todennettavia rajatulla aikajänteellä ja hankkeen on tuotettava merkittäviä tuottavuushyötyjä. Tämä merkitsee sitä, että uudelleen kohdennettavat voimavarat, kuten henkilötyövuodet ja kustannusvaikutukset, ovat TTS-, kehys- ja TAE-prosessissa näkyviä. Tuen piirissä voiva olla myös merkittävät innovatiiviset rakenne-, toimintatapa- ja IT-ratkaisut. Yhtenä kriteerinä on myös hankkeen tuottaman lopputuloksen hyödynnettävyys yleisemminkin julkisella sektorilla. Positiivinen vaikutus on hankkeen tuottavuusvaikutuksen 11
ulottumisella useille hallinnonalan sektoreille, joilla hyödyt ovat todennettavissa. Puolustushallinnon taloushallinnon palvelukeskushanke toteuttaa hyvin asetetut kriteerit. Keskitetysti rahoitetusta hankkeesta tehdään tuottavuussopimus VM:n ja asianomaisen ministeriön välillä. Sopimuksella sovitaan siitä, että ministeriö toteuttaa hankkeen suunnitelman mukaisesti ja VM ottaa sovitulla tavalla huomioon rahoitustarpeet ja tuottavuuden lisäämisen vaikutukset kehys- ja talousarviovalmistelussa. Tässä yhteydessä sovitaan myös siitä, mikä osa ja miten tuottavuuden lisäämisellä saavutettavaa säästöä kohdennetaan hallinnonalan kehykseen. Periaatteena on, että tuottavuuden lisäämisellä säästettäviä voimavaroja voidaan kohdentaa toimenpiteitä toteuttavalle virasrolle tai organisaatiolle, uudelleen kohdentaa hallinnonalan kehyksen sisällä taikka varata kohdennettavaksi valtiontalouden kehysmenettelyssä uudelleen. 4. TUKITEHTÄVIEN ALUEELLISTAMISTA VALMISTELLEET TYÖRYHMÄT Valtioneuvoston kanslian 1.12.2003 asettamien tukitehtävien alueellistamista valmistelevien työryhmien esitykset on koottu yhteiseen julkaisuun, joka luovutettiin pääministerille 31.8.2004 (VNK:n julkaisusarja 15/2004). Työryhmien tehtävänä oli selvittää eri hallinnonaloilla tukitehtävien hoitoprosessin tilaa, selkeyttämistä, uudistamista ja yhtenäistämistä sekä sitä, miten ja millä aikataululla valtion tukitehtäviä voidaan alueellistaa. Työryhmien tuli myös selvittää, missä laajuudessa alueellistettaessa on mahdollista koota yhteen saman hallinnonalan tukitehtäviä ja eri hallinnonalojen samoja ja/tai eri tukitehtäviä. Siihen sisältyy tukitehtävien alueellistamista valmistelevien työryhmien yhteislausuma. Tämän hankkeen selvitysmies oli mukana alueellista valmistelleessa taloushallintotyöryhmässä. Työn yhteydessä todettiin, että tukitehtävien uudelleenorganisointi on myös mahdollisuus rakentaa prosessit kokonaan uusiksi, tulevaisuuden haasteita vastaaviksi. Taloushallintotyöryhmä kartoitti taloushallintotehtävät, jotka voidaan alueellistaa ja tehtävät, joita ei voida alueellistaa. Työryhmä rakensi neljä erilaista taloushallinnon kehitysmallia ja päätyi toteamaan, että taloushallinnon tukitehtävissä on pyrittävä vähintäänkin palvelukeskusmallin toimeenpanoon. Kehityksen juridiset rajoitteet on myös kartoitettava ja poistettava ensi tilassa. Tukitehtäviä uudelleen organisoitaessa ryhmä esittää, että talous-, henkilöstö- ja palkanmaksuasioita tulisi käsitellä yhdessä. Taloushallinnon organisoinnin keventäminen, sisäisten prosessien yksinkertaistaminen, tuotteistaminen ja sähköistäminen sekä tietojärjestelmien yhdenmukaistaminen nähtiin myös erittäin tärkeiksi. 12
