Ohjelmistoprojektien hallinta Projektiorganisaation roolit ja tehtävät
Projektiorganisaation roolit ja tehtävät TAVOITE: YMMÄRTÄÄ projektin organisoinnin merkitys projektin onnistumiselle It s not so good if he who carries the torch must at the same time seek the way. -Colvos 2
Organisaatiotyyppejä Functional Organisation Chief Executive Project coordination Projectized Organisation Chief Executive Functional Functional Functional Project Project Project A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Project Management Institute) 3
Matriisiorganisaatioita (1/2) Weak Matrix Organisation Balanced Matrix Organisation Chief Executive Chief Executive Functional Functional Functional Project Project Project Project manager Project coordination 4
Matriisiorganisaatioita (2/2) Strong Matrix Organisation Composite Organisation Chief Executive Chief Executive Functional Functional Director of Project s Project Project Director of Project s Project Project Project Project Project Project Project coordination 5
Hankkeen organisaatio Hankkeen ohjausryhmä Viite // sidosryhmät Hankejohtaja Project Office Projektin johtoryhmä Projektin johtoryhmä Projektin johtoryhmä Asiantuntija(t) Projektipäällikkö Projektipäällikkö Projektipäällikkö Alihankkija Osaprojektin vetäjä Tiimin jäsen Tiimin jäsen 6
Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio Linjaorganisaatio 7
Projektiryhmä projektitiimiksi Pieni joukko ihmisiä Yhteinen, selkeä ja jaettu päämäärä Sitoutuminen prosessiin ja välitavoitteisiin Toisiaan täydentävät tiedot ja taidot Henkilöiden työt ovat jollain tavalla riippuvaisia muiden töistä 8
Projektitiimin valitseminen Listaa tarvittavat osaamisalueet Listaa kaikki mahdolliset jäsenet, jotka voivat hoitaa tehtävän sekä ne, joilla on jo kokemusta asiasta sekä ne, joilla ei ole kaikkia taitoja mutta kyky vastaanottaa uutta tietoa ja oppia hyödyllisiä taitoja Arvioi tiimin jäsenehdokkaat henkilökohtaisten kykyjen ja muiden tärkeiden ominaisuuksien perusteella ja aseta heidät järjestykseen sopivuuden perusteella Tarkista tiimin jäsenehdokkaiden käytettävyys ja saatavuus projektin sen totetutusaikana 9
projektitiimin valitseminen Muodosta tiimin 1. versio Mieti jäsenten todennäköisyys muodostaa hyvä tiimi. Jos huomaat potentiaalisia ongelmia jo tässä vaiheessa, mieti valmiiksi korvaavat tiimin jäsenet. Keskustele projektista jokaisen jäsenehdokkaan kanssa ja selvitä tarkasti, ovatko he kiinnostuneita ja valmiita sitoutumaan projektin toteutukseen. Vapaasti suomentaen Jean Harris: Sharpen Your Skills in Project Management 10
Projektitiimin valitsemisen lähtökohdat Viisi tarkastelunäkökulmaa projektin miehitykseen: Huippukyvyt vs. yleisosaajat? Työn ja tehtävien sopivuus Tiimin tasapaino ja kemia Henkilökohtainen kehittyminen ja uralla etenemismahdollisuudet Huonosti tiimiin sopivien karsiminen tiimistä jo ennalta Vapaasti suomentaen Barry Boehm: Software Engineering Economics 11
Tiimiä ei auta, että vahvoista tiimin jäsenistä kehittyy yhä vahvempia ja heikot siirtyvät syrjään. Taitamaton Tasapainottava tekijä Osaaja Ei huolita tiimiin Vähän töitä Oppii enemmän Tekee enemmän 12
Johtoryhmän rooli ja tehtävät Projektin johtoryhmässä tulisi olla edustettuna kaikkien keskeisten sidosryhmien edustajat Johtoryhmän jäsenen tehtävinä ovat: huolehtia edustamansa sidosryhmän tarpeiden toteutumisesta seurata projektin tulosten käyttökelpoisuutta hoitaa a) tiedotus projektista omalle sidosryhmälle ja b) informoida johtoryhmää oman sidosryhmän tavoitteista seurata sitoutumista ja muutosvastarinnan ilmentymiä ja huolehtia niiden hallinnasta omassa sidosryhmässä huolehtia oman sidosryhmän valmiudesta ottaa projektin tulokset käyttöön ja hyödyntää niitä 13
