Monipaikkainen etätyö julkisella sektorilla yhteisöllisyyttä verkon yli Pasi Pyöriä & Tiina Saari Tampereen yliopisto Abstrakti Tutkimuksessamme keskitymme etätyöhön kahdessa suomalaisessa julkisen sektorin organisaatiossa. Tarkastelemme, millaisten teknisten sovellusten ja työn organisoinnin tapojen avulla etätyö mahdollistetaan ja miten etätyö vaikuttaa työyhteisöihin: pysyvätkö etätyöläiset tiiviinä osana yhteisöä vai koetaanko etätyö yhteisöä hajaannuttavaksi työmuodoksi? Aineistonamme on etätyötä tekevien työntekijöiden ja heidän esimiestensä teemahaastatteluja (N=20). Tarkastelemissamme organisaatioissa kokemukset etätyöstä ovat pääosin positiivisia. Etätyötä tukeva tekniikka toimii hyvin eikä virallisessa tiedonkulussa nähdä merkittäviä ongelmia. Etätyöntekijät eivät myöskään koe jäävänsä ulkopuolelle muusta työyhteisöstä. Yhteisöllisyys voi rakentua virtuaalisestikin, kunhan kasvokkaista vuorovaikutusta ja säännöllisiä palavereja ei unohdeta täysin. Etätyö onkin vain harvoin kokopäiväistä. Tyypillisimmin etätyö ja perinteinen toimistolla tehtävä työ vuorottelevat, mitä voidaan pitää suositeltavana käytäntönä. Työyhteisössä mukana pysyminen on kiinni sekä etätyöntekijän että työnjohdon aktiivisuudesta. Kokopäiväisessä etätyössä sosiaalisen eristäytymisen riski on todellinen, mutta selkeä työnjako sekä vastuista ja velvollisuuksista sopiminen auttavat välttämään mahdollisia ongelmia. Avainsanat: etätyö, hajautettu työ, julkinen sektori, tietotekniikka, työorganisaatio, työyhteisö Johdanto Alussa ku tuli taloon oli valmis matkustamaan aina sinne sun tänne. Myöhemmin meil on helpottanu paljon nää etäneuvotteluyhteydet. Aiemmin mul oli paljon enemmän Helsinkipäiviä. Nyt jos meil on täällä videoneukkari vapaa, niin pystyy hoitaan ne täältä. (Erikoistutkija 1, Valtion tutkimuslaitos.) Etätyö on julkisella sektorilla jo osa arkipäivää. Erilaiset etätyömahdollisuudet ja tietotekniikan avulla tehtävä yhteistyö ovat muuttaneet työn organisointia ja vähentäneet tarpeettomaksi koettua liikkumista ja työmatkoja, kuten edellä olevasta lainauksessa ilmenee. Tässä artikkelissa tarkastelemme etätyötä kahdessa julkisen sektorin organisaatiossa. Keskitymme yhteisöllisyyden ja yhteistyön ylläpitämisen mahdollisuuksiin tietotekniikan avulla. Yleisesti hyväksyttyä etätyön määritelmää ei ole. Siten arviot ilmiön yleisyydestä ja merkityksestä vaihtelevat tutkimuksesta toiseen (Ojala 2009; Pekkola 2010). Tavanomaisesti etätyöllä viitataan jossain muualla kuin varsinaisella työpaikalla työskentelyyn, ja usein siihen liitetään tietotekniikan käyttö (Kauppinen ym. 2013, 75). Useimmiten etätyön paikkana on koti. Varsinainen etätyö ei kuitenkaan ole sama asia kuin kotona tehtävä ylityö, vaan se korvaa 216
työpaikalla tehtyä työtä (Heinonen & Saarimaa 2009, 10). On myös tärkeää kiinnittää huomiota siihen, onko etätyöjärjestelystä sovittu työnantajan kanssa (Malo 2006, 37). Hyvin suunniteltu etätyöratkaisu antaa mahdollisuuden rauhoittua keskittymistä vaativiin tehtäviin tehokkaammin kuin tyypillinen toimistoympäristö. Tutkimusten mukaan etenkin avokonttorit ovat taustamelun ja toistuvien työnkeskeytysten takia ongelmallisia (Hongisto ym. 2012). Etenkään tietotyössä tehokas työn tekeminen ei välttämättä katso aikaa eikä paikkaa (Blom, Melin & Pyöriä 2001; Pyöriä 2006b; Saari & Pyöriä 2014). Koti on edelleen tyypillisin etätyön paikka, mutta työtä tehdään yhä enemmän myös erilaisissa julkisissa tiloissa, asiakkaiden luona, kulkuvälineissä ja jopa kesämökeillä (Kauppinen ym. 2013, 76 77; Melin & Mamia 2006; Nieminen 2010). Työn hajautuminen asettaa uusia vaatimuksia työn organisoinnille ja johtamiselle (Hyrkkänen ym. 2013; Koivisto & Vartiainen 2008; Vartiainen, Kokko & Hakonen 2004; Vartiainen ym. 2007). Liikkuvassa ja monipaikkaisessa työssä toimiva kommunikaatio työntekijöiden välillä ja riittävä yhteisöllisyys on turvattava. Etätyössä kommunikointi työyhteisön kanssa siirtyy kasvokkaisesta vuorovaikutuksesta erilaisten teknisten välineiden kautta kommunikointiin. Etätyön arkipäivää ovat pikaviestimet ja videoneuvottelut, mutta suomalaisen työelämän kontekstissa ei tämän muutoksen vaikutusta työpaikkojen yhteisöllisyyden kokemukseen ole juurikaan tutkittu (Sivunen 2009). Artikkelin rakenne on seuraava: ensin määrittelemme käsitteen etätyö ja esitämme aikaisempiin tutkimuksiin perustuvan arvion ilmiön yleisyydestä ja luonteesta sekä luomme katsauksen etätyön ja yhteisöllisyyden tutkimukseen. Tämän jälkeen kuvailemme aineistomme, määrittelemme tutkimusongelman ja -metodin ja esitämme keskeiset tulokset. Lopuksi seuraavat yhteenveto ja pohdinta tulosten merkityksestä. Etätyön yleisyys ja luonne Vuoden 2010 eurooppalaisessa työolotutkimuksessa, joka edustaa sekä palkansaajia että yrittäjiä, neljännes kaikista eurooppalaisista ja jopa 45 prosenttia suomalaisista nimettiin