Tukipalvelutyöryhmien työlle oli yhteistä sitoutuminen tuottavuuden ja laajaalaisen hallinnon modernisoinnin edistämiseen. Esiin nousseita kehittämishaasteita olivat hallinnon ydintoimintojen määrittely ja epäolennaisen keventäminen pois hallintotyön ytimestä. Työryhmien työ osoitti myös, että palvelukeskusajattelu näyttäisi toimivalta ratkaisulta kaikkien hankkeen yhteydessä tutkittujen tukitehtävien järjestämisessä. Palvelukeskusten on kuitenkin oltava riittävän suuria ja ne tulisi perustaa avoimiksi siten, että ne hyväksyisivät hallinnonalansa ulkopuolisiakin asiakkaita. Palvelukeskusten tulisi olla vertailtavissa keskenään. Uudelleen organisoitaessa tukitehtävien hoitoa on ylimenokaudella huomioitava joustavat työmuodot kuten etätyö ja erilaiset virtuaaliorganisaatiot. Työryhmät kannattivat pilottihankkeita tukitehtävien järjestäjänä. Tämä kuitenkin edellyttää juridisten seikkojen selvittämistä ja esteiden poistamista erityisesti tilaaja-tuottajamallin ja nettobudjetoinnin osalta. Työryhmien käsityksen mukaan tukitehtävien alueellistaminen on liitettävä läheisesti valtiovarainministeriön tuottavuushankkeeseen sekä valtiokonttorin KIEKU-hankkeeseen. Yhteisenä johtopäätöksenä oli mm., että on edullista pyrkiä laajaan, hallinnonalat ylittävään yhteistyöhön, tukitehtävien uudelleen organisointikehityksen rahoittamiseen tulee löytyä ratkaisu, sillä odotettavissa oleva tuottavuus- ja alueellistamispotentiaali on merkittävä. Henkilöstö tulee ottaa suunnitteluun ja toteuttamiseen mukaan heti aloitusvaiheessa kaikilla tasoilla. Valtiokonttorin KIEKU-hankkeeseen tulee lisätä osahanke, jolla turvataan motivoitunut, riittävä ja osaava henkilöstö valtion uudelleen järjestetyissä tukitehtävissä. Voidaan tyydytyksellä todeta, että em. esitykset ovat toteutuneet KIE- KUN strategian toteutusvaiheen käynnistämisen yhteydessä sekä VM:n tuottavuusohjelman ja palvelukeskusohjausryhmän toimenpitein. 5. KIEKU-OHJELMAN VALMISTELUVAIHEEN STRATEGIATYÖN LOPPURAPORTTI 31.8.2004 KIEKU-ohjelman strategia tarkoittaa toiminnan tehostamista tuottavuutta silmällä pitäen, Se aikaansaadaan toimintojen keskittämisellä ja yhtenäistämisellä valtionhallinnossa. Tämä merkitsee yhtenäistämistä ja standardointia yli hallinnonalojen. Tavoitteena ovat selkeät tehtäväalueet, yhteistyö pilottiprojektien kanssa ja virastojen ammattitaidon hyödyntämisen kautta synnytettävät yhtenäiset työkalut. Tavoitteena on myös realistinen eteneminen nykytilanteesta tavoitemalliin. KIEKU-ohjelman tavoiteasetanta lähtee siitä, että tuottavuuden parantuminen on valituilla kohdealueilla 40 % ja asiakastyytyväisyys sekä työtyytyväisyys ovat nykyistä parempia. Palvelutason osalta asiakasvirastojen on tehtävä pää- 13
tökset haluttavasta tasosta. Tällöin on hyvä tiedostaa, että ylilaadulla on hintansa. Toteutus tapahtuu siten, että aluksi keskitytään perusprosesseihin. Valtiokonttori osallistuu pilottiprojekteihin ja nykyisin käytössä olevat järjestelmät kytketään kehitystyöhön niiden elinkaari huomioon ottaen. Suurimmat prosessit pyritään saamaan sähköisiksi ja nykyisiä toimintatapoja tarkastellaan kautta linjan kriittisesti. Tavoite on siirtyä sähköiseen asiointiin valtionhallinnossa. Taloushallinnon sähköistämisessä on valtinhallinnossa päädytty RONDO-järjestelmään, joka