Palveluketju Vastuuhenkilö Sitovuustaso Ikääntyneiden palvelut Vs. Ikääntyneiden palvelujen johtaja Tuula Jaakkola Ikäihmisten lautakunta, strateginen palvelutuotantosopimus Toiminnan toteutuminen suhteessa talousarvioon Ikääntyneiden palvelujen toimintatulojen toteuma ajalla 1-4/2017 on 33,7 % ja toimintamenojen toteuma 30,9 % (tasainen toteuma 33,33 %). Toimintakate on 30,3 %. Henkilöstömenojen toteuma on 30,6 %. Sijaismenojen toteumassa 74,1 % näkyy henkilöstön runsaat sairauspoissaolot sekä kesällä valmistuvan Elimäkikodin rekrytointiin liittyvät määräaikaisesti täytetyt avoimet vakanssit. Kokonaisuudessaan palkkamenojen toteuma ajalla 1-4/2017 oli 31,03 %. Toimintatulojen osalta on huomioitavaa, että Valtiokonttorin maksama rintamaveteraanien kotona asumista tukeviin palveluihin tarkoitettu 2017 määräraha 567 807 on tuloutunut koko osalta. Toimintamenojen osalta on huomioitava, että uuteen järjestelmään liittyvien haasteiden vuoksi osa ostolaskuista ei vielä näy toteumassa. Askel-hankkeen tavoitteiden mukaista asiakaslähtöistä toiminnan ja palveluiden kehittämistä on jatkettu vahvasti myös 2017 puolella. Kukin palvelu on määritellyt käyttösuunnitelmiinsa omat konkreettiset asiakaslupauksensa hyvinvointipalvelujen asiakaslupauksen pohjalta. Askel -standardin sisältöä, jatkuvan parantamisen mallin kriteereitä ja mallin käyttöönoton suunnitelmaa on juurrutettu esimiehille kohdennetussa sparraustilaisuudessa. Surveypal - arviointityökalun koulutustapahtumissa on perehdytty sähköisen palautejärjestelmän käyttöön ja asiakaskyselyjen rakentamiseen. Jatkuvan parantamisen mallia toteutetaan jo hoiva-asumisen palveluissa. Muissa palveluissa mallin käyttöön otto tapahtuu kuluvan aikana. Askel -hankkeessa aloitettua asiakassegmentoinnin työstämistä on jatkettu maakunnallisessa sote -valmistelussa. Sosiaalityöntekijöiden rekrytoinnissa on kaupunkitasolla ollut haasteita. Ikääntyneiden gerontologisessa sosiaalityössä on tällä hetkellä kaikissa vakituisissa viroissa kelpoisuusehdot täyttävät sosiaalityöntekijät. Pitkään virkavapaasta johtuvaan sijaisuuteen sen sijaan ei ole saatu kelpoisuusehdot täyttävää sijaista. Resurssitilannetta on korjattu palkkaamalla määräaikaisesti ylimääräinen palveluohjaaja. Varhaisen tuen ja ennaltaehkäisevän työn toimintamalleja on edelleen vahvistettu mm. eri asiakassegmenteille suunnattua ryhmätoimintaa lisäämällä. Terveysasema yhteistyön toimintamallin juurruttamista on jatkettu. Toimintamallin tavoitteena on muun muassa tunnistaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa runsaasti palveluita käyttävät asiakasryhmät ja ohjata heidät tarkoituksenmukaisen palvelun ja tuen piiriin. Omaishoidon tuen hakemuksia on tullut ajalla 1-4/2017 139, mikä on 13 hakemusta enemmän kuin vastaavana ajankohta edellisenä vuonna. Hakemusten keskimääräinen käsittelyaika on ajalla 1-4/2017 ollut 4,7 vko. Omaishoidon lain velvoitteeseen hoito- ja palvelusuunnitelmien päivittämisestä vastaamiseksi omaishoitoon on palkattu 50 % työajalla ylimääräinen määräaikainen palveluohjaaja. Lyhytaikaisen perhehoidon lisäämisellä, omaishoidon yksikön omien lähihoitajien sekä omaishoitajien omien sijaisten käytöllä on pystytty vähentämään ostopalvelukuluja. Kotiutustiimin asiakaskäyntejä on ollut ajalla 1-4/2017 noin 200 enemmän kuin vastaavana ajankohtana edellisenä vuonna. Kotiutusyksiköissä asiakkaita ajalla 1-4/2017 on ollut 55 asiakasta enemmän kuin vastaavana ajankohtana edellisenä vuonna. Lauttarannan kotiutusyksikössä on edelleen 6 pitkäaikaisasukasta. Kotihoidon palveluiden piiriin on päässyt jonottamatta. Uusia asiakkaita kotihoitoon on tullut ajanjaksolla 1-4/2017 runsaasti. Arviointijaksoja on ollut 92. Asiakasmäärä ei kuitenkaan ole lisääntynyt, mihin osaltaan vaikuttaa se, että asiakkaita on pystytty ohjaamaan kevyempien ja varhaisen tuen palveluiden piiriin. Myös palvelusetelin käytön lisääntyminen vaikuttaa. Tilapäisessä kotipalvelussa palveluseteliasiakkaita on ollut ajalla 1-4/2017 12, säännöllisessä kotipalvelussa 35 ja säännöllisessä kotihoidossa 14 asiakasta. Välitön asiakastyö ajalla 1-4/2017 on ollut keskimäärin 47,3 %. Kotihoidon ateriakuljetusten optioneuvottelut pidetiin tammikuussa 2017. Kaikkien palveluottajien kanssa jatkettiin sopimusta option puitteissa. Kokonaiskustannuksiin ei tullut korotusta. Kotihoidon ja asumispalveluiden koneellisen annosjakelun toteuttamisen osalta on optioneuvottelut apteekkien kanssa pidetty huhtikuussa. Apteekkien perimiin annosjakelukustannuksiin ei tullut korotuksia. Hoiva-asumisessa lyhytaikaishoidon keskittämistä Kotiharjun palvelukeskukselle on jatkettu. Pitkäaikaisasukkaita on enää 16 (kokonaispaikkamäärä 60). Valkeala-kodin II-osan ja Mäntylän 1 rivitaloasuntojen peruskorjaukset ovat eden- 1
neet suunnitellusti. Elimäkikodin uudisrakennuksen rakennustyöt ovat hieman aikataulusta jäljessä johtuen lattiamateriaaliongelmasta. Tämän mahdollista vaikutusta yksikön käynnistämiseen elokuussa 2017 ei ole tiedossa. Henkilöstön sairauspoissaoloja on ollut kaikissa palveluissa edelleen runsaasti. Ajalla 1-4/2017 sairauspoissaoloja on ollut yhteensä 7,2 kpv/htv. Henkilöstön työtyytyväisyyttä mittaavan fiilismittarin käyttöä on aloitettu hoivaasumisessa, kotihoidossa ja kotihoitoa tukevissa palveluissa. Hoiva-asumisessa kyselyn tulosten keskiarvo oli 4,05, kotihoidossa 3,8 ja kotihoitoa tukevissa palveluissa 4,2 (asteikolla 1-5). Sote-maakunnallinen valmistelu on jatkunut erittäin tiiviinä. Toimenpiteet toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi Toiminnallisten ja talouden tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti. Lähiesimiesten seuranta osaamista on edelleen pyritty vahvistamaan. Palvelupäälliköt seuraavat palvelun toteutumia yhdessä lähiesimiesten kanssa ja