enomadeiksi, jotka tekevät osan työstään pääasiallisen työpaikkansa ulkopuolella tietotekniikkaa hyödyntäen (Eurofound 2012, 95; ks. myös Ojala & Pyöriä 2013). Myös muiden saatavilla olevien kansainvälisten tilastojen mukaan Suomi on Euroopan kärkeä erilaisten hajautettujen työjärjestelyiden yleisyydessä (Gareis, Lilischkis & Mentrup 2006; Sibis 2003). Suomalaisessa tutkimuksessa vakiintuneen tulkinnan mukaan varsinaisesta etätyöstä puhutaan silloin, kun palkansaaja on sopinut työnantajansa kanssa osittaisesta kotona työskentelystä ja hän käyttää kotona työskentelyynsä tietotekniikkaa. Näin määriteltynä Tilastokeskuksen työolotutkimuksen mukaan suomalaispalkansaajien etätyön teko on lisääntynyt vajaassa parissa vuosikymmenessä jopa seitsenkertaiseksi eli kahdesta 14 prosenttiin vuosien 1990 ja 2008 välillä. (Lehto & Sutela 2008, 140.) Palkkatyön tekeminen kotona koskee ennen kaikkea ylempiä toimihenkilöitä, kuten opettajia, tutkijoita, johtajia ja muita asiantuntijoita, koska heidän työnsä on usein helposti liikuteltavissa. Tyypillisimmin kotona tehdään kuitenkin ylitöitä iltaisin, viikonloppuisin tai lomalla, siinä missä varsinainen etätyö on harvinaisempaa. Työolotutkimuksen mukaan vuonna 2008 ylemmistä toimihenkilöistä 45 prosenttia oli tehnyt ylitöitä kotona mutta vain neljännes tavanomaista työaikaa korvaavaa etätyötä. Viimeisen parin vuosikymmenen aikana kotona työskentely on ollut yhtä yleistä naisilla ja miehillä. (Lehto & Sutela 2008; Nätti ym. 2010; Ojala 2011; Pyöriä 2012.) Työolotutkimuksen tarkempi erittely kertoo, että ylemmät toimihenkilöt yksityisellä sektorilla tekevät etätyötä hieman enemmän kuin ylemmät toimihenkilöt julkisella alalla. Kotona tehtävä 217
palkaton ylityö taas painottuu julkisen sektorin asiantuntijoille. Huomionarvoista on, että vuosien 1990 2008 välisenä aikana julkisen sektorin ylemmillä toimihenkilöillä varsinainen etätyö on vähentynyt ja kotiylityö lisääntynyt. Kun vuonna 1990 julkisen sektorin ylemmistä toimihenkilöistä 29 prosenttia teki palkatonta ylityötä kotona, vuonna 2008 vastaava luku oli 38 prosenttia (samaan aikaan palkallista etätyötä tekevien osuus on vähentynyt 36:sta 26 prosenttiin). Kaiken kaikkiaan kotona työskentely (mukaan lukien sekä etätyö että palkaton ylityö kotona) on julkisella alalla yksityistä sektoria yleisempää: 42 prosenttia julkisen alan työntekijöistä ja 32 prosenttia yksityisen alan työntekijöistä työskentelee varsinaisen työpaikkansa ohella kotonaan. (Ojala 2013; Pyöriä & Ojala 2013.) Työolotutkimuksen tulokset kertovat julkiseen alaan kohdistuvista säästöpaineista. Resurssien niukkeneminen mitä ilmeisimmin pakottaa julkisen sektorin asiantuntijat jatkamaan työpäiväänsä iltaisin, viikonloppuisin tai loma-aikoina usein ilman asianmukaista korvausta. Työ- ja elinkeinoministeriön työolobarometreissä on tiedusteltu kotona työskentelyä vuodesta 2011 alkaen. Työolobarometrin tuloksissa huomionarvoista on kotona tehtävän palkattoman ylityön suuri osuus erityisesti valtiolla. Niistä valtion työntekijöistä, jotka tekevät ainakin joskus päätyötään kotona, jopa 81 prosenttia ilmoitti, ettei saa tämänkaltaisesta työskentelystä erillistä korvausta. Kunnissa vastaava osuus oli 56 prosenttia, yksityisissä palveluissa 50 prosenttia ja teollisuudessa 65 prosenttia. (Aho & Mäkiaho 2012, 108.) Ongelma on ilmeinen. Julkisen sektorin säästöpaineista ja valtion tuottavuusohjelman kaltaisista toimenpiteistä huolimatta etätyö ei saisi olla veruke palkattoman ylityön teettämiseksi. Vaikka ylitöiden vieminen kotiin ja työnantajan kanssa sovittu etätyö on yleistynyt, on syytä huomauttaa, että valtaosa työstä tehdään edelleen työnantajan toimitiloissa ja normaalina toimistoaikana. Tilastokeskuksen ajankäyttötutkimuksen mukaan neljä viidestä palkansaajasta työskentelee tavallisena työpäivänä työpaikallaan ja vieläpä ajoittaa sen aamukahdeksasta neljään iltapäivällä. (Ojala 2012.) Työyhteisö ja yhteisöllisyys etätyössä Tyypillinen työyhteisö koostuu ihmisistä, jotka työskentelevät samassa organisaatiossa ja näkevät toisiaan lähes päivittäin tai joka päivä. Se, että työyhteisön jäsen siirtyy etätyöhön eikä enää ole jatkuvasti tavoitettavissa työpisteessään voi aiheuttaa negatiivisia reaktioita. Etätyöhön on liitetty epäilyksiä siitä, tekevätkö etätyöntekijät tehokkaasti töitä työaikanaan, koska he ovat katsekontrollin ulottumattomissa (Ressler & Thompson 2008). Esimerkiksi Pasi Lahtinen (2002, 37) toi esiin tutkimuksessaan, että eräässä julkishallinnon organisaatiossa etätyö oli rajattu koskemaan vain työviikon kolmea keskimmäistä päivää. Työyhteisössä pelättiin, että työpaikalta poissaolo maanantaisin tai perjantaisin herättäisi epäilyjä etätyöstä pelkkänä verukkeena pitkittää viikonloppua. Lahtisen mukaan epäilykset olivat kuitenkin hälvenneet, kun etätyöstä saadut positiiviset kokemukset ja etätyöntekijöiden