Robotiikka osana taloushallintoa palvelukeskuksessa 16.11.2017 Eija Mikkonen Kehityspäällikkö
Tavoitteita digitalisaatiolle Palkeissa Palvelukeskuksen talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien manuaalityötä voidaan arviomme mukaan vähentää prosessialueesta riippuen 20 50 prosenttia vuoteen 2025 mennessä. - Prosessien uudelleen määrittely ja niihin liittyvät sovellusratkaisut - Ohjelmistorobotiikan ja muiden automaatiota lisäävien uusien tekniikoiden hyödyntäminen - Valitaan vaiheittainen eteneminen: 1. vaihe 2016 2020 ja 2. vaihe 2020 2025 - Ketterä toimeenpano ja jatkuva oppiminen Vaikuttaa alenevasti valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessikustannusten ja virastoilta veloitettavan asiakaslaskutuksen kehitykseen. Parannetaan palveluiden laatua, riskienhallinta, kehittämistä ja tuotantoprosessien johtamista tiedolla
Tuotantoprosessien automatisointi Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitteet Palkeet strategia 2020: Prosessien automatisointi Ohjelmistorobotiikka (RPA = Robotic Process Automation) Muut automatisoinnin välineet Prosessien monitorointi ja analysointi Digitalisaation vaikutus työelämän muutokseen Työkulttuurin ja työtehtävien muutos, kyvykkyyksien muutos Oppimisen näkökulma RPAverkostojen ja sidosryhmäyhteistyön kautta Toiminta-arkkitehtuuri Prosessit, palvelut, sidosryhmät Tietoarkkitehtuuri Tiedon hallinta ja tietovirtojen optimointi Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tietojärjestelmäsalkku Teknologiaarkkitehtuuri Rajapinnat ja tietoliikenne
Palkeiden eteneminen Tuotantokäytön laajennukset vaiheittain Tiedon keruu ja esiselvitys Hallituksen kärkihanke, hankintavaihe, määrittely Käyttöönottoprojekti Osaamisen kasvatus Määrittely jatkuu Työn muutos Osaamisen vahvistaminen Ohjausmalli Automatisointi jatkuu. Työ muuttuu Manuaalityö vähenee Syksy 2015 Vuosi 2016 Vuosi 2017 Vuosi 2018
Ohjelmistorobotiikan käyttökohteita Palkeissa Tehtävät ja prosessit, jotka ovat määriteltyjä, toistettavia, sääntöpohjaisia ja tietokonepohjaisia suorittavat esim. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä tai tiedon tarkastusta käyttävät yhtä tai useampaa järjestelmää tehtävän suorittamiseen ja jossa syötteet ovat sähköisessä muodossa Esim. alla mainitut tehtävät. Hankinnasta maksuun Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus Toimittajarekisterin ylläpito Menotositteiden reititys Menotositteiden täsmäytys Lähetettyjen aineistojen täsmäytys pankin tiliotteeseen Tilauksesta perintään Substanssijärjestelmistä tulevien myyntitilausten sisäänluku, tarkastus ja laskujen muodostus Uusien asiakkaiden lisäys asiakasrekisteriin Asiakastietojen muutokset asiakasrekisteriin Vakiomuotoiseen päätökseen perustuvat manuaalilaskutus, myyntitilauksen muodostaminen ja tiliöinti Kirjauksesta tilinpäätökseen Seurantakohteiden ylläpito Aineiston sisäänluku kirjanpitoon sekä täsmäytys ja virheiden käsittely Budjetin sisäänluku Talousarvion tilijaottelu Jakamattomien määrärahojen täsmäytys Palkanlaskenta ja siihen liittyvä henkilöstöhallinto Palvelussuhteen tietojen vertailu Palkkiolaskujen käsittely Palkka-ajojen automatisointi Tilitysten täsmäytys Lomajaksot palkkaan ajon automatisointi Palkoista lomasuunnitteluun ajon automatisointi
