Hallituspartneripäivät Oulussa Mitä hallituksen huolellisuusvelvoite tarkoittaa?

Transkriptio

1 Hallituspartneripäivät Oulussa Mitä hallituksen huolellisuusvelvoite tarkoittaa? KHT Jari Karppinen

2 Hallituksen työskentelyä ohjaavat yleisperiaatteet osakeyhtiölain näkökulmasta Sivu 2

3 Osakeyhtiölain hallitustyöskentelyä ohjaavat perussäännökset OYL 1:2 Oikeushenkilö Osakkeenomistajat eivät vastaa henkilökohtaisesti yhtiön velvoitteista vaan ainoastaan yhtiöön sijoittamallaan pääomalla OYL 1:3 Pääoma ja sen pysyvyys Varojen jakaminen OYL 1:5 Toiminnan tarkoitus Yhtiön toiminnan tarkoitus on tuottaa voittoa osakkeenomistajille, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. OYL 1:7 Osakkaiden yhdenvertaisuus Yhtiökokous, hallitus, toimitusjohtaja tai hallintoneuvosto ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan osakkeenomistajalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella. Lähipiiritapahtumien arviointi tästä näkökulmasta. OYL 1:8 Huolellisuusvelvoite (lojaalisuus) Johdon on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua Näkökulmana päätöksen teossa siis aina yhtiön etu. Sivu 3

4 Osakeyhtiölain hallitustyöskentelyä ohjaavat perussäännökset (valvontavastuu) OYL 6:2 Hallituksen yleiset tehtävät Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä OYL 6:17 Toimitusjohtajan yleiset tehtävät Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtajan on annettava hallitukselle ja sen jäsenelle tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi Sivu 4

5 Sivu 5

6 eritäin laaja käsite Kohdistuu yhtiöön ja osakkeenomistajiin Objektiivinen arvio miten huolellinen ihminen toimisi vastaavassa tilanteessa Mitä on huolellisuus? Asianmukaiset hallituksen työskentelyprosessit: valmistelu, päätöksentekomenettely, osallistuminen hallituksen kokoukseen, valvonta ja dokumentointi Aktiivinen kiinnostus toimintaan liittyvistä erilaisista asioista Huolellisuusvelvollisuuden vastaisena voidaan pitää sitä, että jokin toimi jätetään kokonaan tekemättä, esim. saatavien perintä, riidat jne. Korostuu kun tehdään liiketoimia lähipiirin kanssa Korostuu riskien kasvaessa Riittävä huolellisuus lain esitöiden mukaan Ratkaisun taustaksi on hankittu tilanteen edellyttämä asianmukainen tieto Tämän tiedon perusteella on tehty yhtiön edun näkökulmasta johdon mukainen päätös Eivätkä päätökseen ole vaikuttaneet johdon jäsenten mahdolliset eturistiriidat Sivu 6

7 Miten huolellisuutta arvioidaan? Yleensä jälkikäteen! Hallituksen työskentelyprosessin asianmukaisuutta Hallituksen päätösten pöytäkirjateksti ja pöytäkirjojen liitteet Liiketoimintapäätöksen joudutaan tekemään epävarmuuden vallitessa ja liiketoimintaa sisältyy luonnostaan riskin ottaminen Sivu 7

8 Aihealueet A. Hallituksen kokousten päätösten pöytäkirjaaminen pohjana arvioitaessa hallituksen huolellisuutta B. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta työkalu hallitukselle täyttää huolellisuusvelvoitetta Sivu 8

9 A. Hallituksen päätösten kirjaaminen Tuleeko pöytäkirjan kirjautua kokouksen kulun mukaisesti? Paljon häiriötekijöitä, jotka voivat vaikuttaa päätöstekstin sisältöön Hallituksen sihteerin (ja puheenjohtajan) ammattitaito Monitahoinen ja polveileva keskustelu saako sihteeri asiaytimestä kiinni Toimivan johdon halu/mahdollisuus muuttaa tai vaikuttaa asiasisältöön Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten tarkkuus asioiden käsittelyssä ja pöytäkirjojen tarkastamisessa Voiko olennaisia asioita jäädä kirjaamatta? Asioiden taustatyö, analysointi, päätös, ristiriidat Lähipiiritransaktiot Toimivan johdon toimintaan liittyvät moitteet Toimivallan ylitykset Väärinkäytökset Sivu 9