tehokkuus oli tullut yleiseen tietoon. Se, että osa työntekijöistä ei ole tavoitettavissa yhteisistä työtiloista, vaikuttaa myös yhteistyöhön ja yhteydenpitoon. Anu Sivusen mukaan suhtautuminen teknologiavälitteiseen viestintään hajautetuissa työyksiköissä on tottumiskysymys. Niissä yhteisöissä, joissa yhteistyötä tehdään harvemmin teknologian välityksellä, suhtautuminen voi olla kielteisempää. Sivunen tutki työyhteisöön identifioitumista hajautetuissa työyhteisöissä, ja hänen tuloksiensa mukaan hajautetuissa tiimeissä viestinnän merkitys ja viestintävälineen valinta korostuu, mutta työyhteisöön kuuluminen koetaan edelleen tärkeäksi (Sivunen 2009). Etätyöhön on liitetty myös huoli työntekijän eristäytymisestä ja yksin jäämisestä (Heinonen & Saarimaa 2009; Kivimäki 1999). Tämän tutkimuksen lähtökohtana onkin pohtia, voidaanko myös tilallisesti hajautuneessa työssä ja työyhteisössä kokea yhteisöllisyyttä tietotekniikan kautta viestien vai onko etätyö ennemmin uhka yhteisöllisyydelle. 218
Tutkimusasetelma Tutkimuksemme on osa Suomen Akatemian rahoittamaa SPACE Spatial dispersion of paid work työn tilallinen hajautuminen -tutkimusprojektia (2010 2013), jossa on kartoitettu erilaisten hajautettujen työjärjestelyiden yleisyyttä ja seurauksia palkansaajille. Projektissa on kerätty teemahaastatteluaineisto kahdessa asiantuntijaorganisaatiossa sekä hyödynnetty edustavia tilastoja. Tässä tutkimuksessa keskitymme teemahaastatteluihin. Aineistonamme on yhteensä 20 vuonna 2012 toteutettua haastattelua kahdessa valtionhallinnon organisaatiossa. Organisaatiot valittiin julkiselta sektorilta, koska aikaisemmissa tapaustutkimuksissa on enimmäkseen keskitytty yritysorganisaatioihin (ks. esim. Hyrkkänen & Vartiainen 2005; Hyrkkänen ym. 2013; Vartiainen ym. 2005). Julkinen sektori on mielenkiintoinen tapaustutkimuksen kohde, koska julkisella alalla, etenkin valtiolla, on paljon tietointensiivisiä työtehtäviä, jotka eivät ainakaan periaatteessa ole sidottuja tiettyyn aikaan tai paikkaan. Tutkimuksemme kohteena on valtion palveluorganisaatio (14 haastattelua) sekä valtion tutkimus- ja asiantuntijalaitos (6 haastattelua). Kummastakaan organisaatiosta ei ole saatavissa tarkkaa tietoa etätyöntekijöiden määrästä, mutta molemmissa tapauksissa etätyön edistämiseksi on tehty määrätietoista työtä. Valtion palveluorganisaatiossa etätyötä on kehitetty jo 1990-luvun alkupuolelta lähtien. Tutkimusajankohtajana organisaatiossa otettiin käyttöön päivitetty etätyöohjeistus, joka laajentaa perinteisen kotona tehtävän etätyön mahdollisuudeksi työskennellä toisessa toimipisteessä. Lisäksi organisaatiossa aloitettiin kokeilu, jossa työntekijällä ei ole kiinteää työpistettä. Kirjallinen ohjeistus ja sopimus mahdollistavat 1 2 etätyöpäivän pitämisen viikossa. Satunnaisen etätyöpäivän pitämiseen riittää suullinen esimiehen lupa. Organisaatiossa on jonkin verran kokopäiväistä etätyötä tekeviä, mutta tämänkaltainen käytäntö on poikkeus. Myös tutkimuslaitoksessa etätyötä tuetaan ja edistetään aktiivisesti tavoitteena parantaa työn joustavuutta ja tuloksellisuutta, vähentää turhia työmatkoja sekä tukea organisaation kiinnostavuutta työpaikkana. Säännöllisestä etätyöstä on laadittava kirjallinen sopimus. Satunnainen etätyö ei edellytä erillistä etätyösopimusta, mutta organisaation yleisiä ohjeita on kuitenkin soveltuvin osin noudatettava. Pääsääntöisesti etätyö on osa-aikaista. Aineistonkeruun menetelmänä käytimme puolistrukturoitua teemahaastattelua (Hirsjärvi & Hurme 2006), joka menetelmänä sallii samanaikaisesti sekä systemaattisuuden että joustavuuden. Haastatteluiden teemana oli monipaikkaisen etätyön vaikutus työyhteisöön, työntekijöihin sekä työntekijöiden vapaa-aikaan ja perhe-elämään. Kysymysrunkoa sovellettiin joustavasti haastateltavan asemasta riippuen siten, että eri teemoja painotettiin keskustelun spontaanin etenemisen mukaan. Analyysimenetelmänä käytämme kysymysten ohjaamaa sisällönanalyysiä (problem-driven content analysis). Analyysin lähtökohtana ovat tutkimuskysymykset ja aineiston teemoittelu niiden pohjalta. (Krippendorf 2004.) Aineiston lukutapamme ja analyysimme pohjautuu aikaisempaan tutkimukseen etätyöhön yhdistetyistä potentiaalisista hyödyistä ja haitoista (ks. esim. Heinonen & Saarimaa 2009; Pyöriä 2011; Tremblay & Thomsin 2012). Analyysissämme emme kuitenkaan varsinaisesti testaa mitään teoriaa, kuten teoriasidonnaisessa sisällönanalyysissä (Tuomi & Sarajärvi 2009) tehdään. Tarkastelemme haastateltujen kokemuksia omasta ja työyhteisön muiden jäsenten etätyöstä keskittyen kahteen teemaan: työpaikan yhteisöllisyyteen ja tietotekniikan käyttöön etätyön tukena. Yhteisön osana pysyminen työntekijän ja yhteisön vastuuna Millainen etätyöntekijöiden suhde työyhteisöönsä on ja miten etätyötä tekevä pysyy osana työyhteisöään? Haastateltavat liittivät kysymyksen työyhteisön osana pysymisestä ennen 219
