LIITE 1. Kouvolan kaupunki Ikäihmisten lautakunta Tilinpäätös 2016

Transkriptio

1 1 LIITE 1 Kouvolan kaupunki Ikäihmisten lautakunta Tilinpäätös 2016

2 2 PALVELUKETJU Vastuuhenkilö Sitovuustaso Ikääntyneiden palvelut Tuula Jaakkola Ikäihmisten lautakunta, strateginen palvelutuotantosopimus Palvelualueen toiminnan kuvaus Ikääntyneiden palveluihin sisältyvät varhaiset palvelut, kotihoitoa tukevat palvelut, kotihoito ja kotihoidon tukipalvelut sekä hoiva-asuminen (oma ja osto tuotanto). Toiminnan tavoitteena on vastata asiakkaan palvelutarpeeseen asiakaslähtöisesti ja oikea-aikaisesti. Tavoitteena on siirtää palveluiden painopistettä edistäviin ja palvelutarvetta ennakoiviin palveluihin. Asiakkaan osallisuutta sekä itsenäistä toimintakykyä ja kotona asumista tuetaan. Keskeistä on kotona asumista tukevien palveluiden kehittäminen vastaamaan asiakastarvetta. Toimivan asiakasohjauksen merkitys on erittäin tärkeää. Ikääntyneiden palveluiden toteutuksen perustana on osaava ja ammattitaitoinen henkilöstö sekä ajantasainen palveluiden kustannusten seuranta ja kokonaistaloudellisesti kestävien toimintamallien kehittäminen. Ikääntyneiden palveluissa korostuu palvelujen ja palveluketjujen välillä tehtävä yhteistyö. Myös järjestöjen ja kolmannen setorin kanssa tehtävä yhteistyö on tärkeää. Toimiva yhteistyö on tärkeää, jotta asiakastarpeeseen voidaan vastata tarkoituksenmukaisesti. Terveydenhuollon kanssa tehtävässä yhteistyössä korostuu asiakas siirtymä terveydenhuollosta ikääntyneiden palveluihin, palveluketjun sujuvuus. Toimintamallien ja palveluiden kehittämisessä huomioidaan vanhuspalvelulain (980/2012), STM:n (2013/11) laatusuosituksen sekä sosiaalihuoltolain (1301/2014) mukaiset velvoitteet ja sisällön määrittelyt. Vanhuspalvelulain mukaiset odotusajat (palvelutarpeen arviointi, omaishoito, kotihoito, ympärivuorokautinen asuminen) on raportoitu kuukausi- ja osavuosikatsauksissa ikäihmisten lautakunnalle. Odotusajat on myös nähtävillä kaupungin nettisivuilla, jonne ne päivitetään osavuosikatsauksen yhteydessä. Toimintaympäristön muutokset Ikääntyneiden palveluissa Askel hankkeen mukaisten toimintamallien valmistelusta ovat vastanneet asiakkuuspäälliköt. Toisen asiakkuuspäällikön siirtyessä palveluketjun johtajan virkaan, on ketjussa alkaen toiminut vain yksi asiakkuuspäällikkö, jonka vastuulla on ollut mm. Askel hankkeen mukaisten asioiden koordinointi. Tehtävien uudelleen järjestelyssä ikääntyneiden palvelujen kehittämisvastaaville siirtyi lukien yksityisten palveluntuottajien valvontaan ja palveluntuottajien hyväksyntään liittyvä valmistelu. Askel-hanke projektina päättyi kesäkuun lopussa, mutta hankkeen mukainen toiminnan ja palveluiden kehittäminen jatkuivat. Hankkeessa korostui asiakkaan osallisuus palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä sekä asiakaslähtöisyyden vahvistaminen mm. asiakaslupauksen kautta. Kukin palvelu määritteli omat konkreettiset asiakaslupauksensa hyvinvointipalvelujen asiakaslupauksen pohjalta. Asiakkaita ja heidän omaisiaan kuultiin asiakas- ja omaisraadeissa, omaistenilloissa sekä palvelujen arviointi- ja infotilaisuuksissa. Askel-projektin kehittämishankkeena käynnistettyyn IkäJelppi asiakaspalvelunumeroon tuli vuoden 2016 aikana yhteensä yhteydenottoa. Palvelun vakiintuminen on selkeyttänyt asiakasohjauksen toimintaa. Toisena kehittämishankkeena ollut hoiva-asumisen vastuuhoitajamalli saatiin vahvasti juurtumaan vuoden 2016 aikana. Askel-hankkeessa jatkettiin myös asiakassegmentoinnin ja Askelstandardin työstämistä. Segmentoinnissa tarkempaan selvittelyyn otettiin paljon sosiaali- ja terveyspalveluita käyttävät asiakkaat. Ikääntyneiden palvelut jatkoivat yhdessä aikuisväestön palvelujen kanssa yhteistyötä puuttuvien palveluiden ja uudistettavien toimintamallien kehittämiseksi. Askel-standardia kehitettiin pilotoimalla jatkuvan parantamisen mallia Sippolakodissa sekä Kuusankosken ja Myllykosken päiväkeskuksissa Surveypal-arviointityökalua hyödyntämällä. Askel-standardin sisältö, jatkuvan parantamisen mallin kriteerit sekä suunnitelma mallin käyttöönotosta saatiin hyvinvointipalvelujen asiakkuuspäälliköiden johdolla valmiiksi vuoden 2016 lopulla. Varhaisissa palveluissa aloitti uusi palveluohjaaja lokakuun alussa. Uuden palveluohjaajan toimi kohdentuu mielenterveys- ja päihdeasiakkuuksiin. Ko. palveluohjaajan vetämä hyvinvointi- ja toimintapäivien ensimmäinen ryhmä käynnistyi loppuvuodesta Valkealassa. Toiminta toteutetaan toiminnallisina määräaikaisina ryhminä ja jatkossa on tarkoitus toteuttaa ryhmiä eri puolella kaupunkia asiakastarpeen mukaan. Muistikoordinaattorien asiakkaiden tilanteet ovat muuttuneet haasteellisimmiksi ja yksittäiset asiakkuudet vaativat entistä enemmän ja intensiivisempää muistikoordinaattorin työpanosta. Tämä näkyy asiakasmäärän hienoisena laskuna edelliseen vuoteen verrattuna. Toisaalta muistikoordinaattorien intensiivisellä asiakaskohtaisella työllä voidaan vaikuttaa myöhentävästi asiakkaan ympärivuorokautiseen hoitoon siirtymisessä. Kuljetusten yhdistely sosiaalihuoltolain mukaisten ja vammaispalvelulain mukaisten kuljetuspalveluiden sekä Kelan kuljetusten osalta käynnistyi Varhaisia palveluita koskeva sosiaalihuoltolain