on sähköinen ostolaskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä. Puolustushallinnossa se on käytössä Puolustushallinnon rakennuslaitoksessa. Sitä täydentää valtion yhteinen skannauspalvelu, jossa toimittajaksi on valittu Atkos Oy. Tuotantokäyttö on aloitettu marraskuussa ja käyttöönotossa pilottivirastona ja asiantuntijana toimii rajavartiolaitos. KIEKUSSA pyritään tuottamaan valtiolle valuuttalaskujen, muistiotositteiden ja muiden taloushallinnon dokumenttien sähköinen kierrätys ja arkistointi. Lisäksi pyrkimyksenä on järjestelmäliittyminen rakentaminen ja tuotteistaminen myyntilasku-, maksuliikenne-, matkahallinta-, henkilöstö- ja palkkahallinta- ym. aineistojen sähköistä arkistointia varten. KIEKU-hankkeen konkreettisia ja jo meneillään olevia kehittämiskohteita ovat valtion matkahallintajärjestelmä, valtion maksuaikakortti, maksuliikkeen kehittäminen ja verkkopalkka. Hallitusohjelman ja hallituksen strategia-asiakirjan perusteella KIEKUN toimenpitein on tarkoitus aikaansaada todennettavia tuottavuushyötyjä, joita seurataan ja ennakoidaan TTS-, kehys- ja budjettiprosessissa. 5.1. KIEKUN yhtymäkohtia tuottavuusohjelmaan ja alueellistamiseen Taloushallinnon perustoimintoja pidetään nykyisin pääasiallisesti tukipalveluina. Käytännössä tehtävien hoito on hallinnonaloilla muotoutunut kustannusrakenteeltaan upotetuiksi ja kiinteiksi kustannuksiksi. Tavoitteena on muuntaa kustannusrakenne pääosin muuttuviksi kustannuksiksi Tällöin ensimmäinen vaihe KIEKU-hankkeessa on tukipalvelujen kokoaminen hallinnonalakohtaisesti ja selkeä siirtyminen toiminnallisesti tilaajatuottajamalliin. Jatkossa toimintatapa tulee olemaan hallinnonalat ylittävä ja markkinaehtoisuuteen pyrkivä. Tähän liittyy tietohallintoa ja tietojärjestelmiä koskeva haaste, joka tarkoittaa, että KIEKUSSA myös tukipalvelujen tietojärjestelmäarkkitehtuuri tulee tarkastelun alaiseksi. Nyt KIEKUUN valittujen neljän pilottihankkeen toivotaan voivan aloittaa vuonna 2006. Tämä on suuri haaste erityisesti henkilöhallinnon toimenpiteille, joilla on ratkaiseva merkitys palvelukeskusmallin toimeenpanon onnistumiselle. Tässä suhteessa KIEKULLA on yhtäläisyyksiä alueellistamisen kanssa, koska KIEKUN toteutusaikataulun aikana tapahtuu suurten ikäluokkien eläköityminen ja on odotettavissa myös muita väestöpoliittisia muutoksia. Näillä katsotaan olevan vaikutusta valtiotyönantajan kannalta. 14
Valtiovarainministeriön näkemyksen mukaan on tärkeää, että eteneminen tapahtuu selkeän yleissuunnitelman pohjalta. Vaarana voi olla, että jos alueellistamisnäkökohtia painotetaan liian voimakkaasti ja tehdään useita nopeita alueellistamisratkaisuja, ei toimenpiteiden tuottavuushyötyjen pitemmän aikavälin optimoinnista ole varmuutta. Palvelukeskusmalliin siirtyminen valtion tukipalveluissa edellyttää osaamis- ja henkilöstöpankin tai vastaavan aikaansaamista. Tällaista ollaan rakentamassa KIEKU-hankkeen yhteyteen Henkilöstön liikkuvuus-projektin nimellä. 