Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Aika Tiistai klo 18:00-19:

Transkriptio

1 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Aika Tiistai klo 18:00-19: Paikka Kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone Saapuvilla Yli-Kaitala Markku Heinonen Sinikka Ikonen Veikko Laaksonen Kyllikki Saarelma Markku Tuominen Vesa Yrjölä Eeva puheenjohtaja, esittelijä varapuheenjohtaja jäsen jäsen jäsen, saapui :n 1 aikana jäsen jäsen Muut Tuominen Pirjo palvelusihteeri, pöytäkirjanpitäjä Pakkanen Kaija JHTT, KHT, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy, :t 1 ja 2 Honko Niina vt. sivistystoimenjohtaja, 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin. Asiat 1-7 :t Allekirjoitukset Markku Yli-Kaitala puheenjohtaja Pirjo Tuominen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Hyväksytty kokouksessa Pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä Kausala Kunnantalo klo Pöytäkirjanpitäjä Pirjo Tuominen

2 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Käsitellyt asiat Pykälä nro Sivu 1 Muutetun kouluverkon toimivuuden arviointi 4 2 Tilintarkastajan yhteenveto tilikauden 2015 aikaisesta 6 tarkastuksesta 3 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta Talousarvion 2016 käyttösuunnitelma, tarkastuslautakunta 8 5 Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan 9 tarkastaminen 6 Uuden kuntalain vaikutuksia tarkastuslautakunnan toimintaan 10 7 Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous 12

3 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Muutetun kouluverkon toimivuuden arviointi 164/ /2013 Tarkastuslautakunta Kunnanvaltuusto päätti , että Kymentaan ja Tillolan koulut yhdistetään Kausalan kouluun alkaen siten, että opetusta Kymentaan ja Tillolan kouluissa ei anneta enää syyslukukaudesta 2015 alkaen. Vt. sivistystoimenjohtaja Niina Honko oli kutsuttu kokoukseen asiantuntijaksi arvioimaan kouluverkon muutoksen vaikutuksia: Iitin perusopetuksen koulut ja oppilaaksiottoalueet: Alakoulut, luokat 1-6: Kausalan koulu entiset Kausalan, Tillolan ja Kymentaan koulujen oppilaaksiottoalueet, Haapa-Kimolan koulu Etelä-Iitti, Vuolenkosken koulu Vuolenkosken kylän alue, Yläkoulu, luokat 7 9 koko Iitin alue Artjärven ja Jaalan oppilaita on otettu Iitin yläkoulun oppilaiksi. Ko. oppilaille on myönnetty oikeus käyttää maksutta Iitin yläkoulua ja lukioa palvelevia joukkoliikenneyhteyksiä Kausan koulu, erityisopetusyksikkö - koko Iitin alue. Opetusta annetaan myös Ravilinnan tiloissa. Kausan kouluun kuuluu lisäksi kahdessa lastensuojeluyksikössä toimivat luokat. Oppilasmäärät: (syksyn tilastointipäivä) ennuste lv ml. esikoululaiset Haapa-Kimolan koulu Kausalan koulu Vuolenkosken koulu Kausan koulu 14 Yläkoulu Kausan koulu 16 Palautetta: Saadun palautteen mukaan koulujen työskentely on sujunut hyvin yleisellä tasolla mutta opettajien jaksaminen on ollut välillä tiukoilla. Työjärjestys on toiminut pääosin hyvin. Ryhmäkoot ovat kasvaneet. Ennakkolaskelmissa pienryhmiä ei ole otettu huomioon mutta niitä tarvitaan jatkossakin. Koulukuljetuksissa ja -ruokailussa oli alussa "säätöä" mutta tilanne tasaantui. Kokouksessa esitetty materiaali jaetaan tarkastuslautakunnalle.

4 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Haapa-Kimolan koulun tilanne: Niina Honko jakoi Polygonin laatiman tiivistelmän koulun sisäilmaongelman tutkimisesta pvm Sisäilmatyöryhmä on kokoontunut ja Opetuksessa väistötiloihin siirrytään mennessä. Korjauskustannukset voidaan arvioida sitten kun suunnitelma valmistuu, arviolta 02/2016. Tavoite valtuustokäsittelyyn on 03/2016. Puheenjohtajan ehdotuksesta lautakunta merkitsi saadun selvityksen ja keskustelun tiedoksi tässä vaiheessa. Puheenjohtaja on asian tiimoilta yhteydessä tekniseen johtajaan/teknisiin palveluihin. Merkittiin, että Markku Saarelma saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana klo 18:36 ja että Niina Honko poistui kokouksesta klo 18:48 asian käsittelyn päätyttyä.