3 3 mukaisen kuljetuspalvelun osalta asiakaskohtaista valmistelua tehtiin kesän aikana eikä siirtymisessä uuteen toimintamalliin tullut ongelmia. Varhaisissa palveluissa on jatkettu tiivistä yhteistyötä järjestöjen kanssa. Yhteistyö on toiminut hyvin hyvinvointiasemilla sekä erilaisissa teemapäivien ja viikkojen toteutuksessa. Vuonna 2016 käynnistyi uusi hyvinvointiasema Elimäellä ja Myllykosken hyvinvointiaseman toiminta muuttui suunnitellusti Myllykosken kirjaston tiloihin. Hyvinvointiasemia oli vuoden lopussa yhteensä 6. Varhaiset palvelut oli mukana Paletti II-työtä nuorille ja hyvinvointia ikääntyneille kulttuurista hankkeessa. Hankkeen kulttuurista hyvinvointityötä haluttiin juurruttaa osaksi kulttuuritoimen ja ikääntyneiden palveluiden yhteistyötä ja ehkäisevää vanhustyötä, joten varhaiset palvelut osallistuvat vuonna 2016 alkaneeseen Kulttuuriseen seniori- ja vanhustyön kansalliseen verkostohankkeeseen. Kotihoitoa tukevissa palveluissa kotiutustiimin 24/7 toimintaa jatkettiin. Tällä pyrittiin osaltaan vahvistamaan palveluketjun sujuvuuteen. Kotiutustiimin asiakaskäyntien kasvu (+700) edelliseen vuoteen verrattuna tukee ympärivuorokautisen toiminnan tarpeellisuutta. Omaishoidossa omaishoitajien määrä oli lähes sama kuin edellisenä vuotena. Uusien omaishoitajien infotilaisuudet toteutuivat onnistuneesti kaksi kertaa vuoden aikana. Omaishoidon tuen hakemusten käsittelyaikaa saatiin lyhennettyä. Keskimääräinen käsittelyaika vuonna 2016 oli 6 viikkoa. Omaishoitajien jaksamista tukevia toimintamalleja vahvistettiin esim. vesiliikuntaryhmät, iltapäiväkahvihetket. Perhehoidon käyttö omaishoidon lakisääteisen vapaan aikaisena hoitomuotona lisääntyi. Koulutettuja perhehoitajia Kouvolan alueella vuonna 2016 oli 28. Kotiutusyksiköiden toiminnan tehostaminen näkyi asiakasmäärän kasvuna, mutta toisaalta pitkäaikaispaikan jonottajien runsas määrä vaikutti asiakasvirran sujuvuuteen. Kaunisnurmen palvelukeskuksen sisäilmaongelmat näkyivät kotiutustiimin ja kotiutusyksikkö Apilan henkilöstön sairauspoissaoloissa. Kotiutustiimi siirtyi väistötiloihin Marjoniemen terveysasemalle. Apilan kotiutusyksikölle ei vielä ole väistötiloja löytynyt. Sisäilmaongelman tiimoilta on tehty tiivistä yhteistyötä tilaliikelaitoksen vastaavien kanssa. Tilaliikelaitos teetti Kaunisnurmen palvelukeskuksessa laajan sisäilmaselvityksen loppuvuodesta. Selvityksen tulokset on käytettävissä vuoden 2017 alkupuolella. Sisäilmaongelmista aiheutuneista sairauspoissaoloista huolimatta kotihoitoa tukevissa palveluissa henkilöstön sairauspoissaolot vähenivät. Kotihoidossa otettiin vuoden 2016 alussa käyttöön säännöllisen kotihoidon palveluseteli. Ko. palvelusetelin ovat valinneet lähinnä 1-2 kertaa viikossa apua tarvitsevat asiakkaat. Säännöllisen kotihoidon palvelusetelin osalta haasteena oli palveluntuottajien rekrytointi. Kotihoidon palvelujen piiriin pääsi jonottamatta. Kotihoidon tilapäisten asiakkaiden määrä pysyi edelleen korkeana. Säännöllisen kotihoidon asiakasmäärä ei olennaisesti lisääntynyt, mutta asiakkaille annettu palvelunmäärä (käynnit ja tunnit) lisääntyi. Kotihoidon asiakkaista 74 % oli RAI-toimintakykymittarin Maple luokissa 3-5 eli heidän hoidon tarpeensa oli kohtalainen, suuri tai erittäin suuri. Kotihoidossa käytössä olevan toiminnanohjausjärjestelmän käytön juurruttamista jatkettiin. Hoitohenkilöstön välitön asiakastyöaika oli 47 %. Kotihoito sai poikkeuslupapäätöksen ( Dnro LSAV539/04.02/2016) jaksotyöajan toteuttamisesta ajalla Palvelu- ja hoitoketjujen sujuvuuden tehostamiseen liittyen kotihoidossa aloitti maaliskuussa pilottina Tehostetun kotiutuksen tiimi. Tehostetun kotiutuksen tavoitteena on tukea tehostetusti pitkään sairaalassa tai muussa ympärivuorokautisessa hoitoyksikössä olleiden asiakkaiden kotiutumista. Kotihoito osallistui Valkealakodin alueella toteutettavaan kuntakokeiluun. Kokeilussa mm. yhdistettiin palveluasumisen yksikkö kotihoidon tiimiin. Kokeilu oli haasteellinen, mutta sen myötä saatiin paljon arvokasta tietoa tulevaa toiminnan kehittämistä varten. Hoiva-asumisessa lyhytaikaishoitoa keskitettiin vuoden 2016 aikana Kotiharjun palvelukeskukseen, jossa palvelu muutettiin tehostetuksi palveluasumiseksi. Eri tarpeista (esim. omaishoidon tukeminen, kriisitilanne) johtuvan lyhytaikaishoidon järjestämisestä vastaavat kaksi palveluohjaajaa. Hoiva-asumisessa on Askel-hankkeen myötä otettu käyttöön vastuuhoitaja-malli sekä pilotoitu jatkuvan parantamisen mallia. RAI-toimintakyky mittari otettiin käyttöön kaikissa hoiva-asumisen yksiköissä. Tehostetun palveluasumisen uusi puitesopimuskausi alkoi ja se on voimassa vuoden 2019 loppuun. Hoito- ja palveluketjujen sujuvuuden turvaamiseksi hoiva-asumisessa ostettiin 20 tehostetun palveluasumisen lisäpaikkaa. Valkealan palvelualueen Valkealakodin laajennus ja peruskorjaus etenivät suunnitellun aikataulun mukaisesti. Elimäkikodin rakentaminen alkoi heinä-elokuussa Hoiva-asumisen lääkäripalvelut kilpailutettiin Aikuisväestön palveluiden (terveyspalvelut) toimesta ajalle Palvelu hankittiin Attendo Terveyspalvelut Oy:ltä. Henkilöstön työhyvinvointiin ja sairauspoissaolojen vähentämiseen on ikääntyneiden palveluissa kiinnitetty erityistä huomiota. Tehdyt toimenpiteet eivät vielä ole olleet täysin riittäviä, sillä henkilöstön sairauspoissaoloja oli edelleen melko runsaasti. Sairauspoissaolojen määrä vaihteli palveluittain. Keskimäärin ikääntyneiden palveluissa sairauspoissaoloja oli 27,8 kpv/htv. Hoitohenkilöstölle on järjestetty mm. ergokortti-koulutusta. Henkilöstöyksikön ja työterveyshuollon kanssa on tehty yhteistyötä sairauspoissaolojen vähentämiseksi. Palveluissa on toteutettu mm. erilaisia tuki-