havaittuihin poikkeamiin pyritään puuttumaan välittömästi. Ketjun tasolla vanhusjohtoryhmässä seurataan niin talouden kuin toiminnallisten tavoitteiden toteumista säännöllisesti. Tarvittaessa sovitaan toimenpiteistä tavoitteiden saavuttamiseksi. Erityisesti henkilöstön sairauspoissaoloihin kiinnitetään huomiota ja niiden vähentämiseksi tähtääviä toimenpiteitä pyritään vahvistamaan ja kohdentamaan entistä tehokkaammin. Henkilöstöyksikön ja työterveyshuollon kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä. Sairauspoissaolojen vähentämiseksi on palveluissa otettu käyttöön erilaisia toimintamalleja. Henkilöstöyksikön kanssa yhteistyössä on muutamissa yksiköissä käynnistetty laajempi tukipaketti henkilöstön jaksamisen tueksi, varhe-maksu kustannusten vähentämiseksi sovittu toimintamalli on käynnistynyt ja työergonomiaan on kiinnitetty erityistä huomiota. Aino-ohjelman käyttö on tiivistänyt sairauspoissaolojen seurantaa ja varhaisen puuttumisen mallin käyttöä. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi on resurssi- ja rekrytointihaasteisiin pyritty vastaamaan määräaikaisen lisäresurssin palkkaamisella. Kotihoidossa työprosesseja kehittämällä pyritään lisäämään hoitohenkilöstön työajan kohdentumista entistä enemmän välittömään asiakastyöhön. Tehostetun kotiutuksen pilotissa asiakasohjausta ja tiimin toimintamallia kehitetään koko ajan vastaamaan entistä paremmin erilaisiin asiakastarpeisiin. Koko ketjun tasolla on sovittu toimenpiteistä asiakasohjauksen sekä RAI-arviointiosaamisen ja mittarin käyttön edelleen vahvistamiseksi ja kehittämiseksi. Riskien arviointi Runsaat sairauspoissaolot ovat riski toiminnan toteutumiselle toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Ajoittain on ollut haasteita pätevien sijaisten rekrytoinnissa. Haasteet gerontologisen sosiaalityöntekijän viransijaisuuteen kelpoisuusehdot täyttävän sijaisen rekrytoinnissa tuo haasteita palveluohjauksen palveluohjaajien työn kuormittavuuteen. Moniammatillinen yhteistyö edellyttäisi sosiaalityöntekijää tiimien toimijaksi ja muiden tiiminjäsenten tueksi. Riittämättömät kuntoutusresurssit sekä lääkäriresurssien vähyys tuovat haasteita tavoitteiden mukaisen toiminnan toteutumiseen. Myös hoitoketjujen sujuvuutta tulee edelleen vahvistaa. Lautakunnan hyväksymien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Osavuosiraportti Päivämäärä: 1.1. - 30.4.2017 Organisaatio: Ikääntyneiden palvelut Asiakaslähtöinen toiminta Talousarviotavoite Asiakkaan kuuleminen 2
Toiminta on asiakaslähtöistä, asiakkaat osallistuvat toiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Askel-hankeessa luodut toimintamallit jalkautetaan toimintaan. Asiakasraatien kokoontumismäärät (kpl) Asiakastyytyväisyys (1-5) Vuosittain toteutetusta asiakaskyselystä ollaan siirtymässä jatkuvan parantamisen mallin mukaiseen useamman kerran vuodessa toteutettavaan kyselyyn. Palvelut siirtymisen osalta eri vaiheessa. Vuoden 2016 lopulla toteutetun asiakaskyselyn ka. ikääntyneiden palveluissa oli 4,3. Palveluissa asiakkaiden osallisuutta tuetaan erilaisilla toimintamuodoilla. Niiden kehittäminen ja käytön juurruttaminen kesken. Asiakaslupaukset palveluittain määritetty ja niiden jalkauttaminen toimintaan aloitettu. 11,00 4,20 4,00 4,20 106,00 4,30 Asiakasohjausosaamista vahvistetaan koko palveluketjun tasolla. Toimintamallit perustuvat asiakassegmentointeihin. Toteutuminen (%) Talousarviotavoite Hoito- ja palvelutakuut toteutuvat määräajassa. Hoito- ja palvelutakuiden toteutuminen Talousarviotavoite Määrä (kpl) Talousarviotavoite Rai-arvioinnin toteutumisaste (%) Asiakaslähtöinen toiminta Talousarviotavoite Ennaltaehkäisyyn panostaminen Asiakassegmentteihin perustuvia toimintamalleja käytössä (kotiutustiimi 24/7, tehko-tiimi, terveysasemayhteistyö jne.). Toimintamallien kehittäminen ja juurruttaminen kesken. 5 75,00 5 Hoito- ja palvelutakuut toteutuneet ensimmäisellä vuosineljänneksellä määräajassa. 10 10 Ennakkoarviointeja ei vielä toteutettu. 3,00 Merkittäviä asioita koskevien päätösvaihtoehtojen hyvinvointivaikutuksia arvioidaan ennakolta. Käytetään ennakkovaikutusarviointia. 10 RAI-toimintakykymittari käytössä kotihoidossa ja hoiva-asumisessa. Käytön osaamisen vahvistaminen ja juurruttaminen kesken. 85,00 10 Palveluiden toteutus perustuu asiakkaan ajantasaiseen palvelutarpeen tunnistamiseen. 87,75 3
Vaihtoehtoisten palvelutuotantotapojen lisääminen ja kehittäminen. Palvelusetelivaihtoehdon käytön vahvistaminen. Elinvoimainen kaupunki Talousarviotavoite Yrittäjyyden edistäminen päätöksenteossa, johtamisessa ja elinkeinotoimen organisoinnissa Säännöllisen kotihoidon ja kotihoidon sääntökirja 1.5.2017 alkean vahvistettu lautakunnassa. Palvelusetelien käyttöä pyritty vahvistamaan. Palveluseteliasiakkaat (lkm) 44 52 45 Energiatehokkuus huomioidaan toiminnassa. Ekotukihenkilöiden toimintaa vahvistetaan. Toimintamallit käytössä (kpl/v) Laadukas ympäristö Talousarviotavoite Energiatehokas ja uusiutuviin energialähteisiin tukeutuva kaupunki Toimintamallit ( veden ja sähkön kulutuksen vähentämiseksi, jätteiden lajitteluun) määritelty ja ohjeistukset laadittu. Henkilöstön sitoutumista toimintamalleihin tarvitsee edelleen vahvistaa. Ekotukihenkilöt palveluissa nimetty, toimintaa käytäntöön juurrutettu. 2,00 3,00 3,00 Henkilöstön sairauspoissaolot vähenevät toimialan tasolla. Sairauspoissaolot (kpv/htv) Talousarviotavoite Henkilöstön työhyvinvointi paranee, vahvistetaan työyhteisöjen osallisuutta ja dialogisten toimintamallien käyttöä sekä henkilöstön osallisuutta toiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Esimiesten henkilöstö- ja talousjohtaminen kehittyy ja vahvistuu ikääntyneiden palvelussa. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Henkilöstön sairauspoissaolojen vähentämiseen tähtääviä toimia ja toimintamalleja vahvistettu ja otettu uusia toimintamalleja käyttöön. Sairauspoissaoloja kuitenkin edelleen paljon. 28,00 25,00 Tasapainoinen talous Talousarviotavoite 7,20 Henkilöstölle järjestetty dialogikoulutuksia, myös palveluittain/yksiköittäin kohdennettuja. Johdon dialogiosaamista vahvistettu. Vuoden 2016 lopussa toteutetun henkilöstökyselyn tulokset käyty läpi palveluittain ja sovittu niiden pohjalta kehittämiskohteet ja toimenpiteet sekä seuranta. Kyselystä keskiarvoa ei laskettavissa. Kotihoitoa tukevissa palveluissa, kotihoidossa ja hoiva-asumisessa toteutettu huhtikuussa jatkuvan parantamisen malliin liittyvä fiilismittari. Keskiarvo hoiva-asumisessa 4,05, kotihoidossa 3,8 ja kotihoitoa tukevissa palveluissa 4,2 (asteikolla 1-5). Henkilöstön työhyvinvoinnin parantamiseen liittyviä toimenpiteitä tulee edelleen vahvistaa. Henkilöstötyytyväisyys 7,09 7,20 4
Toteutuma Tot-% muutettu ta Tot ed. Toimintamenot -92 360-92 068 0-92 068-28 469-63 599 30,9-29 804-4 % -91 127 Henkilöstömenot -48 696-47 409 0-47 409-14 491-32 918 30,6-15 830-8 % -46 888 Palkat ja palkkiot -37 021-36 805 0-36 805-11 225-25 580 30,5-11 958-6 % -36 482 Henkilösivumenot -11 675-10 604 0-10 604-3 266-7 338 30,8-3 872-16 % -10 406 Eläkemenot -9 174-8 770 0-8 770-2 710-6 061 30,9-2 988-9 % -8 629 Muut henkilösivumenot -2 501-1 833 0-1 833-556 -1 277 30,3-884 -37 % -1 777 Palvelujen ostot -28 021-27 400 0-27 400-8 278-19 122 30,2-8 985-8 % -27 066 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -1 650-1 663 0-1 663-460 -1 203 27,6-513 -10 % -1 384 Avustukset -7 898-9 188 0-9 188-3 108-6 080 33,8-2 457 26 % -9 392 Muut toimintamenot -6 095-6 408 0-6 408-2 132-4 276 33,3-2 019 6 % -1 384 Toimintakate -74 871-74 685 0-74 685-22 609-52 076 30,3-24 201-7 % -6 397 Ikääntyneiden palvelut 1000 euroa TP 2016 Talousarvio Tamuutos Muutettu talousarvio Poikkeama Muutos% 2017/2016 Ennuste 2017 Toimintatulot 17 489 17 383 0 17 383 5 860 11 523 33,7 5 603 5 % 16 728 Myyntitulot 1 320 1 168 0 1 168 728 440 62,3 268 172 % 1 294 Maksutulot 13 656 13 883 0 13 883 4 421 9 462 31,8 4 623-4 % 13 264 Tuet ja avustukset 291 119 0 119 14 105 12,1 19-22 % 43 Muut toimintatulot 2 222 2 213 0 2 213 696 1 516 31,5 693 0 % 2 126 Investoinnit Investointitulot TP 2016 Talousarvio Tamuutos Muutettu talousarvio Poikkeama muutettu ta Muutos% 2017/2016 Ennuste 2017 Rahoitusosuudet 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pysyvien vastaavien myynti 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investointimenot -92-260 0-260 0-260 0 0 0 % -260 Henkilöresurssit Henkilömäärä TP 2016 TA 2017 Tot. 1-4/2017 Tot. 1-4/2016 Muutos % Henkilötyövuosina 1 080,53 1 099,60 1 028,52 1 045,23-1,60 Sairauspoissaolot kalpv/htv 27,8 7,2 10,0-1,32 Toiminnan volyymi TP 2016 TA 2017 Tot. 1-4/2017 Kotona asuvat % / 75-vuotta täyttäneet 90,7 92,0 89,4 Säännöllisen kotihoidon asiakkaat 1 075 2 634 1 042 Säännöllisen kotihoidon peittävyys % / 75- vuotta täyttäneistä *) 8,5 10,5 8,0 Kotihoidon odotusaika (keskiarvo/pvä) 0 0 0 Hoiva-asumisen asiakkaat 1 225 1 210 1 231 Ympärivuorokautisen hoivan peittävyys % / 75-vuotta täyttäneistä 9,3 9,2 10,5 Hoiva-asumisen odotusaika (keskiarvo/pvä) 35 50 39 Omaishoidon tuen hakemusten käsittelyajat (keskiarvo/vko) 6 6 4,7 Palvelutarpeen arvioinnin toteutuminen % 100 100 100 *) seurantatavan muutos 5
Palvelu Vastuuhenkilö Ikäihmisten lautakunta Tuula Jaakkola Toiminnan toteutuminen suhteessa talousarvioon Ikääntyneiden lautakunnan palveluun kirjautuu lautakunnan (5000), hallinnon (5010) ja ikääntyneiden yhteiset (5020) toimintatulot ja menot sekä maakunnallisen IkäOpastin-hankkeen (5040) kunta-osuuden menot. Ajalla 1-4/2017 toimintatulojen toteuma on 6,5 % ja toimintamenojen 33,2 % (tasainen toteuma 33,33 %). Toimintakate on 33,7 %. Toimintatulon alhaisessa toteumassa näkyy, että vanhusneuvoston kate perusturvarahastosta siirretään vasta joulukuussa. Toimintamenoissa näkyy Kouvolan sotaveteraaneille ja sotainvalidien Veljesliiton Kymenpiirille maksettu 2017 avustus. IkäOpastin-hankkeen osalta ei vielä ole kuluja juurikaan kirjautunut. Toimenpiteet toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi Toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita seurataan ja tarvittaessa sovitaan toimenpiteistä tavoitteisiin pääsemiseksi. Riskien arviointi Mahdolliset riskit liittyvät henkilöstön ennakoimattomiin poissaoloihin ja sitä myötä sijaistarpeen lisääntymiseen. Toteutuma Tot-% muutettu ta Tot ed. Ikäihmisten lautakunta 1000 euroa TP 2016 Talousarvio Tamuutos Muutettu talousarvio Poikkeama Muutos% 2017/2016 Ennuste 2017 Toimintatulot 35 47 0 47 3 44 6,5 3 0 % 47 Myyntitulot 0 0 0 0 0 0 0,0 0 0 % 0 Tuet ja avustukset 0 0 0 0 0 0 0,0 0 0 % 0 Muut toimintatulot 35 47 0 47 3 44 6,5 3 0 % 47 Toimintamenot -2 307-2 463 0-2 463-817 -1 646 33,2-872 -6 % -2 407 Henkilöstömenot -1 114-1 014 0-1 014-305 -709 30,0-392 -22 % -984 Palkat ja palkkiot -828-776 0-776 -230-545 29,7-290 -20 % -749 Henkilösivumenot -286-238 0-238 -74-164 31,1-102 -27 % -235 Eläkemenot -232-201 0-201 -63-138 31,3-81 -22 % -198 Muut henkilösivumenot -55-37 0-37 -11-26 30,3-21 -47 % -37 Palvelujen ostot -991-1 235 0-1 235-364 -871 29,5-331 10 % -1 235 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -5-9 0-9 -1-8 8,3-1 -39 % -2 Avustukset -128-135 0-135 -129-6 95,4-128 1 % -130 Muut toimintamenot -69-70 0-70 -19-51 26,6-20 -6 % -56 Toimintakate -2 272-2 416 0-2 416-814 -1 602 33,7-869 -6 % -2 360 Henkilöresurssit Henkilömäärä TP 2016 TA 2017 Tot. 1-4/2017 Tot. 1-4/2016 Muutos % Henkilötyövuosina 18,92 17 16,98 19,98-15,02 Sairauspoissaolot kalpv/htv 14,6 7,13 8,9-19,93 6