kaikkea tiedonkulkuun. Jos pysyi mukana oman tiimin tai laajemman organisaation sekä epävirallisesta että virallisesta tiedotuksesta ja uutisista, haastateltavat kokivat olevansa osa työyhteisöään. Pelkkä virallisten sähköpostitiedotteiden ja kokousmuistioiden lukeminen ei kuitenkaan riitä ylläpitämään yhteisöllisyyden tunnetta. Lisäksi tarvitaan epävirallisempaa tietoa, joka työpaikoilla välittyy käytävä- ja kahvipöytäkeskusteluissa. Työpaikan arjessa koettiin pysyvän melko hyvin kiinni, jos etätyössä ollaan vain osa viikosta: Tämmönen että ku kaks kertaa [viikossa] käy [toimistolla] niin on hyvin kuitenkin kiinteissä väleissä tämän porukan kanssa, mut sitte ei tarvitse joka päivä tulla. Sillon ku ei tullu viikoittain käytyä täällä, ni sillon huomas, et monesta asiasta oli vähän ulkona. [ ] Et sitte [mut] unohdettiin [tiedonkulussa] et ai niin mä en muistanu ku sä oot siellä. Hehhee! Ni kyl se silleen itsestä tuntu joskus pahalta. (Erikoisasiantuntija 3, Valtion palveluorganisaatio.) Myös esimiehet ovat tietoisia informaalin tiedonkulun merkityksestä ja toivovat että työntekijät jakaisivat keskenään työpaikan epäviralliset kuulumiset ja välittäisivät tätä tietoa etätyöntekijöillekin. Tiedonkulussa ja sen kautta yhteisöllisyyden ylläpitämisessä on kysymys muustakin kuin teknisistä sovelluksista ja sovituista käytännöistä. Toimiva tiedonkulku perustuu myös henkilökohtaisiin suhteisiin ja epävirallisiin keskusteluihin. Lisäksi se vaatii etätyössä olevilta työntekijöiltä tietynlaista toimintaa: Se on aika paljon itsestäkin kiinni, kuinka ylläpidät sosiaalista kanssakäymistä, vaikka teet [töitä] kotona. Ja muutenkin, et kuinka hyvin pysyt ajan tasalla asioista, kuinka aktiivinen olet. (Erikoisasiantuntija, Valtion palveluorganisaatio.) Etätyöntekijän on itse pidettävä aktiivisesti yhteyttä työyhteisöönsä pysyäkseen mukana yhteisön arjessa. Tämän voisi ajatella koskevan myös läsnäoloon perustuvaa työtä, eikä pelkästään etätyötä. Työssä ja työyhteisön toiminnassa on kysymys vuorovaikutuksesta yhdensuuntaisen tiedottamisen sijaan. Vaikka etätyöhön liitetään usein huoli työntekijän eristäytymisestä ja yksin jäämisestä (Heinonen & Saarimaa 2009; Kivimäki 1999), haastattelemillamme etätyöntekijöillä oli pääasiassa positiivisia kokemuksia yksin työskentelemisestä. Etätyön tekemisen kuvattiin kuitenkin vaativan työntekijältä keskimääräistä itsenäisempää työotetta. Etätyöntekijän tulee olla persoonaltaan sellainen, että hän ei tarvitse koko aikaa ihmisiä ympärilleen ja jolla on elämässään muitakin sosiaalisia kontakteja kuin työyhteisö. Toisaalta kaikki työntekijät eivät edes halua etätyöhön. Palveluorganisaatiossa osa työntekijöistä ihmetteli, miksi kukaan ylipäätään haluaisi työskennellä yksin. Organisaation etätyöohjeistuksessa myös korostettiin, ettei kaikkea työtä voi tehdä etänä, koska joissakin tehtävissä vuorovaikutus ja tiimimäinen vuorovaikutus korostuvat. Vaikka etätyötä tekevät eivät kokeneet yksin työskentelyä ongelmaksi, haastatellut tunnistavat eristäytymisen riskin. Juuri siksi aktiivinen yhteydenpito omaan työtiimiin nousee tärkeäksi ja myös läsnätyöpäivien sosiaalinen merkitys kasvaa. Etätyötä tekevä asiantuntija kertoo kokeneensa työnsä yksinäisyyden rasitteeksi, kunnes huomasi kuitenkin saavansa tukea työhönsä aina kun sitä tarvitsi: Mä huomasin, että ei se ihminen oo yksin, joka on erillään muista vaan se, joka ei saa tukea muilta. Mulla on koko ajan puhelin pöydällä ja mä pystyn soittamaan aina ihmisille, kun mä oon pulassa. Sen tietyn alan asiantuntijoille, ne auttaa mut eteenpäin. Niin sen jälkeen ei oo se yksinäisyys ikinä haitannut, kun on saanut suhteuttaa sen siihen, että mä en oo itse asiassa ollenkaan yksin. Ja nyt kun videohommat on tullut, niin se tuntuu vielä enempi, että oot niin ku paikalla. (Erikoisasiantuntija 2, Valtion palveluorganisaatio.) Fyysistä etäisyyttä tärkeämmäksi tekijäksi etätyössä nouseekin mahdollisuus tehdä yhteistyötä ja saada tukea työyhteisöltä välimatkasta huolimatta. Etätyön yksinäisyyttä ei tutkimissamme 220
organisaatioissa koettu ongelmaksi. Etätyöhön hakeutuivat työntekijät, jotka eivät näe työyhteisöstä irrallisuutta ongelmana yksin työskentelyä pidetään tottumiskysymyksenä. Virtuaalinen vuorovaikutus ja henkilökohtaisten kontaktien tarve Valtion palveluorganisaatiossa haastattelemamme etätyöntekijät hyödyntävät viestinnässään puhelimen ja sähköpostin lisäksi Microsoftin Lync-pikaviestinsovellusta. Sovellus on samankaltainen kuin tunnetumpi Windows Live Messenger, mutta se on lisäominaisuuksiltaan räätälöity ammattikäyttöön. Tutkimuskohteessamme Lync-ohjelman toiminnallisuutta pidettiin hyvänä. Sen perusominaisuuksiin kuuluvat internet-puhelut (VoIP), chat-toiminto ja videoneuvottelu. Lisäksi sovellus mahdollistaa työpöydän jakamisen eli samojen sovellusten ja