Automatisointi muuttaa työtehtäviä TPA-virtuaalitiimin kehittäjät Kouluttavat digityöntekijöitä Palvelujen tuottaminen asiakkaalle Tietotyöntekijät + Digityöntekijät Työtehtävät ja roolit muuttuvat, kun digityöntekijät huolehtivat rutiinitehtävistä Perus-, täydennys- ja jatkokoulutus =Uusi kohde, ylläpito ja jatkokehitys
Työskentelyajan muutos 9 12 3 24 h Automatisointi 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 6 Menotositteiden tarkastus Menotositteiden reititys 8 h Toimittajarekisterin ylläpito Välitaulun käsittely 8-16 Lähiviikkoina robotit työskentelevät myös työpäivän aikana Manuaalityö
Mitä uutta muutos on tuonut Palkeisiin? Työskentelytavan ja ajattelumallin muutos Nopea osaamisen kehittäminen Yhteistyö prosessin, palvelutuotannon ja välineosaajan kesken Avoin viestintä ja vuorovaikutus Läpinäkyvyys liiketoimintaan Kokeilua ja epävarmuuden sietämistä: kaikkea ei voi suunnitella! Näitä taitoja tarvitaan: Talous- ja henkilöstöhallinnon laaja osaaminen Prosessin määrittely ja kuvaaminen Prosessien kehittäminen Innovointiosaaminen Ketterät työmenetelmät Systeemiajattelu Prosessien monitorointi ja analysointi Automatisoinnin välineiden osaaminen Tuotannon järjestelmien osaaminen Koulutusta RPA Academy koulutus: 44 henkilöä UiPath verkko-oppimisympäristö: 50 lisenssiä Winshuttle, Access ja Visual Basic -koulutusta tarpeen mukaan
Miten tuotantoprosessin automatisointi näkyy palvelutuotannossa asiakkaalle? 1. Automatisoinnin kohteiden kartoitus, luokittelu ja priorisointi prosessin ja palvelutuotannon näkökulmasta. 2. Kohteen pilkkominen automatisoinnille ja välinevalinta (RPA / Winshuttle / MS Access / sovelluskehitys) 5. Käyttöönoton laajennus tuotantoon muille asiakkaille. Prosessikuvausten ja työohjeiden päivitys sekä prosessin/tehtävänmittaus ja analysointi. Palvelutuotannon prosessit 3. Tehtävän määrittely välineelle palvelutuotannon näkökulmasta huomioiden prosessien kehittämisen (prosessikuvaukset, työohjeet) 4. Tehtävän testaus pilottiasiakkailla. Kokemusten kerääminen asiakkaalta, palvelu- sekä projektiryhmältä.
Opittua tähän mennessä Käyttöönotto edellyttää Prosessit ja työnkulku ovat hyvin dokumentoituja ja kuvattuja Prosessien tietosisällöt ovat standardoidut Projektiin tarvitaan työtehtävien, prosessien sekä työvälineiden osaajia Hallittua tuotantoon siirtoa ja ohjausta sekä työprosessien muutoksen tukea Teknologia Käyttöpalvelun toteuttamiselle varattava 3-4 kk aikaa ennen toteutusprojektin aloittamista RPA-teknologian kypsyys on riittävä prosessien automatisoinnille ja se on kehittyvää teknologiaa Muutos ei ole IT- vaan liiketoimintalähtöinen muutos: kysymys on prosessien kehittämisestä ja uudelleen määrittelystä. Hyötyjen aikaansaaminen edellyttää ennakoivia päätöksiä ja niiden toimeenpanoa organisaation resurssisuunnittelussa (HR & HRD mukana) Kyse on työn, johtamisen, työkulttuurin muutoksesta. Muutoksesta, joka tulee johtaa ja dialogiin osallistua koko henkilöstö.
Tuloksia 03/2017 Laatu +++ Laatuerot manuaalityössä näkyväksi Robotti tekee työt systemaattisesti ja samalla laadulla Työn muutos Valmistautuminen pitkällä Seurattava osa-alue vuonna 2017 Nopeus ++ Perusjärjestelmät vaikuttavat robotin työskentelynopeuteen Läpimenoajat lyhentyneet: hepa-pilotti: 4 min 30 s -> 1 min 15 s hama-pilotti: 31 s - > 11 s Volyymien myötä nähdään todelliset läpimenoajat Robotiikan investointi 900 000 Hinta/robotti keskimäärin 15 000 /v Kustannukset Business case suunniteltu, ensimmäinen tarkastelu tehdään Q4/2017 Liiketoimintavaikutus
Kiitos! Lisätietoja: eija.mikkonen@palkeet.fi