Palvelu Vastuuhenkilö Varhaiset palvelut Kirsi Kiiski Toiminnan toteutuminen suhteessa talousarvioon Ikääntyneiden varhaisista palveluista osallistuivat palvelupäällikkö ja palveluohjaajat Kymenlaakson Sote- varhaisten palvelujen työryhmän ja Ikäopastin hankkeen työskentelyyn sekä tutustuttiin RAI CA - arviointiohjelmaan. Valtakunnallisen seniori- ja vanhustyön Aili -hanketta työstettiin ja osallistuttiin hankepäiviin yhdessä kaupungin kulttuuritoimen edustajan kanssa. Sosiaalisen kuntoutuksen ryhmätoimintaa kehitettiin yhdessä ryhmien ohjaajien kanssa ja profiloitiin ryhmien asiakkaita asiakastarpeen perusteella. Tämän eri teemapäiviin liittyviä ohjaus-, neuvonta-, tiedotus- ja virkistystilaisuuksien suunnittelua jatkettiin keskeisimpänä nyt Kouvola-päivän ja Unelmien liikuntapäivän suunnittelut. Päihdeyhteistyötä kartoitettiin ja päivitettiin yhdessä A-klinikan edustajien kanssa. Joukkoliikennetyöryhmän puitteissa jatkettiin palvelun kehittämistä saattajapalvelun osalta niin, että entistä useamman kuljetuspalveluasiakkaan kulkeminen palvelulinjalla mahdollistuisi. Toimenpiteet toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi Toiminnan ja talouden toteutumista seurataan ja tarpeen mukaan sovitaan toimenpiteistä tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi. Kesäajaksi hyvinvointiasemille suunnitellaan sulkuja joko koko kesän tai henkilöstön kesälomien ajaksi. Myös terveysasemien palveluohjausta supistetaan palveluohjaajien kesälomien ajaksi. Näillä toimenpiteillä vähennetään tarvetta palkata sijaisia kesän lomakaudella. Riskien arviointi Toiminnan toteutumiseen vaikuttaa se miten saadaan keskeistä henkilöstöä kuten gerontologisen sosiaalityön sosiaalityöntekijöitä rekrytoitua. Kahden viimeisen haun perusteella kelpoisuudet täyttäviä sosiaalityöntekijöitä ei ole saatu rekrytoitua ja tilannetta on korjattu palkkaamalla ylimääräinen palveluohjaaja. Moniammatillinen yhteistyö edellyttäisi kuitenkin sosiaalityöntekijää tiimien toimijaksi ja muiden tiimin jäsenten tueksi. Vaarana on, että palveluohjauksen palveluohjaajat kuormittuvat liikaa tässä tilanteessa. Lautakunnan hyväksymien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Osavuosiraportti Päivämäärä: 1.1. - 30.4.2017 Organisaatio: Varhaiset palvelut Määrä (Kpl) Asiakaslähtöinen toiminta Ennaltaehkäisyyn panostaminen Ennakkovaikutusten arviointia ei ole vielä tehty. 1,00 Varhaisissa palveluissa käytetään ennakkovaikutusarviointia. Arvioitava asia valitaan myöhemmin. Tasapainoinen talous Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö 7
Henkilöstön hyvinvointia tuetaan työhyvinvointisuunnitelman mukaisesti ja ennakoidaan kuormittavia työtehtäviä ja -jaksoja. Sairauspoissaolot (kpv/htv) Vahvistetaan henkilöstön osallisuutta toiminnan suunnittelussa, kehittämisessä ja arvioinnissa. Työtehtäviä järjestellään resurssien mahdollistamissa puitteissa. 20,10 20,10 Työtehtävien kuormittavia jaksoja on jouduttu ennakoimaan koko alkuvuosi, koska gerontologisessa sosiaalityössä on ollut henkilöstövajausta ja se on vaikuttanut myös palveluohjaajien työn kuormittavuuteen. 0,77 Henkilöstö on osallistunut palvelujen kehittämiseen esimerkiksi ryhmätoimintojen osalta sekä Sote Kymenlaakson varhaisten palvelujen että IkäOpastin -hankkeen osalta. Työtehtäviä on järjestelty henkilöstökuormituksen vähentämiseksi muun muassa hyvinvointiasemien ja hyvinvointia edistävien kotikäyntien kesken. Henkilöstötyytyväisyys 7,79 7,20 Toteutuma Tot-% muutettu ta Tot ed. Varhaiset palvelut 1000 euroa TP 2016 Talousarvio Tamuutos Muutettu talousarvio Poikkeama Muutos% 2017/2016 Ennuste 2017 Toimintatulot 48 37 0 37 5 32 13,9 4 36 % 15 Myyntitulot 10 3 0 3 1 2 33,1 0 0 % 3 Maksutulot 5 2 0 2 1 1 74,4 1 36 % 4 Muut toimintatulot 33 32 0 32 3 29 8,3 3 0 % 8 Toimintamenot -1 217-1 330 0-1 330-408 -922 30,7-387 6 % -1 377 Henkilöstömenot -843-888 0-888 -295-593 33,2-271 9 % -955 Palkat ja palkkiot -678-726 0-726 -241-485 33,2-216 11 % -782 Henkilösivumenot -165-163 0-163 -55-108 33,5-55 -1 % -173 Eläkemenot -119-127 0-127 -43-84 0-39 0-135 Muut henkilösivumenot -46-36 0-36 -12-24 0-16 0-38 Palvelujen ostot -228-283 0-283 -66-218 0-68 0-275 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -9-18 0-18 -2-17 0-2 0-10 Muut toimintamenot -137-140 0-140 -46-95 0-46 0-137 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Toimintakate -1 169-1 294 0-1 294-403 -890 0-383 0-1 362 Henkilöresurssit Henkilömäärä TP 2016 TA 2017 Tot. 1-4/2017 Tot. 1-4/2016 Muutos % Henkilötyövuosina 19,64 21 20,85 19,83 5,14 Sairauspoissaolot kalpv/htv 20,1 0,77 9,0-91,47 TP 2016 TA 2017 1-4/2017 Hyvinvointiasemat/asiakaskäynnit 47 877 50 000 18 826 Palveluohjaus/asiakkaat 287 280 191 Gerontologinen sosiaalityö/asiakkaat 262 260 137 Muistikoordinaattoripalvelu/asiakkaat 196 200 115 8
Ryhmätoiminta/asiakkaat 35 80 37 Palvelu Vastuuhenkilö Kotihoitoa tukevat palvelut Anu Parikka Toiminnan toteutuminen suhteessa talousarvioon Kotihoitoa tukevien palveluiden talouden toteuma 1-4/2017 on 31,7 % (tasainen toteuma 33,3 %). Henkilöstökulut 31,4 %, vaikka sijaismenot ovat joissain yksiköissä lisääntyneet sairauslomien vuoksi. Henkilöstön sairauslomat 1-4/2017 9,68 kalpv/htv. Fiilismittari oli käytössä ensimmäisen kerran huhtikuussa. Fiilismittarin keskiarvo Kotihoitoa tukevissa palveluissa oli 4,2 (asteikolla 1-5). Henkilöstön sanalliset kommentit työfiilikseen, ovat myös tärkeitä mittareita seurattaessa henkilöstön työhyvinvointia. Omaishoidon tuen uusia hakemuksia on saapunut 1-4/2017 139, mikä on 13 hakemusta enemmän kuin vastaavana aikana viime vuonna. Hakemusten keskimääräinen käsittelyaika on ensimmäisellä vuosineljänneksellä ollut 4,7 vko. Omaishoitoon on palkattu 50 % työajalla ylimääräinen määräaikainen palveluohjaaja (ajalle 1.4 30.9.2017) auttamaan palveluohjaajia, jotta saisimme omaishoidon lain velvoitteen hoito- ja