tiedostojen välittämisen ja työstämisen eri käyttäjien välillä. Haastatteluissa Lyncin katsottiin riittävän hyvin useimpien rutiininomaisten työtehtävien hoitamiseen. Kuvayhteyttä hyödynnettiin harvemmin. Sitä pidettiin turhana ja jopa työntekoa häiritsevänä. Silloin kun yksinkertaisiin ongelmiin tarvitaan nopeasti vastaus tai on tarve jakaa tiedostoja, sovelluksen perusominaisuudet riittävät: Lync ei toimi samoin kuin sähköposti. Sehän ei tallenna mitään keskusteluja.. Ja sähköpostissa voi vähän laajemminkin selittää ja sitten odottaa vastauksia. Ei se Lync ihan kaikkeen sovi. Et se on semmost nopeempaa et haluu vastauksia tai apua kysymyksiin tai lähetellä jotain tiedostoja sillain että ei tarvi tallentaa. (Suunnittelija, Valtion palveluorganisaatio.) Virtuaalinen kommunikaatio ei kuitenkaan täysin korvaa kasvokkaista vuorovaikutusta. Liikkuvaa työtä useassa eri toimipaikassa tekevän palvelupäällikön sanoin henkilökohtaisia keskusteluja esimiesten ja alaisten välillä ei käydä puhelimitse eikä tietoverkon yli. Haastattelija: Korvaako tekniikka jo kasvokkaiset tapaamiset ja palaverit? Haastateltava: Ei, ei ei! Ei missään tapauksessa, ne on vaan työvälineitä päivittäiseen työhön. Mutta sitten kaikki nää, esimerkiks alaiskeskustelut ja muut, ne käydään kasvokkain. Palautekeskustelukin esimerkiks, olkoon se sitten mitä tahansa palautetta, se käydään kasvokkain. (Palvelupäällikkö, Valtion palveluorganisaatio.) Myös valtion tutkimuslaitoksessa kokemukset videoneuvotteluista olivat samansuuntaisia kuin palveluorganisaatiossa. Vaikka on tilanteita, joihin virtuaalinen vuorovaikutus ei sovi, puhelinkokoukset ja videoneuvottelut voivat vähentää turhaa matkustamista (Ruohomäki 2013). Tutkimuslaitoksen johtaja kertoi fyysisen liikkumisen, kuten kokousmatkojen, vähentyneen työssä huomattavasti videoyhteyksien käytön yleistymisen myötä. Työntekijät käyttävät videopuheluita (Skype) kahdenkeskisessä viestinnässä, minkä lisäksi organisaatiolla on videoneuvottelutila. Samoin kuin palveluorganisaatiossa myös asiantuntijalaitoksessa videoneuvotteluiden katsottiin helpottaneen työtä, joskaan ne eivät korvaa fyysisiä tapaamisia: Sähköpostit ja videokonferenssit ei oo sama asia ku että nähdään kahvipöydässä joka päivä tai käytävillä. On paljon helpompi keskustella asioista ku paljon enemmän on sitä vuorovaikutusta mitä tarvittais tutkimuksessa ideoiden heittämistä. (Erikoistutkija 3, Valtion tutkimuslaitos.) Videoneuvottelut sopivat haastateltujen mielestä virallisten, palaveriluontoisten asioiden hoitamiseen, mutta epävirallisen kanssakäymisen tarpeisiin se ei vastaa. Tutkimuksissa on kuitenkin havaittu että perinteisissäkin työympäristöissä esimerkiksi pikaviestejä käytetään myös kuulumisten vaihtoon ja vitsailuun. Tämä olisi mahdollista myös tilallisesti hajautuneessa 221
työssä, mutta negatiivinen suhtautuminen teknologiavälitteiseen viestintään voi olla esteenä. (Sivunen 2009). Tutkimissamme organisaatioissa virtuaalisten sovellusten hyödyntäminen ei ole vielä kovin pitkällä, ja myös perusasioihin, kuten videoneuvotteluihin, osa työntekijöistä on vasta totuttelemassa. Tässä suhteessa ainakin nämä julkisen sektorin organisaatiot ovat hieman jäljessä yritysmaailmasta, jossa myös epävirallisen virtuaalisen kohtaamisen mahdollisuuksiin on panostettu (Dialogi-raportti 2013). Tekniikka yhteisöä koossa pitävänä voimana Työyhteisön toiminnassa tärkeänä pidetään kommunikaation jatkuvuutta ja säännöllisyyttä maantieteellisestä etäisyydestä huolimatta. Kasvokkainen kommunikaatio ei ole välttämättömyys, kunhan kollegat ovat tarvittaessa tavoitettavissa. Kummassakin tutkimuskohteessamme etätyössä käytettävät tekniset sovellukset koettiin pääasiassa toimiviksi ja riittäviksi. Videoneuvottelut ovat jo arkipäivää suurimmalle osalle työntekijöistä, vaikka tekniikka ei aina toimi täysin toivotulla tavalla. Esimerkiksi haja-asutusalueilla verkon nopeus ei välttämättä riitä tai etäkäytössä oleva laitteisto on kankeaa käyttää, kuten tutkimuslaitoksen työntekijät kritisoivat: Ja sitten etätöissä on kyllä se ikävyys, että noi meidän ohjelmat on vähän kankeempia käyttää etäältä [ ] Et oikeestan sun ei kannata suunnitella etätöissä sitä päivääs niin että sulla ois paljon sellaista pientä sillisalaattia vaan mieluummin niin että sulla on joku isompi juttu, teksti tehtävänä ja sit sä käyt vaan sähköpostis lukemassa muutaman kerran päivässä. (Erikoistutkija 2, Valtion tutkimuslaitos.) Valtion palveluorganisaatiossa etätyöhön käytettävä tekniikka oli haastateltujen mielestä pääasiassa toimivaa. Tutkimusorganisaatiossa etäyhteydet eivät kuitenkaan vastanneet kaikilta osin työntekijöiden tarpeita, eikä tekniikka tuntunut olevan ajan tasalla. Jos tekniikka ei riitä, etäpäivien työtä voi joutua suunnittelemaan tarkasti välineiden ehdoilla työn sisällön ja oman työskentelytavan sijaan. Monipaikkaisessa