4 4 toimia. Aino Health Manager-ohjelma on käytössä. Sen avulla esimiehet ovat voineet seurata poissaoloja ja puuttua mahdollisiin ongelmiin jo varhaisessa vaiheessa. Henkilöstön työhyvinvoinnin kysely toteutettiin vuoden 2016 loppupuolella. Tulokset ovat esimiesten käytettävissä alkuvuodesta Ikääntyneiden palveluiden hallinnossa toteutetut henkilöstöjärjestelyt sekä tapahtuneet henkilömuutokset toivat myös osaltaan haasteita henkilöstöresurssien riittävyyteen. Henkilöstöresurssien riittävyyteen toi haasteita myös maakunnallinen Sote-valmistelu. Valmistelutyö toteutettiin oman työn ohessa. Valmisteluun liittyvä väliraportti valmistui elokuun loppuun mennessä. Väliraportin valmisteluun liittyvä työskentely oli tiivistä lomakaudesta huolimatta. Maakunnallinen Sote-valmistelu jatkui loppuvuonna. Maakunnallisena yhteistyönä työstettiin kesän aikana myös hallituksen kärkihankkeen hankehakemus. Hakehakemuksen valmistelusta vastasi Kouvolan ikääntyneiden palvelujen johtava sosiaalityöntekijä. Sosiaali- ja terveysministeriö myönsi päätöksellään valtionavustuksen Kotkan kaupungille maakunnan yhteisen Kymenlaakson IkäOpastin hankkeen toteuttamiseen. Hankkeen tavoitteena on luoda keskitetty ja alueellinen asiakas- palveluohjauksen toimintamalli. Hanketyöskentely käynnistyi loppuvuodesta. Riskianalyysi Ikääntyneiden palvelujen keskeinen strateginen tavoite on ollut asiakaslähtöisyys ja asiakkaan palvelutarpeeseen perustuvat palvelut. Erityisesti asiakastarpeeseen perustuvaa asiakasohjausta on pyritty vahvistamaan. Asiakkaiden palvelu- ja hoitoketjun sujuvuuden tehostamiseksi ja osaltaan terveyskeskusvuodeosastopaikkojen hallitun vähentämisen turvaamiseksi ikääntyneiden palveluissa toteutettiin toimenpiteitä ja otettiin uusia toimintamalleja käyttöön. Edelleen kuitenkin haasteena oli hoitoketjun sujuvuuteen liittyen asiakastarpeeseen perustuvan asiakasohjauksen toteutuminen koko palvelu- ja hoitoketjun osalta. Jollei ketju toimi kokonaisuudessaan tavoitteiden ja sovitun mukaisesti on vaarana, esim. asiakkaiden sijoittuminen ei tarkoituksenmukaiseen hoitopaikkaan mistä puolestaan saattaa aiheutua ylimääräistä jonotusta. Kaiken kaikkiaan palvelu- ja hoitoketjun sujuvuutta pystyttiin kuitenkin tehostamaan, sillä ympärivuorokautisen hoiva-asumisen paikkaa jonottavien määrä pysyi kohtuullisena ja kotihoidon palveluiden piiri pääsi ilman jonotusta. Kotiin annettavien palveluiden kehittämisen näkökulmasta haasteena oli myös esim. kuntoutuspalveluiden sekä lääkäripalveluiden riittävyys. Näiden osalta on terveystoimen kanssa tehty tiivistä yhteistyötä resurssien lisäämiseksi ja nykyisten resurssien tarkoituksenmukaisen kohdentumisen osalta. Kotiin annettavien palveluiden sisällön ja toimintamallien kehittämistä vastaamaan asiakkuuteen tulee myös edelleen kehittää. Ikääntyneiden palveluissa henkilöstön sairauspoissaolot olivat edelleen korkeat. Runsaat poissaolot sekä henkilöstön vaihtuvuus ja tapahtuneet muutokset aiheuttivat osaltaan haasteita palvelujen toteuttamiselle. Sisäilmaongelmat ovat myös osaltaan lisänneet henkilöstön sairauspoissaoloja. Ikääntyneiden palveluissa on tehty tiivistä yhteistyötä henkilöstöhallinnon ja työterveyshuollon kanssa toimivuoden aikana sairauspoissaolojen vähentämiseksi. On mm. sovittu tukitoimenpiteistä (työkokeilu, osaaikaisuus, työnkierto ym.). Näiden ansioista on joissain palveluissa saatu sairauspoissaoloja vähenemään. Henkilöstön sairauspoissaolojen vähentämiseksi tähtääviä toimenpiteitä tulee kuitenkin edelleen vahvistaa. Omaishoidon tuen osalta asiakkuuksien määrässä ei tapahtunut oleellista muutosta edelliseen vuoteen verrattuna. Uusien hakemusten käsittelyaikaa kyettiin lyhentämään. Haasteita henkilöstöresurssien riittävyydelle toi voimaan tullut uusi omaishoitolaki, joka velvoittaa päivittämään kaikki palvelusuunnitelmat vastaamaan uutta lakia. Myös seurantakäyntien toteuttamisessa tavoitteiden mukaisesti oli suuria haasteita. Asiakkaiden lisääntynyt palveluntarve sekä tilanteiden haasteellisuus ja moniongelmaisuus toivat myös henkilöstön osaamiselle ja riittävyydelle haasteita. Henkilöstön asiakastarpeet huomioivasta täydennyskoulutuksesta tulee huolehtia, henkilöstön jaksamista tukea ja varmistaa, että henkilöstön työ kohdentuu tarkoituksenmukaisesti. Esim. kotihoidossa toiminnanohjausjärjestelmän käytön juurruttaminen korostuu. Haasteena oli ajoittain myös osaavien ja vanhustyöhön sitoutuneiden sijaisten rekrytointi. Vakituinen varahenkilöstötoiminta malli on osoittautunut erittäin hyväksi niin henkilöstön työhyvinvoinnin vahvistamisen kuin taloudenkin näkökulmasta. Vakituista varahenkilöstöä olisikin tarkoituksenmukaista lisätä. Kotihoidon saama poikkeuslupa jaksotyöaikaan siirtymisestä, vahvistaa osaltaan hoitohenkilöstön jaksamista.

5 5 Tunnusluvut TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Kotona asuvat % / 75 vuotta täyttäneet 88,3 91,5 90,7 99,1-0,8 Säännöllisen kotihoidon asiakkaat *) , Säännöllisen kotihoidon peittävyys % / 75 vuotta täyttäneet 14,1 13,5 8,5 63,0-5,0 Kotihoidon odotusaika (keskiarvo/pvä) Hoiva-asumisen asiakkaat ,2 60 Ympärivuorokautisen hoivan peittävyys % / 75 vuotta täyttäneistä- 9,4 9,3 98,9-0,1 Hoiva-asumisen odotusaika (keskiarvo/pv) ,0-15 Omaishoidon tuen hakemusten käsittelyajat ,0-1 (keskiarvo/vko) Palvelutarpeen arvioinnin toteutuminen % ,0 0 *) laskentatavan muutos Palveluketjun talous Ikääntyneiden palvelujen toimintatulon toteuma on vuoden 2016 osalta arvioitua pienempi (99,4 %). Hoitopäivämaksut (90,7 %) ja tukipalvelumaksut (90,0 %) ovat toteutuneet arvioitua pienempänä. Kotihoitomaksut (110,9 %) ja asumispalvelumaksut (100,6 %) ovat puolestaan toteutuneet hieman yli suunnitellun. Toimintatuottoihin on kirjattu myös sotaveteraanien kotipalveluiden järjestämiseen tarkoitettu kuntaosuus yhteensä 0,29 milj. euroa. Toimintamenon toteuma on 99,0 %. Henkilöstömenojen toteuma on 98,7 % ja palvelujen oston toteuma 100,6 %. Vuoden 2016 toimintakate on 99,0 %. Ikääntyneiden palvelut alittaa suunnitellun talousarvion 0,78 milj. euroa. Hoiva-asumisen palveluseteliostot toteutuvat arvioitua alhaisempana ja lisäksi henkilöstömenojen toteuma on ollut arvioitua alhaisempi. Ikääntyneiden palvelut 1000 e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutokset Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,4 Myyntitulot ,1 Maksutulot ,3 Tuet ja avustukset ,5 Muut toimintatulot ,2 Toimintamenot ,0 Henkilöstömenot ,7 Palvelujen ostot ,6 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,0 Avustukset ,1 Muut toimintamenot ,4 Toimintakate ,0 Poistot ja arvonalentumiset ,8 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot

6 6 Tilinpäätös Organisaatio: Talousarvio (2016) Ikääntyneiden palvelut Talousarviotavoite Asiakaslähtöinen toiminta Toiminta on asiakaslähtöistä, asiakkaat osallistuvat toiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Asiakkaan kuuleminen Asiakaslähtöistä toimintaa on vahvistettu järjestämällä erilaisia tilaisuuksia asiakkaiden ja heidän omaisten osallisuuden vahvistamiseksi. Palveluissa on toteutettu mm. asukaskokouksia, asiakasraateja, omaisteniltoja. Toteutustavat vaihtelevat palveluittain (esim. hoiva-asumisen yksiköissä asukaskokoukset n. 1xkk), mikä vaikuttaa tilaisuuksien määriin. Omaistenillat (kpl) 45,00 34,00 35,00 Asiakasraatien kokoontumismäärät (kpl) Talousarviotavoite Asiakaspalaute huomioidaan toiminnassa 11,00 13,00 139,00 Asiakaskysely toteutettiin loppuvuodesta 2016 kotihoidossa, kotihoitoa tukevissa palveluissa, hoiva-asumisessa sekä varhaisen tuen palveluissa sosiaalihuoltolain mukaisen kuljetuspalvelun ja palvelutarpeen arvioinnin asiakkaille. Asiakastyytyväisyys (1-5) 3,24 3,50 4,29 Talousarviotavoite Asiakaslähtöinen toiminta Ikääntyneiden kotona asumista tukevien palveluiden vahvistaminen. Ennaltaehkäisyyn panostaminen Kotona asumista tukevia palveluita on vahvistettu mm. uusien toimintamallien (Tehostetun kotiutuksen-tiimi, kotiutustiimi 24/7) käyttöönotolla. Palveluiden painopisteen muutos (%) Talousarviotavoite Palveluiden toteutus perustuu asiakkaan ajantasaiseen palvelutarpeen tunnistamiseen. Hoito- ja palvelutakuut toteutuvat määräajassa. Hoito- ja palvelutakuiden toteutuminen (%) Talousarviotavoite Kokonaisvaltainen asiakkuuden arviointi toteutuu ja odotusajat palveluihin lyhenevät. 39,20 50,00 44,04 85,00 100,00 Hoito- ja palvelutakuut ovat toteutuneet pääsääntöisesti määräajassa. 100,00 Kokonaisvaltaista asiakkuuden arviointia on vahvistettu ja palveluketjujen sujuvuutta on pyritty tehostamaan mm. uusien toimintamallien avulla.