palvelusuunnitelmien päivittämisestä edes jossain määrin saavutettua. Hoito- ja palvelusuunnitelmien päivityksellä on taloudellisia vaikutuksia. Osa omaishoidon tuen saajista eivät olisi enää tukeen oikeutettuja, koska myöntämisperusteet eivät enää täyty, mutta he eivät ole ilmoittaneet tilanteensa muutoksista. Omaishoidon vapaiden ostot Carealta 1-4/2017, lähinnä lasten osalta, ovat vähentyneet n. 35 000 verrattuna viime vastaavaan ajanjaksoon. Samoin ovat vähentyneet myös ostot yksityisiltä palveluntuottajilta, n. 22 000. Tähän on syynä lyhytaikaisen perhehoidon lisääntyminen kaikissa ikäluokissa ja myös se, että omaishoidon omat lähihoitajat käyvät lomittamassa myös lapsiperheissä ja omaishoitajien omien sijaisten käyttö. Kotiutustiimillä on ollut n. 200 asiakaskäynti enemmän kuin vastaavana aikana viime vuonna. Kotiutustiimin lääkekulujen toteuma on 34 % eli vähän on jo ylitystä. Kotiutusyksiköissä on asiakkaita ollut yhteensä 472 (1-4/2017). Verrattuna vastaavaan ajankohtaan viime vuonna asiakkaita on ollut nyt 55 enemmän. Kotiutusyksikkö Lauttarannassa, osasto Valkamassa on edelleen 6 pitkäaikaisasukasta. Asiakkaita on kotiutunut kotiutusyksiköistä yhteensä 189. Epäonnistuneita kotiutuksia on ollut kaksi. Olemme alkaneet seurata kotiutusyksiköissä ilman asuntoa olevien asiakkaiden määrää, koska tällaisten asiakkaiden hoitojaksot usein venyvät käytännön järjestelyiden takia ja varsinkin silloin jos asiakkaan tilannetta ei ole edes aloitettu selvittämään hoitoketju alkupäässä. Huhtikuussa ilman asuntoa olevia asiakkaita on kotiutusyksiköissä ollut yhteensä 7. Runsas jonottajien määrä on hidastanut palveluketjun sujuvuutta. Toimenpiteet toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi Työkokeiluja muutaman työntekijän pitkän sairauspoissaolon jälkeen on käynnistetty hänen omassa työssään alkaen 4 h/työpäivä. Tämä on erittäin hyvä vaihtoehto sairauslomalle. Eräässä yksikössä on käynnistetty yhdessä henkilöstöyksikön kanssa laajempi tukipaketti henkilöstön jaksamisen tukemiseksi (4 kokoontumiskertaa ulkopuolisen kouluttajan johdolla). Varhe-maksu kustannusten vähentämiskokeilu alkoi yhden työntekijän kohdalla huhtikuussa: ratkaisuna 50 % osa-aikaeläke + 100 % sijainen, vaihtoehtona olisi ollut työkyvyttömyyseläke ja työnantajalle varhe-maksut. Tässä kokeilussa henkilöstömenot hetkellisesti kasvavat 100 % sijaisen palkan vuoksi mutta pitemmällä tähtäimellä säästämme varhe-maksuissa arviolta 72 000 /3 vuotta. Kotiutusyksikkö Apila siirtyy korvaaviin tiloihin elokuun lopussa 2017. Omaishoidon määräaikainen 50 % palveluohjaajan työpanos omaishoidon hoito- ja palvelusuunnitelmien päivitykseen. Riskien arviointi Asiakkaan palveluketjun toimimattomuus on kotiutusyksikkötoiminnalle riski. Asiakkaiden hoitojaksot pitenevät, kun asiakkaan tilannetta on selvitettävä ihan alkaen, vaikka hän olisi ollut jo muidenkin palveluiden piirissä. Tällaisen asiakkaan tilanne vaatii enemmän palveluohjaajaresurssia ja tällöin muidenkin asiakkaiden hoitojaksot pitenevät. Lääkäriresurssin taso (lääkärin ymmärrys kotiutusyksikkötoiminnasta) on riski toiminnan sujuvuudelle. Kotiutusyksiköihin tulee asiakkaat pääosin POKS:sta ja terveyskeskussairaalasta. POKS:n toiminnassa tapahtuvat muutokset vaikuttavat kotiutusyksiköiden toiminnan sujuvuuteen. Henkilöstön sairauslomat ovat riski työyhteisöjen toimivuudelle. Ajoittain on vaikea saada sijaisia. Omaishoidon palveluohjaajien resurssien riittävyys lain velvoittamiin tavoitteisiin nähden on toiminnallinen riski. 9
Lautakunnan hyväksymien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Osavuosiraportti Päivämäärä: 1.1. - 30.4.2017 Organisaatio: Kotihoitoa tukevat palvelut Toteutetaan säännölliset omaishoitoinfot 2xvuodessa ja omaishoitajien iltapäiväkahvit 1xkuukaudessa. Asiakastyytyväisyyttä seurataan. Asiakastyytyväisyys Asiakasraatien kokoontumismäärät (kpl) Asiakaslähtöinen toiminta Asiakkaan kuuleminen Omaishoitoinfo uusille omaishoitajille pidetty huhtikuussa. Osallistujilta kysyttiin palautetta tilaisuuden sisällöstä. Kuukausittaiset iltapäiväkahvit toteutuneet suunnitellusti 4 kertaa. Asiakastyytyväisyyskyselyjä ei ole tänä vuonna vielä tehty. 4,38 12,00 4,40 14,00 5,00 Varhaisen puuttumisen mallin käytön tehostaminen. Henkilöstön työssäjaksamisen tukivaihtoehtojen lisääminen. Sairauspoissaolot (kpv/htv) Tasapainoinen talous Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Työkokeiluja työntekijän pitkän sairauspoissaolon jälkeen on käynnistetty omassa työssä alkaen 4 h/työpäviä. Yhdessä yksikössä on käynnistetty yhdessä henkilöstöyksikön kanssa laajempi tukipaketti henkiöstön jaksamisen tukemiseksi (4 kokoontumiskertaa ulkopuolisen kouluttajan johdolla). Varhe-maksu kustannusten vähentämiskokeilu alkoi yhden työntekijän kohdalla huhtikuussa: ratkaisuna 50 % osa-aikaeläke + 100 % sijainen vaihtoehtona kokoaikainen eläke ja varhe-maksut. 2 19,50 9,68 10
Toteutuma Tot-% muutettu ta Tot ed. Kotihoitoa tukevat palvelut 1000 euroa TP 2016 Talousarvio Tamuutos Muutettu talousarvio Poikkeama Muutos% 2017/2016 Ennuste 2017 Toimintatulot 1 090 1 171 0 1 171 352 820 30,0 326 8 % 1 055 Myyntitulot 7 1 0 1 2-1 136,8 2 6 % 6 Maksutulot 952 1 135 0 1 135 346 789 30,5 319 8 % 1 038 Tuet ja avustukset 124 35 0 35 4 31 11,2 5-18 % 12 Muut toimintatulot 7 0 0 0 0 0 0,0 0 0 % 0 Toimintamenot -13 556-13 241 0-13 241-4 176-9 064 31,5-4 356-4 % -13 434 Henkilöstömenot -5 531-5 260 0-5 260-1 652-3 607 31,4-1 880-12 % -5 467 Palkat ja palkkiot -3 929-3 848 0-3 848-1 186-2 662 30,8-1 354-12 % -3 856 Henkilösivumenot -1 602-1 411 0-1 411-466 -945 33,0-526 -12 % -1 611 Eläkemenot -1 336-1 222 0-1 222-406 -815 33,3-428 -5 % -1 423 Muut henkilösivumenot -266-190 0-190 -59-130 31,3-98 -40 % -188 Palvelujen ostot -1 864-1 750 0-1 750-525 -1 225 30,0-555 -6 % -1 750 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -305-296 0-296 -92-204 31,0-95 -4 % -275 Avustukset -5 190-5 300 0-5 300-1 694-3 606 32,0-1 605 6 % -5 300 Muut toimintamenot -666-635 0-635 -214-421 33,7-220 -2 % -643 Toimintakate -12 465-12 069 0-12 069-3 825-8 245 31,7-4 030-5 % -12 379 Henkilöresurssit Henkilömäärä TP 2016 TA 2017 Tot. 1-4/2017 Tot. 1-4/2016 Muutos % Henkilötyövuosina 110,50 109 104,76 104,16 0,58 Sairauspoissaolot kalpv/htv 20,0 9,68 7,2 34,43 TP 2016 TA 2017 1-4/2017 Omaishoidon asiakkaat alle 18v. 278 275 254 Omaishoidon asiakkaat 18-64v. 196 195 175 Omaishoidon asiakkaat 65v.- 657 660 535 Kotiutustiimin asiakasmäärä 522 600 204 Kotiutusyksiköiden asiakasmäärä 999 1100 472 Omaishoidon seurantakäynnit 282 500 102 Omaishoitajien hyvinvointi- ja terveystarkastukset 190 250 99 11