10 B. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Mitä tarkoittaa valvonta? Ulkoinen valvonta yhtiökokouksen asettama tilintarkastaja Raportoi yhtiökokoukselle tilinpäätöksen oikeellisuudesta ja hallinnon lainmukaisuudesta Sisäinen valvonta hallituksen oman valvontavelvollisuuden toimeenpano Sisäinen tarkkailu Riskienhallinta Sisäinen tarkastus Sivu 10

11 Sisäisen valvonnan käsite Riskienhallinta: systemaattinen prosessi tunnistaa ja kontrolloida liiketoiminnan riskejä Sisäinen tarkkailu: koostuu organisaation sisään rakennetuista kontrolleista, joiden tarkoituksena on rajoittaa ei-toivottujen tapahtumien todennäköisyyttä Sisäinen tarkastus: valvonnan väline, jonka tehtävänä on varmistua että sisäinen tarkkailu ja riskienhallinta toimivat asianmukaisesti ja että yritys saavuttaa sille asetetut päämäärät Sivu 11

12 Sisäisen valvonnan tehtävä Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan johtamisen ja toiminnan sitä osaa, jolla pyritään varmistamaan Taloudellisen ja muun johtamisinformaation luotettavuus ja oikeellisuus Toimintaan liittyvien riskien riittävä hallinta Asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen (tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista) Voimavarojen taloudellinen ja tehokas käyttö Säännösten noudattamisen valvonta Toiminnan, tietojen sekä omaisuuden ja varojen riittävä turvaaminen Riittävät ja asianmukaisesti järjestetyt toimintamallit ja tietotekniset järjestelmät toiminnan tueksi Sivu 12

13 Sisäisen valvonnan rajoitteet Sisäinen valvonta voi antaa vain kohtuullisen varmuuden tavoitteiden toteutumisesta, koska tavoitteiden toteutumiseen vaikuttavat myös Päätöksentekijän virhearviot Valvontajärjestelmän kustannukset vs. saavutettavat hyödyt Inhimilliset virheet (väärinymmärrys, varomattomuus ) Valvontajärjestelmän kiertäminen (väärinkäytös) Johdon toimiminen valvontajärjestelmän ulottumattomissa Sivu 13

14 Huolellisuusvelvoite vs. tilintarkastus Sivu 14

15 Tilintarkastus valvonnan välineenä Tilintarkastaja on omistajien yhtiökokouksessa valitsema osakeyhtiön valvontaelin. Osana hallinnon tarkastusta tilintarkastaja arvioi myös hallituksen toimintaa ja edelleen hallituksen huolellisuusvelvoitteen täyttymistä Proaktiivinen kaksisuuntainen kommunikointi on hyvin tärkeää Tilintarkastaja on usein yrittäjän/toimitusjohtajan /hallituksen sparraaja lakisääteisen tilintarkastajan tehtävän ohella Hallituksen on suositeltavaa keskustella tilintarkastajan kanssa vähintään kerran tilikaudessa Sivu 15

16 Tilintarkastus valvonnan välineenä Yleisiä keskustelunaiheita ovat mm: Onko yhtiön taloudellinen raportointi kunnossa? Ovatko yhtiön rutiinit ja sisäinen tarkkailu kunnossa? Onko yhtiön kirjanpitokäytäntö riittävän laadukas? Onko toimivan johdon ja tilintarkastajan kesken ollut näkemyseroja ja miten ne on ratkaistu? Onko tilintarkastajan yhteistyö johdon ja henkilökunnan kanssa muutoin toiminut hyvin? Onko tilintarkastajalla ollut olennaisia havaintoja tarkastuksessa? Sivu 16

17 Yhteystiedot Jari Karppinen Laitinen KHT, Partnerrector Itä-Suomen aluetoimisto Ernst & Young Oy Uusikatu Oulu GSM Puhelin Faksi Sivu 17