7 7 Hoiva-asumisen odotusaika (pvää) 52,00 50,00 35,00 Kotihoidon odotusaika (pvää),00 0,00 0,00 Omaishoidon odotusaika (vkoa) 6,50 7,00 6,00 Talousarviotavoite Tasapainoinen talous Palveluiden toteutus perustuu ajantasaiseen palvelutarpeen arviointiin. Optimaalinen palvelutarjonta ja -verkko RAI-toimintakykymittari on käytössä kotihoidossa ja hoivaasumisen. Henkilöstön RAI-arviointiosaamista on pyritty vahvistamaan. Osaamista tulee edelleen vahvistaa. Rai-arvioinnin toteutumisaste (%) 85,00 100,00 77,30 Talousarviotavoite Tasapainoinen talous Henkilöstön työhyvinvointi paranee, vahvistetaan työyhteisöjen osallisuutta ja dialogisten toimintamallien käyttöä sekä henkilöstön osallisuutta toiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Henkilöstön työhyvinvointia on pyritty parantamaan mm. sairauspoissaolojen vähentämiseen tähtäävillä toimenpiteillä yhteistyössä henkilöstöyksikön ja työterveydenhuollon kanssa. Aino Helth Manger-järjestelmän avulla esimiehet saavat tietoa pitkittyneistä ja toistuvista poissaoloista. Työhyvinvointikeskustelut toteutuu ohjeen mukaisesti. Sairauspoissaolojen toteuma-arvo on kpv/htv. Sairauspoissaolot (kpv/hlö) 23,60 19,00 27,80 Talousarviotavoite Tasapainoinen talous Esimiesten sitouttaminen vastuulliseen johtamiseen, resurssien tarkoituksen mukainen käyttö. Johtamisen arviointi- ja vaikuttavuusosaamista vahvistetaan. Vastuullinen ja osallistava johtaminen Esimiesten sitoutumista vastuulliseen johtamiseen, resurssien tarkoituksen mukaista käyttöä sekä arviointiosaamista on pyritty vahvistamaan erilaisten toimintamallien avulla (seurantaohjelma, vakituinen varahenkilötoimintamalli) Esimiesosaamista tulee kuitenkin edelleen vahvistaa. Toimintamallit käytössä (kpl/v),00 1,00 2,00

8 8 PALVELU Vastuuhenkilö Ikäihmisten lautakunta Tuula Jaakkola Palvelualueen toiminnan kuvaus Ikääntyneiden lautakunnan talousarvioon kirjautuu ikääntyneiden hallinnon (5010) ja yhteiset (5020) toimintatulot ja menot. Hankkeita tai projekteja ei vuonna 2016 ollut. Toimintaympäristön muutokset Ikääntyneiden palveluiden hallinnon osalta toteutettiin tehtävä- ja henkilöstöjärjestelyjä. Toisen asiakkuuspäällikön siirtyessä alkaen palveluketjun johtajan sijaiseksi toimii ikääntyneiden palveluissa vain yksi asiakkuuspäällikkö. Tehtävien uudelleen järjestelyssä ikääntyneiden palvelujen kehittämisvastaaville siirtyi samassa yhteydessä yksityisten palveluntuottajien valvontaan ja palveluntuottajien hyväksyntään liittyvä valmistelu. Ikääntyneiden palvelujen henkilöstövastaavat (2htv) ja hoitotyönvastaavat (2htv) siirtyivät kotihoidon ja hoiva-asumisen palveluihin. Riskianalyysi Haasteita henkilöstöresurssien riittävyydelle toi ikääntyneiden palveluissa toteutetut henkilöstö- ja tehtäväjärjestelyt. Palvelun talous Ikääntyneiden lautakunnan talousarvio 2016 on alittunut 0,19 milj. euroa. Hypan tukipalveluiden jyvitykset toteutuivat 0,1 milj. euroa alle arvioidun. Toimintatulon toteuma on 74,7 % ja toimintamenon toteuma 91,7 %. Toimintakate on 92,0 %. Ikääntyneiden lautakunta 1000 e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutokset Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,7 Myyntitulot ***** Maksutulot ,0 Tuet ja avustukset ,0 Muut toimintatulot ,4 Toimintamenot ,7 Henkilöstömenot ,4 Palvelujen ostot ,6 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,5 Avustukset ,9 Muut toimintamenot ,7 Toimintakate ,0 Poistot ja arvonalentumiset ,3 PALVELU Vastuuhenkilö Varhaiset palvelut Kirsi Kiiski Palvelualueen toiminnan kuvaus Ikääntyneiden varhaisissa palveluissa vuotta leimasi henkilöstömuutokset, henkilöstön virkavapaat ja poissaolot henkilöstöllä, mikä vaikutti siihen, että koko henkilöstön työ painottui vahvasti vain perustehtävien suorittamiseen eikä kaikkea suunniteltua toimintaa ollut mahdollista toteuttaa. Henkilöstö oli varsin tiukoilla ja auttoi joustavasti toisiaan eri asiakaspalveluissa. Kymenlaakson Soten Varhaisten palvelujen tiivis työskentely, johon ei vuosisuunnitelmassa ollut varauduttu, vaikutti toukokuusta elokuun loppuun työskentelyyn palvelukokonaisuuden sisällä. Tämän työskentelyn lisäksi johtava sosiaalityöntekijä oli osa-aikaisesti Kymenlaakson Sote -hankevalmistelutyössä toukokuun puolesta välistä elokuun loppuun ja sitten hanketyöskentelyä varten virkavapaalla osa-aikaisesti marraskuun ja kokonaan poissa joulukuun eikä sijaista ollut saatavissa näille poissaoloille muuten kuin, että yksi gerontologisen sosiaalityön sosiaalityöntekijä hoiti virkaa oman työn ohella joulukuun ajan ja resurssi oli poissa sosiaalityön asiakastyöstä. Tämä kaikki