Palvelu Vastuuhenkilö Kotihoito Riitta-Liisa Mynttinen Toiminnan toteutuminen suhteessa talousarvioon Kotihoidon toimintakate oli huhtikuun lopussa 27,8 %, tämä toteutuu budjetin raameissa. Henkilöstökulujen toteuma oli huhtikuun lopussa 31 %, sairauspoissaoloja on edelleen paljon. Niihin puututaan hyvinvointikeskusteluin, työntekijä uudelleen sijoitteluin ja puuttumalla työergonomiaan liittyviin asioihin. Kokonaisasiakasmäärä ei ole lisääntynyt, vaikka uusia asiakkaita on tullut paljon (92 arviontijaksoa), koska asiakkaita on pystytty ohjaamaan kevyempiin, varhaisen tuen palveluihin sekä palveluseteliasiakkuuteen. Uudet asiakkaat on pystytty ottamaan vastaan. Tehostetun kotiutuksen pilotissa on pystytty tukemaan yksittäisten asiakkaiden kotona-asumista ja vähentämään päivystyksen sekä sairaalapalvelujen käyttöä. Välitöntä keskimääräistä asiakastyöaikatavoitetta ei ole vielä saavutettu; välimatkat, koulutukset, palaverit ja toimistotyö vähentävät välitöntä asiakastyöaikaa. Iltavuorot, viikonloput ja jotkut arkipäivät pystytään suunnittelemaan tavoiteprosentteihin (60/40 %). Toimenpiteet toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi Työprosessien tarkastelu ja kehittäminen, työnjaon kehittäminen sekä henkilöstön motivointi lisäävät välitöntä asiakastyöaikaa. Vastuuhenkilöt kehittämistyöhön on nimetty. Ateriakuljetuksen optioneuvottelut (2 v.) on pidetty tammikuussa. Kaikki palveluntuottajat jatkavat, osalla nostettu korvausta, mutta se ei nosta kokonaiskustannuksia koska asiakkaat vähentyneet ko. alueilla. Lääkkeiden koneellisen annosjakelun optioneuvottelut (2 v.) on pidetty huhtikuussa apteekkien kanssa. Kahdessa apteekissa omistaja vaihtuu ja sopimus tehdään uusien apteekkarien kanssa. Palveluntuottajien korvauksia ei nostettu. Tehostetun kotiutuksen pilotissa asiakasohjausta ja asiakassegmentointia kehitetään koko ajan, että palvelu ohjautuu sitä eniten tarvitseville. Sairaanhoitajien työpanos on jaettu uudelleen seuraavien asiakassegmenttien mukaisesti, 3 sairaanhoitajan työ kohdentuu tilapäisille ja tehostetun kotiutuksen asiakkaille, 3 sairaanhoitajan antikoagulantti asiakkaille ja loppujen sairaanhoitajien säännöllisen kotohoidon asiakkaille tiimeissä. Tämä on jäsentänyt sairaanhoitajien työtä ja lisännyt sairaanhoitajien työpanosta säännöllisen kotihoidon asiakkaille. Päiväkeskusasiakkaille on kohdennettu kuntoutustoimintaa fysioterapeuteilta sekä erityisliikunnan yksiköstä. Riskien arviointi Henkilöstön runsaat sairauspoissaolot lisäävät kuluja ja aiheuttavat haastetta asiakastyöhön. Kuntoutushenkilöstön vähyys aiheuttaa ongelmia asiakkaiden toimintakyvyn edistämiselle. Leikkaustoiminnan osittainen siirtyminen Kotkaan aiheuttaa kotihoitoon painetta, kun asiakkaat kotiutuvat nopeasti toimenpiteiden jälkeen kotiin. Lääkäripalvelujen vähyys ja vaihtuvat lääkärit aiheuttavat ongelmia asiakkaille ja hoitajille runsaasti lisätyötä ja - vastuuta. Esimiesten vaihtuminen työlomien päättyessä ja opiskelujen alkaessa aiheuttaa esimiestyössä haastetta. Lautakunnan hyväksymien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen 12
Osavuosiraportti Päivämäärä: 1.1. - 30.4.2017 Organisaatio: Kotihoito Asiakastyytyväisyyden jatkuvan arvioinnin ja parantamisen toimintamalli käytössä hoito- ja palvelusuunnitelman päivittämisen yhteydessä. Asiakastyytyväisyys Asiakaslähtöinen toiminta Asiakkaan kuuleminen Palvelulupaus asiakastyytyväisyyskyselyn perustana. Kysymysten muotoilu kyselyyn kesken. Kysely toteutetaan hoito- ja palvelusuunnitelman päivityksen yhteydessä sekä palvelujen päättyessä, mikäli mahdollista. Kysely toteutetaan SurveyPal-ohjelmalla ja asiakas vastaa kyselyyn hoitajan puhelimella tai tabletilla. Riskinä on hoitajan läsnäolo kyselyn aikana. 4,20 Asiakassegmentointiin perustuvat asiakasohjauksen toimintamallit käytössä tehostetun kotiutuksen, tilapäisten asiakkuuksien, säännöllisten asiakkuuksien ja paljon palveluita käyttävien asiakkaiden osalta. Toteutuminen (%) Asiakaslähtöinen toiminta Ennaltaehkäisyyn panostaminen Tehostetun kotiutuksen tiimiin ohjataan yli 2 viikkoa sairaalassa/ympärivuorokautisessa hoidossa olleet asiakkaat sekä runsaasti palveluja/kuntoutusta tarvitsevat asiakkaat. Tavoitteena on, että saadaan resurssia siirrettyä tiimiin niin, että uudet asikkaat sekä SAShakemusta harkitsevat tulevat Tehko-jakson kautta. Tilapäisten, antikoagulantti- ja säännöllisten asiakkuuksien prosessi käytössä. Kaikki prosessit vaativat vielä hiomista. 10 5 Hyvinvointikeskustelujen avulla varhainen puuttuminen ongelmiin. Työntekijät ovat työkyky huomioiden tarkoituksen mukaisessa toimipaikassa. Tasapainoinen talous Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Hyvinvointikeskustelut pidetään Aino-järjestelmän herätteiden mukaisesti. Kotihoidossa ei ole kaikille vajaakuntoisille terveydentilan mukaista työtä, koska työ tapahtuu pääsääntöisesti asiakkaiden kotona. Sairaspoissaoloja paljon, kevään aikana tullut työkyvyttömyyseläkepäätöksiä, jotka vähentävät jatkossa poissaoloja. Ergokortti kolutukset meneillään. Henkilöstötyytyväisyyskysely toteutettiin huhtikuussa ja tuloksena oli keskiarvo 3,8 asteikolla 1-5. Kysely toteutetaan 3 kertaa vuodessa. Sairauspoissaolot (kpv/htv) 31,60 29,60 10,55 13