6. VALTIOVARAINMINISTERIÖN ASETTAMAN PALVELUKESKUSTEN PERUSTAMI- SIA KOSKEVAN OHJAUSRYHMÄN VÄLIRAPORTTI Valtiovarainministeriö asetti 7.7.2004 henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskushankkeiden valmistelua ja koordinointia varten ohjausryhmän. Ohjausryhmän antoi väliraportin 29.10.2004. Siinä on määritelty valtion palvelukeskus ja esitetty hallinnon tukipalveluja tuottavan palvelukeskuksen toiminta- ja käynnistämisperiaatteet. Lisäksi siihen sisältyy esimerkkejä valtion palvelukeskusten käynnistysvaiheen palveluista sekä havaintoja henkilöstövaikutuksista ja henkilöstöpoliittisista periaatteista. Valtiovarainministeriön asettama palvelukeskuksen perustamisen linjauksia koordinoiva ohjausryhmä on työnsä lähtökohdaksi määritellyt palvelukeskusmallin ja erityisesti valtion virastoille ja laitoksille palveluja tuottavan valtion palvelukeskuksen mallin seuraavasti: Palvelukeskus on järjestely, jossa keskitetään ydintoiminnan tuottamista tukevia toimintoja, osaamista ja infrastruktuuria yhteen paikkaan säilyttäen varsinaiset ydintehtävät alkuperäisessä organisaatiossa. Palvelukeskuksella tulee olla mahdollisuus kasvaa niin, että saavutetaan todellisia mittakaavahyötyjä. Järjestely turvaa palvelujen saatavuuden, mahdollistaa asiantuntemuksen kasvattamisen, palvelujen korkean laatutason sekä aiempaa alhaisemmat kustannukset. Palvelukeskuksen ohjaus perustuu asiakasohjaukseen. Valtion palvelukeskus on valtion virastoille ja laitoksille tukipalveluja tuottava valtion virasto. Palvelukeskus muodostetaan kokoamalla ministeriöistä ja virastoista palvelukeskuksen toimipaikalla ja muilta alueilta taloushallinnon- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä yhteen organisaatioon. Tukitehtävistä omana työnään luopuvasta virastosta tulee palvelukeskuksen asiakas. Palvelukeskukseen siirretään myös tehtävien hoitamiseksi tarvittavat henkilöstö- ja muut voimavarat niistä virastoista, joista tulee palvelukeskuksen asiakkaita. Palvelukeskuksen toimintoja ja toimintajärjestelmiä kehitetään yhtenäisten, yhteisten ja yhteensopivien järjestelmien ja arkkitehtuurin mukaisesti. Tavoitteena on, että palvelukeskus on asiakasorganisaatioistaan erillinen tulosohjattu, nettobudjetoitu yksikkö. Palvelukeskus tuottaa asiakkailleen palveluja noudattaen alkuvaiheessa tilaaja-tuottajamallia. Palvelukeskus ja sen asiakkaina olevat virastot tekevät vuosittain palvelusopimuksen, missä määritel- 15
lään palvelut, palvelujen määrä ja laatu sekä palvelujen hinta. Palvelut ovat maksullisia. Lyhyen käynnistysvaiheen ajan toiminta voi olla yhteisrahoitteista. Palvelukeskukselle määritellään varsinainen sijoituspaikka. Palvelukeskuksen henkilöstöä voi toimia usealla paikkakunnalla. Tarvittava henkilöstövoimavarojen paikkakuntakohtainen uudelleensijoittelu toteutetaan vapaaehtoisuuden ja vaihtuvuuden mahdollistamien uusrekrytointien pohjalta. Väliraportin mukaan hallinnon tukipalveluja tuottavan palvelukeskuksen toiminta- ja käynnistämisperiaatteet ovat seuraavat: 1. Palvelukeskus tuottaa hallinnon tukipalveluita. Tukipalveluita ovat ensi vaiheessa erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Palvelukeskuksen on mahdollista tuottaa myös muita tukipalveluja, joiden tuotannossa voidaan noudattaa tilaaja-tuottajamallia. Palvelukeskuksen vastuulle siirretään ensi vaiheessa suurivolyymisiä tukipalveluja. Ne hoidetaan nykyisillä tietojärjestelmillä toimintamalleja muokaten. Asteittain siirrytään yhtenäiseen arkkitehtuuriin. Palvelukeskuksen palveluvalikoima laajenee sitä mukaan kun palveluja on siirrettävissä asiakasvirastoista palvelukeskukseen. 