Uusi Kotka 2025 osallistava kaupunkistrategiaprossi Elinvoimalautakunta 12.12.17 Kaupunginhallitus 18.12.17 kehitysjohtaja Terhi Lindholm
Kotkan kaupunkistrategian tavoitteet KH110917 perustuu oletukseen, että v. 2019-20 alkaen kaupungin keskeiset toiminnot ovat hyvinvointi ja elinvoima (konsernipalvelut, opetus, varhaiskasvatus, nuorisotoimi, liikunta, kaupunkisuunnittelu, kaupunkikehitys, kulttuuri, tekniset palvelut ja kaupunkikonserni) visio vuoteen 2025, varsinainen strategiakausi 2019-2022 osallistava strategiaprosessi, keskeistä asiakaslähtöisyys, osallisuus, sitoutuminen itse prosessi on tärkeä ja lisäarvoa tuotava, ei vain lopputuote prosessi vahvistaa yhteistä tekemistä, innostusta ja positiivista ilmapiiriä ja antaa pohjan yhteisen tulevaisuuden tekemiselle (asukkaat, henkilöstö, luottamushenkilöt, viranhaltijat, konserni, yritykset, kumppanit) prosessi ilmentää kaupungin toimintakulttuurin muutosta prosessin aikana haetaan yhteinen näkemys nykytilanteesta, toimintaympäristön muutoksista, haasteista muodostetaan Kotkan visio, arvot ja strategiset päämäärät laaditaan toimintasuunnitelma, jolla halutut tavoitteet saavutetaan laaditaan mittarit, joilla onnistumista mitataan ja jatkuvan seurannan välineet lopputuotteena visuaalinen, tiivis ja selkeästi ymmärrettävä strategia, mikä on strategian käytäntöön viemisen kannalta keskeistä. prosessi ja lopputuote viestivät Kotkan uudistumisesta ja vetovoimasta
Uusi Kotka prosessin lähtökohdat KH110917 1. Tietopohja kuntoon strategisesti tärkeän tiedon kerääminen (muuttaja-analyysi, asukastutkimus, keskustelutilaisuudet, muut) Hyödynnetään seudun elinkeinostrategia, joka tehty yrittäjiä ja sidosryhmiä laajasti osallistamalla 2. Kaupunkilaiset keskiöön asukaslähtöisyys toiminnan perustana kaupunkilaisten osallistuminen strategiaprosessiin 3. Henkilöstö rakentamassa yhteistä ymmärrystä ja asiakaslähtöisyyttä henkilöstö mukana rakentamassa tavoitteita ja toimintatapoja sekä osallistamassa sidosryhmiä> sitoutuminen ja omaan työhön vaikuttaminen henkilöstö toteuttaa strategian tuottaa palvelun> henkilöstön osaaminen avainasemassa 4. Konsernitason tavoitteet kaupunkia johdetaan konsernina, konserniyhtiöt mukana strategiatyössä 5. Kumppaniverkoston voima mukaan kumppanit, jotka ovat strategian toteutumisen suhteen keskeisiä korkeakoulut ja oppilaitokset, yritykset, muut avainkumppanit kv-yhteydet, edunvalvontanäkökulma 6. Yhteistyöhengen vahvistaminen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kesken valtuuston, hallituksen ja lautakuntien koulutukset, strategiaseminaarit ja työpajat yhdessä viranhaltijoiden kanssa 7. Uusi Kotka tiimi toimivaksi Uuden Kotkan organisointi ja henkilöstön yhteiset tapaamiset maakunta- ja soteorganisaatioihin ulottuvat yhteistyösuhteet huomioitava
Aikataulu KH110917 Strategiatyö ajoittuu keväälle 2018 Prosessin hyväksyminen ELVO 22.8 ja KH 28.8 Valtuuston oivallutuspäivä 31.8 Johtoryhmätyö ml. prosessin tarkentaminen ja kumppanuudet syksy 2017 Valtuuston strategiatyöpaja ja benchmark 25-26.1/18 Asukkaiden, yritysten ja kumppaneiden osallistaminen 1-4/18 lautakuntien ja vastuualueiden strategiatyö 1-4/18 Valtuuston strategiaseminaari II 3-4/18 Johtoryhmien strategiatyö Valtuusto hyväksyy strategian 5/18 Strategian sitominen taloussuunnit -teluun 6/18 Strategian läpiviennin tuki esimiehille Jatkolinjaukset ml. toimenpideohjelmat UUSI KOTKA 2019 strategia- vuosikello jatkuvana toimintamallina