9 9 vaikutti erityisesti loppuvuodelle suunniteltuihin osallistavien arviointien ja asiakaskyselyiden suorittamiseen eikä niitä ollutkaan mahdollisuus suorittaa suunnitellusti. Uutena aloittanutta mielenterveys- ja päihdetoimintapäiviä toteuttavan palveluohjaajan resurssia jouduttiin käyttämään poissaolojen johdosta varahenkilönä muissa palveluissa eikä tarvittavaa resurssia toiminnan suunnitteluun ja käynnistämiseen ollut ennen kuin ihan loppuvuonna. Kaiken kaikkiaan työssä oleva henkilöstö joutui työskentelemään erittäin joustavasti ja kuormittavuuden tasoittamiseksi töitä ja työnjakoja järjesteltiin uudelleen loppuvuoden aikana. Varhaiset palvelut oli mukana Paletti II työtä nuorille ja hyvinvointia ikääntyneille kulttuurista hankkeessa. Tämän hankkeen kulttuurista hyvinvointityötä haluttiin vahvistaa ja juurruttaa osaksi kulttuuritoimen ja ikääntyneiden palveluiden yhteistyötä ja ennalta ehkäisevää vanhustyötä ja osallistuttiin vuoden aikana alkaneeseen Kulttuurisen seniorija vanhustyön kansallisen verkoston hankkeeseen. Järjestöyhteistyö toimi erinomaisen hyvin sekä hyvinvointiasemilla että erilaisissa teemapäivissä ja viikoissa sekä järjestötapahtumissa. Muita kuin hyvinvointiasema tapahtumia oli 76 ja osallistumisen toteuma-aste tavoitteeseen nähden 230 % kun osallistujia tapahtumiin oli henkilöä. Hyvinvointiasemia lisättiin vuoden mittaan uusi asema Elimäen kirjastolle ja suunnittelu Myllykosken hyvinvointiaseman siirtämiseksi Myllykosken kirjastolle käynnistyi. Ennalta ehkäisevistä mielenterveys- ja päihdetoimintapäivistä päädyttiin puhumaan hyvinvointi- ja toimintapäivinä ja ensimmäinen ryhmä aloitti Valkealan Iltatähden tiloissa loppuvuodesta. Tätä toimintaa on tarkoitus järjestää tarpeen mukaan vaihdelleen eri puolille kaupunkia ja toteutetaan toiminnallisina määräaikaisina ryhminä. IkäJelpin ohjaus- ja neuvontatyön sekä palvelutarpeen arvioinnin edelleen kehittämistyöhön osallistuttiin. Muistikoordinaattoripalvelussa aloitettiin yhteistyö Attendon Marjoniemen terveysaseman kanssa muistikoordinaattoripalvelun mahdollistamiseksi myös jo varhaisemman vaiheen muistihäiriöisten henkilöiden ja heidän läheistensä tukemiseksi. Muistikoordinaattoripalvelun asiakkaat ja heidän tilanteensa kodeissa on muuttunut koko ajan haasteellisemmaksi ja vaatii enemmän muistikoordinaattorin työpanosta asiakasta kohti eikä siksi uusia asiakkuuksia ole voitu ottaa samassa määrin kuin aikaisempina vuosina. Toisaalta tämä on myös tavoitteiden mukaista, että entistä haasteellisempia tilanteita saadaan kotona selvitettyä ja asiakkaita tuettua niin, että siirtyminen ympärivuorokautiseen hoitoon myöhentyy. Hyvinvoiva Kouvola ohjelman laatimiseen osallistuttiin sekä sähköisen terveystarkastuksen käyttöönotto ja siihen liittyvä Omahoito- kampanja toteutettiin ikääntyneiden palveluiden osalta. Toimintaympäristön muutokset Toimintaympäristön muutokseen vaikutti eniten käynnistynyt Kymenlaakson Sote Varhaisten palvelujen kehittämistyö ja henkilöstötilanteen muutokset. Riskianalyysi Henkilöstövaihdokset ja henkilöstön poissaolot muun muassa vaikuttivat siihen, että uutta henkilöstöresurssia uuden toiminnan käyntiin saattamiseen ei voitu hyödyntää koko vuoden osalta. Sote Kymenlaakson valmistelutyö uutena toimintana vaikutti palvelukokonaisuuden muuhun toimintaan. Tunnusluvut TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Hyvinvointiasemat/käynnit , Mielenterveys ja päihdetoimintapäivä/päivät ,7-66 Palveluohjaus/ asiakkaat ,7-33 Gerontologinen sosiaalityö/ asiakkaat ,0-8 Ryhmätoiminta/ asiakkaat ,8-45 Muistikoordinaattorit/ asiakkaat ,3-14 Palvelun talous Palvelun talous toteutui suunnitellusti muilta osin, paitsi uutta palveluohjaajan virkaa ei pystytty täyttämään suunniteltuun uuteen tehtävään vuoden alussa vaan vasta lokakuun alussa, koska henkilöstöresurssit eivät riittäneet uuden asian käynnistämiseen, uusien asiakkaiden etsimiseen ja uuden toiminnan sijoittamiseen osaksi muuta varhaisten palveluiden ja yhteistyökumppaneiden toimintaa.

10 10 Varhaiset palvelut 1000 e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutokset Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,5 Myyntitulot ,7 Maksutulot ,8 Tuet ja avustukset ,0 Muut toimintatulot ,0 Toimintamenot ,4 Henkilöstömenot ,6 Palvelujen ostot ,0 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,4 Avustukset ,0 Muut toimintamenot ,9 Toimintakate ,6 Poistot ja arvonalentumiset ,0 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot Tilinpäätös Organisaatio: Käyttösuunnitelma (2016) Varhaiset palvelut Asiakaslähtöinen toiminta Järjestetään palveluissa osallistavia arviointeja asiakkaille. Määrä (Kpl) Tehdään palveluista asiakaspalautekyselyjä. Asiakkaan kuuleminen Syksyn suunniteltuja osallistavia arviointeja esimerkiksi gerontologisessa sosiaalityössä ei henkilöstövajauksen vuoksi ehditty loppuvuodesta järjestää. 3,00 4,00 2,00 Asiakaspalautekyselyt järjestettiin loppuvuodesta sosiaalihuoltolain mukaisissa kuljetuspalveluissa ja palvelutarpeen arvioinneissa. Palautuneiden kyselyjen koonti siirtyi vuoden 2017 puolelle. Asiakastyytyväisyys 4,35 4,35 0,00 Määrä (Kpl) 2,00 2,00 2,00 Asiakaslähtöinen toiminta Ennaltaehkäisyyn panostaminen

11 11 Aloitetaan mielenterveys- ja päihdetoimintapäivät aluellisesti ja yhteistyössä eri yhteistyötahojen kanssa. Ennalta ehkäisevien mielenterveys- ja päihdetoimintapäivien ensimmäinen ryhmä aloitti toimintansa joulukuussa. Neuvotteluja yhteistyötahojen kanssa aloitettiin. Määrä (Kpl),00 70,00 4,00 Tasapainoinen talous Järjestetään varhaisten palvelujen henkilöstölle osallistavia kehittämispäiviä. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Varhaisia palveluja ja Askel-hankkeen mukaisia toimintoja kehitettiin osallistavissa kehittämispäivissä. Sairauspoissaolot (kpv/hlö) 15,30 15,30 20,10 Määrä (Kpl) 5,00 5,00 5,00 PALVELU Vastuuhenkilö Kotihoitoa tukevat palvelut Anu Parikka Palvelualueen toiminnan kuvaus Kotihoitoa tukeviin palveluihin kuuluvat kaikenikäisten omaishoidon yksikkö, kotiutusyksiköt Apila ja Lauttaranta (yli 65 v. kouvolalaisille) sekä kaikenikäisille kouvolalaisille sairaanhoidollista hoitoa kotona antava kotiutustiimi. Kotiutustiimin toiminta 24/7 on jatkunut. Toiminnan muutos on ollut selkeästi tarpeellinen. Tiimi teki v asiakaskäyntiä enemmän kuin v Kotiutustiimin toimitiloissa todettiin paha sisäilmaongelma ja toimipiste jouduttiin siirtämään väistötiloihin Marjoniemen terveysaseman entisiin osastotiloihin. Kotiutusyksiköissä on tänä vuonna ollut enemmän pitkäaikaispaikan jonottajia. Tämä on hidastanut varsinaista kotiutusyksikkötoimintaa. Pitkäaikaisasukkaiden määrä kotiutusyksikkö Lauttarannassa vähenee pikku hiljaa. Vuoden 2016 lopussa heitä oli vielä 7. Kotiutusyksikkö Apilan henkilöstö ja asukkaat ovat kärsineet sisäilmaongelmista. Apilalle etsitään koko ajan uusia toimitiloja Omaishoidossa omaishoitajien määrä oli lähes sama kuin v Vuonna 2015 omaishoitajia oli ja v heitä oli Omaishoidon tukihakemusten käsittelyajat ovat lyhentyneet. Vuonna 2016 keskimääräinen käsittelyaika oli noin 6 viikkoa. Uusien omaishoitajien infotilaisuudet toteutuivat onnistuneesti kaksi kertaa vuoden aikana. Keräsimme molemmista infoista palautetta ja kehitämme infojen sisältöä saamamme palautteen pohjalta. Myös omaishoitajien iltapäiväkahvit ovat kasvattaneet suosiotaan. Omaishoitajille tarkoitetut vesiliikuntaryhmät ovat saaneet osallistujilta kovasti kiitosta. Perhehoidon käyttö omaishoidon lakisääteisten vapaiden aikaisen hoidon toteuttamisessa on lisääntynyt. Vastaavasti olemme pystyneet vähentämään ostopalveluja. Loppuvuodesta järjestimme uuden perhehoitajakoulutuksen. Uusia perhehoitajia valmistui 15. Omaishoidossa emme ole vielä päässeet tavoitteeseemme tavata jokainen omaishoitaja 1xvuodessa. Henkilöstön sairauspoissaolot vähenivät erilaisten tukitoimien ansiosta. (työkokeilu, osa-aikaisuus, työyksikön vaihto jne.) Loppuvuodesta teimme asiakastyytyväisyyskyselyn kotiutustiimin, kotiutusyksiköiden ja tietyllä otannalla omaishoidon asiakkaille. Palvelumme tulos oli 4,38 asteikolla 1-5. Kaupungin työntekijöille tehtiin työtyytyväisyyskysely. Toimintaympäristön muutokset Muutokset terveyspalveluissa vaikuttavat kotiutusyksikkötoimintaan. Terveyskeskussairaalan vuodepaikkavähennykset lisäävät painetta kotiutusyksikkötoiminnalle ja hidastavat sitä lisääntyvän pitkäaikaispaikkajonottajien määrän kautta. Kotiutusyksiköihin annettavan lääkäri- ja fysioterapiapalvelun vaihtelevuus ja ajoittain heikko laatu vaikuttavat toimintaamme. Asiakkaiden kotiutuminen hidastuu tai jopa estyy. Omaishoidon ja perhehoidon uudet lait ja niiden tuomat uudet vaatimukset tuovat toiminnalle uusia haasteita. Uusien toimintatapojen luominen ja resurssien suunnittelu vaatii aikaa.

