SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMISEN VUOSIYHTEENVETO 2018

Transkriptio

1 Sivu 1/5 JOENSUUN KAUPUNKI SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKKÖ TARKASTUSPÄÄLLIKKÖ TIMO MANNINEN TARKASTUSSIHTEERI SEIJA KUNNASLUOTO SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMISEN VUOSIYHTEENVETO 2018 Jakelu: Kaupunginhallitus Sisäisen tarkastuksen toimikunta Sisäisen tarkastuksen yksikön arkistointi

2 Sivu 2/5 SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMINEN VUODELTA 2018 Johdanto Kaupunginhallituksen tehtävänä on hallintosäännön mukaan huolehtia sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kaupunginjohtajan tehtävänä on vastata sisäisestä valvonnasta. Lauta- ja johtokuntien yleisenä tehtävänä on toimialallaan vastata sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on osa johdon ohjaus- ja valvontajärjestelmää. Yksikkö tarkastaa ja arvioi sisäisen valvonnan järjestelmiä, toimintojen lain- ja päätöksenmukaisuutta sekä tarkoituksenmukaisuutta. Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintavuosi 2018 Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tarkastanut kaupungin yksiköitä ja toimintaketjuja sisäisen tarkastuksen toimikunnan hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti tilikauden aikana. Tarkastustyö kohdistui avustuksiin, kirjanpitoon, hankintoihin, riskienhallinnan arviointiin, kellokorttileimauksiin, kaupungin kassoihin jne.. Suoritettiin muun muassa erillistoimeksiantoja, tehtiin konsultointia hallintokunnille jne.. Tarkastustyö on kussakin kohteessa tehty avoimuuden ja vuorovaikutuksen periaatteella. Riskienhallinnan nykytilan ja toimenpiteiden raportointi tehtiin kaupunginhallitukselle Raportointi kohdistui hallintokuntiin, Joensuun Vesi -liikelaitokseen sekä elinvoimajohtokunnan ohjauksessa oleviin tytäryhtiöihin ja omistajaohjausjaoston ohjauksessa oleviin tytäryhtiöihin. Sidonnaisuusrekisteriin tehtiin päivityksiä seitsämän kertaa vuoden aika. Työ sisälsi mm. toimielinten pöytäkirjojen seurannan, kutsun lähettämisen ilmoituksen tekemiseen tai täydentämiseen, ilmoitusten hyväksymiset sekä sidonnaisuusrekisterin viennin kaupungin internetsivulle. Tarkastuslautakunta käsitteli sidonnaisuusrekisterin , jonka jälkeen rekisteri vietiin edelleen kaupunginvaltuustolle tiedoksi Entinen sidonnaisuusrekisteriseloste muutettiin tietosuojaselosteeksi uuden EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseksi. Valmisteltiin vuosittaiset selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä sisäisen tarkastuksen toimikunnan käsiteltäväksi ja edelleen kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomuksessa kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Toimintavuonna tehtiin sähköisen arkistoinnin (sarke) tiedonohjausjärjestelmään TOS-tehtäväkuvausten päivityksiä. Yksikkö valmisteli vuosittaisen talousarvion tarkastuslautakunnan, tilintarkastajien ja sisäisen tarkastuksen yksikön osalta sekä seurasi talousarvion toteutumista. Tehty arvonlisäveron data-analyysin valmistelutyöt ja tarvittavat tarkastukset KPMG Oy:ltä ostopalveluna teetätettyyn työhön.