Projektipäällikön rooli ja tehtävät Projektipäällikön rooli määritellään projektin johtoryhmän hyväksymässä projektisuunnitelmassa Projektin vetäjän vastuulla on tuloksen aikaansaaminen: henkisten, materiaalisten, rahallisten ja ajallisten resurssien käytön ohjaus ja optimointi projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi Projektin vetäjän vastuulla ovat tyypillisesti myös: projektin hallinnolliset asiat (sopimukset, rekrytointi, alihankinnat) vaihtoehtojen kartoitus ja valmistelu päätöksenteon perustaksi aikataulujen seuranta ja tulosten laadunvalvonta projektitiimin yhtenäisyyden vaaliminen ja ristiriitojen ratkaiseminen organisaation johdon (johtoryhmän) informointi ja projektin tiedotus 14
Projektipäällikön rooli Katso ylös Huolehdi siitä, että organisaation johto on sitoutunut antamaan tukensa projektillesi Katso taakse Seuraa edistymistä sopivilla seurantamenetelmillä ja näin varmista, että projekti tulee saavuttamaan tavoitteensa ja että tiimi oppii virheistään. Projektipäällikön rooli Katso sisään Johda itseäsi arvioimalla työskentelyäsi. Varmista, että oma johtamisesi antaa projektin läpiviennille lisäarvoa. Katso ulos Huolehdi siitä, että projekti vastaa asiakkaiden, käyttäjien ja ulkopuolisten sidosryhmien (kuten toimittajat, yhteistyökumppanit ja alihankkijat) odotuksia. Katso eteenpäin Suunnittele ja varmista, että projektitiimi asettaa itselleen realistisia tavoitteita ja että se saa tarvittavat resurssit nämä tavoitteet saavuttaakseen. Katso alas Johda projektitiimiä. Pyri maksimoimaan sekä yksilöiden että koko tiimin suorituskyky johtamalla niin näkyvää kuin näkymätöntä yli hierarkioiden, osastojen ja kulttuurien. Briner, Hastings, Geddes: Project Leadership 15
Projektitiimin jäsenen rooli ja tehtävät Projektitiimin jäsen tekee projektin työsuorituksia ja tukee omalta osaltaan projektihallintoa Projektitiimin jäsenen valta ja vastuut määritellään projektisuunnitelmaan perustuvassa tehtävänannossa, jonka puitteissa hän voi toimia ja saavuttaa asetetut tavoitteet Myös yksittäisen tiimin jäsenen vastuulla on henkisten, materiaalisten, rahallisten ja ajallisten resurssien käytön ohjaus ja optimointi projektille asetettujen määrällisten ja laadullisten tavoitteiden saavuttamiseksi 16
Delegointi ja koordinointi Delegointi on prosessi jossa alaiselle, työryhmälle tai tiimille määritetään tavoitteiden saavuttamista edistävä vastuullinen tehtävä, ja annetaan siihen tarvittava toimivalta Koordinointi on prosessi, jolla varmistetaan että delegoidut tehtävät ovat sopivan kokoisia että delegoidut tehtävät eivät ole päällekkäisiä eikä niiden väliin jää aukkoja tai delegoimattomia töitä 17
Tasapainoon management ja leadership Management Leadership päämäärät ja suunnittelu realistisuus määrämuotoinen toiminta organisointi kompetenssi kontrollointi ja mittaminen analyyttisyys visiot empatia tilanneherkkyys ihmiskeskeinen johtaminen luovuus kannustaminen ja tukeminen intuitio Asioiden hallinta Projektitoiminnan viitekehys Ihmisten johtaminen Vetäjän tiiminvetotaidot 18
Harjoitus: Organisaatio, roolit ja osaamismatriisi Hlö/taito TA1 KD PP TA2 SUMMA Dokumentointi 3 3 2 1 Koodaus 2 3 0 3 Neuvottelutaito 2 1 3 0 Koulutus 2 1 2 0 Testaus 2 3 0 2 Laskutus 1 1 3 0 Määritellään kuhunkin rooliin liittyvät taito-odotukset asteikolla 0-3 (optimi) projektin tavoitteen ja onnistumisen näkökulmasta, esim.: 3 - vaaditaan erittäin hyvä osaaminen ja kokemus, guru 2 - vaaditaan riittävä / keskimääräinen osaaminen 1 - vaaditaan, että ymmärtää asian / osaa keskustella asiasta mutta ei itse tehdä 0 - taitoa ei tarvita Summasarakkeeseen voidaan laskea, kuinka paljon projektissa vaaditaan tiettyä taitoa. 19
Projektin organisaatio Member PM Assistant Sub PM Sub PM Sub PM Member Member Projektin organisaatio muodostuu graafisesta kuvauksesta projektin organisatiorakenteesta ja roolittaisista tehtävä / vastuukuvauksista Member Member Member 20