5 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan yhteenveto tilikauden 2015 aikaisesta tarkastuksesta 334/ /2014 Tarkastuslautakunta Tilintarkastaja Kaija Pakkanen esitteli lautakunnalle aikaisemmin jaetun tarkastusraportin sisällön. Tilikauden aikaista tarkastusta on toteutettu loka-joulukuussa Tarkastuksen painopistealueet: Laskutus- ja perintätoiminnot - Hankintatoimi - Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestelyt Muut tarkastuskohteet - Tilinavauksen tarkastus - Muistiotositteiden sisältö ja laatiminen - Osakirjanpitojen täsmäytysrutiinit - Pöytäkirjojen läpikäynti - Valtionosuuksien perusteena olevien oppilastietoilmoitusten tarkastus Raportin mukaan toiminta on järjestetty tarkastetuilta osin asianmukaisesti. Raportissa esitettyjä huomioita: - Kuntalain 115 :n mukaan toimintakertomuksessa on annettava mm. tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä - Riskienhallinta kunnan toimintariskit tulee käsitellä kunnanhallituksessa vuosittain - Laskutus- ja perintäohjeen tarkistaminen on suositeltavaa - Valtionosuuksien perusteeksi annettujen tietojen (mm. oppilastietoilmoitukset) tarkastuksessa oli havaittu Tilastokeskukselle ilmoitetun yksi ylimääräinen tehostetun tuen oppilas mikä ei kuitenkaan vaikuta valtionosuuteen. Korjausilmoitus oli tehty. Muilta tarkastetuilta osin ei ollut olennaista huomautettavaa Puheenjohtajan ehdotuksesta lautakunta päätti merkitä raportin saaduksi sekä esittää sen edelleen kunnanhallitukselle huomioon otettavaksi. Kaija Pakkanen poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn päätyttyä.

6 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta / /2016 Tarkastuslautakunta Kuntalain 410/ :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm.:... 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää;... Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Ehdotus puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta käynnistää arviointikertomuksen valmistelun. Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

7 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Talousarvion 2016 käyttösuunnitelma, tarkastuslautakunta 668/ /2016 Tarkastuslautakunta Kunnanvaltuusto hyväksyi talousarvion vuodeksi 2016 ja taloussuunnitelman vuosiksi Kunnanhallitus antoi taloussäännön 5 :n mukaisen talousarvion täytäntöönpano-ohjeen Ohjeen mukaan talousarvion käyttösuunnitelmat tulee antaa kunnanhallitukselle tiedoksi viimeistään helmikuussa. Kunnan toimielimet laativat tulosaluekohtaiset käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmassa toimielin päättää valtuuston hyväksymän talousarviomäärärahan jakamisesta tulosyksiköille ja kustannuspaikoille. Toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelmaan hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Oheismateriaali: tarkastuslautakunnan hyväksymään talousarvioehdotukseen perustuva talousarvion käyttösuunnitelma Ehdotus puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta hyväksyy käyttösuunnitelman oheismateriaalin mukaisena. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.

8 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta päätti tarkastaa kokouksistaan laaditut pöytäkirjat kulloinkin seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjat pidetään nähtävillä hyväksymistä seuraavan viikon tiistaina. Oheismateriaali: kokouksesta laadittu pöytäkirja. Ehdotus puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta hyväksyy pöytäkirjan sisällön. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.

9 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Uuden kuntalain vaikutuksia tarkastuslautakunnan toimintaan 164/ /2013 Tarkastuslautakunta Kuntalain 410/ : "Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on: 1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; 4) huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; 5) valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi; 6) valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Kunnanhallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä lautakuntaa koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi ja talousarvioksi kunnan hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä. Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta."

10 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Laki on tullut pääosin voimaan Sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja ilmoitusten saattamista valtuustolle tiedoksi ( 84) sovelletaan kuitenkin vuonna 2017 valittavan valtuuston toimikauden alusta lukien. Kuntaliitto valmistelee mm. uuden hallintosäännön mallin vuoden 2016 alkupuolella. Ehdotus puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta merkitsee asian tässä vaiheessa tiedoksi. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.

11 Iitin kunta Pöytäkirja 1/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous Tarkastuslautakunta Puheenjohtajan ehdotuksesta tarkastuslautakunta päätti 1) lähettää yhden lautakunnan jäsenistä FCG:n järjestämään koulutustilaisuuteen Vantaalle Koulutuspäivän aiheita ovat - Itsehallintouudistus ja tulevaisuuden kunta - Sote-uudistus -Kuntahallinnon ajankohtaiskatsaus Pitkäaikaistyöttömyyden vaikutukset kuntatalouteen Hallituksen sopeutusohjelman vaikutus kuntien toimintaan Kunnan ja valtion työnjako turvapaikanhakijoiden asuttamisessa ja kotouttamisessa - Työllisyysasioiden arviointi - Kuntalain uudistus - Valmistautuminen vuoden 2015 arviointikertomuksen laadintaan Koulutuspäivän hinta on 330,00 + alv 24%. Markku Saarelma ilmoittautui alustavasti. 2) pitää seuraavan kokouksen tiistaina klo 18 alkaen. Asiantuntijaksi kutsutaan tekninen johtaja ja arviointikertomuksen valmistelua jatketaan.