3 Sivu 3/5 Yksikkö avusti myös tilintarkastajia erinäisissä asioissa. Yksikkö teki hallinnollisia tehtäviä kuten mm. palkkioiden ja muiden maksujen maksatukset neljä kertaa vuoden aikana tarkastuslautakunnan ja sisäisen tarkastuksen toimikunnan osalta. Tehty Dynasty-järjestelmän asiakorttien käsittelyvaiheiden päättämiset ja niiden arkistoinnit vuosilta Yksikkö teki tarkastuslautakunnalle Kimmelissä järjestetyn koulutuspäivän järjestelytehtävät ja osallistui koulutukseen. Yksikkö teki tarkastuslautakunnan järjestetyn koulutuspäivän järjestelytehtävät. Koulutukseen kutsuttiin Pohjois-Karjalan kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien jäsenet ja sihteerit, johon koulutukseen myös itse osallistuttu. Lisäksi em. koulutuksen johdosta tehty veloituslaskutus osallistuneisiin kuntiin. Osallistuttu hyvinvointilautakunnan koulusihteereille tarkoitettuun koulutustilaisuuteen Sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstö osallistui seuraaviin toimialansa koulutuksiin: - P-K:n Maakuntaliiton kutsusta osallistuminen Uuden kuntalain mukainen konsernitarkastelu -koulutustilaisuuteen - HelpNet koulutukseen osallistuminen Elisa Oyj kouluttajan kutsumana - Teams-pilvipalvelujen käyttöönottokoulutukseen Tietosuoja-aiheiseen verkkokoulutukseen osallistuttu kaupungin talousseminaariin Cloudian sopimushallinnan käyttökoulutukseen Aluekoulutuksen järjestämään koulutukseen Kuopiossa koskien sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. Kaupungin hallintokunnat, Joensuun Vesi liikelaitos tekivät vuotuista omaa sisäistä tarkastusta sisäisen valvonnan toimintaohjeen mukaisesti laatien tarkastusraportin 2018, jonka kukin toimitti sisäisen tarkastuksen yksikköön helmikuun 2019 loppuun mennessä. Yksikkö tulee käymään tarkastusraportit läpi ja saattamaan ne sisäisen tarkastuksen toimikunnan kokoukselle tiedoksi. Lisäksi omistajaohjausjaoston päätöksen mukaisesti osan kaupungin tytäryhteisöistä tulee tehdä uutena työnä omaa sisäistä tarkastusta. Päätöksen mukaisesti kukin tytäryhteisö toimitti tarkastusraportin 2018 sisäisen tarkastuksen yksikköön helmikuun 2019 loppuun mennessä. Yksikkö tulee käymään myös nämä raportit läpi ja saattamaan ne sisäisen tarkastuksen toimikunnan kokoukselle tiedoksi. Sisäisen tarkastuksen työn toimintatavat on käyty läpi tytäryhteisöjen ja sisäisen tarkastuksen yksikön kesken kesäkuussa 2018.

4 Sivu 4/5 Sisäisen tarkastuksen toimikunta Sisäisen tarkastuksen toimikunta on osa kaupunkikonsernin sisäistä valvontajärjestelmää. Kaupunginhallitus asetti sisäisen tarkastuksen toimikunnan toimikaudeksi Toimikunnan toimialaan kuuluvat kaikki ne tehtävät, jotka hallintosäännön 6 :n 1. mom. 14 kohdassa on kaupunginhallituksen tehtäväksi määritelty. Toimikunta kokoontui vuoden 2018 aikana 3 kertaa. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tuottanut kokousjärjestelyt ja valmistellut kokousasiat. Tarkastuspäällikkö on toiminut kokousten esittelijänä, sihteerinä, pöytäkirjanpitäjänä. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tehnyt mm.: - tarkastussuunnitelman toimikunnan hyväksyttäväksi - työmuistioita tarkastuskohteista toimikunnan käsiteltäväksi - selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä toimikunnan käsiteltäväksi, ja saatettavaksi kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomukseen kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi - riskienhallinnan nykytilan ja toimenpiteiden raportin toimikunnan käsiteltäväksi ja saatettavaksi kaupunginhallitukselle tiedoksi - koosteen hallintokuntien, Vesi -liikelaitoksen ja tytäryhteisöjen omana työnä tekemistä sisäisten tarkastuksien raporteista toimikunnan käsiteltäväksi. Tarkastuslautakunta Kuntalain mukaan tarkastuslautakunta valmistelee mm. valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet, ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on mm. - tehnyt vuoden 2018 tarkastuslautakunnan 16 kokouksen valmistelutyöt, kokousjärjestelyt ja täytäntöönpanot sekä toiminut sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä lautakunnan kokouksissa - avustanut tarkastuslautakuntaa kauden arviointikertomuksen tekemisessä - järjestänyt vuosittaisen arviointi- ja tilintarkastuskertomuksen luovutustilaisuuden - pyytänyt hallintokunnilta selvityksiä sekä tehnyt niitä tarkastuslautakunnan kokoustyöskentelyä varten - tehnyt tarkastuslautakuntaa koskevien palkkioiden ja muiden maksujen maksatukset - valmistellut vuosittaisen talousarvion tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien osalta sekä seurannut talouden toteutumista. - tehnyt tarkastuslautakunnan järjestetyn koulutuspäivän järjestelytehtävät. Koulutukseen kutsuttiin Pohjois-Karjalan kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien jäsenet ja sihteerit, johon koulutukseen myös itse osallistuttu. Lisäksi em. koulutuksen johdosta tehty veloituslaskutus osallistuneisiin kuntiin.

5 Sivu 5/5 Joensuussa Timo Manninen tarkastuspäällikkö Seija Kunnasluoto tarkastussihteeri