12 12 Riskianalyysi Kotiutusyksikkötoiminnan kehittymiseen ja laajuuteen vaikuttaa koko asiakkaan palveluketjun toimivuus tai toimimattomuus. Jollei ketju toimi oletetusti sen jokaisessa osa-alueessa, kasautuu kotiutusyksiköihin pitkäaikaispaikan jonottajia ja toiminnan sujuvuus vaikeutuu. Kotiutusyksikkö Apilan sisäilmaongelmat aiheuttavat henkilöstölle ja asiakkaille todellisen terveysriskin. Omaishoidon yksikön henkilöstöresurssien riittävyys uuden omaishoidon lain vaatimuksiin nähden on haaste. Tunnusluvut TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Omaishoidon asiakkaat alle 18v ,0 23 Omaishoidon asiakkaat 18-64v ,9 16 Omaishoidon asiakkaat 65v ,4 157 Kotiutustiimin asiakasmäärä ,4 22 Kotiutusyksiköiden asiakasmäärä yht ,9 199 Omaishoidon seurantakäynnit (kpl) ,0-18 Omaishoitajien hyvinvointi- ja terveystarkastukset ,0 90 Palvelun talous Kotihoitoa tukevien palveluiden talouden toteuma v oli 105 %. Talouden toteumaa seurattiin tarkasti koko vuoden ajan. Hankintoja harkittiin tarkoin. Apuvälineiden tarve on kasvanut pitkäaikaispaikkojen vapauduttua lyhytaikaisasiakkaiden käyttöön. Pyykkisopimuksen soveltumattomuus kotiutusyksikkötoimintaan on aiheuttanut lisäkuluja vaatteiston osalta. Lääkäripalveluiden vaihtelu ja lääkäreiden erilaiset toimintatapaerot ovat lisänneet laboratoriokuluja ja asiakkaiden kuljetuskustannuksia erikoissairaanhoitoon. Vakituisten varahenkilöiden ja vakinaisten vuosilomasijaisten lisätarve on ilmiselvä. Vakituisten sijaisten käyttö on taloudellisempaa kuin lyhytaikaisten sijaisten käyttö. Se vaikuttaa merkittävästi myös henkilöstön jaksamiseen ja asiakkaiden hyvinvointiin. Kotihoitoa tukevat palvelut 1000 e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutokset Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,7 Myyntitulot ,7 Maksutulot ,9 Tuet ja avustukset ,1 Muut toimintatulot ***** Toimintamenot ,8 Henkilöstömenot ,5 Palvelujen ostot ,6 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,7 Avustukset ,9 Muut toimintamenot ,7 Toimintakate ,8 Poistot ja arvonalentumiset ,5 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot

13 13 Tilinpäätös Organisaatio: Käyttösuunnitelma (2016) Kotihoitoa tukevat palvelut Asiakaslähtöinen toiminta Määrä (Kpl) Omaishoidon palveluohjaajat tiivistävät yhteistyötä omaishoitajien kanssa. Toteutetaan säännölliset omaishoitajainfot 2 krt vuodessa. Asiakkaan kuuleminen Omaishoitajien iltapäiväkahvihetki toteutui suunnitellusti.,00 8,00 Omaishoidon palveluohjaajat tiivistävät yhteistyötä omaishoitajien kanssa, toteutetaan avoin iltapäiväkahvihetki kerran kuukaudessa. 9,00 Omaishoitoinfot uusille omaishoitajille toteutettiin 2 kertaa vuoden 2016 aikana. Määrä (Kpl) 1,00 2,00 2,00 Asiakaslähtöinen toiminta Kotiutusyksiköiden kotiutusten suunnitelmallisuuden vahvistaminen yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. Mitataan kotiutusten määrää ja onnistuneiden kotiutusten toteutumista. Ennaltaehkäisyyn panostaminen Ajoittain suuresta pitkäaikaispaikkaa jonottavien määrästä huolimatta asiakkaiden kotiutuksia toteutui enemmän kuin arvioimme. Epäonnistuneet kotiutukset johtuivat enimmäkseen asiakkaiden huonosta kunnosta. Toteutuminen (%) 95,00 98,00 97,00 Määrä (Kpl) 516,00 650,00 676,00 Tasapainoinen talous Esimiehet ottavat käyttöön kotiutusyksiköiden yhteisen varahenkilö ja vakituisten vuosilomasijaistoimintamallin. Esimiesten yhteistyön tiivistäminen sijaisresurssin käytössä. Seurataan sijaisten palkkojen käyttöä, vertailu TA2015. Vastuullinen ja osallistava johtaminen Vakituinen varahenkilö ja vuosilomasijaistoimintamalli otettu käyttöön. Esimiesten yhteistyön tiivistäminen vaatii vielä työstämistä. Sijaisten palkkoihin on kulunut 8,6 % vähemmän kuin vuonna 2015 Kustannuskehitys (%) 100,00 95,00 91,40