2. Tukipalvelut ja niiden tuottamiseksi tarvittavat henkilöstö- ja muut voimavarat kootaan hallinnonalakohtaisesti (vertikaalisesti) taikka useammalta hallinnonalalta (horisontaalisesti) palvelukeskukseen. 3. Palvelukeskus on valtion virasto, jolla on omaan hallintoasetukseen perustuva itsenäinen toimivalta. Palvelukeskuksella on oma menopuolella nettoutettu toimintamenomomentti. 4. Palvelukeskuksen ohjaus perustuu tilaaja-tuottajamalliin, jossa palvelujen käyttäjä hankkii/ostaa palvelujen tuottajalta palvelut. Tilaajatuottajamallissa määritellään etukäteen palvelut, palvelutaso, palvelujen määrä ja palveluista suoritettava korvaus. 5. Valtion henkilöstön nopeasta eläköitymisestä johtuen ja ammattitaitoisen henkilöstön saatavuuden varmistamiseksi palvelukeskusten toimintaa sijoitetaan ensisijaisesti pääkaupunkiseudun ulkopuolelle. 6. Palvelujen kokoamisen myötä henkilöstövoimavaroja kohdennetaan uudelleen. Siirtyminen toisen työnantajan alaisuuteen tai toiselle paikkakunnalle perustuu henkilön suostumukseen. Vakinaisen henkilöstön palvelussuhteen jatkuvuus valtiolla turvataan. Tarvittavan osaamisen siirtämiseen ja varmistamiseen kiinnitetään erityistä huomiota sekä palvelukeskuksissa että asiakasvirastoissa. Palvelukeskusten henkilöstö on valtion henkilöstöä valtion virastossa ja heitä koskevat kaikki valtion henkilöstöä koskevat säännökset ja määräykset. 7. Toimintamalli ja tietojärjestelmät rakennetaan siten, että ne turvaavat palvelujen yhtenäisen toteuttamisen. Sekä palvelujen ostajalla että tuottajalla on mahdollisuus seurata palveluprosessia sen eri vaiheissa. Maksuliikenteen ja muun tietoliikenteen turvallisuus tulee taata. 16
8. Palvelukeskuksen palveluista peritään tilaajalta siirtymävaiheen jälkeen maksu, joka perustuu palvelujen tuottamisesta aiheutuviin kustannuksiin (omakustannushinta). Välittömänä tavoitteena on, että palvelukeskukselle myönnetyt määrärahat ja sen palveluista perimät maksut kattavat palvelujen tuottamisesta ja kehittämisestä aiheutuneet kustannukset. Tavoitteena on, että palvelukeskusta kehitetään siten, että se voisi jatkossa hinnoitella palvelunsa markkinaehtoisesti. 9. Kehysmenettelyssä ja valtion talousarvion laatimisen yhteydessä päätetään tukipalvelujen tuottamisen uudelleenjärjestelystä sekä uudistuksen tuottavuushyötyjen kohdentamisesta. Tuottavuuskehitystä seurataan vuosittain. Tämä edellyttää, että palvelukeskuksen ja asiakasorganisaation kustannusrakenne ja kustannukset tunnetaan sekä että toiminta- ja talousjärjestelmät muutoinkin ovat läpinäkyviä. Tiedusteltaessa valtiovarainministeriön palvelukeskusohjausryhmän puheenjohtajalta teesien merkitystä selvitysmies on saanut sellaisen vastauksen, että edellä oleva teesit antavat osaltaan ohjausta palvelukeskusten perustamisvaiheessa ja osaltaan kuvaavat tavoitetilaa. Näitä ei ole tarkoitettu noudatettavaksi normitasoisina, vaan ne on tehty pilottiprojektien kanssa käynnistettävien keskustelun pohjaksi. Ohjausryhmä tulee käymään vuorovaikutteista keskustelua pilottihankkeiden kanssa, testaamaan annettuja teesejä sekä tukemaan ja seuraamaan pilottien kehittymistä vuoden 2006 loppuun saakka. 17