ja liikkuvassa etätyössä, kuten kotietätyössäkin, videoneuvottelut mahdollistavat yhteydenpidon toimistoon ja yhteistyön myös muiden toimijoiden kanssa. Videoneuvotteluiden koetaan sopivan lähes kaikkeen arkiseen yhteydenpitoon sekä toimistolta etätyöntekijöiden suuntaan että toisinpäin. Ihmisten tavoitettavuus on sama kuin toimistolla. Tekniikka koetaan kuitenkin ennen kaikkea välineeksi ylläpitää jo olemassa olevaa, kasvokkain rakennettua yhteisöllisyyttä, yhteistyötä ja esimies-alaissuhdetta. Haastateltu johtaja liitti tämän luottamukseen, jota yhteistyössä tarvitaan, mutta jota ei voi rakentaa tekniikan kautta: Kaikki johtaminen ja asia mitä tehdään, tehdään me sitten läsnätyössä tai muussa vastaavassa, perustuu luottamukseen. Ja sun pitää rakentaa se luottamus ensiks, ja sitä luottamusta ei rakennetta kaukaa. (Kehittämispäällikkö, Valtion palveluorganisaatio.) Etäjohtaminen ei siis vielä haastatellun johtajan mukaan voi korvata läsnäoloa. Päivittäisten rutiinien hoidossa ja yhteistyössä teknologia on kuitenkin korvamatonta. Etenkin silloin kun verkon toisella puolella oleva henkilö tunnetaan jo, yhteydenpito tekniikan avulla koetaan vastaavan fyysistä kohtaamista. Yhteistyön rakentaminen verkkoviestinnän kautta taas koetaan huomattavasti vaikeammaksi: Oon käynyt kehityskeskustelun videoneuvotteluna, tai itse asiassa oon käynyt puhelimenkin kautta. Ei siinä oikeestaan kauheesti eroa oo. [ ] [Mutta] jos ei tunne ihmistä entuudestaan, niin se jotenkin tuntuu inhimillisemmältä se, että näkee kasvotusten. Videoneuvotteluissakin vaikeinta on se, jos siellä on semmoisia ihmisiä, joita ei tunne 222
entuudestaan. Niin ne ihmiset ei jää mieleen, puhumattakaan, että niiden nimet jäis mieleen. Mä oon monesti ollu sellaisessa tilanteessa, että mä oon videoneuvottelussa jonkun ihmisen kanssa ja mä kysyn, että kuka sä oot? Ja käy ilmi, että ollaanhan me istuttu videoneuvottelussa vaikka miten monta kertaa. (Erikoisasiantuntija 2, Valtion palveluorganisaatio.) Edellä siteerattu asiantuntija työskentelee kokoaikaisessa etätyössä satojen kilometrien päässä tiimistään, jota hän tapaa muutaman kerran vuodessa. Hän osallistuu kaikkeen tiimin toimintaan verkko- ja videoyhteyksien välityksellä. Hänelle on siten luonnollista käydä jopa kehityskeskustelut verkon välityksellä, mikä usean muun haastatellun mielestä ei olisi onnistunut ratkaisu. Toisaalta verkkoyhteys ei hänenkään mielestään sovi yhteistyösuhteen rakentamiseen, koska kollegoihin tutustuminen on verkon välityksellä vaikeaa. Videoneuvotteluiden ei koeta sopivan kehityskeskusteluiden lisäksi muihinkaan neuvottelua vaativiin tai ristiriitaisiin tilanteisiin, joissa vaaditaan hienovaraista vuorovaikutusta: Sillon kun meillä on tällaisia ehkä vaikeita asioita, joissa on myös vähän tunneperäisiä ja muuten tällaisia tekijöitä mukana, niin sillon on syytä aina kokoontua. Esimerkiksi kehityskeskustelut, mä en koskaan kävis jonkun välineen välityksellä. Mut sit kun me puhutaan jostakin projekti- tai jostakin tilanneasioista, niin se on ihan sama missä ollaan, tuleeko se Lyncin välityksellä vai ei. (Kehittämispäällikkö, Valtion palveluorganisaatio.) Aineistossa raja niiden asioiden välillä, joita voi käsitellä videoiden ja puhelimen kautta ja niiden, jotka vaativat kasvokkaista vuorovaikutusta, oli haastateltaville vaikea määritellä. Vastausta haettiin edellä lainatun päällikön tapaan ilmeiden tärkeydestä ja siitä, että kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa voidaan käsitellä tunneperäisiä asioita. Kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa nähtiin etuna myös se, että käsiteltyä tulee muitakin kuin vain asialistalla olevia asioita. Kahvikupin ääressä jutusteltaessa tulee esiin enemmänkin kuin vain välttämättömät asiat. Esimerkiksi tutkimushankkeisiin liittyvän ideoinnin katsottiin kaipaavan informaalimpaa tilannetta kuin mitä videon välityksellä käytävä keskustelu on. Informaalin vuorovaikutuksen vähentymisen lisäksi tietotekniikan käyttöön voi sisältyä myös arkipäiväisiä ongelmia. Valtion tutkimuslaitoksessa suurin ongelma oli videoneuvotteluhuoneiden ylikäyttö. Vapaita neuvotteluaikoja oli vaikea saada. Organisaatiossa ei vielä ollut käytössä henkilökohtaisia videoneuvotteluyhteyksiä, jotka toisessa tutkitussa organisaatiossa oli koettu erittäin toimivaksi ratkaisuksi. Organisaatiot asettuvat siis eriarvoiseen asemaan: molemmat edustavat julkista sektoria, mutta edellytykset toimivaan etätyöhön ovat erilaiset. Johtopäätökset ja pohdinta Viimeisen parin vuosikymmenen aikana etätyö on kehittynyt marginaalisesta ilmiöstä varteenotettavaksi vaihtoehdoksi perinteisemmille työjärjestelyille. Edustavien tilastojen mukaan noin joka kuudes suomalaispalkansaaja tekee nykyisin etätyötä satunnaisesti. Pääasiassa etätyötä tehdään kotona, mutta kaiken kaikkiaan liikkuva ja monipaikkainen