Kaupunkistrategian suhteet > joulukuu tammi-toukokuu kesäkuu > Ohjelmat ja strategiat: Henkilöstöstrategia Tietohallintostrategia Ilmasto- ja energiaohjelma muut Yhteinen tilannekuva Sidosryhmien ohjelmat ja strategiat: Seudun strateginen yleiskaava Seudun elinkeinostrategia Maakuntaohjelma muut Uusi Kotka 2025 -strategia Uuden Kotkan skenaariot/valinnat Palveluverkkoselvitys Omistaja- ja elinkeinopoliittiset päälinjaukset Hyvinvointikertomus, tavoitteet Henkilöstöstrategiset tavoitteet Henkilöstö, kuntalaiset, sidosryhmät vuorovaikutteinen osallistuminen Uusi Kotka toimeksi! Uusi Kotka strategia Uusi Kotka Ohjelma 1* Uusi Kotka Ohjelma 2 Uusi Kotka Ohjelma 3 Omistajapoliittiset linjaukset Henkilöstöpoliittine n ohjelma, muut TA2019 valmistelu Strateginen erillisrahoitus? *) Uusi Kotka ohjelmat ovat strategiaan sisältyviä strategian toteuttamisohjelmia valituilla painopisteillä
Toimijoiden rooli strategiaprosessissa kaupunginjohtajan johtoryhmä koko prosessin ja strategiatyön ohjausryhmä kehitysjohtaja strategian valmistelun projektipäällikkönä yhteistyössä kansliapäällikön kanssa Laaja johtoryhmä strategiatyön työryhmä kehittäjärinki on laajasta jorystä muodostettu suppeampi kehittäjärinki, mukana kaikki halukkaat ja Olli Lehtonen (elvo) Valtuusto vastaa ja päättää kaupunkistrategiasta keskeisesti mukana strategian sisällön työstämisessä ja valintojen tekemisessä (mm. 2 strategiatyöpajaa) Kaupunginhallitus kaupunginhallituksen tehtävänä on ohjata kaupunkistrategian laadintaa sekä sen toteuttamista tukevia kehitysohjelmia Hallintosäännön 5 luvun 1 mukaan Lautakunnat, neuvostot, nuorisovaltuusto ja lasten parlamentti elinvoimalautakunta vastaa kaupunkistrategian valmistelusta hallintosäännön 5 luvun 3 mukaisesti strategian valmistelutilanteen käsittely lautakunnissa ja neuvostoissa (1. vaiheen jälkeen ja 2. vaiheessa) valittavien strategian toteuttamisohjelmien valmistelu eri lautakuntien toimesta aiheen mukaan Henkilöstö työpajat vaiheissa 1 ja 2- mitä strategia tarkoittaa meille?, osallistuminen ja palaute sähköisten kanavien kautta strategian käsittely kaupungin johtoryhmissä ja työyhteisöissä ml. toteuttamisohjelmien valmistelu kaupunkilaisten osallistamiseen osallistuminen Konserni kysely konserniyhtiöille vaiheen 1 jälkeen käsittely konsernikokouksessa huhtikuussa Asukkaat sähköinen kysely työpajat/keskustelut: mitä strategia tarkoittaa meille Sidosryhmät ja yhteisöt osallistuminen sähköisiin kyselyihin strategian valmisteluprosessin aikana käsittely sidosryhmätapaamisissa (koulutustoimijat, yrittäjät, kolmas sektori )
Strategiakompassi prosessin suunnittelun tukena 7. Tavoitteet: SMART - Specific, Measurable, Actionable, Responsible, Timebound 6. Rajoitteet Mitkä tekijät voivat estää meitä pääsemästä visiomme? 8. Strategiat Miten ja millä keinoin saavutamme tavoitteemme 5. Visio: Kun olemme ratkaisseet haasteemme, miltä Kotka näyttää parhaimmillaan 5-7 vuoden kuluttua? 1.Mistä tulemme? Mitä kokemuksia meillä on strategian toteutuksesta? Mikä on toiminut, mikä ei? 4. Mitkä ovat arvomme? Mihin arvoihin perustamme toimintamme 2. Missä olemme nyt? Onko meillä yhteneväinen tilannekuva? Mitkä ovat kolme suurinta haastettamme? 3. Mikä on strategiamme perimmäinen tarkoitus? Miten toteutamme kaupunkistrategiaa?
