Yhteenveto Iitin kunnan tilikauden 2015 aikaisesta tarkastuksesta KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 19.1.2016 JHTT, KHT Kaija Pakkanen Jonna Paju Laura Vilenius
Sisältö Yhteenveto tilikauden 2015 aikaisesta tarkastuksesta 2-3 Tarkastuksen toteutus 4-6 Hallinnon tarkastus 7 Hankintatoimi 8 Laskutus- ja perintätoiminnot Yhteyshenkilöt Kaija Pakkanen JHTT, KHT Puh. 020 760 3321 Kaija.pakkanen@kpmg.fi 9-10 Muu tarkastus ja havainnot 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 1
Tarkastuksen toteutus - aikataulutus Joulukuu-Tammikuu Tarkastustoimenpiteidemme tavoitteena on tarkastuksen laadukas ja tehokas läpivienti etukäteen laaditussa aikataulussa. Aikataulu vastaa edellisvuotta. Tilikauden aikaisten tarkastushavaintojen raportointi Syyskuu Jatkuva yhteydenpito johdon sekä avainhenkilöiden kanssa Tilikauden aikaiset tarkastuskäynnit Tilinpäätöstarkastus Maaliskuu Suunnittelu Tilinpäätöstarkastus havaintojen raportointi Tarkastussuunnitelmakeskustelu ja hyväksyntä Tarkastusohjelma esitellään tarkastuslautakunnalle Kesäkuu 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 2
Tarkastuksen toteutus - painopistealueet Tarkastuksen toteutuksesta Tilintarkastus on suoritettu hyvän tilintarkastustavan mukaisesti ennalta laadittua suunnitelmaa noudattaen. Olemme pyrkineet saamaan käsityksen kunnan kirjanpitojärjestelmien luotettavuudesta liiketapahtumaketjujen läpikäynnillä sekä pistokoeluontoisilla tarkastuksilla ja täsmäytyksillä, jotta voisimme kohtuullisella todennäköisyydellä havaita mahdolliset kunnan kirjanpidossa olevat olennaiset virheet. Tilikauden aikaista tarkastusta on toteutettu loka-joulukuussa 2015 ja sen painopistealueina ovat olleet: Laskutus- ja perintätoiminnot Hankintatoimi Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestelyt Muut tarkastuskohteet Tilinavauksen tarkastus Muistiotositteiden sisältö ja laatiminen Osakirjanpitojen täsmäytysrutiinit Pöytäkirjojen läpikäynti Valtionosuuksien perusteena olevien oppilastietoilmoitusten tarkastus 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 3
Hallinnon tarkastus 1/3 Valtuuston ja hallituksen pöytäkirjat 2015 Tähän mennessä valtuuston pöytäkirjat on käyty läpi ajalta 1.1.-10.11.2015. Valtuusto on kokoontunut 7 kertaa. Tähän mennessä hallituksen pöytäkirjat on käyty läpi ajalta 1.1.-1.12.2015. Kunnanhallitus on kokoontunut 22 kertaa. Pöytäkirjoissa käsitellyt asiat on huomioitu tilikauden aikaisessa tarkastuksessa. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestelyt 1.5.2015 voimaan tulleessa Kuntalaissa ei ole erikseen säädetty sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, mutta Kuntalain 14 :n mukaan valtuuston tehtävänä on päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista; ja 39 :n mukaan hallituksen tehtävänä on huolehtia kunnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä; 90 :n mukaan Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta; 115 :n mukaan toimintakertomuksessa on annettava mm. tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä; 123 :n mukaan tilintarkastajan on tarkastettava onko kunnan sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 4