Toteutuma Tot-% muutettu ta Tot ed. Kotihoito 1000 euroa TP 2016 Talousarvio Tamuutos Muutettu talousarvio Poikkeama Muutos% 2017/2016 Ennuste 2017 Toimintatulot 4 533 4 501 0 4 501 1 811 2 690 40,2 1 437 26 % 4 296 Myyntitulot 938 907 0 907 721 186 79,5 261 177 % 1 028 Maksutulot 3 436 3 520 0 3 520 1 087 2 432 30,9 1 165-7 % 3 261 Tuet ja avustukset 106 24 0 24 2 22 9,3 3-33 % 7 Muut toimintatulot 54 50 0 50 0 50 0,0 8 0 % 0 Toimintamenot -21 602-21 022 0-21 022-6 400-14 622 30,4-6 862-7 % -20 631 Henkilöstömenot -16 728-16 021 0-16 021-4 971-11 051 31,0-5 328-7 % -16 032 Palkat ja palkkiot -12 865-12 518 0-12 518-3 894-8 624 31,1-4 064-4 % -12 656 Henkilösivumenot -3 863-3 503 0-3 503-1 077-2 427 30,7-1 264-15 % -3 376 Eläkemenot -2 992-2 873 0-2 873-883 -1 990 30,7-963 -8 % -2 760 Muut henkilösivumenot -870-631 0-631 -194-437 30,7-301 -36 % -617 Palvelujen ostot -3 694-3 355 0-3 355-941 -2 414 28,0-1 152-18 % -3 029 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -443-451 0-451 -125-325 27,8-144 -13 % -376 Avustukset -37-157 0-157 -17-140 11,0-7 152 % -157 Muut toimintamenot -700-1 038 0-1 038-345 -692 33,3-231 50 % -1 036 Toimintakate -17 069-16 521 0-16 521-4 589-11 932 27,8-5 424-15 % -16 335 Henkilöresurssit Henkilömäärä TP 2016 TA 2017 Tot. 1-4/2017 Tot. 1-4/2016 Muutos % Henkilötyövuosina 388,93 401,8 369,60 373,62-1,08 Sairauspoissaolot kalpv/htv 31,0 10,55 10,80-2,35 TP 2016 TA 2017 1-4/2017 Säännölliset asiakkaat 1 200 1042 Nettolisäys/vähennys aikana 0 136 - - käynnit 570 000 176380 - tunnit 201 171 210 000 63819 Tilapäiset asiakkaat 3 690 3 600 1579 Nettolisäys/vähennys aikana 90 90 - - arviointijaksot 850 292 - käynnit 36 000 11270 - tunnit 19 362 21 000 6056 Välitön asiakastyö aika % 47 60/40 47,3/34,6 Säännöllisen kotihoidon palveluseteliasiakkaat 90 49 Tilapäisen kotipalvelun palveluseteliasiakkaat 10 12 PTA toteutuneet 7vrk sisällä % 100 100 Odotusaika palveluun 0 0 Palvelu Hoiva-asuminen 14
Vastuuhenkilö Heidi Uitto Toiminnan toteutuminen suhteessa talousarvioon Hoiva-asumisen käyttötalouden toimintakate seurantajaksolla on ollut 30,6 %. Henkilöstökuluissa vakituisen henkilöstön palkat ovat alle budjetoidun (24,8 %), mutta vastaavasti sijaismäärärahakulut ovat ylittyneet, koska sijaiskulujen lisäksi avointen vakanssien osalta palkkakulut kirjataan sijaistilille (64,3 %). Avoimia toimia on talven 2016 ja kevään 2017 aikana jätetty täyttämättä uuden valmistuvan Elimäkikodin henkilöstövalintojen vuoksi. Koko hoiva-asumisen hoitohenkilöstölle järjestettiin kiinnostuskartoitus ajalla 11.4 26.4.2017 yhteisöllisen ja asiakaslähtöisen Elimäkikodin tehtäviin. Työntekijät osoittivat Elimäkikodin lisäksi halukkuutta siirtyä myös toisiin hoiva-asumisen yksiköihin ja tähän toiveeseen pyritään vastaamaan palvelun sisällä mahdollisimman hyvin. Henkilöstökulujen kokonaisuuden osalta on pysytty talousarviossa 1-4/2017. Lyhytaikaishoidon keskittäminen Kotiharjun palvelukeskukselle on jatkunut, pitkäaikaisasukkaita on 60 asiakaspaikasta enää 16. Valkealakodin II-osan peruskorjaus on edennyt suunnitellusti, sekä myös Mäntylä 1 rivitalojen peruskorjaus. Elimäkikodin uudisrakennuksen rakennustyöt ovat hieman aikataulusta jäljessä johtuen lattiamateriaaliongelmasta. Täyttä varmuutta ei ole tämän vaikutuksesta suunniteltuun yksikön käynnistämiseen elokuussa 2017. Elimäen hoivakodin sekä Vaskirinteen palvelukeskuksen vanhainkotipuolen asukkaat siirtyvät uudisrakennukseen sen valmistuttua. Kalustekilpailutus on Elimäkikodin osalta käynnistetty, mutta vielä kesken. Hoiva-asumisen toiminnan painopistealueena on asiakaslähtöisen jatkuvan parantamisen malli, jossa selvitetään asiakastyytyväisyyttä reaaliaikaisesti (asiakaspalautekysely HOPAKU-suunnitelman yhteydessä). Annettuun palautteeseen vastataan entistä nopeammin (n. kuukauden sisällä). Mallin jalkautusta on viety vuosineljänneksellä eteenpäin ja sitä kautta kehitetään entistä asukaslähtöisempää toimintaa. Palaute käsitellään työyksiköissä ja palautteen pohjalta henkilöstö tekee esimiehen johdolla kehittämis-/parannustoimenpiteitä. Uudenlaista toimintamallia on pilotoitu, jossa annettu asiakaspalaute ja sen pohjalta tehdyt kehittämistoimenpiteet, ovat näkyvissä seinätauluilla. Jatkossa ko. toimintamalli jalkautuu kaikkiin hoiva-asumisen yksiköihin. Asukaslähtöisen toiminnan edellytyksenä on mm. työvuorosuunnittelulla mahdollistaa työntekijäresurssia niihin vuorokaudenaikoihin, kun asukkaat tarvitsevat eniten apua. Autonominen työvuorosuunnittelu on lähes kaikissa yksiköissä käytössä. Vuosineljänneksen 1 4/2017 aikana tehtyjen asiakaskyselyjen keskiarvo asteikolla 1-5 oli 4,59. Hoiva-asumisen henkilöstön sairauspoissaolojen seuranta Aino-ohjelman avulla on tiivistänyt poissaolojen seurantaa ja varhaisen puuttumisen mallin käyttöönottoa, sekä antanut mahdollisuuden ennakoiviin toimenpiteisiin, mutta tästä huolimatta sairauspoissaoloja on 1-4/2017 ollut 9,80 kalpv/htv. Ergonomiakorttikoulutus on ollut henkilöstön keskuudessa suosittua ja koulutuksia on edelleen jatkettu. Hoitohenkilökunnan osaamisen kehittämismenetelmänä jatkuu tavoitteellinen ja suunnitelmallinen työkiertomalli, jossa laajennetaan osaamista ja asiantuntijuutta palvelun sisällä. Henkilöstölle on järjestetty kehittämispäiviä ja osa on päässyt osallistumaan Hypan järjestämään työyhteisöntaidotkoulutukseen. Henkilöstötyytyväisyyttä mittaava fiilismittari otettiin nyt ensimmäisen kerran käyttöön. Henkilöstötyytyväisyyttä