Uusi Kotka 2025 prosessi Työvaihe 1. tammi-helmikuu 2018 Fokus Tavoitteet työvaiheelle: Määritellään selkeä tahtotila ja suunta Kotkalle strategiakaudeksi (2019-2025). Tahtotilan on vedottava tunteisiin ja oltava aito. Työvaiheen jälkeen on helppo vastata kysymykseen: Mihin suuntaan haluamme Kotkan kehittyvän? Tuotokset yhteinen tilannekuva ja keskeiset haasteet Miksi toteutamme strategiaa? Visio 2025 Arvot Painopistevalinnat Tavoitteet/Lupaukset Keskeisimmät mittarit Työvaiheen luonne ja menetelmät: ei yksityiskohtia, ei liikaa tavoitteita> ison kuvan kirkastus Toteutus: johtoryhmätyöskentely, valtuustoseminaari 25-26.1 Työvaihe 2: maalis-toukokuu 2018 Osallisuus ja strategian eläväksi tekeminen Tavoitteet työvaiheelle: Saadaan joukot mukaan strategian toteutukseen; luodaan positiivista yhdessä tekemisen henkeä ja osoitetaan, että meillä saadaan aikaan Tuotokset: Toimenpidesuunnitelma /strategiset kehittämisohjelmat ja niiden rahoitus Valituilla painopisteillä käynnistetyt kokeilut > toteutukset käyntiin kesän-syksyn aikana Verkostojen rooli ja merkitys tavoitteiden toimeenpanossa Positiivista näkyvyyttä ja vetovoiman kehitystä Strategiadokumentti (viestinnällinen toteutus) Strategian arvioinnin ja seurannan käytännöt Työvaiheen luonne: Yhdessä tekemistä, sidosryhmät mukana, kokeiluja, tekemistä ja siitä viestimistä Toteutus: työpajat, yhteiset tapahtumat ja tekeminen (johto, henkilöstö, sidosryhmät) Työskentely kytketään johtoryhmien, valtuuston ja lautakuntien kokousaikatauluihin. Rinnalle epämuodollisempia mahdollisuuksia tutustua työn etenemiseen.
Alustava työsuunnitelma vaihe 1 (joulu-helmikuu) Toimenpide Kuvaus Aikataulu Vastuu Kj jory Työohjelman läpikäynti, kommentit, stilisointi, asiantuntijapalvelun hankinta 4.12.17 TL Laaja jory Työohjelmasta ja aikataulusta tiedottaminen 11.12.17 Kehittäjärinki+ Olli Lehtonen+ Jouni Eho Elinvoimalautakunta ja kaupunginhallitus Kj jory Jory työpaja (laajennettu?) Valtuustotyöpaja 1 ml. laaja jory Pääluottamusmiehet Työstö Lähtötietoanalyysi 12/17 TL Prosessin tarkennus, päätös määrärahasta ja seminaarista 25-26.12 Tilannekatsaus ja 1. valtuustotyöpajan sisältö, lähtötietoanalyysin läpikäynti Työstetään tilannekuva, suurimmat haasteet, visio, arvot Hämeenlinna benchmark ml. Verkatehdas Tilannekuva ml. nuorisotutkimus, haasteet, visio, arvot Työpajojen yhteenveto ja analyysi, viestinnän suunnittelu ja toteutus Elvo 14.12 KH 18.12 TL 15.1 TL 22.1 TL, konsultti 25-26.1 TL, konsultti, assistentit TL, kehittäjärinki, konsultti Kj jory Vaiheen 1 kirkastus (iso kuva) 5.2 tai 12.2 TL, konsultti Laaja jory Iso kuva, tilannekatsaus ja aikataulut helmikuu TL Henkilöstön työpaja/t ja kokoukset Keskustelutetaan henkilöstöllä aineistot/ mitä tämä tarkoittaa meille helmikuu TL, MU/hepake Konserniyhtiöt, neuvostot, nuva ja lapa Vaiheen 1. valinnat ja näkemykset strategiatyöhön Helmimaalis TL