Hallinnon tarkastus 2/3 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Tarkastuksen kuluessa tehtyjä havaintoja Kunnanvaltuusto on 9.12.2014 kokouksessaan hyväksynyt Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet, jonka mukaan toimielimiltä ja konserniyhtiöiltä edellytetään mm. raportointia merkittävimmistä riskeistä ja riskienhallinnasta osana taloudellista raportointia. Riskienhallinnan toteutusohje (KH 16.2.2015) sisältää käytännön ohjeistusta Puolivuotisraportissa 1-6/2015 ei vielä ole sanallista selostusta riskeistä tai riskienhallinnasta; tilinpäätöstarkastuksen yhteydessä tulemme käymään läpi toimintakertomukseen sisällytettävän kunnanhallituksen selonteon. Kunnanhallitus on 15.12.2014 hyväksynyt myös uuden Sisäisen valvonnan ohjeen (edellinen oli vuodelta 2006) ja se on tullut voimaan 1.1.2015. Se sisältää periaatteita mm. seuraavista osa-alueista: Sisäisen valvonnan tavoitteet sekä toteuttaminen (johtosäännöt ym., toimivallan siirto, tilivelvollisuus, johdon ja esimiesten valvontavastuu) Henkilöstöä, rekrytointia, kehittämistä yms. koskevat periaatteet Talouden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta (ml. laskujen hyväksyjät) Omaisuuden hallinnointi (ml. omistajapolitiikka ja omistajaohjaus sekä hankinnat Tietoturva Riskienhallinta kunnan toimintariskit tulee käsitellä kunnanhallituksessa vuosittain Sisäisen valvonnan toteutuman raportointi Johtopäätös Kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistus on saatettu olennaisin osin ajan tasalle. 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 5
Hallinnon tarkastus 3/3 Valtionosuuksien perusteeksi annettujen tietojen tarkastus (mm. oppilastietoilmoitukset) Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että valtionosuuksien perustan muodostava kunnan 20.9.2015 Tilastokeskukselle ilmoittama oppilasmäärä vastaa peruskoulujen ja lukioiden oppilastietoja; ja esiopetuksessa olevien osalta Effica-järjestelmän tietoja; ja että oppilaiden sijoituksista erityisopetukseen on tehty asianmukaiset viranhaltijapäätökset. Viranhaltijapäätöksiä on tarkastettu pistokokein. Tarkastuksessa havaittiin, että yhden koulun osalta on Tilastokeskukselle ilmoitettu yksi ylimääräinen tehostetun tuen oppilas. Tehostetun tuen oppilaat eivät kuitenkaan vaikuta valtionosuuteen. Saadun tiedon mukaan Tilastokeskukselle on jälkikäteen tehty korjausilmoitus. Muilta tarkastetuilta osin ei olennaista huomautettavaa. 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 6
Hankintatoimi Tarkastuksen tavoite Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua hankintalain ja sisäisen ohjeistuksen noudattamisesta. Tarkastuksen toteutus Hankintatoimen tarkastusta varten saimme käyttöömme 100 suurinta toimittajaa - listauksen aikavälillä 1.1.-13.11.2015. Merkittävimpiä hankintoja ovat teknisen lautakunnan hallinnoimat rakennushankkeet: vuonna 2015 toteutettu lukion keittiöremontti, katuvalaistuksen saneeraus ja yläkoulun hissin rakentaminen. Lisäksi koulutuslautakunnan hallinnoimia koulu- ja muita kuljetuksia on tarkastettu suurimpien toimittajien osalta. Merkittävimmistä hankinnoista tarkastimme sopimukset ja mahdollisen kilpailutuksen sekä hankintapäätökset ja pistokokein laskujen hyväksymisen. Lisäksi tarkastimme pistokokein, että laskutus vastaa sopimuksia. Havainnot Johtopäätös Hankintadokumenttien virallinen säilytysmuoto on paperinen aineisto ja arkistoinnista vastaa kunkin toimielimen hallintovastaava. Saadun tiedon mukaan asiakirjat