työ on yhä yleisempää. (Aho & Mäkiaho 2012; Henkilöliikennetutkimus 2010 2011; Kauppinen ym. 2013; Lehto & Sutela 2008; Nätti ym. 2010; Pyöriä 2012.) Tilastot eivät kuitenkaan tavoita etätyön moninaisuutta. Kokemukset ja mielipiteet etätyöstä vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Tutkimuksessamme keskityimme etätyöhön kahdessa julkisen sektorin asiantuntijaorganisaatiossa. Tuloksemme eivät tue käsitystä julkisesta sektorista jäykkänä ja byrokraattisena työnantajana. Verkon yli kohtaaminen on osa tietotyön arkea myös julkisella sektorilla. Tarkastelemissamme organisaatioissa kokemukset etätyöstä olivat pääosin positiivisia. Etätyötä tukeva tekniikka toimii verrattain hyvin eikä virallisessa tiedonkulussa nähty merkittäviä ongelmia. 223
Jaetut työpöydät (sovellukset ja tiedostot), videoneuvottelut ja tietoverkon välityksellä tapahtuva pikaviestintä ovat esimerkkejä tutkimuskohteissamme hyviksi havaituista tietoteknisistä sovelluksista. Tärkeää on, että etätyössä hyödynnettävä tietotekniikka on ajan tasalla, se toimii ja sitä myös osataan käyttää. Parhaiten virtuaalinen vuorovaikutus sopii jo olemassa olevien yhteistyösuhteiden ylläpitoon. Verkon yli ei haluta luoda uusia perehdytys-, yhteistyö- tai esimies-alaissuhteita eikä käydä erityistä hienovaraisuutta vaativia neuvotteluja tai arkaluonteisia keskusteluja. Tutkimissamme organisaatioissa tekniikan katsottiin toimivan erityisen hyvin rutiininomaisen ongelmanratkaisun apuna silloin kun järjestelmästä näkee reaaliajassa, kuka on tavoitettavissa ja missä työkaverit liikkuvat. Tällöin avun pyytäminen kollegalta tai virtuaalikokousten koolle kutsuminen on nopeaa ja tehokasta. Haastattelemamme etätyöntekijät eivät kokeneet jäävänsä ulkopuolelle muusta työyhteisöstä. Yhteisöllisyys voi rakentua virtuaalisestikin (Pekkola 2002), kunhan kasvokkaista vuorovaikutusta ja säännöllisiä palavereja ei unohdeta (Pyöriä 2006a). Etätyö onkin vain harvoin kokoaikaista. Tyypillisimmin etätyö ja perinteinen toimistolla tehtävä työ vuorottelevat, mitä voidaan pitää suositeltavana käytäntönä, kunhan etätyölle varataan kokonainen päivä kerrallaan. Työyhteisössä mukana pysyminen on kiinni sekä etätyöntekijän että työnjohdon aktiivisuudesta. Kokoaikaisessa etätyössä sosiaalisen eristäytymisen riski on todellinen, mutta selkeä työnjako sekä vastuista ja velvollisuuksista sopiminen auttavat välttämään mahdollisia ongelmia. * * * Tutkimuksemme on osa Suomen Akatemian rahoittamaa SPACE Spatial dispersion of paid work Työn tilallinen hajautuminen -projektia (2010 2013), jonka johtajana toimi professori Jouko Nätti Tampereen yliopiston yhteiskunta- ja kulttuuritieteiden yksiköstä. Kirjallisuus Aho, S. & Mäkiaho, A. (2012) Työolobarometri lokakuu 2011. Työ- ja yrittäjyys 29/2012. Helsinki: Työ- ja elinkeinoministeriö. Blom, R., Melin, H. & Pyöriä, P. (2001) Tietotyö ja työelämän muutos. Palkkatyön arki tietoyhteiskunnassa. Helsinki: Gaudeamus. Dialogi-raportti Ulos Häkeistä! (2013) Helsinki: Viestintätoimisto Ellun kanat Oy. [online]. <URL: http://www.uusityöontäällä.fi/binary/file/-/id/3/fid/90/. Luettu 3.10.2013. Eurofound (2012) Fifth European Working Conditions Survey. Luxembourg: Publications Office of the European Union. Gareis, K., Lilischkis, S. & Mentrup, A. (2006) Mapping the Mobile eworkforce in Europe. Teoksessa J. H. Erik Andriessen & M. Vartiainen (toim.) Mobile Virtual Work. A New Paradigm? Berlin: Springer, 45 70. Heinonen, S. & Saarimaa, R. (2009) Työelämän laadulla parempaa jaksamista Kuinka etätyö voi auttaa? Työ ja yrittäjyys 25/2009. Helsinki: Työ- ja elinkeinoministeriö. Henkilöliikennetutkimus 2010 2011 (2012) Helsinki: Liikennevirasto. Hirsjärvi, S. & Hurme, H. (2006) Tutkimushaastattelu. Teemahaastattelun teoria ja käytäntö. 4. painos. Helsinki: Yliopistopaino. Hongisto, V., Haapakangas, A., Koskela, H., Keränen, J., Maula, H., Helenius, R., Nenonen, S., Hyrkkänen, U., Rasila, H., Sandberg, E. & Hyönä, J. (2012) Käyttäjälähtöiset toimistotilat, tilaratkaisut. sisäympäristö ja tuottavuus. TOTI-hankkeen loppuraportti. Helsinki: Työterveyslaitos. Hyrkkänen, U. & Vartiainen, M. (2005) Mobiili työ ja hyvinvointi. Työpoliittinen tutkimus 293. Helsinki: Työministeriö. 224