14 14 PALVELU Vastuuhenkilö Kotihoito Riitta-Liisa Mynttinen Kotihoito sisältää kotisairaanhoidon, kotipalvelun ja tukipalvelut. Kotihoidon palvelut tuotetaan omana tuotantona tai palvelusetelillä ja tukipalvelujen osalta aterioiden kuljetukset, turvapalvelut ja päiväkeskuskuljetukset ostopalveluna. Kotihoidon palvelut voidaan myöntää tilapäisenä tai säännöllisenä, palveluja voi saada viikon jokaisena päivänä ympäri vuorokauden. Asiakkaina on pääsääntöisesti ikääntyvää väestöä, mutta säännöllisistä asiakkaista 24,1 % on alle 75- vuotiaita. Säännöllisten asiakkaiden vaihtuvuus oli viime vuonna ennakoitua vähäisempää, lisäksi asiakkuuksia ohjattiin palvelutarpeen arvion jälkeen tarkoituksenmukaisempaan ja kevyempään palveluun. Tilapäisten asiakkuuksien määrä pysyi korkeana. Kotihoidon palvelut alkavat arviointijaksolla, joka on tilapäistä kotihoitoa ja tämä osaltaan nostaa tilapäisen kotihoidon asiakkaiden määrää. Vuonna 2016 arviointijakson jälkeen kotihoidon asiakkuus alkoi 64 %:lla, palveluohjauksen ja annetun hoidon avulla yli kolmannes asiakkaista siirtyi kevyempiin palveluihin tai pystyi jatkamaan ilman palveluja. Kotihoidon kokonaisasiakasmäärä ei kasvanut, mutta annetun palvelun määrä kasvoi lähes kotikäynnillä ja asiakastyötunnilla. Asiakaskuntia oli siis entistä huonokuntoisempaa ja enemmin palveluja tarvitsevaa. Maple 3-5 luokkien osuus oli 74 %. Vuoden 2016 aikana kotihoidosta sijoitettiin 68 asiakasta tehostettuun palveluasumiseen. Maaliskuussa alkoi tehostetun kotiutuksen kokeilu, jossa aluetiimeistä irrotettiin 6 kokenutta lähihoitajaa ottamaan vastaan paljon hoivaa ja huolenpitoa asiakkaita pitkien sairaala- tai muusta ympärivuorokautisesta hoidosta. Hoitajille palkattiin sijaiset aluetiimeihin. Tehostetun kotiutuksen toiminta on organisoitu niin, että asiakkaat tulevat tiimiin asiakasvastaavien kautta, sairaanhoitajien ja fysioterapeuttien työpanos tulee aluetiimeistä. Kokeilu on osoittautunut tarpeelliseksi. Haastetta on aiheuttanut asiakasohjaus, tiimille tulee ohjautua toiminnasta eniten hyötyvät asiakkaat, jotka eivät pystyisi kotiutumaan normaalin kotihoidon palvelujen avulla. Tavoitteena on, että asiakkaille annetaan riittävästi aikaa, tuetaan toimintakykyä ja kuntoutetaan arjen toiminnoissa, myös kodin ulkopuolella. Erityistä huomiota kiinnitetään asiakkaan turvallisuuden tunteen tukemiseen. Toiminta on tuottanut tulosta, noin kolmannes asiakkaista jatkaa ilman kotihoidon palveluita hoitojakson jälkeen, takaisin lähettävään yksikköön on joutunut palaamaan n 10 % asiakkaista. Palvelusetelin käyttö laajeni oleellisesti, kun viime vuonna otettiin käyttöön säännöllinen palveluseteli. Sitä ovat käyttäneet erityisesti asiakkaat, jotka tarvitsevat palveluja 1-2 kertaa viikossa. Palvelusetelituottajia tarvitaan lisää erityisesti eteläisellä ja pohjoisella alueella. Henkilöstöä kotihoidossa on yhteensä 349, hoitohenkilöstöä yhdistetyssä kotihoidossa 320 ja tukipalveluissa 14. Henkilöstöllä on edelleen paljon sairauspoissaoloja, tuki- ja liikuntaelinten ongelmat ovat tärkein sairauspoissaolojen aiheuttaja. Erityisesti nuorten aikuisten vuotiaiden sairastavuus on suuri. Työterveyshuollon ja henkilöstöyksikön kanssa on tehty yhteistyötä sairauspoissaolojen vähentämiseksi. Aino Health Manager-järjestelmän avulla sairauspoissaoloja seurataan ja esimiehet saavat tiedon työntekijöidensä pitkittyneistä ja toistuvista poissaoloista. Tarvittaessa työntekijälle järjestetään työhyvinvointikeskustelu, jolla pyritään pureutumaan poissaolojen syyhyn ja suunnittelemaan ratkaisua poissaolojen vähentämiseksi. Esimiehet ovat pitäneet 155 työhyvinvointikeskustelua vuoden 2016 aikana. Henkilöstövastaava on selvittänyt henkilöstön sijoittumista sen jälkeen, kun kotihoitotyö on todettu terveydentilan vuoksi sopimattomaksi. Henkilöstön jaksamista on tuettu mm. koulutuksilla. Kotihoitoon on koulutettu Ergokortti kouluttaja, joka opastaa henkilöstölle ergonomisia työskentelytapoja. Kotihoito osallistui Valkeala-kodin ympäristössä kuntakokeiluun, jossa hoiva-asumisen palveluasumisen yksikkö yhdistettiin kotihoidon tiimiin. Kokeilu oli haasteellinen, mutta antoi paljon tietoa palvelujen raja-aidoista, joita on mahdollista ylittää. Henkilöstön perehdytys todettiin erityisen tärkeäksi muutostilanteissa. Tukipalveluissa päiväkeskustoiminta on omaa tuotantoa, päiväkeskuksia on yhteensä 6 kpl. Oman tuotannon kauppapalvelussa tarve vähentyi oleellisesti, kun alueen päivittäistavarakauppa perusti kauppapalvelun. Kaupungin oma työntekijä vapautui avuksi päiväkeskustoimintaan ja kuljetuksiin. Veteraanien kotipalveluun myönnetyt valtionkonttorit määrärahat käytettiin täysmääräisesti veteraaneille ostettuihin palveluihin. Myönnetyt palvelu perustuvat palvelutarpeen arviointeihin. Kotihoidon palveluihin ollaan varsin tyytyväisiä. Syksyllä toteutetussa kyselyssä kotihoidon osalta keskiarvo asteikolla 0-5 oli 4,14 ja tukipalveluissa 4,23. Henkilöstön tyytyväisyyskyselyssä 60,8 henkilöstöstä oli tyytyväisiä työhönsä, työajan hallinta ja työn aiheuttamat paineet aiheuttavat haastetta henkilöstölle.

15 15 Toimintaympäristön muutokset Käyttöönotettu säännöllisen kotihoidon palveluseteli toi asiakkaille valinnanvapautta. Toiminnan tilastointi, laskutus ja raportointi tapahtuvat sähköisen palvelusetelijärjestelmän (PSOP) avulla. Myös palvelun tuottajat kirjaavat järjestelmään. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla (FastROI Hilkka) tiimien resurssoinnin tarkastelu on tullut entistä läpinäkyvämmäksi. Kotihoidon uuden toimintamallin mukaisesti kaikki vapautuvat vakanssit käsitellään kotihoidon omassa johtoryhmässä kuukausittain ja päätetään vakanssin sijoittamisesta. Tämän perusteella pohjoiselta ja keskiseltä alueelta on siirretty lähihoitajan vakanssit eteläiselle alueelle. Myös resurssitiimiin on siirretty vapautuvia vakansseja. Tukipalveluissa kauppapalveluasiakkaat siirtyivät yksityisen palveluntuottajan asiakkaiksi, lukuun ottamatta 2 asiakasta jotka asuvat yksityisen palveluntuottajan toiminta-alueen ulkopuolella. Ateriapalveluasiakkaat ovat vähentyneet % alueesta riippuen. Riskianalyysi Suurin riski kotihoidossa on henkilöstön osaaminen, sairaspoissaolot ja sitoutuminen kotihoitotyöhön. Poissaolot aiheuttavat akuutteja muutoksia asiakaskäyntien organisoinnissa, vastuuhoitajan tehtävien toteutuksessa ja kotihoidossa sovittujen yhteisten käytäntöjen toteuttamisessa. Hoitajien osaamisen puute aiheuttaa riskejä lääkehoidon ja muun hoitotyön toteutuksessa. Henkilöstön eläköityminen ja sairauspoissaolot aiheuttavat sen, että joissain tilanteissa joudutaan käyttämään koulutettua, mutta kokematonta työvoimaa. Kotihoito työnä vaatii laajaa osaamista. Ajoittain on haaste saada sitoutunutta työvoimaa ja joissain tilanteissa hoitajien koulutus ei vastaa kokonaisuudessaan kotihoidon tarpeisiin. Asiakkaiden lisääntynyt palvelun tarve, valmistelemattomat ja yllättävät kotiutukset aiheuttavat usein henkilöstön lisäresurssin tarpeen ja sitä kautta lisäävät riskejä. Rajapinnat muihin palveluihin ja niiden sulut loma-aikoina aiheuttavat kotihoidolle lisäresurssitarpeen. Terveyskeskusosastopaikkojen vähennys lisäsi kotihoidon käyntejä kuukaudessa. Lääkäriresurssin vähäisyys ja konsultoinnin vaikeus akuuttitilanteessa saattaa aiheuttaa lisääntynyttä päivystyksen käyttöä. Kuntoutuksen resurssien vähäisyys ei tue asiakkaiden kotiutumista sairaalasta riittävästi. Kotikuntoutusta ei mahdollista vielä toteuttaa laajamittaisesti. Tunnusluvut TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Säännöllisen kotihoidon asiakkuuksien lisäys (netto) ,0-100 Säännöllisen kotihoidon tunnit , Tilapäisen kotihoidon asiakkaat ,5 90 Tilapäisen kotihoidon asiakkuuksien lisäys (netto) ,1-119 Tilapäisen kotihoidon tunnit , Keskimääräinen välitön asiakastyöaika ,9-13 Myönnetyt säännöllisen kotihoidon palvelusetelit ,3 844 Palvelun talous Kotihoidon toimintakate oli 100,8 %. Ylitystä oli henkilöstömenoissa sijaismäärärahoissa, tilapäisten palkoissa sekä erilliskorvauksissa. Nämä oli alimitoitettu vuoden 2016 talousarviossa. Sijaisten palkkauksen vuoksi kotihoito on pystynyt ottamaan vastaan kotihoitoon ohjatut asiakkaat ilman odotusaikoja. Tämä on lisännyt hoitoketjun sujuvuutta ja säästänyt varoja toisissa palveluissa. Veteraaneille myönnetyt valtionkonttorin määrärahat ylittyivät :lla. Ne katettiin kotihoidon ostopalveluista, koska veteraanien palveluja ei haluttu keskeyttää.