kysyttiin fiilismittarilla viikoilla 14 15/2017 ja keskiarvo kaikkien talojen kesken oli 4,05 asteikolla 1-5. Toimenpiteet toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi Hoiva-asumisessa käyttötalouden seurantamittarit on sovittu hoivatyön esimiesten kanssa yhdessä. Vuosineljänneksen 1-4/2017 aikana esimiehet ovat tiiviisti seuranneet käyttötalouden tavoitteita ja arvioineet omaa toimintaansa. Toiminnan ja taloudellisten tavoitteiden osalta esimiehet ovat seuranneet, tilastoineet ja raportoineet vastuualueensa toiminnasta ja taloudesta kuukausittain palvelupäällikölle. Sen lisäksi hoivatyön esimiehet ovat antaneet oman selvityksensä vuosineljänneksen toiminnasta. Lääkkeiden koneellisen annosjakelun optioneuvottelut on pidetty huhtikuussa ja sopimuskausi jatkuu Yliopiston Apteekin tuottamana optiokauden ajan kaksi vuotta. Optioon on liitetty käynnistyvä Elimäkikoti. Asiakkaat ovat valinneet palveluasumisen palvelusetelin useammin alkuneljänneksen aikana, sen käyttö on lisääntynyt 11 %. Myös tehostetun palveluasumisen palvelusetelin käyttö on kasvanut 34 %. Riskien arviointi 15
Kevyemmän palvelun toimet eivät näyttäisi olevan riittäviä ja se aiheuttaa painetta ympärivuorokautisen hoidon tarpeen kasvamiseen. Sairauspoissaolojen lisääntyminen vaikuttaa yksiköiden toimintaan ja lisää taloudellista painetta. Hoiva-asumisessa on panostettava entistä enemmän varahenkilöstön tehokkaaseen käyttöön lyhyissä poissaoloissa. Esimiesten poissaolot vaikeuttavat hoiva-asumisen yksiköiden toimintaa, vaikuttavat henkilöstön työtyytyväisyyteen sekä toiminnan laatuun. Lautakunnan hyväksymien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Osavuosiraportti Päivämäärä: 1.1. - 30.4.2017 Organisaatio: Hoiva-asuminen Asiakkaan osallisuutta toiminnan arvioinnissa ja kehittämisessä vahvistetaan kuukausittain pidettävillä osastokohtaisilla asukaskokouksilla. Omaisten iltoja järjestetään kahdesti vuodessa. Asiakastyytyväisyys Asiakasraatien kokoontumismäärät (kpl) Asiakaslähtöinen toiminta Asiakkaan kuuleminen Asiakaslähtöistä toimintaa on kehitetty kaikissa hoiva-asumisen yksiköissä: asukaskokouksia on järjestetty kuukausittain. Omaistenillat kevään osalta ovat toteutuneet suunnitellusti. Vuosineljänneksellä on pidetty 6 omasiteniltaa. 4,27 125,00 4,35 26 4,59 101,00 Asiakkaan palvelutarvetta tarkastellaan HO- PAKU-suunnitelman (hoito-, palvelu- ja kuntoutusuunnitelman) yhteydessä puolen välein ja se perustuu tehtyyn RAIarviointiin. Rai-arvioinnin toteutumisaste (%) Asiakaslähtöinen toiminta Ennaltaehkäisyyn panostaminen 10 97,80 HOPAKU-suunnitelmat ja RAI-arvioinnit ovat toteutuneet suunnitellusti pulen välein. Vastuuhoitajien rooli seurannassa korostuu. Tasapainoinen talous Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö 16
Esimiehet seuraavat sairauspoissaoloja ajantasaisesti varhaisen puuttumisen mallin mukaisesti Aino-ohjelman avulla. Sairauspoissaolotilastoja seurataan johdon tasolla 1xkuukaudessa. Ergokorttikoulutus asteittain kaikille. Sairauspoissaolot (kpv/htv) Henkilöstön työhyvinvointia tuetaan koulutuksin (dialogiset menetelmät, työyhteisötaidot, puheeksiottokoulutus) ja yhteisiä osallistavia toimintamalleja kehitetään. Henkilöstölle kehityskeskustelut 1xvuodessa ja kehittämispäivät 2xvuodessa. Sairauspoissaolojen seuranta ajantasaista ja varhaisen puuttumisen malli käytössä kaikilla. Pitkiä sairauspoissaoloja on ollut paljon. Ergokorttikoulutuksiin on osallistunut joka talosta hoitotyöntekijöitä. 28,20 26,00 9,80 Henkilöstön kehittämispäivät ovat toteutuneet suunnitellusti. Henkilöstöä on osallistunut työyhteisötaitokoulutuksiin. Kehityskeskustelut ovat käynnistyneet esimiesten toimesta ja kehittämispäiviä on pidetty. Fiilismittarilla mitattu henkilöstön tyytyväisyyttä viikoilla 14-15. Asteikolla 1-5 tyytyväisyys oli 4,05, arvo ei ole verrattavissa 2016 henkilöstötyytyväisyyskyselyyn (eri asteikko). Henkilöstötyytyväisyys 7,15 7,25 Toteutuma Tot-% muutettu ta Tot ed. Ikääntyneiden palvelut 1000 euroa TP 2016 Talousarvio Tamuutos Muutettu talousarvio Poikkeama Muutos% 2017/2016 Ennuste 2017 Toimintatulot 11 782 11 628 0 11 628 3 690 7 938 31,7 3 833-4 % 11 314 Myyntitulot 364 257 0 257 4 253 1,6 6-29 % 257 Maksutulot 9 263 9 227 0 9 227 2 987 6 240 32,4 3 137-5 % 8 961 Tuet ja avustukset 61 60 0 60 8 52 13,7 10-21 % 25 Muut toimintatulot 2 093 2 084 0 2 084 690 1 393 33,1 679 2 % 2 071 Toimintamenot -53 678-54 012 0-54 012-16 668-37 345 30,9-17 328-4 % -52 946 Henkilöstömenot -24 480-24 226 0-24 226-7 268-16 957 30,0-7 959-9 % -23 119 Palkat ja palkkiot -18 721-18 937 0-18 937-5 674-13 264 30,0-6 034-6 % -18 439 Henkilösivumenot -5 759-5 288 0-5 288-1 595-3 694 30,2-1 925-17 % -5 012 Eläkemenot -4 495-4 348 0-4 348-1 315-3 033 30,2-1 477-11 % -4 113 Muut henkilösivumenot -1 264-940 0-940 -280-661 29,8-448 -37 % -898 Palvelujen ostot -21 243-20 777 0-20 777-6 383-14 394 30,7-6 878-7 % -20 777 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -889-889 0-889 -240-649 27,0-271 -11 % -720 Avustukset -2 543-3 596 0-3 596-1 268-2 328 35,3-718 77 % -3 805 Muut toimintamenot -4 523-4 525 0-4 525-1 508-3 017 33,3-1 503 0 % -4 525 Toimintakate -41 896-42 385 0-42 385-12 978-29 407 30,6-13 495-4 % -41 632 Henkilöresurssit Henkilömäärä TP 2016 TA 2017 Tot. 1-4/2017 Tot. 1-4/2016 Muutos % Henkilötyövuosina 542,46 560,4 516,33 527,64-2,14 Sairauspoissaolot kalpv/htv 28,0 9,80 10,0-1,98 17
Pitkäaikaishoito (vanhainkoti,hoiva), oma tuotanto Pitkäaikaishoito tehostettu palveluasuminen, oma tuotanto TP 2016 TA 2017 1-4/2017 112 39 111 476 545 470 Lyhytaikaishoito, oma tuotanto 57 62 63 Palveluasuminen, palveluseteli 110 110 122 Tehostettu palveluasuminen, ostopalvelu Tehostettu palveluasuminen, palveluseteli 415 405 398 50 60 67 18