liitetään lisäksi sähköisessä asianhallintajärjestelmässä olevaan ao. asiaan. Sopimukset ja kilpailutukset oli tehty asianmukaisesti. Hankintapäätökset ja laskujen hyväksyminen olivat asianmukaisesti tehtyjä. Karralan kotiseututalon kunnostamisen kohdalla huomioitiin, että ostolaskun hyväksyjänä on toiminut kiinteistömestari Pekka Äijö, joka Sisäisen valvonnan ohjeistuksen mukaan hyväksyy pääasiallisesti Kiinteistönhoitoon liittyvät laskut. Hankintatoimi on tarkastetuilta osin asianmukaisesti järjestetty. 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 7
Laskutus- ja perintätoiminnot Tarkastuksen tavoite Tarkastuksen toteutus Havainnot Tavoitteena oli varmistua laskutuksen ja perinnän asianmukaisuudesta. Suoritimme tarkastusta haastattelemalla ja testaamalla laskutuksen kontrolleja sekä analysoimalla tuottojen jakautumista tileittäin ja eri kuukausien välillä. Tehdyn tarkastuksen perusteella voimme todeta seuraavaa: Laskutuksen kontrollien todettiin toimineen tarkastetuilta osin. Perintä oli hoidettu asianmukaisesti. Laskutus- ja perintäohjeet ovat vuodelta 2007, eli niiden tarkistaminen in suositeltavaa. Tuotot jakautuivat melko tasaisesti eri kuukausien välillä, pl. tuet ja avustukset. Toimintatuottojen jakautuminen kuukausittain 140000,00 120000,00 100000,00 80000,00 60000,00 40000,00 20000,00 0,00 1 2 3 4 5 6 7 8 myyntituotot maksutuotot tuet ja avustukset muut toimintatuotot Johtopäätös Laskutus- ja perintä on tarkastetuilta osin asianmukaisesti järjestetty 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 8
Muu tarkastus ja havainnot 1/2 Tilinavaus Muistiotositteiden tarkastus Osakirjanpidon täsmäytys Pankkitapahtumien läpikäynti Tilinavaus 1.1.2015 on täsmäytetty päättävään taseeseen 31.12.2014 ja totesimme sen oikein suoritetuksi. Kävimme läpi muistiotositteiden sisältöä ja laatimista selvittämällä niiden laatimiseen liittyviä rutiineja ja tarkastamalla kunnan muistiotositteita vuodelta 2015. Muistiotositteista vastaa pääkirjanpitäjä. Tarkastetuista muistiotositteista ilmenee pääosin tositenumero, päivämäärä, tiliöinti tai asiasisältö sekä laatija ja hyväksyjä. Muistiotositteilla on kirjattu mm. erilaisia jaksotuksia, luontaisetuja ja asuntojen vuokratuloja sekä sisäisiä laskuja, eli kirjauksia, joihin ei saada ulkopuolista liiketapahtumaa todentavaa tositetta Muistiotositteista on suosituksemme mukaisesti laadittu päivitetty ohjeistus 20.11.2015, joka on saatettu tiedoksi niille henkilöille, jotka laativat muistiotositteita. Ei olennaista huomautettavaa tarkastetuilta osin. Täsmäytimme myynti- ja ostoreskontran kirjanpitoon tilanteesta 31.8.2015. Ei huomautettavaa. Kävimme pistokokein läpi pankkitapahtumia ja niiden kirjaamista kirjanpitoon sekä täsmäytimme merkittävimmän pankkitilin kirjanpitoon. Ei olennaista huomautettavaa tarkastetuilta osin. 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 9
Muu tarkastus ja havainnot 2/2 Maa-alueiden myynnit Tarkastimme maa-alueiden myynnit tarkastusajankohtaan 1.12.2015 asti käymällä läpi kauppakirjat ja päätökset myynneistä. Ei huomautettavaa tarkastetuilta osin. 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 10
JAKELU: Tarkastuslautakunta Kunnanjohtaja Riku Rönnholm Talous- ja hallintojohtaja Heikki Kantola Pääkirjanpitäjä Keijo Ravi 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.