16 16 Kotihoito 1000 e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutokset Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,8 Myyntitulot ,4 Maksutulot ,3 Tuet ja avustukset ,6 Muut toimintatulot ,3 Toimintamenot ,4 Henkilöstömenot ,4 Palvelujen ostot ,2 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,4 Avustukset ,2 Muut toimintamenot ,2 Toimintakate ,8 Poistot ja arvonalentumiset ,3 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot Tilinpäätös Organisaatio: Käyttösuunnitelma (2016) Kotihoito Asiakaslähtöinen toiminta Asiakkaiden ja omaisten illat ja raadit Asiakkaan kuuleminen Keväällä omaisten illat järjestettiin alueittain yhteistilaisuuksina, syksyllä pidettiin asiakas/omaisten iltapäiväkahvit esimiesvetoisesti, pienemmissä ryhmissä yhteensä 13 tilaisuutta. Myös tiimien henkilöstö osallistui tapaamisiin. Osallistuija oli enemmän kuin aiemmin (165 hlö) ja he olivat tyytyväisiä uudistukseen. Asiakasraateja järjestettiin keväällä 3. Osallistujamäärä pienentyi siinä määrin, että syksyn raadit korvattiin asiakas/omaisiltapäiväkahveilla. Vuonna 2017 asiakasraatitoimintaa uudistetaan ikääntyneiden palvelujen yhteisenä toimintana. Omaistenillat (kpl) 6,00 6,00 13,00 Asiakasraatien kokoontumismäärät (kpl) 11,00 8,00 3,00 Asiakaslähtöinen toiminta Hoito- ja palvelusuunnitelma perustuu RAIarviointiin. RAI-tuloksia hyödynnetään asiakas-, tiimi- ja palvelukohtaisesti. RAIarvioinnin laatimisen osaaminen varmistetaan ja arviot ovat luotettavia. Ennaltaehkäisyyn panostaminen Osassa tiimejä RAI-arviot ovat myöhässä. Hoitajien runsaat sairauspoissaolot haittaavat suunniteltujen arviointiaikataulujen toteutumista. Uusien hoitajien perehtyminen RAI-arviointiin hidastaa myös toteutusta. V esimiehet seuraavat tehostetusti RAIarviointien toteutumista tiimitasolla ja vastuuttavat hoitajia arviointia aikataulujen laatimiseen.

17 17 Rai-arvioinnin toteutumisaste (%) Kotihoito käynnistää pilotin tehostetusta kotiuttamisesta helmikuussa Määrä (Kpl) Toiminta painottuu kohtalaisen paljon apua tarvitseviin, seurataan Maple 3-5 luokkien osuutta. Terveyttä ja toimintakykyä edistävien työmenetelmien tehokas käyttö. 85,00 100,00 80,00 Kotihoito käynnisti tehostetun kotiutuksen pilotin, joka pääsi käyntiin maaliskuussa. Pilottia varten irrotettiin aluetiimeistä 6 kokenutta lähihoitajaa ja heille palkattiin sijaiset tiimeihin. Asiakasvastaavat ohjaavat asiakkaat tiimille. Aluksi tiimi toimi keskitetysti keskiseltä alueelta, mutta toiminta piti hajauttaa alueille kohtuuttomien matka-aikojen vuoksi. Toiminta on osoittautunut tarpeelliseksi ja pilottia jatketaan Keskimäärin kolmasosa asiakkaista pärjää ilman palveluja hoitojakson jälkeen. Tavoitearvion alkuperän on epäselvä, mutta mittarissa on ilmoitettu asiakasmäärä.,00 288,00 130,00 Kotihoidon toiminta on painottunut enemmin apua tarvitseviin asiakkaisiin. Kehittämistyö jatkuu vielä, erityisesti sairaanhoitajien osalta. Riskinä taajama-alueen ulkopuolella asuvat vähän palveluja tarvitsevien asiakkaiden palvelujen järjestäminen huomioiden pitkät välimatkat. Kotihoitoa korvaavien palvelujen puuttuminen vastuuttaa kotihoitoa kohdistamaan palveluita kevyempiin hoitoluokkiin. Tämä osaltaan viivästyttää raskaampien palvelumuotojen tarvetta ja on sen vuoksi perusteltua. Prosenttia 71,70 75,00 74,00 Tasapainoinen talous Esimiesten säännöllinen läsnäolo tiimipalavereissa, varhainen puuttuminen työhyvinvoinnin ongelmiin ja sairauspoissaoloihin. Esimiehet osallistavat henkilöstöä kotihoidon sisällön arviointiin ja kehittämiseen. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Esimiehet ovat pitäneet henkilöstölle tiimipalavereja vähintään 2 viikon välein. Aino-järjestelmän kautta on toteutettu esimiesten toimesta 155 työhyvinvointikeskustelua pitkissä ja toistuvissa poissaoloissa. Kotihoidossa on edelleen työntekijöitä, joiden terveydentila ei kestä kotihoitotyötä, mutta uutta sijoituspaikkaa ei ole löytynyt. Erityisten nuorten vuotiaiden sairaspoissaolot ovat suuria. Sairauspoissaoloja on edelleen paljon. Sairauspoissaolot (kpv/hlö) 32,10 31,60 Tasapainoinen talous Esimiehille laadittu kuukausittainen seurantaohjelma, jonka avulla he arvioivat tiimien toimintaa sekä kehittämistarpeita ja joista he raportoivat palvelupäällikölle. Tiedolla johtaminen Vastuullinen ja osallistava johtaminen Seurantaohjelma on laadittu ja otettu käyttöön. Esimiehet ovat raportoineet kuukausittain palvelupäällikölle tiimien tilannetta. Resurssitarpeet on arvioitu ja resurssien sijoittuminen on käsitelty esimiesten ja vastaavien kanssa yhdessä kotihoidon johtoryhmässä. Keskiseltä ja pohjoiselta alueelta on siirretty 2 lähihoitajan vakanssia eteläiselle alueelle.