Alustava työsuunnitelma vaihe 2 (helmi-huhtikuu) Toimenpide Kuvaus Aikataulu Vastuu Kj jory Vaiheen 2 käynnistys 5.3 TL Laaja jory työpaja Työstetään tavoitteet, strategiat, mittarit 8.3 TL, konsultti Valtuustotyöpaja 2 tavoitteet, strategiat, mittarit 15.3 TL, konsultti, assistentit Työstö Ohjelmakohtaiset ryhmät Lautakuntatyö ja neuvostot, konsernikokous Aineistojen yhteenveto ja analyysi: kaupunkistrategia Viestinnän suunnittelu ja toteutus Strategian toteuttamisohjelmien työstö Tilannekatsaus, mitä strategia tarkoittaa eri toimijoille Kj jory Yhteenveto vaiheista 1 ja 2 Toteuttamisohjelmien läpikäynti lähetekeskustelu, stilisointi strategian valtuustokäsittelyä varten Kaupunginvaltuuston kokous Uusi Kotka-strategian hyväksyminen maaliskuun puoliväli Maaliskuun puolivälihuhtikuun alku Maalis-huhtikuu Huhtikuun alkupuoli Huhtikuu tai toukokuu TL, kehittäjärinki, konsultti TL, vastuualueet TL, vastuualueet TL TL
Alustava työsuunnitelma jatko (huhtikuu >) Toimenpide Kuvaus Aikataulu Vastuu Kaupunkistrategian visualisointi Sidosryhmien osallistuminen/verkkok ysely Henkilöstötyöpajat Kokeilut (alustava) Strategia taloussuunnittelun pohjaksi Tiivis visuaalinen lopputuote ja strategiaan liittyvä viestintäsuunnitelma Mitä Uusi Kotka tarkoittaa meille? Osallistetaan toimijat sisällön rakentamiseen; verkkopohjainen joukkoistus ja työpajat Henkilöstön osallistaminen sisällön rakentamiseen. Mita tarkoittaa meille? Miten toimimme? Strategian ja sen toteuttamisohjelmien mukaiset kokeilut, jossa mukana kaupunkilaisia ja yrittäjiä huhtikuu maaliskuun loppuhuhtikuun alku Huhti-toukokuu Kesä-syksy TL, MM TL, vastuualue et TL, MU/hepak e Strategian-taloussuunnittelun vuosikello Touko-kesä TL, PM
Strategiaprosessin kustannusarvio Toimenpide Valtuustoseminaari 1, Hämeenlinna, 2pvä Valtuustoseminaari 2 1 pvä Asiantuntijapalvelu Kyselytyökalu/verkkokysely/ muut osallistaminen Viestintä- ja markkinointi, työpajat Kustannus 22 000 eur 4000 eur 35 000 eur 1000 eur 4000 eur Muut kulut YHT 1000 eur 67 000 eur
Viestintä osana strategiaprosessia Viestintä on nivottu koko prosessiin /projektipäällikön vastuulla): Sisäinen viestintä (kaupungin henkilökunta) intrassa työtila, jossa työstetään ja jaetaan dokumentteja intrassa säännöllisesti uutisia aiheesta sisäiset keskustelu- ja tiedotustilaisuudet aiheesta Sidosryhmäviestintä (kaikki mukaan pyydettävät tahot mm. konserniyhtiöt) ryhmien kokoon kutsuminen, sovittu alusta käyttöön (esim. nettisivu, uutiskirje, some-kanava tms. tai useita) keskustelut ja niiden tulokset dokumentoituna Ulkoinen viestintä (mediaviestintä, julkinen viestintä) oma nettisivu, joka kuvaa prosessia ja jota päivitetään jatkuvasti somessa viestintä, markkinointi ja keskustelut Tulos: uusi strategia. Sille oma viestintäsuunnitelmasovellus/julkaisualusta. Siitä viestiminen laajasti oman viestintäsuunnitelman mukaisesti: mediatiedottaminen, some