Hyrkkänen, U., Koroma, J., Muukkonen, H., Lehti, M. & Vartiainen, M. (2013) Hyvinvointi ja kuormittuminen mobiilissa työssä. Menetelmiä työpaikkaselvitykseen. Raportteja 153. Turku: Turun ammattikorkeakoulu. Kauppinen, T., Mattila-Holappa, P., Perkiö-Mäkelä, M., Saalo, A., Toikkanen, J., Tuomivaara, S., Uuksulainen, S., Viluksela, M. & Virtanen, S. (toim.) (2013) Työ ja terveys Suomessa 2012. Seurantatietoa työoloista ja työhyvinvoinnista. Helsinki: Työterveyslaitos. Kivimäki, R. (1999) Työ on mielentila. Miten arki muuttuu, kun työ ei riipu ajasta ja paikasta? Teoksessa P. Eriksson & M. Vehviläinen (toim.) Tietoyhteiskunta seisakkeella. Teknologia, strategia ja paikalliset tulkinnat. Jyväskylä: SoPhi, 150 168. Koivisto, S. & Vartiainen, M. (2008) Mitä rooleja tarvitaan hajautetun työn johtamisessa? Laadullinen tutkimus virtuaalitiimien vetäjien rooleista. Psykologia 43 (1): 27 43. Krippendorf, K. (2004) Content Analysis. An Introduction to its Methodology. Thousand Oaks, CA: Sage. Lahtinen, P. (2002) Hajautettu työ ja työelämän joustavuus. Tampere: Tampereen yliopiston täydennyskoulutuskeskus. Lehto, A-M. & Sutela, H. (2008) Työolojen kolme vuosikymmentä. Työolotutkimusten tuloksia 1977 2008. Helsinki: Tilastokeskus. Malo, A. (2006) Etätyö työnantajien näkökulmasta. Teoksessa T. Mamia & H. Melin (toim.) Kenen ehdoilla työ joustaa? Työpoliittinen tutkimus 314. Helsinki: Työministeriö, 37 66. Melin, H. & Mamia, T. (2006) Suomalaiset työpaikat tutkimustoimipaikkojen peruskuvaus. Teoksessa T. Mamia & H. Melin (toim.) Kenen ehdoilla työ joustaa? Työpoliittinen tutkimus 314. Helsinki: Työministeriö, 13 36. Nieminen, M. (2010) Kesämökkibarometri 2009. Alueiden kehittäminen 12/2010. Helsinki: Työja elinkeinoministeriö. Nätti, J., Pyöriä, P., Ojala, S. & Anttila, T. (2010) Kotona työskentely ja työssä liikkuminen suomalaisilla palkansaajilla. Alue ja Ympäristö 39 (2), 53 60. Ojala, S. (2009) Työ hajautuu missä käsitteiden rajat? Työelämän tutkimus 7 (2), 92 104. Ojala, S. (2011) Supplemental work at home among Finnish wage earners: Involuntary overtime or taking the advantage of flexibility? Nordic Journal of Working Life Studies 1 (2), 77 97. Ojala, S. (2012) Yöllä kello kolmetoista. Hyvinvointikatsaus 23 (3), 55 61. Ojala, S. (2013) Kotona työskentely ilmentää luottamusta työssä. Uusi Insinööri 2/2013, 28 29. Ojala, S. & Pyöriä, P. (2013) Kotona työskentelyn yleisyys ja seuraukset: Suomi eurooppalaisessa vertailussa. Työpoliittinen Aikakauskirja 56 (1), 53 64. Pekkola, J. (2002) Etätyö Suomessa. Fyysiset, virtuaaliset, sosiaaliset ja henkiset työtilat etätyöympäristöinä. Helsinki: Svenska handelshögskolan. Pekkola, J. (2010) Etätyömäinen työn organisointi osaamispääoman tekijänä suomalaisissa tietoyrityksissä 2000-luvun alussa. Työelämän tutkimuspäivät 2009. Työn ja elämän laatu. Työelämän tutkimuspäivien konferenssijulkaisuja 1/2010. Tampereen yliopisto, Yhteiskuntaja kulttuuritieteiden yksikkö, Työelämän tutkimuskeskus. [online]. <URL: http://tampub.uta.fi/bitstream/handle/10024/65666/978-951-44-8061-4.pdf?sequence=1. Luettu 16.8.2013. Pyöriä, P. (2006a) Hajautetun työn visio ja työelämän arki. Teoksessa T. Inkinen & J. Jauhiainen (toim.) Tietoyhteiskunnan maantiede. Helsinki: Gaudeamus, 227 250. Pyöriä, P. (2006b) Understanding Work in the Age of Information. Finland in Focus. Acta Universitatis Tamperensis 1143. Tampere: Tampere University Press. Pyöriä, P. (2011) Managing telework: Risks, fears and rules. Management Research Review 34 (4), 386 399. Pyöriä, P. (2012) Distributed and mobile work in Finland: An empirical assessment. Teoksessa M. Mokryš & A. Lieskovský (toim.) Proceedings in Advanced Research in Scientific Fields. The 1st Virtual International Conference. December 3rd 7th, 2012. Žilina: EDIS Publishing Institution of the University of Zilina, 1011 1116. Pyöriä, P. & Ojala, S. (2013) Palkaton ylityö kotona on yleistynyt huolestuttavasti. Vieraskynäpalsta.Helsingin Sanomat 20.9.2013. Ressler, C. & Thompson, J. (2008) Why Work Sucks and How to Fix It. New York: Portfolio. 225
Ruohomäki, V. (2013) Ilmastonsuojelua ja elämänlaatua etätyö on ekoteko. Psykologia 48 (1), 57 62. Saari, T. & Pyöriä, P. (2014, tulossa) Causes and preconditions of commitment in knowledge work: A comparison of two expert organizations. International Journal of Work Innovation. Sibis (2003) Statistical Indicators Benchmarking the Information Society. Sibis Pocket Book 2002/2003. [online]. <URL: http://www.sibis-eu.org/files/sibis_pocketbook_updt.pdf. Luettu 16.8.2013. Sivunen, A. (2009) Vuorovaikutusta yli maantieteellisten rajojen teknologiavälitteinen viestintä ja tiimiin identifioituminen hajautetussa työssä. Työelämän tutkimus 7 (1), 38 41. Tremblay, D-G. & Thomsin, L. (2012) Telework and mobile working: Analysis of its benefits and drawbacks. International Journal of Work Innovation 1 (1), 100 113. Tuomi, J. & Sarajärvi, A. (2009) Laadullinen tutkimus ja sisällönanalyysi. Helsinki: Tammi. Vartiainen, M., Kokko, N. & Hakonen, M. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio. Paikan, ajan, moninaisuuden ja viestinnän johtaminen. Helsinki: Talentum. Vartiainen, M., Lönnblad, J., Balk, A. & Jalonen, K. (2005) Mobiilin työn haasteet. Työpoliittinen tutkimus 269. Helsinki: Työministeriö. Vartiainen, M., Hakonen, M., Koivisto, S., Mannonen, P., Nieminen, M., Ruohomäki, V. & Vartola, A. (2007) Distributed and Mobile Work. Places, People and Technology. Helsinki: Otatieto. 226